Introducción a la gestión de documentos: Distribución de documentos con la herramienta Correspondencia
Resumen
Contexto
Con tantas formas de compartir documentos y comunicaciones digitalmente, puede ser difícil mantener un registro claro de las comunicaciones de un proyecto. Adjuntar y enviar documentos por correo electrónico manualmente fuera de Procore aumenta el riesgo de hacer referencia a revisiones desactualizadas y dificulta encontrar y consultar las comunicaciones cuando sea necesario.
La herramienta Correspondencia de Procore sirve como un lugar central para compartir documentos del proyecto y mantener un registro formal de la comunicación. Los archivos de gestión de documentos se pueden adjuntar y vincular directamente en un elemento de correspondencia desde la web o el móvil, lo que proporciona un fácil acceso a los documentos junto con un historial de comunicaciones claro.
Cómo funciona
Cuando necesite distribuir o discutir algo relacionado con sus documentos, puede usar la herramienta Correspondencia de Procore para adjuntar y compartir documentos desde la herramienta Gestión de documentos. Por ejemplo, puede crear un tipo de correspondencia para transmittals para compartir paquetes de planos aprobados.
Compartir documentos a través de un elemento de correspondencia ayuda a garantizar que se mantenga un sistema formal de registro a través de Procore. Los archivos adjuntos (no las copias) se vinculan directamente desde la herramienta Gestión de documentos, lo que significa que se conservan el historial completo, el contexto y los permisos de los documentos.
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Prácticas recomendadas
Antes de configurar las plantillas de correspondencia para el proyecto, tenga en cuenta lo siguiente:
- ¿Qué tipos de comunicaciones formales sobre documentos de construcción requiere su equipo de proyecto y cuándo podrían tener que emitirlas?
- ¿Está familiarizado con la herramienta Correspondencia? En caso afirmativo, ¿cómo la utiliza actualmente y cómo podría cambiar eso una vez que empiece a utilizar la herramienta Gestión de documentos?
- ¿Quién debe enviar y gestionar las comunicaciones?
- Considere los permisos necesarios para la herramienta Correspondencia: permisos de nivel "Estándar" o superior en el tipo de correspondencia del elemento . O permisos de nivel de "Solo lectura" en el tipo de correspondencia elemento con el permiso pormenorizado "Crear elemento" habilitado en su plantilla de permisos.
Ejemplo
Consideremos a M's Mechanical, un subcontratista mecánico que ha obtenido la aprobación para un paquete de planos de taller. Es crucial para ellos distribuir esta información a su equipo de obra. Esto garantiza que todos los miembros del proyecto estén bien informados sobre el último plano publicado y puedan trabajar con el juego de planos más actualizado.
Para lograr esto, M's Mechanical creará un nuevo tipo de correspondencia en la herramienta Administrador de nivel de empresa para transmittals. Después de introducir los detalles, asignarán este tipo de correspondencia al proyecto.
En la herramienta Correspondencia, creará un nuevo elemento de correspondencia y seleccionará el tipo transmittal. Completarán la información necesaria y adjuntarán los planos de taller aprobados.
Una vez creada y emitida la correspondencia, estos planos recién aprobados se distribuirán rápidamente, por correo electrónico, a todos los miembros del equipo de proyecto que tengan los permisos de gestión de documentos adecuados. Por ejemplo, las personas asignadas para correspondencia deben tener acceso a los planos de taller aprobados para poder acceder a los documentos adjuntos.
Lección siguiente: Distribución de documentos con correspondencia - Configurarlo
Configurarlo
Ahora que ha aprendido a distribuir documentos a través de la herramienta Correspondencia, está listo para completar las siguientes acciones en Procore:
Nota:
- Si ya ha configurado la herramienta Correspondencia para su proyecto en Procore, puede omitir los dos primeros elementos de acción.
- La herramienta Correspondencia no se mostrará en un proyecto hasta que se haya creado al menos un tipo de correspondencia y se haya aplicado al proyecto un conjunto de campos para al menos un tipo de correspondencia.
1. Crear un tipo de correspondencia
En la página Correspondencia de la herramienta Administrador de nivel de empresa (en Configuración de la herramienta), cree un tipo de correspondencia.
2. Crear y aplicar un conjunto de campos de Correspondencia a un proyecto
En la pestaña "Conjuntos de campos" de la página Correspondencia en la herramienta Administrador de nivel de empresa, cree un nuevo conjunto de campos o edite uno existente. En el vínculo "Proyectos asignados" del conjunto de campos, elija los proyectos a los que desea aplicar el conjunto de campos Correspondencia.
3. Crear un elemento de correspondencia
En la herramienta Correspondencia del proyecto, cree uno o más elementos de correspondencia que utilizará para compartir archivos desde la herramienta Gestión de documentos.
