Introducción a la gestión de documentos: estándar de denominación
Resumen
Contexto
Su equipo conocerá fácilmente el autor y el propósito de cada documento debido a los estándares de nomenclatura de documentos consistentes en todos sus proyectos. La herramienta de gestión de documentos de Procore utiliza los atributos de cada revisión para aplicar automáticamente los estándares de nomenclatura y rellenar automáticamente los metadatos (atributos), lo que simplifica el proceso de carga. Determina si una carga debe asociarse con revisiones anteriores o convertirse en un documento completamente nuevo.
Cómo funciona
La herramienta Gestión de documentos puede utilizar códigos de atributos de documentos para aplicar un estándar de nomenclatura de documentos. Cuando se cargan nuevas revisiones con un nombre y formato idénticos a los que ya existen, el sistema apila esas revisiones en un solo contenedor de documentos con un nombre único. Esto reduce el riesgo de duplicación de archivos y permite que todos trabajen con la información más reciente.
En la página Ajustes de configuración de la herramienta Gestión de documentos, puede añadir o eliminar campos y reorganizarlos para crear un estándar de nomenclatura personalizado que se puede utilizar para algunos o todos los documentos del proyecto.
Importante
Dado que la herramienta de gestión de documentos utiliza el nombre y el formato del documento (p. ej., PDF) para identificar automáticamente las revisiones posteriores, es importante que sus estándares de nomenclatura contengan el conjunto completo de campos que identifican de forma exclusiva un contenedor de documentos, pero no cada revisión independiente dentro de él.
Si desea que se realice el seguimiento de las revisiones del mismo documento dentro de un solo contenedor de documentos, su estándar de nomenclatura NO debería incluir campos específicos de la revisión, como estado, código de revisión, autor o fechas de cualquier tipo.
Prácticas recomendadas
Es importante establecer la estructura del estándar de nomenclatura de documentos lo antes posible en un nuevo proyecto. Esto evita incoherencias y refactorizaciones en el futuro.
Antes de configurar la norma de nomenclatura para la herramienta Gestión de documentos, tenga en cuenta lo siguiente:
- ¿Qué tipos de documentos necesitan un estándar de nomenclatura?
- ¿Qué combinación y orden de la información del nombre ayudaría a su equipo a comprender mejor el propósito de un documento, especialmente en escenarios en los que encuentran el documento sin contexto adicional?
- ¿Qué combinación de información en el nombre garantizaría que los documentos individuales se identifiquen de forma única y no se superpongan accidentalmente?
- Por ejemplo, puede decidir que en un proyecto menos complejo solo sus planos y presentaciones técnicas deban nombrarse como Proyecto-Tipo-Disciplina-Número (p. ej. ABC-DR-A-101 o ABC-TS-C-202), mientras que todos los demás documentos, como informes o rastreadores, pueden conservar su nombre de archivo original.
Ejemplo
Imagine que está gestionando un proyecto llamado "Duke Hospital (DH)" ubicado en Londres, Reino Unido, y su proyecto cumple con los estándares ISO 19650. Ha establecido esta convención de nomenclatura estructurada para sus planos:
Proyecto - Autor - Volumen/Sistema - Ubicación - Tipo - Disciplina - Número.
Consideremos un plano arquitectónico para la cuarta planta con la designación de volumen/sistema "ZZ" y numerado como "401". Este plano ha sido emitido por John Moore & Associates (JMA), el arquitecto del proyecto.
De acuerdo con su convención de nomenclatura, el archivo de este plano se etiquetaría de la siguiente manera: DH-JMA-ZZ-04-DR-A-401
Si tuviera este estándar de nomenclatura configurado en la herramienta Gestión de documentos, el sistema requeriría cada uno de estos campos al cargar y luego generaría el nombre del documento por usted. Además, si este documento se ha cargado en el sistema con ese nombre ya intacto, todos estos campos del documento se etiquetarán en la revisión automáticamente, sin ningún esfuerzo manual.
Este enfoque de nomenclatura sistemática garantiza la claridad y la coherencia, lo que facilita la identificación y la organización de los documentos del proyecto, incluso en proyectos complejos como el Hospital de Duke.
Lección siguiente: Estándar de nomenclatura - Configurarlo
Configurarlo
Ahora que ha aprendido a nombrar normas dentro de la herramienta Gestión de documentos, está listo para completar la siguiente acción en Procore:
ELEMENTOS DE ACCIÓN
Editar el estándar de nomenclatura
En la sección "Requisitos de carga" de la página Ajustes de configuración, revise el estándar de nomenclatura "Predeterminado de Procore" y realice los cambios necesarios.
Vídeo
Nota: En la siguiente sección de esta guía, decidirá qué tipos de documentos asociar con este estándar de nomenclatura.