Mejores prácticas: Submittals
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Resumen
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Presentamos las guías de buenas prácticas de Procore para la herramienta Submittals del proyecto.En estas guías, encontrará nuestras recomendaciones generales para aprovechar al máximo la funcionalidad de Procore y maximizar los conocimientos y la productividad de su empresa. Estas guías de buenas prácticas tienen como objetivo explicar los beneficios de implementar ciertas funciones y se complementan con los tutoriales del Centro de soporte que brindan instrucciones paso a paso para realizar las acciones relacionadas. Si bien las recomendaciones de estas guías son genéricas y es posible que no coincidan exactamente con los procesos existentes de su empresa, lo alentamos a que eche un vistazo y vea qué sugerencias puede considerar adoptar. |
Ajustes de nivel de empresa
Nota
Esta página describe las mejores prácticas recomendadas para configurar la herramienta Submittals del proyecto. Haga clic aquí para ver tutoriales, videos y más sobre la herramienta Submittals del proyecto.Introducción
Antes de que su equipo comience a crear presentaciones, querrá asegurarse de tener todas las configuraciones de nivel de empresa implementadas. Esto ayudará a prevenir problemas y volver a trabajar más adelante. ¿Está listo?
¿Por qué tengo que hacer esto ahora?
Debe definir estas configuraciones ahora para estandarizar los datos introducidos por sus equipos de proyecto desde el principio. Esto le ayudará a evitar la necesidad de editar las presentaciones existentes para cambiar o añadir la información que falta más adelante. Aunque puede editar presentaciones de forma masiva, solo puede editar de forma masiva campos específicos en un solo proyecto.
Tipos de submittal personalizados
Con la herramienta Submittals de Procore, puede enrutar cualquier tipo de documento que pueda requerir un flujo de trabajo aprobación en su proyecto. Los tipos de submittals le permiten organizar esos documentos mediante la creación de categorías separadas de submittals. Consulte Create Custom Submittal Types. El equipo de proyecto puede filtrar e informar sobre las presentaciones en función de su tipo para encontrar fácilmente los datos que necesitan.
Mejores prácticas
Le recomendamos que cree tipos adicionales para que los usen sus equipos de proyecto. Estos son algunos de los tipos más populares que recomendamos:
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¿Por qué tengo que hacer esto ahora?
Los tipos de presentaciones personalizadas le permiten organizar sus presentaciones de manera más eficiente. Debe crear tipos de presentaciones personalizadas al comienzo de su proyecto para que su equipo de proyecto pueda usarlos tan pronto como comiencen a crear presentaciones. La mejor práctica es crear presentaciones separadas para cada tipo según sea necesario en lugar de combinar presentaciones juntas bajo un tipo que no sea aplicable a todos los elementos. Esto ayuda a garantizar que cumpla con los requisitos de presentación de su proyecto y facilita que los equipos de proyecto encuentren información de presentación específica rápidamente.
Los tipos de presentaciones personalizadas le permiten definir las categorías y las convenciones de nomenclatura en función de las preferencias de su empresa. Como los equipos de diseño pueden utilizar una terminología diferente, le recomendamos que la defina con antelación para que no tenga que recurrir a varias versiones de "Información del producto", por ejemplo.
Consideraciones adicionales: Creador de Hojas de Presentación
Si planea usar Submittal Builder para crear su registro de presentaciones a partir de las especificaciones, el tipo de presentación solo se rellena automáticamente si hay una coincidencia exacta para el tipo en su cuenta de Procore. Los plurales se consideran una coincidencia exacta. Por ejemplo, " Dibujo de tienda" coincide con " Dibujos de tienda." Si no se encuentra una coincidencia exacta, Submittal Builder selecciona " Other" como el tipo de submittal. Si agrega tipos de envío personalizados después de usar Submittal Builder, debe actualizar manualmente los envíos existentes con los nuevos tipos si es necesario.
Consulte Mejores prácticas: Generador de presentaciones para obtener más consideraciones y recomendaciones.
Estados de Envío Personalizados
Procore proporciona 3 estados predeterminados para los envíos: Abierto, Cerrado y Borrador. Sin embargo, es posible que desee añadir más estados para mostrar exactamente dónde se encuentra una presentación en su proceso de presentación y aprobación.
Un submittalde " Open" puede ser:
- Una presentación que se ha solicitado, pero aún no se ha recibido
- Un submittal que se ha recibido y se está revisando( ya sea internamente o externamente)
Un submittal" Closed" puede ser:
- Una presentación que ha sido aprobada, con o sin excepciones
- Un envío que ha sido rechazado o marcado como " Revisar & Volver a enviar "
Mejores prácticas
Le recomendamos que añada estados de presentación personalizados para que se ajusten a los procesos de su empresa. Ver Crear estados de registro de submittals personalizados. Estas son algunas recomendaciones comunes:
- En espera de presentación (considerado "Abierto")
- Revisión pendiente (considerada "Abierta")
- Aprobado / Sin excepciones (considerado "Cerrado")
- Aprobado con/ Comentarios / Excepciones tomadas (considerado "Cerrado")
- Revisar y reenviar (considerado 'Cerrado')
- Rechazado (considerado 'Cerrado')
- Anulado (considerado 'Cerrado')
- Solo para registro (se considera 'Cerrado')
¿Por qué tengo que hacer esto ahora?
Debe agregar estados de presentación personalizados al comienzo de un proyecto para que las opciones estén disponibles para que los equipos del proyecto las usen de inmediato. Con estados claros, los equipos pueden ver si una presentación corre el riesgo de retrasarse y confirmar si es la versión más actual y aprobada. Sin estados personalizados como "Aprobado / Sin excepciones" o" Rechazado", podría ser difícil para los usuarios encontrar la versión final de una presentación si todas sus revisiones tuvieran "Cerrado" como su estado.
Conjuntos de campos configurables
Utilice Conjuntos de campos configurables para asegurarse de que el equipo de proyecto solo vea y complete los campos aplicables a los procesos de la empresa. Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.
¿Por qué tengo que hacer esto ahora?
Debe definir el conjunto de campos Submittals de su proyecto al comienzo de su proyecto para simplificar su proceso de presentación y asegurarse de que sus equipos ingresen la información correcta en Procore de acuerdo con sus necesidades comerciales desde el principio. Esto aumenta la adopción de Procore y limita la necesidad de editar manualmente las presentaciones más adelante. Aunque puede editar más de una presentación a la vez, solo puede editar en bloque ciertos campos en un solo proyecto.
Campos personalizados
Los campos personalizados permiten a los equipos capturar datos exclusivos de la empresa o el proyecto. Consul consulte Crear nuevos campos personalizados.
¿Por qué tengo que hacer esto ahora?
Al igual que los conjuntos de campos, la definición de campos personalizados al comienzo de un proyecto ayuda a garantizar que los equipos de proyecto capturen los datos importantes para los procesos de su negocio. Aunque los campos personalizados se pueden añadir en cualquier momento durante un proyecto, Procore no admite la adición de datos a los campos personalizados de forma masiva para las presentaciones existentes.
Ejemplos comunes
Campos personalizados
- ¿LEED Submittal? (utilizando el tipo de campo personalizado "Casilla de verificación")
- Prioridad (utilizando el tipo de campo personalizado "Selección múltiple")
Configuraciones de proyecto
Nota
Esta página describe las prácticas recomendadas para configurar las configuraciones de envío. Haga clic aquí para ver tutoriales, videos y más sobre la herramienta Submittals del proyecto.Introducción
Para aprovechar al máximo la herramienta Submittals, deberá asegurarse de tener todas las configuraciones a nivel de proyecto antes de crear los submittals. Este artículo revisará las buenas prácticas configuraciones más notables. ¿Está listo?
¿Por qué tengo que hacer esto ahora?
Habilitar ciertas configuraciones proporciona una funcionalidad adicional para ayudar a garantizar que sus envíos se procesen de la manera más eficiente posible.
Sugerencia
Si desea establecer estas configuraciones como predeterminadas para todos los proyectos nuevos, la mayoría de estas configuraciones se transferirán a una plantilla de proyecto. ¿Qué es una plantilla de proyecto? y ¿Qué se copia a un nuevo proyecto al aplicar una plantilla de proyecto?Numerar submittals por sección de especificaciones
Esta configuración habilita una opción para prefijar el número de envío y la revisión con la sección de especificaciones vinculada. Por ejemplo, si se identifica una sección de especificaciones #03 30 00 en el campo Sección de especificaciones de una presentación, el número de presentación (como #007) y el número de revisión (como #01) se formatearán como #03 30 00-007.01 cuando la configuración esté habilitada. Si la configuración no está habilitada, el número de envío y el número de revisión se formatearán como #007.01.
Además, las presentaciones en cada sección de especificaciones se numerarán secuencialmente e independientemente de las presentaciones en otra sección de especificaciones cuando este ajuste esté habilitado. Por ejemplo:
- Sección de especificaciones: 03 30 00
- #03 30 00-001: Diseño de mezcla de hormigón
- #03 30 00-002: Datos del producto
- #03 30 00-003: Diseño de la junta de expansión
- Sección de especificaciones: 07 45 00
- #07 45 00-001: Datos del producto
- #07 45 00-002: Muestras
Consideraciones
Después de habilitar esta configuración y crear envíos, no recomendamos deshabilitar la configuración. Si lo hace, probablemente causará números de presentación duplicados.
Fechas límite dinámicas
Las fechas de vencimiento dinámicas son una configuración opcional pero recomendada que define las duraciones de los pasos del flujo de trabajo en lugar de las fechas de vencimiento fijas. Esto garantiza que cada paso y rol del flujo de trabajo tenga su marco de tiempo contractualmente obligado para revisar y responder a cada elemento de la presentación. A medida que se completan los pasos del flujo de trabajo, la fecha de vencimiento del siguiente paso se ajusta automáticamente hacia adelante (si el paso anterior se retrasó) o hacia atrás (si el paso anterior fue temprano) para cumplir siempre con las duraciones definidas. Las reglas atrasadas aún se aplican si los pasos del flujo de trabajo no responden antes de la fecha de vencimiento. ¿Qué son las fechas límite de aprobador dinámicas?
Consideraciones
- Recomendamos habilitar la configuración 'Fechas límite de aprobador dinámicas' antes de crear y usar plantillas de flujo de trabajo de submittal.
- Las fechas de entrega del flujo de trabajo de los envíos cumplen con la configuración de Días laborables del proyecto. Consulte Configuración de días laborables de proyecto.
- No se enviarán recordatorios por correo electrónico de envío atrasado una vez que el envío haya vencido 45 días.
Cálculos de planificación para submittals
Los cálculos del cronograma de presentaciones son una característica opcional pero altamente recomendable que muestra las fechas de hito relevantes para un elemento de presentación. Estos campos consisten en lo siguiente:
- Fecha requerida en el sitio: un campo de entrada de usuario para la fecha en que el submittal se instalará o utilizará en el sitio.
- Plazo de entrega: un campo de entrada de usuario para la cantidad de días naturales que requiere la presentación para el procesamiento, la fabricación y el envío.
- Tiempo de revisión del equipo de diseño: un campo de entrada de usuario para los días calendario asignados para que los equipos externos revisen y aprueben la presentación.
- Tiempo de revisión interna: un campo de entrada de usuario para los días calendario asignados para que los equipos internos revisen la presentación.
- Fecha de devolución planificada: un campo generado por el sistema para mostrar la fecha del hito en la que se requiere una presentación aprobada de sus revisores externos para cumplir con el hito de la fecha requerida en el sitio, también conocida comúnmente como la "fecha límite".
- El cálculo utilizado para determinar esto es: Fecha requerida en el sitio - Plazo de entrega
- Fecha prevista de finalización de revisión interna: un campo generado por el sistema para mostrar la fecha límite de cuando requiere una presentación revisada de sus revisores internos para cumplir con el hito requerido de fecha in situ.
- El cálculo utilizado para determinar esto es: Fecha requerida en el sitio - Tiempo de entrega - Tiempo de revisión del equipo de diseño
- Fecha límite prevista de presentación: un campo generado por el sistema para mostrar la fecha límite en la que se requiere que se envíe una presentación desde su rol de remitente para cumplir con el hito requerido de fecha in situ.
- El cálculo utilizado para determinar esto es: Fecha requerida en el sitio - Plazo de entrega - Tiempo de revisión del equipo de diseño - Tiempo de revisión interna
Estos campos admiten la capacidad de calcular las fechas de vencimiento planificadas para cada miembro del proceso de flujo de trabajo en función de las fechas específicas requeridas en el sitio, los plazos de entrega y los tiempos de revisión asignados. Esta configuración facilita informar sobre el progreso de una presentación para determinar si está en camino.
Cuando la opción "Cálculos del cronograma de presentación" está activada:
- En primer lugar, introduzca una fecha en el campo Fecha en el sitio requerida .
- A continuación, introduzca los días en el campo Plazo de ejecución. Por ejemplo, si introduce 10 días, el sistema añadirá automáticamente la Fecha prevista de devolución restando el plazo de ejecución de 10 días de la Fecha in situ requerida.
- Lo mismo es cierto para las fechas introducidas en el campo Tiempo de revisión del equipo de diseño . Por ejemplo, si introduce 7 días, el sistema resta 7 días de la Fecha prevista de devolución para calcular la entrada automática para la Fecha prevista de finalización de revisión interna.
- Por último, introduzca los días en el campo Tiempo de revisión interna . Por ejemplo, si ingresa 5 días, el sistema restará 5 días de la fecha de Hora de revisión interna para calcular automáticamente la Fecha de presentación planificada.
Consideraciones
- Estos campos son puramente de referencia. No afectan ni se sincronizan con otros campos, incluidas las fechas límite del flujo de trabajo.
- Para evitar confusiones y eliminar datos duplicados, considere ocultar el campo de fecha estándar ‘Enviar por’ en el conjunto de campos de la herramienta Enviar. ¿Qué campos de la herramienta Submittals se pueden configurar como obligatorios, opcionales u ocultos?
- Estos cálculos suponen un escenario perfecto sin revisiones de la presentación. Asegúrese de considerar el número de posibles revisiones al determinar las fechas de vencimiento del flujo de trabajo real.
¿Por qué debo habilitar los cálculos de programación de presentaciones?
La visualización de esta información le permite agregar y hacer referencia a estas fechas importantes al crear su flujo de trabajo para asegurarse de que su envío sea aprobado por la fecha requerida en el sitio. Consulte Habilitar cálculos de planificación para la presentación y Configurar cálculos de planificación para la presentación.
Habilitar Flujos de trabajo rechazo
Esta configuración es muy recomendable. Cuando está habilitado, las respuestas de envío de "Rechazar" o "Revisar y reenviar" de un aprobador de flujo de trabajo de trabajo enrutan automáticamente la bola en la cancha al administrador de envíos para determinar el siguiente paso.
- Se notificará al gestor de envíos por correo electrónico que ahora es el usuario de Pelota en la cancha debido a una respuesta de "Rechazar" o "Revisar y reenviar". Cuando la pelota en la cancha se redirige al Gerente de Presentación, puede optar por:
- Cierre el submittal y cree una revisión si lo desea.
- Devuelva la bola en la cancha al paso anterior en el flujo de trabajo.
- Reanude el flujo de trabajo.
- Cuando se reanuda un flujo de trabajo de trabajo, continuará donde lo dejó. Por ejemplo:
- Si la respuesta "Rechazar" o "Revisar y reenviar" se ingresó en un paso sin otros aprobadores, el flujo de trabajo pasa al siguiente paso. Si no hay un siguiente paso, el flujo de trabajo se completa.
- Si la respuesta "Rechazar" o "Revisar y reenviar" se ingresó en un paso con más aprobadores requeridos que aún no han respondido, el flujo de trabajo se reanudará en el mismo paso para que los otros aprobadores requeridos puedan responder.
- Cuando se reanuda un flujo de trabajo de trabajo, continuará donde lo dejó. Por ejemplo:
Consideraciones
- Esta función también se aplica a cualquier respuesta personalizada asignada a los tipos de respuesta "Rechazar" o "Revisar y reenviar".
- Cuando el Submittal Manager elige volver a configurar el Ball in Court en un paso de flujo de trabajo anterior, no se elimina ninguna información del paso (Archivos adjuntos, Respuesta, Fechas de envío/devolución de comentarios). Estos elementos se pueden editar, pero la información original no se almacena en el submittal. Las acciones de edición se registrarán en el historial de cambios, pero no se pueden informar en las herramientas de informes. Si mantener los datos históricos es importante para usted, le recomendamos cerrar y distribuir la presentación y crear una nueva revisión en lugar de devolver la pelota en la cancha a un paso anterior.
¿Por qué debo habilitar el flujo de trabajo de rechazo?
Esta configuración simplifica los flujos de trabajo y elimina revisiones innecesarias. Para las interacciones entre el Enviador y el Aprobador, proporciona una oportunidad para que el Gestor de Envíos aborde un envío incorrecto del Enviador antes de que pueda avanzar al siguiente Aprobador.
Para flujos de trabajo con varios pasos de aprobador, elimina la necesidad de insertar un paso adicional dedicado al administrador de envíos entre los pasos de aprobador para garantizar que una respuesta de "Rechazar" o "Revisar y reenviar" no avance al siguiente paso.
Correos electrónicos de envío
Esta configuración regula qué roles de submittal se copiarán en las notificaciones por correo electrónico resultantes de una acción de submittal específica. Estas notificaciones se pueden configurar según sea necesario para cambiar el número de notificaciones que se envían. Consulte ¿Quién recibe un correo electrónico cuando se crea o actualiza un submittal?
Importante
Estos ajustes no controlan los correos electrónicos de "Acción requerida" enviados a los usuarios de personas involucradas.Definición de roles de remitente, aprobador y revisor
Estos roles identifican las acciones específicas requeridas del Asignado en un elemento de presentación. Los roles y sus acciones específicas incluyen:
- Remitente: Como un primer paso opcional pero recomendado en el flujo de trabajo, el rol de remitente es responsable de enviar la documentación solicitada. Se pueden añadir varios usuarios al rol "Remitente", pero solo puede haber un paso de Remitente en un flujo de trabajo.
- Aprobador: estos usuarios son responsables de responder al elemento de submittal. Las opciones de respuesta se pueden configurar dentro de las configuraciones de la herramienta Submittals del proyecto. Consulte Gestionar respuestas de submittal personalizadas.
- Revisor: este rol se usa comúnmente para proporcionar la flexibilidad del rol de Aprobador para enviar un elemento para su revisión a otro usuario que no se haya agregado previamente al mismo paso del flujo de trabajo. Un Aprobador solo puede hacer esto cuando el elemento está en su bola en la cancha. Una vez que se les reenvía el elemento, el revisor puede tomar medidas de respuesta similares a las de un aprobador. La bola en la cancha regresa al Aprobador para su respuesta final. Vea Reenviar un submittal para revisión.
Nota
Para crear flujos de trabajo de presentación de manera efectiva, asegúrese de que los remitentes, los aprobadores y los revisores se hayan agregado al directorio del proyecto. Consulte Añadir cuenta de usuario al directorio del proyecto.Consulte Presentaciones - Diagramas de flujo de trabajo para obtener una imagen de cómo estos roles trabajan juntos en el ciclo de vida de una presentación.
Respuestas de submittals
Esta configuración le permite personalizar las respuestas que pueden utilizar los revisores y los aprobadores. Por ejemplo, puede añadir " Revisado" como la respuesta preferida de su proyecto en lugar de "Aprobado". Los administradores de envíos pueden crear hasta 12 respuestas personalizadas para cada respuesta predeterminada, excepto para " Pendiente"y " Enviado", cada una de las cuales permite una respuesta personalizada. Las respuestas personalizadas no se pueden eliminar si se están utilizando en una presentación. Se pueden editar, pero tenga en cuenta que la respuesta editada reemplazará la respuesta anterior en todos los lugares donde se utilizó la respuesta anterior. Consulte Gestionar respuestas de submittal personalizadas.
Plantillas de flujo de trabajo
A lo largo del curso de un proyecto, los equipos reutilizan constantemente el mismo flujo de trabajo en varios Envíos. Los equipos deben poder definir estos flujos de trabajo como plantillas y aplicarlos cuando sea necesario, en lugar de tener que recrear manualmente el mismo flujo de trabajo para múltiples presentaciones. Si un ingeniero de proyectos va a construir el mismo flujo de trabajo a través de 10 elementos diferentes, eso es mucho tiempo extra dedicado a realizar una acción repetitiva. Con esta función, las plantillas se pueden crear y reutilizar según sea necesario.
Consideraciones
- Dado que los pasos del flujo de trabajo de presentación se asignan a usuarios específicos, y ningún paso puede ser "sin asignar", es probable que cree nuevas plantillas a medida que compre ámbitos de trabajo.
- Si prefiere evitar la creación de varias plantillas de flujo de trabajo para cada enrutamiento único, puede crear plantillas de flujo de trabajo parciales que contengan solo roles de flujo de trabajo principales. Una vez que se aplican las plantillas de flujo de trabajo, se pueden añadir los pasos restantes y se pueden modificar los existentes. Por lo general, sugerimos crear plantillas de flujo de trabajo sin función de remitente, por lo que no es necesario crear una plantilla para cada contratista responsable. Esto funciona especialmente bien si todos los flujos de trabajo de envío son iguales.
- Una vez que se completa el flujo de trabajo de una presentación, la bola en la cancha regresa automáticamente al Administrador de presentaciones. Sin embargo, no hay fecha de vencimiento asociada con este juego de pelota en la cancha, y no se envían notificaciones atrasadas. Si prefiere asegurarse de que Submittal Manager distribuya la presentación de acuerdo con una fecha límite, añada ese usuario como paso final al flujo de trabajo.
¿Por qué debo crear plantillas de flujo de trabajo?
La creación de plantillas de flujo de trabajo le ahorra tiempo y garantiza que los equipos requeridos estén revisando los elementos de envío en el orden correcto. Consulte Gestionar plantillas de flujo de trabajo de submittal.
Siguientes pasos
Ahora que las configuraciones de presentación de su proyecto están implementadas, puede comenzar a crear presentaciones. Los métodos más rápidos para crear un registro de submittal son utilizando Submittal Builder o Submittal Imports de Procore. Consulte Mejores prácticas: Generador de presentaciones y Mejores prácticas: Importaciones de presentaciones para obtener más información y recomendaciones sobre el uso de estos métodos.
importaciones
Nota
Esta página describe las prácticas recomendadas para importar presentaciones a Procore. Haga clic aquí para ver tutoriales, videos y más sobre la herramienta Submittals del proyecto.Introducción
Las importaciones de presentaciones son el método más eficiente para generar un registro de presentaciones con datos detallados para las presentaciones y los paquetes de su proyecto. Esta guía le mostrará las mejores prácticas para ayudarlo a maximizar la eficiencia al usar Importaciones de Presentación. ¿Está listo?
¿Por qué debo utilizar Importaciones de Presentación?
Puede agregar muchos detalles a los elementos de envío en el momento de la creación utilizando una hoja de cálculo XLSX o CSV y la aplicación Procore Imports. Duplicar datos a través de múltiples elementos es mucho más eficiente de hacer dentro de una hoja de cálculo en comparación con añadir los datos individualmente para cada elemento de submittal.
Sugerencia
Las importaciones de presentación se realizan utilizando Procore Imports, que solo está disponible para equipos con Windows 7 o superior. Consulte Importar submittals en la herramienta Submittals de nivel de proyecto (Procore Imports) . Para los usuarios de Mac, nuestro equipo de soporte al cliente está disponible para ayudar con estas importaciones. Consulte Enviar una plantilla de importación de envíos completados a Procore .Antes de comenzar
- Asegúrese de que el usuario o los usuarios asignados como Submittal Manager se han añadido a la herramienta Directorio del proyecto. Consulte Añadir cuenta de usuario al directorio del proyecto.
- Si va a asignar otra empresa como "Contratista responsable" para una o más presentaciones, asegúrese de que cada empresa se haya añadido a la herramienta Directorio del proyecto. Consulte Añadir una empresa al directorio del proyecto.
- Si el proyecto utiliza ubicaciones y desea añadir información de ubicación a los submittals, los niveles de ubicación ya deben existir en Procore. Consulte Añadir ubicaciones de varios niveles a un proyecto.
- Si la empresa utiliza la herramienta Especificaciones del proyecto para administrar las especificaciones, cargue las especificaciones del proyecto en Procore (consulte Cargar especificaciones) o agréguelas manualmente a Procore.
- Si va a utilizar la función Cálculos de programación de envíos, asegúrese de habilitarla dentro de los ajustes de configuración de envíos del proyecto antes de la importación. Consulte Cómo habilitar cálculos de planificación para submittals.
Usar plantilla de importación
Primero, descargue la plantilla de importación de submittals directamente desde la aplicación Procore Imports o desde nuestro sitio de soporte aquí: Descargue la plantilla de importación de submittals .
Prácticas recomendadas
- NO elimine ni mueva ninguna columna de la plantilla. Si lo hace, fallará la importación. Sin embargo, puede ocultar las columnas no utilizadas.
- Las importaciones de presentaciones solo se pueden utilizar para crear nuevas presentaciones, no para actualizar las existentes.
- Todas las fechas se deben introducir usando el formato de fecha DD/MM/AAAA, independientemente de la configuración del proyecto. Otros campos, como Número de sección de especificación, se pueden formatear según sea necesario.
- Para la mayoría de los campos que hacen referencia a datos existentes en Procore, los datos introducidos en la importación deben coincidir exactamente con lo que está en Procore. De lo contrario, la importación mostrará un mensaje de error o creará nuevos registros no deseados.
- Si prefiere numerar los envíos a medida que los recibe, puede dejar las celdas de Número de envío en blanco o añadir el número 0 a todas ellas.
- No es necesario que las plantillas de importación completadas sean únicas para cada proyecto. Si crea constantemente los mismos elementos de presentación o similares para cada proyecto, puede crear una plantilla maestra para duplicar y editar según sea necesario para cada nuevo proyecto. Esto puede actuar como un registro de presentación de plantillas y le ahorrará un tiempo considerable en proyectos futuros.
- No hay límites en el número de importaciones de envío que puede realizar en un proyecto. Podría ser útil separar las importaciones por prioridad para los grandes proyectos.
- Los paquetes de envío (columnas A-D en la plantilla) no son obligatorios, pero se recomiendan encarecidamente. Consulte Mejores prácticas: Presentación de paquetes - Introducción para obtener más información.
- Los campos de cálculo de programación de envíos (columnas R-U en la plantilla) son muy recomendables para ayudarlo a comprender si sus envíos están en el objetivo. Consulte Mejores prácticas: Configuraciones del proyecto de presentación para obtener más información.
Consulte Preparar submittals para importarlos a la aplicación Procore Imports para obtener información adicional.
Importaciones de la Hoja de datos en comparación con el Generador de Hojas de Datos
Procore 's Submittal Imports y Submittal Builder son los dos métodos más eficientes para crear un Registro de Presentación, pero no deben usarse en conjunto. Las listas a continuación muestran las ventajas y desventajas de cada opción para ayudarlo a determinar cuál es la mejor opción para sus proyectos.
Generador de submittalsVentajas
Desventajas
Considere el uso si:
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Importaciones de la presentaciónVentajas
Desventajas
Considere el uso si:
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Sugerencia
Para obtener más información y recomendaciones sobre cómo crear un Registro de Presentaciones utilizando el Generador de Presentaciones, consulte Mejores prácticas: Generador de Presentaciones.Siguientes pasos
Ahora que se ha creado el registro de presentaciones a partir de la importación, se recomienda utilizar la función Enviar paquetes de Procore para iniciar un flujo de trabajo para varios elementos de presentación. Ver Mejores prácticas: Paquetes de presentaciones - Creación y revisión.
Alternativamente, la función de acciones masivas de Procore puede añadir un flujo de trabajo a varios elementos de envío desde la vista de lista. Consulte Mejores prácticas: Configuraciones del proyecto de presentación.
Generador de submittals
Nota
Esta página describe las prácticas recomendadas para usar Submittal Builder. Haga clic aquí para ver tutoriales, videos y más sobre la herramienta Submittals del proyecto.Introducción
El generador de presentaciones de Procore es probablemente uno de los métodos más rápidos para crear un registro de presentaciones si el proyecto tiene un libro de especificaciones publicado. El creador de presentaciones puede encontrar presentaciones basadas en un formato específico en un libro de especificaciones y crear un registro de presentaciones básico. Esta guía le mostrará las mejores prácticas para ayudarlo a maximizar la eficiencia al usar Submittal Builder. ¿Está listo?
¿Por qué debo usar Submittal Builder?
La generación de un registro de presentaciones al comienzo de un proyecto ayuda a evitar que se olviden las presentaciones críticas. Lo que le llevaría a alguien semanas hacer manualmente se puede completar con mucho menos tiempo y esfuerzo utilizando Submittal Builder.
Nota
El generador de submittals solo está disponible en inglés para los Estados Unidos, Canadá y Australia.Formato de especificación ideal para el constructor de presentaciones
Submittal Builder busca componentes específicos cuando procesa un libro de especificaciones. Si faltan estos componentes, se detectarán pocos o ningún elemento de envío. Revise la información siguiente y revise su libro de especificaciones para asegurarse de que se siguen estas reglas:
- La tecnología OCR depende en gran medida de la calidad del documento PDF. Por esta razón, recomendamos encarecidamente el uso de PDF basados en vectores siempre que sea posible. Consulte ¿Cuál es la diferencia entre contenido rasterizado y vectorial en archivos PDF? para obtener más información.
- Submittal Builder solo busca información de envío dentro de los encabezados de sección que tengan la palabra eninglés " submittals".
- Dentro de lassubsecciones " submittals", los elementos deben sangrarse para capturarse correctamente como elementos de envío individuales.
- En el nombre de cada elemento, Submittal Builder busca cualquier coincidencia exacta con los tipos de presentación de la empresa (predeterminada o personalizada) antes de los dos puntos (:). Si no se detecta una coincidencia exacta, el tipo de envío se seleccionará como " Otro" de forma predeterminada.
Ejemplo
A continuación se muestra un ejemplo de formato óptimo:
Haga clic aquí para descargar una plantilla de Microsoft Word con especificaciones optimizadas para el uso de Submittal Builder.
Importante
Dado que solo puede ejecutar Submittal Builder una vez para cada revisión de sección de especificaciones en un proyecto, asegurarse de que el libro de especificaciones tenga un formato óptimo es un primer paso importante para que el sistema pueda capturar todas las presentaciones posibles. De lo contrario, es posible que deba hacer lo siguiente:
- Cree manualmente los elementos de envío más tarde.
- Elimine la sección de especificaciones del proyecto y vuelva a cargarla para ejecutar Submittal Builder de nuevo.
- Cargue la sección de especificaciones como una revisión.
Creación del elemento de envío a partir del generador de envíos
Antes de confirmar los submittals en el proceso de revisión del generador de submittals, debes saber cómo quieres que los submittals de tu proyecto se organicen en Procore. Para comprender mejor la organización de presentaciones en Procore, consulte Mejores prácticas: Paquetes de presentaciones - Introducción.
Submittal Builder crea elementos de envío con los siguientes campos confirmados por el usuario rellenados:
- Título
- Nota: Dado que el título generalmente contiene texto relacionado con el tipo de submittal, verifique que el campo "Submittal Type" sea preciso antes de configurar y aplicar el título. La aplicación del título configurado actualizará automáticamente los títulos existentes en los envíos que esperan ser confirmados. Cambiar el "Tipo" de un submittal manualmente después de configurar los títulos no actualizará automáticamente el "Título" del submittal.
- Tipo
- Descripción
- Gestor de submittals
Submittal Builder crea elementos de presentación con los siguientes campos rellenados previamente por el sistema:
- Número de sección de especificación & Descripción
- Estado (todos los envíos creados estarán en estado Borrador).
- Número de submittal
- Nota:
- Si el proyecto tiene la configuración "Numerar Submittals por sección de especificaciones" habilitada, entonces las submittals se numerarán en consecuencia dentro de su sección de especificaciones. Por ejemplo:
- 06 25 09 - 001
- 06 25 09 - 002
- 06 25 09 - 003
- Si el proyecto tiene la configuración" Numerar Submittals por sección de especificaciones" deshabilitada, entonces toda la lista de submittals revisados se numerará secuencialmente, independientemente del número de sección de especificaciones.
- Si el proyecto tiene la configuración "Numerar Submittals por sección de especificaciones" habilitada, entonces las submittals se numerarán en consecuencia dentro de su sección de especificaciones. Por ejemplo:
- Nota:
Siguientes pasos
Ahora que su registro de presentaciones se ha creado con los campos mencionados anteriormente, hay muchos más campos que deben actualizarse para un contexto adicional. Para agregar esta información restante en sus submittals, recomendamos usar la función de acciones masivas de Procore para editar varios elementos de submittal dentro de los paquetes. Consulte Edición masiva de submittals en un paquete. La función de acciones masivas de Procore también se puede utilizar para editar varios elementos de envío fuera de los paquetes. Consulte Usar acciones masivas > Editar en la herramienta Submittals.
Resumen
Nota
En esta página se describen las prácticas recomendadas para utilizar los paquetes de presentación. Haga clic aquí para ver tutoriales, videos y más sobre la herramienta Submittals del proyecto.Introducción
Comprender cómo desea organizar sus envíos dentro de su proyecto antes de comenzar a crearlos y enviarlos conducirá a muchos menos problemas más adelante. Considere no solo lo que funciona mejor para sus equipos de diseño, sino también asegúrese de tener en cuenta a sus equipos de campo. A menudo, los equipos de campo no se consideran suficientes en esta etapa, lo que puede llevarlos a tener dificultades para encontrar documentos aprobados más adelante. Además, cambiar los planes de organización de envíos es mucho más difícil después de que algunos envíos ya se hayan enviado para su aprobación debido a una numeración de envíos potencialmente incorrecta entre usted y sus equipos de diseño.
Problemas relacionados con el embalaje y las aprobaciones de documentos
Una presentación se considera típicamente cualquier documento presentado por el contratista al equipo de diseño con el fin de recibir la aprobación para su uso en un proyecto (equipos, materiales, etc.). Históricamente, la mayoría de los profesionales de la construcción piensan en un paquete de presentación como un solo PDF que incluye una portada y todos sus elementos de presentación. Cuando se envía un paquete como este al equipo de diseño, pueden proporcionar comentarios sobre los elementos individuales, pero generalmente proporcionan una sola respuesta como " Aprobado"o " Revisar y volver a enviar" para todo el paquete. Cuando las aprobaciones se relacionan con un paquete completo, puede crear dificultades dependiendo del proceso de revisión de la presentación de su empresa.
Opción 1: solo volver a enviar los artículos rechazados en virtud de una revisión del paquete
En la imagen de arriba, puede ver que el paquete de presentación original fue aprobado parcialmente, y los artículos rechazados fueron aprobados en revisiones posteriores. Este es el método de revisión más común, ya que suele ser el más rápido. Sin embargo, como se muestra en este ejemplo, hay tres versiones de documentos aprobados relacionados con el mismo paquete de presentación. Esto obliga a los equipos de campo a perder el tiempo buscando a través de múltiples revisiones de presentación de una sola pieza de datos. Además, debido a que los artículos no se enumeran en un registro de presentación individualmente, es fácil que los artículos se pierdan u olviden.
Opción 2: vuelva a enviar el paquete completo en una revisión del paquete
Esto no es tan común como la Opción 1, pero este es el mejor método desde una perspectiva de control de documentos. Sin embargo, este método puede causar retrasos en los artículos ya aprobados y hacer que los equipos de diseño pierdan tiempo en revisiones casi duplicadas. También existe la posibilidad de que loselementos " Aprobados" cambien entre revisiones, ya que los revisores tienden a no prestar tanta atención a los elementos aprobados en las revisiones posteriores.
Al igual que la opción anterior, debido a que los elementos no se enumeran individualmente, los elementos pueden perderse fácilmente entre las revisiones del paquete, especialmente si los elementos aprobados anteriormente se cambian más tarde. Además, el personal de campo necesita leer documentos mucho más grandes cuando es probable que estén buscando datos específicos.
Ambas opciones de revisión de documentos de presentación se desarrollaron mucho antes de que los archivos digitales se convirtieran en algo común y la gestión de presentaciones aún era un proceso en papel. Ninguna de las opciones es la forma más eficiente de proporcionar acceso a datos a todo el equipo del proyecto. Como resultado, Procore desarrolló un nuevo concepto para los paquetes.
Presentación de paquetes en Procore
En Procore, los elementos individuales en un paquete de envío tienen sus propios flujos de trabajo y aprobaciones, en lugar del paquete en su conjunto. Dentro de Procore, los elementos individuales son más comparables a los paquetes familiares descritos anteriormente y los paquetes de presentación son más similares a una agrupación flexible de elementos relacionados.
La principal diferencia con el uso de paquetes de envío en Procore es cómo se gestionan los reenvíos. En Procore, al volver a enviar un paquete, solo se vuelven a enviar los elementos rechazados, pero todos los elementos permanecen en el mismo paquete, lo que elimina la necesidad de buscar en múltiples versiones de documentos. Procore muestra las versiones más actuales de los elementos de envío dentro de los paquetes.
Si esto se siente demasiado desconocido, las revisiones también se pueden mover a un paquete diferente (actuando como una revisión del paquete) si el equipo de diseño prefiere mantenerlas separadas de las presentaciones anteriores (ejemplo a continuación). Sin embargo, tenga en cuenta que no recomendamos esta opción, ya que puede ser ineficiente para el personal de campo que necesitaría revisar varios paquetes para encontrar aprobaciones de artículos.
El concepto único de presentación de Procore aborda muchas de las dificultades de gestión de documentos que experimentan los equipos de proyecto, especialmente el personal de campo.
- Debido a que se recomienda que los artículos se enumeren individualmente, la probabilidad de que se pase por alto una presentación crítica se reduce significativamente.
- La organización de elementos individuales permite agilizar envíos específicos en cualquier punto, pero permanecer conectados bajo su paquete asociado.
- Los elementos individuales se pueden revisar tantas veces como sea necesario, pero solo se muestra la versión más actual en cualquier momento. Esto reduce el riesgo de que los equipos de proyecto hagan referencia a una versión anterior.
- Cuando los elementos se enumeran individualmente, el personal de campo pasa menos tiempo buscando a través de paquetes separados y archivos PDF grandes que contienen múltiples elementos.
¿Cómo se deben organizar los paquetes de presentación en Procore?
La mayoría de los contratistas utilizan una de las tres opciones para organizar sus paquetes: Comercio/Contratista responsable, División de especificaciones o Sección de especificaciones. Recomendamos organizar sus paquetes por Sección de Especificaciones ya que los empaques por División de Especificaciones o Comercio/Contratista Responsable pueden ser demasiado amplios y dar lugar a paquetes grandes que son más difíciles de administrar. Además, el empaquetado por sección de especificaciones suele ser más complaciente y menos desafiante para múltiples oficios involucrados en ámbitos de trabajo similares.
Ejemplo 1: Paquete por división de especificaciones
#23 Paquete mecánico | |||||
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Sección de especificaciones | Hoja de datos # | N.º de revisión | Título | Tipo | Estado |
23 21 13 Tubería Hidrónica | 1 | 0 | Datos del producto de tuberías hidrónicas | Datos del producto | Abierto |
23 21 13 Tubería Hidrónica | 2 | 0 | Datos del producto de bombas hidrónicas | Datos del producto | Abierto |
23 23 00 Tuberías de refrigerante | 3 | 0 | Datos del producto de tuberías de refrigerante | Datos del producto | Abierto |
23 25 00 Tratamiento de agua HVAC | 4 | 0 | Datos del producto de tratamiento de agua HVAC | Datos del producto | Abierto |
23 31 13 Conductos metálicos | 5 | 0 | Datos del producto de conductos metálicos | Datos del producto | Abierto |
Ejemplo 2: Paquete por sección de especificaciones, combinado por tipo de presentación
#23 Paquete de tratamiento de agua HVAC | |||||
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Sección de especificaciones | Hoja de datos # | N.º de revisión | Título | Tipo | Estado |
23 25 00 Tratamiento de agua HVAC | 1 | 0 | Datos del producto de los alimentadores de derivación | Datos del producto | Abierto |
23 25 00 Tratamiento de agua HVAC | 2 | 0 | datos del producto de los controladores de pH | Datos del producto | Abierto |
23 25 00 Tratamiento de agua HVAC | 3 | 0 | Datos del producto de las bombas de inyección | Datos del producto | Abierto |
23 25 00 Tratamiento de agua HVAC | 4 | 0 | Datos del producto de los separadores centrífugos | Datos del producto | Abierto |
23 25 00 Tratamiento de agua HVAC | 5 | 0 | Filtros multimedia Datos del producto | Datos del producto | Abierto |
Si elige organizar sus paquetes por sección de especificación (Ejemplo 2), aún puede haber casos en los que tenga varios contratistas responsables involucrados con un solo paquete. La ignifugación es un buen ejemplo y, en estos casos, hay dos opciones principales para garantizar que cada empresa reciba la información adecuada.
- Cree un paquete separado para cada contratista responsable utilizando la misma sección de especificaciones. Por ejemplo, cree los paquetes " Paqueteignífugo para " mecánico; y " Paqueteignífugo para " eléctrico;
- Cree un elemento de presentación separado en el mismo paquete para cada contratista responsable diferente y procese los elementos individuales por separado. Por ejemplo, cree un " Paquete deprotección contra incendios" con " Datos de producto de detención de incendios - Eléctrico" y " Datos de producto de detención de incendios - Mecánico" como los envíos dentro del paquete.
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Prácticas recomendadas: Paquetes de presentaciones - Detallación de presentaciones
desglose
Nota
En esta página se describen las prácticas recomendadas para utilizar los paquetes de presentación. Haga clic aquí para ver tutoriales, videos y más sobre la herramienta Submittals del proyecto.Introducción
Una vez que haya determinado cómo organizará sus paquetes de presentación, el siguiente paso es decidir cómo detallar los elementos de presentación dentro de cada paquete (generalmente llamado Registro de Presentación). No hay una forma correcta o incorrecta de configurar su registro de presentación, pero ciertamente hay pros y contras para cada opción.
Un registro de presentaciones tradicionalmente comienza con la especificación, así que comencemos allí. Aquí hay una subsección típica del libro de especificaciones para presentaciones de accesorios de iluminación:
Le recomendamos que comience a crear su registro de presentación creando una partida individual para cada uno de los elementos identificados como requisitos en la especificación. En nuestra sección de especificaciones de ejemplo anterior, estos elementos son: Datos del producto, Planos de la tienda, Datos de calificación, Certificados de producto, Informes de control de calidad de campo, O&Ms y Garantía.
Opciones de desglose
Opción 1: Desglose general
Dado que el proyecto podría tener 50 accesorios de iluminación separados, por lo que cada una de estas líneas de envío en este ejemplo podría contener potencialmente 50 documentos separados para cada accesorio que se revisará y aprobará. Puede optar por detenerse aquí al organizar su registro, pero esta opción tiene ventajas y desventajas.
#165000-1.0: Paquete de accesorios de iluminación | |||||
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Sección de especificaciones | Hoja de datos # | N.º de revisión | Título | Tipo | Estado |
16 50 00 Iluminación | 16 50 00-1 | 0 | Datos del producto del accesorio de luz | Datos del producto | Abierto |
16 50 00 Iluminación | 16 50 00-2 | 0 | Planos de tienda de accesorios de luz | Dibujo de la tienda | Abierto |
16 50 00 Iluminación | 16 50 00-3 | 0 | Datos de calificación de luminarias | Cualificaciones/Certificaciones | Abierto |
16 50 00 Iluminación | 16 50 00-4 | 0 | Certificados de productos de luminarias | Cualificaciones/Certificaciones | Abierto |
16 50 00 Iluminación | 16 50 00-5 | 0 | Informes de control de calidad de luminarias | Otros | Abierto |
16 50 00 Iluminación | 16 50 00-6 | 0 | Datos O&M de luminaria | Manuales de mantenimiento de & operación (O&Ms) | Abierto |
16 50 00 Iluminación | 16 50 00-7 | 0 | Datos de garantía de luminaria | Garantía del producto | Abierto |
Ventajas
- Es más fácil cargar todos los documentos de los datos del producto en una sola presentación en lugar de crear presentaciones separadas para cada accesorio.
- Es más rápido revisar todos los documentos para los datos del producto en una presentación, en lugar de revisar presentaciones separadas para cada accesorio.
Desventajas
- Debido a que los elementos se agrupan y se enumeran ampliamente, existe una mayor probabilidad de que se pase por alto un elemento de presentación crítico. Si un revisor no está prestando mucha atención, es posible que no sepa que solo recibió datos de presentación para 40 de los 50 accesorios del proyecto.
- Cuando se necesitan revisiones, puede dar lugar a múltiples " Light Fixture Product Data" presentaciones parcialmente aprobadas y confusión sobre qué revisión es la versión más actual.
- El personal de campo pasa más tiempo buscando a través de documentos grandes que pueden tener múltiples revisiones.
Opción 2: Detalles específicos
En lugar de detenerse con detallaciones amplias, puede continuar construyendo el registro y ser muy específico con sus detallaciones. Utilizando el mismo ejemplo de la sección de especificaciones anterior, puede crear tantas líneas de presentación individuales como necesite su proyecto para los datos del producto de cada accesorio, los planos de la tienda, etc.
#165000-1.0: Paquete de accesorios de iluminación | |||||
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Sección de especificaciones | Hoja de datos # | N.º de revisión | Título | Tipo | Estado |
16 50 00 Iluminación | 16 50 00-1 | 0 | BRM9-1-28T5-SPR-20/80 Datos del producto del accesorio de luz sin igual | Datos del producto | Abierto |
16 50 00 Iluminación | 16 50 00-2 | 0 | Datos del producto Pinnacle E4A-35-28-G9G Light Fixture | Datos del producto | Abierto |
16 50 00 Iluminación | 16 50 00-3 | 0 | Datos del producto del accesorio de iluminación Gotham EVO-SQ-30-10-4AR | Datos del producto | Abierto |
16 50 00 Iluminación | 16 50 00-4 | 0 | Datos del producto del accesorio ligero Pinnacle F36-A-35-G-120 | Datos del producto | Abierto |
16 50 00 Iluminación | 16 50 00-5 | 0 | Datos del producto Pinnacle EV3WG-35-28-SFS Light Fixture | Datos del producto | Abierto |
16 50 00 Iluminación | 16 50 00-6 | 0 | Datos del producto Pinnacle F48-CL-35-S-120 Light Fixture | Datos del producto | Abierto |
16 50 00 Iluminación | 16 50 00-7 | 0 | Datos del producto del accesorio de iluminación Gotham EVO-CYL-30-10-6AR | Datos del producto | Abierto |
Dependiendo de cuántos elementos haya en un paquete y de su proyecto, es posible que desee separar aún más sus paquetes de envío. Por ejemplo, en lugar de solo crear un paquete de " luminarias", puede crear paquetes basados en las ubicaciones, fases, tipos de presentación de su proyecto o incluso paquetes separados para cada instalación con todos los elementos de presentación correspondientes (datos del producto, garantía, O&M, etc.).
Ventajas
- Debido a que los elementos se enumeran individualmente, la probabilidad de que se pase por alto una presentación o componente crítico se reduce significativamente.
- Los elementos individuales permiten que las presentaciones se agilicen más fácilmente en cualquier momento.
- Los elementos individuales se pueden revisar tantas veces como sea necesario y se pueden mostrar solo para mostrar la versión más actual en cualquier momento. Esto reduce el riesgo de que los equipos de campo hagan referencia a una versión anterior.
- Debido a que los elementos se enumeran individualmente, el personal de campo puede encontrar lo que necesita más rápido y pasar menos tiempo buscando en documentos grandes que contienen múltiples elementos.
Desventajas
- Requiere más tiempo y esfuerzo durante la creación del registro de presentación.
- Los equipos de diseño pueden sentirse abrumados por la cantidad de elementos que requieren revisión y aprobación.
- La distribución de presentaciones puede ser tediosa porque la distribución de Procore solo está disponible a nivel de elemento.
¿Qué opción se recomienda?
La respuesta simple es que ambas opciones se recomiendan para diferentes propósitos. La mejor opción realmente se reduce al proyecto y las necesidades del equipo, pero puede usar ambos dentro del mismo proyecto. Para artículos como los accesorios de paneles de yeso que rara vez son rechazados o referenciados, agruparlos todos juntos tiene sentido para la simplicidad. Sin embargo, con elementos comúnmente revisados, como accesorios de iluminación, separar esos datos en paquetes para accesorios individuales es probablemente la mejor opción.
Procore permite la flexibilidad de admitir muchos casos de uso y proyectos diferentes para que siempre pueda organizar sus presentaciones de la manera que mejor apoye al equipo de proyecto. Si aún no está seguro de qué opción elegir, en última instancia, recomendamos pasar un poco más de tiempo al principio creando detallaciones de presentación más específicas.
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Prácticas recomendadas: Paquetes de presentaciones - Creación y revisión
Creación y revisión
Nota
En esta página se describen las prácticas recomendadas para utilizar los paquetes de presentación. Haga clic aquí para ver tutoriales, videos y más sobre la herramienta Submittals del proyecto.Introducción
En este artículo, encontrará la secuencia de eventos recomendada para maximizar el uso de los paquetes de presentación.
Paso 1: Crear paquetes y elementos de envío
Opción 1: importación de la presentación
La opción de importación de la presentación a través de CSV es la forma más rápida de crear elementos y paquetes de la presentación al mismo tiempo. Las primeras cuatro columnas de la importación son específicas para la información del paquete. Los campos no son necesarios para procesar la importación, pero ahorrará tiempo al completarlos en la importación.
"Título del paquete" (Columna A) y "Número de paquete" (Columna B) pueden usar el formato que mejor funcione para su organización. Para obtener recomendaciones sobre los títulos de los paquetes, consulte el artículo anterior Best Practices: Submittal Packages - Submittal Itemization. Tenga en cuenta que el número de un paquete es un campo definido por el usuario al importar, crear o editar el paquete. Procore no permite seleccionar varias secciones de especificaciones en un paquete, por lo que " Número de sección de especificacionesdel paquete" y " Descripción de la sección de especificaciones del paquete" (Columnas C & D) solo pueden hacer referencia a una sola sección de especificaciones.
Opción 2: crear paquetes manualmente
Si utilizó Submittal Builder o simplemente creó elementos de envío manualmente, siempre puede agregarlos a los paquetes como un paso de seguimiento. No hay una manera de agregar envíos masivos a un paquete de envíos, por lo que recomendamos la Opción 1 anterior siempre que sea posible. Si elige crear paquetes manualmente, puede filtrar por una sección de especificaciones específica para reducir las selecciones disponibles.
Paso 2: (Opcional) Gestionar la numeración de elementos de envío en un paquete
Le recomendamos que utilice 0 como marcador de posición temporal para los números de sus presentaciones cuando los cree, ya que puede ser difícil saber el orden en que los recibirá y los enviará. A medida que recibe los elementos de envío, pero antes de enviarlos para su revisión, haga clic en elbotón " Editar" en el paquete. En este modo de edición, puede editar en línea los números de envío. Una vez que se establezcan los números de envío, continúe con el siguiente paso para editar de forma masiva el paquete y enviar los elementos para su revisión.
Paso 3: Edición masiva de elementos de submittal en un paquete
Cuando se crea un registro de presentaciones antes de tiempo (antes de la compra, por ejemplo), los detalles conocidos dentro de los elementos de presentación son generalmente limitados. A través del botón" Editar " a granel dentro de un paquete de submittals, puede añadir rápidamente los datos que faltan a varios elementos de submittals dentro de un paquete a medida que la información se va conociendo. También puede aplicar un flujo de trabajo desde la misma pantalla. Sin usar paquetes, esto sería dos pasos separados para cada grupo de presentaciones si hiciera lo mismo a través de la opción de edición masiva de vista de lista.
Paso 4: Iniciar flujos de trabajo y resumir las notificaciones por correo electrónico
Una vez que se han añadido flujos de trabajo a los elementos dentro del paquete de presentación, ya está listo para enviar los correos electrónicos de " Acción requerida" a la primera persona del flujo de trabajo. A diferencia de crear envíos individualmente donde se envían múltiples correos electrónicos de notificación una vez que hace clic en " Crear y enviar correo electrónico", los paquetes adoptan un enfoque diferente que da como resultado un solo correo electrónico enviado a cada usuario.
Después de que se haya agregado un flujo de trabajo a al menos una presentación en un paquete, aparecerá un nuevo banner de alerta en la página de vista del paquete. Este banner permite que un usuario Admin inicie un único correo electrónico de "Action Required" a la primera persona en el flujo de trabajo. Menos correos electrónicos de envío es un beneficio importante para el uso de la funcionalidad del paquete.
Nota
Los flujos de trabajo no tienen que ser exactamente los mismos para todos los envíos dentro de un paquete. Los remitentes, aprobadores y fechas de vencimiento pueden ser diferentes y cada usuario recibirá su propio correo electrónico de resumen en función de su participación en el flujo de trabajo.Recomendamos que envíe correos electrónicos para todos los elementos de envío dentro de un paquete al mismo tiempo. Puede añadir nuevos elementos a un paquete en cualquier momento, pero al hacer clic en" Enviar ahora" en el banner de alerta del paquete también volverá a enviar cualquier correo electrónico enviado anteriormente, lo que podría causar confusión a sus remitentes/aprobadores.
Paso 5: Rol del remitente - Revisión y respuesta del paquete
Una vez que haga clic en el botón " Enviar ahora", el correo electrónico " Acción requerida" muestra al destinatario todos los envíos que ahora requieren su respuesta (4 elementos en este ejemplo). Pueden hacer clic en el enlace " Revisar en Procore" para ir directamente a la página de Procore donde pueden enviar la respuesta y los documentos solicitados.
En la página de revisión de ejemplo a continuación, puede ver que los cuatro elementos tienen al Contratista de la Puerta en la lista como la "Bola en el Tribunal". Esta vista es donde los usuarios pueden ver y responder a todos sus elementos desde una sola página y es otro beneficio importante para el uso de paquetes. Al hacer clicen " Revisar" para cada elemento, se muestra su fecha de vencimiento e incluye los campos para que los usuarios introduzcan su respuesta, comentarios y archivos adjuntos.
Debido a que los flujos de trabajo existen en los elementos de presentación individuales, no es necesario que las fechas de vencimiento sean las mismas para cada presentación en un paquete. En el ejemplo anterior, incluimos un elemento de presentación para una garantía de cierre que no vence durante varios meses. Si el Contratista de la Puerta no está listo para enviar este artículo en este momento, puede enviar los otros tres artículos sin retrasarse por este artículo de cierre. El Contratista de la Puerta permanecerá en la lista como la "Bola en el Tribunal" para la garantía hasta que se presente. Las notificaciones por correo electrónico vencidas también se enviarán al Contratista de la Puerta si no se envían antes de la fecha de vencimiento. Esta es una excelente manera de mantener el rumbo para los entregables de cierre. Si los equipos de diseño de su proyecto prefieren recibirpaquetes " completos", puede mover fácilmente cualquier elemento de cierre a un paquete separado.
Paso 6: rol del aprobador: revisión y respuesta del paquete
El proceso del aprobador es similar al proceso del remitente descrito anteriormente. El aprobador recibe un único correo electrónico de " Acción requerida" con los tres elementos de ese paquete que necesita revisar. Siguiendo el vínculo" Revisar en Procore" en el correo electrónico, la pantalla de revisión es casi idéntica a la función de remitente. Las únicas diferencias son las selecciones disponibles en el menú desplegable " Respuesta" y la sección" Respuesta anterior".
Una vez más, debido a que los flujos de trabajo existen en los elementos de presentación individuales, cada uno puede reenviarse a otro usuario o aprobarse por separado. Independientemente de cómo procedan los artículos presentados, cada usuario permanece en la lista como la "Bola en la cancha" hasta que publique su respuesta.
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Mejores Prácticas: Paquetes de Presentación - Distribución y Revisión
Distribución y revisión
Nota
En esta página se describen las prácticas recomendadas para utilizar los paquetes de presentación. Haga clic aquí para ver tutoriales, videos y más sobre la herramienta Submittals del proyecto.Introducción
En este último artículo del paquete de presentaciones, hablaremos sobre el cierre de una presentación, su devolución al creador, la creación de revisiones y otra información útil.
Distribución de paquetes
Una vez que se han completado los flujos de trabajo de presentación, el Submittal Manager generalmente envía elementos individuales al Contratista/Remitente Responsable. Dado que cada elemento de envío tiene su propio flujo de trabajo y aprobaciones, todos los elementos de envío se distribuyen a través de correos electrónicos separados como se describe en Distribuir un Envío.
Revisión de paquetes
Al igual que la distribución, no hay revisiones de nivel de paquete, ya que los elementos de presentación se aprueban individualmente a través de flujos de trabajo separados. Refiriéndose de nuevo a las Mejores Prácticas: Presentación de Paquetes - Introducción, esto evita la necesidad de elegir entre las dos opciones identificadas en el paquete "Industria". Solo se procesan los elementos que deben volver a enviarse, lo que acelera el tiempo total para las aprobaciones. Las revisiones de los elementos de un paquete se pueden gestionar de varias maneras, pero estas son las dos más comunes:
Opción 1: volver a enviar elementos dentro del mismo paquete
Cuando se crea una revisión en un elemento de presentación, todos los datos anteriores se transfieren automáticamente, incluido el paquete. Esto supone que desea que todas las revisiones de presentación estén contenidas dentro del mismo paquete. Esta opción es el método más comúnmente recomendado, ya que mantiene todo junto para una referencia más rápida, especialmente cuando se combina con el filtro " Current Revision".
Filtro de "Revisión actual"
Una vez aplicado en la vista Paquetes, este filtro permanecerá en su lugar para su cuenta de usuario en un proyecto hasta que lo elimine. Este filtro es especialmente útil para los equipos de campo porque solo muestra la versión más actual de cualquier presentación, independientemente del estado de la presentación (similar al conjunto actual en los dibujos). A continuación se muestran capturas de pantalla del filtro:
Filtro desactivado:
Filtrar en:
Nota
Este filtro es una de las principales razones por las que recomendamos crear la revisión inmediatamente después de distribuir el elemento rechazado original. Al hacerlo, crea una nueva partida de inmediato que indica claramente que el artículo aún está pendiente de envío. Esto hace que sea mucho menos probable que un miembro del campo haga clic y construya a partir de un elemento no aprobado.Opción 2: vuelva a enviar los artículos rechazados en un nuevo paquete
Con esta opción, se añade una presentación revisada en un paquete recién creado. Esto puede ser útil cuando el equipo de diseño de su proyecto requiere controles y numeración de paquetes muy estrictos. Sin embargo, la desventaja es que tendrá varios paquetes para buscar cuando intente encontrar un elemento específico.
Para evitar que los elementos se olviden, recomendamos crear revisiones inmediatamente después de que se distribuya el elemento rechazado original, especialmente si está utilizando el rol "Remitente" (consulte Crear una revisión de la presentación). Las fechas límite asignadas durante este proceso y las notificaciones atrasadas ayudarán a garantizar que no se pierda nada.
Conclusión
Esperamos que estos artículos hayan aclarado el propósito y los beneficios de la funcionalidad del paquete de presentación de Procore. Si bien nos damos cuenta de que esta funcionalidad puede no ser la mejor para cada proyecto o equipo, considere estos pensamientos finales mientras piensa en cómo organizar las presentaciones en su próximo proyecto.
- Los paquetes de presentación se pueden utilizar simplemente como una herramienta de organización sin enviar notificaciones de flujo de trabajo desde los paquetes. Piense en ello como otra forma de ver y agrupar elementos de presentación.
- Si aún no está seguro de cómo puede usar los paquetes de presentación, le recomendamos que los pruebe utilizando detallaciones amplias. Esta opción puede parecerse más a la forma en que ha procesado los artículos antes. Si decide que no es para usted, no tendrá una tonelada de elementos de envío para administrar.
- Si bien el uso de paquetes de presentación puede no ser la opción correcta para su proyecto actualmente, la funcionalidad continuará evolucionando con el tiempo y puede funcionar mejor para usted más adelante o en otro proyecto. Para mantenerse informado sobre las nuevas versiones, le recomendamos que se registre en nuestro seminario web de nuevas versiones.
Gestión del flujo de trabajo
Nota
Esta página describe las prácticas recomendadas para editar los flujos de trabajo de presentación. Haga clic aquí para ver tutoriales, videos y más sobre la herramienta Submittals del proyecto.Introducción
La sección de flujo de trabajo habilita los componentes de notificación y seguimiento de bola en pista de la herramienta Submittals. Los flujos de trabajo proporcionan el beneficio de la progresión automatizada del flujo de trabajo y las notificaciones de acción/vencidas. En este artículo se analizarán las prácticas recomendadas para editar los flujos de trabajo de la presentación. ¿Está listo?
Acciones masivas > Aplicar flujo de trabajo
Esta función permite a los usuarios del Administrador seleccionar varios elementos de envío de forma masiva y aplicar un nuevo flujo de trabajo o una plantilla de flujo de trabajo creada previamente. Para aplicar un flujo de trabajo en bloque, todos los elementos de envío deben estar en estado de borrador Y no tener un flujo de trabajo aplicado previamente. Las dos opciones para agregar flujos de trabajo en masa a las presentaciones se describen a continuación.
¿Por qué debo utilizar acciones masivas?
Los flujos de trabajo de aplicación masiva ahorran tiempo al añadir el mismo flujo de trabajo a varios envíos simultáneamente. Esta función se puede utilizar con plantillas de flujo de trabajo para ahorrar aún más tiempo.
Opción 1: Acciones masivas de paquetes de presentación
Recomendamos el uso de paquetes de presentación (consulte Mejores prácticas: Paquetes de presentación - Introducción), ya que también puede aplicar flujos de trabajo a granel a través de la Edición a granel del paquete de presentación. El principal beneficio de esta opción es que también puede iniciar correos electrónicos de flujo de trabajo en masa como parte del proceso en lugar de requerir acciones separadas para enviar cada elemento de envío por separado. Consulte Edición masiva de submittals en un paquete.
Opción 2: Acciones masivas desde la vista de lista
Es probable que esta sea la opción que consuma más tiempo, pero también puede aplicar flujos de trabajo en bloque desde la vista de lista si opta por no usar los paquetes de presentación. Consulte Usar acciones masivas > Aplicar flujo de trabajo en la herramienta Submittals. Sin embargo, a diferencia de los flujos de trabajo de aplicación masiva a través del paquete de envío, esta opción requerirá que envíe correos electrónicos para cada elemento individualmente.
Consideraciones
No se envían notificaciones cuando se aplica el flujo de trabajo, ya que los elementos aún están en estado Borrador . Para completar este proceso, debe editar cada elemento de envío, actualizar el estado y hacer clic en Actualizar y enviar correos electrónicos. Si hace clic en Actualizar en su lugar, no se envían correos electrónicos (además de las notificaciones atrasadas cuando pasan las fechas de vencimiento).
Reemplazar a granel a un usuario
Las personas se mueven regularmente dentro y fuera de los proyectos, por lo que debe haber una forma de reemplazar fácilmente a un usuario de flujo de trabajo de trabajo con otro usuario. Si necesita reemplazar a un aprobador, remitente o revisor en un gran número de submittals, un usuario con permisos de nivel 'Administrador' en la herramienta Submittals del proyecto puede hacerlo en la Configuración de la herramienta Submittals. Consulte Ajustes de configuración: herramienta Submittals.
Rechazar el flujo de trabajo y revertir la bola en el tribunal a un paso anterior
En muchos escenarios, un administrador podría necesitar revertir la pelota en la cancha en una presentación a un paso de flujo de trabajo anterior. Algunos escenarios de ejemplo incluyen:
- Un usuario de flujo de trabajo olvida cargar un archivo adjunto o carga el archivo adjunto incorrecto a su respuesta
- Un usuario de flujo de trabajo proporcionó la respuesta incorrecta
- La presentación se ha enviado a aprobadores incorrectos
En cualquier momento, un Submittal Manager puede revertir la pelota en la cancha a un paso anterior. Para una experiencia más automatizada basada en respuestas específicas, recomendamos habilitar la configuración de "Rechazar flujo de trabajo". Consulte Ajustes de configuración: Habilitar Flujos de trabajo rechazo.
Consideraciones
No se recomienda utilizar esta funcionalidad para gestionar las revisiones de submittal. Cuando vuelve a un paso de flujo de trabajo anterior y se introducen nuevos datos, los datos grabados anteriormente (fechas (fechas de envío, devolución y vencimiento), comentarios, respuestas y archivos adjuntos) se sobrescriben. Los cambios aún están documentados en el historial de cambios del elemento, pero no son obvios de inmediato. Además, los informes en Procore solo muestran los datos más actuales, por lo que no puede obtener una verdadera idea de las duraciones reales de la pelota en la cancha si vuelve a cambiar el flujo de trabajo en lugar de crear revisiones de presentación.
Consulte Cambiar la pelota en la cancha en una presentación para obtener información e instrucciones adicionales.
Revisión de la Hoja de Presentación
La funcionalidad "Crear revisión" crea una copia de los detalles del elemento original (bajo un número de revisión), excluyendo cualquier dato introducido anteriormente dentro del flujo de trabajo. Los pasos del flujo de trabajo se copiarán, pero el pedido se reiniciará desde el primer paso para que pueda solicitar una nueva presentación desde el rol de remitente. Esta funcionalidad garantiza que todos los datos históricos se mantengan dentro del elemento de presentación original, al tiempo que permite que se añadan nuevos datos a la revisión.
Mejores prácticas
El proceso recomendado es crear inmediatamente una revisión cuando sea necesario después de cerrar y distribuir el elemento de submittal original. Esto comunica la información rechazada al remitente en la presentación original y proporciona un nuevo elemento para que envíen. Consulte Crear una revisión de submittal.