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Procore

Ajustes de configuración: Herramienta Submittals

Objetivo

Personalizar los ajustes de configuración de la herramienta Submittals para un proyecto como usuario con permisos de nivel "Administrador" para la herramienta Submittals.

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios: 
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Submittals del proyecto.

Vídeo

 

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Pasos

  1. Vaya a la herramienta Submittals del proyecto. 
  2. Haga clic en el icono Ajustes de configuración icons-settings-gear.png.
  3. Haga clic en uno de los vínculos que se describen a continuación:

Configurar ajustes de la herramienta Submittal

  1. En la página Configurar opciones de submittal, haga clic en Configuración de submittal.
  2. En Configuración de submittal, configure estos ajustes:  

    submittals-config-settings.png
     
    • Gestor de submittals predeterminado
      Seleccione a la persona que desea designar como gestor de submittals para nuevos submittals en esta lista desplegable.  
    • Distribución predeterminada
      Seleccione todos los contactos para incluirlos en la distribución de notificaciones por correo electrónico de la herramienta para submittals nuevos.
    • Ordenar lista de secciones de especificaciones de submittals por número
      Seleccione "Ascendente" o "Descendente" en la lista. La configuración predeterminada es descendente (por ejemplo, de 999 a 1).
    • Establecer el orden de clasificación para los elementos del paquete de submittals
      Seleccione "Ascendente" o "Descendente" en la lista. La configuración predeterminada es ascendente (p. ej., de la A a la Z).

    • Etiqueta para campos personalizados

      • Para añadir un campo de texto corto, escriba la etiqueta del campo deseado en el cuadro Etiqueta para el campo personalizado 1 (corto). Por ejemplo, escriba: Número de pedido
      • Para añadir un campo de texto largo, escriba la etiqueta del campo deseado en el cuadro Etiqueta para el campo personalizado 2 (Largo). Por ejemplo, escriba: Notas
        El campo de texto breve se utiliza para la introducción de datos breves. El campo de texto largo permite a los usuarios introducir cadenas de texto largas (por ejemplo, mensajes) y también proporciona herramientas de formato básicas.
        Nota: El campo personalizado 1 tiene un límite de 255 caracteres.
    • Fechas límite de aprobador dinámicas
      Marque la casilla para que Procore pueda ajustar la fecha límite del aprobador. Para mantener la función desactivada, deje la casilla sin marcar. Para obtener más información sobre esta configuración, consulte ¿Qué son las fechas límite de aprobador dinámicas?
    • Los nuevos submittals vencerán en
      Introduzca el número de días en el cuadro de texto. La configuración predeterminada en Procore es 14 días.
      Nota: La fecha límite respeta qué días están establecidos como "días laborables" para el proyecto. Consulte Establecer días laborables del proyecto.
    • Submittals privados de forma predeterminada
      Marque esta casilla para que los submittals sean privados de forma predeterminada. En Procore, marcar los submittals como privados limita la audiencia a los usuarios a los que se les asignan permisos de nivel "Administrador" para la herramienta Submittals, miembros de la lista de distribución del submittal y revisores asignados al flujo de trabajo de submittal. De forma predeterminada, esta casilla está desactivada en Procore, lo que significa que los nuevos submittals son visibles para los usuarios con permisos "Solo lectura" o superior en la herramienta Submittals.
      Nota: Los usuarios con el permiso pormenorizado "Ver submittals privados asociados a usuarios de la misma empresa" habilitado en la plantilla de permisos pueden ver un submittal marcado como "Privado" si otro usuario de su empresa es el creador del submittal o está designado como el gestor de submittals, un remitente, aprobador o miembro de la lista de distribución.

    • Permitir que los aprobadores añadan revisores a su paso en el flujo de trabajo
      Esta configuración está habilitada de forma predeterminada y permite a los aprobadores añadir otros revisores al submittal. Los revisores son idénticos a los aprobadores, excepto en que no pueden añadir otros revisores.

    • Las respuestas de los aprobadores son obligatorias de forma predeterminada
      Marque esta casilla para que las respuestas de los aprobadores en los submittals sean obligatorias de forma predeterminada. Esta casilla está marcada en Procore de forma predeterminada, lo que significa que se requieren las respuestas de los aprobadores seleccionados al aprobar el submittal.

    • Habilitar recordatorios por correo electrónico para envíos atrasados
      Marque esta casilla de verificación para enviar automáticamente una notificación de atraso por correo electrónico al usuario de Ball In Court cuando pase la "Fecha de vencimiento del aprobador" de esa persona en el envío. No se enviarán recordatorios por correo electrónico una vez que el envío haya vencido 45 días. Esta casilla está seleccionada de forma predeterminada en Procore.  

    • Habilitar códigos QR para elementos de submittals y plantillas de PDF personalizadas
      Marque esta casilla para permitir que se generen códigos QR para los submittals. Consulte Generar un código QR para un submittal.

    • Habilitar cálculos de planificación para submittals
      Esta configuración está deshabilitada de forma predeterminada. Cuando está activada, la página Nuevo submittal incluye el área Información de planificación del submittal, que toma la introducción de datos del usuario final en el campo "Fecha en que se requiere en la obra" y calcula automáticamente la "Fecha prevista de devolución", la "Fecha prevista de finalización de revisión interna", y "Fecha límite prevista de presentación".

    • Permitir que los usuarios descarguen adjuntos de correo electrónico de submittal sin iniciar sesión en Procore
      Marque esta casilla de verificación para permitir que los usuarios descarguen un submittal adjunto (añadido en la información general del submittal o en un paso del flujo de trabajo) desde el cuerpo de un correo electrónico sin tener que iniciar sesión en Procore. Esos vínculos de descarga vencerán al cabo de 14 días naturales desde el día en que se haya enviado el correo electrónico. De forma predeterminada, esta casilla de verificación no está marcada.

      Nota: 

      • Los archivos adjuntos de submittal y los archivos adjuntos que se cargan en el campo "Adjuntos" cuando se distribuye un submittal y cuando se reenvía un submittal no requieren que los usuarios inicien sesión para descargar el archivo adjunto, aunque esta casilla de verificación no esté marcada.
      • Los archivos adjuntos que se cargan en el campo "Adjuntos" cuando se reenvía un submittal no requieren que los usuarios inicien sesión para descargar los archivos adjuntos, aunque esta casilla de verificación no esté marcada.
      • Los archivos adjuntos a los que se accede haciendo clic en Ver PDF en el correo electrónico requieren que los usuarios inicien sesión para descargar el archivo adjunto, aunque esta casilla esté marcada.
    • Numerar submittals por sección de especificaciones
      Cuando está habilitado, los números de submittals se adjuntarán automáticamente con su número de sección de especificaciones. Por ejemplo, si la sección de especificaciones es 03-3000-Concrete, el primer envío con esa sección de especificaciones se numerará 03-3000-1.

    • Habilitar Flujos de trabajo de trabajo de rechazo
      Cuando está habilitado, las respuestas de envío de 'Rechazar' o 'Revisar y reenviar' de un aprobador de flujo de trabajo de trabajo enrutan automáticamente la bola en la cancha al administrador de envíos para determinar el siguiente paso.

      • Se notificará al gestor de envíos por correo electrónico que ahora es el usuario de Pelota en la cancha debido a una respuesta de "Rechazar" o "Revisar y reenviar". Cuando la pelota en la cancha se redirige al Gerente de Presentación, puede optar por:
        • Cierre el submittal y cree una revisión si lo desea.
        • Devuelva la bola en la cancha al paso anterior en el flujo de trabajo.
        • Reanude el flujo de trabajo.
          • Cuando se reanuda un flujo de trabajo de trabajo, continuará donde lo dejó. Por ejemplo:
            • Si la respuesta "Rechazar" o "Revisar y reenviar" se ingresó en un paso sin otros aprobadores, el flujo de trabajo pasa al siguiente paso. Si no hay un siguiente paso, el flujo de trabajo se completa.
            • Si la respuesta "Rechazar" o "Revisar y reenviar" se ingresó en un paso con más aprobadores requeridos que aún no han respondido, el flujo de trabajo se reanudará en el mismo paso para que los otros aprobadores requeridos puedan responder.
        importante
      • Cuando está habilitada, esta característica introduce un nuevo comportamiento para todas las nuevas respuestas de flujo de trabajo de trabajo de envío dentro de un proyecto, incluidas las nuevas respuestas en los flujos de trabajo actualmente en curso.  
      • Antes de habilitar esta configuración de proyecto, es importante evaluar los flujos de trabajo y las plantillas existentes para determinar si se necesitan cambios.  
      • Es probable que los Flujos de trabajo que se crearon con pasos adicionales del Administrador de envíos para revisar las respuestas "Rechazado" y "Revisar y reenviar" ya no sean necesarios con esta función habilitada, y se pueden eliminar de la plantilla de flujo de trabajo o flujo de trabajo de trabajo.  
      • Esta función también se aplica a cualquier respuesta personalizada asignada a los tipos de respuesta "Rechazar" o "Revisar y reenviar".
      • Cuando el Submittal Manager elige volver a configurar la bola en la cancha en un paso de flujo de trabajo anterior, esta acción se registrará en el historial de cambios, pero no se puede informar en las herramientas de informes.   Si desea volver al comportamiento heredado que siempre desplaza la bola en la cancha hacia adelante, deshabilite la configuración "Habilitar Flujos de trabajo de trabajo de rechazo" y guarde su selección.  

       

  3. En Correos electrónicos de submittals, elija entre estas opciones para configurar los ajustes de notificación por correo electrónico para los elementos de submittal:
    Nota:  
  4. Desmarque la casilla deseada para evitar que el sistema envíe una notificación automática por correo electrónico a los usuarios designados en cada rol para cada evento. 
  5. Marque la casilla correspondiente para otorgar al sistema permisos para enviar una notificación automática por correo electrónico al usuario designado en el rol apropiado para cada evento.
  6. Hacer clic en Restablecer predeterminado para restaurar la configuración predeterminada del sistema para los correos electrónicos de submittal.

    submittals-emails-default-send-events.png
     
  7. Cuando termine de actualizar los ajustes en la página Configuración de submittal, haga clic en Actualizar.

Crear respuestas personalizadas de submittals

  1. Vaya a la herramienta Submittals del proyecto.
  2. Haga clic en el icono Ajustes de configuración icons-settings-gear.png
    Esto muestra la página "Configuración de submittal".
  3. Haga clic en Respuestas a submittals. Se muestra la siguiente lista de respuestas a submittals. Para obtener información sobre cada respuesta, consulte ¿Cuáles son las respuestas predeterminadas a submittals en Procore?

    submittal-responses.png
     
  4. Ubique la respuesta al submittal que desee cambiar.
  5. Elija entre las siguientes opciones:

Cambiar una respuesta personalizada de submittal

Puede cambiar una respuesta existente a un valor personalizado para las ocho (8) respuestas a submittals predeterminadas en Procore. Consulte ¿Cuáles son las respuestas predeterminadas a submittals en Procore?

  1. En la lista de respuestas de la página "Configuración de submittal", sobrescriba un valor existente.
    Por ejemplo, escriba ACA en lugar de "APROBADO CON ANOTACIONES" como se muestra a continuación.

    aan.png

    El sistema guarda automáticamente los cambios cuando hace clic fuera la casilla. Aparece un banner VERDE en la parte superior de la página cuando se guarda la actualización. Para ver cómo se ve esto en la aplicación web, consulte ¿Dónde aparecen las respuestas de submittal personalizadas? 

Añadir una nueva respuesta al submittal personalizada

Puede añadir hasta doce respuestas a submittals para seis (6) de las ocho (8) respuestas a submittals predeterminadas en Procore. Para tres (3) de las respuestas (es decir, REENVIADO PARA REVISIÓN, PENDIENTE y ENVIADO), el sistema lo limita a solo una (1) respuesta personalizada. Consulte ¿Cuáles son las respuestas predeterminadas a submittals en Procore?

  1. En la lista de respuestas de la página "Configuración de submittal", haga clic en + Añadir nuevo
    add-custom-submittal-response.png
  2. En el cuadro que aparece, introduzca una nueva respuesta. Por ejemplo, en lugar de APROBADO, puede añadir respuestas para "PROPORCIONAR CON ANOTACIONES" y "SIN EXCEPCIONES".

    approved-alternates.png

    El sistema guarda automáticamente los cambios cuando hace clic fuera de la caja. Aparece un banner VERDE en la parte superior de la página cuando se guarda la actualización. Para ver cómo se ve esto en la aplicación web, consulte ¿Dónde aparecen las respuestas de submittal personalizadas? 

Eliminar una respuesta al submittal personalizada

Si desea eliminar una respuesta personalizada, haga clic en la "x" ROJA que aparece junto al elemento.
Nota: Solo se pueden eliminar las respuestas personalizadas que se hayan añadido al sistema. Cada una de las ocho (8) respuestas predeterminadas requieren al menos una (1) respuesta (que puede personalizar, pero no eliminar). 
delete-custom-submittal-response.png
Cuando el sistema elimina la respuesta, aparece un banner de confirmación en la parte superior de la página. 

¿Dónde aparecen las respuestas a submittals personalizadas? 

 Después de personalizar sus respuestas, aparecerán como selecciones en varias listas desplegables de la herramienta Submittals. Las áreas principales incluyen: 

  • Respuestas. En la herramienta Submittals, esta lista aparece en "Requiere su atención" para los usuarios que están designados como Persona responsable (BIC) en un submittal. 
    response-list.jpg
     
  • Añadir filtro. Esta lista aparece en la parte superior de la herramienta Submittals (junto al campo Buscar) y permite a los usuarios filtrar la lista de submittals por respuesta. 

    add-response-filter.png

Reemplazar usuario de flujo de trabajo

Puede reemplazar a un usuario en los flujos de trabajo de envío de forma masiva en todos los envíos para los que tenga una respuesta "Pendiente".  Cuando reemplace usuarios del flujo de trabajo:

  • El nuevo usuario solo reemplazará los flujos de trabajo en los que la respuesta del usuario actual esté en estado Pendiente.
  • Si un usuario actual ya ha respondido en un flujo de trabajo, NO será reemplazado por el nuevo usuario del flujo de trabajo.
  • El nuevo usuario flujo de trabajo solo recibirá nuevos correos electrónicos flujo de trabajo. No recibirá ningún correo electrónico flujo de trabajo de trabajo enviado anteriormente al usuario actual.
 Importante
Esta acción NO reemplazará a los usuarios en ninguna plantilla flujo de trabajo. Para reemplazar usuarios en una plantilla de flujo de trabajo de trabajo, deberá editar la plantilla manualmente.

replace-submittal-workflow-user.png

Establecer permisos de usuario para la herramienta Submittals

 Nota
Además de tener 'Administrador' nivel permiso para la herramienta Submittals, también se requiere 'Administrador' nivel permiso para la herramienta Directorio del proyecto para ver la tabla de permisos. 

Si hay pocos usuarios sin plantillas de permisos asignadas, se pueden gestionar los permisos de usuario en la herramienta Submittals del proyecto siguiendo los siguientes pasos. Si hay una gran cantidad de usuarios, recomendamos gestionar los permisos de usuario en las herramientas de proyecto de Procore utilizando plantillas de permisos. Consulte Gestionar plantillas de permisos de proyecto.

  1. Vaya a la herramienta Submittals del proyecto.
  2. Haga clic en el icono Ajustes de configuración icons-settings-gear.png.
  3. Haga clic en Tabla de permisos
  4. Establezca los permisos de cada usuario para la pestaña Submittals de acuerdo con sus preferencias.  
    • check.png  Acceso
    • x.png  Ningún acceso
      Nota: Para ver una lista completa de las tareas disponibles por nivel de permisos, consulte Permisos.
  5. Haga clic en Atrás cuando haya terminado de actualizar los permisos de usuario.