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Procore

Ajustes de configuración: Herramienta Submittals

Objetivo

Personalizar los ajustes de configuración de la herramienta Submittals para un proyecto como usuario con permisos de nivel "Administrador" para la herramienta Submittals.

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios: 
    • "Administrador" en la herramienta Submittals.

Vídeo

 

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Pasos

  1. Vaya a la herramienta Submittals del proyecto. 
  2. Haga clic en el icono Ajustes de configuración icons-settings-gear.png.
  3. Haga clic en uno de los vínculos que se describen a continuación:
  4. Haga clic en Actualizar cuando haya terminado de cambiar los ajustes de configuración.

Configurar ajustes de la herramienta Submittal

  1. En la página Configurar opciones de submittal, haga clic en Configuración de submittal.
  2. En Configuración de submittal, configure estos ajustes:

    submittals-submittal-settings.png
    • Gestor de submittals predeterminado
      Seleccione a la persona que desea designar como gestor de submittals para nuevos submittals en esta lista desplegable.  
    • Distribución predeterminada
      Seleccione todos los contactos para incluirlos en la distribución de notificaciones por correo electrónico de la herramienta para submittals nuevos.
    • Ordenar lista de secciones de especificaciones de submittals por número
      Seleccione "Ascendente" o "Descendente" en la lista. La configuración predeterminada es descendente (por ejemplo, de 999 a 1).
    • Establecer el orden de clasificación para los elementos del paquete de submittals
      Seleccione "Ascendente" o "Descendente" en la lista. La configuración predeterminada es ascendente (p. ej., de la A a la Z).

    • Etiqueta para campos personalizados

      • Para añadir un campo de texto corto, escriba la etiqueta del campo deseado en el cuadro Etiqueta para el campo personalizado 1 (corto). Por ejemplo, escriba: Número de pedido
      • Para añadir un campo de texto largo, escriba la etiqueta del campo deseado en el cuadro Etiqueta para el campo personalizado 2 (Largo). Por ejemplo, escriba: Notas
        El campo de texto breve se utiliza para la introducción de datos breves. El campo de texto largo permite a los usuarios introducir cadenas de texto largas (por ejemplo, mensajes) y también proporciona herramientas de formato básicas.
        Nota: El campo personalizado 1 tiene un límite de 255 caracteres.
    • Fechas límite de aprobador dinámicas
      Marque la casilla para que Procore pueda ajustar la fecha límite del aprobador. Para mantener la función desactivada, deje la casilla sin marcar. Para obtener más información sobre esta configuración, consulte ¿Qué son las fechas límite de aprobador dinámicas?
    • Los nuevos submittals vencerán en
      Introduzca el número de días en el cuadro de texto. La configuración predeterminada en Procore es 14 días.
      Nota: La fecha límite respeta qué días están establecidos como "días laborables" para el proyecto. Consulte Establecer días laborables del proyecto.
    • Submittals privados de forma predeterminada
      Marque esta casilla para que los submittals sean privados de forma predeterminada. En Procore, marcar los submittals como privados limita la audiencia a los usuarios a los que se les asignan permisos de nivel "Administrador" para la herramienta Submittals, miembros de la lista de distribución del submittal y revisores asignados al flujo de trabajo de submittal. De forma predeterminada, esta casilla está desactivada en Procore, lo que significa que los nuevos submittals son visibles para los usuarios con permisos "Solo lectura" o superior en la herramienta Submittals.
      Nota: Los usuarios con el permiso pormenorizado "Ver submittals privados asociados a usuarios de la misma empresa" habilitado en la plantilla de permisos pueden ver un submittal marcado como "Privado" si otro usuario de su empresa es el creador del submittal o está designado como el gestor de submittals, un remitente, aprobador o miembro de la lista de distribución.

    • Permitir que los aprobadores añadan revisores a su paso en el flujo de trabajo
      Esta configuración está habilitada de forma predeterminada y permite a los aprobadores añadir otros revisores al submittal. Los revisores son idénticos a los aprobadores, excepto en que no pueden añadir otros revisores.

    • Las respuestas de los aprobadores son obligatorias de forma predeterminada
      Marque esta casilla para que las respuestas de los aprobadores en los submittals sean obligatorias de forma predeterminada. Esta casilla está marcada en Procore de forma predeterminada, lo que significa que se requieren las respuestas de los aprobadores seleccionados al aprobar el submittal.

    • Habilitar correos electrónicos de recordatorio de submittals retrasadas
      Marque esta casilla para enviar automáticamente una notificación de atraso por correo electrónico al aprobador responsable cuando pase la fecha límite del aprobador en el submittal de esa persona. El sistema también enviará una notificación a los aprobadores en el flujo de trabajo cuando pase la fecha límite final. De manera predeterminada, esta casilla está seleccionada en Procore. 

    • Habilitar códigos QR para elementos de submittals y plantillas de PDF personalizadas
      Marque esta casilla para permitir que se generen códigos QR para los submittals.

    • Habilitar cálculos de planificación para submittals
      Esta configuración está deshabilitada de forma predeterminada. Cuando está activada, la página Nuevo submittal incluye el área Información de planificación del submittal, que toma la introducción de datos del usuario final en el campo "Fecha en que se requiere en la obra" y calcula automáticamente la "Fecha prevista de devolución", la "Fecha prevista de finalización de revisión interna", y "Fecha límite prevista de presentación".

    • Permitir que los usuarios descarguen adjuntos de correo electrónico de submittal sin iniciar sesión en Procore
      Marque esta casilla de verificación para permitir que los usuarios descarguen un submittal adjunto (añadido en la información general del submittal o en un paso del flujo de trabajo) desde el cuerpo de un correo electrónico sin tener que iniciar sesión en Procore. Esos vínculos de descarga vencerán al cabo de 14 días naturales desde el día en que se haya enviado el correo electrónico. De forma predeterminada, esta casilla de verificación no está marcada.

      Nota: 

      • Los archivos adjuntos de submittal y los archivos adjuntos que se cargan en el campo "Adjuntos" cuando se distribuye un submittal y cuando se reenvía un submittal no requieren que los usuarios inicien sesión para descargar el archivo adjunto, aunque esta casilla de verificación no esté marcada.
      • Los archivos adjuntos que se cargan en el campo "Adjuntos" cuando se reenvía un submittal no requieren que los usuarios inicien sesión para descargar los archivos adjuntos, aunque esta casilla de verificación no esté marcada.
      • Los archivos adjuntos a los que se accede haciendo clic en Ver PDF en el correo electrónico requieren que los usuarios inicien sesión para descargar el archivo adjunto, aunque esta casilla de verificación esté marcada. 
  3. En Correos electrónicos de submittals, elija entre estas opciones para configurar los ajustes de notificación por correo electrónico para los elementos de submittal:
    Notas:
  4. Desmarque la casilla deseada para evitar que el sistema envíe una notificación automática por correo electrónico a los usuarios designados en cada rol para cada evento. 
  5. Marque la casilla correspondiente para otorgar al sistema permisos para enviar una notificación automática por correo electrónico al usuario designado en el rol apropiado para cada evento.
  6. Hacer clic en Restablecer predeterminado para restaurar la configuración predeterminada del sistema para los correos electrónicos de submittal.

    submittals-emails-default-send-events.png
     
  7. Cuando termine de actualizar los ajustes en la página Configuración de submittal, haga clic en Actualizar.

Crear respuestas personalizadas de submittals

Establecer permisos de usuario para la herramienta Submittals

Si hay pocos usuarios sin plantillas de permisos asignadas, se pueden gestionar los permisos de usuario en la herramienta Submittals del proyecto siguiendo los siguientes pasos. Si hay una gran cantidad de usuarios, recomendamos gestionar los permisos de usuario en las herramientas de proyecto de Procore utilizando plantillas de permisos. Consulte Gestionar plantillas de permisos.

  1. Vaya a la herramienta Submittals del proyecto.
  2. Haga clic en el icono Ajustes de configuración icons-settings-gear.png.
  3. Haga clic en Tabla de permisos.

    permissions-table.png
     
  4. Establezca los permisos de cada usuario para la pestaña Submittals de acuerdo con sus preferencias.  
    • check.png Acceso
    • x.png Ningún acceso
      Nota: Para ver una lista completa de las tareas disponibles por nivel de permisos, consulte Permisos.
  5. Haga clic en Atrás cuando haya terminado de actualizar los permisos de usuario.

Consulte también