Ajustes de configuración: Herramienta Submittals

Configurar ajustes de la herramienta Submittal

1. En la página Configurar opciones de submittal, haga clic en Configuración de submittal.
2. En Configuración de submittal, configure estos ajustes:
   • Gestor de submittals predeterminado
     Seleccione a la persona que desea designar como gestor de submittals para nuevos submittals en esta lista desplegable.  
   • Distribución predeterminada
     Seleccione todos los contactos para incluirlos en la distribución de notificaciones por correo electrónico de la herramienta para submittals nuevos.
   • Ordenar lista de secciones de especificaciones de submittals por número
     Seleccione "Ascendente" o "Descendente" en la lista. La configuración predeterminada es descendente (por ejemplo, de 999 a 1).

   • Establecer el orden de clasificación para los elementos del paquete de submittals
     Seleccione "Ascendente" o "Descendente" en la lista. La configuración predeterminada es ascendente (p. ej., de la A a la Z).

   • Etiqueta para campos personalizados

     • Para añadir un campo de texto corto, escriba la etiqueta del campo deseado en el cuadro Etiqueta para el campo personalizado 1 (corto). Por ejemplo, escriba: Número de pedido
     • Para añadir un campo de texto explicativo, escriba la etiqueta del campo deseada en el cuadro Etiqueta para el campo personalizado 2 (largo) . Por ejemplo, escriba: Notas
       El campo de texto breve se utiliza para la introducción de datos breves. El campo de texto largo permite a los usuarios introducir largas cadenas de texto (por ejemplo, mensajes) y también proporciona a los usuarios herramientas básicas de formato.
       Nota: El campo personalizado 1 tiene un límite de 255 caracteres.
   • Fechas límite de aprobador dinámicas
     Marque la casilla para que Procore pueda ajustar la fecha límite del aprobador. Para mantener la función desactivada, deje la casilla sin marcar. Para obtener más información sobre esta configuración, consulte ¿Qué son las fechas límite de aprobador dinámicas?
   • Los nuevos submittals vencerán en
     Introduzca el número de días en el cuadro de texto. La configuración predeterminada en Procore es 14 días.
     Nota: La fecha límite respeta qué días están establecidos como "días laborables" para el proyecto. Consulte Establecer días laborables del proyecto.

   • Submittals privados de forma predeterminada
     Marque esta casilla para que los submittals sean privados de forma predeterminada. En Procore, marcar los submittals como privados limita la audiencia a los usuarios a los que se les asignan permisos de nivel "Administrador" para la herramienta Submittals, miembros de la lista de distribución del submittal y revisores asignados al flujo de trabajo de submittal. De forma predeterminada, esta casilla está desactivada en Procore, lo que significa que los nuevos submittals son visibles para los usuarios con permisos "Solo lectura" o superior en la herramienta Submittals.
     Nota: Los usuarios con el permiso pormenorizado "Ver submittals privados asociados a usuarios de la misma empresa" habilitado en la plantilla de permisos pueden ver un submittal marcado como "Privado" si otro usuario de su empresa es el creador del submittal o está designado como el gestor de submittals, un remitente, aprobador o miembro de la lista de distribución.

   • Permitir que los aprobadores añadan revisores a su paso en el flujo de trabajo
     Esta configuración está habilitada de forma predeterminada y permite a los aprobadores añadir otros revisores al submittal. Los revisores son idénticos a los aprobadores, excepto en que no pueden añadir otros revisores.

   • Las respuestas de los aprobadores son obligatorias de forma predeterminada
     Marque esta casilla para que las respuestas de los aprobadores en los submittals sean obligatorias de forma predeterminada. Esta casilla está marcada en Procore de forma predeterminada, lo que significa que se requieren las respuestas de los aprobadores seleccionados al aprobar el submittal.

   • Habilitar recordatorios por correo electrónico para envíos atrasados
     Marque esta casilla de verificación para enviar automáticamente una notificación de atraso por correo electrónico al usuario de Ball In Court cuando pase la "Fecha de vencimiento del aprobador" de esa persona en el envío. No se enviarán recordatorios por correo electrónico una vez que el envío haya vencido 45 días. Esta casilla está seleccionada de forma predeterminada en Procore.  

   • Habilitar códigos QR para elementos de submittals y plantillas de PDF personalizadas
     Marque esta casilla para permitir que se generen códigos QR para los submittals. Consulte Generar un código QR para un submittal.

   • Habilitar cálculos de planificación para submittals
     Esta configuración está deshabilitada de forma predeterminada. Cuando está activada, la página Nuevo submittal incluye el área Información de planificación del submittal, que toma la introducción de datos del usuario final en el campo "Fecha en que se requiere en la obra" y calcula automáticamente la "Fecha prevista de devolución", la "Fecha prevista de finalización de revisión interna", y "Fecha límite prevista de presentación".

     • Cuando está habilitada, el usuario final puede configurar la función como se describe en Configurar cálculos de planificación para submittals.

     • Para saber cómo funciona esta función en la herramienta Submittals, consulte Cálculo de información de planificación del submittal (si está habilitado)

   • Permitir que los usuarios descarguen adjuntos de correo electrónico de submittal sin iniciar sesión en Procore
     Marque esta casilla de verificación para permitir que los usuarios descarguen un submittal adjunto (añadido en la información general del submittal o en un paso del flujo de trabajo) desde el cuerpo de un correo electrónico sin tener que iniciar sesión en Procore. Esos vínculos de descarga vencerán al cabo de 14 días naturales desde el día en que se haya enviado el correo electrónico. De forma predeterminada, esta casilla de verificación no está marcada.

     Nota: 

     • Los archivos adjuntos de submittal y los archivos adjuntos que se cargan en el campo "Adjuntos" cuando se distribuye un submittal y cuando se reenvía un submittal no requieren que los usuarios inicien sesión para descargar el archivo adjunto, aunque esta casilla de verificación no esté marcada.
     • Los archivos adjuntos que se cargan en el campo "Adjuntos" cuando se reenvía un submittal no requieren que los usuarios inicien sesión para descargar los archivos adjuntos, aunque esta casilla de verificación no esté marcada.
     • Los archivos adjuntos a los que se accede haciendo clic en Ver PDF en el correo electrónico requieren que los usuarios inicien sesión para descargar el archivo adjunto, aunque esta casilla esté marcada.
   • Numerar submittals por sección de especificaciones
     Cuando está habilitado, los números de submittals se adjuntarán automáticamente con su número de sección de especificaciones. Por ejemplo, si la sección de especificaciones es 03-3000-Concrete, el primer envío con esa sección de especificaciones se numerará 03-3000-1.

   • Habilitar Flujos de trabajo de trabajo de rechazo
     Cuando está habilitado, las respuestas de envío de 'Rechazar' o 'Revisar y reenviar' de un aprobador de flujo de trabajo de trabajo enrutan automáticamente la bola en la cancha al administrador de envíos para determinar el siguiente paso.

     • Se notificará al gestor de envíos por correo electrónico que ahora es el usuario de Pelota en la cancha debido a una respuesta de "Rechazar" o "Revisar y reenviar". Cuando la pelota en la cancha se redirige al Gerente de Presentación, puede optar por:
       • Cierre el submittal y cree una revisión si lo desea.
       • Devuelva la bola en la cancha al paso anterior en el flujo de trabajo.
       • Reanude el flujo de trabajo.
         • Cuando se reanuda un flujo de trabajo de trabajo, continuará donde lo dejó. Por ejemplo:
           • Si la respuesta "Rechazar" o "Revisar y reenviar" se ingresó en un paso sin otros aprobadores, el flujo de trabajo pasa al siguiente paso. Si no hay un siguiente paso, el flujo de trabajo se completa.
           • Si la respuesta "Rechazar" o "Revisar y reenviar" se ingresó en un paso con más aprobadores requeridos que aún no han respondido, el flujo de trabajo se reanudará en el mismo paso para que los otros aprobadores requeridos puedan responder.

       importante

     • Cuando está habilitada, esta característica introduce un nuevo comportamiento para todas las nuevas respuestas de flujo de trabajo de trabajo de envío dentro de un proyecto, incluidas las nuevas respuestas en los flujos de trabajo actualmente en curso.  
     • Antes de habilitar esta configuración de proyecto, es importante evaluar los flujos de trabajo y las plantillas existentes para determinar si se necesitan cambios.  
     • Es probable que los Flujos de trabajo que se crearon con pasos adicionales del Administrador de envíos para revisar las respuestas "Rechazado" y "Revisar y reenviar" ya no sean necesarios con esta función habilitada, y se pueden eliminar de la plantilla de flujo de trabajo o flujo de trabajo de trabajo.  
     • Esta función también se aplica a cualquier respuesta personalizada asignada a los tipos de respuesta "Rechazar" o "Revisar y reenviar".
     • Cuando el Submittal Manager elige volver a configurar la bola en la cancha en un paso de flujo de trabajo anterior, esta acción se registrará en el historial de cambios, pero no se puede informar en las herramientas de informes.   Si desea volver al comportamiento heredado que siempre desplaza la bola en la cancha hacia adelante, deshabilite la configuración "Habilitar Flujos de trabajo de trabajo de rechazo" y guarde su selección.  
     • El Administrador de Submittals designado o un usuario con permisos Administrador en la herramienta Submittals puede reanudar un flujo de trabajo.

      

3. En Correos electrónicos de submittals, elija entre estas opciones para configurar los ajustes de notificación por correo electrónico para los elementos de submittal:
   Nota:  
   • Esta configuración de correo electrónico no se aplica al enviar y reenviar submittals en paquetes de submittals. Consulte Correos electrónicos para paquetes de submittals.
   • Para más información sobre las acciones que desencadenan una notificación automática por correo electrónico, consulte ¿Quién recibe un correo electrónico cuando se crea o actualiza un submittal?
   • Los correos electrónicos de "Acción requerida" no se pueden desactivar. Para obtener más información, consulte ¿Por qué no puedo desactivar los correos electrónicos de "Acción requerida" enviados desde la herramienta Submittals?
4. Desmarque la casilla deseada para evitar que el sistema envíe una notificación automática por correo electrónico a los usuarios designados en cada rol para cada evento. 
5. Marque la casilla correspondiente para otorgar al sistema permisos para enviar una notificación automática por correo electrónico al usuario designado en el rol apropiado para cada evento.
6. Haga clic en Restablecer predeterminado para restaurar la configuración predeterminada del sistema para los correos electrónicos de submittal.
7. Cuando termine de actualizar los ajustes en la página Configuración de submittal, haga clic en Actualizar.

Crear respuestas personalizadas de submittals

Reemplazar usuario de flujo de trabajo

Puede reemplazar a un usuario en los flujos de trabajo de envío de forma masiva en todos los envíos para los que tenga una respuesta "Pendiente".  Cuando reemplace usuarios del flujo de trabajo:

• El nuevo usuario solo reemplazará los flujos de trabajo en los que la respuesta del usuario actual esté en estado Pendiente.
• Si un usuario actual ya ha respondido en un flujo de trabajo, NO será reemplazado por el nuevo usuario del flujo de trabajo.
• El nuevo usuario flujo de trabajo solo recibirá nuevos correos electrónicos flujo de trabajo. No recibirá ningún correo electrónico flujo de trabajo de trabajo enviado anteriormente al usuario actual.

1. Seleccione el usuario que desea reemplazar en el campo "Usuario actual".
2. Seleccione el usuario por el que lo reemplazará en el campo "Nuevo usuario".
3. Haga clic en Reemplazar y guardar.

Ver permisos para la herramienta Submittals

Si bien es posible editar los permisos de usuario para la herramienta Submittals desde esta pestaña, Procore recomienda NO gestionar los permisos de esta manera. En su lugar, gestione los permisos de usuario en las herramientas de proyecto de Procore utilizando plantillas de permiso . Consulte Gestionar plantillas de permisos de proyecto.

¡Importante! Los permisos pormenorizados NO son visibles ni manejables desde la pestaña Permisos de la herramienta Submittals.

1. Vaya a la herramienta Submittals del proyecto.
2. Haga clic en el icono Ajustes de configuración .
3. Haga clic en Tabla de permisos. 
4. Ver los permisos de usuario para la herramienta Submittals del proyecto.