Mejores prácticas: Ajustes de envío de nivel de empresa
Nota
Esta página describe las mejores prácticas recomendadas para configurar la herramienta Submittals del proyecto. Haga clic aquí para ver tutoriales, videos y más sobre la herramienta Submittals del proyecto.Introducción
Antes de que su equipo comience a crear presentaciones, querrá asegurarse de tener todas las configuraciones de nivel de empresa implementadas. Esto ayudará a prevenir problemas y volver a trabajar más adelante. ¿Está listo?
¿Por qué tengo que hacer esto ahora?
Debe definir estas configuraciones ahora para estandarizar los datos introducidos por sus equipos de proyecto desde el principio. Esto le ayudará a evitar la necesidad de editar las presentaciones existentes para cambiar o añadir la información que falta más adelante. Aunque puede editar presentaciones de forma masiva, solo puede editar de forma masiva campos específicos en un solo proyecto.
Tipos de submittal personalizados
Con la herramienta Submittals de Procore, puede enrutar cualquier tipo de documento que pueda requerir un flujo de trabajo aprobación en su proyecto. Los tipos de submittals le permiten organizar esos documentos mediante la creación de categorías separadas de submittals. Consulte Create Custom Submittal Types. El equipo de proyecto puede filtrar e informar sobre las presentaciones en función de su tipo para encontrar fácilmente los datos que necesitan.
Mejores prácticas
Le recomendamos que cree tipos adicionales para que los usen sus equipos de proyecto. Estos son algunos de los tipos más populares que recomendamos:
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¿Por qué tengo que hacer esto ahora?
Los tipos de presentaciones personalizadas le permiten organizar sus presentaciones de manera más eficiente. Debe crear tipos de presentaciones personalizadas al comienzo de su proyecto para que su equipo de proyecto pueda usarlos tan pronto como comiencen a crear presentaciones. La mejor práctica es crear presentaciones separadas para cada tipo según sea necesario en lugar de combinar presentaciones juntas bajo un tipo que no sea aplicable a todos los elementos. Esto ayuda a garantizar que cumpla con los requisitos de presentación de su proyecto y facilita que los equipos de proyecto encuentren información de presentación específica rápidamente.
Los tipos de presentaciones personalizadas le permiten definir las categorías y las convenciones de nomenclatura en función de las preferencias de su empresa. Como los equipos de diseño pueden utilizar una terminología diferente, le recomendamos que la defina con antelación para que no tenga que recurrir a varias versiones de "Información del producto", por ejemplo.
Consideraciones adicionales: Creador de Hojas de Presentación
Si planea usar Submittal Builder para crear su registro de presentaciones a partir de las especificaciones, el tipo de presentación solo se rellena automáticamente si hay una coincidencia exacta para el tipo en su cuenta de Procore. Los plurales se consideran una coincidencia exacta. Por ejemplo, " Dibujo de tienda" coincide con " Dibujos de tienda." Si no se encuentra una coincidencia exacta, Submittal Builder selecciona " Other" como el tipo de submittal. Si agrega tipos de envío personalizados después de usar Submittal Builder, debe actualizar manualmente los envíos existentes con los nuevos tipos si es necesario.
Consulte Mejores prácticas: Generador de presentaciones para obtener más consideraciones y recomendaciones.
Estados de Envío Personalizados
Procore proporciona 3 estados predeterminados para los envíos: Abierto, Cerrado y Borrador. Sin embargo, es posible que desee añadir más estados para mostrar exactamente dónde se encuentra una presentación en su proceso de presentación y aprobación.
Un submittalde " Open" puede ser:
- Una presentación que se ha solicitado, pero aún no se ha recibido
- Un submittal que se ha recibido y se está revisando( ya sea internamente o externamente)
Un submittal" Closed" puede ser:
- Una presentación que ha sido aprobada, con o sin excepciones
- Un envío que ha sido rechazado o marcado como " Revisar & Volver a enviar "
Mejores prácticas
Le recomendamos que añada estados de presentación personalizados para que se ajusten a los procesos de su empresa. Ver Crear estados de registro de submittals personalizados. Estas son algunas recomendaciones comunes:
- En espera de presentación (considerado "Abierto")
- Revisión pendiente (considerada "Abierta")
- Aprobado / Sin excepciones (considerado "Cerrado")
- Aprobado con/ Comentarios / Excepciones tomadas (considerado "Cerrado")
- Revisar y reenviar (considerado 'Cerrado')
- Rechazado (considerado 'Cerrado')
- Anulado (considerado 'Cerrado')
- Solo para registro (se considera 'Cerrado')
¿Por qué tengo que hacer esto ahora?
Debe agregar estados de presentación personalizados al comienzo de un proyecto para que las opciones estén disponibles para que los equipos del proyecto las usen de inmediato. Con estados claros, los equipos pueden ver si una presentación corre el riesgo de retrasarse y confirmar si es la versión más actual y aprobada. Sin estados personalizados como "Aprobado / Sin excepciones" o" Rechazado", podría ser difícil para los usuarios encontrar la versión final de una presentación si todas sus revisiones tuvieran "Cerrado" como su estado.
Conjuntos de campos configurables
Utilice Conjuntos de campos configurables para asegurarse de que el equipo de proyecto solo vea y complete los campos aplicables a los procesos de la empresa. Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.
¿Por qué tengo que hacer esto ahora?
Debe definir el conjunto de campos Submittals de su proyecto al comienzo de su proyecto para simplificar su proceso de presentación y asegurarse de que sus equipos ingresen la información correcta en Procore de acuerdo con sus necesidades comerciales desde el principio. Esto aumenta la adopción de Procore y limita la necesidad de editar manualmente las presentaciones más adelante. Aunque puede editar más de una presentación a la vez, solo puede editar en bloque ciertos campos en un solo proyecto.
Campos personalizados
Los campos personalizados permiten a los equipos capturar datos exclusivos de la empresa o el proyecto. Consul consulte Crear nuevos campos personalizados.
¿Por qué tengo que hacer esto ahora?
Al igual que los conjuntos de campos, la definición de campos personalizados al comienzo de un proyecto ayuda a garantizar que los equipos de proyecto capturen los datos importantes para los procesos de su negocio. Aunque los campos personalizados se pueden añadir en cualquier momento durante un proyecto, Procore no admite la adición de datos a los campos personalizados de forma masiva para las presentaciones existentes.
Ejemplos comunes
Campos personalizados
- ¿LEED Submittal? (utilizando el tipo de campo personalizado "Casilla de verificación")
- Prioridad (utilizando el tipo de campo personalizado "Selección múltiple")