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Procore

Distribuir un submittal

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Objetivo

Distribuir un submittal.

Contexto

Los usuarios a los que se les han asignado permisos de nivel "Administrador" para la herramienta Submittals pueden distribuir submittals revisados al contratista responsable y otras partes interesadas pertinentes (p. ej., subcontratista, jefe de obra, director de proyectos, etc.). Al distribuir electrónicamente copias de los submittals revisados a los miembros clave del equipo (que pueden o no ser un aprobador en el flujo de trabajo de submittal), usted proporciona a sus equipos de proyecto comunicaciones que les permiten seguir avanzando.

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Submittals del proyecto.
  • Requisitos:
    Los requisitos mínimos para distribuir un submittal son los siguientes:
    • El submittal debe tener un mínimo de un (1) aprobador añadido al flujo de trabajo de submittal.
    • El submittal debe tener al menos una (1) respuesta de aprobador.
  • Información adicional:
    • No puede distribuir submittals en la Papelera de reciclaje.
    • Después de la distribución, el sistema cambia automáticamente el estado del submittal a Cerrado.

Vídeo

 

El contenido del vídeo puede no reflejar con exactitud el estado actual del sistema, y/o puede estar desfasado.

Pasos

Distribuir un submittal

  1. Vaya a la herramienta Submittals del proyecto.
  2. Haga clic en la pestaña Elementos.
  3. Haga clic en Ver junto al submittal que desea distribuir.
    Nota:
    • Si tiene una lista larga de submittals, puede aplicar filtros o realizar búsquedas en la lista de submittals. Consulte Buscar y filtrar submittals.
    • Dependiendo del estado del flujo de trabajo de submittal, uno de estos banners aparece:
      • Si todos los miembros necesarios del flujo de trabajo del submittal han enviado sus respuestas, aparecerá un banner verde con el mensaje "El flujo de trabajo se ha completado".

        submittals-workflow-is-complete.png
         
      • Si uno o varios miembros del flujo de trabajo de submittal aún no han enviado su respuesta, aparecerá un banner azul con el mensaje "Flujo de trabajo en curso". 

        submittals-workflow-in-progress-others.png
         
      • Si es miembro del flujo de trabajo de submittal y aún no ha enviado su respuesta, aparecerá un banner amarillo con el mensaje "Flujo de trabajo en curso".

        submittals-workflow-in-progress-you.png
         
  4. Si al menos un miembro requerido del flujo de trabajo de submittal ha enviado su respuesta, haga clic en Cerrar y distribuir.
    submittal-close-and-distribute.png

       
  5. En la página Paso 1: seleccionar qué archivos adjuntos y respuestas desea distribuir, haga lo siguiente:

    step-1-select-responses.png
     
    1. Marque las casillas que correspondan a los archivos adjuntos y las respuestas para distribuir.
    2. Haga clic en Siguiente paso.
  6. En la página Paso 2: preparar distribución, haga lo siguiente:

    step-2-prepare-distribution-checkboxes.png
    1. Para. Seleccione los destinatarios deseados en esta lista desplegable. 
    2. Estado. Compruebe el Estado (p. ej., Cerrado).
    3. Respuesta(s). Asegúrese de que aparezcan las respuestas seleccionadas en el Paso 1.
    4. ¿Incluir adjuntos? Si el aprobador incluyó un archivo adjunto con su respuesta, el sistema lo incluirá en la distribución de forma predeterminada. Para eliminar los archivos adjuntos de la distribución, desmarque esta casilla. 
    5. ¿Incluir comentario? Si el aprobador incluyó un comentario con su respuesta, el sistema lo incluirá en la distribución de forma predeterminada. Para eliminar el comentario de la distribución, desmarque esta casilla. 
    6. Mensaje. Introduzca el texto que servirá como cuerpo del mensaje de correo electrónico de su distribución. 
    7. Adjuntar archivos. Haga clic en este vínculo para adjuntar archivos a su distribución.
      O BIEN
    8. Arrastrar y soltar archivos. Utilice una operación de arrastrar y soltar para añadir cualquier archivo del ordenador como archivo adjunto.
    9. Haga clic en Siguiente paso. 
  7. En el Paso 3: vista previa y distribuir, haga lo siguiente:

    step-3-preview-and-distribute.png
     
    • Paso anterior. Si desea editar la distribución, haga clic en este botón para volver al paso anterior. 
      O BIEN
    • Distribuir. Haga clic en este botón para distribuir el submittal.
      Notas:
      • El sistema exporta un archivo PDF del submittal y lo envía por correo electrónico a la persona que hizo clic en Distribuir y a todos los destinatarios. 
      • El archivo PDF exportado al correo electrónico contiene el nombre de la persona que distribuyó el submittal, así como el nombre de su empresa.
      • El estado del submittal se establece como Cerrado.
      • El sistema registra la fecha, la acción y la marca de tiempo en la pestaña Historial de cambios. 
      • Aparece el banner de submittal distribuido (como se ilustra a continuación) para mostrar la fecha y hora en que se distribuyó el submittal.

        submittal-distributed.png