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Procore

¿Qué es un contacto de la factura?

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 For Procore Customers in the United States

flag-us.png  When your company applies the 'Owners English' or 'Specialty Contractors English' point-of-view dictionary, you'll see different tool names and term changes in the user interface. Learn how to apply the dictionary options. 

  • To learn the differences: Show/Hide      

    • This table shows the differences in tool names (bold) and terms across the point-of-view dictionaries for Project Financials. These dictionaries are available in US English only. The default dictionary is designed for general contractors, which means that you will need to work with your Procore Administrator at your company and your Procore point of contact to access the other dictionary options. 

      General Contractors

      English (United States) - Default

      Owners

      English (Owner Terminology V2)

      Specialty Contractors

      English (Specialty Contractor Terminology)
      Invoicing Invoicing Progress Billings
      Owner Funding Owner
      Owner/Client Owner/Client GC/Client
      Prime Contract Change Order Funding Change Order Client Contract Change Order
      Prime Contracts Funding Client Contracts
      Revenue Funding Revenue
      Subcontract Contract Subcontract
      Subcontractor Contractor Subcontractor
      Subcontractor Schedule of Values (SSOV) Contractor Schedule of Values (CSOV) Subcontractor Schedule of Values (SSOV)

Respuesta

An Invoice Contact is a person who ensures that an invoice is submitted to an upstream contractor for payment. In Procore, an invoice contact is always an employee of the designated 'Contract Company' on a purchase order or subcontract. The contract company is the party responsible for performing work and/or supplying materials for a project. For customers in the United States using Procore's Progress Billings tool, this term is synonymous with progress billing contact.

¿Qué permisos necesitan los contactos de facturas para crear y enviar facturas de subcontratista en Procore?  

En esta tabla se detallan los permisos que necesitan los contactos de INVOICE para crear facturas de subcontratista en Procore.  

  Nivel de permisos en Pedidos
Acción Ninguno Solo lectura Estándar Administrador
Aceptar o rechazar una "Invitación a facturar" como contacto de la factura :menos: :check_mark: icon-inactive-checkmark-pfcp.png 1 :menos:
Enviar una nueva factura como 'Contacto de la factura'   :menos: :check_mark: icon-inactive-checkmark-pfcp.png 1 :menos:
Crear una nueva factura de subcontratista como contacto de la factura :menos: :check_mark: icon-inactive-checkmark-pfcp.png 1 :menos:

1 Algunos clientes de Procore eligen proporcionar contactos de factura con permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Pedidos. Es importante tener en cuenta que Procore NO recomienda proporcionar a los colaboradores externos permisos superiores a los permisos de nivel de solo lectura.

 SOPORTE TÉCNICO DE PROCORE: NOTAS INTERNAS

Al solucionar problemas de la cuenta de usuario de un contacto de factura en el directorio de empresa, asegúrese de que:

  • El contacto de la factura debe tener permisos de nivel de solo lectura en la herramienta Pedidos. Aunque los permisos de nivel "Estándar" están permitidos, Procore no recomienda proporcionar permisos de nivel "Estándar" a los colaboradores de un proveedor, ya que eso brinda al usuario la capacidad de ver información en otros pedidos. 
  • La cuenta de usuario del contacto de la factura en la herramienta Directorio de nivel de empresa debe estar configurada como Activa.
  • La dirección de correo electrónico del contacto de la factura en su cuenta de usuario de Procore debe ser válida.
  • La configuración "Enviar mensajes a este usuario" en la cuenta de usuario de Procore debe estar activada. Para ello, seleccione la opción Por correo electrónico en la lista desplegable.  
  • Para que aparezca como una opción en la lista desplegable "Contactos de factura" en un pedido, la empresa del usuario debe estar establecida como "Empresa de contacto" y el usuario debe aparecer en la pestaña "Usuarios" del registro de empresa en el registro Empresa. Directorio de nivel. 
  • Al añadir el contacto de la factura a un pedido, Procore añade automáticamente el contacto a la lista "Privada" para ese pedido.

¿Es necesario otorgar permisos de acceso especiales a Procore a los contactos de facturación?

No. Cuando se designa como contacto de la factura en un pedido, Procore añade automáticamente el contacto a la lista "Privado" para ese pedido. Un contacto de la factura puede ver el pedido y sus facturas en Procore.

 Nota
En una factura de factura de subcontratista, el nombre del contacto aparece en la sección "Factura" de la pestaña "Configuración avanzada" en el área "Contactos de factura" .

¿Cómo añado los contactos de una factura en Procore?

Para añadir un contacto de la factura, un usuario autorizado de la empresa que glossary-of-terms#Commitment gestiona el <a class="F1" title=" " href.path="//references/construction-management/glossary-of-terms" href.anchor="Commitment" href.nombre de archivo filename =""> en el proyecto de Procore debe:

  1. Añadir la empresa subcontratista al Directorio de empresa. La empresa subcontratista empresa. Consulte  Añadir empresa al Directorio de empresa. El usuario que será el contacto de la factura debe añadirse a la empresa. Consulte Añadir usuarios a la empresa.
     Notas 
  2. Conceder permisos de nivel "Solo lectura" a la cuenta de usuario del contacto de la factura en la herramienta Pedidos de nivel de proyecto. Procore recomienda gestionar los permisos de contacto de contacto de la factura con una plantilla de permisos de proyecto. Consulte  Gestionar plantillas de Permisos de proyectos.
  3. Añada la "Empresa contratista" y el "Contacto de la factura" al pedido.  Consulte Añadir contactos de factura a una orden de compra o contrato de subcontratista.  
  4. Opcional. Configure las notificaciones opcionales de correo electrónico para el contacto de la factura: 

¿No está seguro de su  estado de contacto de la factura o le falta una "Invitación a facturar"?

¿Cuándo envía Procore una "invitación a facturar"?

Cuando un administrador de facturas  de la cuenta de empresa de Procore crea un nuevo período de facturación, ese usuario tiene la opción de enviar una invitación de facturación automática a cualquier persona que (1) conste en la lista" Privado "de la factura o (2) conste en la lista predeterminada de" Contacto de factura "de la herramienta Pedidos.  Consulte  Añadir contactos de factura a una orden de compra o contrato de subcontratista.

¿Un contacto de contacto de la factura necesita una "invitación a facturar" para crear una factura?

N ° Un contacto de la factura tiene varias opciones para crear una factura. 

There are two ways to respond to an 'Invite to Bill' as an invoice contact: (1) from the 'Invite to Bill' email or (2) from the upstream collaborator's Project level Commitments tool. Use the second option when you know you have invoice contact permissions but the 'Invite to Bill' is missing or lost.

When responding to an invite, you can accept or decline it as follows:

  • To respond to an 'Invite to Bill' email: Show/Hide      
      1. Open your email Inbox. 
      2. Look for the email message with the subject line, " "Project Name: User Name has invited you to bill." 
      3. Open the 'Invite to Bill'. 

        invite-to-bill.png
         
      4. Review the Invoice Details:
        • Commitment. Shows the commitment number and name. 
        • Invoice Type. Shows the invoice type. See Configure Settings: Invoicing. 
        • Billing Period. The date range for the Open billing period. 
        • Invited By. The first and last name of the sender. Typically, this is the invoice administrator. 
        • Due Date. The date your invoice is due. Invoice contacts cannot create or submit an invoice in the Procore project after this date.  
      5. Click one of these buttons to respond to the Do you want to bill this period? prompt:
        • Yes. Accept the invite and submit an invoice. This changes the invoice status to Accepted. Continue with the steps in Submit a New Invoice as an Invoice Contact.
        • No. Decline the invite if you don't want to submit an invoice for the Open billing period. This changes the invoice status to Declined.  
  • To respond to an 'Invite to Bill' in the Commitments tool: Show/Hide      
    1. Navigate to the project's Commitments tool. 
    2. Locate the commitment to which you were added as an invoice contact. 
    3. Under Do you Want to Bill this Period?, indicate your intent to submit an invoice by clicking the Yes button. 
      do-you-want-to-bill-this-period.png
    4. Click the Post Response button. 
 Tip

Can't find your 'Invite to Bill' or uncertain if one was sent?  An invoice contact always has sufficient permissions to create a new invoice for an open billing period in the upstream collaborator's Procore project. See Create a New Invoice as an Invoice Contact.

¿Qué pueden añadir o actualizar los contactos de factura en Procore?

Solo puede realizar tareas en Procore cuando se le añade como contacto de la factura en un pedido en el proyecto de Procore del colaborador cliente. Lo que puede hacer y cómo lo hace depende de las opciones utilizadas por el colaborador cliente. 

Los contactos de la factura pueden... Para obtener más información:
Aceptar o rechazar una "Invitación a facturar" del correo electrónico enviado por un administrador de facturas. Consulte Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de factura.   Aceptar o rechazar una "Invitación a facturar" como contacto de la factura
Responda a una "Invitación a facturar" enviada por un administrador de facturas. Consulte Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de factura.   Enviar una nueva factura como contacto de la factura
Cree una factura en la herramienta Pedidos sin una "Invitación a facturar" de un administrador de facturas. Debe conceder al destinatario contacto de la factura.  Crear una nueva factura como contacto de factura
Actualizar un desglose de partidas de subcontratista. Esta función debe estar habilitada en el proyecto. Consulte Habilitar o deshabilitar la pestaña Desglose de partidas de subcontratista en la herramienta Pedidos.   Actualizar un desglose de partidas de subcontratista como contacto de factura
Revise y vuelva a enviar cualquier partida de factura que sea rechazada por un administrador de facturas. Revisar & Volver a enviar una factura de subcontratista como contacto de la factura

¿Los contactos de factura reciben correos electrónicos de Procore?

Sí.  Procore envía notificaciones por correo electrónico a los contactos de la factura cuando se producen estas acciones:

Acciones Detalles & Más información Siguiente paso
Cuando se crea un pedido con un contacto de la factura designado. El correo electrónico se envía cuando el colaborador cliente hace clic en "Crear & correo electrónico" o "Guardar & correo electrónico" en la pestaña pestaña del pedido. Consulte&nbsp ; Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de factura desde la herramienta de facturación.
Si un administrador de facturas establece la opción "Recordar a los subcontratistas que facturen".     Si un contacto de la factura acepta una "Invitación a facturar", se envía un recordatorio en el intervalo especificado hasta que se envíe el "Borrador" de la factura. Los recordatorios ya no se envían una vez que el estado de la factura cambia a "En revisión".  
Cuando la Lista de Valores de Subcontratista es 'Rechazada'. Consulte  ¿Qué es una lista de valores de subcontratista? Se envía un correo electrónico cuando el colaborador cliente cambia el estado de una lista de valores de subcontratista a 'Revisar & Volver a enviar'. Consulte  Revisar una factura de subcontratista como administrador de facturas .
Si el colaborador cliente configuró la configuración de Enviar notificación de vencimiento para el seguro en la herramienta Directorio empresa.   Se envía un correo electrónico cuando el seguro está dentro de las dos (2) semanas posteriores a su fecha de vencimiento. Consulte&nbsp ; Añadir seguro a un registro de empresa en el Directorio de empresa.
Si el colaborador cliente configuró la configuración Notificar a los subcontratistas cuando se aprueban las facturas en la herramienta Facturación de nivel de proyecto.   Se envía un correo electrónico cuando el colaborador cliente cambia el estado de la factura a "Aprobado". Consulte  Configure Settings: Invoicing  y Bulk Edit the Status of Subcontractor Invoices. -

 

 

If you would like to learn more about Procore's commitments software and how it can help your business, please visit our construction financials tool product page icon-external-link.png.