¿Qué es un contacto de la factura?

¿Cómo añado un contacto de factura a Procore? 

Antes de poder designar a un usuario como contacto de INVOICE en Procore, debe:

• Añadir empresa al directorio de empresa
• Añadir cuenta de usuario al directorio de empresa  
• Crear un pedido

Después de crear el  exist, designe a la empresa y a la "Empresa contratista" en el compromiso y al usuario como el "Contacto de factura" 

¿Cómo puedo designar a un usuario como contacto de factura?

Para designar un contacto de facturación para Procore, tiene estas opciones:

• Si es el administrador de Procore de su empresa, puede nombrar un contacto de factura por cada registro de la empresa guardado en el directorio de empresa. Consulte Añadir empresa al directorio de empresa.
• Si es usuario con permisos de "Administrador" en la herramienta Pedidos, puede añadir contactos de factura en un pedido de la siguiente manera:
  • Con la herramienta Pedidos. Consulte Añadir contactos de factura a una orden de compra o contrato de subcontratista.
    O BIEN
  • Con la herramienta Facturación. Consulte Añadir contactos de factura a una orden de compra o contrato de subcontratista.
    O bien
  • Con la herramienta Facturación progresiva. Consulte Añadir contactos de factura a una orden de compra o subcontrato desde la herramienta Facturación progresiva. 

     Nota

     La herramienta Progress Billings está disponible para los clientes de Procore en los Estados Unidos que han implementado el diccionario de puntos de vista de Procore para contratistas especializados. Para obtener más información, consulte ¿Qué diccionarios e idiomas están disponibles en la aplicación web de Procore?

¿Los contactos de factura reciben correos electrónicos de Procore?

Sí. Si la persona está designada como contacto de factura en su empresa, su cuenta de usuario de Procore recibirá correos electrónicos cuando se realicen las siguientes acciones:

• Cuando un usuario hace clic en el botón "Crear y enviar correo electrónico" o "Guardar y enviar correo electrónico" en la pestaña General de un pedido. Consulte Crear una orden de compra o Crear un contrato de subcontratista.
• Cuando se rechaza un desglose de partidas de un subcontratista y la parte contratante cambia el estado de la orden de compra o del contrato de subcontratista a "Revisar y reenviar".
• Cuando la información de la póliza de seguro de su empresa que se ha cargado en Procore está aproximadamente a dos semanas de su vencimiento. Un administrador de Procore tiene que seleccionar la opción "Enviar aviso de vencimiento" en el registro de seguros de la empresa. Consulte ¿Quién recibe correos electrónicos de notificación cuando vence el seguro de un proveedor?
• Opcional. Le invita a presentar una factura de subcontratista para el periodo de facturación actual. Para obtener más información, consulte uno de estos enlaces:
  • Si dispone de la herramienta Facturación, consulte Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de facturación desde la herramienta Facturación.
    O
  • Si tiene la herramienta Facturación progresiva, consulte Enviar una "invitación a facturar" a un contacto de facturación desde la herramienta Facturación progresiva. 
• Opcional. Cuando el estado de una factura de subcontratista cambia a "Aprobado". Sin embargo, esto requiere que el administrador de Procore de la empresa haya configurado el ajuste "Notificar a los subcontratistas cuando se aprueben las facturas". Para obtener más información, consulte uno de estos enlaces:
  • Si dispone de la herramienta Facturación, consulte Configurar ajustes: Facturación.
    O
  • Si tiene la herramienta Facturación Progresiva, consulte Configurar ajustes: Facturación Progresiva.

¿Es necesario otorgar permisos de acceso especiales a Procore a los contactos de facturación?

No. Si ha sido designado Contacto de factura en un pedido, Procore lo añade automáticamente a la lista "Privado" de ese pedido. Esto significa que puede ver ese pedido en Procore, siempre que su cuenta de usuario de Procore cumpla los requisitos de Añadir contactos de factura a una orden de compra o contrato de subcontratista.

• En la factura de subcontratista, el nombre del contacto aparece en la sección "Factura" de la pestaña Configuración avanzada en "Contactos de factura". Los contactos también pueden recibir invitaciones para enviar facturas de subcontratista y correos electrónicos de recordatorio de Procore.

¿Qué pueden añadir o actualizar los contactos de factura en Procore?

Depende de la cuenta de empresa de Procore que utilice y de los permisos que se le hayan otorgado a la cuenta de usuario de Procore. La mayoría de los clientes de Procore no permiten que los contactos de factura añadan ni actualicen datos en Procore.