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Procore

¿Qué es un contacto de la factura?

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  Para los clientes de Procore en los Estados Unidos

flag-us.png    Cuando su empresa aplique el diccionario de puntos de vista "Owners English" o "Specialty Contractors English", verá diferentes nombres de herramientas y cambios de términos en la interfaz de usuario.  Aprenda a aplicar las opciones del diccionario.  

  • Para conocer las diferencias:  Mostrar/Ocultar              

    • Esta tabla muestra las diferencias en los nombres de las herramientas (ennegrita) y los términos en los diccionarios de punto de vista para Finanzas del proyecto. Estos diccionarios están disponibles solo en inglés estadounidense. El diccionario predeterminado está diseñado para contratistas generales, lo que significa que deberá trabajar con su administrador de Procore en su empresa y su Punto de contacto de Procore para acceder a las otras opciones del diccionario. 

      Contratistas principales

      Inglés (Estados Unidos) - Predeterminado

      Promotores

      Inglés (terminología del propietario V2)

      Contratistas especializados

      Inglés (terminología de contratistas especializados)
      Facturación Facturación Facturación de avance
      Promotor Financiación Promotor
      Promotor/Cliente Promotor/Cliente CP/Cliente
      Orden de cambio de contrato principal Orden de cambio de financiación Orden de cambio de contrato del cliente
      Contratos principales Financiación Contratos de cliente
      Ingresos Financiación Ingresos
      Contrato de subcontratista Contrato Contrato de subcontratista
      Subcontratista Contratista Subcontratista
      Desglose de partidas de subcontratista Lista de valores del contratista (desglose de partidas de contratista) Desglose de partidas de subcontratista

Respuesta

Un contacto de factura es una persona que garantiza que una factura se envíe a un contratista anterior para su pago. En Procore, un contacto de factura siempre es un empleado de la "Empresa contratista" designada en una orden de compra o un contrato de subcontratista. La empresa contratista es la parte responsable de realizar el trabajo y/o suministrar materiales para un proyecto. Para los clientes en los Estados Unidos que utilizan la herramienta Progress Billings de Procore, este término es sinónimo de contacto de facturación de progreso.

¿Qué permisos necesitan los contactos de facturas para crear y enviar facturas de subcontratista en Procore?  

En esta tabla se detallan los permisos que necesitan los contactos de INVOICE para crear facturas de subcontratista en Procore.  

  Nivel de permisos en Pedidos
Acción Ninguno Solo lectura Estándar Administrador
Aceptar o rechazar una "Invitación a facturar" como contacto de la factura :menos: :check_mark: icon-inactive-checkmark-pfcp.png  1 :menos:
Enviar una nueva factura como 'Contacto de la factura'   :menos: :check_mark: icon-inactive-checkmark-pfcp.png  1 :menos:
Crear una nueva factura de subcontratista como contacto de la factura :menos: :check_mark: icon-inactive-checkmark-pfcp.png  1 :menos:

1 Algunos clientes de Procore eligen proporcionar contactos de factura con permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Pedidos. Es importante tener en cuenta que Procore NO recomienda proporcionar a los colaboradores externos permisos superiores a los permisos de nivel de solo lectura.

¿Es necesario otorgar permisos de acceso especiales a Procore a los contactos de facturación?

No. Cuando se designa como contacto de la factura en un pedido, Procore añade automáticamente el contacto a la lista "Privado" para ese pedido. Un contacto de la factura puede ver el pedido y sus facturas en Procore.

 Nota
En una factura de factura de subcontratista, el nombre del contacto aparece en la sección "Factura" de la pestaña "Configuración avanzada" en el área "Contactos de factura" .

¿Cómo añado los contactos de una factura en Procore?

Para añadir un contacto de la factura, un usuario autorizado de la empresa que glossary-of-terms#Commitment gestiona el <a class="F1" title=" " href.path="//references/construction-management/glossary-of-terms" href.anchor="Commitment" href.nombre de archivo filename =""> en el proyecto de Procore debe:

  1. Añadir la empresa subcontratista al Directorio de empresa. La empresa subcontratista empresa. Consulte  Añadir empresa al Directorio de empresa. El usuario que será el contacto de la factura debe añadirse a la empresa. Consulte Añadir usuarios a la empresa.
     Notas 
  2. Conceder permisos de nivel "Solo lectura" a la cuenta de usuario del contacto de la factura en la herramienta Pedidos de nivel de proyecto. Procore recomienda gestionar los permisos de contacto de contacto de la factura con una plantilla de permisos de proyecto. Consulte  Gestionar plantillas de Permisos de proyectos.
  3. Añada la "Empresa contratista" y el "Contacto de la factura" al pedido.  Consulte Añadir contactos de factura a una orden de compra o contrato de subcontratista.  
  4. Opcional. Configure las notificaciones opcionales de correo electrónico para el contacto de la factura: 

¿No está seguro de su  estado de contacto de la factura o le falta una "Invitación a facturar"?

¿Cuándo envía Procore una "invitación a facturar"?

Cuando un administrador de facturas  de la cuenta de empresa de Procore crea un nuevo período de facturación, ese usuario tiene la opción de enviar una invitación de facturación automática a cualquier persona que (1) conste en la lista" Privado "de la factura o (2) conste en la lista predeterminada de" Contacto de factura "de la herramienta Pedidos.  Consulte  Añadir contactos de factura a una orden de compra o contrato de subcontratista.

¿Un contacto de contacto de la factura necesita una "invitación a facturar" para crear una factura?

N ° Un contacto de la factura tiene varias opciones para crear una factura. 

Hay dos formas de responder a una "Invitación a facturar" como contacto de la factura: (1) desde la herramienta "Invitar a facturar" correo electrónico o (2) desde la herramienta colaborador cliente del colaborador principal Pedidos. Utilice la segunda opción cuando sepa que tiene permisos de contacto de la factura, pero falta o se ha perdido la "Invitación a facturar".

Al responder a una invitación, puedes aceptarla o rechazarla de la siguiente manera:

  • Para responder a un correo electrónico de "Invitación a facturar":  Mostrar/Ocultar              
      1. Abra la bandeja de entrada de su correo electrónico. 
      2. Busque el mensaje de correo electrónico con el asunto "Nombre del proyecto: el nombre de usuario le ha invitado a facturar". 
      3. Abra la invitación a facturar. 
        invite-to-bill-this-period.png
      4. Revise los detalles de factura:
        • Período de facturación. El rango de fechas para el período de facturación abierta.  
        • Invitado por. El nombre del remitente. Normalmente, este es el administrador de facturas. 
        • Fecha límite. La fecha límite de su factura. Los contactos de facturación no pueden crear ni enviar una factura en el proyecto de Procore después de esta fecha.  
      5. Responda a ¿Desea facturar este período?   prompt:
        • Haga clic en Sí para aceptar la invitación a facturar y cambie el estado de la factura a Aceptado. A continuación, continúe con los pasos de Enviar una nueva factura como contacto de la factura .
        • Haga clic en No si no desea enviar una factura para el período de facturación abierta. El estado de la factura cambia a Rechazado.    
  • Para responder a una "Invitación a facturar" en la herramienta Pedidos:  Mostrar/Ocultar              
    1. Vaya a la herramienta Pedidos Pedidos  proyecto.  
    2. Localice el pedido al que fue añadido como contacto de la factura. 
    3. En ¿Desea facturar este período?, indique su intención de enviar una factura haciendo clic en el botón Sí.  
      do-you-want-to-bill-this-period.png
    4. Haga clic en el botón Publicar respuesta.  
 Sugerencia

¿No puede encontrar su "Invitación a facturar" o no está seguro de si se envió una?    Un contacto de la factura siempre tiene permisos suficientes para crear una nueva factura para un período de facturación abierto en el proyecto Procore del colaborador cliente. Consulte  Crear una nueva factura como contacto de la factura .

¿Qué pueden añadir o actualizar los contactos de factura en Procore?

Solo puede realizar tareas en Procore cuando se le añade como contacto de la factura en un pedido en el proyecto de Procore del colaborador cliente. Lo que puede hacer y cómo lo hace depende de las opciones utilizadas por el colaborador cliente. 

Los contactos de la factura pueden... Para obtener más información:
Aceptar o rechazar una "Invitación a facturar" del correo electrónico enviado por un administrador de facturas. Consulte Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de factura.   Aceptar o rechazar una "Invitación a facturar" como contacto de la factura
Responda a una "Invitación a facturar" enviada por un administrador de facturas. Consulte Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de factura.   Enviar una nueva factura como contacto de la factura
Cree una factura en la herramienta Pedidos sin una "Invitación a facturar" de un administrador de facturas. Debe conceder al destinatario contacto de la factura.  Crear una nueva factura como contacto de factura
Actualizar un desglose de partidas de subcontratista. Esta función debe estar habilitada en el proyecto. Consulte Habilitar o deshabilitar la pestaña Desglose de partidas de subcontratista en la herramienta Pedidos.   Actualizar un desglose de partidas de subcontratista como contacto de factura
Revise y vuelva a enviar cualquier partida de factura que sea rechazada por un administrador de facturas. Revisar & Volver a enviar una factura de subcontratista como contacto de la factura

¿Los contactos de factura reciben correos electrónicos de Procore?

Sí.  Procore envía notificaciones por correo electrónico a los contactos de la factura cuando se producen estas acciones:

Acciones Detalles & Más información Siguiente paso
Cuando se crea un pedido con un contacto de la factura designado. El correo electrónico se envía cuando el colaborador cliente hace clic en "Crear & correo electrónico" o "Guardar & correo electrónico" en la pestaña pestaña del pedido. Consulte&nbsp ; Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de factura desde la herramienta de facturación.
Si un administrador de facturas establece la opción "Recordar a los subcontratistas que facturen".     Si un contacto de la factura acepta una "Invitación a facturar", se envía un recordatorio en el intervalo especificado hasta que se envíe el "Borrador" de la factura. Los recordatorios ya no se envían una vez que el estado de la factura cambia a "En revisión".  
Cuando la Lista de Valores de Subcontratista es 'Rechazada'. Consulte  ¿Qué es una lista de valores de subcontratista? Se envía un correo electrónico cuando el colaborador cliente cambia el estado de una lista de valores de subcontratista a 'Revisar & Volver a enviar'. Consulte  Revisar una factura de subcontratista como administrador de facturas .
Si el colaborador cliente configuró la configuración de Enviar notificación de vencimiento para el seguro en la herramienta Directorio empresa.   Se envía un correo electrónico cuando el seguro está dentro de las dos (2) semanas posteriores a su fecha de vencimiento. Consulte&nbsp ; Añadir seguro a un registro de empresa en el Directorio de empresa.
Si el colaborador cliente configuró la configuración Notificar a los subcontratistas cuando se aprueban las facturas en la herramienta Facturación de nivel de proyecto.   Se envía un correo electrónico cuando el colaborador cliente cambia el estado de la factura a "Aprobado". Consulte  Configure Settings: Invoicing  y Bulk Edit the Status of Subcontractor Invoices. -