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Procore

Importar partidas de desglose de partidas de pedido desde un archivo CSV

Objetivo

Importar las partidas del Desglose de partidas de una orden de compra o contrato de subcontratista mediante un archivo de valores separados por comas (CSV). 

Contexto

Para ahorrar tiempo al añadir partidas manualmente a las partidas de una orden de compra o desglose de partidas de un contrato de subcontratista, puede descargar un archivo CSV del proyecto, añadir las partidas a ese archivo y luego importarlo en Procore. 

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto.
  • Requisitos:
  • Limitaciones:
    • NO añada ni mueva columnas de datos en la plantilla. Si lo hace, fallará el proceso de importación. 
    • El proceso de importación solo admite archivos de valores separados por comas (CSV). 
    • Procore NO importará partidas cuando falte la introducción de datos en estos campos:
      • Nombre de código de coste. Debe coincidir exactamente con el nombre del código de coste en la herramienta Administrador del proyecto. 
      • Número de código de coste. Debe coincidir exactamente con el número de código de coste en la herramienta Administrador del proyecto. 
      • Tipo de partida. 
      • Importe o Cantidad/Descripción/Precio unitario. Este campo es obligatorio. Sus requisitos de introducción de datos dependen del método de contabilidad. Consulte¿Cómo configuro el método de contabilidad de un contrato?
    • Códigos de presupuesto:
  • Información adicional:
    • Puede añadir varias partidas con los mismos códigos de coste, incluso si tienen la misma categoría. En el siguiente ejemplo, se crean dos partidas independientes.
      • 02-300 - Movimiento de tierras, M, 30.000
      • 02-300 - Movimiento de tierras, M, 60,500
    • Si ha habilitado la función de subproyectos (consulte Habilitar subproyectos y Añadir un subproyecto a un proyecto de Procore), puede añadir un subproyecto al pedido.
    • Los tipos/categorías de partidas se pueden encontrar yendo a la herramienta Administrador de la empresa en la página Configuración de contrato. 
    • Si desea añadir partidas manualmente al desglose de partidas, consulte Añadir una partida a un desglose de partidas.

Requisitos

  • La orden de compra o el pedido debe tener el estado Borrador.

Pasos

Descargar la plantilla CSV de desglose de partidas

  1. Vaya a la herramienta Pedidos del proyecto.
  2. En la pestaña Contratos, busque la orden de compra o el contrato de subcontratista. A continuación, haga clic en Editar.
  3. Haga clic en la pestaña Desglose de partidas.
  4. Desplácese hasta la parte inferior de la página hasta la sección Importar desglose de partidas desde CSV
  5. Opcional: Haga clic en uno (1) de los vínculos de descarga:
    • Plantilla en blanco. Descarga un archivo en blanco denominado csv_import.csv en el ordenador. 
    • Una con las partidas existentes. Descarga un archivo llamado csv_import.csv que contiene las partidas del desglose de partidas existentes en el ordenador.
      import-sov-from-csv-download.png
  6. Continúe con Añadir partidas de desglose de partidas a la plantilla CSV.

Añadir partidas del desglose de partidas a la plantilla CSV

  1. Abra el archivo csv_import.csv que descargó. 
  2. Identifique qué método de contabilidad utiliza la orden de compra o contrato de subcontratista. Consulte ¿Cómo configuro el método de contabilidad de un contrato?
  3. Siga uno de estos pasos para añadir partidas al archivo CSV:

Método de contabilidad basado en importe

Si un contrato utiliza el método de contabilidad basado en el importe (consulte¿Cómo configuro el método de contabilidad de un contrato?), introduzca las partidas en el archivo csv_import.csv de la manera siguiente:

  • Código de subproyecto
    Si los subproyectos están habilitados en el proyecto, introduzca el código de subproyecto. Esta columna solo aparece cuando los subproyectos están habilitados.
     Notas
  • Partida presupuestaria
    El número de la partida presupuestaria del desglose de partidas del contrato principal. No es necesario completar este campo, ya que Procore unirá automáticamente todas las combinaciones de código de coste/categoría y las colocará en la herramienta Presupuesto.
  • Nombre del código de coste
    El nombre detallado del número de código de coste en el formato siguiente: "Código de división - Título". Por ejemplo, 01-100 - Resumen.
  • Número de código de coste
    El número de código de coste en el formato siguiente: "Código de división". Por ejemplo, 01-100.
  • Descripción
    Opcional: Una descripción más detallada de la partida.
  • Tipo de partida
    Introduzca la abreviatura del tipo de coste correspondiente al código de coste.
     Notas
  • Importe
    Introduzca un valor numérico o el importe del pedido. (No es necesario usar comas ni el símbolo de moneda). Por ejemplo, "15000" es la sintaxis correcta. Si no hay un importe para introducir, asegúrese de introducir 0.00 (la importación no aceptará una celda en blanco). 
    Nota: Las líneas en blanco cuentan como líneas en el proceso de importación, así que asegúrese de eliminarlas del final del archivo CSV antes de importar. 

Método de contabilidad basado en unidades/cantidades

Si un contrato utiliza el método de contabilidad basado en unidades/cantidades (consulte ¿Cómo configuro el método de contabilidad de un contrato?), introduzca las partidas en el archivo csv_import.csv de la manera siguiente:

  • Código de subproyecto
    Si los subproyectos están habilitados en el proyecto, introduzca el código de subproyecto. Esta columna solo aparece cuando los subproyectos están habilitados.
     Notas
  • Sobrescribir subtotal
    Para sobrescribir el cálculo automático del subtotal, introduzca un valor aquí. Si introduce un valor aquí, deje siempre los campos de cálculo automático ("Cantidad", "Descripción de la unidad" y "Precio unitario") en blanco. NO cumplimente ambos.
    O
  • Cálculo automático
    Para usar la función de cálculo automático de Procore, introduzca un valor en estos campos. NO cumplimente los campos si ha introducido un valor en el campo "Sobrescribir subtotal". 
     Nota
    • Cantidad
      Introduzca un valor numérico que represente la cantidad de la unidad.
    • Descripción de la unidad
      Introduzca una descripción de la unidad.
    • Precio unitario
      Introduzca el precio por unidad.
    • Tipo de partida
      Introduzca una abreviatura de tipo de coste válida para el código de coste. Consulte ¿Cuáles son los tipos de coste predeterminados de Procore? y Establecer tipos de coste predeterminados. Si la entrada de tipo de coste NO coincide exactamente con un tipo de coste en la cuenta de Procore de la empresa, Procore clasificará automáticamente la entrada como el tipo de coste "Otros".
  • Opcional: Descripción
    Introduzca una descripción detallada de la partida.
  • Número de código de coste
    Introduzca un número de código de coste con el formato siguiente: "Código de división". Por ejemplo 01-100.
  • Nombre de código de coste
    Introduzca un nombre detallado del número de código de coste en el formato siguiente: "Código de división - Título". Por ejemplo 01-100 - Resumen.
  • Partida presupuestaria
    Introduzca una partida presupuestaria del desglose de partidas del contrato principal. No es necesario rellenar este campo, ya que Procore unirá todas las combinaciones de código/categoría de coste automáticamente y las colocará en la herramienta Presupuesto.

Actualizar la plantilla CSV completada en Procore

  1. Desplácese al final de la página.
  2. Elija uno (1) de estos botones de opción:
     Nota
    Un asterisco (*) indica el ajuste predeterminado de Procore. 
    • Eliminar las partidas existentes y añadir CSV como nuevas partidas. Elimina cualquier partida existente en el desglose de partidas y añade las partidas del archivo CSV como nuevas partidas. 
    • *Mantener las partidas existentes y añadir CSV como partidas nuevas. Mantiene todas las líneas de pedido existentes en el desglose de partidas y añade nuevas líneas de pedido del archivo CSV como nuevas partidas. 
      purchase-order-import-sov.png
  3. Seleccione el archivo CSV que haya actualizado.
  4. Haga clic en Importar.
     Nota
  5. Espere unos segundos. Haga clic en la pestaña Desglose de partidas para actualizar su contenido.
  6. Verifique la importación y que todos los elementos del pedido se hayan importado correctamente.
  7. Si necesita realizar más cambios en el desglose de partidas, haga clic en Editar.
    • Añada partidas adicionales manualmente. 
    • Elimine partidas.
    • Actualice el número de código de coste.
    • Editar la descripción, el tipo o el importe de una partida.
  8. Elija entre estas opciones:
    • Haga clic en Guardar. Se guardan sus actualizaciones. 
      O BIEN
    • Haga clic en Guardar y enviar por correo electrónico. Se guardan las actualizaciones y se envía una copia del pedido a los destinatarios de correo electrónico que designe. 

 

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