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Procore

Añadir un desglose de partidas de subcontratista a un pedido

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Contexto

En Procore, la pestaña "Desglose de partidas de subcontratista" está habilitada en la herramienta Pedidos de manera predeterminada. Esta pestaña proporciona a los contratistas intermedios una forma de proporcionar un desglose detallado de elementos de trabajo específicos de un pedido. Los contratistas introducen este desglose en una pestaña aparte, para garantizar que los importes de pedido en cada partida de la pestaña general de desglose de partidas de subcontratista sean coherentes con el acuerdo aprobado. 

Ejemplo

Supongamos que es un contratista principal y tiene un contrato de subcontratista con "ABC Concrete". Antes de que su empresa apruebe el pago de los elementos de trabajo de ese contrato de subcontratista, desea que el subcontratista proporcione un desglose de las partidas de cada combinación de código de coste/tipo de coste para describir sus costes con más detalle.

Para ello, puede hacer que Procore envíe una notificación por correo electrónico al "Contacto de la factura" designado en el pedido. Este correo electrónico solicita a su empresa que complete el desglose de partidas del subcontratista. Una vez que el subcontratista añade su desglose de partidas detallado para demostrar sus costes de mano de obra, materiales u otros costes asociados con los elementos de trabajo, puede enviarle los datos introducidos para su revisión. 

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Para añadir una partida a la pestaña "Desglose de partidas de subcontratista" de cualquier contrato, permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto. 
    • Para añadir una partida a la pestaña SOV de subcontratista de un contrato específico, permisos de nivel de solo lectura o superiores y debe ser el contacto de factura designado del compromiso. Para obtener más información, consulte ¿Qué es un contacto de la factura?
    • Para agregar un elemento de línea a la pestaña SOV del subcontratista cuando un contrato no está marcado como permisos de nivel "Privado", "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Compromisos del proyecto con el permiso pormenorizado "Crear contrato de orden de compra" y/o el permiso pormenorizado "Crear contrato de orden de trabajo" habilitado en su plantilla de permisos.
    • Para añadir una partida a la pestaña Desglose de partidas de subcontratista cuando un contrato está marcado como "Privado", permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Pedidos del proyecto y se añade como una lista desplegable "Contacto de la factura" y como miembro "Privado" con la casilla de verificación "Permitir a los usuarios ver partidas de desglose de partidas" habilitada en la orden de compra o el contrato de subcontratista. Para obtener más información, consulte Crear un compromiso.
  • Limitaciones:
  • Información adicional:
    • Para actualizar un desglose de partidas de subcontratista, debe estar en estado "Borrador" o "Revisar y volver a enviar".
    • Debe añadir partidas al desglose de partidas de subcontratista antes de crear facturas de subcontratista para la orden de compra o el contrato de subcontratista.
  • Para las empresas que utilizan la herramienta icon-erp-synced2.png ERP Integrations: Mostrar/Ocultar
    • El desglose de partidas de subcontratista en Procore que se detalla a continuación NO se sincroniza con el sistema ERP integrado.
    • Solo el desglose de partidas general del pedido en Procore se sincroniza con el sistema ERP integrado. Consulte Añadir una partida a un desglose de partidas de pedido.

Requisitos

Pasos

Actualizar el desglose de partidas

Estos pasos le muestran cómo actualizar el Desglose de partidas general. 

  1. Vaya a la herramienta Pedidos del proyecto.
  2. En la pestaña Contratos, busque la orden de compra o el contrato de subcontratista. 
  3. Haga clic en el enlace Número del contrato para abrirlo.
  4. En la pestaña General , haga clic en Editar contrato. 
     Importante

    Para actualizar la Lista de Valores, se debe designar un usuario como contacto de facturación. Consulte  Añadir contactos de factura a una orden de compra o contrato de subcontratista

  5. Desplácese a la sección Desglose de partidas. 
     Nota
    Si aparece el banner "Las partidas de este contrato no pueden añadirse o modificarse", haga clic en Mostrar detalles para ver una explicación. 
  6. Si se le permite añadir partidas al desglose de partidas, haga clic en el botón Añadir línea.
  7. Añada la partida de la siguiente manera:

    Desglose de partidas

    Esta tabla detalla las columnas de la entrada de la partida. 

    Nombre de columna Haga lo siguiente... Información importante Para obtener más información...
    Partida de evento de cambio Seleccione en la lista desplegable una partida de evento de cambio para vincularla al contrato. Esta columna solo aparece si la herramienta Eventos de cambio está activa en el proyecto. Añadir la herramienta Eventos de cambio al proyecto como se describe en Añadir y eliminar herramientas de proyecto.
    Partida principal Seleccione en la lista desplegable una partida del desglose de partidas del contrato principal.  Esta columna aparece siempre. Si está añadiendo una partida al desglose de partidas del contrato que NO está contabilizada en el contrato principal, seleccione la opción No presupuestado.  Actualizar desglose de partidas en un contrato principal
    Código de presupuesto Seleccione un código de presupuesto de la lista desplegable o haga clic en Crear un código de presupuesto. Los código de presupuesto se crean en la estructura de desglose de trabajo de Procore. Ver ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore?

    Crear códigos de presupuesto en las herramientas financieras del proyecto de Procore
    Descripción Introduzca una descripción para la nueva partida que está añadiendo al desglose de partidas del contrato de pedido. N/D N/D
    Código fiscal Seleccione un código fiscal para asociarlo a la partida. Esta columna solo está disponible cuando la función de códigos fiscales está activada en Procore. ¿Cómo puedo usar los códigos fiscales en un proyecto?
    Importe Introduzca el coste asociado al alcance de trabajo de la partida.  Se trata de un valor monetario.  N/D
    Facturado a la fecha Esta columna se actualiza automáticamente.  Después de crear una (1) o más facturas para esta partida, el valor de esta columna se actualiza para mostrar el importe facturado hasta la fecha.  Acerca de las facturas de subcontratista
    Importe restante Esta columna se actualiza automáticamente. Después de crear una (1) o más facturas para esta partida, Procore actualiza el valor de esta columna para mostrar el importe que queda por facturar. Acerca de las facturas de subcontratista

     
  8. Repita los pasos anteriores para todas las partidas que desee añadir al desglose de partidas del contrato.
  9. Cuando haya terminado de añadir partidas, realice una de las siguientes acciones:
    • Si está creando un nuevo contrato, haga clic en Crear.  
      O
    • Si está editando un contrato existente, haga clic en Guardar.
  10. Opcional: Si ha habilitado el desglose de partidas del Subcontratista (SSOV) y desea enviar una alerta al contacto de la factura para actualizar el SSOV, continúe con el siguiente paso. 

Enviar una notificación del desglose de partidas del subcontratista

Si la pestaña SOV de subcontratista está habilitada en el proyecto (consulte Habilitar o deshabilitar la pestaña SOV de subcontratista en la herramienta Compromisos), puede enviar una notificación al contacto de factura de su colaborador intermedio (consulte ¿Qué es un contacto de factura?) para alertarlos de que completen el desglose de partidas detallado requerido en el programa de valores de subcontratista del contrato. Para obtener más información, consulte ¿Qué es un cronograma de valores de un subcontratista?

 Nota
Para enviar la notificación del desglose de partidas del Subcontratista, el contrato de pedido debe estar en el estado Borrador o Revisar y reenviar . El botón "Enviar notificación SSOV" NO está disponible cuando el contrato está en otros estados. 
  1. Haga clic en la pestaña Desglose de partidas de subcontratista. 
  2. Opcional: Si desea editar el desglose de partidas del Subcontratista antes de enviar una notificación al contacto de facturación de su colaborador, haga clic en el botón Editar SSOV . A continuación, actualice el SSOV según sea necesario y haga clic en Guardar. 
  3. Haga clic en Enviar notificación de SSOV.

    send-ssov-notification-button.png

    Aparecerá un banner VERDE cuando Procore envíe un mensaje de correo electrónico a la persona designada como "Contacto de facturación" en el contrato de pedido. El correo electrónico avisará al contacto de facturación para que actualice el desglose de partidas del subcontratista con un desglose detallado de cada partida en la desglose de partidas general del contrato. 

Actualizar el desglose de partidas de subcontratista

Abrir la Lista de Valores del Subcontratista desde la Herramienta de Compromisos

 Sugerencia

¿Recibió un correo electrónico invitándole a proporcionar un desglose de su lista de valores en un compromiso?  Si usted es un contacto de factura de la "empresa contratista" en un contrato de compromiso, la empresa para la que está realizando el trabajo puede invitarlo a proporcionar un desglose detallado de la lista de valores en un contrato de compromiso. Para responder a ese correo electrónico en lugar de seguir los pasos a continuación, consulte ¿Cómo envío un cronograma de valores de subcontratista para un compromiso de Procore?

  1. Vaya a la herramienta Pedidos del proyecto.
  2. Haga clic en la pestaña Contratos.
  3. Busque la orden de compra o el contrato de subcontratista con el que trabajar y haga clic en el vínculo Número.
  4. Haga clic en la pestaña Desglose de partidas de subcontratista.
  5. Continúe con el siguiente paso.

Actualizar la tabla de valores del subcontratista

Si usted es un administrador de facturas (o un contacto de facturas que ha sido invitado a actualizar un SOV del subcontratista), puede realizar estos pasos en el contrato de compromiso.

  1. En el compromiso, haga clic en la pestaña Subcontratista SOV .
     Nota
    Si NO ve la pestaña 'SOV del subcontratista' en el contrato de compromiso, un usuario con permisos de nivel 'Admin' en la herramienta de compromisos debe habilitarla. Consulte Añadir una SOV de subcontratista a un compromiso y Activar o desactivar la pestaña SOV de subcontratista en la herramienta de compromisos.
  2. Haga clic en Editar. 
  3. Introduzca un desglose detallado de las partidas en la pestaña SOV del subcontratista como se indica a continuación:
    sub-sov-remaining-to-allocate.png
    • Haga clic en el vínculo +Añadir partida.
    • En el cuadro Descripción, añada una descripción detallada del trabajo que debe realizarse. 
    • En el cuadro Importe, añada el importe específico para ese trabajo. 
    • Continúe este paso hasta que la cantidad "Restante por asignar" para ese código presupuestario y descripción sea de $0.00.
  4. Cuando haya asignado todos los importes en la pestaña Desglose de partidas de subcontratista, haga clic en el botón Enviar. 
     Notas
    • El botón "Enviar" está atenuado y no está disponible hasta que todos los campos Restante por asignar en el desglose de partidas de subcontratista indiquen 0,00 €.
    • Después de hacer clic en el botón, Procore cambia el estado del desglose de partidas de subcontratista a En revisión. 
    • NO podrá editar su presentación a menos que el administrador de la factura cambie el estado del SOV del subcontratista a Revisar & Volver a presentar.