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Procore

Añadir un desglose de partidas de subcontratista a un pedido

Contexto

En Procore, la pestaña "Desglose de partidas de subcontratista" está habilitada en la herramienta Pedidos de manera predeterminada. Esta pestaña proporciona a los contratistas intermedios una forma de proporcionar un desglose detallado de elementos de trabajo específicos de un pedido. Los contratistas introducen este desglose en una pestaña aparte, para garantizar que los importes de pedido en cada partida de la pestaña general de desglose de partidas de subcontratista sean coherentes con el acuerdo aprobado. 

Ejemplo

Supongamos que es un contratista principal y tiene un contrato de subcontratista con "ABC Concrete". Antes de que su empresa apruebe el pago de los elementos de trabajo de ese contrato de subcontratista, desea que el subcontratista proporcione un desglose de las partidas de cada combinación de código de coste/tipo de coste para describir sus costes con más detalle.

Para ello, puede hacer que Procore envíe una notificación por correo electrónico al "Contacto de la factura" designado en el pedido. Este correo electrónico solicita a su empresa que complete el desglose de partidas del subcontratista. Una vez que el subcontratista añade su desglose de partidas detallado para demostrar sus costes de mano de obra, materiales u otros costes asociados con los elementos de trabajo, puede enviarle los datos introducidos para su revisión. 

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Para añadir una partida a la pestaña "Desglose de partidas de subcontratista" de cualquier contrato, permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto. 
    • Para añadir una partida a la pestaña "Desglose de partidas de subcontratista" de un contrato específico, permisos de nivel "Solo lectura" o superior si el usuario también es el contacto de la factura designado en la orden de compra o el contrato de subcontratista. Para obtener más información, consulte ¿Qué es un contacto de la factura?
    • Para añadir una partida a la pestaña "Desglose de partidas de subcontratista" cuando un contrato no está marcado como "Privado", permisos de "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Pedidos del proyecto con los permisos pormenorizados "Crear orden de compra" o "Crear contrato de subcontratista" habilitados en su plantilla de permisos.
    • Para añadir una partida a la pestaña Desglose de partidas del subcontratista cuando un contrato está marcado como privado, permisos de nivel estándar en la herramienta Pedidos del proyecto y debe habérsele añadido como contacto de la factura y como miembro en la lista desplegable "Privado" con la casilla de verificación "Permitir a estos usuarios ver partidas del desglose de partidas" habilitada en la orden de compra o contrato de subcontratista. Para obtener más información, consulte Crear una orden de compra o Crear un contrato de subcontratista.
  • Limitaciones:
  • Información adicional:
    • Debe añadir partidas al desglose de partidas de subcontratista antes de crear facturas de subcontratista para la orden de compra o el contrato de subcontratista.
  • Para empresas que utilizan la herramienta Integraciones ERP: Mostrar/Ocultar  
    • El desglose de partidas de subcontratista en Procore que se detalla a continuación NO se sincroniza con el sistema ERP integrado.
    • Solo el desglose de partidas general del pedido en Procore se sincroniza con el sistema ERP integrado. Consulte Añadir una partida a un desglose de partidas de pedido.

Requisitos

Pasos

Crear una orden de compra o un contrato de subcontratista

Complete los pasos descritos en Crear una orden de compra o Crear un contrato de subcontratista. A continuación, continúe actualizando el desglose de partidas como se describe en el siguiente paso.

Actualizar el desglose de partidas

Estos pasos le muestran cómo actualizar la pestaña Desglose de partidas. 

  1. Vaya a la herramienta Pedidos del proyecto.
  2. En la pestaña Contratos, busque la orden de compra o el contrato de subcontratista. 
  3. Haga clic en el vínculo con el número del contrato que desea actualizar.
  4. Complete la introducción de datos en la pestaña General.  
     Importante

    Para actualizar los desgloses de partidas, se debe designar un usuario como contacto de la factura. Consulte Añadir contactos de la factura a una orden de compra o contrato de subcontratista.

  5. En Desglose de partidas, añada partidas haciendo clic en el vínculo haga clic aquí para añadir.
    Estas son las partidas que su subcontratista desglosará con más detalle en el desglose de partidas de subcontratista.
  6. Añada todas las partidas asociadas con el pedido:
    • Partida de evento de cambio
      Si la herramienta Eventos de cambio se ha añadido al proyecto, seleccione una partida del evento de cambio relacionada para vincularla al pedido. Si NO se ha añadido la herramienta Eventos de cambio, esta columna NO se mostrará en la pestaña Desglose de partidas. 
    • Partida principal
      Si la herramienta Eventos de cambio está deshabilitada en el proyecto, la columna de Partida principal aparecerá en lugar de la columna "Partida de evento de cambio". Seleccione una partida de contrato principal relacionada en la lista desplegable.
       Nota
      Si añade una partida al desglose de partidas del subcontratista que NO se contabiliza en el contrato principal, seleccione la opción No presupuestado
    • Código de presupuesto
      Seleccione un código de presupuesto en la lista o haga clic en Crear código de presupuesto para crear uno nuevo. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto?
    • Descripción
      Introduzca una descripción de la partida.
    • Código fiscal
      Seleccione un código fiscal asociado con la partida. Este campo solo es visible cuando la función de códigos fiscales está habilitada. Consulte ¿Cómo puedo usar códigos fiscales en un proyecto?
    • Importe
      Introduzca el coste asociado con el alcance de trabajo de la partida.
  7. Haga clic en Añadir partida para añadir partidas adicionales según sea necesario.
  8. Cuando haya terminado de añadir partidas, realice una de las siguientes acciones:

Actualizar el desglose de partidas de subcontratista

Abra la invitación de desglose de partidas

  1. Abra el mensaje de correo electrónico para desglosar las partidas del pedido. 
     Sugerencia
    ¿No encuentra el mensaje de correo electrónico? Busque en el programa de correo electrónico un mensaje de procoretech.com. La línea de asunto del correo electrónico tiene el formato "[Nombre de usuario de Procore] le ha invitado a desglosar sus partidas para este pedido.  
  2. Revise el contenido de ese mensaje. A continuación se muestra un ejemplo.
    commitment-ssov-breakdown-invite.png
  3. Elija entre estas opciones:
    • Haga clic en el vínculo Ver en línea junto a "Más detalles" en la parte superior o inferior del mensaje de correo electrónico. 
      O BIEN
    • Haga clic en el botón Ir a Procore en el mensaje de correo electrónico.  
       Notas

Actualizar el desglose de partidas de subcontratista

  1. Vaya a la herramienta Pedidos del proyecto. 
  2. Haga clic en la pestaña Contratos
  3. Busque la orden de compra o el contrato de subcontratista que deba actualizarse. A continuación, haga clic en el vínculo con su número
  4. En la factura, haga clic en la pestaña Desglose de partidas de subcontratista
  5. En la pestaña "Desglose de partidas de subcontratista", haga clic en el botón Editar.
    edit-subcontractor-sov.png
  6. Para cada elemento de la pestaña "Desglose de partidas de subcontratista", debe añadir nuevas partidas para proporcionar un desglose detallado sobre cómo se asignará el importe "Restante por asignar":
     sub-sov-remaining-to-allocate.png
    1. Para cada partida que tenga que asignar, haga lo siguiente.
      1. Haga clic en Añadir línea
      2. En la nueva partida, introduzca una descripción de la tarea realizada o el coste del elemento. 
      3. En el cuadro Importe, introduzca el importe en dólares de la partida. 
      4. Continúe añadiendo partidas hasta que el valor "Restante por asignar" sea de 0,00 $. 
      5. Repita los pasos anteriores para proporcionar un desglose detallado de las partidas para cada código de presupuesto enumerado en el desglose de partidas de subcontratista. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto?
    2. Cuando haya completado la asignación de todas las partidas y el importe de "Restante por asignar" sea 0,00 $, puede hacer clic en Enviar
       Notas
      • El botón "Enviar" está atenuado y no está disponible hasta que todos los campos Restante por asignar en el desglose de partidas de subcontratista indiquen 0,00 €.
      • Después de hacer clic en el botón, Procore cambia el estado del desglose de partidas de subcontratista a En revisión
      • NO podrá editar su envío a menos que el contratista cambie el estado del desglose de partidas de subcontratista a Revisar y volver a enviar

 

Abra la invitación de desglose de partidas

  1. Abra el mensaje de correo electrónico para desglosar las partidas del pedido. 
     Sugerencia
    ¿No encuentra el mensaje de correo electrónico? Busque en el programa de correo electrónico un mensaje de procoretech.com. La línea de asunto del correo electrónico tiene el formato "[Nombre de usuario de Procore] le ha invitado a desglosar sus partidas para este pedido.  
  2. Revise el contenido de ese mensaje. A continuación se muestra un ejemplo.
    commitment-ssov-breakdown-invite.png
  3. Elija entre estas opciones:
    • Haga clic en el vínculo Ver en línea junto a "Más detalles" en la parte superior o inferior del mensaje de correo electrónico. 
      O BIEN
    • Haga clic en el botón Ir a Procore en el mensaje de correo electrónico.  
       Notas

Actualizar el desglose de partidas de subcontratista

  1. Vaya a la herramienta Pedidos del proyecto. 
  2. Haga clic en la pestaña Contratos
  3. Busque la orden de compra o el contrato de subcontratista que deba actualizarse. A continuación, haga clic en el vínculo con su número
  4. En la factura, haga clic en la pestaña Desglose de partidas de subcontratista
  5. En la pestaña "Desglose de partidas de subcontratista", haga clic en el botón Editar.
    edit-subcontractor-sov.png
  6. Para cada elemento de la pestaña "Desglose de partidas de subcontratista", debe añadir nuevas partidas para proporcionar un desglose detallado sobre cómo se asignará el importe "Restante por asignar":
     sub-sov-remaining-to-allocate.png
    1. Para cada partida que tenga que asignar, haga lo siguiente.
      1. Haga clic en Añadir línea
      2. En la nueva partida, introduzca una descripción de la tarea realizada o el coste del elemento. 
      3. En el cuadro Importe, introduzca el importe en dólares de la partida. 
      4. Continúe añadiendo partidas hasta que el valor "Restante por asignar" sea de 0,00 $. 
      5. Repita los pasos anteriores para proporcionar un desglose detallado de las partidas para cada código de presupuesto enumerado en el desglose de partidas de subcontratista. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto?
    2. Cuando haya completado la asignación de todas las partidas y el importe de "Restante por asignar" sea 0,00 $, puede hacer clic en Enviar
       Notas
      • El botón "Enviar" está atenuado y no está disponible hasta que todos los campos Restante por asignar en el desglose de partidas de subcontratista indiquen 0,00 €.
      • Después de hacer clic en el botón, Procore cambia el estado del desglose de partidas de subcontratista a En revisión
      • NO podrá editar su envío a menos que el contratista cambie el estado del desglose de partidas de subcontratista a Revisar y volver a enviar

Abra la invitación de desglose de partidas

  1. Abra el mensaje de correo electrónico para desglosar las partidas del pedido. 
     Sugerencia
    ¿No encuentra el mensaje de correo electrónico? Busque en el programa de correo electrónico un mensaje de procoretech.com. La línea de asunto del correo electrónico tiene el formato "[Nombre de usuario de Procore] le ha invitado a desglosar sus partidas para este pedido.  
  2. Revise el contenido de ese mensaje. A continuación se muestra un ejemplo.
    commitment-ssov-breakdown-invite.png
  3. Elija entre estas opciones:
    • Haga clic en el vínculo Ver en línea junto a "Más detalles" en la parte superior o inferior del mensaje de correo electrónico. 
      O BIEN
    • Haga clic en el botón Ir a Procore en el mensaje de correo electrónico.  
       Notas

Actualizar el desglose de partidas de subcontratista

  1. Vaya a la herramienta Pedidos del proyecto. 
  2. Haga clic en la pestaña Contratos
  3. Busque la orden de compra o el contrato de subcontratista que deba actualizarse. A continuación, haga clic en el vínculo con su número
  4. En la factura, haga clic en la pestaña Desglose de partidas de subcontratista
  5. En la pestaña "Desglose de partidas de subcontratista", haga clic en el botón Editar.
    edit-subcontractor-sov.png
  6. Para cada elemento de la pestaña "Desglose de partidas de subcontratista", debe añadir nuevas partidas para proporcionar un desglose detallado sobre cómo se asignará el importe "Restante por asignar":
     sub-sov-remaining-to-allocate.png
    1. Para cada partida que tenga que asignar, haga lo siguiente.
      1. Haga clic en Añadir línea
      2. En la nueva partida, introduzca una descripción de la tarea realizada o el coste del elemento. 
      3. En el cuadro Importe, introduzca el importe en dólares de la partida. 
      4. Continúe añadiendo partidas hasta que el valor "Restante por asignar" sea de 0,00 $. 
      5. Repita los pasos anteriores para proporcionar un desglose detallado de las partidas para cada código de presupuesto enumerado en el desglose de partidas de subcontratista. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto?
    2. Cuando haya completado la asignación de todas las partidas y el importe de "Restante por asignar" sea 0,00 $, puede hacer clic en Enviar
       Notas
      • El botón "Enviar" está atenuado y no está disponible hasta que todos los campos Restante por asignar en el desglose de partidas de subcontratista indiquen 0,00 €.
      • Después de hacer clic en el botón, Procore cambia el estado del desglose de partidas de subcontratista a En revisión
      • NO podrá editar su envío a menos que el contratista cambie el estado del desglose de partidas de subcontratista a Revisar y volver a enviar