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Procore

Completar un contrato de pedido con DocuSign®

Objetivo

Cumplimentar una orden de compra o contrato de subcontratista con DocuSign®.

Contexto

Después de crear una orden de compra o un contrato de subcontratista, los usuarios de Procore con una cuenta de DocuSign® pueden preparar un sobre de DocuSign® para el pedido y enviarlo al destinatario correspondiente para solicitar una firma. Cuando se envía correctamente un documento para su firma, el estado del contrato cambia a "Enviado para firma". 

Si es destinatario de una solicitud de firma, no necesita una cuenta de DocuSign®. Sin embargo, si tiene una cuenta de DocuSign® y la dirección de correo electrónico coincide con el correo electrónico que usa en Procore, se guardará una copia de cualquier documento que firme en su cuenta de DocuSign®. Una vez recopiladas todas las firmas necesarias en DocuSign®, Procore cambia el estado del pedido a "Aprobado".

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto
  • Información adicional:

Pasos

Preparar un sobre DocuSign® para firmar

  1. Vaya a la herramienta Pedidos del proyecto.
  2. En la pestaña Contratos, busque la orden de compra o el contrato de subcontratista. A continuación, haga clic en Editar.
  3. En Información general, marque la casilla de verificación Firmar con DocuSign.

    sign-with-docusign.png
     
  4. Complete su introducción de datos según sea necesario. Consulte Crear una orden de compra y Crear un contrato de subcontratista.
  5. Si desea añadir partidas al desglose de partidas, haga clic en Crear e introducir un desglose de partidas
  6. Después de completar la introducción de datos requerida, haga clic en Completar con DocuSign

    complete-with-docusign.png
     
  7. Si no ha iniciado sesión en DocuSign® desde Procore antes, siga estos pasos:
    1. Introduzca su dirección de correo electrónico de DocuSign®.

      docusign-login.png
    2. Haga clic en Continuar.
    3. Introduzca su contraseña.
    4. Haga clic en Iniciar sesión
      Una vez que haya iniciado sesión en DocuSign®, el contrato se añadirá automáticamente al sobre de DocuSign®, junto con los archivos adjuntos del pedido.
  8. Prepare el sobre de DocuSign® con estas opciones:
     Nota
    Para obtener más información sobre cómo preparar un sobre de DocuSign®, visite el  sitio de soporte técnico de DocuSign®
    • Añadir documentos al sobre
      Un PDF del pedido se carga automáticamente en DocuSign® junto con los archivos adjuntos que se añadan al pedido. Si desea añadir documentos adicionales solo a DocuSign®,​haga clic en el botón Cargar u Obtener de la nube.
    • Añadir destinatarios al sobre
      Como remitente, su nombre y dirección de correo electrónico aparecerán automáticamente como destinatario. 
    • Añadir mensaje a todos los destinatarios
      Introduzca un asunto de correo electrónico y un mensaje de correo electrónico
  9. Haga clic en Siguiente
  10. Coloque los campos adicionales según desee. La integración coloca automáticamente los campos Firma y Fecha de firma.

    docusign-add-fields.png
  11. Cuando esté listo para enviar el sobre y documentos para que se firmen, haga clic en el botón Enviar.

Revisar y firmar documentos en DocuSign®

Si ha recibido una solicitud para firmar un documento en DocuSign®, siga estos pasos:

  1. Vaya a su bandeja de entrada de correo electrónico.
  2. Busque el mensaje de correo electrónico de DocuSign® y ábralo. 
  3. Haga clic en el botón Revisar documento

    review-document-button.png
     
  4. En la ventana "Revisar y firmar documentos", haga lo siguiente:
    • Haga clic en Iniciar. Haga clic en este botón para pasar al campo de la firma. Si hay varias firmas por recopilar, se le dirigirá a la primera firma. 
    • Haga clic en Firmar. Haga clic en este botón para añadir su firma electrónica a la página. 
    • Haga clic en Finalizar. Cuando haya cumplimentado todos los campos de firma obligatorios, haga clic en este botón para guardar una copia del documento en su cuenta de DocuSign®. 
 Nota

Una vez que DocuSign® haya recopilado todas las firmas electrónicas, Procore actualizará automáticamente el pedido de la siguiente manera:

  • Cambia el estado del pedido a "Aprobado".
  • Marca la casilla de verificación Ejecutado para indicar que se han obtenido todas las aprobaciones requeridas.
  • Actualiza la Fecha de recepción de contrato firmado con la fecha de finalización.

 

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