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Procore

Completar un contrato de pedido con DocuSign®

  1. Última actualización
  2. Guardar como PDF

Objetivo

Para completar el proceso de firma electrónica de un pedido utilizando la integración de Procore + DocuSign®.

Contexto

Después de crear un pedido o subcontrato, los usuarios de Procore con una cuenta DocuSign® pueden preparar un sobre DocuSign® para el compromiso glossary-of-terms#Commitment y enviarlo al destinatario correspondiente para solicitar una firma.

Si es destinatario de una solicitud de firma, no necesita una cuenta de DocuSign®. Sin embargo, si tiene una cuenta de DocuSign® y la dirección de correo electrónico coincide con el correo electrónico que usa en Procore, se guardará una copia de cualquier documento que firme en su cuenta de DocuSign®. Una vez recopiladas todas las firmas necesarias en DocuSign®, Procore cambia el estado del pedido a "Aprobado".

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto
  • Información adicional:
    • Una vez que inicie sesión en su cuenta de DocuSign® desde Procore, NO tendrá que volver a iniciar sesión hasta que el token de inicio de sesión caduque. Una vez que haya caducado, aparecerá en Procore el banner de «Se requiere una nueva autenticación». Para obtener más información, consulte ¿Qué significan los diferentes banners de DocuSign® en Procore?

Requisitos

Pasos

Abrir el pedido en Procore

  1. Vaya a la herramienta Pedidos del proyecto. 
  2. En la pestaña Contratos, localice el pedido con el que desea trabajar. 
  3. Haga clic en el vínculo con su número para abrirlo. 
  4. En la ficha del pedido Información general , haga clic en Editar contrato. 
  5. Asegúrese de que aparece una marca en la casilla de verificación Firmar con DocuSign .
    subcontract-sign-with-docusign-checkbox.png
  6. Complete su introducción de datos según sea necesario. Consulte Crear una orden de compra y Crear un contrato de subcontratista.
     Nota
    Para añadir partidas al Desglose de partidas (DDP), haga clic en Crear & Introducir DDP.
  7. Una vez completada la entrada de datos, elija entre estas opciones:
    • Si se trata de un pedido existente, haga clic en el botón Enviar con DocuSign en la parte superior de la página.

      commitment-existing-send-with-docusign.png
    • Si se trata de un nuevo pedido que acaba de crear, haga clic en Crear y enviar con DocuSign en la parte inferior de la página.
      new-commitment-create-and-send-with-docusign.png

      Procore iniciará la aplicación web de DocuSign®. Si NO ha iniciado sesión en su cuenta de DocuSign®, debe seguir los pasos de Iniciar sesión en DocuSign® . Si ya ha iniciado sesión, continúe en Prepare el sobre de DocuSign®. 

Iniciar sesión en DocuSign®

Preparar el sobre de DocuSign®

Una vez que haya iniciado sesión en DocuSign®, aparecerá la página «Cargar un documento y añadir un destinatario del sobre». Siga estos pasos:

Añadir documentos al sobre

La siguiente información de Procore rellena automáticamente el sobre de DocuSign®:

  • Una copia del pedido en PDF se añade automáticamente a la sección «Añadir documentos al sobre». 
  • Las casillas de firma necesarias para cada «Rol» en el contrato. Por ejemplo, el contratista principal o el subcontratista que son partes en el contrato de pedido. Esto incluye el «Nombre» y la «Dirección de correo electrónico» de cada usuario. Para obtener más información, consulte Añadir destinatarios al sobre, a continuación.
  1. Opcional: Si desea añadir documentos adicionales al sobre, elija una de las opciones disponibles en la sección «Añadir documentos al sobre»:

    docusign-add-documents-to-envelope.png
     Nota
    Las opciones disponibles en la sección «Añadir documentos al sobre» las desarrolla y gestiona DocuSign®. Para aprender a utilizar DocuSign®, Procore recomienda consultar el contenido recogido en support.docusign.com. 
    1. Cargar
    2. Utilizar una plantilla
    3. Obtener de la nube

Añadir destinatarios al sobre

  1. En «Añadir destinatarios al sobre», mantenga las casillas de firma predeterminadas. 
     Nota

    Como se ilustra a continuación, la siguiente información de Procore, si está disponible, se rellena automáticamente en DocuSign®:

    docusign-add-recipients-to-the-envelope.png

Añadir un mensaje para todos los destinatarios

  1. En la sección «Message to All Recipients» (Mensaje para todos los destinatarios), haga lo siguiente:
    • Asunto del correo electrónico
      Introduzca un asunto para el mensaje de correo electrónico que se va a enviar. 
    • Mensaje del correo electrónico
      Introduzca el texto del cuerpo del mensaje de correo electrónico que se va a enviar. 
  2. Haga clic en Siguiente. 

Comprobar la vista previa de los campos de firma y enviar el sobre

El siguiente paso es obtener una vista previa de los campos de firma en el PDF. Los campos de firma corresponden a los roles de Procore. Por ejemplo, el contratista principal y el subcontratista que son partes del contrato del pedido. Estos campos se añaden automáticamente al sobre de DocuSign® mediante la integración de Procore + DocuSign®. 

  1. Desplácese hasta la parte inferior del PDF para ver los campos de firma. A continuación, se muestra un ejemplo. 

    docusign-signature-fields-send.png
     
  2. Mantenga los campos de firma existentes. Procore rellena automáticamente estos campos y mantenerlos en sus posiciones predeterminadas asegura que el flujo de trabajo de la firma para la aplicación de Procore funciona como se espera. 
  3. Opcional: Añada cualquier «Campo estándar» al formulario que desee.
     Nota
    Las opciones del área «Campos estándar» las desarrolla y gestiona DocuSign®. Para aprender a utilizar DocuSign®, Procore recomienda consultar el contenido recogido en support.docusign.com. 
  4. Cuando esté listo para recoger las firmas especificadas, haga clic en Enviar.
    DocuSign® envía el sobre a los destinatarios especificados, que pueden continuar con el paso siguiente. Una vez que se han recogido todas las firmas y se han aplicado al documento, Procore cambia el estado de la contrato de pedido a «Aprobado». También tiene la opción de actualizar el estado del pedido manualmente. 

     

Consulte también