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Procore

Crear contratos de subcontratista

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Objetivo

Crear un contrato de subcontratista en Procore utilizando la herramienta Pedidos del proyecto.

Contexto

Los contratos se pueden adjudicar durante las fases de ante proyecto y construcción de un proyecto y, por lo general, la dirección del proyecto los crea y realiza su seguimiento en Procore. Después de la adjudicación de un contrato principal, el director de proyectos crea órdenes de compra y contratos de subcontratista para especialidades específicas a fin de garantizar la disponibilidad de materiales y servicios de subcontratista de un proyecto. 

Temas a considerar

Requisitos

Pasos

  1. Acceda a la herramienta Commitments del proyecto.
  2. En la pestaña Contratos , haga clic en el botón Crear y elija Subcontrato en la lista desplegable.

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  3. Continúe con los siguientes pasos:

Añadir la información básica

Actualice la información básica de la siguiente manera:

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 Notas
  • No hay campos obligatorios al añadir la información básica.
  • Si hace clic en el botón Create sin completar ninguna entrada de datos, Procore guarda el contrato, le incluye como creador y lo coloca automáticamente en el estado Draft .
  • Número de contrato
    Para numerar su (s) contrato(s), elija entre estas opciones:
    • Si numera sus contratos utilizando un sistema de numeración secuencial, puede introducir cualquier combinación de caracteres alfanuméricos en esta casilla. Para los contratos posteriores, Procore aplica automáticamente la numeración consecutiva en orden ascendente.
      Ejemplo

      Los siguientes ejemplos muestran cómo funciona la numeración consecutiva ascendente de Procore:

      • Si el contrato anterior era 1, los siguientes contratos son 2, 3 , y así sucesivamente.
      • Si el contrato anterior era PC-0001, los siguientes contratos son PC-0002, PC-0003 , y así sucesivamente.
      • Si el contrato anterior era DCA00010-12-G-0001, los siguientes contratos son DCA00010-12-G-0002, DCA00010-12-G-0003 , y así sucesivamente.
    • Si NO numera sus contratos utilizando la numeración secuencial, puede introducir manualmente un número único para cada contrato principal. Para ello, escriba sobre la entrada existente en la casilla Número . NO está permitido duplicar los números de los contratos.
  • Empresa contratista
    Seleccione el nombre de la empresa del promotor o del cliente del proyecto en la lista desplegable. Esta es la empresa propietaria del proyecto de construcción o el cliente que ha contratado a su empresa para supervisar el trabajo del proyecto. Para que aparezca como una opción de la lista, añada una empresa al directorio del proyecto. 
  • Título
    Escriba un nombre descriptivo para el contrato.
  • Opcional: Firmar con DocuSign®
    Mueva este conmutador de alternancia a la derecha para recoger firmas con la integración de Procore + DocuSign®. Para saber cómo activar la integración en Procore, consulte Activar o desactivar la integración de DocuSign® en un proyecto de Procore. 

Actualizar la información general

Actualizar el contrato con información más general:

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  • Estado
    Procore asigna automáticamente a los contratos el estado "Por defecto". Para seleccionar un estado diferente, elija una de las etiquetas de estado de la lista desplegable. Las opciones incluyen
     Nota
    Para crear órdenes de cambio y facturas, el estado de su contrato debe ser Aprobado o Completo .
  • Ejecutado
    Marque esta casilla si el contrato está totalmente ejecutado. Un contrato totalmente ejecutado es un acuerdo legalmente efectivo que ha sido firmado por los representantes autorizados de cada parte.
  • Retención por defecto
    Introduzca un número que represente el porcentaje que se retendrá como retención sobre las partidas del contrato Lista de valores. Por ejemplo, si tiene previsto retener el diez (10) por ciento del valor de la partida, introduzca 10%.
  • Descripción
    Introduzca una descripción más detallada del contrato principal. Puede aplicar al texto las opciones de la barra de herramientas de formato.

Actualizar el acceso al contrato

El uso de la configuración de privacidad solo permite el acceso a los administradores del proyecto y a los usuarios no administradores seleccionados. Para cambiar los permisos de acceso del contrato, haga lo siguiente:

  1. Marque o desmarque la casilla "Privado". Procore activa esta configuración de forma predeterminada.  
  2. Seleccione un empleado de la "Empresa contratista" de la lista desplegable Contacto de factura.  

Actualizar las fechas del contrato

Para actualizar el contrato con fechas importantes, haga lo siguiente:

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 Nota
El administrador de Procore de su empresa gestiona las fechas que aparecen en la sección "Fechas del contrato" utilizando la función de conjuntos de campos configurables. Para más detalles, consulte ¿Qué campos de la herramienta Compromisos pueden configurarse como obligatorios, opcionales u ocultos?
  • Fecha de inicio
    Seleccione la fecha de inicio oficial del proyecto de construcción.
  • Finalización estimada
    Seleccione la fecha de finalización estimada del proyecto de construcción glossary-of-terms#Estimated_Completion_Date desde el control del calendario.
     En versión beta
    Nota para los usuarios que participan en el programa beta de lanzamiento limitado de las Órdenes de cambio iniciadas en campo.  La siguiente información detalla una configuración que está disponible para los usuarios de Procore que participan en el Programa de Participantes Beta para Órdenes de Cambio Iniciadas en Campo. Para obtener más información sobre esta versión, consulte Pedidos: Permitir que los colaboradores envíen órdenes de cambio iniciadas en el campo.  
  • Finalización real
    Seleccione la fecha de finalización real del proyecto de construcción .
  • Contrato firmado recibido
    Seleccione la fecha en el control de calendario. El contrato firmado recibido representa la fecha en que se recibió el contrato ejecutado.

Añadir el alcance del trabajo

Las inclusiones y exclusiones del contrato varían de un proyecto a otro. Sin embargo, la intención es definir exactamente lo que se incluye y lo que NO se incluye en el precio del contrato y en el alcance del trabajo. Para actualizar la tarjeta de "inclusiones y exclusiones" del contrato, haga lo siguiente:

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  • Inclusiones
    Añada las inclusiones del contrato en esta casilla. Puede aplicar al texto las opciones de la barra de herramientas de formato.
  • Exclusiones
    Añada las exclusiones del contrato en esta casilla. Puede aplicar al texto las opciones de la barra de herramientas de formato.

Establecer el método contable

El primer paso a la hora de actualizar una tabla de valores es definir el método de contabilización del contrato. El método que elija también se aplica a todas las órdenes de cambio y/o facturas de ese contrato. El método de contabilización sólo puede cambiarse ANTES de añadir partidas a un SOV. Procore NO permite cambiar el método contable de un contrato después de añadir partidas.

 Sugerencia
¿Cuál es la diferencia entre el contrato basado en la cantidad y el contrato basado en la unidad/cantidad? Para más detalles, consulte ¿Cómo puedo establecer el método de contabilidad para un contrato o financiación?
  • Para cambiar el método contable a Unidad/Cantidad, haga clic en el botón Cambiar a Unidad/Cantidad .
  • Para volver a cambiar el método contable a Basado en el Importe, haga clic en el botón Cambiar a Basado en el Importe .

Actualizar la tabla de valores

Hay dos (2) métodos para actualizar el SOV del subcontrato:

Añadir partidas a la tabla de valores

De forma predeterminada, puede introducir elementos de línea en el SOV del subcontratista en cualquier momento, siempre y cuando NO se encuentre en el estado "Aprobado".

 Nota
Si su equipo de proyecto ha activado la configuración "Habilitar programación siempre editable de valores" en esta herramienta, los usuarios con el permiso de usuario necesario para editar subcontratos pueden agregar partidas a la programación de valores cuando un contrato se encuentra en cualquier estado. Para obtener información específica sobre esta configuración, consulte ¿Qué es la configuración "Habilitar programación siempre editable de valores"?

Para añadir manualmente partidas a la tabla de valores:

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  1. Elija entre estas opciones:
    • Si el SOV está en blanco, haga clic en Añadir línea en "Todavía no tiene partidas".
      O
    • Si tiene partidas existentes, haga clic en Add Line.
      Procore crea nuevas partidas que comienzan con el número "1". Las líneas subsiguientes se crean en orden numérico.
  2. Designe un código presupuestario glossary-of-terms#Budget_Code para la nueva partida. Tiene estas opciones:
    • Para asignar un código presupuestario existente a la partida, comience a escribir un código en la casilla Search y seleccione el código correspondiente de la lista.
      O
    • Para crear un nuevo código de presupuesto para la partida, haga clic en el botón Create Budget Code . A continuación, seleccione los elementos de segmento apropiados de la(s) lista(s) desplegable(s) para satisfacer los requisitos del patrón de código presupuestario de su proyecto. A continuación, haga clic en Crear.
  3. Dependiendo del método contable que esté utilizando, seleccione los pasos adecuados para añadir una partida:
    • Para un contrato basado en la cantidad:
      Un SOV basado en la cantidad requiere esta entrada de datos:
      • Código de presupuesto
        Seleccione un código de presupuesto o haga clic en Crear código presupuestario. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
      • Descripción
        Introduzca una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba Cuota mensual de servicio
      • Importe
        Introduzca el importe total de la partida.
      • Facturado hasta la fecha
        Más adelante, al crear facturas, esta columna mostrará automáticamente el importe que ya se ha facturado hasta la fecha.
      • Importe restante
        Más adelante, al crear facturas, esta columna mostrará automáticamente el importe que aún NO se ha facturado hasta la fecha.
    • Para un contrato basado en unidades/cantidades:
      Un SOV basado en unidades/cantidades requiere esta entrada de datos:
      • Código de presupuesto
        Seleccione un código de presupuesto o haga clic en Crear código presupuestario. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
      • Descripción
        Introduzca una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba Cuota mensual de servicio
      • Cantidad
        Introduzca el número de unidades.
      • UM
        Seleccione la Unidad de medida (UM) de la lista. Consulte ¿Qué unidades de medida se incluyen en la lista maestra de Procore? y Añadir una unidad de medida a la lista maestra de unidades de medida.
      • Coste unitario
        Introduzca el coste unitario en esta casilla. Notará que el valor de esta columna contiene cuatro (4) puntos decimales (por ejemplo, $0.0000) para permitirle ingresar el valor específico requerido para calcular el precio exacto.
        Ejemplo
        Si va a comprar 50.000 unidades por 1.006.625,00 $, introduciría un precio unitario de 20,1325 $. 
      • Importe
        El sistema calcula automáticamente el subtotal, según las entradas de Cant., UM y Coste unitario. 
      • Facturado hasta la fecha
        Más adelante, al crear facturas, esta columna mostrará automáticamente el importe que ya se ha facturado hasta la fecha.
      • Importe restante
        Más adelante, al crear facturas, esta columna mostrará automáticamente el importe que aún NO se ha facturado hasta la fecha.
  4. Opcional: Repita los pasos anteriores para añadir tantas partidas como necesite.
  5. Haga clic en Guardar.
    Procore guarda las partidas en el SOV del contrato.
Importar partidas al programa de valores desde un archivo CSV
  1. En la tarjeta "Desglose de partidas", haga clic en el botón Importar DDP desde CSV.

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  2. Haga clic en el botón Descargar plantilla CSV y elija una de estas opciones:
    • Plantilla en blanco. Haga clic en esta opción para descargar una plantilla en blanco.
      O
    • Plantilla con partidas existentes. Haga clic en esta opción para descargar una plantilla que incluya los datos de las partidas existentes del presupuesto de su proyecto.
       Nota
      • Procore descarga un archivo de plantilla CSV en la ubicación de descarga de archivos de su navegador web.
      • El nombre del archivo es: TBD
  3. Abra la plantilla que ha descargado en su ordenador.
  4. Introduzca los datos que desea cargar directamente en la plantilla.
     Importante
    NO cambie ni reorganice los encabezados de las columnas en el archivo de la plantilla.
  5. Después de introducir los datos de la partida, asegúrese de guardar las actualizaciones del archivo en el formato de archivo "Valores separados por comas".
  6. Navegue de nuevo a Procore. A continuación, en la sección "Archivo CSV", elija una de estas opciones:
    • Haga clic en Subir archivo.
      O
    • Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover la plantilla que acaba de actualizar a la sección "Archivo CSV".
  7. Elija una de estas opciones:
    • Añadir partidas adicionales. Elija esta opción si desea crear nuevas partidas utilizando los datos de su plantilla.
      O
    • Reemplazar partidas existentes. Elija esta opción si desea borrar cualquier partida existente del subcontrato y reemplazarla con datos en su plantilla. 
       Nota

      Si el parámetro de configuración "Habilitar programación siempre editable de valores" está activado en la herramienta Compromisos del proyecto, la opción "Reemplazar elementos de línea existentes" está atenuada y no está disponible para su uso una vez que se crea una factura y se facturan los elementos de línea. Para obtener más información, consulte ¿Qué es la configuración "Habilitar programación de valores siempre editable"? 

  8. Haga clic en Importar. 

Adjuntar archivos

Para añadir archivos adjuntos al contrato:

  1. En la tarjeta de "Anexos", haga clic en Editar.
  2. Haga clic en Adjuntar archivos.
  3. En el cuadro de diálogo "Adjuntar archivos", resalte la ubicación donde se almacenan los archivos que se van a cargar. Las opciones son:
    • Mi ordenador. Haga clic en Cargar archivos para abrir el buscador de su ordenador. Seleccione los archivos que desea cargar y haga clic en Abrir.
    • Fotos. Si la herramienta Fotos está activa en el proyecto, elija la ubicación en la lista Seleccionar Álbum y luego busque el/los archivo(s) a cargar.
    • Dibujos. Si la herramienta Dibujos está activa en el proyecto, elija el área de la lista Seleccionar área y luego busque el/los archivo(s) a cargar.
    • Formularios. Si la herramienta Formularios está activa en el proyecto, elija la plantilla de la lista Seleccionar plantilla y luego busque el/los archivo(s) a cargar.
    • Documentos. Si la herramienta Documentos está activa en el proyecto, navegue hasta la carpeta que almacena el/los archivo/s a cargar y luego resáltelos.
  4. Haga clic en Adjuntar.

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    Un indicador de progreso le muestra el estado de la carga.
  5. Haga clic en el icono Cerrar (X) en el cuadro de diálogo Adjuntar archivos.

Salvar el contrato

 Nota
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Si el número de contrato del compromiso que está creando se ha utilizado previamente en algún proyecto dentro de su empresa, aparecerá una ventana de confirmación para preguntarle cómo le gustaría proceder. Si decide ignorar este mensaje, haga clic en Guardar  y se creará el contrato. Además, si no desea recibir este mensaje al crear compromisos futuros, puede marcar la casilla junto al texto Don'at como de nuevo.  

Para guardar el contrato, haga clic en uno (1) de estos botones:

  • Crear.  Haga clic en este botón para guardar el nuevo contrato y volver a la pestaña "General" en el modo de vista.  
    OR
  • Completo con DocuSign®. Haga clic en este botón para iniciar la integración de Procore + DocuSign® y preparar el sobre para la firma. Para más información, consulte DocuSign®.
    OR
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