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Procore

Crear una factura de subcontratista para la liberación de retención en la herramienta de facturación

Objetivo

Crear una factura de subcontratista para la liberación de la retención como pago final.

Contexto

En Procore, el término retención hace referencia a la práctica de retener una parte del importe del contrato hasta que el trabajo se considere completado satisfactoriamente. El importe retenido se especifica en un acuerdo entre la parte contratante (la parte que paga la obra) y una parte contratada (la persona o la empresa que realiza el trabajo). Una práctica común es retener del 5 al 10% del valor total de un contrato hasta que se alcance un hito. A continuación, el importe retenido se puede liberar como pago de avance. Cuando el trabajo está prácticamente terminado, el importe retenido puede liberarse como pago final.

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Para establecer y liberar la retención al editar la factura más reciente antes, durante o después de la 'Fecha límite' del período de facturación:
    • Para liberar retención al editar la factura más reciente durante el período de facturación:
      • Debe tener permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Pedidos de nivel de proyecto. 
        Y
      • Debe ser añadido a la lista desplegable "Privado" lista desplegable. 
    • Lea sobre los permisos de usuario necesarios para los colaboradores posteriores:  Mostrar/Ocultar   
      • Algunos clientes de Procore eligen proporcionar su colaboradores intermedios  con acceso a la herramienta de Pedidos de nivel de proyecto:
        • Para modificar los importes de retención en la factura más reciente antes de la "Fecha límite" del período de facturación:
          • Debe ser un contacto de la factura  en el pedido.      
            Y
          • Debe tener permisos de nivel "Solo lectura" en la herramienta Nivel de proyecto Pedidos. 
  • Información adicional:
    • Si hay varias facturas para un solo período de facturación, solo puede editar los importes facturados en la factura más reciente.
    • Si va a añadir un calendario de pagos de después de que se apruebe la factura, introduzca el importe del trabajo para el que está solicitando este período en la columna "Importe propuesto" del detalle de la factura. Para más información, consulte Crear una planificación de pagos.  
    • También puede gestionar la retención utilizando la función retención de escala móvil. Para más información, consulte ¿Qué es la retención de escala móvil?
    • Para obtener información sobre cómo crear una factura para liberar retención en una facturación progresiva, consulte Establecer o liberar retenciones en una factura de subcontratista .

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Facturación del proyecto.
  2. Haga clic en la pestaña Subcontratista.
  3. Localice en la tabla la factura del subcontratista que desea actualizar. A continuación, haga clic en su enlace Número de factura para abrirla.
    Esto abre la factura en la herramienta Pedidos del proyecto. 
     Notas
    • Al navegar a una factura desde la herramienta Facturación, su cuenta de usuario debe tener los permisos de usuario requeridos detallados anteriormente para poder ver y obtener acceso a la factura.
  4. En la factura, haga clic en la pestaña General. La pestaña General está activa de forma predeterminada cuando se abre una factura.  
  5. Desplácese hacia abajo hasta Lista de valores.  
  6. Si desea establecer y liberar retenciones en las partidas individuales del desglose de partidas, siga estos pasos:

    1. Elija entre estas opciones para seleccionar las partidas:
      • Para seleccionar todas las partidas del SOV, haga clic en la casilla en el encabezado "Número de posición" de la tabla de datos. 
        O
      • Para seleccionar partidas individuales, marque las casillasde verificación en la columna "Número de partida" para las partidas deseadas. 
    2. En la lista de valores, haga clic en el botón Editar.  
    3. Opcional: Si es un administrador de facturas que desea establecer la retención de la factura, haga lo siguiente: 
      • Marque una o más casillas de verificación Número de artículo.  A continuación, haga clic en el icono de lápiz sobre la tabla de datos en el Programa de valores. 
        Se abrirá el panel Editar en el lado derecho de la página. 
      • Introduzca los valores de retención que se aplicarán a las partidas seleccionadas:
        • Retención de trabajo en este período (%). Introduzca un porcentaje para indicar el porcentaje de retención de trabajo que se liberará este período de facturación. 
        • Retención liberada. Introduzca un porcentaje para indicar el porcentaje de retención liberado.
        • Retención de materiales (%). Introduzca un porcentaje para indicar el porcentaje de retención de trabajo que se liberará este período de facturación. 
      • Haga clic en Aplicar
    4. Elija entre estas opciones para ingresar a la retención de trabajo:
      • Retención de trabajo en este período ($). Muestra el importe de la divisa de la retención de trabajo durante este período. El valor que aparece aquí se basa en su entrada en la columna "Trabajo completado este período". Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de trabajo en este período (%)". 
        O
      • Retención de trabajo en este período (%). Introduzca un porcentaje de la retención de trabajo que solicita que se libere en este período. Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor de la moneda en la columna "Retención de trabajo en este período ($)". 
    5. En la columna Retención total liberadaintroduzca la cantidad total de retención de trabajo que se solicita para la liberación en la partida.  
    6. Elija entre estas opciones para ingresar la retención de materiales: 
      • Retención de materiales (€). Introduzca una cantidad de moneda para la retención de material que está solicitando que se libere en este período. El valor que aparece aquí se basa en sus entradas en las columnas Nuevos materiales almacenados y Materiales almacenados anteriores. Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de materiales en este período (%)". 
        O
      • Retención de materiales (%). Introduzca un porcentaje de la retención de material que solicita que se libere en este período. El valor que aparece aquí se basa en sus entradas en las columnas Nuevos materiales almacenados y Materiales almacenados anteriores. Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de materiales en este período (%)". 
    7. En la columna Retención total, Procore calcula la suma de la cantidad de "Retención de trabajo en este período ($)" más la cantidad de "Retención de materiales ($)" para representar la cantidad de retención total en la factura.  
  7. Opcional: si el contratista va a crear una planificación de pagos una vez aprobada la factura, introduzca los importes del trabajo para el que está solicitando este período en la columna "Importe propuesto".
    Nota: Para que aparezca la columna "Importe propuesto", la función de planificación de pagos debe habilitarse en los ajustes de configuración de la herramienta Facturación. Consulte Ajustes de configuración: Facturación.
  8. Haga clic en Guardar.
  9. Opcional. Si el administrador de facturas requiere que incluya una copia firmada del PDF, complete los siguientes pasos:
    1. Elija Exportar > PDF.
    2. Firme el PDF.
       Sugerencia

      ¿Cómo se añade una firma a un PDF? Dependiendo de sus requisitos específicos, existen diferentes opciones que puede evaluar para determinar la mejor opción para usted:

      • Firma manuscrita. Puede imprimir el archivo PDF exportado y añadir una firma física. A continuación, use un escáner o una cámara para capturar el documento firmado y añadirlo a la factura como adjunto.
      • Firma electrónica. Puede añadir una firma digital o electrónica a la factura. Existe una variedad de proveedores de software de terceros, como DocuSign© y Adobe® Acrobat™, que ofrecen funciones de firma para archivos PDF. Después de firmar el documento, añádalo a la factura como archivo adjunto.
  10. Haga clic en la pestaña Resumen.
  11. Haga clic en Editar.
  12. En la sección Adjuntos, cargue la documentación de respaldo requerida, como exenciones de gravámenes y el PDF de exportación firmado.
  13. Elija entre las siguientes opciones:
    • Si está listo para enviar la factura al contratista, haga clic en Enviar para revisión. Esto cambia el estado de la factura a En revisión.
    • Si NO está listo para enviar la factura, haga clic en Guardar. Esto establece el estado de la factura en Borrador.
      Nota: Una vez que envíe la factura al contratista, ya no podrá editarla a menos que el contratista cambie el estado Revisar y reenviar.