Crear una factura de subcontratista para la liberación de retención

Objetivo

Crear una factura de subcontratista para la liberación de la retención como pago final.

Contexto

Temas a considerar

• Permisos de usuario necesarios:
  • Para establecer y liberar las retenciones al editar una factura antes, durante o después del periodo de facturación actual, permisos de nivel «Administrador» en la herramienta Pedidos del proyecto.
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  • Para liberar las retenciones al editar una factura únicamente durante el periodo de facturación actual, los permisos de nivel «Estándar» en la herramienta Pedidos del proyecto y ser el «Contacto de Facturación» designado en el contrato. Los contactos de la factura se añaden automáticamente a la lista desplegable «Privado» del contrato. Si tiene estos permisos, consulte estos tutoriales: Enviar una «Invitación a Facturar» a un Contacto de factura y Presentar una Nueva factura como Contacto de factura.
    O
  • Para liberar las retenciones al editar una factura únicamente durante el periodo de facturación actual, permisos de nivel «Estándar» en la herramienta Pedidos del proyecto y ser añadido a la lista desplegable «Privado» del contrato.
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  • Lea sobre las opciones de permisos alternativos: Mostrar/Ocultar
    • Algunos clientes de Procore optan por conceder a los usuarios externos permisos de acceso a la herramienta Pedidos del proyecto para permitirles crear facturas. Las siguientes opciones están disponibles, pero NO se recomiendan: 
      • Permiso de nivel «Solo lectura» en la herramienta Pedidos del proyecto y ser asignado como «Contacto de la factura» ​​​​​​en la orden de compra o contrato de subcontratista. Si los usuarios tienen estos permisos, pueden modificar el importe de la retención para liberarlo en una factura antes de la «Fecha límite» de un periodo de facturación. 
• Información adicional:
  • Se pueden crear facturas para órdenes de compra y contratos de subcontratista. 
  • Si usted es el contacto la de factura de la "Empresa contratista" en una orden de compra o contrato de subcontratista, tiene estas opciones para enviar una factura:
    • Pídale a alguien con suficientes permisos de acceso a Procore que cree la factura en su nombre.
      O
    • Siga los pasos en Enviar nueva factura como contacto de la factura.
  • Si hay varias facturas para un solo período de facturación, solo puede editar los importes facturados en la factura creada más recientemente.
  • Si el contratista va a crear una planificación de pagos una vez aprobada la factura, introduzca los importes del trabajo para el que está solicitando este período en la columna "Importe propuesto" del detalle de la factura. Para que aparezca esta columna, la función de planificación de pagos debe estar habilitada en los ajustes de configuración de la herramienta Facturación. Consulte Ajustes de configuración: Facturación.

Requisitos

Pasos

1. Vaya a la herramienta Facturación del proyecto.
2. Haga clic en la pestaña Subcontratista.
3. Localice en la tabla la factura del subcontratista que desea actualizar. A continuación, haga clic en su enlace Número de factura para abrirla.
   Esto abre la factura en la herramienta Pedidos del proyecto. 

    Notas

   • Al navegar a una factura desde la herramienta Facturación, su cuenta de usuario debe tener los permisos de usuario requeridos detallados anteriormente para poder ver y obtener acceso a la factura.
4. En la factura, haga clic en la pestaña General. La pestaña General está activa de forma predeterminada cuando se abre una factura.  
5. Desplácese hacia abajo hasta Lista de valores.  

6. Si desea establecer y liberar retenciones en las partidas individuales del desglose de partidas, siga estos pasos:

   1. Elija entre estas opciones para seleccionar las partidas:
      • Para seleccionar todas las partidas del SOV, haga clic en la casilla en el encabezado "Número de posición" de la tabla de datos. 
        O
      • Para seleccionar partidas individuales, marque las casillasde verificación en la columna "Número de partida" para las partidas deseadas. 
   2. En la lista de valores, haga clic en el botón Editar.  
   3. Opcional: Si es un administrador de facturas que desea establecer la retención de la factura, haga lo siguiente: 
      • Marque una o más casillas de verificación Número de artículo.  A continuación, haga clic en el icono de lápiz sobre la tabla de datos en el Programa de valores. 
        Se abrirá el panel Editar en el lado derecho de la página. 
      • Introduzca los valores de retención que se aplicarán a las partidas seleccionadas:
        • Retención de trabajo en este período (%). Introduzca un porcentaje para indicar el porcentaje de retención de trabajo que se liberará este período de facturación. 
        • Retención liberada. Introduzca un porcentaje para indicar el porcentaje de retención liberado.
        • Retención de materiales (%). Introduzca un porcentaje para indicar el porcentaje de retención de trabajo que se liberará este período de facturación. 
      • Haga clic en Aplicar. 
   4. Elija entre estas opciones para ingresar a la retención de trabajo:
      • Retención de trabajo en este período ($). Muestra el importe de la divisa de la retención de trabajo durante este período. El valor que aparece aquí se basa en su entrada en la columna "Trabajo completado este período". Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de trabajo en este período (%)". 
        O
      • Retención de trabajo en este período (%). Introduzca un porcentaje de la retención de trabajo que solicita que se libere en este período. Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor de la moneda en la columna "Retención de trabajo en este período ($)". 
   5. En la columna Retención total liberada, introduzca la cantidad total de retención de trabajo que se solicita para la liberación en la partida.  
   6. Elija entre estas opciones para ingresar la retención de materiales: 
      • Retención de materiales (€). Introduzca una cantidad de moneda para la retención de material que está solicitando que se libere en este período. El valor que aparece aquí se basa en sus entradas en las columnas Nuevos materiales almacenados y Materiales almacenados anteriores. Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de materiales en este período (%)". 
        O
      • Retención de materiales (%). Introduzca un porcentaje de la retención de material que solicita que se libere en este período. El valor que aparece aquí se basa en sus entradas en las columnas Nuevos materiales almacenados y Materiales almacenados anteriores. Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de materiales en este período (%)". 
   7. En la columna Retención total, Procore calcula la suma de la cantidad de "Retención de trabajo en este período ($)" más la cantidad de "Retención de materiales ($)" para representar la cantidad de retención total en la factura.  
7. Opcional: si el contratista va a crear una planificación de pagos una vez aprobada la factura, introduzca los importes del trabajo para el que está solicitando este período en la columna "Importe propuesto".
   Nota: Para que aparezca la columna "Importe propuesto", la función de planificación de pagos debe habilitarse en los ajustes de configuración de la herramienta Facturación. Consulte Ajustes de configuración: Facturación.
8. Haga clic en Guardar.
9. Opcional. Si el administrador de facturas requiere que incluya una copia firmada del PDF, complete los siguientes pasos:
   1. Elija Exportar > PDF.
   2. Firme el PDF.

       Sugerencia

      ¿Cómo se añade una firma a un PDF? Dependiendo de sus requisitos específicos, existen diferentes opciones que puede evaluar para determinar la mejor opción para usted:

      • Firma manuscrita. Puede imprimir el archivo PDF exportado y añadir una firma física. A continuación, use un escáner o una cámara para capturar el documento firmado y añadirlo a la factura como adjunto.
      • Firma electrónica. Puede añadir una firma digital o electrónica a la factura. Existe una variedad de proveedores de software de terceros, como DocuSign^© y Adobe® Acrobat™, que ofrecen funciones de firma para archivos PDF. Después de firmar el documento, añádalo a la factura como archivo adjunto.
10. Haga clic en la pestaña Resumen.
11. Haga clic en Editar.
12. En la sección Adjuntos, cargue la documentación de respaldo requerida, como exenciones de gravámenes y el PDF de exportación firmado.
13. Elija entre las siguientes opciones:
    • Si está listo para enviar la factura al contratista, haga clic en Enviar para revisión. Esto cambia el estado de la factura a En revisión.
    • Si NO está listo para enviar la factura, haga clic en Guardar. Esto establece el estado de la factura en Borrador.
      Nota: Una vez que envíe la factura al contratista, ya no podrá editarla a menos que el contratista cambie el estado Revisar y reenviar.

Consulte también

• Ajustes de configuración: Facturación
• Crear una factura en nombre de un subcontratista
• Crear una planificación de pagos