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Procore

Ajustes de configuración: Facturación

Objetivo

Configurar los ajustes avanzados de la herramienta Facturación del proyecto.

Contexto

Si su equipo de proyecto va a utilizar la herramienta Facturación de Procore, se recomienda configurar los ajustes de la herramienta antes de que su equipo cree facturas para el proyecto. La configuración de factura controlada en el nivel de proyecto incluye:

  • Período de facturación predeterminado. La configuración de esta sección permite definir el período de facturación predeterminado para la herramienta Facturación. Completar esta información permite que Procore complete automáticamente los campos de fecha en la ventana que aparece cuando los usuarios hacen clic en el botón +Crear período de facturación. 
  • Correos electrónicos. La configuración de esta sección permite añadir el cuerpo de un mensaje saliente en sus invitaciones y mensajes recordatorios. 
  • Otro. La configuración de esta sección permite elegir incluir un pie de página en sus facturas, mostrar u ocultar los importes reclamados por subcontratistas, y también decidir si los subcontratistas pueden sobrefacturar. 

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto.
       Notas
      • Los permisos de usuario NO se gestionan en la herramienta Facturación del proyecto. La herramienta Facturación está diseñada para usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos principales o Pedidos. 
      • Si es un colaborador (por ejemplo, un contacto de factura para una empresa subcontratista que está realizando trabajo para un contratista principal que gestiona el contrato en Procore), la opción de realizar tareas relacionadas con la factura le viene determinada por el equipo de proyecto que controla esta configuración para su cuenta de usuario de Procore: 
        • Los permisos de su cuenta de usuario en la herramienta Pedidos o Contratos principales del proyecto.
        • Su inclusión en la lista "Privado" de un contrato principal, orden de compra o contrato de subcontratista específico.
        • Su designación como "Contacto de factura" en un contrato principal, orden de compra o pedido.
      • Para obtener más información sobre los permisos para tareas específicas que se pueden realizar con la herramienta Facturación, consulte Permisos: facturación.

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Facturación del proyecto.
  2. Haga clic en el icono Ajustes de configuración icons-settings-gear.png.
  3. En Configuración, especifique la configuración predeterminada para los períodos de facturación y las facturas del proyecto de la siguiente manera:

    invoicing-settings.png

  4. En la sección Período de facturación predeterminado, configure el intervalo de fechas predeterminado y la fecha límite para usar al crear nuevos períodos de facturación: 
    • Fecha de inicio
      Seleccione la fecha del calendario del mes para el inicio del período de facturación. Esta configuración se utiliza para completar automáticamente la fecha predeterminada "Desde" en un período de facturación manual (consulte Crear períodos de facturación manual) y la "Fecha de inicio" en un período de facturación automática. Consulte Crear períodos de facturación automática. Los usuarios pueden cambiar esta fecha al crear un período de facturación. 
    • Fecha de finalización
      Seleccione la fecha del calendario del mes para el final del período de facturación. Esta configuración se utiliza para completar automáticamente la fecha "Hasta" predeterminada en un período de facturación manual (consulte Crear períodos de facturación manual) y la "Fecha de inicio" en un período de facturación automática. Consulte Crear períodos de facturación automática. Los usuarios pueden cambiar esta fecha al crear un período de facturación. 
    • Fecha límite
      Seleccione la fecha de calendario del mes para indicar la "Fecha límite" que aparece de manera predeterminada al crear un período de facturación automático o manual. Una vez transcurrida esta fecha, los contactos de factura ya no pueden realizar los pasos incluidos en Enviar una nueva factura como contacto de la factura. Sin embargo, el contacto de factura puede editar una factura después de la fecha límite si la factura tiene el estado Borrador o Revisar y reenviar. Además, un administrador de facturas puede Crear una factura en nombre de un contacto de la factura después de la fecha límite. 
  5. En la sección Correos electrónicos, establezca la configuración predeterminada para los mensajes de la herramienta Facturación:
    • Opcional: Mensaje personalizado de invitación y recordatorio
      Escriba un mensaje en este cuadro. Este texto se incluirá tanto en la "Invitación a facturar" como en los correos electrónicos de recordatorio automático que Procore envía a sus contactos de factura. Consulte Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de la factura
    • Opcional: Recordar a los subcontratistas que facturen
      Active esta opción para enviar un correo electrónico de recordatorio automático a sus contactos de factura. A continuación, configure la frecuencia de esos correos electrónicos seleccionando Todos los días, Cada 2 días o Cada 3 días en la lista desplegable Frecuencia. Después de que pase la "Fecha límite" en una factura, Procore deja de enviar mensajes recordatorios automáticamente. 
    • Opcional: Enviar resumen de facturas en revisión
      Active esta opción y seleccione Semanalmente en la lista desplegable Frecuencia para enviar un resumen semanal todos los lunes. Las facturas para el período de facturación actual se incluyen en este mensaje de resumen cuando tienen el estado Borrador, En revisión o Revisar y reenviar. Los mensajes de resumen se envían a los miembros de la lista desplegable "Distribución de facturas", que se encuentra en la sección Distribuciones predeterminadas de la página Ajustes de configuración de la herramienta Pedidos. Consulte Ajustes de configuración avanzados: Pedidos
    • Opcional: Notificar a los subcontratistas cuando se aprueban las facturas
      Active esta opción para enviar automáticamente un correo electrónico de notificación a sus contactos de la factura cuando el estado de una factura cambia a Aprobado o Aprobado con anotaciones de un administrador de facturas. Consulte Revisión de factura de subcontratista como Administrador.
  6. En la sección Otros, haga lo siguiente:
    • Opcional: Texto del pie de página de PDF de factura de subcontratista
      Introduzca el texto que desee que aparezca en el pie de página de un PDF de factura creado por un usuario con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos. Consulte Exportar una factura de subcontratista. Este campo es útil para añadir una declaración sobre el cumplimiento de las regulaciones locales.
       Importante
      El texto de "Texto del pie de página de PDF de factura de subcontratista" solo aparece cuando un usuario con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto genera el PDF. NO aparece en ningún PDF generado por un usuario con permisos de "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Pedidos.
    • Opcional: Mostrar importes solicitados por subcontratistas.​​​​ Si habilita esta configuración, los contratistas principales podrán diferenciar entre lo que reclama un subcontratista y lo que aprueba el contratista principal.
       Nota
      flag-australia.png En Australia y Nueva Zelanda, la habilitación de "Mostrar importes solicitados por subcontratistas" también permitirá a los contratistas principales crear un PDF de planificación de pagos en respuesta a la factura. Consulte Revisar una factura de subcontratista como administrador. Para crear una planificación de pagos, consulte Crear una planificación de pagos.
      • Importe total reclamado
         
        Este importe refleja la columna "Solicitado por subcontratista en este período" en la pestaña Detalles de la factura. Este valor excluye la retención. 
      • Importe total aprobado
        Este importe refleja el "Trabajo completado este período" más los "Materiales almacenados actualmente" en la pestaña "Detalles" de la factura. Este valor también excluye la retención. 
        • Importes reclamados y aprobados línea por línea en la tabla de detalle.
        • El comentario general de la factura.
      • Motivos de la diferencia
        Esta tabla incluye comentarios sobre partidas individuales en las que hubo una diferencia entre los importes reclamados y aprobados. Para obtener información sobre cómo añadir comentarios, consulte Revisar factura de subcontratista como administrador.
    • Permitir que los subcontratistas sobrefacturen. Active esta opción para permitir que un contacto de la factura envíe una factura por más del 100%. Esto se incluye en el PDF.
  7. Haga clic en Actualizar.

 

 Notas
  • Los permisos de usuario NO se gestionan en la herramienta Facturación del proyecto. La herramienta Facturación está diseñada para usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos principales o Pedidos. 
  • Si es un colaborador (por ejemplo, un contacto de factura para una empresa subcontratista que está realizando trabajo para un contratista principal que gestiona el contrato en Procore), la opción de realizar tareas relacionadas con la factura le viene determinada por el equipo de proyecto que controla esta configuración para su cuenta de usuario de Procore: 
    • Los permisos de su cuenta de usuario en la herramienta Pedidos o Contratos principales del proyecto.
    • Su inclusión en la lista "Privado" de un contrato principal, orden de compra o contrato de subcontratista específico.
    • Su designación como "Contacto de factura" en un contrato principal, orden de compra o pedido.
  • Para obtener más información sobre los permisos para tareas específicas que se pueden realizar con la herramienta Facturación, consulte Permisos: facturación.
 Notas
  • Los permisos de usuario NO se gestionan en la herramienta Facturación del proyecto. La herramienta Facturación está diseñada para usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos principales o Pedidos. 
  • Si es un colaborador (por ejemplo, un contacto de factura para una empresa subcontratista que está realizando trabajo para un contratista principal que gestiona el contrato en Procore), la opción de realizar tareas relacionadas con la factura le viene determinada por el equipo de proyecto que controla esta configuración para su cuenta de usuario de Procore: 
    • Los permisos de su cuenta de usuario en la herramienta Pedidos o Contratos principales del proyecto.
    • Su inclusión en la lista "Privado" de un contrato principal, orden de compra o contrato de subcontratista específico.
    • Su designación como "Contacto de factura" en un contrato principal, orden de compra o pedido.
  • Para obtener más información sobre los permisos para tareas específicas que se pueden realizar con la herramienta Facturación, consulte Permisos: facturación.