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Procore

Ajustes de configuración: Facturación

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Objetivo

Configurar los ajustes avanzados de la herramienta Facturación del proyecto.

Contexto

Si su equipo de proyecto va a utilizar la herramienta Facturación de Procore, se recomienda configurar los ajustes de la herramienta antes de que su equipo cree facturas para el proyecto. La configuración de factura controlada en el nivel de proyecto incluye:

  • Período de facturación predeterminado. La configuración de esta sección permite definir el período de facturación predeterminado para la herramienta Facturación. Completar esta información permite que Procore complete automáticamente los campos de fecha en la ventana que aparece cuando los usuarios hacen clic en el botón +Crear período de facturación. 
  • Correos electrónicos. La configuración de esta sección permite añadir el cuerpo de un mensaje saliente en sus invitaciones y mensajes recordatorios. 
  • Otro. La configuración de esta sección permite elegir incluir un pie de página en sus facturas, mostrar u ocultar los importes reclamados por subcontratistas, y también decidir si los subcontratistas pueden sobrefacturar. 

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto.
       Notas
      • Los permisos de acceso a las herramientas Facturación y Facturación de progreso se rigen por los permisos establecidos en la herramienta Pedidos y/o Contratos de clientes, Financiación o Contratos principales. Los nombres de las herramientas de Procore varían según el idioma o el diccionario de punto de vista configurado en Procore. Consulte ¿Qué diccionarios e idiomas están disponibles en la aplicación web de Procore?
      • Si usted es un colaborador (por ejemplo, un contacto de la factura empleado por una empresa que realiza trabajos en un proyecto gestionado en Procore, su capacidad para realizar tareas relacionadas con la factura está determinada por el titular de la cuenta de la empresa Procore. Los ajustes que el titular de la cuenta puede elegir para proporcionarle incluyen:
        • Una cuenta de usuario de Procore.
        • Permisos de acceso a la herramienta Pedidos y/o Contratos de clientes, Financiación o Contratos principales del proyecto.
        • Pertenencia a la lista de «Privados» de un contrato o financiación específicos.
        • Asignarlo como «Contacto de la factura» en el contrato o la financiación.

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Facturación del proyecto.
  2. Haga clic en el icono Ajustes de configuración icons-settings-gear.png.
  3. En Configuración, tiene estas opciones:

Configurar el periodo de facturación predeterminado

En la sección Periodo de facturación predeterminado, establezca el rango de fechas predeterminado y la fecha límite para que Procore lo utilice al crear automáticamente nuevos periodos de facturación. Haga siempre clic en el botón Actualizar cuando esté listo para que sus cambios entren en vigor.

invoicing-default-billing-period.png

  • Fecha de inicio
    Seleccione la fecha del calendario del mes para que comience el periodo de facturación. Procore utiliza esta configuración para:
    • Completar automáticamente la fecha «De» cuando crea un periodo de facturación manual. Consulte Crear periodos de facturación manual. Los usuarios pueden cambiar esta fecha al crear un periodo de facturación.
    • Completar automáticamente la «Fecha de inicio» cuando Procore crea un periodo de facturación automática. Consulte Crear periodos de facturación automática.
    • La «Fecha de inicio» predeterminada de Procore es el «día 1 del mes». Puede cambiar esta configuración a cualquier fecha que desee. 
  • Fecha de finalización
    Seleccione la fecha de calendario del mes para que finalice el periodo de facturación. Procore utiliza esta configuración para:
    • Completar automáticamente la fecha «A» en un periodo de facturación manual. Consulte Crear periodos de facturación manual. Los usuarios pueden cambiar esta fecha al crear un periodo de facturación.
    • Completar automáticamente la «Fecha de inicio» cuando crea un periodo de facturación automática. Consulte Crear periodos de facturación automática.
    • La «Fecha de finalización» predeterminada es el «31 del mes». Puede cambiar esta configuración a cualquier fecha que desee. 
  • Fecha límite
    Seleccione la fecha del calendario del mes para indicar la fecha en la que la factura debe ser presentada a la empresa que paga por el trabajo realizado en la factura. Procore utiliza esta configuración para:

Configurar las opciones de correo electrónico de la factura

En la sección Correos electrónicos, establezca la configuración opcional predeterminada para los mensajes de notificación por correo electrónico de la herramienta Facturación. Haga siempre clic en el botón Actualizar cuando esté listo para que sus cambios entren en vigor.

invoicing-email-settings.png

  • Opcional: Mensaje personalizado de invitación y recordatorio
    Escriba un mensaje en este cuadro. Este texto se incluirá tanto en la "Invitación a facturar" como en los correos electrónicos de recordatorio automático que Procore envía a sus contactos de factura. Consulte Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de la factura. 
  • Opcional: Recordar a los subcontratistas que facturen
    Active esta opción para enviar un correo electrónico de recordatorio automático a sus contactos de facturación. La configuración predeterminada es OFF. A continuación, establezca la cadencia de esos correos electrónicos seleccionando Cada día, Cada 2 días o Cada 3 días de la lista desplegable Frecuencia. Una vez pasada la «Fecha límite» de una factura, Procore deja de enviar automáticamente mensajes de recordatorio. 
  • Opcional: Enviar un resumen de Facturas bajo revisión
    Active esta opción y seleccione Semanal en la lista desplegable de frecuencia para enviar un resumen semanal cada lunes. La configuración predeterminada es OFF. Las facturas del periodo de facturación actual se incluyen en este mensaje de resumen cuando se encuentran en el estado Borrador, En revisión o Revisar y reenviar. Los mensajes de resumen se envían a los miembros de la lista desplegable «Distribución de facturas», que se encuentra en la sección Distribuciones predeterminadas de la página Configurar ajustes de la herramienta Pedidos. Consulte Configurar ajustes avanzados: Pedidos. 
  • Opcional: Notificar a los subcontratistas cuando se aprueben las facturas
    Active esta opción para enviar automáticamente un correo electrónico de notificación a sus contactos de facturas cuando el estado de una factura cambie a Aprobado o Aprobado como anotado por un administrador de facturas. La configuración predeterminada es OFF. Consulte Revisar una factura de un subcontratista como Administrador.

Configurar los ajustes «Otros»

En la sección Otros, tiene las siguientes opciones. Haga siempre clic en el botón Actualizar cuando esté listo para que sus cambios entren en vigor.

invoicing-other-settings.png

  • Opcional: Texto del pie de página de PDF de factura de subcontratista
    Introduzca el texto que desee que aparezca en el pie de página de un PDF de factura creado por un usuario con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos. Consulte Exportar una factura de subcontratista. Este campo es útil para añadir una declaración sobre el cumplimiento de las regulaciones locales.
     Importante
    El texto de "Texto del pie de página de PDF de factura de subcontratista" solo aparece cuando un usuario con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto genera el PDF. NO aparece en ningún PDF generado por un usuario con permisos de "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Pedidos.
  • Opcional: Mostrar importes solicitados por subcontratistas.​​​​ Si habilita esta configuración, los contratistas principales podrán diferenciar entre lo que reclama un subcontratista y lo que aprueba el contratista principal.
     Nota
    flag-australia.png En Australia y Nueva Zelanda, la activación de la opción «Mostrar importes que reclaman los subcontratistas» también permitirá a los contratistas principales crear un PDF de planificación de pagos en respuesta a la factura. Consulte Revisar una factura de subcontratista como Administrador. Para crear una planificación de pagos, consulte Crear una planificación de pagos.
    • Importe total reclamado
             Este importe refleja la columna "Importe propuesto" en la pestaña Detalles de la factura. Este valor excluye la retención. 
    • Importe total aprobado
      Este importe refleja el "Trabajo completado este período" más los "Materiales almacenados actualmente" en la pestaña "Detalles" de la factura. Este valor también excluye la retención. 
      • Importes reclamados y aprobados línea por línea en la tabla de detalle.
      • El comentario general de la factura.
    • Motivos de la diferencia
      Esta tabla incluye comentarios sobre partidas individuales en las que hubo una diferencia entre los importes reclamados y aprobados. Para obtener información sobre cómo añadir comentarios, consulte Revisar factura de subcontratista como administrador.
  • Permitir que los subcontratistas sobrefacturen. Active esta opción para permitir que los usuarios de Procore envíen una factura cuando una factura tenga partidas que excedan el 100% del importe presupuestado. Los importes superiores al 100% del importe presupuestado se incluyen en el PDF de la factura. Para obtener más información, consulte Permitir o evitar la sobrefacturación en una factura de subcontratista.