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Procore

Ajustes de configuración: Facturación

  Para los clientes de Procore en los Estados Unidos

flag-us.png    Cuando su empresa aplique el diccionario de puntos de vista "Owners English" o "Specialty Contractors English", verá diferentes nombres de herramientas y cambios de términos en la interfaz de usuario.  Aprenda a aplicar las opciones del diccionario.  

  • Para conocer las diferencias:  Mostrar/Ocultar              
    • Esta tabla muestra las diferencias en los nombres de las herramientas (ennegrita) y los términos en los diccionarios de punto de vista para Finanzas del proyecto. Estos diccionarios están disponibles solo en inglés estadounidense. El diccionario predeterminado está diseñado para contratistas generales, lo que significa que deberá trabajar con su administrador de Procore en su empresa y su Punto de contacto de Procore para acceder a las otras opciones del diccionario. 

      Contratistas principales

      Inglés (Estados Unidos) - Predeterminado

      Promotores

      Inglés (terminología del propietario V2)

      Contratistas especializados

      Inglés (terminología de contratistas especializados)

      Facturación Facturación Facturación de avance
      Promotor Financiación Promotor
      Promotor/Cliente Promotor/Cliente CP/Cliente
      Orden de cambio de contrato principal Orden de cambio de financiación Orden de cambio de contrato del cliente
      Contratos principales Financiación Contratos de cliente
      Ingresos Financiación Ingresos
      Contrato de subcontratista Contrato Contrato de subcontratista
      Subcontratista Contratista Subcontratista
      Desglose de partidas de subcontratista Lista de valores del contratista (desglose de partidas de contratista) Desglose de partidas de subcontratista

Objetivo

Configurar los ajustes avanzados de la herramienta Facturación de nivel de proyecto como administrador de facturas .

Contexto

Un <a class="F1" title=" "href.path="//faq/what-is-an-invoice-administrator" href.nombre de archivo de filename =""> debe configurar los ajustes de la herramienta Facturación antes de que los miembros de su equipo creen cualquier factura en un proyecto de Procore.  

Temas a considerar

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Facturación del proyecto.
  2. Haga clic en el icono Ajustes de configuración icons-settings-gear.png.
  3. En Configuración, configure las opciones.

Período de facturación predeterminado

Estos ajustes rellenan los campos de fecha en el mensaje "Configurar período de facturación" cuando los usuarios Crear períodos de facturación manual con la herramienta de facturación.  

 Sugerencia
¿Cansado de establecer nuevas fechas cada vez que crea un período de facturación manual?   Un <a title=" " href.path="//faq/what-is-an-invoice-administrator" href.administrador de facturas puede configurar las fechas del período de facturación predeterminado para preestablecer las fechas en los campos  Desde, Hasta y Fecha límite en el mensaje "Configurar período de facturación". Consulte  Create Manual Billing Periodos con la herramienta Facturación. Si no completa esta configuración, no se mostrarán las fechas predeterminadas. En su lugar, verá: mm/dd/aaaa

Para configurar los ajustes del Período de facturación predeterminado:

  1. Elija estas fechas:
    • Fecha de inicio.  Acepte la fecha de inicio predeterminada del '1 del mes' o elija una fecha diferente. Esto rellena la fecha "Desde" en la solicitud.
    • Fecha de finalización.  Acepte la fecha de finalización predeterminada del «31 del mes» o elija una fecha diferente. Esto rellena la fecha "Hasta" en el indicador.
    • Fecha límite. Acepte la fecha de vencimiento predeterminada del '25 del mes' o elija una fecha diferente. Esto rellena el campo "Fecha límite" en el mensaje.
      default-billing-period.png
  2. Haga clic en Actualizar.

Correos electrónicos

Utilice esta configuración para ajustar los mensajes de correo electrónico de la herramienta Facturación. 

Para configurar los ajustes de Correos electrónicos:  

  1. Escriba un mensaje para sus contactos de factura en el cuadro  Mensaje personalizado de invitación y  

    invoicing-settings-emails.png
     Sugerencia
    ¿Dónde se utiliza este texto?  Procore incluye este texto en la "Invitación a facturar" y en los correos electrónicos de recordatorio automático. Consulte Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de la factura .
  2. Mueva el interruptor hacia la derecha para activar una opción. Muévelo a la izquierda para apagarlo. La configuración predeterminada para estas opciones está DESACTIVADA:
    • Recordar a los subcontratistas que facturen.  A esta opción activada para enviar un correo electrónico de recordatorio automático a sus contactos de factura. A continuación, configure la frecuencia de esos correos electrónicos seleccionando Todos los días, Cada 2 días o Cada 3 días  en la lista desplegable Frecuencia. Después de que pase la "Fecha límite" en una factura, Procore deja de enviar mensajes recordatorios automáticamente. 
    • Enviar un resumen de las facturas en revisión.  Active esta opción y seleccione Semanal en la lista desplegable Frecuencia para enviar un resumen semanal todos los lunes.  Las facturas para el período de facturación actual se incluyen en este mensaje de resumen cuando se encuentran en estado Borrador, En revisión o Revisar y volver a enviar. Los mensajes de resumen se envían a los miembros de la lista desplegable "Distribución de facturas" lista desplegable. Consulte Ajustes de configuración Pedidos Pedidos.  
    • Notificar a los subcontratistas cuando se aprueban las facturasd.  Active esta opción para enviar automáticamente un correo electrónico de notificación a sus contacto de la factura cuando el estado de una factura cambia a Aprobado o Aprobado con anotaciones de un administrador de facturas.  Consulte  Revisión de una factura de subcontratista como administrador de facturas .
  3. Haga clic en Actualizar.

Otros

Utilice estos ajustes para configurar el comportamiento del sistema para las facturas de subcontratistas:

Para configurar los otros ajustes:

  1. Opcional: Texto de pie de página PDF de factura de subcontratista.  Introduzca el texto que desee que aparezca en el pie de página de un PDF de factura creado por un usuario con permisos de nivel 'Administrador' en la herramienta Pedidos. Consulte Exportar una factura de subcontratista. Este campo es útil para añadir una declaración sobre el cumplimiento de las regulaciones locales.

    invoicing-settings-other.png
     Nota
    El texto de "Texto del pie de página de PDF de factura de subcontratista" solo aparece cuando un usuario con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto genera el PDF. NO aparece en ningún PDF generado por un usuario con permisos de "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Pedidos.
  2. Opcional: Mostrar importes solicitados por subcontratistas. Si habilita esta configuración, los contratistas principales pueden diferenciar entre lo que reclama un subcontratista y lo que aprueba el contratista principal.
     Nota
     En Australia y Nueva Zelanda, la habilitación de "Mostrar importes solicitados por subcontratistas" también permitirá a los contratistas principales crear un PDF de planificación de pagos en respuesta a la factura. Consulte Revisión de una factura de subcontratista como Administrador.  Para crear una planificación de pagos, consulte Crear una planificación de pagos.
    • Importe total reclamado. Este importe refleja la columna "Importe propuesto" en la pestaña Detalles de la factura. Este valor excluye la retención. 
    • Importe total aprobado. Este importe refleja el "Trabajo completado este período" más los "Materiales almacenados actualmente" en la pestaña "Detalles" de la factura. Este valor también excluye la retención.  
    • Motivos de la diferencia. Esta tabla incluye comentarios sobre partidas individuales en las que hubo una diferencia entre los importes reclamados y aprobados. Para obtener información sobre cómo agregar comentarios,consulte Revisar una factura de subcontratista como administrador de facturas .
  3. Permitir que los subcontratistas sobrefacturen. Elija la opción apropiada:
     Sugerencias
    • ¿Cómo funciona esta configuración? Consulte  ¿Cómo puedo evitar o permitir la sobrefacturación en una factura de subcontratista?
    • ¿Desea evitar la sobrefacturación en todos los proyectos de Procore de su empresa? Un administrador de Procore puede activar la configuración "Impedir sobrefacturación en todos los proyectos" en la herramienta Empresa Administrador. Esto evita que los usuarios guarden una factura si alguna de las partidas de la factura supera el 100% del importe presupuestado en el compromiso en todos los proyectos Procore de su empresa. Ver Establecer valores predeterminados para los proyectos. Cuando está activado, los usuarios no pueden cambiar la configuración "Permitir que los subcontratistas facturen en exceso" en un proyecto.
    • Evitar la sobrefacturación. Mueva el interruptor hacia la izquierda para desactivar la opción. Esto evita que los usuarios guarden una factura si alguna de las partidas de la factura supera el 100% del importe presupuestado en el compromiso de este proyecto de Procore.
      OR
    • Permitir la sobrefacturación. Mueva el  interruptor hacia la derecha para activar la función. Esta es la configuración predeterminada. Esta configuración evita que los usuarios guarden una factura si alguna de las partidas de la factura supera el 100% del importe presupuestado en el compromiso en todos los proyectos Procore de su empresa.
  4. Haga clic en Actualizar.

Configuración del flujo de trabajo de la factura de subcontratistabeta

Esta configuración solo está disponible si su empresa habilita la herramienta Flujos de trabajo y se asigna una plantilla de flujo de trabajo al proyecto. Consulte Asignar una plantilla de flujo de trabajo personalizada a un proyecto . Para saber cómo configurar los ajustes, consulte Configure una plantilla de flujo de trabajo personalizada para facturas de subcontratista en un proyecto.