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Procore

Ajustes de configuración: Facturación

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 For Procore Customers in the United States

flag-us.png  When your company applies the 'Owners English' or 'Specialty Contractors English' point-of-view dictionary, you'll see different tool names and term changes in the user interface. Learn how to apply the dictionary options. 

  • To learn the differences: Show/Hide      

    • This table shows the differences in tool names (bold) and terms across the point-of-view dictionaries for Project Financials. These dictionaries are available in US English only. The default dictionary is designed for general contractors, which means that you will need to work with your Procore Administrator at your company and your Procore point of contact to access the other dictionary options. 

      General Contractors

      English (United States) - Default

      Owners

      English (Owner Terminology V2)

      Specialty Contractors

      English (Specialty Contractor Terminology)
      Invoicing Invoicing Progress Billings
      Owner Funding Owner
      Owner/Client Owner/Client GC/Client
      Prime Contract Change Order Funding Change Order Client Contract Change Order
      Prime Contracts Funding Client Contracts
      Revenue Funding Revenue
      Subcontract Contract Subcontract
      Subcontractor Contractor Subcontractor
      Subcontractor Schedule of Values (SSOV) Contractor Schedule of Values (CSOV) Subcontractor Schedule of Values (SSOV)

Objetivo

Configurar los ajustes de la herramienta Facturación como administrador de facturas.

Contexto

Un <a class="F1" title=" "href.path="//faq/what-is-an-invoice-administrator" href.nombre de archivo de filename =""> debe configurar los ajustes de la herramienta Facturación antes de que los miembros de su equipo creen cualquier factura en un proyecto de Procore.  

Temas a considerar

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Facturación del proyecto.
  2. Haga clic en Ajustes de icons-settings-gear.png configuración.
  3. En Configuración, configure las opciones.

Período de facturación predeterminado

Estos ajustes rellenan los campos de fecha en el mensaje "Configurar período de facturación" cuando los usuarios Crear períodos de facturación manual con la herramienta de facturación.  

 Sugerencia
¿Desea simplificar la creación de período de facturación para ciclos futuros? Un administrador de facturas puede configurar las fechas del período de facturación predeterminado para preestablecer las fechas en los campos Desde, Hasta y Fecha de vencimiento en el mensaje "Configurar período de facturación". Consulte Crear períodos de facturación manual con la herramienta Facturación. Si no completa esta configuración, no se mostrarán las fechas predeterminadas. En su lugar, verá: dd/mm/aaaa

Para configurar los ajustes del Período de facturación predeterminado:

  1. Elija estas fechas:
    • Fecha de inicio.  Acepte la fecha de inicio predeterminada del '1 del mes' o elija una fecha diferente. Esto rellena la fecha "Desde" en la solicitud.
    • Fecha de finalización.  Acepte la fecha de finalización predeterminada del «31 del mes» o elija una fecha diferente. Esto rellena la fecha "Hasta" en el indicador.
    • Fecha límite. Acepte la fecha límite predeterminada "25 del mes" o elija una fecha diferente. Esto rellena el campo "Fecha límite" en la solicitud.
      default-billing-period.png

  2. Seleccione una opción de Tipo de factura predeterminado de subcontratista de la lista desplegable:

    • Trabajo y materiales. Permitir que los contactos de la factura creen facturas para facturar el trabajo y los materiales.  
    • Trabajo, materiales y retención. Permita que los contactos de la factura creen facturas para facturar el trabajo, los materiales y la liberación de retenciones. 
    • Ninguno (se debe invitar a crear una factura). Permita que los contactos de facturas creen facturas solo después de enviar una "Invitación a facturar". 

      subcontractor-invoice-type.png
       Nota
      El "Tipo de factura" siempre se establece en "Trabajo, materiales y retención" cuando un usuario con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos crea una nueva factura. 
  3. Haga clic en Actualizar.

Exenciones de gravámenes

 General Availability in Select Markets (United States)
flag-us.png Procore Pay icon-external-link.png  is available in the United States. It is designed for General Contractors and Owner-Builders who act as their own General Contractors on a job. Procore Pay extends the Invoice Management icon-external-link.png functionality in the Procore web application to handle the payment process between general and specialty contractors.

Estas configuraciones solo están disponibles con Procore Pay.  Para instrucciones:

Correos electrónicos

Utilice esta configuración para ajustar los mensajes de correo electrónico de la herramienta Facturación. 

Para configurar los ajustes de Correos electrónicos:  

  1. Escriba un mensaje para sus contactos de factura en el cuadro Mensaje personalizado de invitación y recordatorio.

    invoicing-settings-emails.png
     Sugerencia
    ¿Dónde se utiliza este texto?  Procore incluye este texto en la "Invitación a facturar" y en los correos electrónicos de recordatorio automático. Consulte Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de la factura .
  2. Mueva el interruptor hacia la derecha para activar una opción. Muévelo a la izquierda para apagarlo. La configuración predeterminada para estas opciones está DESACTIVADA:
    • Recordar a los subcontratistas que facturen.  Active esta opción para enviar recordatorios automáticos por correo electrónico a los contactos de facturación. Puede establecer la frecuencia del correo electrónico: Todos los días, Cada 2 días o Cada 3 días en la lista desplegable Frecuencia de recordatorios de subcontratistas. Procore deja de enviar recordatorios después de la fecha límite. El sistema envía el primer recordatorio a facturar después de invitar al subcontratista, según su frecuencia configurada.
    • Enviar un resumen de las facturas en revisión. Encienda y seleccione Semanalmente en la lista desplegable de Frecuencia de resumen en revisión para enviar un resumen de resumen semanal todos los lunes. Las facturas para el período de facturación actual se incluyen en este mensaje de resumen cuando se encuentran en estado Borrador, En revisión o Revisar y volver a enviar. Los mensajes de resumen se envían a los miembros de la lista desplegable "Distribución de facturas", ubicada en la sección Distribuciones predeterminadas de la página Configurar ajustes en la herramienta Compromisos. Consulte Ajustes de configuración: Pedidos. 
    • Notificar a los subcontratistas cuando se aprueban las facturasd. Active para enviar automáticamente una notificación por correo electrónico a los contactos de la factura cuando el estado de una factura cambia a Aprobado o Aprobado con anotaciones de un administrador de facturas. Consulte Revisar una factura de subcontratista como administrador de facturas.
  3. Haga clic en Actualizar.

Otros

Utilice estos ajustes para configurar el comportamiento del sistema para las facturas de subcontratistas:

Para configurar los otros ajustes:

  1. Opcional: Texto de pie de página de PDF de factura de subcontratista. Introduzca el texto de pie de página para el PDF de la factura exportada. Consulte Exportar una factura de subcontratista. Este campo es útil para añadir información sobre las regulaciones locales y las declaraciones de cumplimiento.

    invoicing-settings-other.png
     Nota
    El texto de "Texto del pie de página de PDF de factura de subcontratista" solo aparece cuando un usuario con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto genera el PDF. NO aparece en ningún PDF generado por un usuario con permisos de "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Pedidos.
  2. Opcional: Mostrar importes solicitados por subcontratistas. Si habilita esta configuración, los contratistas principales pueden diferenciar entre lo que reclama un subcontratista y lo que aprueba el contratista principal.
     Nota
     En Australia y Nueva Zelanda, habilitar el ajuste "Mostrar importes reclamados por los subcontratistas" también permitirá a los contratistas principales crear un PDF de planificación de pagos en respuesta a la factura. Consulte Revisar una factura de subcontratista como administrador y Crear una planificación de planificación de pagos.
    • Importe total reclamado. Esto refleja la columna "Importe propuesto" en la pestaña Detalles de la factura. Excluye la retención. 
    • Importe total aprobado. Esto refleja el "Trabajo completado este período" más los "Materiales almacenados actualmente" en la pestaña "Detalle" de la factura. Este valor también excluye la retención.  
    • Razones de la diferencia. Cuando haya una diferencia entre los importes reclamados y los aprobados, incluya esos motivos aquí. Consulte Revisar una factura de subcontratista como administrador de facturas.
  3. Permitir que los subcontratistas sobrefacturen. Elija la opción apropiada:
     Sugerencias
    • ¿Cómo funciona esta configuración? Consulte  ¿Cómo puedo evitar o permitir la sobrefacturación en una factura de subcontratista?
    • ¿Desea evitar la sobrefacturación en todos los proyectos de Procore de su empresa? Un administrador de Procore puede activar la configuración "Impedir sobrefacturación en todos los proyectos" en la herramienta Empresa Administrador. Esto evita que los usuarios guarden una factura si alguna de las partidas de la factura supera el 100% del importe presupuestado en el compromiso en todos los proyectos Procore de su empresa. Ver Establecer valores predeterminados para los proyectos. Cuando está activado, los usuarios no pueden cambiar la configuración "Permitir que los subcontratistas facturen en exceso" en un proyecto.
    • Evitar la sobrefacturación. Mueva el interruptor hacia la izquierda para desactivar la opción. Esto evita que los usuarios guarden una factura si alguna de las partidas de la factura supera el 100% del importe presupuestado en el compromiso de este proyecto de Procore.
      OR
    • Permitir la sobrefacturación. Mueva el conmutador de alternancia hacia la derecha para activar la función. Esta es la configuración predeterminada. Esta configuración evita que los usuarios guarden una factura si alguna de las partidas de la factura supera el 100% del importe presupuestado en el pedido en todos los proyectos Procore de su empresa.
  4. Haga clic en Actualizar.

Ajustes del flujo de trabajo del subcontratistabeta

Estos ajustes solo están disponibles si su empresa habilita la herramienta Flujos de trabajo de trabajo y asigna una plantilla de flujo de trabajo de trabajo al proyecto. Consulte Asignar una plantilla de flujo de trabajo personalizado a un proyecto. Consulte Configurar una plantilla de flujo de trabajo personalizado para facturas de subcontratistas en un proyecto.

Ajustes del flujo de trabajo de facturación del propietariobeta

Estos ajustes solo están disponibles si su empresa habilita la herramienta Flujos de trabajo de trabajo y asigna una plantilla de flujo de trabajo de trabajo al proyecto. Consulte Asignar una plantilla de flujo de trabajo personalizado a un proyecto. Consulte Mejores prácticas para crear un flujo de trabajo de factura de promotor (beta).

 

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