Acerca de los materiales almacenados en las facturas
Tabla de contenido
Resumen
Consideraciones
Ajustes de configuración
Para facturar los materiales almacenados, configure estos ajustes:
- Elegir el método de contabilidad para el contrato
- Configurar los ajustes de materiales almacenados para un pedido
- Configurar los ajustes de materiales almacenados en la herramienta Facturación
Elegir el método de contabilidad para el contrato
Configure el método de contabilidad de un nuevo contrato principal para facturar los materiales almacenados en una factura. También puede configurar el método de contabilidad para las órdenes de compra y los contratos de subcontratista creados con la herramienta Pedidos de nivel de proyecto. Procore aplica la configuración que elija al contrato y a cualquier factura relacionada con el contrato. Las opciones son:
- Basado en importe. Introduzca el importe de la suma global para las partidas en el desglose de partidas del contrato y las facturas del contrato.
- Basado en unidades/cantidades. Introduzca una cantidad y un precio unitario para las partidas en el desglose de partidas del contrato y las facturas del contrato.
Sugerencia
¿Gestionar ofertas en Procore? Puede establecer el método de contabilidad para la herramienta Licitación de nivel de proyecto. Para más información, consulte ¿Cómo configuro el método de contabilidad para las licitaciones?Ejemplos
Estos ejemplos muestran cómo elegir el método de contabilidad para órdenes de compra y contratos de subcontratista en la herramienta Pedidos del proyecto y en un nuevo contrato principal para un proyecto. Para más información, consulte ¿Cómo configuro el método de contabilidad para un contrato?
Pedidos
Un usuario con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos configura el "Método de contabilidad predeterminado para órdenes de compra" y el "Método de contabilidad predeterminado para contratos de subcontratista"en"Configuración de contrato predeterminada" en la página "Configurar ajustes" de la herramienta. Una vez establecido, todos los pedidos del proyecto utilizan el método configurado. Para más información, consulte Ajustes de configuración avanzados: Pedidos.
Contratos principales
Un usuario que crea un contrato principal debe configurar su método de contabilidad predeterminado antes de añadir cualquier partida al desglose de partidas. Una vez añadidas las partidas, no se puede cambiar el método de contabilidad. En Procore, el método de contabilidad predeterminado es Contratos basados en importe. Para cambiar al método basado en unidades/cantidades, haga clic en el botón en el banner en la parte superior de un desglose de partidas de un contrato principal. Para más información, consulte Crear Contratos principales.
Configurar los ajustes de materiales almacenados para un pedido
Para habilitar la facturación de los materiales almacenados en un pedido, un miembro del equipo con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos puede marcar la opción "Habilitar la facturación por separado para materiales almacenados" en la pestaña Configuración avanzada de un pedido.
Ejemplo
Este es un ejemplo del ajuste "Materiales almacenados" en un contrato. Esta configuración está disponible en la herramienta Pedidos. Para habilitar la opción, marque la casilla "Habilitar facturas" y luego la casilla "Habilitar facturación por separado para materiales almacenados".
Si sus facturas deben tener en cuenta la retención, su equipo también tiene la opción de marcar la casilla de verificación "Habilitar retención de material almacenado". Para configurar las facturas de subcontratista para introducir la retención, consulte Habilitar retención en una orden de compra o contrato de subcontratista.
Configurar ajustes de materiales almacenados para la herramienta Facturación
Un miembro del equipo con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos puede actualizar la configuración de materiales almacenados en la herramienta Facturación de nivel de proyecto. Cuando se activa, Procore mueve automáticamente el importe introducido en la columna "Materiales almacenados actualmente" en el desglose de partidas de la factura anterior a la columna "Trabajo completado de la solicitud anterior" en la siguiente factura.
Nota
Para obtener los mejores resultados, Procore recomienda configurar este ajuste antes de que su equipo cree facturas en un proyecto. Sin embargo, puede cambiar este ajuste a mitad del proyecto como se muestra en este ejemplo.Ejemplo
Este es un ejemplo de la configuración de "Materiales almacenados" en la herramienta Facturación de nivel de proyecto.
Si activa esta configuración a mitad del proyecto, un mensaje informativo le informará de cómo el cambio de la configuración afecta a sus contratos existentes. El usuario que realiza el cambio debe hacer clic en Actualizar para reconocer la solicitud.
Introducción de datos basada en cantidades
Revise este ejemplo para saber cómo facturar los materiales almacenados en las facturas cuando un contrato está configurado para usar el método de contabilidad"basado en el importe".
Introducción de datos en la primera factura basada en importe
Para la primera factura del contrato, el valor de la columna Nuevos materiales almacenados siempre se establece en 0,00 € de forma predeterminada. Dado que el subcontratista recibió los materiales en la obra durante este período de facturación, el contacto de la factura introduce 2000,00 € en la columna Nuevos materiales almacenados (consulte 1). Representa el importe de moneda de los materiales recibidos. Una vez introducidos, Procore actualiza automáticamente estos valores en la partida (ver 2):
- Total completado y almacenado hasta la fecha (%). Procore convierte la entrada en un valor porcentual (16%) para mostrar el progreso total.
- Materiales almacenados actualmente. Procore actualiza esta columna con el importe en la columna Materiales nuevos almacenados (2000,00 €).
- Total completado y fecha de almacenamiento (€). Procore añade la entrada de 2000,00 $ a esta columna (ver 2). Nota: Esta columna muestra el total acumulado de los valores de la columna Trabajo completado este período, Nuevos materiales almacenados y Materiales almacenados actualmente.
- Saldo hasta finalización. Esta columna solo es visible para los administrador de facturas. Procore toma el importe del valor planificado y resta el importe de nuevos materiales almacenados para calcular el saldo restante. Nota: En las facturas posteriores, esta columna muestra la disminución acumulada del importe contratado para la partida.
Introducción de datos en la segunda factura basada en importe
Para el siguiente período de facturación, el contacto de la factura prepara su segunda factura. En todas las facturas nuevas, la columna Nuevos materiales almacenados siempre se establece en 0,00 € de forma predeterminada (consulte 1). Sin embargo, Procore mueve automáticamente el valor de la columna Nuevos materiales almacenados en la factura anterior a la columna Materiales almacenados anteriormente en la factura actual (consulte 1 y 2). Antes de introducción de datos adicionales, tenga en cuenta que los valores resaltados (consulte 3) coinciden con la primera factura (arriba).
A continuación, introducción de datos adicionales en la partida.
Por esta entrada, el subcontratista recibió 2500,00 € adicionales en nuevos materiales que ahora están almacenados en la obra (o en una instalación de almacenamiento). El contacto de la factura introduce 2500,00 € en la columna Nuevos materiales almacenados (consulte 1). Después de la entrada, Procore actualiza automáticamente estos valores (ver 2).
- Total completado y almacenado hasta la fecha (%). Procore actualiza este valor del 16% al 36%.
- Materiales almacenados actualmente. Procore actualiza este valor de 2000,00 $ a 4500,00 $.
- Total completado y almacenado hasta la fecha (€). Procore actualiza este valor de 2000,00 $ a 4500,00 $.
- Saldo hasta finalización. Procore resta la suma del valor de "Nuevos materiales almacenados" y la cantidad de "Anterior material almacenado" del importe del "Valor planificado". Muestra la disminución acumulada del importe contratado.
Nota: El valor de Trabajo completado de solicitud anterior (%) permanece sin cambios (consulte 3).
A continuación, la mitad de los nuevos materiales almacenados en la primera factura se instalaron en la obra durante el período de facturación actual. Para solucionar este problema, el contacto de la factura toma 1000,00 € de la columna Materiales almacenados anteriormente (ver 1) y mueve esos 1000,00 € a la columna Trabajo completado en este período (ver 2).
Nota
Después de cambiar la entrada en la columna Materiales almacenados anteriormente , el sistema en el que se centra el sistema salta a la columna Trabajo retenido este período ($). Esto ocurre si el administrador de facturas habilita la configuración de retención en el pedido. Para cumplir con el propósito de facturar los materiales almacenados, en este ejemplo no se incluye la introducción de datos de retención. Sin embargo, la documentación sobre la retención está disponible:
- Para saber cómo habilitar la retención en un pedido, consulte Habilitar retención en una orden de compra o contrato de subcontratista.
- Para saber cómo establecer y liberar la retención en una factura, consulte Establecer o liberar retenciones en una factura de subcontratista.
Después de mover la cantidad de Materiales almacenados anteriormente a la columna Trabajo completado en este período , Procore tiene en cuenta las entradas para calcular estos valores:
- Total completado y almacenado hasta la fecha (%). Procore mantiene el valor en el 36%.
- Materiales almacenados actualmente. Procore mantiene el valor en 3500,00 $.
- Total completado y almacenado hasta la fecha (€). Procore mantiene el valor en 4500,00 $.
- Saldo hasta finalización. Procore resta la suma del valor de "Nuevos materiales almacenados" y la cantidad de "Anterior material almacenado" del importe del "Valor planificado". Muestra la disminución acumulada del importe contratado.
Nota: El valor de Trabajo completado de solicitud anterior (%) permanece sin cambios.
Introducción de datos en la tercera factura basada en importe
Para el siguiente período de facturación, el subcontratista recibe materiales adicionales, los materiales almacenados anteriormente se han instalado. El contacto de la factura crea su tercera factura.
En la tercera factura:
- Procore mueve el importe de la columna Nuevos materiales almacenados en la segunda factura y lo añade al importe de la columna Materiales almacenados anteriores (ver 1).
- El contacto de la factura toma 3000,00 € de la columna Materiales almacenados anteriormente en la segunda factura y los mueve a la columna Trabajo completado este período (ver 1). Esto deja 500,00 € en la columna Materiales almacenados anterior (ver 2).
- El contacto de la factura también introduce 2000,00 € en la columna Nuevos materiales almacenados (consulte 1). Representa los nuevos materiales recibidos durante el período de facturación actual que ahora se están almacenando. Procore añade el valor de Materiales almacenados actualmente al valor de Materiales almacenados anteriormente (véase 2) para calcular el valor de Materiales almacenados actualmente (véase 3).
- Procore también actualiza automáticamente los siguientes valores en la partida:
- Total completado y almacenado hasta la fecha (%). Procore calcula el valor en un 52%.
- Total completado y almacenado hasta la fecha (€). Procore calcula el valor en 6500,00 $.
- Saldo hasta finalización. Procore resta la suma del valor de "Nuevos materiales almacenados" y la cantidad de "Anterior material almacenado" del importe del "Valor planificado". Muestra la disminución acumulada del importe contratado.
Puede seguir creando facturas e introduciendo nuevas entradas de partida hasta que el valor de Saldo final en una partida llegue a 0,00 €.
Introducción de datos basada en unidades
Aprenda a facturar los materiales almacenados en las facturas cuando un contrato está configurado para usar el método de contabilidad"basado en la unidad/cantidad".
Introducción de datos en la primera factura basada en unidades/cantidad
Antes de la introducción de datos, la cantidad de la columna Cantidad nueva se establece en 0 de forma predeterminada en la primera factura.
En este período de facturación, el subcontratista instaló 100 unidades. Un contacto de la factura introduce 100 en la columna Cantidad nueva (consulte 1). Una vez introducidos, Procore actualiza automáticamente los valores resaltados en la partida (ver 2):
- Nuevo valor. Procore calcula este valor multiplicando el importe de la cantidad nueva por el precio unitario.
- Total completado y almacenado hasta la fecha (€). Procore actualiza este valor de 0,00 % a 12 500,00 $.
- Total completado y almacenado hasta la fecha (%). Procore convierte la entrada en un valor porcentual (20 %) para mostrar el progreso total.
- Saldo hasta finalización. Procore resta la suma del nuevo valor (12 5000,00 €) del valor planificado (62.500,00 €). El saldo de 50 000,00 $ hasta finalización muestra la disminución acumulada del importe contratado.
A continuación, la cantidad en la columna Nuevos materiales almacenados (Cant.) se establece en 0 de forma predeterminada en la primera factura. En este período de facturación, se almacenaron 50 unidades en la obra. Un contacto de la factura introduce 50 en la columna Nuevos materiales almacenados (Cant.). Es la cantidad de materiales recibidos y almacenados en la obra. Una vez introducidos, Procore actualiza automáticamente los valores resaltados en la partida (ver 2):
- Nuevos materiales almacenados ($). Procore calcula la entrada Materiales nuevos almacenados (Cant.) por el Precio unitario del contrato de subcontratista.
- Materiales almacenados actualmente (cant.). Procore actualiza esta cantidad de 0 a 50.
- Materiales almacenados actualmente ($). Procore convierte la cantidad (50) a un importe de moneda (6250,00 dólares).
- Total completado y almacenado hasta la fecha (€). Procore añade 6250,00 $ a 12 500,00 $ y muestra 18 750,00 $.
- Total completado y almacenado hasta la fecha (%). Procore convierte la entrada en un valor porcentual (30%).
- Saldo hasta finalización. Procore resta la suma del nuevo valor (125000,00 €) y los nuevos materiales almacenados (6250,00 €). del valor planificado (62 500,00 €) cantidad 43 750,00 $ muestra la disminución acumulada del importe del contrato.
Introducción de datos en la segunda factura basada en unidades/cantidad
Para el siguiente período de facturación, el contacto de la factura prepara su segunda factura. En todas las facturas nuevas, la cantidad nueva es 0 de forma predeterminada (consulte 1). En Cantidad anterior se muestra la "Cantidad nueva" presentada en la primera factura (véase 2) y en Materiales almacenados anteriores (Cant.) se muestran los "Materiales nuevos almacenados (Cant.)" de la factura anterior (véase 3).
A continuación, introducción de datos adicionales en la partida.
En este ejemplo, el subcontratista instaló las 50 unidades almacenadas previamente en la factura anterior. El contacto de la factura actualiza la entrada Materiales almacenados anteriores (Cant.) a 0 y mueve esa cantidad (50) a la columna Cantidad nueva (consulte 1). El subcontratista también recibió 100 unidades adicionales y las almacenó todas. El contacto de la factura introduce 100 en la columna Nuevos materiales almacenados (Cant.) (consulte 2).
Una vez introducidos, Procore actualiza automáticamente los valores resaltados en la partida (véase 3):
- Nuevo valor. Procore calcula este valor multiplicando el importe de la cantidad nueva por el precio unitario.
- Materiales almacenados anteriormente ($). Procore calcula este valor multiplicando la cantidad de Materiales almacenados anteriores (Cant.) por el Precio unitario.
- Nuevos materiales almacenados ($). Procore calcula la entrada Materiales nuevos almacenados (Cant.) por el Precio unitario del contrato de subcontratista.
- Materiales almacenados actualmente (cant.). Procore muestra la cantidad de materiales almacenados actualmente. Procore muestra Nuevos materiales almacenados (cant.) porque instaló todos los materiales almacenados en la factura anterior.
- Materiales almacenados actualmente ($). Procore convierte la cantidad (100) a un importe de moneda (12 500,00 dólares).
- Total completado y almacenado hasta la fecha (€). Procore añade el nuevo valor (6250,00 €) de la nueva factura, resta los materiales almacenados anteriormente (6250,00 €) de la factura anterior y, a continuación, suma los nuevos materiales almacenados (cant.)(18 750,00 €) para calcular el total de 31 250,00 €.
- Total completado y almacenado hasta la fecha (%). Procore convierte el Total completado y almacenado hasta la fecha (€) en un valor porcentual (50,00%).
- Saldo hasta finalización. Procore resta la suma del nuevo valor (6250,00 €) y los nuevos materiales almacenados ($) ($12 500,00) del valor planificado (62 500,00 €) cantidad 31.250,00 $ muestra la disminución acumulada del importe del contrato.
Introducción de datos en la tercera factura basada en unidad/cantidad
Para el siguiente período de facturación, el contacto de la factura prepara su segunda factura. En todas las facturas nuevas, la cantidad nueva es 0 de forma predeterminada (consulte 1). En Cantidad anterior se muestra la "Nueva cantidad" presentada en la factura anterior (véase 2) y en Materiales almacenados anteriores (Cant.) se muestran los "Nuevos materiales almacenados (Cant.)" de la factura anterior (véase 3).
A continuación, introducción de datos adicionales en la partida.
En este ejemplo, el subcontratista instaló 50 de las unidades almacenadas en la factura anterior. El contacto de la factura actualiza la entrada Materiales almacenados anteriores (Cant.) de 100 a 50 y mueve la cantidad (50) a la columna Cantidad nueva (consulte 1). El subcontratista también recibió 50 unidades adicionales y las almacenó todas. El contacto de la factura introduce 50 en la columna Nuevos materiales almacenados (Cant.) (consulte 2).
Una vez introducidos, Procore actualiza automáticamente los valores resaltados en la partida (véase 3):
- Nuevo valor. Procore calcula este valor multiplicando el importe de la cantidad nueva por el precio unitario.
- Materiales almacenados anteriormente ($). Procore calcula este valor multiplicando la cantidad de Materiales almacenados anteriores (Cant.) por el Precio unitario.
- Nuevos materiales almacenados ($). Procore calcula la entrada Materiales nuevos almacenados (Cant.) por el Precio unitario del contrato de subcontratista.
- Materiales almacenados actualmente (cant.). Procore muestra la cantidad de materiales almacenados actualmente. Procore muestra Nuevos materiales almacenados (cant.) porque instaló todos los materiales almacenados en la factura anterior.
- Materiales almacenados actualmente ($). Procore convierte la cantidad (100) a un importe de moneda (12 500,00 dólares).
- Total completado y almacenado hasta la fecha (€). Procore añade el nuevo valor (6250,00 €) de la nueva factura, resta los materiales almacenados anteriormente ($) ($ 6250,00) de la factura anterior y, a continuación, suma los nuevos materiales almacenados (cant.)(62500,00 €) para calcular el total de 37.500,00 €.
- Total completado y almacenado hasta la fecha (%). Procore convierte el Total completado y almacenado hasta la fecha (€) en un valor porcentual (60,00%).
- Saldo hasta finalización. Procore resta la suma del nuevo valor (6250,00 €) y los nuevos materiales almacenados ($) ($6250,00) del valor planificado (62 500,00 €) cantidad 25.000,00 $ muestra la disminución acumulada del importe del contrato.