Acerca de los materiales almacenados en las facturas (Beta)
Tabla de contenido
Resumen
La facturación de los materiales almacenados en un proyecto de construcción permite a los contratistas recuperar los costos de compra y almacenamiento de materiales en una obra. También requiere que los equipos se aseguren de dar cuenta con precisión de los materiales recibidos. Esto incluye documentar los socios comerciales, los tipos de materiales, las cantidades, los costos y las fechas de entrega. Debido a que los materiales almacenados no representan el trabajo completado, las facturas deben detallarse para diferenciar entre lo que se instala en un proyecto durante un período de facturación y lo que se almacena para trabajos futuros.
Una vez que un contratista recibe el pago de una factura, los materiales almacenados pasan a ser propiedad del cliente y el contratista es responsable de garantizar que los materiales almacenados estén seguro. Para evitar malentendidos, asegúrese de que los requisitos del compromiso o contrato principal de un proyecto sean claros sobre cómo facturar los materiales almacenados.
Los equipos que utilizan la solución Procore Invoice Management pueden administrar los materiales almacenados manualmente o habilitar una opción de configuración que mueva los saldos de la columna "Materiales almacenados actualmente" en una factura anterior a la columna "Trabajo completado de la solicitud anterior" en la siguiente factura. Los usuarios también facturan los materiales almacenados utilizando el método de contabilidad configurado para el contrato.
Además, los equipos pueden configurar una plantilla de proyecto de Procore, por lo que los ajustes de configuración de los materiales almacenados se copian automáticamente a los nuevos proyectos de Procore. Para más información, consulte ¿Qué se copia en un nuevo proyecto al aplicar una plantilla de proyecto?
Requisitos
Para facturar los materiales almacenados, su equipo debe:
- Realice un seguimiento de los materiales que recibe y documéntelos en su inventario.
- Realizar un seguimiento de los materiales instalados durante un período de facturación y los almacenados para el futuro.
Sugerencia
¿Necesitas ayuda para hacer un seguimiento de los materiales Para obtener consejos sobre el uso de diferentes herramientas de Procore para realizar un seguimiento de los materiales recibidos e instalados, consulte ¿Cómo realizo un seguimiento de los materiales reales recibidos e instalados en una obra?
También es necesario:
| Paso | En facturas de propietario... | En facturas de subcontratista... |
|---|---|---|
| Opte por la experiencia de facturación modernizada | Acerca de las facturas de propietario | Acerca de las facturas de subcontratista |
| Crear un contrato | Crear contratos principales | Crear un compromiso 1 |
| Crear una factura | Crear facturas de propietario | Crear una factura de subcontratista |
1 En Procore, un compromiso es una orden de compra o un contrato de subcontratista.
Cuando su equipo crea facturas de propietario o subcontratista, factura las partidas como otros costes del proyecto. La única diferencia es que los materiales instalados y los materiales almacenados están documentados en la factura.
Limitaciones
Tenga en cuenta las siguientes limitaciones:
- Procore siempre utiliza el mismo método de contabilidad para un contrato y sus facturas. Si elige un contrato basado en la cantidad, Procore genera facturas basadas en la cantidad. Del mismo modo, un contrato basado en Unidad/Cantidad genera facturas basadas en Unidad/Cantidad.
- Una vez que las partidas se agregan a la Lista de Valores de un contrato principal, el método de contabilidad para el contrato principal y sus facturas no se puede modificar. Consulte Crear Contratos principales.
Ajustes de configuración
Para facturar los materiales almacenados, configure estos ajustes:
- Elija el método contable para el contrato
- Configurar los ajustes de materiales almacenados para un compromiso
- Configurar los ajustes de materiales almacenados en la herramienta Facturación
Elija el método contable para el contrato
Configure el método de contabilidad de un nuevo contrato principal para facturar los materiales almacenados en una factura. También puede configurar el método de contabilidad para órdenes de compra y contratos de subcontratista creados con la herramienta Pedidos a nivel de proyecto. Procore aplica la configuración que elija al contrato y a las facturas relacionadas con el contrato. Las opciones son:
- Basado en la cantidad. Introduzca el importe de la suma global para las partidas en la Lista de Valores del contrato y las facturas del contrato.
- Basado enunidad/cantidad. Introduzca una cantidad y un precio unitario para las partidas en la Lista de Valores del contrato y las facturas del contrato.
Sugerencia
¿Gestionar pujas en Procore? Puede establecer el método de contabilidad para la herramienta de licitación a nivel de proyecto. Para más información, consulte ¿Cómo configuro el método de contabilidad para las ofertas?Ejemplos
Estos ejemplos le muestran cómo elegir el método de contabilidad para órdenes de compra y contratos de subcontratista en la herramienta Pedidos del proyecto y en un nuevo contrato principal para un proyecto. Para más información, consulte ¿Cómo configuro el método de contabilidad de un contrato?
Pedidos
Un usuario con permisos de nivel 'Administrador' en la herramienta Pedidos configura los ajustes "Método de contabilidad predeterminado para órdenes de compra" y "Método de contabilidad predeterminado para subcontratos" en "Ajustes de contrato predeterminados" en la página "Configurar ajustes" de la herramienta. Una vez establecidos, todos los compromisos en el proyecto utilizan el método configurado. Para más información, consulte Ajustes de configuración avanzados: Pedidos.
Contratos principales
Un usuario que crea un contrato principal debe configurar su método de contabilidad predeterminado antes de añadir partidas a su Lista de Valores. Una vez que se añaden las partidas, no puede cambiar el método de contabilidad. En Procore, el método de contabilidad predeterminado son los contratos basados en cantidades. Para cambiar al método basado en Unidad/Cantidad, haga clic en el botón en el banner en la parte superior de la Lista de Valores de un contrato principal. Para más información, consulte Crear Contratos principales.
Configurar los ajustes de materiales almacenados para un compromiso
Para habilitar la facturación de materiales almacenados en un compromiso, un miembro del equipo con permisos de nivel 'Administrador' en la herramienta Pedidos puede marcar la configuración "Habilitar facturación por separado para materiales almacenados" en la pestaña Configuración avanzada de un compromiso.
Ejemplo
Este es un ejemplo de la configuración de "Materiales almacenados" en un contrato. Esta configuración está disponible en la herramienta Pedidos. Para habilitar la opción, marque la casilla de verificación "Habilitar facturas" y luego la casilla de verificación "Habilitar facturación por separado para materiales almacenados".
Si sus facturas deben tener en cuenta la retención, su equipo también tiene la opción de marcar la casilla de verificación "Habilitar retención de materiales almacenados". Para configurar las facturas de subcontratista para introducir la retención, consulte Habilitar retención en una orden de compra o contrato de subcontratista.
Configurar los ajustes de los materiales almacenados para la herramienta Facturación
Un miembro del equipo con permisos de nivel 'Administrador' en la herramienta Pedidos puede actualizar la configuración de Materiales almacenados en la herramienta Facturación a nivel de proyecto. Cuando se activa, Procore mueve automáticamente el importe introducido en la columna "Materiales almacenados actualmente" en la lista de valores de la factura anterior a la columna "Trabajo completado de la solicitud anterior" en la siguiente factura.
Nota
Para obtener mejores resultados, Procore recomienda configurar esta configuración antes de que su equipo cree facturas en un proyecto. Sin embargo, puede cambiar esta configuración a mitad de proyecto como se muestra en este ejemplo.Ejemplo
Este es un ejemplo de la configuración "Materiales almacenados" en la herramienta Facturación de nivel de proyecto.
Si activa esta configuración a mitad del proyecto, un mensaje informativo le informa cómo el cambio de la configuración afecta a sus contratos existentes. El usuario que realiza el cambio debe hacer clic en Actualizar para reconocer el mensaje.
Introducción de datos basada en cantidades
Revise este ejemplo para saber cómo facturar los materiales almacenados en las facturas cuando un contrato está configurado para utilizar el método de contabilidad "Basado en importe".
Ingreso de datos en la primera factura basada en importes
Para la primera factura del contrato, el valor en la columna Nuevos materiales almacenados siempre se establece en 0,00 $ de forma predeterminada. Dado que el subcontratista recibió materiales en el sitio durante este período de facturación, el contacto de la factura ingresa $ 2,000.00 en la columna Nuevos materiales almacenados (ver 1). Esto representa la cantidad de dinero de los materiales recibidos. Una vez introducidos, Procore actualiza automáticamente estos valores en la partida (consulte 2):
- Total completado y almacenado a la fecha (%). Procore convierte la entrada en un valor porcentual (16%) para mostrar el progreso total.
- Materiales almacenados actualmente. Procore actualiza esta columna con la cantidad en la columna Nuevos materiales almacenados ($ 2,000.00).
- Fecha total completada y almacenada ($). Procore añade la entrada de $ 2,000.00 a esta columna (ver 2). Nota: Esta columna muestra el total acumulado de los valores de la columna Trabajo completado este período, Nuevos materiales almacenados y Materiales almacenados actualmente.
- Saldo para finalizar. Esta columna solo es visible para los administrador de facturas. Procore toma la cantidad de Valor Programado y resta la cantidad de Nuevos Materiales Almacenados para calcular el saldo hasta el final). Nota: En facturas posteriores, esta columna muestra la disminución acumulada del importe contratado para la partida.
Ingreso de datos en la segunda factura basada en el importe
Para el siguiente período de facturación, el contacto de la factura prepara su segunda factura. En todas las facturas nuevas, la columna Nuevos materiales almacenados siempre se establece en $ 0.00 de forma predeterminada (consulte 1). Sin embargo, Procore mueve automáticamente el valor de la columna Nuevos materiales almacenados en la factura anterior a la columna Materiales almacenados anteriores en la factura actual (consulte 1 a 2). Antes de realizar la introducción de datos adicionales, tenga en cuenta que los valores resaltados (ver 3) coinciden con la primera factura (arriba).
A continuación, realice una introducción de datos adicional en la partida.
Para esta entrada, el subcontratista recibió $ 2,500.00 adicionales en materiales nuevos que ahora se almacenan en el sitio de trabajo (o en una instalación de almacenamiento). El contacto de la factura introduce $ 2,500.00 en la columna Nuevos materiales almacenados (consulte 1). Después de la entrada, Procore actualiza automáticamente estos valores (ver 2).
- Total completado y almacenado a la fecha (%). Procore actualiza este valor del 16% al 36%.
- Materiales almacenados actualmente. Procore actualiza este valor de $ 2,000.00 a $ 4,500.00.
- Total completado y almacenado a la fecha ($). Procore actualiza este valor de $ 2,000.00 a $ 4,500.00.
- Saldo para finalizar. Procore resta la suma del valor "Nuevos materiales almacenados" y el importe "Material almacenado anterior" del importe "Valor programado". Esto muestra la disminución acumulada de la cantidad contratada.
Nota: El valor del trabajo completado de la solicitud anterior (%) permanece sin cambios (ver 3).
A continuación, la mitad de los nuevos materiales almacenados en la primera factura se instalaron en la obra durante el período de facturación actual. Para abordar esto, el contacto de la factura toma $ 1,000.00 de la columna Materiales almacenados anteriores (ver 1) y mueve esos $ 1,000.00 a la columna Trabajo completado este período (ver 2).
Nota
Después de cambiar la entrada en la columna Materiales almacenados anteriores, el sistema en el que se centra el sistema salta a la columna Retención de trabajo este período ($). Esto ocurre si el administrador de facturas habilita la configuración de retención en el pedido. Para cumplir con el propósito de facturar los materiales almacenados, la introducción de datos de retención no está incluida en este ejemplo. Sin embargo, la documentación sobre la retención está disponible:
- Para saber cómo habilitar la retención en un compromiso, consulte Habilitar retención en una orden de compra o contrato de subcontratista.
- Para obtener información sobre cómo establecer y liberar retenciones en una factura, consulte Establecer o liberar retenciones en una factura de subcontratista.
Después de mover la cantidad de materiales almacenados anteriores a la columna Trabajo completado este período, Procore considera las entradas para calcular estos valores:
- Total completado y almacenado a la fecha (%). Procore mantiene el valor en un 36%.
- Materiales almacenados actualmente. Procore mantiene el valor en $ 3,500.00.
- Total completado y almacenado a la fecha ($). Procore mantiene el valor en $ 4,500.00.
- Saldo para finalizar. Procore resta la suma del valor "Nuevos materiales almacenados" y el importe "Material almacenado anterior" del importe "Valor programado". Esto muestra la disminución acumulada de la cantidad contratada.
Nota: El valor del trabajo completado de la solicitud anterior (%) permanece sin cambios.
Ingreso de datos en la tercera factura basada en importes
Para el siguiente período de facturación, el subcontratista recibe materiales adicionales, los materiales almacenados previamente han sido instalados. El contacto de la factura crea su tercera factura.
En la tercera factura:
- Procore mueve el importe de la columna Nuevos materiales almacenados en la segunda factura y lo añade al importe de la columna Materiales almacenados anteriores (consulte 1).
- El contacto de la factura toma $ 3,000.00 de la columna Materiales almacenados anteriores en la segunda factura y lo mueve a la columna Trabajo completado este período (consulte 1). Esto deja $ 500.00 en la columna Materiales almacenados anteriores (consulte 2).
- El contacto de la factura también ingresa $ 2,000.00 en la columna Nuevos materiales almacenados (ver 1). Esto representa los nuevos materiales recibidos durante el período de facturación actual que ahora se están almacenando. Procore añade el valor de Materiales almacenados actualmente al valor de Materiales almacenados anteriormente (consulte 2) para calcular el valor de Materiales almacenados actualmente (consulte 3).
- Procore también actualiza automáticamente los siguientes valores en la partida:
- Total completado y almacenado a la fecha (%). Procore calcula el valor al 52%.
- Total completado y almacenado a la fecha ($). Procore calcula el valor en $ 6,500.00
- Saldo para finalizar. Procore resta la suma del valor "Nuevos materiales almacenados" y el importe "Material almacenado anterior" del importe "Valor programado". Esto muestra la disminución acumulada de la cantidad contratada.
Puede continuar creando facturas e ingresando nuevas entradas de partida hasta que el valor de Saldo hasta Finalizar en una partida alcance $ 0.00.
Entrada de datos basada en unidad/cantidad
Aprenda a facturar los materiales almacenados en las facturas cuando un contrato está configurado para utilizar el método de contabilidad "Basado en unidad/cantidad".
Ingreso de datos en la factura de la primera unidad/cantidad
Antes de la introducción de datos, la cantidad de la columna Nueva cantidad se establece en 0 de forma predeterminada en la primera factura.
En este período de facturación, el subcontratista instaló 100 unidades. Un contacto de la factura introduce 100 en la columna Nueva cantidad (consulte 1). Una vez introducidos, Procore actualiza automáticamente los valores resaltados en la partida (consulte 2):
- Nuevo valor. Procore calcula este valor multiplicando la cantidad de la nueva cantidad por el precio unitario.
- Total completado y almacenado a la fecha ($). Procore actualiza este valor de $ 0.00% a $ 12,500.00.
- Total completado y almacenado a la fecha (%). Procore convierte la entrada en un valor porcentual (20%) para mostrar el progreso total.
- Saldo para finalizar. Procore resta la suma del Nuevo Valor ($ 12,5000.00) del Valor Programado ($ 62,500.00). El saldo de $ 50,000.00 para terminar muestra la disminución acumulada de la cantidad contratada.
A continuación, la cantidad de la columna Nuevos materiales almacenados (cantidad) se establece en 0 de forma predeterminada en la primera factura. En este período de facturación, se almacenaron 50 unidades en la obra. Un contacto de la factura introduce 50 en la columna Nuevos materiales almacenados (cantidad). Esta es la cantidad de los materiales recibidos y almacenados en el sitio. Una vez introducidos, Procore actualiza automáticamente los valores resaltados en la partida (consulte 2):
- Nuevos materiales almacenados ($). Procore calcula la entrada de nuevos materiales almacenados (cantidad) por el precio unitario del contrato de subcontratista.
- Materiales almacenados actualmente (cantidad). Procore actualiza esta cantidad de 0 a 50.
- Materiales almacenados actualmente ($). Procore convierte la cantidad (50) en una cantidad de moneda ($ 6,250.00).
- Total completado y almacenado a la fecha ($). Procore suma $ 6,250.00 a $ 12,500.00 y muestra $ 18,750.00.
- Total completado y almacenado a la fecha (%). Procore convierte la entrada en un valor porcentual (30%).
- Saldo para finalizar. Procore resta la suma del Nuevo Valor ($ 12,5000.00) y los Nuevos Materiales Almacenados ($) ($ 6,250.00) del Valor Programado ($ 62,500.00) importe. $ 43,750.00 muestra la disminución acumulada del importe del contrato.
Ingreso de datos en la segunda unidad/factura basada en cantidad
Para el siguiente período de facturación, el contacto de la factura prepara su segunda factura. En todas las facturas nuevas, la nueva cantidad es 0 de forma predeterminada (consulte 1). La Cantidad Anterior muestra la "Nueva Cantidad" presentada en la primera factura (ver 2) y la Cantidad de Materiales Anteriores Almacenados muestra la "Cantidad de Nuevos Materiales Almacenados" de la factura anterior (ver 3).
A continuación, realice una introducción de datos adicional en la partida.
En este ejemplo, el subcontratista instaló las 50 unidades previamente almacenadas en la factura anterior. El contacto de la factura actualiza la entrada de Materiales almacenados anteriores (cantidad) a 0 y mueve esa cantidad (50) a la columna Nueva cantidad (ver 1). El subcontratista también recibió 100 unidades adicionales, colocándolas todas en almacenamiento. El contacto de la factura introduce 100 en la columna Nuevos materiales almacenados (cantidad) (ver 2).
Una vez introducidos, Procore actualiza automáticamente los valores resaltados en la partida (consulte 3):
- Nuevo valor. Procore calcula este valor multiplicando la cantidad de la nueva cantidad por el precio unitario.
- Materiales anteriores almacenados ($). Procore calcula este valor multiplicando la cantidad de Materiales Anteriores Almacenados (Cantidad) por el Precio Unitario.
- Nuevos materiales almacenados ($). Procore calcula la entrada de nuevos materiales almacenados (cantidad) por el precio unitario del contrato de subcontratista.
- Materiales almacenados actualmente (cantidad). Procore muestra la cantidad de materiales almacenados actualmente. Procore muestra los nuevos materiales almacenados (cantidad) porque instalaron todos los materiales almacenados en la factura anterior.
- Materiales almacenados actualmente ($). Procore convierte la cantidad (100) en una cantidad de moneda ($ 12,500.00).
- Total completado y almacenado a la fecha ($). Procore añade el nuevo valor ($ 6,250.00) de la nueva factura, resta los Materiales Anteriores Almacenados ($ 6,250.00) de la factura anterior, y luego suma los Nuevos Materiales Almacenados (Cantidad)($ 18,750.00) para calcular el total de $ 31,250.00.
- Total completado y almacenado a la fecha (%). Procore convierte el total completado y almacenado a la fecha ($) en un valor porcentual (50.00%).
- Saldo para finalizar. Procore resta la suma del Nuevo Valor ($ 6,250.00) y los nuevos materiales almacenados ($) ($ 12,500.00) del Valor Programado ($ 62,500.00) importe. $ 31,250.00 muestra la disminución acumulada del importe del contrato.
Ingreso de datos en la factura de la tercera unidad/cantidad
Para el siguiente período de facturación, el contacto de la factura prepara su segunda factura. En todas las facturas nuevas, la nueva cantidad es 0 de forma predeterminada (consulte 1). La Cantidad Anterior muestra la "Nueva Cantidad" presentada en la factura anterior (ver 2) y la Cantidad de Materiales Anteriores Almacenados muestra la "Cantidad de Nuevos Materiales Almacenados" de la factura anterior (ver 3).
A continuación, realice una introducción de datos adicional en la partida.
En este ejemplo, el subcontratista instaló 50 de las unidades almacenadas previamente en la factura anterior. El contacto de la factura actualiza la entrada de Materiales almacenados anteriores (cantidad) de 100 a 50 y mueve la cantidad (50) a la columna Nueva cantidad (ver 1). El subcontratista también recibió 50 unidades adicionales, colocándolas todas en almacenamiento. El contacto de la factura introduce 50 en la columna Nuevos materiales almacenados (cantidad) (ver 2).
Una vez introducidos, Procore actualiza automáticamente los valores resaltados en la partida (consulte 3):
- Nuevo valor. Procore calcula este valor multiplicando la cantidad de la nueva cantidad por el precio unitario.
- Materiales anteriores almacenados ($). Procore calcula este valor multiplicando la cantidad de Materiales Anteriores Almacenados (Cantidad) por el Precio Unitario.
- Nuevos materiales almacenados ($). Procore calcula la entrada de nuevos materiales almacenados (cantidad) por el precio unitario del contrato de subcontratista.
- Materiales almacenados actualmente (cantidad). Procore muestra la cantidad de materiales almacenados actualmente. Procore muestra los nuevos materiales almacenados (cantidad) porque instalaron todos los materiales almacenados en la factura anterior.
- Materiales almacenados actualmente ($). Procore convierte la cantidad (100) en una cantidad de moneda ($ 12,500.00).
- Total completado y almacenado a la fecha ($). Procore añade el nuevo valor ($ 6,250.00) de la nueva factura, resta los Materiales Anteriores Almacenados ($) ($ 6,250.00) de la factura anterior, y luego suma los Nuevos Materiales Almacenados (Cantidad)($ 6,2500.00) para calcular el total de $ 37,500.00.
- Total completado y almacenado a la fecha (%). Procore convierte el total completado y almacenado a la fecha ($) en un valor porcentual (60.00%).
- Saldo para finalizar. Procore resta la suma del Nuevo Valor ($ 6,250.00) y los nuevos materiales almacenados ($) ($ 6,250.00) del Valor Programado ($ 62,500.00) importe. $ 25,000.00 muestra la disminución acumulada del importe del contrato.
Preguntas habituales
¿Es necesario optar por las experiencias de facturación modernizadas?
Sí. Para facturar los materiales almacenados utilizando los métodos descritos, debe optar por la experiencia modernizada para facturas de propietario y facturas de subcontratista. Para más información, consulte Acerca de las facturas de propietario y Acerca de las facturas de subcontratista.
Más
Para más información sobre las facturas de propietario, consulte estos enlaces: