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Procore

Completar facturas de subcontratista con DocuSign®

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 For Procore Customers in the United States

flag-us.png  When your company applies the 'Owners English' or 'Specialty Contractors English' point-of-view dictionary, you'll see different tool names and term changes in the user interface. Learn how to apply the dictionary options. 

  • To learn the differences: Show/Hide      

    • This table shows the differences in tool names (bold) and terms across the point-of-view dictionaries for Project Financials. These dictionaries are available in US English only. The default dictionary is designed for general contractors, which means that you will need to work with your Procore Administrator at your company and your Procore point of contact to access the other dictionary options. 

      General Contractors

      English (United States) - Default

      Owners

      English (Owner Terminology V2)

      Specialty Contractors

      English (Specialty Contractor Terminology)
      Invoicing Invoicing Progress Billings
      Owner Funding Owner
      Owner/Client Owner/Client GC/Client
      Prime Contract Change Order Funding Change Order Client Contract Change Order
      Prime Contracts Funding Client Contracts
      Revenue Funding Revenue
      Subcontract Contract Subcontract
      Subcontractor Contractor Subcontractor
      Subcontractor Schedule of Values (SSOV) Contractor Schedule of Values (CSOV) Subcontractor Schedule of Values (SSOV)

Objetivo

Completar el proceso de firma electrónica para una factura de subcontratista utilizando la integración Procore + DocuSign®.

Contexto

Después de que un miembro del equipo de proyecto o su colaborador intermedio cree una factura de subcontratista para un compromiso, los usuarios de Procore con una cuenta DocuSign® pueden preparar un sobre DocuSign ® para que la factura se envíe a los destinatarios apropiados para solicitar una firma.

If you are the recipient of a signature request, you do not need a DocuSign® account. However, if you do have a DocuSign® account and the email address matches the email you use in Procore, a copy of any documents you sign will be saved in your DocuSign® account. See Do I need a DocuSign© account?

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios
  •  Información adicional:
    • Una vez que inicie sesión en su cuenta de DocuSign® desde Procore, NO tendrá que volver a iniciar sesión hasta que el token de inicio de sesión caduque. Una vez que haya caducado, aparecerá en Procore el banner de «Se requiere una nueva autenticación». Para obtener más información, consulte ¿Qué significan los diferentes banners de DocuSign® en Procore?
    • Para completar los pasos siguientes, la factura debe tener el estado Aprobado, Aprobado con anotaciones o Aprobación pendiente del promotor.
 Important

If your company is paying subcontractor invoices with Procore Pay. The Procore + DocuSign© integration exclusively collects signatures for invoices. It does not collect signatures for an invoice's lien waivers. To collect lien waiver signatures with Procore's Invoice Management tools, your company must Enable Procore Pay as a Payor. For more guidance, see Sign Lien Waivers on Project Invoices.

Requisitos

Pasos

Enviar una factura de subcontratista a DocuSign®

Este paso le muestra cómo abrir una factura de subcontratista en Procore. 

  1. Vaya a la herramienta Pedidos del proyecto.
  2. En la pestaña Contratos , haga lo siguiente:
    • En la tabla 'Contratos', localice el contrato de subcontratista que contiene la factura a firmar.
    • Haga clic en el vínculo del número para abrir el contrato de subcontratista.
  3. En el contrato de subcontratista, haga clic en la pestaña Facturas.
     Nota
    Para enviar una factura de subcontratista a DocuSign®, debe estar en uno (1) de estos estados: Aprobado, Aprobado con anotaciones, o Pendiente de aprobación del promotor. 
  4. En la tabla Facturas (facturas), localice la factura y haga clic en Ver.
  5. Revise la factura y realice las modificaciones necesarias.
  6. Cuando esté listo para enviar la factura a DocuSign©:
    • BETA Si está utilizando la experiencia beta de factura de subcontratista , haga clic en Enviar con DocuSign en la parte superior de la página. 
      sub-invoice-beta-send-with-docusign.png
    • LEGADO Si está utilizando la experiencia heredada de factura de subcontratista , haga clic en Actualizar y configurar DocuSign en la parte inferior de la página. 

      legacy-sub-invoice-update-set-up-docusign.png

Envío masivo de facturas de subcontratista a DocuSign®

Si tiene permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto, también puede usar la herramienta Facturación del proyecto para enviar facturas a DocuSign® de forma masiva.

  1. Navigate to the project's Invoicing tool.
  2. Click the Subcontractor tab.
  3. Mark the checkboxes next to the invoices to bulk send to DocuSign®. 
     Note
    To send a subcontractor invoice to DocuSign®, it must be in one (1) of these statuses: Approved, Approved as Noted, or Pending Owner Approval. See What are the default statuses for Procore invoices?
  4. Click Send to DocuSign®. 
     Note
    If the Send to DocuSign® button is grayed out and unavailable, hover your mouse cursor over the button. A tooltip appears to inform you of the reason. Typically, it is because the purchase order or subcontract does not have an 'Invoice Contact' assigned to it. See Add Invoice Contacts to a Purchase Order or Subcontract.

    sub-invoice-bulk-send-to-docusign.png

    Procore sends the selected invoices to DocuSign®. A GREEN success banner appears at the top of the page when complete.
     Notes
    • When sending invoices in bulk, the DocuSign®  integration only sends invoices to the individuals listed as 'Invoice Contact(s)' on the contract in Procore.
    • Some DocuSign®  features are NOT available when using the bulk send option. For example, adding or removing documents, adding recipients, and so on.
    • To use the unavailable DocuSign®  features, follow the steps in Complete Subcontractor Invoices with DocuSign®.

    compile-invoice-backups-successful.png

Iniciar sesión en DocuSign®

If you are NOT logged into your DocuSign® account when you launch the DocuSign® application from Procore:

 Notes
  1. At the DocuSign® Log In page, type your email address in the Email box:


     
  2. Click Next. 
  3. Enter your password. 
  4. Click Log In.

Prepare el sobre de DocuSign®

Una vez que haya iniciado sesión en DocuSign®, aparecerá la página «Cargar un documento y añadir un destinatario del sobre». Siga estos pasos:

Añadir documentos al sobre

La siguiente información de Procore rellena automáticamente el sobre de DocuSign®:

  • Una copia de la factura en PDF se añade automáticamente a la sección «Añadir documentos al sobre». 
  • Las casillas de firma necesarias para cada «Rol» en la factura. Por ejemplo, el contratista principal o subcontratista cuyo contrato se ve afectado por la factura. Esto incluye el "Nombre" y la "Dirección de correo electrónico" de cada usuario.  Consulte Añadir destinatarios al sobre a continuación. 

Tiene la opción de añadir otros documentos de la siguiente manera:

  1. Opcional: Si desea añadir documentos adicionales al sobre, elija una de las opciones disponibles en la sección "Añadir documentos al sobre":

    docusign-sub-invoice-add-documents-to-the-envelope.png
     Nota
    Las opciones disponibles en la sección "Añadir documentos al sobre" las desarrolla y mantiene DocuSign®. Para aprender a usar DocuSign®,Procore recomienda revisar el contenido en support.docusign.com. 
    1. Cargar
    2. Utilizar una plantilla
    3. Obtener de la nube

Añadir destinatarios al sobre

Para añadir destinatarios al sobre, haga lo siguiente:

  1. En «Añadir destinatarios al sobre», mantenga los bloques de destinatarios predeterminados, sus nombres y sus direcciones de correo electrónico. Estos datos se añaden al sobre automáticamente por la integración de Procore+DocuSign®. Si los datos se especificaron en Procore, los valores de los campos «Nombre» y «Dirección de correo electrónico» de los bloques de destinatarios se corresponden con estos campos en Procore:
    • Subcontratista. Es la persona designada en el campo "Arquitecto/Ingeniero" del pedido asociado a la factura del subcontratista. 
    • Contratista General . Es la persona designada en el campo «Contacto principal» del directorio del proyecto para la empresa designada en el campo «Contratista» del contrato principal del pedido asociado a la factura del subcontratista. 
       Tip

      docusign-sub-invoice-add-recipient-to-envelope.png
       Tip
      • Want to add, change, or remove recipients DocuSign®?  The options in the 'Add Recipients to the Envelope' section are developed and maintained by DocuSign®. If you change the recipient information in DocuSign®, keep in mind that any changes made in DocuSign® do NOT update in Procore and can lead to unwanted results. To ensure the integration works as designed, Procore recommends keeping the recipient fields that were added by the integration. To learn how to use DocuSign®, Procore recommends reviewing the content on support.docusign.com. 

Añadir un mensaje para todos los destinatarios

  1. In the 'Message to All Recipients' section, do the following:

    • Email Subject
      Type a subject line for the outgoing email message. 
    • Email Message
      Type the content of your outgoing email message. 
  2. Click Next. 

Comprobar la vista previa de los campos de firma y enviar el sobre

El siguiente paso es obtener una vista previa de los campos de firma en el PDF. Los campos de firma corresponden a los roles de Procore. Por ejemplo, el contratista principal y el subcontratista que son parte del contrato con la factura. Estos campos se añaden automáticamente al sobre de DocuSign® mediante la integración de Procore + DocuSign®. 

  1. Desplácese hasta la parte inferior del PDF de la factura para ver los campos de la firma. A continuación se muestra un ejemplo. 

    docusign-sign-invoice.png
     
  2. Mantenga los campos de firma existentes. Procore rellena automáticamente estos campos y mantenerlos en sus posiciones predeterminadas asegura que el flujo de trabajo de la firma para la aplicación de Procore funciona como se espera. 
  3. Opcional: Añada cualquier «Campo estándar» al formulario que desee.
     Nota
    Las opciones del área "Campos estándar" las desarrolla y mantiene DocuSign®. Para aprender a usar DocuSign®,Procore recomienda revisar el contenido en support.docusign.com. 
  4. Cuando esté listo para recoger las firmas especificadas, haga clic en Enviar.  
    DocuSign® envía el sobre a los destinatarios especificados. Los destinatarios pueden continuar con el paso siguiente. 
     Sugerencia
    ¿Está cambiando manualmente el estado a "Salida para firma" después de enviarlo a DocuSign®? Si decide cambiar el estado de la factura a "Salida para firma" en Procore después de enviar la factura a DocuSign® (recuerde que solo puede enviar facturas a DocuSign si están en el estado Aprobado, Aprobado como anotado o Aprobación pendiente del propietario), deberá cambiar manualmente el estado de la factura en Procore al estado aprobado apropiado después de que se complete el proceso de firma de DocuSign®.  

Consulte también