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Procore

Completar facturas de subcontratista con DocuSign®

Objetivo

Cumplimentar facturas de subcontratista de un proyecto utilizando la integración Procore + DocuSign®. 

Contexto

Si tiene una cuenta de DocuSign® válida y la integración de Procore + DocuSign® se ha habilitado en su proyecto de Procore, puede seguir los pasos a continuación para completar una factura de subcontratista utilizando DocuSign®. Para ello, necesitará conocer la dirección de correo electrónico y la contraseña de su cuenta de DocuSign®. Una vez que inicie sesión y otorgue los permisos solicitados por Procore, podrá usar DocuSign® para añadir documentos a un sobre, añadir destinatarios y enviar los documentos para su firma.

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto.
       Notas
      • Los permisos de usuario NO se gestionan en la herramienta Facturación del proyecto. La herramienta Facturación está diseñada para usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos principales o Pedidos. 
      • Si es un colaborador (por ejemplo, un contacto de factura para una empresa subcontratista que está realizando trabajo para un contratista principal que gestiona el contrato en Procore), la opción de realizar tareas relacionadas con la factura le viene determinada por el equipo de proyecto que controla esta configuración para su cuenta de usuario de Procore: 
        • Los permisos de su cuenta de usuario en la herramienta Pedidos o Contratos principales del proyecto.
        • Su inclusión en la lista "Privado" de un contrato principal, orden de compra o contrato de subcontratista específico.
        • Su designación como "Contacto de factura" en un contrato principal, orden de compra o pedido.
      • Para obtener más información sobre los permisos para tareas específicas que se pueden realizar con la herramienta Facturación, consulte Permisos: facturación.
  •  Información adicional:
    • Una vez que haya iniciado sesión en su DocuSign® a través de Procore, no tendrá que volver a hacerlo.
    • Para completar los pasos siguientes, la factura de subcontratista debe tener el estado Aprobado, Aprobado con anotaciones o Aprobación pendiente del promotor.
    • Para solicitar firmas mediante la integración de Procore + DocuSign®, debe tener una cuenta de DocuSign® activa. Para obtener más información, consulte:

Pasos

Tiene dos opciones para enviar facturas de subcontratista a DocuSign®:

Completar una sola factura de subcontratista con DocuSign®

  1. Vaya a la herramienta Pedidos del proyecto.
  2. En la pestaña Contratos, busque el contrato de subcontratista que tiene la factura. A continuación, haga clic en Ver.
  3. Haga clic en la pestaña Facturas.
  4. Busque la factura que desea completar y haga clic en el botón Editar.
  5. Si está listo para firmar el contrato con DocuSign®, haga clic en Completar con DocuSign.
  6. Si NO se ha registrado en DocuSign®, se le pedirá que inicie sesión en su cuenta de la siguiente manera:

    login-docusign.png
     
    1. Introduzca su dirección de correo electrónico de DocuSign® en el cuadro Dirección de correo electrónico
    2. Haga clic en Continuar.
    3. Introduzca su contraseña de DocuSign® en el cuadro Contraseña.
    4. Haga clic en Inicio de sesión
    5. Haga clic en Aceptar para aceptar la solicitud de permisos necesarios de Procore Technologies.
      Nota: Si hace clic en Cancelar, no podrá iniciar sesión en DocuSign®.
  7. Después de que se cargue la página de DocuSign®, tiene estas opciones:
    1. Eliminar un documento:
      la integración muestra automáticamente cualquier documento que se haya cargado a la factura en Procore. Para eliminar un documento, coloque el cursor sobre el icono Eliminar (ilustrado a continuación) y haga clic en él. 

      docusign-delete-from-envelope.png

      Notas:
      • Para otras opciones, haga clic en los puntos suspensivos verticales vertical-ellipsis.png y seleccione la opción deseada del menú.
      • Para obtener más información sobre las otras opciones, haga clic en el icono del signo de interrogación (?) para ver la documentación de apoyo de DocuSign©.
    2. Añadir documentos al sobre:
      si desea añadir documentos al sobre de DocuSign®, utilice uno o más de estos métodos:
      • Haga clic en el signo más (+) o en Cargar para añadir documentos desde el ordenador. 
        O BIEN
      • Haga clic en Obtener de la nube para añadir documentos desde un host de terceros en la nube. 
    3. Añadir destinatarios al sobre:
      1. Haga clic en Añadir destinatarios para añadir un nuevo destinatario. 
        Nota: A menos que el proyecto utilice un formulario personalizado, la función de destinatario (por ejemplo, contratista principal y subcontratista) se completará automáticamente según lo que se introduzca en Procore. 
      2. Elija una de estas opciones: Necesita firma, Recibe una copia o Necesita visualizarse
        Notas:
        • Para otras opciones, haga clic en el vínculo Más
        • Para obtener más información sobre las otras opciones, haga clic en el icono del signo de interrogación (?) para ver la documentación de apoyo de DocuSign©.
  8. Haga clic en Siguiente para revisar los documentos en DocuSign®.
  9. Cuando esté listo para enviar los documentos en su sobre a los destinatarios nombrados, haga clic en Enviar.

Enviar varias facturas de subcontratista a DocuSign®

Si tiene permisos de "Administrador" para la herramienta Pedidos, también puede utilizar la herramienta Facturación del proyecto para enviar facturas a DocuSign® de forma masiva.

 Notas
  • Los permisos de usuario NO se gestionan en la herramienta Facturación del proyecto. La herramienta Facturación está diseñada para usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos principales o Pedidos. 
  • Si es un colaborador (por ejemplo, un contacto de factura para una empresa subcontratista que está realizando trabajo para un contratista principal que gestiona el contrato en Procore), la opción de realizar tareas relacionadas con la factura le viene determinada por el equipo de proyecto que controla esta configuración para su cuenta de usuario de Procore: 
    • Los permisos de su cuenta de usuario en la herramienta Pedidos o Contratos principales del proyecto.
    • Su inclusión en la lista "Privado" de un contrato principal, orden de compra o contrato de subcontratista específico.
    • Su designación como "Contacto de factura" en un contrato principal, orden de compra o pedido.
  • Para obtener más información sobre los permisos para tareas específicas que se pueden realizar con la herramienta Facturación, consulte Permisos: facturación.

 

 Notas
  • Los permisos de usuario NO se gestionan en la herramienta Facturación del proyecto. La herramienta Facturación está diseñada para usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos principales o Pedidos. 
  • Si es un colaborador (por ejemplo, un contacto de factura para una empresa subcontratista que está realizando trabajo para un contratista principal que gestiona el contrato en Procore), la opción de realizar tareas relacionadas con la factura le viene determinada por el equipo de proyecto que controla esta configuración para su cuenta de usuario de Procore: 
    • Los permisos de su cuenta de usuario en la herramienta Pedidos o Contratos principales del proyecto.
    • Su inclusión en la lista "Privado" de un contrato principal, orden de compra o contrato de subcontratista específico.
    • Su designación como "Contacto de factura" en un contrato principal, orden de compra o pedido.
  • Para obtener más información sobre los permisos para tareas específicas que se pueden realizar con la herramienta Facturación, consulte Permisos: facturación.
 Notas
  • Los permisos de usuario NO se gestionan en la herramienta Facturación del proyecto. La herramienta Facturación está diseñada para usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos principales o Pedidos. 
  • Si es un colaborador (por ejemplo, un contacto de factura para una empresa subcontratista que está realizando trabajo para un contratista principal que gestiona el contrato en Procore), la opción de realizar tareas relacionadas con la factura le viene determinada por el equipo de proyecto que controla esta configuración para su cuenta de usuario de Procore: 
    • Los permisos de su cuenta de usuario en la herramienta Pedidos o Contratos principales del proyecto.
    • Su inclusión en la lista "Privado" de un contrato principal, orden de compra o contrato de subcontratista específico.
    • Su designación como "Contacto de factura" en un contrato principal, orden de compra o pedido.
  • Para obtener más información sobre los permisos para tareas específicas que se pueden realizar con la herramienta Facturación, consulte Permisos: facturación.