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Procore

Completar facturas de subcontratista con DocuSign®

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  Para los clientes de Procore en los Estados Unidos

flag-us.png    Cuando su empresa aplique el diccionario de puntos de vista "Owners English" o "Specialty Contractors English", verá diferentes nombres de herramientas y cambios de términos en la interfaz de usuario.  Aprenda a aplicar las opciones del diccionario.  

  • Para conocer las diferencias:  Mostrar/Ocultar              

    • Esta tabla muestra las diferencias en los nombres de las herramientas (ennegrita) y los términos en los diccionarios de punto de vista para Finanzas del proyecto. Estos diccionarios están disponibles solo en inglés estadounidense. El diccionario predeterminado está diseñado para contratistas generales, lo que significa que deberá trabajar con su administrador de Procore en su empresa y su Punto de contacto de Procore para acceder a las otras opciones del diccionario. 

      Contratistas principales

      Inglés (Estados Unidos) - Predeterminado

      Promotores

      Inglés (terminología del propietario V2)

      Contratistas especializados

      Inglés (terminología de contratistas especializados)
      Facturación Facturación Facturación de avance
      Promotor Financiación Promotor
      Promotor/Cliente Promotor/Cliente CP/Cliente
      Orden de cambio de contrato principal Orden de cambio de financiación Orden de cambio de contrato del cliente
      Contratos principales Financiación Contratos de cliente
      Ingresos Financiación Ingresos
      Contrato de subcontratista Contrato Contrato de subcontratista
      Subcontratista Contratista Subcontratista
      Desglose de partidas de subcontratista Lista de valores del contratista (desglose de partidas de contratista) Desglose de partidas de subcontratista

Objetivo

Completar el proceso de firma electrónica para una factura de subcontratista utilizando la integración Procore + DocuSign®.

Contexto

Después de que un miembro del equipo de proyecto o su colaborador intermedio cree una factura de subcontratista para un compromiso, los usuarios de Procore con una cuenta DocuSign® pueden preparar un sobre DocuSign ® para que la factura se envíe a los destinatarios apropiados para solicitar una firma.

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios
  •  Información adicional:
    • Una vez que inicie sesión en su cuenta de DocuSign® desde Procore, NO tendrá que volver a iniciar sesión hasta que el token de inicio de sesión caduque. Una vez que haya caducado, aparecerá en Procore el banner de «Se requiere una nueva autenticación». Para obtener más información, consulte ¿Qué significan los diferentes banners de DocuSign® en Procore?
    • Para completar los pasos siguientes, la factura debe tener el estado Aprobado, Aprobado con anotaciones o Aprobación pendiente del promotor.

Requisitos

Pasos

Enviar una factura de subcontratista a DocuSign®

Este paso le muestra cómo abrir una factura de subcontratista en Procore. 

  1. Vaya a la herramienta Pedidos del proyecto.
  2. En la pestaña Contratos , haga lo siguiente:
    • En la tabla 'Contratos', localice el contrato de subcontratista que contiene la factura a firmar.
    • Haga clic en el vínculo del número para abrir el contrato de subcontratista.
  3. En el contrato de subcontratista, haga clic en la pestaña Facturas.
     Nota
    Para enviar una factura de subcontratista a DocuSign®, debe estar en uno (1) de estos estados: Aprobado, Aprobado con anotaciones, o Pendiente de aprobación del promotor. 
  4. En la tabla Facturas (facturas), localice la factura y haga clic en Ver.
  5. Revise la factura y realice las modificaciones necesarias.
  6. Cuando esté listo para enviar la factura a DocuSign©:
    • BETA Si está utilizando la experiencia de factura del subcontratista beta, haga clic en Enviar con DocuSign en la parte superior de la página.  
      sub-invoice-beta-send-with-docusign.png
    • LEGADO Si está utilizando la experiencia de factura de subcontratista heredada, haga clic en Actualizar y configurar DocuSign en la parte inferior de la página.  

      legacy-sub-invoice-update-set-up-docusign.png

Envío masivo de facturas de subcontratista a DocuSign®

Si tiene permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto, también puede usar la herramienta Facturación del proyecto para enviar facturas a DocuSign® de forma masiva.

  1. Vaya a la herramienta Facturación del proyecto.
  2. Haga clic en la pestaña Subcontratista.
  3. Marque las casillas junto a las facturas para enviarlas de forma masiva a DocuSign®. 
     Nota
    Para enviar una factura de subcontratista a DocuSign®, debe estar en uno (1) de estos estados:  Aprobado,  Aprobado con anotaciones o Aprobación pendiente del propietario.  Consulte  ¿Cuáles son los estados predeterminados de las facturas de Procore?
  4. Haga clic en Enviar a DocuSign®. 
     Nota
    Si el botón Enviar a DocuSign® aparece en gris y no está disponible, pase el cursor por encima del botón. Aparecerá una descripción emergente para informarle del motivo. Normalmente se debe a que la orden de compra o el contrato de subcontratista no tienen asignado un «Contacto de la factura». Consulte Añadir Contactos de la factura a una orden de compra o contrato de subcontratista.

    sub-invoice-bulk-send-to-docusign.png

    Procore envía las facturas seleccionadas a DocuSign®. Aparece un banner VERDE de éxito en la parte superior de la página cuando se completa.
     Notas
    • Al enviar facturas de forma masiva, la integración de DocuSign® solo envía facturas a las personas que figuran como «Contactos de la factura» en el contrato en Procore.
    • Algunas funciones de DocuSign® NO están disponibles cuando se usa la opción de envío masivo. Por ejemplo, añadir o eliminar documentos, añadir destinatarios, etc.
    • Para utilizar las funciones de DocuSign® que no están disponibles, siga los pasos en Completar facturas de subcontratista con DocuSign®.

    compile-invoice-backups-successful.png

Iniciar sesión en DocuSign®

Prepare el sobre de DocuSign®

Una vez que haya iniciado sesión en DocuSign®, aparecerá la página «Cargar un documento y añadir un destinatario del sobre». Siga estos pasos:

Añadir documentos al sobre

La siguiente información de Procore rellena automáticamente el sobre de DocuSign®:

  • Una copia de la factura en PDF se añade automáticamente a la sección «Añadir documentos al sobre». 
  • Las casillas de firma requeridas para cada "Rol" de la factura. Por ejemplo, el Contratista principal o Subcontratista cuyo contrato está afectado por la factura. Esto incluye el "Nombre" y la "Dirección de correo electrónico" de cada usuario.  Véase Añadir destinatarios al sobre más abajo. 

Tiene la opción de añadir otros documentos de la siguiente manera:

  1. Opcional: Si desea añadir documentos adicionales al sobre, elija una de las opciones disponibles en la sección «Añadir documentos al sobre»:

    docusign-sub-invoice-add-documents-to-the-envelope.png
     Nota
    Las opciones disponibles en la sección «Añadir documentos al sobre» las desarrolla y gestiona DocuSign®. Para aprender a utilizar DocuSign®, Procore recomienda consultar el contenido recogido en support.docusign.com. 
    1. Cargar
    2. Utilizar una plantilla
    3. Obtener de la nube

Añadir destinatarios al sobre

Para añadir destinatarios al sobre, haga lo siguiente:

  1. En «Añadir destinatarios al sobre», mantenga los bloques de destinatarios predeterminados, sus nombres y sus direcciones de correo electrónico. Estos datos se añaden al sobre automáticamente por la integración de Procore+DocuSign®. Si los datos se especificaron en Procore, los valores de los campos «Nombre» y «Dirección de correo electrónico» de los bloques de destinatarios se corresponden con estos campos en Procore:
    • Subcontratista. Es la persona designada en el campo "Arquitecto/Ingeniero" del pedido asociado a la factura del subcontratista. 
    • Contratista General . Es la persona designada en el campo «Contacto principal» del directorio del proyecto para la empresa designada en el campo «Contratista» del contrato principal del pedido asociado a la factura del subcontratista. 

      docusign-sub-invoice-add-recipient-to-envelope.png

Añadir un mensaje para todos los destinatarios

Comprobar la vista previa de los campos de firma y enviar el sobre

El siguiente paso es obtener una vista previa de los campos de firma en el PDF. Los campos de firma corresponden a los roles de Procore. Por ejemplo, el contratista principal y el subcontratista que son parte del contrato con la factura. Estos campos se añaden automáticamente al sobre de DocuSign® mediante la integración de Procore + DocuSign®. 

  1. Desplácese hasta la parte inferior del PDF de la factura para ver los campos de firma. A continuación, se muestra un ejemplo. 

    docusign-sign-invoice.png
     
  2. Mantenga los campos de firma existentes. Procore rellena automáticamente estos campos y mantenerlos en sus posiciones predeterminadas asegura que el flujo de trabajo de la firma para la aplicación de Procore funciona como se espera. 
  3. Opcional: Añada cualquier «Campo estándar» al formulario que desee.
     Nota
    Las opciones del área «Campos estándar» las desarrolla y gestiona DocuSign®. Para aprender a utilizar DocuSign®, Procore recomienda consultar el contenido recogido en support.docusign.com. 
  4. Cuando esté listo para recoger las firmas especificadas, haga clic en Enviar.  
    DocuSign® envía el sobre a los destinatarios especificados. Los destinatarios pueden continuar con el paso siguiente. 
     Sugerencia
    ¿Está cambiando manualmente el estado a "Salida para firma" después de enviarlo a DocuSign®? Si decide cambiar el estado de la factura a "Salida para firma" en Procore después de enviar la factura a DocuSign® (recuerde que solo puede enviar facturas a DocuSign si están en el estado Aprobado, Aprobado como anotado o Aprobación pendiente del propietario), deberá cambiar manualmente el estado de la factura en Procore al estado aprobado apropiado después de que se complete el proceso de firma de DocuSign®.  

Consulte también