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Procore

Crear una posible orden de cambio de pedido

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Objetivo

Crear una posible orden de cambio (POC) para un pedido y completar su desglose de partidas.

Contexto

Cuando se produce un cambio en el alcance del trabajo o en el importe original del contrato de pedido durante un proyecto de construcción, se inicia el proceso de gestión de cambios. Puede crear una POC si el administrador de Procore de la empresa configura la herramienta de Pedidos con el ajuste de configuración de orden de cambio de dos (2) o tres (3) niveles. Consulte ¿Cuáles son las diferentes configuraciones del nivel de órdenes de cambio en las finanzas del proyecto?

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
  • Información adicional:
  • Limitaciones:
    • Para crear una orden de modificación de un pedido, éste debe estar en el estado "Aprobado".
  • Para las empresas que utilizan la herramienta icon-erp-synced2.pngIntegraciones ERP: Mostrar/Ocultar  

Requisitos

Pasos

Crear una posible orden de cambio

  1. Vaya a la herramienta Pedidos del proyecto.
  2. Busque el contrato de pedido con el que desee trabajar. A continuación, haga clic en el vínculo con su número.
  3. Haga clic en la pestaña Órdenes de cambio.
  4. Haga clic en Crear posible orden de cambio.
    create-potential-change-order-from-prime-contract.png
  5. Complete los siguientes campos:
    • Firmar con DocuSign®
      Si ha habilitado la integración de Procore + DocuSign® (consulte Habilitar o deshabilitar la integración de DocuSign® en un proyecto de Procore), aparecerá una marca de verificación en este cuadro de forma predeterminada. Si NO desea recoger firmas con DocuSign®, desmárquelo.
    • Número
      Acepte el número predeterminado, introduzca un nuevo número o cree un esquema de numeración personalizado.
       Sugerencia
      ¿Cómo se asignan los números?   Para saber cómo Procore asigna números y comprender sus opciones de numeración personalizadas, consulte ¿Puedo personalizar el sistema de numeración de objetos financieros en Procore?
    • Fecha de creación
      Muestra la fecha y hora de creación. Este valor no puede modificarse.
    • Revisión
      Muestra el número de revisión. La primera versión es cero (0) y las revisiones posteriores se asignan en orden secuencial. Una POC puede tener varias revisiones, dependiendo de los comentarios de su revisor/aprobador.
    • Creado por
      Muestra el usuario de Procore que creó la POC. Este valor no puede modificarse.
    • Empresa contratista
      Muestra el nombre de la empresa responsable de la realización de los trabajos del contrato.
    • Contrato
      Si se le han asignado permisos de acceso a la herramienta Pedidos, haga clic en este vínculo para abrir el contrato. 
    • Título
      Introduzca un título para la POC en esta casilla. 
    • Estado
      Seleccione el estado actual de la POC. Para obtener más información, consulte ¿Cuáles son los estados predeterminados de las órdenes de cambio en Procore?
    • Orden de cambio de pedido
      Elija un (1) botón de opción. 
       Nota

      Esta configuración solo es necesaria cuando la herramienta de Pedidos utiliza los ajustes de órdenes de cambio de 3 niveles. Consulte ¿Cuáles son las diferentes configuraciones de niveles de órdenes de cambio en las Finanzas del proyecto?

      • Ninguno. Una POC puede vincularse a una SOC en un momento posterior.
      • Añadir a una existente. Vincule la POC a una SOC existente.
      • Crear nuevo. Cree una nueva SOC. También tiene la opción de crear una nueva orden de cambio al mismo tiempo.
    • Motivo del cambio
      Seleccione el motivo de la POC, ya sea Solicitud del cliente, Desarrollo de diseño, Asignación, Condición existente, Cargo compensatorio o cualquier opción adicional creada para su entorno específico por el administrador de Procore de la empresa. Consulte Establecer las configuraciones predeterminadas de gestión de cambios.
    • Privado
      Marque esta casilla si desea que el POC solo sea visible para los usuarios con permisos de "Administrador" en la herramienta de pedidos. 
    • Método de contabilidad
      Este campo hereda el método de contabilidad que se especificó en el contrato de pedido. Consulte ¿Cómo configurar el método de contabilidad para un contrato o financiación?
    • Descripción
      Introduzca una descripción más detallada del motivo de la POC.
    • Solicitud recibida de
      Seleccione el usuario de Procore al que envía la POC. 
    • Impacto en la planificación
      Si se conoce, proporcione una estimación del número de días adicionales necesarios para completar el trabajo cuando se apruebe la POC.
    • Ubicación
      Utilice esta lista desplegable para seleccionar una ubicación relacionada con la POC. Puede seleccionar una ubicación existente o añadir una ubicación de varios niveles a un elemento.  
    • Referencia
      Añada cualquier otra herramienta, material, plano o documento importante para utilizarlo como referencia para la POC. 
    • Cambio en obra
      Marque esta casilla si la POC requiere un cambio en obra.
    • Pagado
      Marque esta casilla para indicar que ha recibido el pago por este cambio.
    • Adjuntos
      Seleccione y añada cualquier documento pertinente.
  6. Haga clic en Crear e introducir el DDP.

Añadir un desglose de partidas a una posible orden de cambio

Cuando hay costes asociados a una POC, hay que añadir partidas al desglose de partidas.

  1. En la pestaña Desglose de partidas , haga clic en Añadir línea. 
     Notas
  2. Para contratos que utilizan el método de contabilidad Basado en importe:
    • Partida de evento de cambio
      Si tiene eventos de cambio habilitados, puede seleccionar una partida de evento de cambio si el pedido debe estar vinculado a un evento de cambio.
    • Código de presupuesto
      Seleccione un código de presupuesto de la lista o haga clic en Crear código de presupuesto para crear uno nuevo. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
    • Descripción
      Introduzca una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba: Tarifa de servicio mensual
    • Importe
      : introduzca el importe del coste.
    • Facturado a la fecha
      El sistema calcula automáticamente el importe facturado en el pedido hasta la fecha actual.  
    • Importe restante
      Introduzca el importe que NO se ha facturado hasta la fecha actual. 
    • Código fiscal
      Introduzca un código fiscal para usar en esta partida. Este campo solo aparece si ha habilitado la función de códigos fiscales. Consulte ¿Cómo puedo usar los códigos fiscales en un proyecto?
  3. Para contratos que utilizan el método de contabilidad Basado en unidad/cantidad:
    • Partida de evento de cambio
      Si tiene eventos de cambio habilitados, puede seleccionar una partida de evento de cambio si el pedido debe estar vinculado a un evento de cambio.
    • Código de presupuesto
      Seleccione un código de presupuesto de la lista o haga clic en Crear código de presupuesto para crear uno nuevo. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
    • Descripción
      Introduzca una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba: Tarifa de servicio mensual
    • Cant.
      Introduzca el número de unidades.
    • UM
      Introduzca la unidad de medida (UM).
       Notas
    • Cose unitario
      Introduzca el coste unitario en el cuadro proporcionado.
    • Importe
      El sistema calcula automáticamente el subtotal, según las entradas de Cant., UM y Coste unitario. 
  4. Haga clic en Guardar.
    Aparece un cartel VERDE para indicar que el desglose de partidas se ha guardado. 
     Importante
    Si asigna un código de presupuesto que no está representado actualmente en su presupuesto o si deja el campo del código de presupuesto en blanco, aparecerá un mensaje de confirmación. Para continuar, debe hacer clic en Aceptar para confirmar el mensaje. Esta acción añade la(s) partida(s) correspondiente(s) al presupuesto de su proyecto como partidas no presupuestadas.