Guía del usuario de flujos de trabajo de autoservicio (Beta)
Tabla de contenido
Primeros pasos
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Esta guía de usuario proporciona a los usuarios de Procore información sobre cómo utilizar la herramienta de flujos de trabajo de autoservicio de Procore para crear y emplear flujos de trabajo personalizados de principio a fin. Consulte Acerca del programa beta de flujosde trabajo. Algunos de los conceptos incluidos en esta guía son: |
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¿Qué son los flujos de trabajo personalizados?
Un flujo de trabajo personalizado es un proceso que define una ruta de aprobación única para un elemento en sus proyectos. Por ejemplo, un flujo de trabajo le permite crear pasos para 'Aprobar' un elemento (como una factura o contrato de subcontratista) en Procore. Un flujo de trabajo personalizado definiría los roles, grupos y condiciones responsables para enrutar un elemento a través de ese proceso de aprobación, y ese proceso se adapta a las necesidades únicas y los requisitos específicos del entorno empresarial de su empresa.
El estado aprobado de un elemento que utiliza un flujo de trabajo personalizado está vinculado a los pasos únicos construidos dentro del flujo de trabajo. Cada flujo de trabajo requiere que los usuarios especificados respondan a los pasos dentro del flujo de trabajo para que el elemento alcance el estado deseado. Un elemento creado con un flujo de trabajo en su lugar está restringido de tener su estado cambiado sin el uso del flujo de trabajo.
¿Cuáles son los requisitos mínimos de elegibilidad para participar en el programa beta?
Los requisitos mínimos de elegibilidad para el programa beta incluyen:
- Su empresa debe utilizar estas herramientas de Procore:
- Herramienta de compromisos de nivel de proyecto para crear órdenes de compra y subcontratos.
- Herramienta de facturación a nivel de proyecto para gestionar las facturas de subcontratista.
- La cuenta de Procore de su empresa debe ser:
- La licencia para las herramientas financieras del proyecto de Procore.
- Actualizado para las nuevas vistas Colaborador y Administrador para la facturación de subcontratistas en el entorno utilizado en la versión beta.Para obtener más información sobre estas actualizaciones, consulte Gestión financiera: (Próximamente).) Nueva vista de colaborador para la herramienta Facturación y gestión financiera: (Fase I) Nueva vista de administrador para facturas de subcontratistas.
- Su empresa solo puede utilizar una versión de los flujos de trabajo (heredados o de autoservicio) para cada herramienta. Por ejemplo, si tiene habilitados los flujos de trabajo heredados para los subcontratos y las órdenes de compra, no puede utilizar los de autoservicio en esos elementos. Sin embargo, podría utilizar los de autoservicio en otros elementos, como las facturas de los subcontratistas. Además, si está utilizando flujos de trabajo heredados en otras herramientas de Procore, como órdenes de cambio o contratos principales, los flujos de trabajo de autoservicio pueden seguir utilizándose en la herramienta Pedidos.
El objetivo esperado de la nueva herramienta Flujos de trabajo es proporcionar a los usuarios de Procore la capacidad de crear flujos de trabajo personalizados de autoservicio para las herramientas de Procore que se utilizan para crear elementos que requieren un proceso de aprobación. El plan anticipado de Procore es realizar pruebas de investigación y usabilidad con participantes del programa beta.
Para esta versión beta, la herramienta Flujos de trabajo a nivel de empresa solo estará disponible para los participantes que cumplan con los requisitos de elegibilidad anteriores y que deseen crear un flujo de trabajo personalizado para administrar el proceso de aprobación de la herramienta que se indica a continuación.
Herramientas admitidas
La herramienta Flujos de trabajo a nivel de empresa le permite crear y administrar uno (1) o varios flujos de trabajo personalizados para usar con estas herramientas de proyecto de Procore:
| Herramienta de Procore | Elementos del flujo de trabajo | Para obtener más información... |
| Pedidos 1 | Facturas de subcontratista 2 | Crear un flujo de trabajo personalizado para facturas de subcontratistas |
| Pedidos | Subcontratos/Órdenes de Compra | Crear un flujo de trabajo personalizado para un compromiso |
| Contratos principales 1 | Contratos principales | Crear una plantilla de flujo de trabajo personalizada para contratos principales |
1 Esta herramienta solo está disponible cuando su empresa tiene licencia para las herramientas de Finanzas del proyecto de Procore.
2 Este elemento solo está disponible cuando su empresa utiliza las vistas de Colaborador y Administrador para la facturación de subcontratistas.
Pasos
- Vaya a la herramienta Flujos de trabajo de nivel de empresa.
- Lea el Acuerdo de Participante Beta.
- Haga clic en Aceptar.
Instalación y configuración
La transición del motor de flujo de trabajo heredado al motor de autoservicio no se completa hasta que la actualización se activa a través de la página de ajustes de configuración de flujos de trabajo. Sin embargo, la versión beta de flujos de trabajo de autoservicio permite a los usuarios configurar y configurar sus propias plantillas de flujo de trabajo personalizadas antes de actualizar completamente la versión del flujo de trabajo. Las plantillas de flujo de trabajo no se pueden aplicar a los elementos (contratos y facturas) hasta que se actualice la versión del flujo de trabajo en los ajustes de configuración Flujos de trabajo.
Consulte los pasos en la sección 'Habilitar flujos de trabajo de autoservicio' cuando esté listo para actualizar.
Crear plantillas de flujo de trabajo personalizadas
Ahora está listo para empezar a crear flujos de trabajo personalizados para su empresa. Los flujos de trabajo personalizados se pueden crear, editar y eliminar desde la herramienta Flujos de trabajo de nivel de empresa. Las siguientes instrucciones le guiarán a través de los pasos para crear un flujo de trabajo. Para obtener los mejores resultados, se recomienda que planifique su flujo de trabajo personalizado antes de su creación.
Importante
Este artículo describe los pasos para crear una nueva plantilla de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo a nivel de empresa. Algunas características enumeradas están en una beta cerrada y es posible que no estén disponibles. Para obtener más información sobre qué herramientas están disponibles en la beta abierta, consulte Acerca del programa beta de flujos de trabajo.Objetivo
Crear una plantilla de flujo de trabajo personalizada en la herramienta Flujos de trabajo de nivel de empresa.
Temas a considerar
- Permisos de usuario necesarios:
- Ver, crear o editar un flujo de trabajo personalizado a nivel de empresa:
- Permisos de nivel de «Administrador» en la herramienta Flujos de trabajo de nivel de empresa.
- Permisos de nivel «Solo lectura» o «Estándar» en la herramienta Flujos de trabajo de nivel de empresa con los permisos pormenorizados «Ver flujos de trabajo personalizados» y «Crear y editar plantillas de flujos de trabajo» activados en su plantilla de permisos.
- Permisos de nivel de «Administrador» en la herramienta Flujos de trabajo de nivel de empresa.
- Ver, crear o editar un flujo de trabajo personalizado a nivel de empresa:
Pasos
Añadir un flujo de trabajo personalizado
- Vaya a la herramienta Flujos de trabajo de nivel de empresa.
- Haga clic en el botón Crear.
- En el cuadro de diálogo «Añadir un flujo de trabajo», haga lo siguiente:
- Nombre *. Introduzca un nombre para su nuevo flujo de trabajo.
- Herramienta *. Seleccione la herramienta y el elemento para el que está creando el nuevo flujo de trabajo
.
- Factura de subcontratista
- Correspondencia/Herramientas personalizadas
Nota: Si selecciona Correspondencia/Herramientas personalizadas, también se le pedirá que elija un Tipo antes de continuar con el siguiente paso. - Contratos principales
- Contrato de subcontratista
- Orden de compra
- Cambio de presupuesto
- Orden de cambio de contrato principal - Nivel único
- Orden de cambio de pedido - Nivel único
- Posible orden de cambio principal
- Posible orden de cambio de pedido
- Haga clic en Crear.
Procore abre automáticamente el generador de flujo de trabajo y crea un primer paso "Sin título" para usted.
Actualizar el primer paso en el flujo de trabajo personalizado
- Comience seleccionando el tipo de paso (Paso de respuesta, Paso de condición) que utilizará para el comienzo del flujo de trabajo.
- En el constructor de flujo de trabajo, nombre su primer paso de flujo de trabajo de la siguiente manera:
- Haga clic en el icono de lápiz y escriba sobre el título del paso "Sin título" en el panel derecho.
O bien - Haga clic en el título actual en el panel derecho y escriba sobre el paso "Sin título".
- Haga clic en el icono de lápiz y escriba sobre el título del paso "Sin título" en el panel derecho.
- Opcional: Si está utilizando un paso de condición para el paso inicial, consulte Agregar un paso de condición a un flujo de trabajo personalizado.
- En el paso del flujo de trabajo, actualice la sección «Detalles» como sigue:
- Función del cesionario *. Seleccione un rol o grupo en la lista desple desplegable. Sus opciones para los roles son:
- Creador de elementos
- Contacto de factura
- Asignado a
- Añadir asignado en rol de proyecto
- Revisor designado
- Días hasta finalización*. Introduzca un número en la primera casilla. A continuación, seleccione Días naturales de Días hábiles en la lista desplegable. La opción por defecto de Procore es Días naturales. Esto define el número de días que el «Rol de la persona asignada» tiene para completar el paso del flujo de trabajo. Una vez que pasa el número de días, Procore envía un recordatorio automático una vez al día hasta que se complete el paso.
- Estado del elemento*. Seleccione el estado en el que debe estar el elemento en la lista desplegable. Esto define el estado en el que debe estar el contrato antes de que se pueda realizar el paso en el flujo de trabajo personalizado. Sus opciones para este paso inicial son:
- Borrador
- Licitación
- Enviado para firma
- Opcional: Enviar mensajes de correo electrónico a la persona asignada y a _____. Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando el paso del flujo de trabajo NO se haya completado en el número de días especificado anteriormente. Los grupos predeterminados son:
- Administrador del flujo de trabajo. El administrador del flujo de trabajo es un usuario de Procore que debe designarse a un proyecto.
- Creador de elementos. Un creador de elementos es el usuario de Procore que ha creado los pedidos de un proyecto.
- Grupo de distribución. Es un grupo por defecto del flujo de trabajo personalizado de la herramienta Flujos de trabajo. Después de publicar el flujo de trabajo y asignarlo a un proyecto, puede definir distintos miembros del grupo al configurar el flujo de trabajo personalizado en las herramientas de pedidos de nivel de proyecto.
- Elija una de las siguientes opciones para añadir el o los siguientes pasos a su flujo de trabajo personalizado:
Añadir un paso de condición a un flujo de trabajo personalizado
Los pasos de condición permiten que una ruta de flujo de trabajo se enrute de manera diferente dependiendo de si se cumplen las condiciones del paso. Para crear un paso de condición, siga las instrucciones a continuación.
- Resalte un paso existente en el flujo de trabajo personalizado o haga clic en el
icono en un paso del generador de flujo de trabajo y elija "Condicional".
OR
En la sección "Respuestas" en el panel derecho de un paso existente, haga lo siguiente:- Si la respuesta es. Seleccione la respuesta deseada en la lista desplegable. Estas opciones corresponden a las acciones realizadas por el «Rol de la persona asignada» asignadas al paso del flujo de trabajo.
- Volver
- Rechazar
- Aprobar
- Ir al paso. Seleccione el tipo de paso que desea crear.
- Haga clic en Añadir Paso. Nota: Si ya ha creado el paso condicional que desea utilizar, puede seleccionarlo en la lista desplegable «Ir al paso» en lugar de hacer clic en Añadir paso.
- Si la respuesta es. Seleccione la respuesta deseada en la lista desplegable. Estas opciones corresponden a las acciones realizadas por el «Rol de la persona asignada» asignadas al paso del flujo de trabajo.
- Elija Paso de condición de la lista de tipos de pasos y nombre el paso.
- Haga clic en Crear nuevo paso.
- Después de crear el paso condicional, haga clic en él en el constructor de flujo de trabajo para comenzar a definir las condiciones:
- Cuando. Seleccione la primera parte de la hipótesis en la declaración condicional. Existen diferentes declaraciones condicionales para cada herramienta. Consulte Declaraciones condicionales por herramienta.
- Mayor que. Si su organización requiere firmas adicionales para importes mayores o iguales a un importe especificado, deberá elegir esta opción e introducir un importe en el campo de la derecha.
O bien - Menor que. Si desea que el paso funcione cuando la hipótesis es menor que un número especificado.
- Is. Si desea que el paso funcione cuando se selecciona un determinado campo para un campo personalizado.
- Se comprueba. Si desea que el paso funcione cuando se marca la casilla de verificación de un campo personalizado.
- Contiene cualquiera de. Si desea que el paso funcione cuando se eligen una o más opciones de selección múltiple para un campo personalizado.
- Mayor que. Si su organización requiere firmas adicionales para importes mayores o iguales a un importe especificado, deberá elegir esta opción e introducir un importe en el campo de la derecha.
- Cuando. Seleccione la primera parte de la hipótesis en la declaración condicional. Existen diferentes declaraciones condicionales para cada herramienta. Consulte Declaraciones condicionales por herramienta.
- A continuación. Seleccione un paso de la lista desplegable o cree uno nuevo haciendo clic en el botón Añadir paso.
- De lo contrario. Seleccione un paso de la lista desplegable o cree uno nuevo haciendo clic en el botón Añadir paso . Este es el paso que seguirá si no se cumplen las condiciones del paso.
Declaraciones condicionales por herramienta
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Cambios en el presupuesto... Mostrar/Ocultar
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Compromisos... Mostrar/Ocultar
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Pedidos de cambio de pedido... Mostrar/Ocultar
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Correspondencia/Herramientas personalizadas... Mostrar/Ocultar
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Contratos principales... Mostrar/Ocultar
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Órdenes de cambio de contrato principal... Mostrar/Ocultar
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Facturas de subcontratista... Mostrar/Ocultar
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*Los estados de cuenta condicionales vinculados al presupuesto del proyecto se basan en el importe total de la columna de presupuesto seleccionada en la vista de presupuesto de informes personalizados ubicada en la herramienta Administrador de nivel de empresa. Consulte Configuración de una vista de presupuesto para informes personalizados.
Añadir un paso de respuesta a un flujo de trabajo personalizado
- Haga clic en el icono incluido en un paso existente en el constructor de flujo de trabajo y seleccione Paso.
Sugerencia
También se pueden realizar nuevos pasos al crear respuestas para los pasos existentes. En el menú desplegable "Ir a paso", elija Añadir paso.
- Opcional: Cambie el nombre del paso del flujo de trabajo como desee:
- Haga clic en el icono del lápiz y luego escriba sobre el título del paso existente en el panel derecho.
- Haga clic en el cuadro de texto del panel derecho y escriba un título.
- Haga clic en el icono del lápiz y luego escriba sobre el título del paso existente en el panel derecho.
- En el paso del flujo de trabajo, actualice la sección «Detalles» como sigue:
- Rol de la persona asignada*. Seleccione un rol o grupo de la lista desplegable. «Creador de elementos» es la única opción disponible por defecto. En el caso de los pedidos, un «Creador de elementos» es la persona que ha creado un pedido en un proyecto.
- Días hasta la finalización*. Introduzca un número en el primer cuadro. A continuación, seleccione Días calendario de Días hábiles en la lista desplegable. La opción predeterminada de Procore es Días de calendario. Esto define la cantidad de días que el 'Grupo responsable' tiene para completar el paso del flujo de trabajo. Una vez que pasa el número de días, Procore envía un correo electrónico de recordatorio hasta que se complete el paso.
- Estado del elemento*. Seleccione el estado en el que debe estar el elemento para activar el paso en el flujo de trabajo.
- Opcional: Enviar correos electrónicos al cesionario y _____. Seleccione los grupos o roles que deberían recibir una notificación automatizada cuando el paso del flujo de trabajo NO se complete dentro del número de días especificado anteriormente. Los destinatarios nombrados aquí también recibirán un correo electrónico cuando se complete el paso del flujo de trabajo. Los grupos predeterminados incluyen:
- Administrador de flujo de trabajo. Un administrador de flujo de trabajo es un usuario de Procore que debe designarse a un proyecto.
- Creador de elementos. Un creador de elementos es el usuario de Procore que ha creado los pedidos de un proyecto.
- Grupo de distribución. Es un grupo por defecto del flujo de trabajo personalizado de la herramienta Flujos de trabajo. Después de publicar el flujo de trabajo y asignarlo a un proyecto, puede definir distintos miembros del grupo al configurar el flujo de trabajo personalizado en las herramientas de pedidos de nivel de proyecto.
Añadir un paso final (exitoso) a un flujo de trabajo personalizado
Un paso final define el final de un flujo de trabajo. Por ejemplo, en un flujo de trabajo de pedido, se añade un paso final para indicar que el contrato de subcontratista u orden de compra ha sido aprobada y que todas las condiciones han sido satisfechas. Un paso final indica que el flujo de trabajo personalizado ha finalizado.
- Haga clic en el icono adjunto a un paso existente en el generador de flujo de trabajo y elija Finalizar paso (Correcto).
- Cambie el nombre del paso del flujo de trabajo como desee (opcional):
- Haga clic en el icono del lápiz y luego escriba sobre el título del paso existente en el panel derecho.
- Haga clic en el cuadro de texto del panel derecho y escriba un título.
- Haga clic en el icono del lápiz y luego escriba sobre el título del paso existente en el panel derecho.
- Cambie el nombre del paso del flujo de trabajo como desee (opcional):
- En el panel derecho, actualice la sección «Detalles» como sigue:
- Estado del elemento*.
- Aprobado
- Completado
- Opcional: Enviar correos electrónicos al cesionario y _____. Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando se complete el paso del flujo de trabajo. Los grupos predeterminados incluyen:
- Estado del elemento*.
- Administrador de flujo de trabajo. Un administrador de flujo de trabajo es un usuario de Procore que debe designarse a un proyecto.
- Creador de elementos. Un creador de elementos es el usuario de Procore que ha creado los pedidos de un proyecto.
- Grupo de distribución. Es un grupo por defecto del flujo de trabajo personalizado de la herramienta Flujos de trabajo. Después de publicar el flujo de trabajo y asignarlo a un proyecto, puede definir distintos miembros del grupo al configurar el flujo de trabajo personalizado en las herramientas de pedidos de nivel de proyecto.
- Elija entre estas opciones:
- Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión de «borrador» numerada. Elija esta opción cuando aún esté trabajando en su flujo de trabajo personalizado.
- Guardar y publicar. Haga clic en este botón para crear una nueva versión publicada. Elija esta opción cuando quiera asignar su flujo de trabajo a un proyecto.
- Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión de «borrador» numerada. Elija esta opción cuando aún esté trabajando en su flujo de trabajo personalizado.
Añadir un paso final (sin éxito) a un flujo de trabajo personalizado
- Haga clic en el icono adjunto a un paso existente en el generador de flujo de trabajo y elija Finalizar paso (sin éxito).
- Cambie el nombre del paso del flujo de trabajo como desee (opcional):
- Haga clic en el icono del lápiz y luego escriba sobre el título del paso existente en el panel derecho.
- Haga clic en el cuadro de texto del panel derecho y escriba un título.
- Haga clic en el icono del lápiz y luego escriba sobre el título del paso existente en el panel derecho.
- Cambie el nombre del paso del flujo de trabajo como desee (opcional):
- En el panel derecho, actualice la sección «Detalles» como sigue:
- Estado del elemento*.
- Terminado
- Anulado
- Opcional: Enviar correos electrónicos al cesionario y _____. Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando se complete el paso del flujo de trabajo. Los grupos predeterminados incluyen:
- Estado del elemento*.
- Administrador de flujo de trabajo. Un administrador de flujo de trabajo es un usuario de Procore que debe designarse a un proyecto.
- Creador de elementos. Un creador de elementos es el usuario de Procore que ha creado los pedidos de un proyecto.
- Grupo de distribución. Es un grupo por defecto del flujo de trabajo personalizado de la herramienta Flujos de trabajo. Después de publicar el flujo de trabajo y asignarlo a un proyecto, puede definir distintos miembros del grupo al configurar el flujo de trabajo personalizado en las herramientas de pedidos de nivel de proyecto.
- Elija entre estas opciones:
- Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión de «borrador» numerada. Elija esta opción cuando aún esté trabajando en su flujo de trabajo personalizado.
- Guardar y publicar. Haga clic en este botón para crear una nueva versión publicada. Elija esta opción cuando quiera asignar su flujo de trabajo a un proyecto.
- Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión de «borrador» numerada. Elija esta opción cuando aún esté trabajando en su flujo de trabajo personalizado.
Siguiente paso
Asignar plantillas de flujo de trabajo a proyectos
Una vez que sus flujos de trabajo estén publicados, el siguiente paso es asignarlos a un proyecto para que puedan configurarse. Los siguientes pasos le mostrarán cómo asignar flujos de trabajo a proyectos en la herramienta Flujos de trabajo a nivel de empresa.
Configurar plantillas de flujo de trabajo en un proyecto
Una vez que las plantillas de flujo de trabajo se asignan a los proyectos, deben configurarse. Este es el proceso en el que los pasos del flujo de trabajo se asignan a usuarios específicos y se establece la cantidad de días que tienen que responder. También será necesario establecer un flujo de trabajo predeterminado para la herramienta a la que está asociada antes de que se pueda aplicar a un elemento.
Importante
Este artículo describe los pasos para crear una nueva plantilla de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo a nivel de empresa. Algunas características enumeradas están en una beta cerrada y es posible que no estén disponibles. Para obtener más información sobre qué herramientas están disponibles en la beta abierta, consulte Acerca del programa beta de flujos de trabajo.
Para configurar un flujo de trabajo personalizado para utilizarlo en un proyecto de Procore.
Antecedentes
Después de publicar una plantilla de flujo de trabajo personalizada, el siguiente paso es asignar ese flujo de trabajo a un proyecto. Una vez que el flujo de trabajo se asigna a un proyecto, puede actualizar sus ajustes de configuración para su proyecto específico. Esto incluye asignar a una persona para que actúe como "Administrador de flujo de trabajo" y asignar los grupos de distribución y los asignados apropiados a su flujo de trabajo para las notificaciones automatizadas de Procore.
Este artículo cubre las configuraciones de nivel de proyecto para flujos de trabajo personalizados en todas las herramientas disponibles.
Temas a considerar
- Permisos de usuario necesarios:
- Permisos de nivel «Administrador» en la herramienta Directorio de la empresa.
- Usuarios con el permiso pormenorizado de flujos de trabajo de compromiso "Configurar plantillas de flujo de trabajo" para la herramienta respectiva en su plantilla de permisos.
Y permisos de nivel
"Administrador" en la herramienta donde se está configurando el flujo de trabajo
- Permisos de nivel «Administrador» en la herramienta Directorio de la empresa.
Requisitos previos
Pasos
- Asignar un gestor de flujos de trabajo de proyecto y un grupo de distribución a un flujo de trabajo personalizado
- Personalizar los pasos estándar en un flujo de trabajo personalizado
- Establecer un flujo de trabajo predeterminado
Asignar un gestor de flujos de trabajo de proyectos y un grupo de distribución de a un flujo de trabajo personalizado
- Vaya a la herramienta de nivel de proyecto donde se está configurando el flujo de trabajo.
- Factura de subcontratista (Facturación)
- Correspondencia/Herramientas personalizadas
- Contratos principales
- Subcontrato (Compromisos)
- Orden de Compra (Compromisos)
- Cambio de presupuesto (Budget)
- Orden de cambio de contrato principal (contratos principales)
- Orden de cambio de pedido (Compromisos)
- Haga clic en el icono Ajustes de configuración
.
Nota: Para la herramienta Correspondencia, seleccione los ajustes de configuración para el tipo específico establecido en el flujo de trabajo. - Haga clic en "Configuración de flujo de trabajo" en el panel derecho.
Nota: Las herramientas de facturación y correspondencia no tienen una página de configuración de flujo de trabajo separada. Desplácese hasta la parte inferior de la configuración de facturación para encontrar configuraciones de flujo de trabajo. - Haga clic en el botón Configurar junto al flujo de trabajo que se está configurando para abrir el visor de flujo de trabajo.
Ejemplo
- En la parte superior del flujo de trabajo, haga lo siguiente:
- Asignar Administrador de Flujo de Trabajo . Seleccione el usuario del proyecto que tiene asignado este rol en la lista desplegable de la parte superior de la página.
- Asignar un grupo de distribución. Seleccione un grupo de distribución de esta lista. Estos usuarios son los individuos que recibirán correos electrónicos de notificación de Procore cuando las acciones se activen por sus pasos de flujo de trabajo.
- Haga clic en Guardar en la esquina inferior derecha de la herramienta Flujos de trabajo.
Personalizar los pasos estándar en un flujo de trabajo personalizado
- Vaya a la herramienta de nivel de proyecto donde se está configurando el flujo de trabajo.
- Factura de subcontratista (compromisos)
- Correspondencia/Herramientas personalizadas
- Contratos principales
- Subcontrato (Compromisos)
- Orden de Compra (Compromisos)
- Cambio de presupuesto (Budget)
- Orden de cambio de contrato principal (contratos principales)
- Orden de cambio de pedido (Compromisos)
- Haga clic en el icono Ajustes de configuración.
Nota: Para la herramienta Correspondencia, seleccione los ajustes de configuración para el tipo específico del flujo de trabajo. - Haga clic en "Configuración de flujo de trabajo" en el panel derecho.
Nota: La herramienta Facturación no tiene una página de configuración de flujo de trabajo separada. Desplácese hasta la parte inferior de la configuración de facturación para encontrar configuraciones de flujo de trabajo - Busque el flujo de trabajo para actualizarlo en la tabla "Configuración del flujo de trabajo" y haga clic en Configurar.
- Haga clic en un paso estándar del flujo de trabajo personalizado para abrir el panel derecho de ese paso.
- Haga lo siguiente:
- Persona(s) asignada(s). Seleccione uno (1) o más nombres de usuarios de Procore en esta lista desplegable. Para aparecer en esta lista, debe añadirse al individuo a la herramienta Directorio del proyecto. Nota: Si se ha seleccionado «Creador de elementos» como rol de la persona asignada en un paso del constructor de flujo de trabajo de nivel de empresa, no se puede elegir otra persona asignada específica.
- Días para completar*. Introduzca un número en la primera casilla. A continuación, seleccione Días naturales o Días hábiles de la lista desplegable. Esto define el número de días que tienen las «personas asignadas« para completar el paso del flujo de trabajo. Si las «personas asignadas» no completan estos pasos, Procore les envía una notificación automática como recordatorio.
- Repita los pasos anteriores para cada paso estándar en el flujo de trabajo
- Haga clic en Guardar. Nota: Si queda algún campo obligatorio por rellenar, aparecerá un banner en la parte superior del visor de flujo de trabajo. Haga clic en Mostrar detalles para ver qué paso y qué campo hay que rellenar.
Establecer un flujo de trabajo predeterminado
Se debe configurar y establecer un flujo de trabajo predeterminado antes de que se pueda iniciar un flujo de trabajo en un elemento.
- Pase el ratón por encima de la columna «Flujo de trabajo predeterminado» en la tabla «Configuración del flujo de trabajo».
- Haga clic en Establecer como predeterminado en la fila del flujo de trabajo que desee que sea el predeterminado. Nota: Si ya se ha establecido un flujo de trabajo predeterminado, la misma acción eliminará la selección predeterminada.
- Una vez establecido el flujo de trabajo predeterminado, aparecerá una marca en la columna «Flujo de trabajo predeterminado» junto a esa plantilla.
Iniciar un flujo de trabajo
Si ha habilitado el motor de flujos de trabajo de autoservicio en la configuración de la herramienta Flujos de trabajo, ahora está listo para usar sus flujos de trabajo en los elementos de nivel de proyecto. Después de crear y configurar una plantilla en un proyecto, el siguiente paso es crear un elemento que necesite un flujo de trabajo (contrato o factura). Los flujos de trabajo en las facturas de subcontratista se inician automáticamente, pero los flujos de trabajo en los contratos deben iniciarse manualmente. Las instrucciones a continuación le mostrarán cómo iniciar un flujo de trabajo.
Objetivo
Después de crear un nuevo pedido, un contrato principal o un cambio de presupuesto en un proyecto, el siguiente paso será iniciar el flujo de trabajo para que sus miembros puedan responder.
Temas a considerar
- Permisos de usuario necesarios:
- Permisos de nivel «Administrador» en la herramienta Directorio de la empresa.
- Los usuarios de la herramienta Presupuesto, Compromisos o Contratos principales con el permiso pormenorizado "Puede iniciar flujos de trabajo" habilitado en su plantilla de permisos. Consulte Otorgar permisos pormenorizados en una plantilla de permisos de proyecto.
O bien - Los usuarios de la herramienta Presupuesto, Compromisos o Contratos principales con el permiso pormenorizado "Puede ser Administrador de flujos de trabajo" habilitado en su plantilla de permisos. Consulte Otorgar permisos pormenorizados en una plantilla de permisos de proyecto.
- Permisos de nivel «Administrador» en la herramienta Directorio de la empresa.
Requisitos
- Debe establecerse un flujo de trabajo por defecto para la herramienta en la que se trabaja.
- Si el elemento es un contrato, debe estar en estado de Borrador
Pasos
- Vaya a la herramienta y al elemento que contiene el flujo de trabajo.
- Haga clic en Iniciar el flujo de trabajo en la esquina superior derecha del contrato.
Responder a un flujo de trabajo personalizado
Objetivo
Responder a un flujo de trabajo personalizado en un elemento de nivel de proyecto.
Contexto
Después de que se haya iniciado un flujo de trabajo en un elemento de nivel de proyecto, las personas designadas pueden añadir respuestas al flujo de trabajo.
Temas a considerar
- Permisos de usuario necesarios:
- Para responder a un flujo de trabajo en un compromiso u orden de cambio de compromiso:
- Permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta de Pedidos o Contratos Principales del proyecto.
- Debe ser la persona asignada del paso de flujo de trabajo actual del contrato.
- Para responder a un flujo de trabajo en un contrato principal o una orden de cambio de contrato principal:
- Permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta de Pedidos o Contratos Principales del proyecto.
- Debe ser la persona asignada del paso de flujo de trabajo actual del contrato.
- Para responder a un flujo de trabajo en una factura de un subcontratista:
- Permisos de nivel 'Estándar' o superior en la herramienta Pedidos del proyecto.
- Debe ser la persona asignada del paso de flujo de trabajo actual de la factura.
- La factura debe estar asociada a un periodo de facturación abierto.
- Responder a un flujo de trabajo sobre una modificación presupuestaria:
- Permisos de nivel «Estándar» o superior en la herramienta Presupuesto del proyecto.
- Debe ser la persona asignada del paso de flujo de trabajo actual en la modificación del presupuesto.
- Para responder a un flujo de trabajo en un elemento de correspondencia:
- Permisos de nivel "Estándar" o superiores en el tipo de Correspondencia del proyecto.
- Debe ser la persona asignada del paso de flujo de trabajo actual del elemento de correspondencia.
- Para responder a un flujo de trabajo en un compromiso u orden de cambio de compromiso:
Requisitos
- Se ha iniciado un flujo de trabajo y un paso requiere su atención para que se complete un paso.
Pasos
- Navegue hasta el elemento de nivel de proyecto que contiene el flujo de trabajo.
Sugerencia
Puede navegar hasta el elemento en Procore haciendo clic en el botón "Realizar una acción en Procore" en el correo electrónico de notificación del flujo de trabajo.
- En el panel derecho del elemento, revise el paso "Actual" en el flujo de trabajo.
Nota: Haga clic en "Mostrar flujo de trabajo" si el panel lateral está contraído. - Seleccione su respuesta para el flujo de trabajo en la parte inferior del panel derecho.
Nota: Tendrá la oportunidad de cancelar su respuesta en el siguiente paso. - Opcional: Cargue o adjunte archivos al flujo de trabajo.
- Opcional: Introduzca una razón para su respuesta.
- Haga clic en Enviar para finalizar su respuesta o en Volver para volver a cambiar su respuesta.
Consulte también