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Procore

Guía de usuario Flujos de trabajo de autoservicio

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Tabla de contenido

Primeros pasos

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Esta guía de usuario proporciona a los usuarios de Procore información sobre cómo utilizar la herramienta de flujos de trabajo de autoservicio de Procore para crear y emplear flujos de trabajo personalizados de principio a fin. Consulte  Acerca del programa beta de flujosde trabajo.

Algunos de los conceptos incluidos en esta guía son:
  • ¿Qué son los flujos de trabajo personalizados? Un  flujo de trabajo personalizado es un proceso que define una ruta de aprobación única para un elemento de sus proyectos. Por ejemplo, un flujo de trabajo le permite crear pasos para «Aprobar» un elemento (como una factura de un subcontratista o un contrato) en Procore. Un flujo de trabajo personalizado definiría los roles, los grupos y las condiciones responsables para dirigir un elemento a través de ese proceso de aprobación y ese proceso se adapta a las necesidades únicas y a los requisitos específicos del entorno empresarial de su empresa. 
  • Cómo migrar de los flujos de trabajo heredados a los de autoservicio. Los flujos de trabajo de autoservicio están sustituyendo a los flujos de trabajo personalizados heredados construidos por el equipo de Soluciones personalizadas de Procore. Si ha utilizado anteriormente flujos de trabajo heredados, su empresa tendrá que actualizar cada herramienta utilizando flujos de trabajo de autoservicio antes de que su empresa pueda construir nuevos flujos de trabajo.
  • Cómo crear y gestionar flujos de trabajo personalizados. Aprenda a crear y gestionar sus propios flujos de trabajo personalizados en la herramienta Flujos de trabajo de la empresa.
  • Cómo asignar flujos de trabajo a los proyectos. Después de crear flujos de trabajo personalizados de nivel de empresa, asignarlos a proyectos individuales para que puedan ser utilizados.
  • Cómo configurar los flujos de trabajo para su uso de nivel de proyecto. El último paso antes de que un flujo de trabajo se aplique a un elemento. Configure los roles, las responsabilidades y las notificaciones para su flujo de trabajo.
  • Cómo ver y responder a un flujo de trabajo. Utilice su propio flujo de trabajo personalizado para facilitar el proceso de aprobación de su(s) artículo(s).
  • Preguntas frecuentes.  Obtenga más información leyendo preguntas frecuentes.

¿Qué son los flujos de trabajo personalizados?

Un flujo de trabajo personalizado  es un proceso que define una ruta de aprobación única para un elemento en sus proyectos. Por ejemplo, un flujo de trabajo le permite crear pasos para 'Aprobar' un elemento (como una factura o contrato de subcontratista) en Procore. Un flujo de trabajo personalizado definiría los roles, grupos y condiciones responsables para enrutar un elemento a través de ese proceso de aprobación, y ese proceso se adapta a las necesidades únicas y los requisitos específicos del entorno empresarial de su empresa. 

El estado aprobado de un elemento que utiliza un flujo de trabajo personalizado está vinculado a los pasos únicos construidos dentro del flujo de trabajo. Cada flujo de trabajo requiere que los usuarios especificados respondan a los pasos dentro del flujo de trabajo para que el elemento alcance el estado deseado. Un elemento creado con un flujo de trabajo en su lugar está restringido de tener su estado cambiado sin el uso del flujo de trabajo.

¿Cuáles son los requisitos mínimos de elegibilidad para participar en el programa beta?

Los requisitos mínimos de elegibilidad para el programa beta incluyen:

  • Su empresa debe utilizar estas herramientas de Procore:
    • Herramienta de compromisos de nivel de proyecto para crear órdenes de compra y subcontratos.
    • Herramienta de facturación a nivel de proyecto para gestionar las facturas de subcontratista.
  • La cuenta de Procore de su empresa debe ser:
  • Su empresa solo puede utilizar una versión de los flujos de trabajo (heredados o de autoservicio) para cada herramienta. Por ejemplo, si tiene habilitados los flujos de trabajo heredados para los subcontratos y las órdenes de compra, no puede utilizar los de autoservicio en esos elementos. Sin embargo, podría utilizar los de autoservicio en otros elementos, como las facturas de los subcontratistas. Además, si está utilizando flujos de trabajo heredados en otras herramientas de Procore, como órdenes de cambio o contratos principales, los flujos de trabajo de autoservicio pueden seguir utilizándose en la herramienta Pedidos. 

El objetivo esperado de la nueva herramienta Flujos de trabajo es proporcionar a los usuarios de Procore la capacidad de crear flujos de trabajo personalizados de autoservicio para las herramientas de Procore que se utilizan para crear elementos que requieren un proceso de aprobación. El plan anticipado de Procore es realizar pruebas de investigación y usabilidad con participantes del programa beta.

Para esta versión beta, la herramienta Flujos de trabajo a nivel de empresa solo estará disponible para los participantes que cumplan con los requisitos de elegibilidad anteriores y que deseen crear un flujo de trabajo personalizado para administrar el proceso de aprobación de la herramienta que se indica a continuación. 

Herramientas admitidas

La herramienta Flujos de trabajo a nivel de empresa le permite crear y administrar uno (1) o varios flujos de trabajo personalizados para usar con estas herramientas de proyecto de Procore:

Herramienta de Procore Elementos del flujo de trabajo Para obtener más información...
Pedidos 1 Facturas de subcontratista 2 Crear un flujo de trabajo personalizado para facturas de subcontratistas
Pedidos  Subcontratos/Órdenes de Compra Crear un flujo de trabajo personalizado para un compromiso
Contratos principales 1 Contratos principales Crear una plantilla de flujo de trabajo personalizada para contratos principales

1  Esta herramienta solo está disponible cuando su empresa tiene licencia para las herramientas de Finanzas del proyecto de Procore.  

2  Este elemento solo está disponible cuando su empresa utiliza las vistas de Colaborador y Administrador para la facturación de subcontratistas.  

 

Pasos

  1. Vaya a la herramienta  Flujos de trabajo de nivel de  empresa.
  2. Lea el   Acuerdo de Participante Beta.
  3. Haga clic en  Aceptar.

Instalación y configuración

La transición del motor de flujo de trabajo heredado al motor de autoservicio no se completa hasta que la actualización se activa a través de la página de ajustes de configuración de flujos de trabajo. Sin embargo, la versión beta de flujos de trabajo de autoservicio permite a los usuarios configurar y configurar sus propias plantillas de flujo de trabajo personalizadas antes de actualizar completamente la versión del flujo de trabajo. Las plantillas de flujo de trabajo no se pueden aplicar a los elementos (contratos y facturas) hasta que se actualice la versión del flujo de trabajo en los ajustes de configuración Flujos de trabajo.

Consulte los pasos en la sección 'Habilitar flujos de trabajo de autoservicio' cuando esté listo para actualizar.

Crear plantillas de flujo de trabajo personalizadas

Ahora está listo para comenzar a crear flujos de trabajo personalizados para su empresa. Se pueden crear, editar y eliminar flujos de trabajo personalizados desde la herramienta Flujos de trabajo a nivel de empresa. Las instrucciones a continuación lo guiarán a través de los pasos para crear un flujo de trabajo. Para obtener los mejores resultados, se recomienda que planifique el flujo de trabajo personalizado  antes de la creación.  

Objetivo 

Crear una plantilla de flujo de trabajo personalizada en la herramienta Flujos de trabajo de nivel de empresa. 

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Ver, crear o editar un flujo de trabajo personalizado a nivel de empresa:
      • Permisos de nivel de «Administrador» en la herramienta Flujos de trabajo de nivel de empresa. 
      • Permisos de nivel «Solo lectura» o «Estándar» en la herramienta Flujos de trabajo de nivel de empresa con los permisos pormenorizados «Ver flujos de trabajo personalizados» y «Crear y editar plantillas de flujos de trabajo» activados en su plantilla de permisos. 

Pasos

Añadir un flujo de trabajo personalizado 

  1. Vaya a la herramienta Flujos de trabajo de nivel de empresa. 
  2. Haga clic en el botón Crear. 
  3. En el cuadro de diálogo «Añadir un flujo de trabajo», haga lo siguiente:
    • Nombre *. Introduzca un nombre para su nuevo flujo de trabajo. 
    • Herramienta *. Seleccione la herramienta y el elemento para el que va a crear el nuevo nombreclipboard_e721b0e88fb6135835d3abf368c7514a3.png de .
      • Factura de subcontratista
      • Correspondencia/Herramientas personalizadas
            Nota:  Si selecciona Correspondencia/Herramientas personalizadas, también se le pedirá que elija un  Tipo  antes de continuar con el siguiente paso.
      • Contratos principales
      • Contrato de subcontratista
      • Orden de compra
      • Cambio de presupuesto
      • Factura de promotor
      • Orden de cambio de contrato principal - Nivel único
      • Orden de cambio de contrato principal: dos o tres niveles
      • Orden de cambio de pedido - Nivel único
      • Orden de cambio de pedido - Dos o tres niveles
      • Posible orden de cambio principal
      • Posible orden de cambio de pedido
      • Gestión de documentos
  4. Haga clic en  Crear.
    Procore abre automáticamente el generador de flujo de trabajo y crea un primer paso "Sin título" para usted. 

Actualizar el primer paso en el flujo de trabajo personalizado 

  1. Comience seleccionando el tipo de paso (paso de respuesta, paso de condición) que utilizará al inicio del flujo de trabajo.  
    workflows-first-step-choice.png
  2. Siga las instrucciones para el tipo de paso seleccionado:

Añadir un paso de respuesta a un flujo de trabajo personalizado  

  1. Introduzca la siguiente información en la sección Información general :
    • Nombre del paso. Introduzca un nombre para el paso.
    • Tipo. Seleccione el  paso de respuesta.
    • Estado del artículo. Introduzca el estado del elemento que se asociará con este paso del flujo de trabajo.
    • Días para finalizar. Introduzca el número de días que el «Grupo responsable» tiene para completar el paso del flujo de trabajo. A continuación, seleccione Días naturales  o Días hábiles  en la lista desplegable.  Una vez que pasa el número de días establecido, Procore envía un correo electrónico de recordatorio hasta que se complete el paso.
    • Opcional:  Destinatarios de la notificación.   Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automatizada cuando el paso del flujo de trabajo NO se complete dentro del número de días especificado en Días para completar. Los destinatarios nombrados aquí también recibirán un correo electrónico cuando se complete el paso del flujo de trabajo. Los grupos predeterminados incluyen:
      • Administrador de flujo de trabajo. Un administrador de flujo de trabajo es un usuario de Procore que debe designarse a un proyecto.
      • Creador de elementos. Un creador de elementos es un usuario de Procore que ha creado el elemento en un proyecto.
      • Grupo de distribución. Después de publicar este flujo de trabajo y asignarlo a un proyecto, puede definir diferentes miembros del grupo al configurar el flujo de trabajo personalizado en las herramientas Compromisos de nivel de proyecto.
  2. Introduzca la siguiente información en la  sección Asignados :
    • Función de la persona asignada. Seleccione el rol del usuario asignado a este paso.
      • Opcional:  Haga clic en Crear rol de plantilla para crear un rol único para este flujo de trabajo personalizado.
    • Tipo de decisión. Seleccione el tipo de decisión que se está tomando para este paso:
      • El primer interviniente decide.  Puede haber varios responsables, pero solo se requiere una respuesta para avanzar al siguiente paso en el flujo de trabajo.
      • El personal de respuesta múltiple decide. Puede haber múltiples asignatarios y múltiples respuestas. Puede determinar el siguiente paso cuando todos los respondedores (no los responsables) seleccionen la misma respuesta. También puede elegir el siguiente paso cuando todos los equipos de respuesta no estén de acuerdo.
  3. Introduzca la siguiente información en la  sección Respuestas :
    • Si la respuesta es O Si todos los encuestados deciden. Seleccione una respuesta en la lista.
    • Vaya al paso. Seleccione otro paso del flujo de trabajo para convertirse en el paso actual si se elige la respuesta anterior.
      • Opcional:  Haga clic en Añadir paso  si desea que el flujo de trabajo avance a un paso que aún no se ha creado. Se le pedirá que elija un tipo y nombre para el nuevo paso.
    • De lo contrario. Si el tipo de decisión se establece en Múltiples respondedores deciden,  seleccione o cree el siguiente paso en el flujo de trabajo si las respuestas NO son unánimes.
  4. Repita el paso anterior para continuar añadiendo respuestas a este paso de flujo de trabajo.
  5. Elija entre estas opciones:
    • Cancelar. Haga clic en este botón para descartar cualquier cambio que haya realizado.
    • Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión 'Borrador' numerada del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando todavía esté trabajando en la creación de su flujo de trabajo personalizado. 
      O
    • Guardar y publicar. Haga clic en este botón para crear una versión recién publicada del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando esté listo para asignar su flujo de trabajo a un proyecto.

Añadir un paso de condición a un flujo de trabajo personalizado 

Los pasos de condición permiten que una ruta de flujo de trabajo se enrute de manera diferente dependiendo de si se cumplen las condiciones del paso. Para crear un paso de condición, siga las instrucciones a continuación. 

  1. Introduzca la siguiente información en la sección Información general :
    • Nombre del paso. Introduzca un nombre para el paso.
    • Tipo. Seleccione Paso de condición.
    • Cuando. Seleccione la primera parte de la hipótesis en la declaración condicional. Existen diferentes declaraciones condicionales para cada herramienta. Consulte Declaraciones condicionales por herramienta.  
      • Mayor que. Si su organización requiere firmas adicionales para importes mayores o iguales a un importe especificado, deberá elegir esta opción e introducir un importe en el campo de la derecha.
        O bien
      • Menor que. Si desea que el paso funcione cuando la hipótesis es menor que un número especificado.
      • Is. Si desea que el paso funcione cuando se selecciona un determinado campo para un campo personalizado.
      • Se comprueba. Si desea que el paso funcione cuando se marca la casilla de verificación de un campo personalizado.
      • Contiene cualquiera de.  Si desea que el paso funcione cuando se eligen una o más opciones de selección múltiple para un campo personalizado.
    • A continuación. Seleccione un paso de la lista desplegable o cree uno nuevo haciendo clic en el botón Añadir paso. 
    • De lo contrario. Seleccione un paso de la lista desplegable o cree uno nuevo haciendo clic en el botón Agregar paso . Este es el paso que será el siguiente en el flujo de trabajo si NO se cumplen las condiciones del paso actual.
  2. Elija entre estas opciones:
    • Cancelar. Haga clic en este botón para descartar cualquier cambio que haya realizado.
    • Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión 'Borrador' numerada del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando todavía esté trabajando en la creación de su flujo de trabajo personalizado. 
      O
    • Guardar y publicar. Haga clic en este botón para crear una versión recién publicada del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando esté listo para asignar su flujo de trabajo a un proyecto.

Declaraciones condicionales por herramienta

Cambios en el presupuesto...   Mostrar/Ocultar    

Condición Definición
Importe de cambio de presupuesto El total de todos los valores de las partida de ajuste del cambio de presupuesto "Para" y "De".
Importe de ajuste La suma de los importes positivos de la partida de ajuste O el valor absoluto de los importes negativos de la partida de ajuste. El mayor valor absoluto se utilizará para determinar el resultado del paso de condición.

Compromisos...   Mostrar/Ocultar    

Condición Definición Ejemplo
Importe del contrato original El importe total del SOV del contrato que se está aprobando.

Un flujo de trabajo debe seguir diferentes rutas de aprobación dependiendo de la cantidad del contrato que se apruebe.
Cantidad total de objetos de coste aprobados

El importe total del SOV de los Compromisos "Aprobados", las Órdenes de Cambio de Compromiso y los Costos Directos del proyecto. La cantidad de SOV del elemento del flujo de trabajo se incluye en el total.

Fórmula...   Mostrar/Ocultar    

Compromisos Aprobados + CCO Aprobados + Costes Directos Aprobados = Cantidad Total de Objetos de Coste Aprobados

Enrute la ruta de ruta de aprobación del flujo de trabajo cuando el importe total de otros contratos aprobados, órdenes de cambio y costes directos estén por encima o por debajo de un importe especificado.
Cantidad total de todos los objetos de coste

Importe total del SOV de todos los compromisos "aprobados" y "pendientes", órdenes de cambio de compromiso y costes directos del proyecto. La cantidad de SOV del elemento del flujo de trabajo se incluye en el total.

Fórmula...   Mostrar/Ocultar    

Compromisos aprobados y pendientes + CCO aprobados y pendientes + Costes directos aprobados y pendientes = Importe total de todos los objetos de coste

Enrutamiento de la ruta de aprobación del flujo de trabajo cuando la cantidad total de otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos directos de cualquier estado están por encima o por debajo de una cantidad especificada 
Importe por encima del presupuesto en objetos de coste aprobados

La cantidad total del presupuesto del proyecto restada de la cantidad total combinada de todos los compromisos "aprobados", órdenes de cambio de compromiso y costos directos.

Fórmula...   Mostrar/Ocultar    

Compromisos aprobados + CCO aprobados + Costes directos aprobados - Importe total del presupuesto = Importe por encima del presupuesto en objetos de costos aprobados

Dirija la ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que se está aprobando y otros contratos ya aprobados, órdenes de cambio y costos directos van a llevar su proyecto por encima del presupuesto por una cantidad específica.* 
Cantidad por encima del presupuesto en todos los objetos de coste

El importe total del presupuesto del proyecto restado del importe total combinado de todos los compromisos "aprobados" y "pendientes", órdenes de cambio de compromiso y costes directos.

Fórmula...   Mostrar/Ocultar    

Compromisos aprobados y pendientes + CCO aprobados y pendientes + Costes directos aprobados y pendientes - Importe total del presupuesto = Importe por encima del presupuesto en todos los objetos de coste

Dirija la ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que se está aprobando y otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos directos van a llevar a su proyecto por encima del presupuesto por una cantidad específica.* 
% del presupuesto asignado a los objetos de coste aprobados

Porcentaje del importe total del presupuesto del proyecto utilizado por el importe total combinado de compromisos "aprobados", órdenes de cambio de compromiso y costes directos.

Fórmula...   Mostrar/Ocultar    

(Compromisos aprobados + OCP aprobados + Costos directos aprobados) ÷ Importe total del presupuesto = % del presupuesto asignado a los objetos de costos aprobados

Dirija la ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que se está aprobando y otros contratos ya aprobados, órdenes de cambio y costos directos van a llevar su proyecto por encima del presupuesto en un porcentaje específico. *
% del presupuesto asignado a todos los objetos de coste

El porcentaje del importe total del presupuesto del proyecto utilizado por el importe total combinado de todos los compromisos "aprobados" y "pendientes", órdenes de cambio de compromiso y costes directos.

Fórmula...   Mostrar/Ocultar    

(Compromisos aprobados y pendientes + CCO aprobados y pendientes + Costes directos aprobados y pendientes) ÷ Importe total del presupuesto = % del presupuesto asignado a todos los objetos de coste

Dirija la ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que se está aprobando y otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos directos van a llevar a su proyecto por encima del presupuesto en un porcentaje específico.* 
Campos personalizados (selección única, selección múltiple o casilla de verificación)
Nota: Los campos de selección única y selección múltiple deben estar marcados como Obligatorio en la.  Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.		 Mueva el flujo de trabajo según el valor del campo personalizado configurado dentro del constructor de plantillas de flujo de trabajo. Enrutamiento de la ruta de aprobación del flujo de trabajo basado en un campo personalizado de "Tipo de contrato" o" Edificio #". Si el "Edificio #" es 2, enrute el flujo de trabajo a John. Si el "Edificio #" es 1, dirija el flujo de trabajo a Susan.

Pedidos de cambio de pedido...   Mostrar/Ocultar       

Condición Definición Ejemplo
Importe La cantidad total de SOV de la orden de cambio que se está aprobando.

Un flujo de trabajo debe seguir diferentes rutas de aprobación dependiendo de la cantidad del contrato que se apruebe.
Cantidad total de objetos de coste aprobados

El importe total del SOV de los Compromisos "Aprobados", las Órdenes de Cambio de Compromiso y los Costos Directos del proyecto. La cantidad de SOV del elemento del flujo de trabajo se incluye en el total.

Fórmula...   Mostrar/Ocultar    

Compromisos Aprobados + CCO Aprobados + Costes Directos Aprobados = Cantidad Total de Objetos de Coste Aprobados

Dirija la ruta de aprobación del flujo de trabajo cuando el importe total de otros contratos, órdenes de cambio y costes directos aprobados sea superior o inferior a un importe especificado.
Cantidad total de todos los objetos de coste

Importe total del SOV de todos los compromisos "aprobados" y "pendientes", órdenes de cambio de compromiso y costes directos del proyecto. La cantidad de SOV del elemento del flujo de trabajo se incluye en el total.

Fórmula...   Mostrar/Ocultar    

Compromisos aprobados y pendientes + CCO aprobados y pendientes + Costes directos aprobados y pendientes = Importe total de todos los objetos de coste

Enrutamiento de la ruta de aprobación del flujo de trabajo cuando la cantidad total de otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos directos de cualquier estado están por encima o por debajo de una cantidad especificada 
Importe por encima del presupuesto en objetos de coste aprobados

La cantidad total del presupuesto del proyecto restada de la cantidad total combinada de todos los compromisos "aprobados", órdenes de cambio de compromiso y costos directos.

Fórmula...   Mostrar/Ocultar    

Compromisos aprobados + CCO aprobados + Costes directos aprobados - Importe total del presupuesto = Importe por encima del presupuesto en objetos de costos aprobados

Dirija la ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que se está aprobando y otros contratos ya aprobados, órdenes de cambio y costos directos van a llevar su proyecto por encima del presupuesto por una cantidad específica.* 
Cantidad por encima del presupuesto en todos los objetos de coste

El importe total del presupuesto del proyecto restado del importe total combinado de todos los compromisos "aprobados" y "pendientes", órdenes de cambio de compromiso y costes directos.

Fórmula...   Mostrar/Ocultar    

Compromisos aprobados y pendientes + CCO aprobados y pendientes + Costes directos aprobados y pendientes - Importe total del presupuesto = Importe por encima del presupuesto en todos los objetos de coste

Dirija la ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que se está aprobando y otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos directos van a llevar a su proyecto por encima del presupuesto por una cantidad específica.* 
% del presupuesto asignado a los objetos de coste aprobados

Porcentaje del importe total del presupuesto del proyecto utilizado por el importe total combinado de compromisos "aprobados", órdenes de cambio de compromiso y costes directos.

Fórmula...   Mostrar/Ocultar    

(Compromisos aprobados + OCP aprobados + Costos directos aprobados) ÷ Importe total del presupuesto = % del presupuesto asignado a los objetos de costos aprobados

Dirija la ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que se está aprobando y otros contratos ya aprobados, órdenes de cambio y costos directos van a llevar su proyecto por encima del presupuesto en un porcentaje específico. *
% del presupuesto asignado a todos los objetos de coste

El porcentaje del importe total del presupuesto del proyecto utilizado por el importe total combinado de todos los compromisos "aprobados" y "pendientes", órdenes de cambio de compromiso y costes directos.

Fórmula...   Mostrar/Ocultar    

(Compromisos aprobados y pendientes + CCO aprobados y pendientes + Costes directos aprobados y pendientes) ÷ Importe total del presupuesto = % del presupuesto asignado a todos los objetos de coste

Dirija la ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que se está aprobando y otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos directos van a llevar a su proyecto por encima del presupuesto en un porcentaje específico.* 
Campos personalizados (selección única, selección múltiple o casilla de verificación)
Nota: Los campos de selección única y selección múltiple deben estar marcados como Obligatorio en el conjunto de campos.  Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.		 Mueva el flujo de trabajo según el valor del campo personalizado configurado dentro del constructor de plantillas de flujo de trabajo. Enrutamiento de la ruta de aprobación del flujo de trabajo basado en un campo personalizado de "Tipo de contrato" o" Edificio #". Si el "Edificio #" es 2, enrute el flujo de trabajo a John. Si el "Edificio #" es 1, dirija el flujo de trabajo a Susan.

Correspondencia/Herramientas personalizadas...   Mostrar/Ocultar    

Condición Definición
Valor de impacto en los costes La cantidad introducida en el campo "Impacto en los costes" en el elemento de correspondencia.
Campos personalizados (selección única, selección múltiple o casilla de verificación)
Nota: Los campos de selección única y selección múltiple deben estar marcados como Obligatorio en el conjunto de campos.  Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.		 Mueva el flujo de trabajo según el valor del campo personalizado configurado dentro del constructor de plantillas de flujo de trabajo.

Facturas de propietario...  Mostrar/Ocultar   

Condición Definición
Importe neto facturado en este período El importe facturado antes de impuestos.  
Importe bruto de la factura en este período El importe facturado después de impuestos.

Contratos principales...   Mostrar/Ocultar    

Condición Definición Ejemplo
Importe del contrato original El importe total del SOV del contrato que se está aprobando. Un flujo de trabajo debe seguir diferentes rutas de aprobación dependiendo de la cantidad del contrato que se apruebe.
Campos personalizados (selección única, selección múltiple o casilla de verificación)
Nota: Los campos de selección única y selección múltiple deben estar marcados como Obligatorio en el conjunto de campos.  Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.		 Mueva el flujo de trabajo según el valor del campo personalizado configurado dentro del constructor de plantillas de flujo de trabajo. Enrutamiento de la ruta de aprobación del flujo de trabajo basado en un campo personalizado de "Tipo de contrato" o" Edificio #". Si el "Edificio #" es 2, enrute el flujo de trabajo a John. Si el "Edificio #" es 1, dirija el flujo de trabajo a Susan.

Órdenes de cambio de contrato principal...   Mostrar/Ocultar    

Condición Definición Ejemplo
Importe La cantidad total de SOV de la orden de cambio que se está aprobando. Un flujo de trabajo debe seguir diferentes rutas de aprobación dependiendo de la cantidad del contrato que se apruebe.
Campos personalizados (selección única, selección múltiple o casilla de verificación)
Nota: Los campos de selección única y selección múltiple deben estar marcados como Obligatorio en el conjunto de campos.  Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.		 Mueva el flujo de trabajo según el valor del campo personalizado configurado dentro del constructor de plantillas de flujo de trabajo. Enrutamiento de la ruta de aprobación del flujo de trabajo basado en un campo personalizado de "Tipo de contrato" o" Edificio #". Si el "Edificio #" es 2, enrute el flujo de trabajo a John. Si el "Edificio #" es 1, dirija el flujo de trabajo a Susan.

Facturas de subcontratista...   Mostrar/Ocultar    

Condición Definición
Importe neto El importe que se factura en la factura con retención aplicada.
Valor de Compromiso Original El compromiso de importe de SOV original asociado a la factura.
Campos personalizados (selección única, selección múltiple o casilla de verificación)
Nota: Los campos de selección única y selección múltiple deben estar marcados como Obligatorio en el conjunto de campos.  Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.		 Mueva el flujo de trabajo según el valor del campo personalizado configurado dentro del constructor de plantillas de flujo de trabajo.

*Los estados de cuenta condicionales vinculados al presupuesto del proyecto se basan en el importe total de la columna de presupuesto seleccionada en la vista de presupuesto de informes personalizados ubicada en la herramienta Administrador de nivel de empresa. Consulte  Configuración de una vista de presupuesto para informes personalizados.

 

Añadir un paso final (exitoso) a un flujo de trabajo personalizado 

Un paso de finalización define el final de un flujo de trabajo. Un paso de finalización  indica que el flujo de trabajo personalizado se ha completado.  

  1. Haga clic en el icon-blue-plus-pfcp.png  icono adjunto a un paso existente en el generador de flujos de trabajo y elija Finalizar paso (Correcto).    
  2. Introduzca la siguiente información en la sección Información general :
    • Nombre del paso. Introduzca un nombre para el paso.
    • Estado del artículo. Seleccione el estado apropiado que indique que se completó con éxito. Las opciones de estado varían según la herramienta.
    • Opcional:  Destinatarios de la notificación.   Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando se complete el paso del flujo de trabajo. Los grupos predeterminados incluyen: 
      • Administrador de flujo de trabajo. Un administrador de flujo de trabajo es un usuario de Procore que debe designarse a un proyecto.
      • Creador de elementos. Un creador de elementos es un usuario de Procore que ha creado el elemento en un proyecto.
      • Grupo de distribución. Después de publicar este flujo de trabajo y asignarlo a un proyecto, puede definir diferentes miembros del grupo al configurar el flujo de trabajo personalizado en las herramientas Compromisos de nivel de proyecto.
  3. Elija entre estas opciones:
    • Cancelar. Haga clic en este botón para descartar cualquier cambio que haya realizado.
    • Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión 'Borrador' numerada del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando todavía esté trabajando en la creación de su flujo de trabajo personalizado. 
      O
    • Guardar y publicar. Haga clic en este botón para crear una versión recién publicada del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando esté listo para asignar su flujo de trabajo a un proyecto.

Añadir un paso final (sin éxito) a un flujo de trabajo personalizado 

  1. Haga clic en el icon-blue-plus-pfcp.png  icono adjunto a un paso existente en el generador de flujos de trabajo y elija Finalizar paso (Sin éxito).
  2. Introduzca la siguiente información en la sección Información general :
    • Nombre del paso. Introduzca un nombre para el paso.
    • Estado del artículo. Seleccione el estado apropiado que indique que no se completó correctamente. Las opciones de estado varían según la herramienta.
    • Opcional:  Destinatarios de la notificación.   Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando se complete el paso del flujo de trabajo. Los grupos predeterminados incluyen: 
      • Administrador de flujo de trabajo. Un administrador de flujo de trabajo es un usuario de Procore que debe designarse a un proyecto.
      • Creador de elementos. Un creador de elementos es un usuario de Procore que ha creado el elemento en un proyecto.
      • Grupo de distribución. Después de publicar este flujo de trabajo y asignarlo a un proyecto, puede definir diferentes miembros del grupo al configurar el flujo de trabajo personalizado en las herramientas Compromisos de nivel de proyecto.
  3. Elija entre estas opciones:
    • Cancelar. Haga clic en este botón para descartar cualquier cambio que haya realizado.
    • Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión 'Borrador' numerada del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando todavía esté trabajando en la creación de su flujo de trabajo personalizado. 
      O
    • Guardar y publicar. Haga clic en este botón para crear una versión recién publicada del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando esté listo para asignar su flujo de trabajo a un proyecto.

 

Asignar plantillas de flujo de trabajo a proyectos

Una vez que sus flujos de trabajo estén publicados, el siguiente paso es asignarlos a un proyecto para que puedan configurarse. Los siguientes pasos le mostrarán cómo asignar flujos de trabajo a proyectos en la herramienta Flujos de trabajo a nivel de empresa. 

  1. Vaya a la herramienta Flujos de trabajo de nivel de empresa. 
  2. En la tabla «Flujos de trabajo», localice la versión que desea publicar. 
     Nota
    Sólo puede asignar versiones publicadas de un flujo de trabajo personalizado a un proyecto. Para saber cómo distinguir un borrador de una versión publicada, consulte ¿Cómo se actualizan los números de versión en la herramienta Flujos de trabajo a nivel de empresa?
  3. Haga clic en el hipervínculo de la columna «Proyectos asignados».  

    v2-workflows-assigned-projects-link.png
     
  4. En el cuadro de diálogo «Asignar proyectos», haga lo siguiente:
    • Para seleccionar todos los proyectos activos en tu cuenta de su empresa, marque la casilla Seleccionar todo. 
      v2-workflows-assign-select-all-projects.png
    • Para buscar proyectos individuales, comience a escribir el nombre del proyecto en la casilla Búsqueda. A continuación, marque la casilla que corresponda al proyecto o proyectos deseados. 
      v2-workflows-search-assign-to-project.png
  5. Haga clic en Actualizar. 

Asignar una plantilla de flujo de trabajo a los nuevos proyectos

Una plantilla de flujo de trabajo puede ser asignada automáticamente a todos los nuevos proyectos. Esto es para evitar tener que asignar la misma plantilla a cada nuevo proyecto que se cree. 

  1. Vaya a la herramienta Flujos de trabajo de nivel de empresa.
  2. En la tabla «Flujos de trabajo», localice la versión que desea asignar a todos los nuevos proyectos.
  3. Pase el ratón por encima del espacio en la columna «Asignar a nuevos proyectos».
  4. Haga clic en Asignar.
    assign-to-all-projects-workflow.png
  5. Aparecerá una marca de verificación que indica que se ha asignado a todos los nuevos proyectos
  6. Opcional: Si desea desasignar una plantilla de todos los proyectos nuevos, vuelva a hacer clic en la marca de verificación. 

 

Configurar plantillas de flujo de trabajo en un proyecto

Una vez que las plantillas de flujo de trabajo se asignan a los proyectos, deben configurarse. Este es el proceso en el que los pasos del flujo de trabajo se asignan a usuarios específicos y se establece la cantidad de días que tienen que responder. También será necesario establecer un flujo de trabajo predeterminado para la herramienta a la que está asociada antes de que se pueda aplicar a un elemento.

Objetivo

Para configurar un flujo de trabajo personalizado para utilizarlo en un proyecto de Procore. 

Antecedentes

Después de publicar una plantilla de flujo de trabajo personalizada, el siguiente paso es asignar ese flujo de trabajo a un proyecto. Una vez que el flujo de trabajo se asigna a un proyecto, puede actualizar sus ajustes de configuración para su proyecto específico. Esto incluye asignar a una persona para que actúe como "Administrador de flujo de trabajo" y asignar los grupos de distribución y los asignados apropiados a su flujo de trabajo para las notificaciones automatizadas de Procore. 

Este artículo cubre las configuraciones de nivel de proyecto para flujos de trabajo personalizados en todas las herramientas disponibles.

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel «Administrador» en la herramienta Directorio de la empresa. 
    • Usuarios con el permiso pormenorizado de flujos de trabajo de compromiso "Configurar plantillas de flujo de trabajo" para la herramienta respectiva en su plantilla de permisos.
      Y permisos de nivel
      "Administrador" en la herramienta donde se está configurando el flujo de trabajo

Pasos

Asignar un gestor de flujos de trabajo de proyectos y un grupo de distribución de a un flujo de trabajo personalizado

  1. Vaya a la herramienta de nivel de proyecto donde se está configurando el flujo de trabajo.
    • Factura de subcontratista (Facturación)
    • Correspondencia/Herramientas personalizadas 
    • Contratos principales
    • Subcontrato (Compromisos)
    • Orden de Compra (Compromisos)
    • Cambio de presupuesto (Budget)
    • Orden de cambio de contrato principal (contratos principales)
    • Orden de cambio de pedido (Compromisos)
  2. Haga clic en el  icono Ajustes de configuración icons-settings-gear.png .
    Nota:  Para la herramienta Correspondencia, seleccione los ajustes de configuración para el tipo específico establecido en el flujo de trabajo.
  3. Haga clic en "Configuración de flujo de trabajo" en el panel derecho.
    Nota:  Las herramientas de facturación y correspondencia no tienen una página de configuración de flujo de trabajo separada. Desplácese hasta la parte inferior de la configuración de facturación para encontrar configuraciones de flujo de trabajo.
  4. Haga clic en el botón  Configurar  junto al flujo de trabajo que se está configurando para abrir el visor de flujo de trabajo.
    Ejemplo
     clipboard_e6d40c7d3a3c0cf025fea7a0390fc9526.png
  5. En la parte superior del flujo de trabajo, haga lo siguiente:
    • Asignar Administrador de Flujo de Trabajo . Seleccione el usuario del proyecto que tiene asignado este rol en la lista desplegable de la parte superior de la página. 
    • Asignar un grupo de distribución. Seleccione un grupo de distribución de esta lista. Estos usuarios son los individuos que recibirán correos electrónicos de notificación de Procore cuando las acciones se activen por sus pasos de flujo de trabajo. 
  6. Haga clic en Guardar en la esquina inferior derecha de la herramienta Flujos de trabajo. 

Personalizar los pasos estándar en un flujo de trabajo personalizado

  1. Vaya a la herramienta de nivel de proyecto donde se está configurando el flujo de trabajo.
    • Factura de subcontratista (compromisos)
    • Correspondencia/Herramientas personalizadas 
    • Contratos principales
    • Subcontrato (Compromisos)
    • Orden de Compra (Compromisos)
    • Cambio de presupuesto (Budget)
    • Orden de cambio de contrato principal (contratos principales)
    • Orden de cambio de pedido (Compromisos)
  2.  Haga clic en el  icons-settings-gear.png  icono Ajustes de configuración.
    Nota:  Para la herramienta Correspondencia, seleccione los ajustes de configuración para el tipo específico del flujo de trabajo.
  3. Haga clic en "Configuración de flujo de trabajo" en el panel derecho.
    Nota:  La herramienta Facturación no tiene una página de configuración de flujo de trabajo separada. Desplácese hasta la parte inferior de la configuración de facturación para encontrar configuraciones de flujo de trabajo
  4. Busque el flujo de trabajo para actualizarlo en la tabla "Configuración del flujo de trabajo" y haga clic en Configurar.
    clipboard_e5a45ab9aaf88d462486d282bcaf7da1b.png
  5. Haga clic en un paso estándar del flujo de trabajo personalizado para abrir el panel derecho de ese paso. 
  6. Haga lo siguiente:
    • Persona(s) asignada(s). Seleccione uno (1) o más nombres de usuarios de Procore en esta lista desplegable. Para aparecer en esta lista, debe añadirse al individuo a la herramienta Directorio del proyecto. Nota: Si se ha seleccionado «Creador de elementos» como rol de la persona asignada en un paso del constructor de flujo de trabajo de nivel de empresa, no se puede elegir otra persona asignada específica.
    • Días para completar*. Introduzca un número en la primera casilla. A continuación, seleccione Días naturales o Días hábiles de la lista desplegable. Esto define el número de días que tienen las «personas asignadas« para completar el paso del flujo de trabajo. Si las «personas asignadas» no completan estos pasos, Procore les envía una notificación automática como recordatorio.
  7. Repita los pasos anteriores para cada paso estándar en el flujo de trabajo
  8. Haga clic en Guardar. Nota: Si queda algún campo obligatorio por rellenar, aparecerá un banner en la parte superior del visor de flujo de trabajo. Haga clic en Mostrar detalles para ver qué paso y qué campo hay que rellenar. 

Establecer un flujo de trabajo predeterminado

Se debe configurar y establecer un flujo de trabajo predeterminado antes de que se pueda iniciar un flujo de trabajo en un elemento.

  1. Pase el ratón por encima de la columna «Flujo de trabajo predeterminado» en la tabla «Configuración del flujo de trabajo».
  2. Haga clic en  Establecer como predeterminado en la fila del flujo de trabajo que desee que sea el predeterminado.  Nota: Si ya se ha establecido un flujo de trabajo predeterminado, la misma acción eliminará la selección predeterminada.   
  3. Una vez establecido el flujo de trabajo predeterminado, aparecerá una marca en la columna «Flujo de trabajo predeterminado» junto a esa plantilla.

 

Iniciar un flujo de trabajo

Si ha habilitado el motor de flujos de trabajo de autoservicio en la configuración de la herramienta Flujos de trabajo, ahora está listo para usar sus flujos de trabajo en los elementos de nivel de proyecto. Después de crear y configurar una plantilla en un proyecto, el siguiente paso es crear un elemento que necesite un flujo de trabajo (contrato o factura). Los flujos de trabajo en las facturas de subcontratista se inician automáticamente, pero los flujos de trabajo en los contratos deben iniciarse manualmente. Las instrucciones a continuación le mostrarán cómo iniciar un flujo de trabajo.

 

Objetivo

Después de crear un nuevo pedido, un contrato principal o un cambio de presupuesto en un proyecto, el siguiente paso será iniciar el flujo de trabajo para que sus miembros puedan responder.

Temas a considerar

Requisitos

  • Debe establecerse un flujo de trabajo por defecto para la herramienta en la que se trabaja.
  • Si el elemento es un contrato, debe estar en estado de Borrador

Pasos

  1. Vaya a la herramienta y al elemento que contiene el flujo de trabajo.
  2. Haga clic en  Iniciar el flujo  de trabajo en la esquina superior derecha del contrato.
    start-workflow-button.png

Responder a un flujo de trabajo personalizado

 

Objetivo 

Responder a un flujo de trabajo personalizado  en un elemento de nivel de proyecto.  

Contexto

Después de que se haya iniciado un flujo de trabajo en un elemento de nivel de proyecto, las personas designadas pueden añadir respuestas al flujo de trabajo.

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Para responder a un flujo de trabajo en un compromiso u orden de cambio de compromiso:
      • Permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta de Pedidos o Contratos Principales del proyecto.
      • Debe tener permiso para ver el elemento que contiene el flujo de trabajo. Si el elemento elemento" o añadirse a la lista "Acceso para usuarios no administradores" en la configuración de privacidad de elemento. 
      • Debe ser la persona asignada del paso de flujo de trabajo actual del contrato.
    • Para responder a un flujo de trabajo en un contrato principal o una orden de cambio de contrato principal:
      • Permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta de Pedidos o Contratos Principales del proyecto.
      • Debe tener permiso para ver el elemento que contiene el flujo de trabajo. Si el elemento elemento" o añadirse a la lista "Acceso para usuarios no administradores" en la configuración de privacidad de elemento. 
      • Debe ser la persona asignada del paso de flujo de trabajo actual del contrato.
    • Para responder a un flujo de trabajo en una factura de un subcontratista:
      • Permisos de nivel 'Estándar' o superior en la herramienta Pedidos del proyecto.
      • Debe ser la persona asignada del paso de flujo de trabajo actual de la factura.
      • La factura debe estar asociada a un periodo de facturación abierto.
      • Debe tener permiso para ver el elemento que contiene el flujo de trabajo. Si el elemento elemento" o añadirse a la lista "Acceso para usuarios no administradores" en la configuración de privacidad de elemento. 
    • Responder a un flujo de trabajo sobre una modificación presupuestaria:
      • Permisos de nivel «Estándar» o superior en la herramienta Presupuesto del proyecto.
      • Debe ser la persona asignada del paso de flujo de trabajo actual en la modificación del presupuesto.
    • Para responder a un flujo de trabajo en un elemento de correspondencia:
      • Permisos de nivel "Estándar" o superiores en el tipo de Correspondencia del proyecto.
      • Debe ser la persona asignada del paso de flujo de trabajo actual del elemento de correspondencia.

Pasos 

  1. Navegue hasta el elemento de nivel de proyecto que contiene el flujo de trabajo. 
     Sugerencia

    Puede navegar hasta el elemento en Procore haciendo clic en el botón "Realizar una acción en Procore" en el correo electrónico de notificación del flujo de trabajo.

  2. En el panel derecho del elemento, revise el paso "Actual" en el flujo de trabajo. 
    Nota: Haga clic en "Mostrar flujo de trabajo" si el panel lateral está contraído.
  3. Seleccione su respuesta para el flujo de trabajo en la parte inferior del panel derecho. 
    Nota: Tendrá la oportunidad de cancelar su respuesta en el siguiente paso.
  4. Opcional:  cargue o adjunte archivos al flujo de trabajo.  
    clipboard_e4a42103e5b2fdc57a66510f7b2f60b45.png
  5. Opcional: Introduzca una razón para su respuesta.
  6. Haga clic en Enviar para finalizar su respuesta o en Volver para volver a cambiar su respuesta.

 

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