Ajustes de configuración: facturación progresiva

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Objetivo

Configurar los ajustes avanzados de la herramienta Facturación progresiva del proyecto.

Contexto

Si su equipo de proyecto planea utilizar la herramienta Facturación progresiva de Procore, se recomienda configurar los ajustes de la herramienta antes de que el equipo comience a crear facturas para el proyecto. Los ajustes de las facturas que se controlan a nivel de proyecto incluyen:

Período de facturación predeterminado. Los ajustes de esta sección le permiten definir el período de facturación predeterminado para la herramienta Facturación progresiva. Al completar esta información, Procore puede completar automáticamente los campos de fecha en la ventana que aparece cuando los usuarios hacen clic en el botón +Crear período de facturación.
Correos electrónicos. La configuración de esta sección permite añadir el cuerpo de un mensaje saliente en sus invitaciones y mensajes recordatorios.
Otro. La configuración de esta sección permite elegir incluir un pie de página en sus facturas, mostrar u ocultar los importes reclamados por subcontratistas, y también decidir si los subcontratistas pueden sobrefacturar.

Temas a considerar

Permisos de usuario necesarios:
- Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto.
  Notas
  
  Los permisos de acceso a las herramientas Facturación & Facturación de avance se rigen por los permisos establecidos en la herramienta Pedidos y/o Contratos de cliente, Financiación o Contratos principales. Los nombres de las herramientas de Procore varían según el diccionario de puntos de vista configurado en Procore. Consulte ¿Qué nombres y términos de herramientas son diferentes en Procore para contratistas generales, propietarios y contratistas especializados?
  
  Si usted es un colaborador (por ejemplo, un contacto de la factura empleado por una empresa que realiza trabajos en un proyecto gestionado en Procore, su capacidad para realizar tareas relacionadas con la factura está determinada por el titular de la cuenta de la empresa Procore. Los ajustes que el titular de la cuenta puede elegir para proporcionarle incluyen:
  
  Una cuenta de usuario de Procore.
  
  Permisos de acceso a la herramienta Pedidos y/o Contratos de clientes, Financiación o Contratos principales del proyecto.
  
  Pertenencia a la lista de «Privados» de un contrato o financiación específicos.
  
  Asignarlo como «Contacto de la factura» en el contrato o la financiación.

Pasos

Acceda a la herramienta Facturación progresiva del proyecto.
Haga clic en el icono Ajustes de configuración .
En Configuración, tiene estas opciones:

Configurar el período de facturación predeterminado

En la sección Período de facturación predeterminado, establezca el rango de fechas y la fecha límite predeterminados para que Procore los utilice al crear automáticamente nuevos períodos de facturación. Haga siempre clic en el botón Actualizar cuando esté listo para que los cambios surtan efecto.

Fecha de inicio
Seleccione la fecha del mes del calendario para que comience el período de facturación. Procore utiliza este ajuste para lo siguiente:
- Completar automáticamente la fecha «De» cuando crea un período de facturación manual. Consulte Crear períodos de facturación manual. Los usuarios pueden cambiar esta fecha al crear un período de facturación.
- Completar automáticamente la «Fecha de inicio» cuando Procore crea un período de facturación automática. Consulte Crear períodos de facturación automática.
- La «Fecha de inicio» predeterminada de Procore es el «día 1 del mes». Puede cambiar este ajuste a cualquier fecha que desee.
Fecha de finalización
Seleccione la fecha del mes del calendario para que finalice el período de facturación. Procore utiliza este ajuste para lo siguiente:
- Completar automáticamente la fecha «A» en un período de facturación manual. Consulte Crear períodos de facturación manual. Los usuarios pueden cambiar esta fecha al crear un período de facturación.
- Completar automáticamente la «Fecha de inicio» cuando crea un período de facturación automática. Consulte Crear períodos de facturación automática.
- La «Fecha de finalización» predeterminada es el «31 del mes». Puede cambiar este ajuste a cualquier fecha que desee.
Fecha límite
Seleccione la fecha del mes del calendario para indicar la fecha en la que la factura debe enviarse a la empresa que paga por el trabajo realizado en la factura. Procore utiliza este ajuste para lo siguiente:
- Completar automáticamente la «Fecha límite» en un período de facturación manual. Consulte Crear períodos de facturación manual. Los usuarios pueden cambiar esta fecha al crear un período de facturación.
- Completar automáticamente la «Fecha límite» en un período de facturación automática. Consulte Crear períodos de facturación automática.
- La fecha predeterminada es el 25 del mes.
  Importante
  
  Una vez llegada la «Fecha límite», tenga en cuenta lo siguiente:
  - Un contacto de la factura ya no puede realizar los pasos de Enviar una nueva factura como contacto de la factura.
  - Un contacto de la factura solo puede editar una factura una vez pasada la «Fecha límite», pero la factura debe tener el estado Borrador o Revisar y reenviar.
  - Un administrador de facturas puede crear una factura en nombre de un contacto de la factura después de la «Fecha límite».

Configurar las opciones de correo electrónico de la factura

En la sección Correos electrónicos, establezca el ajuste opcional predeterminado para los mensajes de notificación por correo electrónico de la herramienta Facturación progresiva. Haga siempre clic en el botón Actualizar cuando esté listo para que los cambios surtan efecto.

Opcional: Mensaje personalizado de invitación y recordatorio
Escriba un mensaje en este cuadro. Este texto se incluirá tanto en la «invitación a facturar» como en los correos electrónicos de recordatorio automático que Procore envía a sus contactos de la factura. Consulte Enviar una «invitación a facturar» a un contacto de la factura.
Opcional: Recordar a los subcontratistas que facturen
Active esta opción para enviar un correo electrónico de recordatorio automático a sus contactos de la factura. El ajuste predeterminado es desactivado. A continuación, establezca la cadencia de esos correos electrónicos seleccionando Todos los días, Cada 2 días o Cada 3 días en la lista desplegable Frecuencia. Una vez pasada la «Fecha límite» de una factura, Procore deja de enviar automáticamente mensajes de recordatorio.
Opcional: Enviar resumen de facturas en revisión
Active esta opción y seleccione Semanalmente en la lista desplegable Frecuencia para enviar un resumen semanal cada lunes. El ajuste predeterminado es desactivado. Las facturas del período de facturación actual se incluyen en este mensaje de resumen cuando tienen el estado Borrador, En revisión o Revisar y reenviar. Los mensajes de resumen se envían a los miembros de la lista desplegable «Distribución de facturas», que se encuentra en la sección Distribuciones predeterminadas de la página Ajustes de configuración de la herramienta Pedidos. Consulte Configurar los ajustes avanzados: pedidos.
Opcional: Notificar a los subcontratistas cuando se aprueban las facturas
Active esta opción para enviar automáticamente un correo electrónico de notificación a sus contactos de la factura cuando un administrador de facturas cambie el estado de una factura a Aprobado o Aprobado con anotaciones. El ajuste predeterminado es desactivado. Consulte Revisar una factura de subcontratista como administrador.

Configurar los ajustes «Otros»

En la sección Otros, tiene las siguientes opciones. Haga siempre clic en el botón Actualizar cuando esté listo para que los cambios surtan efecto.

Opcional: Texto del pie de página de PDF de factura de subcontratista
Introduzca el texto que desee que aparezca en el pie de página de un PDF de factura creado por un usuario con permisos de nivel «Administrador» en la herramienta Pedidos. Consulte Exportar una factura de subcontratista. Este campo es útil para añadir una declaración sobre el cumplimiento de las regulaciones locales.

Importante
El texto de "Texto del pie de página de PDF de factura de subcontratista" solo aparece cuando un usuario con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto genera el PDF. NO aparece en ningún PDF generado por un usuario con permisos de "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Pedidos.
Opcional: Mostrar importes solicitados por subcontratistas. Si habilita esta configuración, los contratistas principales podrán diferenciar entre lo que reclama un subcontratista y lo que aprueba el contratista principal.

Nota
En Australia y Nueva Zelanda, la habilitación del ajuste «Mostrar importes solicitados por subcontratistas» también permitirá a los contratistas principales crear un PDF de planificación de pagos en respuesta a la factura. Consulte Revisar una factura de subcontratista como administrador. Para crear una planificación de pagos, consulte Crear una planificación de pagos.
- Importe total reclamado
  Este importe refleja la columna "Importe propuesto" en la pestaña Detalles de la factura. Este valor excluye la retención.
- Importe total aprobado
  Este importe refleja el "Trabajo completado este período" más los "Materiales almacenados actualmente" en la pestaña "Detalles" de la factura. Este valor también excluye la retención.
  - Importes reclamados y aprobados línea por línea en la tabla de detalle.
  - El comentario general de la factura.
- Motivos de la diferencia
  Esta tabla incluye comentarios sobre partidas individuales en las que hubo una diferencia entre los importes reclamados y aprobados. Para obtener información sobre cómo añadir comentarios, consulte Revisar una factura de subcontratista como administrador.
Permitir que los subcontratistas sobrefacturen. Active esta opción para permitir que un contacto de la factura envíe una factura por más del 100%. Esto se incluye en el PDF.

En versión beta

Nota para los clientes que participan en el programa beta de la herramienta Flujos de trabajo de nivel de empresa. El siguiente ajuste solo está disponible para las personas que participan en el programa. Para obtener más información, consulte Flujos de trabajo (beta).

Configurar los ajustes del flujo de trabajo del subcontratista

En la sección Configuración del flujo de trabajo de subcontratista, Procore enumera los flujos de trabajo que podrían activarse para las órdenes de compra o los contratos de subcontratista de su proyecto. También necesita los permisos de usuario adecuados en la herramienta Flujos de trabajo.

Para asignar a los usuarios del proyecto de Procore que deben encargarse de realizar las tareas asignadas a roles específicos de su flujo de trabajo:

Localice el flujo de trabajo que desea actualizar en la tabla «Configuración del flujo de trabajo de subcontratista».
Haga clic en el botón Configurar para abrir el flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo de nivel de empresa.
- Asignar administrador de flujo de trabajo. Seleccione el usuario del proyecto que tiene asignado este rol en la lista desplegable de la parte superior de la página.
- Asignar grupo de distribución. Seleccione un grupo de distribución de esta lista. Estos usuarios son las personas que recibirán los correos electrónicos de notificación de Procore cuando los pasos de su flujo de trabajo activen las acciones.
  Nota: La sección «Configuración del flujo de trabajo de subcontratista» solo está visible y disponible si ha habilitado la herramienta Flujos de trabajo para trabajar con facturas de subcontratistas. Para obtener más información, consulte Configurar los ajustes avanzados: flujos de trabajo.
Haga clic en Guardar en la herramienta Flujos de trabajo. El mensaje en VERDE «La configuración del flujo de trabajo se ha actualizado correctamente» confirma los nuevos ajustes y el nombre del «Gestor de elementos predeterminado», y la «Lista de distribución predeterminada» que ha seleccionado aparece en la partida del flujo de trabajo.

Haga clic en Guardar en la página Ajustes de configuración de la herramienta Facturación progresiva.

Siguiente paso

Crear períodos de facturación manual o Crear períodos de facturación automática