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Procore

Cómo crear una RFI

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Objetivo

Crear una RFI con la herramienta RFI del proyecto. 

Contexto

En la industria de la construcción, las RFI se utilizan para aclarar ambigüedades, responder preguntas y llenar los vacíos de información que se producen durante el proceso de construcción. Una situación habitual para crear una RFI es cuando un subcontratista o jefe de obra necesitan información específica sobre cómo completar un proyecto o una tarea del arquitecto o ingeniero del proyecto. Por ejemplo, el plano de un proyecto puede no estar claro, un requisito puede ser impreciso o la especificación de un producto puede estar obsoleta, ser inexacta o estar incompleta. En tales casos, es importante que las preguntas se respondan de la manera más rápida y concisa posible para evitar errores de comunicación, retrasos en el proyecto o reparaciones.

En Procore, las RFI constan de los siguientes componentes:

  • Información general. Para asegurarse de que una pregunta se interprete correctamente, es importante incluir cualquier información adicional que proporcione información básica relacionada y contexto sobre la pregunta, el problema o la ambigüedad específicos. 
  • Pregunta. Pregunta formal relacionada con el proyecto de construcción que requiere una respuesta de otra persona. Por ejemplo, un subcontratista puede enviar la pregunta en una RFI porque un documento de construcción o una especificación de producto son ambiguos. También se pueden hacer preguntas en nombre de otra persona u otro proveedor. 
  • Respuestas. Una respuesta enviada por una persona asignada de la RFI. Por ejemplo, un ingeniero de proyecto puede proporcionar una respuesta a una pregunta del subcontratista para aclarar una especificación ambigua.
  • Respuesta oficial. Una o varias respuestas que se han designado como "Respuesta oficial" a la RFI. El "gestor de RFI" suele seleccionar la respuesta oficial.

Para ver un flujo de trabajo habitual del proceso de RFI, consulte el Diagrama de flujo de trabajo interactivo.

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Para crear una RFI con el estado "Borrador" o "Abierto":
    • Para crear una RFI con el estado "Borrador":
      • Permisos de nivel estándar en la herramienta RFI del proyecto.
 Importante
El ajuste de configuración "Solo mostrar respuestas oficiales a usuarios estándar y de solo lectura" debe estar desactivada para que un creador de RFI de nivel "Estándar" pueda ver todas las respuestas a la RFI. Consulte Configuración de ajustes avanzados: RFI. Si un creador de RFI de nivel "Estándar" también es el gestor de RFI para una RFI, puede ver todas las respuestas a esa RFI.

Vídeo

 

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Pasos

Los pasos para crear una RFI varían según el nivel de permisos que se le haya asignado para la herramienta RFI del proyecto.

Crear una RFI como usuario con permisos de nivel administrador

  1. Vaya a la herramienta RFI del proyecto.
  2. Haga clic en + Crear.
    create-rfi.png
  3. En la pestaña General, complete el formulario con la información adecuada.
    Los campos obligatorios se indican con un asterisco (*). 
  • Número *. Este es un campo obligatorio cuando un usuario con permisos de nivel administrador' en la herramienta RFI crea una RFI con estado Abierto. NO es obligatorio cuando los usuarios con permisos de nivel estándar crean un borrador de RFI (consulte ¿Qué es un borrador de RFI?).
    Notas:

  • Fecha límite. Introduzca o seleccione una fecha del calendario para la fecha de vencimiento de la respuesta a la RFI. Este campo solo es visible y está disponible para los usuarios con permisos de nivel administrador en la herramienta de RFI del proyecto.
    Nota: El campo "Fecha límite" se rellena automáticamente a partir del número predeterminado de días especificado en la página Ajustes de configuración de la herramienta RFI. Consulte Ajustes de configuración avanzados: RFI. La fecha límite también respeta qué días se establecen como "días laborables" para el proyecto. Consulte Establecer días laborables del proyecto.

  • Asunto *. Proporcione un título descriptivo para la RFI. El asunto de la RFI se muestra como el título de la RFI en la vista de lista.

  • Personas asignadas. Este campo solo es visible y está disponible para los usuarios con permisos de nivel administrador. Asigne la responsabilidad de enviar una respuesta a la pregunta de RFI a uno o más miembros del equipo de proyecto. Para solicitar una respuesta, coloque una marca de verificación junto al nombre de la persona asignada deseada. La primera persona asignada aparecerá en la lista como responsable de la RFI. El sistema envía una notificación automática por correo electrónico a las nuevas personas asignadas con el asunto "Se le ha asignado esta RFI".

  • Gestor de RFI *. Seleccione un gestor de RFI de la lista desplegable. Consulte ¿Qué es el rol de gestor de RFI?
    Notas:

    • De forma predeterminada, el nombre del gestor de RFI designado aparece aquí. Consulte Designar al gestor de RFI predeterminado para las RFI de un proyecto.
    • Si es un usuario con permisos de nivel administrador en la herramienta RFI, puede seleccionarse a sí mismo o a otro usuario con permisos de nivel administrador de la lista.
    • Si es un usuario con permisos de nivel estándar, esta lista solo se rellena con los nombres de los usuarios que tienen permisos de nivel administrador para la herramienta RFI. Solo puede seleccionar otro usuario con permisos de nivel administrador de la lista.
  • Distribución. Añada usuarios con permisos de nivel de solo lectura o superior a la lista de distribución de RFI. Dependiendo del nivel de permiso del usuario, puede responder a la RFI utilizando al menos uno entre varios métodos. Para obtener más información, consulte Responder a una RFI.

  • Recibido de. Seleccione la persona de quien se recibió la pregunta de RFI de la lista desplegable.

  • Contratista responsable. Este campo se rellena automáticamente con la empresa asociada al usuario seleccionado en el campo "Recibido de".

  • Número de plano: puede introducir manualmente un número de plano en este sitio. Sin embargo, el proceso recomendado para asociar una RFI a un plano es Vincular una RFI a un plano.

  • Ubicación. Seleccione la ubicación perteneciente a la RFI en la lista desplegable.
    Nota: Si Procore está configurado para permitir que los usuarios creen ubicaciones (consulte Permitir o impedir que los usuarios creen ubicaciones dentro de una herramienta), puede hacer clic en el botón Crear nueva ubicación en la parte inferior de la lista.

  • Sección de especificaciones. Seleccione la sección relevante en el libro de especificaciones. Consulte ¿De dónde proceden las selecciones de la lista desplegable "Secciones de especificaciones"?

  • Código de coste. Seleccione un código de coste para la RFI. Esto vincula la RFI con el código de coste, lo cual es útil más adelante, en caso de que el alcance de trabajo de la RFI afecte al presupuesto del proyecto y dé lugar una orden de cambio. Consulte Crear una posible orden de cambio (POC).

  • Etapa del proyecto. Seleccione la etapa del proyecto adecuada para la RFI en la lista desplegable. Estas etapas las crea el administrador de Procore de la empresa en la herramienta Administrador de nivel de empresa. Consulte Añadir una etapa de proyecto personalizada.

  • Impacto en los costes. Seleccione una de las opciones siguientes de la lista desplegable.

    • . Seleccione esta opción si conoce la cantidad en la que se verá afectado el coste. A continuación, introduzca un número en el cuadro $ para indicar el impacto en los costes.
    • Sí (Desconocido). Seleccione esta opción si sabe que el coste se verá afectado, pero no se conoce la cantidad.
    • No. Seleccione esta opción si no hay impacto en el coste.
    • Por determinar. Seleccione esta opción si aún tiene que determinar si hay un impacto en los costes.
    • N/D. Seleccione esta opción si el impacto en los costes no es aplicable a esta RFI.
  • Subproyecto *. Seleccione un subproyecto en la lista desplegable. Para que esta lista esté disponible, la función de subproyectos debe estar habilitada. Consulte Habilitar subproyectos.

  • Impacto en la planificación. Seleccione una de las opciones siguientes en la lista desplegable.

    • . Seleccione esta opción si conoce la cantidad de días que se verá afectada la planificación. A continuación, introduzca un número en el cuadro Días para indicar el número total de días naturales.
    • Sí (Desconocido). Seleccione esta opción si sabe que la planificación se verá afectada, pero no se conoce la cantidad de días.
    • No. Seleccione esta opción si no hay ningún impacto en la planificación.
    • Por determinar. Seleccione esta opción si aún tiene que determinar si hay un impacto en la planificación.
    • N/D. Seleccione esta opción si un impacto en la planificación no es aplicable a esta RFI.
  • Privada. Seleccione o No en la lista desplegable. "Sí" indica que las RFI serán marcadas como Privadas. "No" indica que las RFI no se marcarán como Privadas. Para obtener más información sobre la privacidad, pase el cursor del ratón sobre el icono de signo de interrogación (?).

  • Referencia. Campo opcional que puede servir como etiqueta de referencia útil. Haga doble clic para obtener una lista de las referencias utilizadas recientemente.

  • Sitios personalizados. Si un usuario con permisos de nivel administrador en la herramienta RFI ha configurado sitios personalizados para que aparezcan en la herramienta de RFI, estos aparecerán en la página de creación como se muestra. Consulte Ajustes de configuración: RFI.

  1. Pregunta *. Si va a crear la RFI, introduzca la pregunta. Si va a editar la RFI, modifíquela. Nota: Se recomienda que la pregunta documente siempre cualquier información de antecedentes adicional que se requiera de la persona asignada para enviar una respuesta.

  1. Haga clic en uno (1) de estos botones:

    • Crea borrador de RFI. Si desea crear una versión borrador de la RFI, haga clic en este botón. Procore añade la nueva RFI a la lista de borradores de la herramienta. Esto guarda la RFI como borrador y la persona responsable sigue siendo el gestor de RFI.

    • O bien
    • Crear como abierto. Si desea crear una nueva RFI con el estado Abierto, haga clic en este botón. Procore añada la nueva RFI a la lista de RFI abiertas de la herramienta. El sistema también envía una notificación automática por correo electrónico a las personas indicadas en la lista Personas asignadas y miembros de la Lista de distribución de la RFI. Además, la RFI se guarda como "Abierta" y la persona responsable pasa a ser la persona asignada.

Creación de una RFI como usuario de nivel de permisos estándar con el permiso pormenorizado "Actuar como gestor de RFI"

  1. Vaya a la herramienta RFI del proyecto.
  2. Haga clic en + Crear.
    create-rfi.png
  3. En la sección "Información general", rellene lo siguiente:
    Los campos obligatorios se indican con un asterisco (*).
  • Número *. Este es un campo obligatorio cuando un usuario con permisos de nivel administrador' en la herramienta RFI crea una RFI con estado Abierto. NO es obligatorio cuando los usuarios con permisos de nivel estándar crean un borrador de RFI (consulte ¿Qué es un borrador de RFI?).
    Notas:

  • Fecha límite. Introduzca o seleccione una fecha del calendario para la fecha de vencimiento de la respuesta a la RFI. Este campo solo es visible y está disponible para los usuarios con permisos de nivel administrador en la herramienta de RFI del proyecto.
    Nota: El campo "Fecha límite" se rellena automáticamente a partir del número predeterminado de días especificado en la página Ajustes de configuración de la herramienta RFI. Consulte Ajustes de configuración avanzados: RFI. La fecha límite también respeta qué días se establecen como "días laborables" para el proyecto. Consulte Establecer días laborables del proyecto.

  • Asunto *. Proporcione un título descriptivo para la RFI. El asunto de la RFI se muestra como el título de la RFI en la vista de lista.

  • Personas asignadas. Este campo solo es visible y está disponible para los usuarios con permisos de nivel administrador. Asigne la responsabilidad de enviar una respuesta a la pregunta de RFI a uno o más miembros del equipo de proyecto. Para solicitar una respuesta, coloque una marca de verificación junto al nombre de la persona asignada deseada. La primera persona asignada aparecerá en la lista como responsable de la RFI. El sistema envía una notificación automática por correo electrónico a las nuevas personas asignadas con el asunto "Se le ha asignado esta RFI".

  • Gestor de RFI *. Seleccione un gestor de RFI de la lista desplegable. Consulte ¿Qué es el rol de gestor de RFI?
    Notas:

    • De forma predeterminada, el nombre del gestor de RFI designado aparece aquí. Consulte Designar al gestor de RFI predeterminado para las RFI de un proyecto.
    • Si es un usuario con permisos de nivel administrador en la herramienta RFI, puede seleccionarse a sí mismo o a otro usuario con permisos de nivel administrador de la lista.
    • Si es un usuario con permisos de nivel estándar, esta lista solo se rellena con los nombres de los usuarios que tienen permisos de nivel administrador para la herramienta RFI. Solo puede seleccionar otro usuario con permisos de nivel administrador de la lista.
  • Distribución. Añada usuarios con permisos de nivel de solo lectura o superior a la lista de distribución de RFI. Dependiendo del nivel de permiso del usuario, puede responder a la RFI utilizando al menos uno entre varios métodos. Para obtener más información, consulte Responder a una RFI.

  • Recibido de. Seleccione la persona de quien se recibió la pregunta de RFI de la lista desplegable.

  • Contratista responsable. Este campo se rellena automáticamente con la empresa asociada al usuario seleccionado en el campo "Recibido de".

  • Número de plano: puede introducir manualmente un número de plano en este sitio. Sin embargo, el proceso recomendado para asociar una RFI a un plano es Vincular una RFI a un plano.

  • Ubicación. Seleccione la ubicación perteneciente a la RFI en la lista desplegable.
    Nota: Si Procore está configurado para permitir que los usuarios creen ubicaciones (consulte Permitir o impedir que los usuarios creen ubicaciones dentro de una herramienta), puede hacer clic en el botón Crear nueva ubicación en la parte inferior de la lista.

  • Sección de especificaciones. Seleccione la sección relevante en el libro de especificaciones. Consulte ¿De dónde proceden las selecciones de la lista desplegable "Secciones de especificaciones"?

  • Código de coste. Seleccione un código de coste para la RFI. Esto vincula la RFI con el código de coste, lo cual es útil más adelante, en caso de que el alcance de trabajo de la RFI afecte al presupuesto del proyecto y dé lugar una orden de cambio. Consulte Crear una posible orden de cambio (POC).

  • Etapa del proyecto. Seleccione la etapa del proyecto adecuada para la RFI en la lista desplegable. Estas etapas las crea el administrador de Procore de la empresa en la herramienta Administrador de nivel de empresa. Consulte Añadir una etapa de proyecto personalizada.

  • Impacto en los costes. Seleccione una de las opciones siguientes de la lista desplegable.

    • . Seleccione esta opción si conoce la cantidad en la que se verá afectado el coste. A continuación, introduzca un número en el cuadro $ para indicar el impacto en los costes.
    • Sí (Desconocido). Seleccione esta opción si sabe que el coste se verá afectado, pero no se conoce la cantidad.
    • No. Seleccione esta opción si no hay impacto en el coste.
    • Por determinar. Seleccione esta opción si aún tiene que determinar si hay un impacto en los costes.
    • N/D. Seleccione esta opción si el impacto en los costes no es aplicable a esta RFI.
  • Subproyecto *. Seleccione un subproyecto en la lista desplegable. Para que esta lista esté disponible, la función de subproyectos debe estar habilitada. Consulte Habilitar subproyectos.

  • Impacto en la planificación. Seleccione una de las opciones siguientes en la lista desplegable.

    • . Seleccione esta opción si conoce la cantidad de días que se verá afectada la planificación. A continuación, introduzca un número en el cuadro Días para indicar el número total de días naturales.
    • Sí (Desconocido). Seleccione esta opción si sabe que la planificación se verá afectada, pero no se conoce la cantidad de días.
    • No. Seleccione esta opción si no hay ningún impacto en la planificación.
    • Por determinar. Seleccione esta opción si aún tiene que determinar si hay un impacto en la planificación.
    • N/D. Seleccione esta opción si un impacto en la planificación no es aplicable a esta RFI.
  • Privada. Seleccione o No en la lista desplegable. "Sí" indica que las RFI serán marcadas como Privadas. "No" indica que las RFI no se marcarán como Privadas. Para obtener más información sobre la privacidad, pase el cursor del ratón sobre el icono de signo de interrogación (?).

  • Referencia. Campo opcional que puede servir como etiqueta de referencia útil. Haga doble clic para obtener una lista de las referencias utilizadas recientemente.

  • Sitios personalizados. Si un usuario con permisos de nivel administrador en la herramienta RFI ha configurado sitios personalizados para que aparezcan en la herramienta de RFI, estos aparecerán en la página de creación como se muestra. Consulte Ajustes de configuración: RFI.

  1. Pregunta *. Si va a crear la RFI, introduzca la pregunta. Si va a editar la RFI, modifíquela. Nota: Se recomienda que la pregunta documente siempre cualquier información de antecedentes adicional que se requiera de la persona asignada para enviar una respuesta.

  1. Haga clic en uno (1) de estos botones:

    • Crea borrador de RFI. Si desea crear una versión borrador de la RFI, haga clic en este botón. Procore añade la nueva RFI a la lista de borradores de la herramienta. Esto guarda la RFI como borrador y la persona responsable sigue siendo el gestor de RFI.

    • O bien
    • Crear como abierto. Si desea crear una nueva RFI con el estado Abierto, haga clic en este botón. Procore añada la nueva RFI a la lista de RFI abiertas de la herramienta. El sistema también envía una notificación automática por correo electrónico a las personas indicadas en la lista Personas asignadas y miembros de la Lista de distribución de la RFI. Además, la RFI se guarda como "Abierta" y la persona responsable pasa a ser la persona asignada.

Creación de una RFI como usuario con nivel de permisos estándar

Si usted es capataz, jefe de obra o subcontratista de un proyecto, su director de proyectos o el ingeniero pueden otorgarle permisos de nivel estándar en la herramienta RFI del proyecto. De este modo podrá crear una RFI con el estado "Borrador" y enviarla a la persona que usted designe como gestor de RFI para su revisión. Esa persona puede revisar la RFI, ponerla en estado "Abierto" y asignarla a los miembros adecuados del equipo de proyecto para obtener una respuesta.  

Notas:

  • Como usuario con permisos de nivel "Estándar", NO verá todos los campos que están disponibles para los usuarios con permisos de nivel "Administrador" para la herramienta. Para obtener más detalles, consulte ¿Qué campos de introducción de datos de datos tengo permisos para ver al crear una RFI?
  • Importante: Si tiene permisos de nivel estándar para la herramienta RFI y desea recibir una notificación para la respuesta oficial a su RFI, lo deben añadir a la lista de distribución de la RFI. Si NO es miembro de la lista de distribución, NO recibirá ninguna notificación de la respuesta oficial para las RFI que usted cree. 
  1. Vaya a la herramienta RFI del proyecto.
  2. Haga clic en + Crear.
  3. En la sección "Información general", rellene lo siguiente:
    Nota: Los campos obligatorios están resaltados con un asterisco (*).
  • Asunto *. Proporcione un título descriptivo para la RFI. El asunto de la RFI se muestra como el título de la RFI en la vista de lista.

  • Gestor de RFI *. Seleccione un gestor de RFI de la lista desplegable. Consulte ¿Qué es el rol de gestor de RFI?
    Notas:

    • De forma predeterminada, el nombre del gestor de RFI designado aparece aquí. Consulte Designar al gestor de RFI predeterminado para las RFI de un proyecto.
    • Si es un usuario con permisos de nivel administrador en la herramienta RFI, puede seleccionarse a sí mismo o a otro usuario con permisos de nivel administrador de la lista.
    • Si es un usuario con permisos de nivel estándar, esta lista solo se rellena con los nombres de los usuarios que tienen permisos de nivel administrador para la herramienta RFI. Solo puede seleccionar otro usuario con permisos de nivel administrador de la lista.
  • Distribución. Añada usuarios con permisos de nivel de solo lectura o superior a la lista de distribución de RFI. Dependiendo del nivel de permiso del usuario, puede responder a la RFI utilizando al menos uno entre varios métodos. Para obtener más información, consulte Responder a una RFI.

  • Recibido de. Seleccione la persona de quien se recibió la pregunta de RFI de la lista desplegable.

  • Contratista responsable. Este campo se rellena automáticamente con la empresa asociada al usuario seleccionado en el campo "Recibido de".

  • Número de plano: puede introducir manualmente un número de plano en este sitio. Sin embargo, el proceso recomendado para asociar una RFI a un plano es Vincular una RFI a un plano.

  • Sección de especificaciones. Seleccione la sección relevante en el libro de especificaciones. Consulte ¿De dónde proceden las selecciones de la lista desplegable "Secciones de especificaciones"?

  • Ubicación. Seleccione la ubicación perteneciente a la RFI en la lista desplegable.
    Nota: Si Procore está configurado para permitir que los usuarios creen ubicaciones (consulte Permitir o impedir que los usuarios creen ubicaciones dentro de una herramienta), puede hacer clic en el botón Crear nueva ubicación en la parte inferior de la lista.

  • Subproyecto *. Seleccione un subproyecto en la lista desplegable. Para que esta lista esté disponible, la función de subproyectos debe estar habilitada. Consulte Habilitar subproyectos.

  • Impacto en la planificación. Seleccione una de las opciones siguientes en la lista desplegable.

    • . Seleccione esta opción si conoce la cantidad de días que se verá afectada la planificación. A continuación, introduzca un número en el cuadro Días para indicar el número total de días naturales.
    • Sí (Desconocido). Seleccione esta opción si sabe que la planificación se verá afectada, pero no se conoce la cantidad de días.
    • No. Seleccione esta opción si no hay ningún impacto en la planificación.
    • Por determinar. Seleccione esta opción si aún tiene que determinar si hay un impacto en la planificación.
    • N/D. Seleccione esta opción si un impacto en la planificación no es aplicable a esta RFI.
  • Código de coste. Seleccione un código de coste para la RFI. Esto vincula la RFI con el código de coste, lo cual es útil más adelante, en caso de que el alcance de trabajo de la RFI afecte al presupuesto del proyecto y dé lugar una orden de cambio. Consulte Crear una posible orden de cambio (POC).

  • Impacto en los costes. Seleccione una de las opciones siguientes de la lista desplegable.

    • . Seleccione esta opción si conoce la cantidad en la que se verá afectado el coste. A continuación, introduzca un número en el cuadro $ para indicar el impacto en los costes.
    • Sí (Desconocido). Seleccione esta opción si sabe que el coste se verá afectado, pero no se conoce la cantidad.
    • No. Seleccione esta opción si no hay impacto en el coste.
    • Por determinar. Seleccione esta opción si aún tiene que determinar si hay un impacto en los costes.
    • N/D. Seleccione esta opción si el impacto en los costes no es aplicable a esta RFI.
  • Referencia. Campo opcional que puede servir como etiqueta de referencia útil. Haga doble clic para obtener una lista de las referencias utilizadas recientemente.

  • Sitios personalizados. Si un usuario con permisos de nivel administrador en la herramienta RFI ha configurado sitios personalizados para que aparezcan en la herramienta de RFI, estos aparecerán en la página de creación como se muestra. Consulte Ajustes de configuración: RFI.

  1. Pregunta *. Si va a crear la RFI, introduzca la pregunta. Si va a editar la RFI, modifíquela. Nota: Se recomienda que la pregunta documente siempre cualquier información de antecedentes adicional que se requiera de la persona asignada para enviar una respuesta.

  1. Enviar para revisión. Haga clic en este botón para guardar la nueva RFI en estado "Borrador" y enviarla a la persona indicada en el campo Gestor de RFI. De esta forma, se transfiere la responsabilidad al gestor de RFI.
    Nota: Como creador de RFI con permisos de nivel "Estándar" en la herramienta RFI del proyecto, solo puede editar las secciones "Información general" y "Pregunta" de la RFI mientras el estado de la RFI sea "Borrador". Cuando el estado de la RFI cambia a "Abierto", solo los usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta RFI del proyecto pueden editar la RFI.