Saltar al contenido principal
Procore

Añadir contactos de la factura a una orden de compra o a un contrato de subcontratista

  1. Última actualización
  2. Guardar como PDF
Contenido del legado

Este tutorial detalla la experiencia heredada de Procore para añadir contactos de factura a una orden de compra o contrato de subcontratista. La información de esta página se reemplazará por contenido actualizado cuando la experiencia beta de factura de subcontratista rediseñada esté generalmente disponible. Para obtener más información sobre esta versión y su cronograma, consulte  Gestión financiera: Nueva vista de administrador para facturas de subcontratistas.

¡Importante! Si está utilizando la experiencia beta de la factura del subcontratista, consulte el tutorial Añadir contactos de factura a una orden de compra o subcontrato en la herramienta de facturación en lugar de la información que aparece a continuación.

Objetivo 

Añadir un contacto de la factura a una orden de compra o contrato de subcontratista en un proyecto de Procore.

Contexto 

Temas a considerar

Requisitos

  • Añada una cuenta de usuario para el contacto de la factura al directorio de empresa. Si necesita crear una cuenta de usuario para el contacto de la factura, consulte:
    • Añadir una cuenta de usuario al directorio del proyecto. Se añade automáticamente la cuenta de usuario al directorio del proyecto y de empresa.
      O BIEN
    • Añada una cuenta de usuario a la empresa Directorio. A continuación, complete los pasos en Añadir un usuario existente a los proyectos en la cuenta Procore de su empresa para asegurarse de que el usuario se añade a su proyecto.
       Notas
      • Al añadir o actualizar la cuenta de usuario del contacto de la factura en el directorio de empresa, asegúrese de que:
        • La cuenta de usuario en la herramienta Directorio de nivel de empresa esté configurada como Activa.
        • La dirección de correo electrónico introducida para la cuenta de usuario sea válida.
        • La opción "Enviar mensajes a este usuario" de la cuenta de usuario debe estar activada. Para ello, seleccione la opción Por correo electrónico en la lista desplegable.  
      • Al añadir o actualizar la "Información de contacto" en la pestaña "General" del registro de empresa en el directorio de empresa, el usuario debe aparecer en la pestaña "Usuarios" para que aparezca como una selección en la lista desplegable "Contactos de factura" de la herramienta Directorio de empresa.
      • Los usuarios que designe como "contactos de la factura" en el directorio de empresa estarán disponibles en la lista desplegable "Contactos de la factura" en una orden de compra o contrato de subcontratista.
  • Verifique que la cuenta de usuario aparezca en la pestaña "Usuarios" del registro de la empresa para la "Empresa de contacto" en el directorio de la empresa. Para obtener más información, consulte Añadir empresa al directorio de empresa.  
  • Habilite la opción "Notificar a los subcontratistas cuando se aprueban las facturas". Consulte Ajustesde configuración: Pedidos.
  • Complete los pasos descritos en Crear una orden de compra o Crear un contrato de subcontratista.

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Pedidos del proyecto.
  2. En la pestaña Contratos, busque la orden de compra o el contrato de subcontratista. A continuación, haga clic en Editar.
  3. Asegúrese de que la empresa apropiada esté seleccionada en la lista desplegable Empresa contratista. 
  4. Seleccione una o más personas en la lista desplegable Contactos de factura. Los usuarios que seleccione aquí se añaden automáticamente a la lista desplegable "Privado".
     Notas

    Para seleccionar un contacto de factura de la lista "Contactos de factura", debe cumplirse lo siguiente:

  5. Haga clic en Guardar. 
     Sugerencias

    ¿Cuándo envía Procore notificaciones por correo electrónico a los contactos de factura? Un contacto de factura recibe una notificación por correo electrónico de Procore cuando:

    • El estado de una factura se actualiza a Revisar & Reenviar.
    • El estado de la Lista de Valores del Subcontratista en una factura descendente se actualiza a Revisar & Reenviar.
    • Un usuario con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto hace lo siguiente:
      • Haga clic en el botón Crear & Correo electrónico o Guardar & Correo electrónico en la pestaña General de un pedido o subcontrato.
      • Envía una 'Invitación a facturar' al contacto de factura.
        Nota: Procore NO envía notificaciones por correo electrónico a los contactos de factura cuando:
        • Un administrador de facturas crea o actualiza una Lista de Valores de Subcontratistas en una factura posterior en nombre de un contacto de factura.
        • Un administrador de facturas cambia el estado de una Lista de Valores del Subcontratista en una factura posterior Aprobado, Borrador, o En revisión.

    ¿Cuándo envía Procore notificaciones por correo electrónico a los miembros de la lista de distribución de una factura? Los miembros añadidos a la lista de distribución de una factura reciben una notificación por correo electrónico sobre una factura descendente cuando:

    • Un contacto de factura presenta una lista de valores del subcontratista.
    • Un contacto de factura edita y reenvía una Lista de valores del subcontratista.
    • Un administrador de facturas cambia el estado de la Lista de valores del subcontratista de cualquier estado a 'En revisión.'