Acerca de las facturas de subcontratista
Objetivo
Proporcionar a los usuarios de Procore información sobre facturas de subcontratista en Procore.
Contexto
El producto Gestión de facturas de Procore incluye la herramienta Facturación de nivel de proyecto, que admite dos tipos de facturas en un proyecto de construcción:
- Facturas por pagar. En Procore, las facturas de sus cuentas por pagar se denominan facturas de subcontratista. Las facturas de subcontratista se crean en la herramienta Pedidos del proyecto dentro de las órdenes de compra y contratos de subcontratista del proyecto. Son utilizados por sus colaboradores intermedios, o enviados por usted en nombre de sus colaboradores intermedios, para solicitar a los pagadores por el trabajo que realizan en su proyecto. Consulte ¿Qué es un colaborador intermedio?
- Facturas por cobrar. En Procore, las facturas de sus cuentas por cobrar se denominan facturas de propietario. Las facturas del propietario se crean en la herramienta Contratos principales del proyecto dentro de los contratos principales del proyecto. Su equipo los utiliza para facturar el trabajo que realiza para sus colaboradores ascendentes. Consulte ¿Qué es un colaborador ascendente?
Las herramientas Gestión de facturas de Procore admiten la facturación progresiva, por lo que su equipo puede recopilar, revisar y aprobar facturas de forma incremental para los hitos de avance acordados o los ciclos de facturación identificados en sus contratos. Los pasos iniciales en el proceso de facturación son:
- Crea órdenes de compra y contratos de subcontratista para tu proyecto (consulta Crear un compromiso). Para incorporar las herramientas de gestión de facturas de Procore en su entorno, debe designar un contacto de factura para sus colaboradores en un compromiso. En este escenario, sus colaboradores posteriores son los contratistas, subcontratistas, vendedores y proveedores que le facturarán por el trabajo que realizan en su proyecto.
- Configure un período de facturación en su proyecto de Procore utilizando la herramienta Facturación de Procore. En esta documentación, nos referimos a la persona responsable de gestionar el proceso de facturación como administrador de facturas. El administrador de facturas crea un período de facturación para organizar todas las facturas. Los períodos de facturación se pueden crear mensualmente, semanalmente o con una duración personalizada.
- Decida quién tendrá permiso para enviar facturas en su proyecto: su equipo o sus colaboradores. Puede optar por crear facturas en nombre de sus colaboradores o por enviar a los contactos de la factura de su colaborador una "Invitación a facturar", que es un recordatorio de cortesía enviado por correo electrónico para enviar una factura por el trabajo realizado antes de la fecha límite. Una vez enviadas todas las facturas de subcontratista, puede generar las facturas de propietario del proyecto en función de las facturas de subcontratista.
Flujo de trabajo
Pasos
- Crear facturas de subcontratista en Procore
- Opcional: Exportar facturas de subcontratista a un sistema ERP integrado
Crear facturas de subcontratista en Procore
En Procore, una factura de subcontratista se considera una factura posterior. Los pasos básicos para crear facturas en Procore incluyen:
| Etapa | Descripción | Obtener más información |
|---|---|---|
| Decida quién puede crear facturas en su entorno | Decida qué opción se ajusta a su entorno de proyecto de Procore: (1) Conceda permisos de acceso para proporcionar a los colaboradores posteriores la capacidad de enviar sus propias facturas en Procore. Estos usuarios se denominan contactos de la factura. (2) Recopile facturas en papel o digitales de sus colaboradores posteriores y exija a los miembros de su equipo que creen facturas. |
¿Qué debemos tener en cuenta antes de permitir que los colaboradores posteriores envíen facturas en Procore? |
| Cree los contratos de compromiso del proyecto | Crear los compromisos de su proyecto. Las facturas posteriores solo se pueden crear a partir de un compromiso existente. | Crear compromisos |
| Opcional: Añada los contactos de la factura a sus compromisos | Opcional: Si decide dejar que los colaboradores posteriores envíen sus propias facturas, debe añadir el contacto de factura apropiado a cada compromiso. | Añadir contactos de factura a una orden de compra o contrato de subcontratista 1 |
| Crear un período de facturación para sus facturas | Cree un período de facturación, que define el inicio, el final y la fecha de facturación de una factura. | Crear períodos de facturación manual o Crear períodos de facturación automática 2 |
| Opcional: invitar a los contactos de la factura a enviar facturas | Opcional: si un contacto de factura está enviando su propia factura, envíele una invitación a facturar. | Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de la factura 2 |
| Enviar facturas antes de la fecha de facturación | Opcional: si un contacto de factura está enviando su propia factura, muéstrele cómo responder a una invitación a facturar. Consulte Aceptar o rechazar una "Invitación a facturar" como contacto de factura. 2 Luego, pídales que completen los pasos de Enviar una nueva factura como contacto de factura. 2 Si un administrador de facturas presenta una factura, siga los pasos descritos en Crear una factura de subcontratista en nombre de un contacto de la factura. 2 |
Crear una factura de subcontratista 2 |
| Revisar facturas enviadas | Una vez enviada, un administrador de facturas puede revisar cada partida de la Lista de valores de la factura y aprobar o rechazar cada partida. Si se rechaza una (1) o más partidas, uses puede Revisar una factura de subcontratista como Administrador. 2 Si se aprueban todas las partidas, puede cambiar el estado de la factura a 'Aprobado'. | Revisión de una factura de subcontratista como Administrador 2 |
| Revisar y reenviar facturas | Si un administrador de facturas rechaza una (1) o más partidas de la factura, los usuarios pueden hacer correcciones y correcciones hasta que se aprueben todas las partidas de la Lista de valores de la factura. | Revisar y reenviar una factura como contacto de la factura 2 |
1 También puede añadir contactos de factura con la herramienta Compromisos de nivel de proyecto. Consulte Añadir contactos de factura a una orden de compra o contrato de subcontratista.
2 
Estas tareas también se pueden completar con la herramienta Progress Billings . La herramienta Progress Billings solo está disponible para los clientes de Procore en los Estados Unidos y Canadá que han implementado el diccionario de puntos de vista Procore for Specialty Contractors. Para obtener más información, consulte (Liberación limitada) Propietarios y contratistas especializados Opciones de diccionario de punto de vista.
Opcional: Exportar facturas de subcontratista a un sistema ERP integrado
Si la empresa utiliza una de las integraciones ERP de Procore y desea sincronizar las facturas de subcontratista entre el proyecto Procore y un sistema ERP integrado, primero debe determinar si se admiten las exportaciones de facturas de subcontratista. La siguiente lista detalla las integraciones de ERP que admiten las exportaciones de facturas de subcontratista.