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Procore

Revisar una factura de subcontratista como administrador de facturas

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  Para los clientes de Procore en los Estados Unidos

flag-us.png    Cuando su empresa aplique el diccionario de puntos de vista "Owners English" o "Specialty Contractors English", verá diferentes nombres de herramientas y cambios de términos en la interfaz de usuario.  Aprenda a aplicar las opciones del diccionario.  

  • Para conocer las diferencias:  Mostrar/Ocultar              

    • Esta tabla muestra las diferencias en los nombres de las herramientas (ennegrita) y los términos en los diccionarios de punto de vista para Finanzas del proyecto. Estos diccionarios están disponibles solo en inglés estadounidense. El diccionario predeterminado está diseñado para contratistas generales, lo que significa que deberá trabajar con su administrador de Procore en su empresa y su Punto de contacto de Procore para acceder a las otras opciones del diccionario. 

      Contratistas principales

      Inglés (Estados Unidos) - Predeterminado

      Promotores

      Inglés (terminología del propietario V2)

      Contratistas especializados

      Inglés (terminología de contratistas especializados)
      Facturación Facturación Facturación de avance
      Promotor Financiación Promotor
      Promotor/Cliente Promotor/Cliente CP/Cliente
      Orden de cambio de contrato principal Orden de cambio de financiación Orden de cambio de contrato del cliente
      Contratos principales Financiación Contratos de cliente
      Ingresos Financiación Ingresos
      Contrato de subcontratista Contrato Contrato de subcontratista
      Subcontratista Contratista Subcontratista
      Desglose de partidas de subcontratista Lista de valores del contratista (desglose de partidas de contratista) Desglose de partidas de subcontratista

Objetivo

Aprobar o rechazar las líneas de pedido en una factura de subcontratista como administrador de facturas.

Contexto

Si es un administrador de facturas para su proyecto, es importante asegurarse de que las facturas enviadas por su colaboradores intermedios  sean precisas. Para apoyar eso, Procore le brinda la posibilidad de aprobar o rechazar partidas individuales de en la tarjeta de Lista de Valores de una factura. Para aprobar o rechazar partida, su cuenta de usuario de Procore debe tener asignados los permisos de usuario requeridos que se detallan a continuación. Una vez que se le hayan otorgado los permisos adecuados, puede seguir los pasos a continuación para revisar las facturas enviadas a su equipo para su pago. 

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios
  • Información adicional:
    • Los administradores de facturas pueden revisar las partidas de cualquier factura y NO están limitados a revisar solo la factura más reciente. Sin embargo, es importante tener en cuenta que rechazar una partida NO cambiará el valor de la factura. 

Requisitos

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Facturación del proyecto.
  2. Haga clic en la pestaña Subcontratista.
  3. Busque la factura para revisar y haga clic en el vínculo Factura.  
  4. Desplácese hasta la tarjeta Desglose de partidas.
  5. Haga clic en el botón Editar .  
  6. En la columna Aprobación de partidas, apruebe o rechace cada partida de la factura de la manera siguiente:
     Notas

    Al revisar cada partida, tenga en cuenta lo siguiente:

    • Los administradores de facturas pueden revisar las partidas de cualquier factura:
      • NO se limita a revisar solo la factura más reciente.
      • Rechazar partida(s) NO cambia los importes de partida. Los importes deben ser actualizados por un administrador de facturas o contacto de la factura.
      • Los contactos de facturas posteriores solo pueden actualizar facturas cuando se les otorgan los permisos de usuario necesarios para enviar facturas. Consulte  Revisar y reenviar una factura como contacto de la factura .
    • Si ha activado la opción "Mostrar importes solicitados por subcontratistas" en la herramienta Facturación, aparecerá la columna "Importe propuesto".
    • La columna "Importe propuesto" puede reflejar lo que ha enviado un contacto de la factura contacto de la factura puede ajustar las columnas "Trabajo completado este período" y "Materiales almacenados actualmente" por separado para establecer los importes adecuados.
    • Para aprobar una partida, haga clic en la marca de marca de verificación GRIS para aprobarla. Una marca de marca de verificación VERDE indica que ha aprobado la partida.  
       sub-invoice-sov-line-item-approval-green-checkmark.png
    • Para rechazar una partida:
      sub-invoice-sov-line-item-reject-reason.png
      1. Haga clic en la "x" GRIS para rechazarla. Una "x" ROJA indica que ha rechazado la partida. 
        Esto abre la casilla Motivo (opcional). 
      2. Introduzca un motivo en el recuadro Motivo (opcional).
      3. Haga clic en Añadir.
         Importante

        Los comentarios introducidos en la casilla «Razón (opcional)» NO se incluyen en el correo electrónico automático que se envía al contacto de la factura. Sin embargo, puede exportar un PDF que incluya una tabla de «Razones de la diferencia» que muestre los comentarios introducidos. Consulte Exportar una factura de subcontratista.

  7. Haga clic en una (1) de las opciones de guardado:
    • Guardar. Haga clic en este botón para guardar la factura y mantenerla en el estado "En revisión". 
      O
    • Guardar y cambiar estado. Haga clic en este botón para abrir la ventana "Guardar ediciones y cambiar el estado". A continuación, seleccione el estado deseado e introduzca la información que desee transmitir al contacto de la factura en el cuadro Comentarios generales. A continuación, haga clic en Guardar y cambiar estado.
       Sugerencias
      ¿A qué estado cambio la factura?   Para más información sobre los estados disponibles, consulte ¿Cuáles son los estados predeterminados de las facturas de Procore?