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Procore

Crear contratos principales (beta)

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 En versión beta
Este contenido es para los participantes del programa Finanzas del proyecto: Modernized Experience for Contratos principales beta. 

Objetivo

Crear un único contrato principal o varios contratos principales para un proyecto de Procore.

Contexto

Un contrato principal es un acuerdo formal y legal entre el promotor de un proyecto de construcción y un contratista. En esa relación, el promotor del proyecto suele ser la autoridad contratante que inicia el acuerdo, posee los derechos para construir en una propiedad y financia el proyecto. El contratista (también llamado contratista principal o contratista general) es contratado por el promotor del proyecto y acepta la responsabilidad de llevar a cabo el proyecto de construcción. El contratista también suscribe otros acuerdos con subcontratistas, denominados pedidos en Procore, con el fin de llevar a cabo el trabajo del proyecto. 

Si la empresa ha comprado Procore para gestionar los proyectos de construcción, puede crear uno (1) o varios contratos principales para cada nuevo proyecto de construcción. 

Ejemplos

Cuándo crear un único contrato principal

La mayor parte de los clientes de Procore que gestionan sus proyectos de construcción en Procore crean un único contrato principal para un solo proyecto de construcción. En caso de que se un contratista principal, la creación de un único contrato principal es la forma más sencilla de gestionar un proyecto de construcción cuando este tiene un solo promotor y una única fuente de financiación.

Cuándo crear contratos principales múltiples

Si un proyecto tiene varios promotores, varias fuentes de financiación y varios métodos de entrega del proyecto, también puede optar por crear varios contratos principales para un solo proyecto. Si opta por crear varios contratos principales en un solo proyecto de Procore, existen algunas limitaciones. Para obtener más información, consulte ¿Existen limitaciones del sistema cuando los proyectos tienen múltiples contratos principales? Los motivos para optar por crear varios contratos principales pueden ser: 

  • Varias fuentes de financiación. Un proyecto puede tener varios promotores, cada uno de los cuales proporciona un importe para la financiación del proyecto. Por ejemplo, una persona, una empresa, una autoridad pública o una combinación de todas ellas. Consulte Configurar ajustes avanzados: contratos principales. 
  • Varias etapas. Un proyecto se puede dividir en etapas. Por ejemplo, es posible que necesite contratos principales por separado para la elaboración del ante proyecto, el transcurso de la construcción y el seguimiento/mantenimiento posterior.
  • Múltiples fases. Un proyecto puede dividirse en fases. Por ejemplo, puede necesitar contratos principales distintos para los cimientos, la fontanería, la calefacción, la HVAC, etc.
  • Contratos de precio máximo garantizado (PMG). Un proyecto puede ser un proyecto de PMG por la vía rápida o por fases. Por ejemplo, es posible que necesite varios contratos principales para cada paquete de alcance de trabajo establecido.
  • Métodos de entrega del gestor de construcción como asesor (GCa). Es posible que un contratista principal que opere como GCa tenga que gestionar múltiples contratos principales entre un promotor y varios contratistas.

Después de crear un contrato principal, puede actualizar su desglose de partidas. Para obtener más detalles, consulte Actualizar desglose de partidas en un contrato principal.

 Sugerencia

¿Es el SOV del contrato principal de su proyecto similar a las partidas en el presupuesto de su proyecto? Si es así, Procore recomienda crear el presupuesto del proyecto antes del contrato principal. Esto le permite utilizar las funciones de importación de la herramienta Contratos principales para crear rápidamente el SOV del contrato principal a partir del presupuesto del proyecto, lo que elimina la entrada de datos repetitiva.  

Temas a considerar

Requisitos

Pasos

En Procore, tiene la opción de crear un único contrato principal o múltiples contratos principales como se describe a continuación:

Creación de un único contrato principal

  1. Vaya a la herramienta Contratos principales del proyecto.
  2. Elija entre estas opciones:
    • Si se trata del primer contrato del proyecto, haga clic en Crear contrato principal en la página «Crear un contrato principal para empezar».
      O BIEN
    • Si ya ha creado al menos un (1) contrato principal, haga clic en Crear en la parte superior derecha de la página.
      create-a-single-prime-contract.png
  3. Continúe con los siguientes pasos:

Añadir la información básica del contrato

Actualice la información básica del contrato de la siguiente manera:

create-prime-contract-basic.png

 Notas
  • No hay campos obligatorios al añadir la información básica del contrato. 
  • Si hace clic en el botón Crear sin introducir datos, Procore guarda el contrato principal, indica que usted es el creador y le asigna automáticamente el estado Borrador.
  • Número
    Para numerar sus contratos, elija entre estas opciones:
    • Si numera sus contratos utilizando un sistema de numeración secuencial, puede introducir cualquier combinación de caracteres alfanuméricos en esta casilla. Para los contratos posteriores, Procore aplica automáticamente la numeración consecutiva en orden ascendente.
      Ejemplo

      Los siguientes ejemplos muestran cómo funciona la numeración consecutiva en orden ascendente de Procore:

      • Si el contrato anterior era 1, los siguientes contratos son 2, 3 y así sucesivamente.
      • Si el contrato anterior era PC-0001, los siguientes contratos son PC-0002, PC-0003 y así sucesivamente.
      • Si el contrato anterior era DCA00010-12-G-0001, los siguientes contratos son DCA00010-12-G-0002, DCA00010-12-G-0003 y así sucesivamente.
    • Si NO numera sus contratos utilizando la numeración secuencial, puede introducir manualmente un número único para cada contrato principal. Para ello, escriba sobre la entrada existente en la casilla Número. NO está permitido duplicar los números de los contratos.
  • Empresa contratada
    Seleccione el nombre de la empresa que realiza el trabajo o suministra los materiales para este contrato. Para que aparezca como opción de lista, consulte Añadir una empresa al directorio del proyecto.  
  • Título
    Escriba un nombre descriptivo para el contrato.

Actualizar la información general del contrato principal

Actualice el contrato con información más general:

create-prime-contract-general-information.png

  • Estado
    Procore asigna automáticamente a los contratos el estado «Predeterminado». Para seleccionar un estado diferente, elija una de las etiquetas de estado de la lista desplegable. Las opciones son: Borrador, En licitación, Enviado para firma, Aprobado, Completado o Terminado.
     Nota
    Para crear órdenes de cambio de contrato principal (OCCP) y facturas de promotor, el estado del contrato principal debe ser Aprobado o Completado.
  • Ejecutado
    Marque esta casilla si el contrato está completamente ejecutado. Un contrato completamente ejecutado es un acuerdo legalmente efectivo que han firmado los representantes autorizados de cada parte.
  • Retención predeterminada
    Introduzca un número que represente el porcentaje que se retendrá como retención en las partidas del desglose de partidas del contrato. Por ejemplo, si tiene previsto retener el diez (10) por ciento del valor de la partida, introduzca 10 %.
  • Contratista
    Seleccione el «Contratista» en esta lista desplegable. Esta es la empresa que su equipo contrató para realizar el trabajo. Para que aparezca como una opción de la lista, añada una empresa al directorio del proyecto. 
  • Arquitecto/ingeniero
    Seleccione el arquitecto o ingeniero líder del proyecto en esta lista desplegable. Para que aparezca como una opción de la lista, la empresa debe tener un registro en el directorio del proyecto. 
  • Descripción
    Introduzca una descripción más detallada del contrato principal. Puede aplicar al texto las opciones de la barra de herramientas de formato. 

Actualizar «Acceso a contrato» para el contrato principal

De forma predeterminada, los contratos principales son visibles para todos los usuarios con permisos de nivel «Solo lectura» o superior en la herramienta Contrato principal del proyecto. Para cambiar sus permisos de acceso, haga lo siguiente en la tarjeta «Acceso a contrato»:

  1. Opcional: Mueva el botón Restrinja la visibilidad de este contrato solo a los administradores del proyecto y seleccione usuarios no administradores a la izquierda o a la derecha para desactivar y activar la restricción. Procore activa este ajuste de forma predeterminada. 
     Notas
    • El botón es AZUL cuando las restricciones están activadas.
    • El botón es GRIS cuando las restricciones están desactivadas.
  2. Opcional: Para proporcionar a los usuarios con permisos de nivel «Solo lectura» o «Estándar» acceso al contrato en la herramienta Contrato principal del proyecto, seleccione el nombre de la persona en la lista desplegable Acceso a usuarios no administradores. Para que aparezca como una opción de la lista, un usuario debe tener un perfil en el directorio del proyecto.

    create-prime-contract-contract-access.png
     
  3. Opcional: Para proporcionar a los usuarios de la lista «Acceso a usuarios no administradores» acceso para ver el desglose de partidas, marque la casilla Permitir a estos usuarios no administradores ver los elementos de desglose de partidas. 

Actualizar las fechas del contrato para el contrato principal

Para actualizar el contrato principal con fechas importantes, haga lo siguiente:

prime-contract-contract-dates.png

 Nota
El administrador de Procore de su empresa gestiona las fechas que aparecen en la sección «Fechas del contrato» mediante la función de conjuntos de campos configurables. Para obtener más información, consulte ¿Qué campos de la herramienta Contratos principales pueden configurarse como obligatorios, opcionales u ocultos?
  • Fecha de inicio
    Seleccione la fecha de inicio oficial del proyecto de construcción.
  • Fecha estimada de finalización
    Seleccione la fecha estimada de finalización del proyecto de construcción en el control de calendario. 
  • Fecha de finalización sustancial
    Seleccione la fecha de finalización sustancial del proyecto de construcción desde el control de calendario. 
     Sugerencia
    Si el campo "Fecha de finalización sustancial" está disponible en el proyecto, tenga en cuenta que Procore actualiza automáticamente la "Fecha de finalización sustancial" para que coincida con la fecha "Fecha de finalización sustancial revisada" de cada Orden de cambio de contrato principal (OCCP) cuando se aprueba cada una de las órdenes de trabajo.
  • Fecha de finalización real
    Seleccione la fecha de finalización real del proyecto de construcción.
  • Fecha del contrato
    Seleccione la fecha del contrato en el control de calendario. 
  • Fecha de recepción del contrato firmado
    Seleccione la fecha en el control de calendario. La recepción del contrato firmado representa la fecha en que se recibió el contrato ejecutado.
  • Fecha de ejecución
    Seleccione la fecha en el control de calendario. La fecha de ejecución representa la fecha en que los representantes autorizados de todas las partes del contrato firmaron el acuerdo. 
  • Fecha de emisión
    Seleccione la fecha en el control de calendario. La fecha de emisión representa la fecha en la que se emitió el acuerdo contractual para ambas partes.
  • Fecha de devolución
    Seleccione la fecha en el control de calendario. La fecha de devolución es la fecha en que se devolvió el contrato.
  • Fecha de carta de intención
    Seleccione la fecha de la carta de intención en el control de calendario. 
  • Fecha de carta de aprobación
    Seleccione la fecha de la carta de aprobación en el control de calendario.
  • Fecha de terminación del contrato
    Seleccione la fecha en el control de calendario. Una fecha de terminación del contrato es una fecha descrita en el primer lugar donde todas las partes han cumplido con todas las obligaciones y términos contractuales.
  • Fecha de entrega
    Seleccione la fecha en el control de calendario. 

Añadir inclusiones y exclusiones al contrato principal

Las inclusiones y exclusiones del contrato varían de un proyecto a otro. Sin embargo, la intención es definir exactamente lo que se incluye y lo que NO en el precio y en el alcance de trabajo del contrato. Para actualizar la tarjeta «Inclusiones y exclusiones» del contrato, haga lo siguiente:
create-prime-contract-inclusions-exclusions.png

  • Inclusiones
    Añada las inclusiones del contrato en esta casilla. Puede aplicar al texto las opciones de la barra de herramientas de formato. 
  • Exclusiones
    Añada las exclusiones del contrato en esta casilla. Puede aplicar al texto las opciones de la barra de herramientas de formato. 

Establecer el método de contabilidad

El primer paso a la hora de actualizar un desglose de partidas es definir el método de contabilidad del contrato. El método que elija también se aplica a todas las órdenes de cambio o facturas de ese contrato. El método de contabilidad solo puede cambiarse ANTES de añadir partidas a un desglose de partidas. Procore NO permite cambiar el método de contabilidad de un contrato después de añadir partidas. 

 Sugerencias
  • ¿Cuál es la diferencia entre el contrato basado en el importe y el contrato basado en la unidad/cantidad? Para más detalles, consulte ¿Cómo configurar el método de contabilidad para un contrato o financiación?
  • ¿El método de contabilidad del contrato se aplica automáticamente a los eventos de cambio de un contrato?   N ° Si desea que su equipo ingrese cantidades de unidades/cantidades en los eventos de cambio, debe marcar la casilla de verificación 'Mostrar columnas UM, Cant. ingresos, Coste unitario ingresos, Unidades Rom y Coste unitario Rom' en la página Configurar ajustes de la herramienta Eventos de cambio.  Vea Ajustes de configuración: Eventos de cambio.
  • ¿El método de contabilidad del contrato se aplica automáticamente a las órdenes de cambio y facturas de un contrato? Sí. Si elige un contrato basado en Importe, Procore genera órdenes de cambio y facturas basadas en Importe. Del mismo modo, un contrato basado en unidad/cantidad produce órdenes de cambio y facturas basadas en unidad/cantidad.
  • ¿El archivo de exportación PDF de un contrato refleja el método de contabilidad del contrato? Sí. Si elige un contrato basado en Importe, el archivo de exportación PDF se basa en Importe. Del mismo modo, un archivo de exportación de PDF basado en unidad/cantidad genera un archivo de exportación de PDF basado en unidad/cantidad. Si tiene un contrato basado en Monto y desea incluir información de Unidad/Cantidad en el archivo de exportación PDF, el Administrador de Procore  de su empresa debe Solicitar Servicios de Soluciones Personalizadas.
  • Para cambiar el método de contabilidad a unidad/cantidad, haga clic en el botón Cambiar a unidad/cantidad. 
  • Para volver a cambiar el método de contabilidad a basado en el importe, haga clic en el botón Cambiar a importe. 

Actualizar el desglose de partidas del contrato principal

De forma predeterminada, se pueden introducir partidas en el desglose de partidas del contrato en cualquier momento, siempre que el contrato NO tenga el estado «Aprobado».

 Nota
Su equipo de proyecto puede optar por habilitar un ajuste de contrato, que permite a los usuarios con permisos de edición del desglose de partidas hacer cambios en el desglose de partidas en cualquier momento. Para obtener más información sobre este ajuste, consulte ¿Qué es el ajuste «Habilitar el desglose de partidas editable»?
Añadir partidas al desglose de partidas del contrato principal

Para añadir manualmente partidas al desglose de partidas del contrato principal:

  1. Elija entre estas opciones:
    • Si el desglose de partidas está en blanco, haga clic en Añadir línea en «Todavía no tiene partidas».
      O BIEN
    • Si tiene partidas existentes, haga clic en Añadir línea.
      Procore crea nuevas partidas que comienzan con el número «1». Las líneas subsiguientes se crean en orden numérico. 
  2. Designe un código de presupuesto para la nueva partida. Tiene estas opciones:
    • Para asignar un código de presupuesto existente a la partida, comience a escribir un código en la casilla Buscar y seleccione el código correspondiente de la lista.
      O BIEN
    • Para crear un nuevo código de presupuesto para la partida, haga clic en el botón Crear código presupuestario. A continuación, seleccione los elementos de segmento apropiados de las listas desplegables para satisfacer los requisitos del patrón de código de presupuesto de su proyecto. Luego, haga clic en Crear.
  3. Dependiendo del método de contabilidad que esté utilizando, seleccione los pasos adecuados para añadir una partida:
    • Para un contrato basado en el importe:
      Un desglose de partidas basado en el importe requiere la introducción de estos datos:
      • Código de presupuesto
        Seleccione un código de presupuesto o haga clic en Crear código presupuestario. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
      • Descripción
        Introduzca una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba: Tarifa de servicio mensual
      • Importe
        Introduzca el importe total de la partida.
      • Facturado a la fecha
        Más adelante, al crear facturas, esta columna mostrará automáticamente el importe que ya se ha facturado hasta la fecha. 
      • Importe restante
        Más adelante, al crear facturas, esta columna mostrará automáticamente el importe que aún NO se ha facturado hasta la fecha.
    • Para un contrato basado en la unidad/cantidad:
      Un desglose de partidas basado en la unidad/cantidad requiere la introducción de estos datos: 
      • Código de presupuesto
        Seleccione un código de presupuesto o haga clic en Crear código presupuestario. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
      • Descripción
        Introduzca una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba: Tarifa de servicio mensual
      • Cant.
        Introduzca el número de unidades.
      • UM
        Seleccione la unidad de medida (UM) de la lista. Consulte ¿Qué unidades de medida están incluidas en la lista maestra de Procore? y Añadir una unidad de medida a la lista maestra de unidades de medida.
      • Coste unitario
        Introduzca el coste unitario en esta casilla. Verá que el valor de esta columna contiene cuatro (4) puntos decimales (por ejemplo, 0.0000 $) para permitirle introducir el valor específico requerido para calcular el precio exacto. 
        Ejemplo
        Si va a comprar 50.000 unidades por 1.006.625,00 $, introduciría un precio unitario de 20,1325 $. 
      • Importe
        El sistema calcula automáticamente el subtotal, según las entradas de Cant., UM y Coste unitario. 
      • Facturado a la fecha
        Más adelante, al crear facturas, esta columna mostrará automáticamente el importe que ya se ha facturado hasta la fecha. 
      • Importe restante
        Más adelante, al crear facturas, esta columna mostrará automáticamente el importe que aún NO se ha facturado hasta la fecha.
  4. Opcional: Repita los pasos anteriores para añadir tantas partidas como necesite. 
  5. Haga clic en Guardar.
    Procore guarda las partidas en el desglose de partidas del contrato. 
Importar partidas al desglose de partidas del contrato principal a partir de un archivo CSV
  1. En la tarjeta «Desglose de partidas», haga clic en el botón Importar desglose de partidas desde CSV.
    import-sov-from-csv.png
  2. Haga clic en el botón Descargar plantilla CSV y elija una de estas opciones:
    • Plantilla en blanco. Haga clic en esta opción para descargar una plantilla en blanco.
      O BIEN
    • Plantilla con partidas existentes. Haga clic en esta opción para descargar una plantilla que incluya los datos de las partidas existentes del presupuesto de su proyecto. 
       Nota
      • Procore descarga un archivo de plantilla CSV en la ubicación de descarga de archivos de su navegador web.
      • El nombre del archivo es: Prime Contract SOV Template.csv.
  3. Abra la plantilla que ha descargado en su ordenador. 
  4. Introduzca los datos que desea cargar directamente en la plantilla. 
     Importante
    NO cambie ni reorganice los encabezados de las columnas en el archivo de la plantilla. 
  5. Después de introducir los datos de la partida, asegúrese de guardar las actualizaciones del archivo en el formato de archivo de valores separados por comas. 
  6. Acceda de nuevo a Procore. A continuación, en la sección «Archivo CSV», elija una de estas opciones:
    • Haga clic en Cargar archivo.
      O BIEN
    • Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover la plantilla que acaba de actualizar a la sección «Archivo CSV». 
  7. Elija una de estas opciones:
    • Añadir partidas adicionales. Elija esta opción si desea crear nuevas partidas utilizando los datos de su plantilla.
      O BIEN
    • Reemplazar partidas existentes. Elija esta opción si desea borrar cualquier partida existente del contrato principal y sustituirla por los datos de su plantilla. 
  8. Haga clic en Importar. 

Adjuntar archivos al contrato principal

Para añadir archivos adjuntos a un contrato principal:

  1. En la tarjeta «Adjuntos», haga clic en Editar.
  2. Haga clic en Adjuntar archivos. 
  3. En el cuadro de diálogo «Adjuntar archivos», seleccione la ubicación donde se almacenan los archivos que se van a cargar. Las opciones son:
    • Mi ordenador. Haga clic en Cargar archivos para abrir el buscador de su ordenador. Seleccione los archivos que desea cargar y haga clic en Abrir. 
    • Fotos. Si la herramienta Fotos está activa en el proyecto, elija la ubicación en la lista Seleccionar álbum y, luego, busque los archivos que desea cargar. 
    • Planos. Si la herramienta Planos está activa en el proyecto, elija el área en la lista Seleccionar área y, luego, busque los archivos que desea cargar. 
    • Formularios. Si la herramienta Formularios está activa en el proyecto, elija la plantilla en la lista Seleccionar plantilla y, luego, busque los archivos que desea cargar. 
    • Documentos. Si la herramienta Documentos está activa en el proyecto, acceda a la carpeta que almacena los archivos que desea cargar y, luego, selecciónelos. 
  4. Haga clic en Adjuntar.

    create-prime-contract-attach-files.png

    Un indicador de progreso le muestra el estado de la carga. 
  5. Haga clic en el icono Cerrar (X) en el cuadro de diálogo Adjuntar archivos.

Creación de múltiples contratos principales

Repita los pasos indicados en Creación de un único contrato principal más arriba con cada nuevo contrato principal.

 Precaución
Hay algunas limitaciones importantes que hay que conocer antes de que sus equipos empiecen a crear múltiples contratos principales en un proyecto de Procore. Para más detalles, se aconseja consultar ¿Cuáles son las limitaciones al crear múltiples contratos principales?