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Procore

Crear eventos de cambio

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Objetivo

Crear un nuevo evento de cambio utilizando la herramienta Eventos de cambio del proyecto.

Contexto

En un proyecto de construcción, un evento de cambio es cualquier cambio que afecta al alcance original de un proyecto de construcción. También puede ser un evento que provoque un cambio en la planificación del proyecto o que genere costes inesperados. En Procore, la creación de un evento de cambio proporciona a los miembros del equipo del proyecto y a las partes interesadas la capacidad de prepararse para un cambio de coste antes de que se convierta en un coste real. 

Ejemplo 1: Creación de un evento de cambio para establecer una orden de cambio

Un evento de cambio puede provenir de muchas fuentes y es un evento que establece el proceso de orden de cambio. Algunos ejemplos incluyen:

  • Atender una solicitud del promotor.
  • Justificar un error de diseño.
  • Solucionar un problema imprevisto causado por un documento o una especificación imprecisos.
Ejemplo 2: Crear un evento de cambio para documentar un cargo compensatorio

Un evento de cambio también se puede utilizar para documentar una condición del proyecto que produjo un cargo compensatorio. La intención de un cargo compensatorio es recuperar los gastos imprevistos incurridos al realizar acciones correctivas que una de las partes estaba obligada contractualmente a realizar. 

Para asegurarse de que ha completado la documentación de las condiciones que activaron la facturación interna, puede crear un evento de cambio. La facturación interna se suele documentar de este modo en casos como los siguientes:

  • Reparar algo dañado por el subcontratista.
  • Limpieza de un área que el subcontratista estaba obligado a limpiar. 
  • Reemplazo de materiales defectuosos que ha proporcionado por el subcontratista. 
  • Volver a realizar una instalación que el subcontratista había efectuado incorrectamente. 
  • Abordar un problema descuidado para restaurar el cumplimiento de las normas de seguridad. 
  • Prever gastos imprevistos de alquiler y uso de maquinaria.

Después de crear un evento de cambio, puede enviar una solicitud de presupuesto (RFQ) a sus subcontratistas. Los subcontratistas pueden responder a las peticiones de oferta (o un contratista principal puede introducir una respuesta a una petición de oferta en nombre del subcontratista). En la respuesta a la petición de oferta se incluye toda la documentación necesaria relacionada con el coste potencial y el impacto en el calendario del cambio. Una vez revisadas las respuestas de los subcontratistas a las peticiones de oferta, el equipo del proyecto dispondrá de la información necesaria para crear una Posible orden de cambio (POC).

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Eventos de cambio del proyecto.
  • Limitaciones:
    • Un evento de cambio "Número" está limitado a un máximo de diez (1) caracteres.

  • Formas alternativas de crear eventos de cambio:

Requisitos

Pasos

 Sugerencia
Echa un vistazo a Eventos de cambio: vídeos para ver tutoriales en vídeo de estos pasos y más.  

Crear nuevo evento de cambio

  1. Elija entre estas opciones:
    • Abra el menú Herramientas de proyecto y haga clic en crear círculo icon-create-circle-mobile.png.
      project-tools-create-change-event.png
      O
    • Vaya a la herramienta Change Events del proyecto. A continuación, haga clic en el botón Crear.
      change-events-create-button.png
  2. En la página "Nuevo evento de cambio", introduzca lo siguiente:
    • Origen
      Seleccione la herramienta Procore y el elemento desde el que se origina su evento de cambio.  
    • Número de evento de cambio
      Procore asigna automáticamente nuevos números a los eventos de cambio en orden secuencial ascendente.
       Notas
      • El esquema de numeración predeterminado es 001, 002, 003, etc.
      • Puede personalizar el esquema de numeración para los eventos de cambio del proyecto en cualquier momento sobrescribiendo el valor predeterminado con un esquema de numeración alfanumérico. Por ejemplo, CE001, CE1000, CE-1000, etc.
      • Tras personalizar el esquema de numeración, Procore lo utiliza para asignar nuevos números a los sucesivos eventos de cambio. 
      • El número de evento de cambio está limitado a un máximo de diez (10) caracteres. 
    • Título
      Introduzca un título descriptivo para el evento de cambio. 
    • Estado
      Seleccione un estado para el evento de cambio en la lista desplegable.
       Sugerencia
      ¿Qué estados están disponibles para los eventos de cambio? Para obtener más información, consulta ¿Cuáles son los estados predeterminados de los eventos de cambio en Procore?. El administrador de Procore de su empresa también puede personalizar las opciones de esta lista. Consulte Personalizar estados de evento de cambio.  
    • Alcance
      Seleccione una de las opciones de alcance disponibles en la lista: Dentro del alcance, Fuera del alcance o Por determinar.  Consulte ¿Cuáles son las opciones de alcance predeterminadas de los eventos de cambio en Procore?
    • Esperando ingresos
      Seleccione SÍ o NO.     En CASO AFIRMATIVO,    seleccione una de las opciones del campo Fuente de ingresos de partidas . En caso negativo,  los importes de la estimación de orden de magnitud de ingresos se establecerán en cero (0).

    • Seleccione una de las opciones de la lista:  Coincidir con el último coste,   No se esperan ingresos o Cantidad x coste unitario.
    • Tipo
      Seleccione el tipo de evento de cambio. Sus opciones incluyen: Por determinar, Asignación, Contingencia, Cambio de promotor o Transferencia.   Consulte Establecer las configuraciones predeterminadas de gestión de cambios.
    • Motivo del cambio
      Seleccione un motivo para el cambio en el menú desplegable. Véase Establecer las configuraciones de gestión de cambios por defecto.
    • Descripción
      Describa el evento que puede provocar un cambio en los costes. 
    • Adjuntos. Adjunte todos los archivos relevantes. 
    • Contrato principal (para estimaciones de margen)
      Seleccione el contrato que contiene la configuración de margen que desea utilizar para calcular el margen en los valores de orden de magnitud aproximado (Rom).  Procore selecciona automáticamente el contrato con el número más bajo.
      change-event-create-new.png
  3. Haga clic en Guardar.
    Procore guarda el nuevo evento de cambio. 

Añadir partidas de eventos de cambio

 Sugerencia
¿Sabía que un usuario con permisos de "Administrador" en la herramienta Eventos de cambio puede activar y desactivar la configuración "Visualización de columnas" de la herramienta Eventos de cambio? Para obtener los mejores resultados, la configuración de visualización de columnas de su proyecto debe determinarse al inicio de un proyecto. Para obtener más información, consulte ¿Cómo funciona la configuración de visualización de columnas de la herramienta Eventos de cambio?
  1. Vaya a la herramienta Eventos de cambio del proyecto.
  2. Elija entre estas opciones:
    • Haga clic en la pestaña Detalle. A continuación, busque el evento de cambio para actualizar y haga clic en Editar.
      edit-change-event.png
      O BIEN
    • Siga los pasos descritos en Crear eventos de cambio.
  3. En la página "Editar evento de cambio", desplácese a la tarjeta "Partidas".
  4. Elija entre estas opciones:
    • Para añadir una (1) nueva partida, haga clic en Añadir línea. 
      O
    • Para añadir partidas de forma masiva utilizando partidas de todos los pedidos del proyecto cuyo estado sea "Aprobado", haga clic en Añadir partidas para todos los pedidos. 
      O BIEN
    • Para importar partidas desde un archivo CSV, consulte Importar partidas de eventos de cambio desde un archivo CSV.
  5. Complete la introducción de datos de la partida de la siguiente manera:
     
  6. Haga clic en Actualizar. 
 Nota

Si el código de presupuesto no se incluyó en el presupuesto original del proyecto, aparece un mensaje de confirmación para que confirme que desea que Procore añada estas partidas al presupuesto. Procore añade las nuevas partidas al presupuesto del proyecto y  aparece un signo icon-help.png de  interrogación  junto a cada partida presupuestaria parcial. Para obtener más información, consulte  ¿Qué es una partida presupuestaria parcial?   y  añada una partida presupuestaria parcial.

 Actualizar cantidades de producción

Las cantidades de producción se relacionan con los contratos y el presupuesto a través de una combinación de subproyecto y código de coste. Los usuarios pueden editar estos campos al editar partidas de eventos de cambio en la página de edición de eventos de cambio. Sin embargo, si las cantidades de producción están asociadas con una orden de cambio potencial de Prime o un cambio de presupuesto, la cantidad de producción se bloqueará a menos que se desvincule de los objetos de cambio.

  1. Vaya a la herramienta Eventos de cambio del proyecto.  
  2. Busque y abra un evento de cambio existente en la pestaña Elementos de línea.
    O
    Crear un nuevo evento de cambio. Consulte Crear eventos de cambio.  
  3. Desplácese hasta la tarjeta Cantidades de producción.
  4. Haga clic en Añadir línea.
  5. Complete la introducción de datos de la partida de la siguiente manera:
  6. Haga clic en Guardar.