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Procore

Crear un submittal

Objetivo

Crear un submittal para un proyecto usando la herramienta Submittals del proyecto.

Contexto

En la industria de la construcción, un submittal es información escrita o física enviada por el subcontratista al contratista principal y después al equipo de diseño para la aprobación de la maquinaria, los materiales, etc., antes de que se fabriquen y se entreguen al proyecto. Los submittals se pueden presentar en varios formatos, como planos de taller, hojas sueltas sobre la maquinaria y muestras de material. Los submittals se requieren principalmente para que el arquitecto y el ingeniero verifiquen que se van a incluir los productos y las cantidades correctas en el proyecto, de acuerdo con los documentos de diseño/contrato. 

En Procore, un gestor de submittals es una persona responsable de supervisar un submittal a lo largo de su ciclo de vida. Si crea un submittal y tiene permiso de nivel estándar o Administrador para la herramienta Submittals, su nombre aparece como el "gestor de submittals" de forma predeterminada. Sin embargo, los usuarios con permiso de nivel administrador en la herramienta Submittals tienen la capacidad de asignar el rol de gestor de submittals a cualquier usuario de Procore al que se le haya otorgado el permiso de nivel estándar o administrador para la herramienta Submittals. (Nota: Los usuarios con permiso estándar no tienen permiso para cambiar el gestor de submittals). El campo "Gestor de submittals" permite cambiar la propiedad de un submittal cuando la persona que ha creado un submittal (o el administrador actual de ese submittal) ya no es miembro del equipo de proyecto.

Aunque cada empresa y proyecto puede tener su proceso específico, es habitual que el director de proyectos o el ingeniero sea el responsable de actuar como gestor de submittals. Primero, el administrador de submittal creará el submittal. A continuación, el subcontratista proporciona la documentación requerida para el submittal. Luego, cuando la documentación requerida está en su lugar, el envío se envía a los miembros del equipo de diseño correspondientes para su revisión y aprobación.

Temas a considerar

Vídeo

 

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Submittals del proyecto.
  2. Haga clic en + Crear > Submittal.
  3. Cree un nuevo submittal de la siguiente manera:

Adición de información general

 Nota

Los usuarios con permisos estándar para la herramienta Submittals se limitan a ver los siguientes campos al crear un nuevo Submittal:

Título, Sección de especificaciones, Número y revisión, Tipo de envío, Contratista responsable, Recibido de, Fecha de vencimiento final, Ubicación, Planos vinculados, Lista de distribución, Bola en el tribunal, Privado, Descripción, Adjuntos

  1. Complete la introducción de datos en la pestaña General de la siguiente manera:
    • Título. El nombre descriptivo que mejor resume la información del submittal. 

    • Sección de especificaciones. Indica la sección correspondiente del libro de especificaciones del proyecto. Consulte ¿De dónde proceden las selecciones de la lista desplegable "Secciones de especificaciones" de la herramienta Submittals?

    • Número y revisión. El número de submittal y su número de revisión. Consulte ¿Cómo se numeran los submittals en Procore?

    • Paquete de submittals. El paquete de submittals que contiene el submittal. En Procore, es opcional añadir los submittals a un paquete. La decisión de añadir submittals a un paquete de submittals depende de los requisitos del proyecto, que vienen determinado por la empresa o el equipo de dirección del proyecto. Para obtener instrucciones, consulte Crear un paquete de submittals.

    • Estado. El estado actual del submittal. Solo un usuario con permisos de nivel administrador para la herramienta Submittals puede cambiar el estado de un submittal. Consulte ¿Cuáles son los estados de submittal predeterminados en Procore? y ¿Qué es un submittal "en borrador"?

    • Contratista responsable. El nombre de la empresa del contratista/subcontratista responsable de llevar a cabo el trabajo especificado en el submittal. 

    • Recibido de. El contacto del contratista responsable que ha proporcionado la información de submittal al equipo de proyecto. 

    • Presentar antes del. Seleccione la fecha en la que un contratista/subcontratista debe presentar toda la documentación relevante (es decir, documentos, planos, manuales, planes, etc.) del submittal al equipo de diseño del proyecto para su revisión.

    • Fecha de emisión. La fecha en que el contratista/subcontratista envió los elementos de submittal (es decir, documentos, planes, etc.) al equipo de proyecto para el proceso de revisión. 

    • Fecha de recepción. Fecha en que se recibió la información de submittal del contratista/subcontratista responsable de la ejecución de los trabajos relacionados con el submittal.

    • Fecha límite final. Fecha límite final en la que todos los aprobadores del flujo de trabajo de submittal deben presentar una respuesta.

      Notas: Cuando llega la "Fecha límite final", el sistema envía una notificación automática por correo electrónico para notificar a los usuarios que el submittal está atrasado. Si su sistema está configurado para usar la aprobación secuencial, la notificación se envía al gestor de submittals y a la persona responsable en el flujo de trabajo de aprobación. Si su sistema está configurado para usar la aprobación paralela, la notificación se enviará al gestor de submittals y a los miembros del flujo de trabajo de aprobación.
    • Plazo de entrega. Número previsto de días naturales que se necesitarán para que lleguen los materiales/servicios para el submittal.

    • Fecha en que se requiere en la obra. Fecha en que los materiales relacionados con el trabajo detallado en el submittal deben entregarse y estar disponibles en la obra.

    • Código de coste. El código de coste del submittal. Los códigos de coste se gestionan en el segmento "Código de coste" de la estructura de desglose de trabajo de Procore.

    • Gestor de submittals. El nombre del gestor de submittals. Es la persona responsable de supervisar el submittal a lo largo de su ciclo de vida en Procore. Cada submittal puede tener un gestor de submittals diferente, o bien equipo de proyecto puede configurar un gestor de submittals predeterminado para todos los submittals. Consulte ¿Qué es el rol de gestor de submittals?

    • Tipo. El tipo de información asociado con el submittal. Las selecciones predeterminadas en Procore para el tipo de información son: Documento, Planes, Impresiones, Información de producto, Manual de producto, Muestra, Plano de taller y Otros. Consulte Crear tipos de submittal personalizados.

    • Privado. Indica la configuración de privacidad del submittal. Cuando un submittal está marcado como privado, solo es visible para los usuarios con permisos de nivel administrador en la herramienta Submittals, los usuarios del flujo de trabajo de submittal y los miembros de la lista de distribución del submittal. Los usuarios con el permiso pormenorizado "Ver submittals privados asociados a usuarios dentro de la misma empresa" habilitado en la plantilla de permisos también pueden ver un submittal marcado como privado si otro usuario de la empresa está asociado con el submittal. Consulte Marcar un submittal como privado.

    • Ubicación.  La ubicación en el sitio de trabajo para el submittal. Puede ser una ubicación existente de la lista de ubicaciones o una ubicación de varios niveles. Consulte  Añadir ubicaciones de varios niveles a un proyecto.  

    • Planos vinculados. Las representaciones almacenadas en la herramienta Planos del proyecto que están vinculadas al submittal. Consulte Cómo vincular elementos relacionados en un plano.

    • Descripción. Detalles informativos, notas o acciones que describen el submittal. 

    • Adjuntos. Adjunte los archivos pertinentes. Tiene estas opciones:

      • Haga clic en Adjuntar archivo(s) y, a continuación, elija la opción adecuada en el menú contextual que aparece.
        O
      • Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover archivos de su ordenador al cuadro gris Arrastrar y soltar archivo(s).
    • Lista de distribución. Las personas que recibirán notificaciones por correo electrónico de Procore a medida que el submittal avanza por el flujo de trabajo de submittal. Si el equipo de proyecto ha creado alguna lista de distribución en el directorio del proyecto, puede seleccionar esas listas aquí. Consulte Añadir un grupo de distribución al directorio Procore).  

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Cálculo de información de planificación del submittal (si está habilitado)

Cálculos de planificación para submittals es una función opcional que puede habilitar. Consulte Cómo habilitar cálculos de planificación para submittals. Cuando esté habilitada, la herramienta Submittals analizará las entradas en los campos "Fecha en que se requiere en la obra", "Plazo de entrega", "Tiempo de revisión de equipo de diseño" y "Tiempo de revisión interna", para proporcionar sugerencias para la "fecha límite" del remitente y aprobador en el flujo de trabajo del submittal. También rellena automáticamente los campos "Fecha prevista de devolución", "Fecha prevista de finalización de revisión interna" y "Fecha límite prevista de presentación".

  1. Siga los pasos en Crear un submittal
    Esto muestra la página Nuevo submittal.
  2. Desplácese hasta el área Información de planificación del submittal
  3. Edite la siguiente información:
    1. Planificar tarea. La tarea de programación asociada con el envío que se está creando. Primero se debe cargar una planificación en el proyecto. Consulte Cargar archivo de planificación de proyecto a la aplicación web de Procore.
    2. Tiempo de revisión de equipo de diseño. Número de días asignados para la revisión del equipo de diseño en el submittal.

      Nota: Si introduce 7, el sistema resta "7" días naturales de la Fecha prevista de devolución para completar automáticamente la entrada de fecha para la Fecha prevista de finalización de revisión interna.
    3. Plazo de entrega. Número previsto de días naturales que se necesitarán para que lleguen los materiales/servicios para el submittal.

      Nota: Si introduce 10, el sistema resta "10" días naturales de la Fecha en que se requiere en la obra para completar automáticamente la entrada de fecha para la Fecha prevista de devolución.
    4. Fecha en que se requiere en la obra. Fecha en que los materiales relacionados con el trabajo detallado en el submittal deben entregarse y estar disponibles en la obra.

    5. Tiempo de revisión interna. La cantidad de días naturales que necesita el equipo de diseño del proyecto para garantizar que el submittal se revise correctamente.

      Nota: Si introduce 5, el sistema resta 5 días naturales de la Fecha prevista de finalización de revisión interna para rellenar automáticamente la Fecha límite prevista de presentación.
      Esta ilustración muestra un ejemplo de estas entradas y cálculos.
      create-submittal-schedule-info.png

         

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Actualización de la información de entrega

  • Fecha de entrega esperada
    Consulte la fecha que se muestra en la fecha de entrega esperada. Esta es la fecha entre el "Plazo de entrega" y el momento en que se distribuyó el submittal, y no se rellenará en el momento de la creación del submittal. Procore calcula esta fecha una vez que se ha distribuido el submittal. Consulte Distribución de un submittal.​​
  • Tarea de planificación
    Si ha habilitado la herramienta Planificación en el proyecto y ha integrado un Asta Powerproject,  Microsoft Project o Planificación de Oracle Primavera con Procore, podrá seleccionar una tarea de proyecto en la lista desplegable Tarea de planificación cuando disponga de una cuenta de usuario con permiso de nivel de "Solo lectura" o superiores en la herramienta Planificación. Esto es solo para referencia.
  • Fecha de entrega confirmada
    Seleccione la fecha en que el subcontratista o proveedor confirmó que llegaría el transporte utilizando el calendario Fecha de entrega confirmada. 
  • Fecha de entrega real
    Seleccione la fecha en que el material llegó a la obra utilizando el calendario Fecha de entrega real. Normalmente, el jefe de obra del proyecto actualiza este valor. 

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Aplicar una plantilla de flujo de trabajo de submittal a un submittal

Un usuario con permisos de "Administrador" para la herramienta Submittals de su proyecto puede crear una (1) o más plantillas de flujo de trabajo de submittal que puede usar al crear nuevos submittals. Esto ahorra tiempo de introducción de datos porque evita que tenga que añadir un nuevo flujo de trabajo de submittal cada vez que cree un submittal. 

  1. En Flujo de trabajo de submittals, haga lo siguiente:  

    submittal-workflow-add-template.png
     
    1. Seleccione una plantilla. Seleccione una plantilla de flujo de trabajo en la lista desplegable. 
      Notas:
      • Esta lista desplegable solo está visible y disponible para los usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Submittals. 
      • Esta acción aplica las personas nombradas en la plantilla de flujo de trabajo de submittal a su submittal. 
      • Para saber cómo se crean las plantillas de flujo de trabajo de submittal, consulte Gestionar plantillas de flujo de trabajo de submittal.
  2. Continúe modificando los campos Nombre, Rol y Días para enviar/responder según sea necesario para el submittal. Sus cambios solo afectan al flujo de trabajo del submittal, sus cambios NO afectan a la plantilla de flujo de trabajo de submittal. 
  3. (Opcional) Continúe con los pasos de Adición de usuarios al flujo de trabajo de submittal

Adición de usuarios al flujo de trabajo de submittal

  1. En Flujo de trabajo de submittal, haga lo siguiente para cada partida deseada del submittal:
    • Nombre. Comience a escribir el nombre de un usuario del proyecto en el cuadro Buscar. A continuación, seleccione al usuario apropiado de la lista.
      • Si desea indicar que se requiere una respuesta por parte del usuario, marque la casilla de verificación junto al nombre de esa persona.
        O BIEN
      • Si NO desea solicitar una respuesta del usuario, elimine la marca de la casilla de verificación.
        Nota: Si está añadiendo más de un usuario a un grupo de flujo de trabajo de aprobación paralelo, la responsabilidad pasará al siguiente grupo de flujo de trabajo después de que todas las personas marcadas como obligatorias en el grupo envíen una respuesta al submittal. 
    • Rol. Seleccione AprobadorRemitente de la lista. Consulte ¿Cuál es la diferencia entre un remitente y un aprobador en submittals?
      Notas:
      • Para ser designada como aprobador, la persona debe existir en la herramienta Directorio de nivel de proyecto (consulte  Adición de una cuenta de usuario al directorio de proyecto) y se le deben otorgar permisos de nivel de administrador o estándar para la herramienta Submittals (consulte  Cómo establecer los permisos de usuario para la herramienta Submittals).
      • Si es un usuario con permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Submittals, solo puede añadir usuarios con permisos de nivel "Administrador" al flujo de trabajo.
      • Si piensa añadir un Remitente al submittal, se recomienda designar un gestor de submittals como primer responsable de aprobación en el flujo de trabajo de aprobación secuencial del submittal. Esto le da al gestor de submittals la posibilidad de asegurarse de que la parte interesada interna revise minuciosamente el submittal antes de enviarlo a los usuarios en el siguiente paso del flujo de trabajo de submittal. 
      • Si es un usuario con permisos de nivel "Administrador" para la herramienta submittals, puede añadir usuarios con permisos de nivel "Administrador" o "Estándar" al flujo de trabajo. 
        Nota: Si desea que el flujo de trabajo de submittal utilice la aprobación secuencial, añada solo un usuario a cada partida en el flujo de trabajo. Si desea que un paso del flujo de trabajo de submittal utilice la aprobación paralela, añada dos o más usuarios a una partida. 
    • Fecha límite. Seleccione en el calendario una fecha límite para la respuesta al submittal.
      Nota: El campo "Fecha límite" se rellena automáticamente según el número predeterminado de días especificado en la página Ajustes de configuración de la herramienta Submittals. Consulte Ajustes de configuración: herramienta Submittals. La fecha límite también tiene en cuenta qué días están definidos como días laborables para el proyecto. Consulte Configuración de días laborables de proyecto.
  2. Haga clic en Añadir paso. 
  3. Repita estos pasos para añadir otro usuario al flujo de trabajo. 
  4. Si desea cambiar el orden de los pasos del flujo de trabajo, haga lo siguiente:
    1. Agarre la partida por el dos columnas de puntos suspensivos verticales (⋮⋮).
    2. Utilice la función de arrastrar y soltar para mover la partida a la posición deseada. 

      submittals-change-order-table.png

Actualización y envío del submittal para su revisión

Cuando haya terminado con los pasos anteriores, elija una de estas opciones:

  • Para guardar los cambios sin enviar un correo electrónico a los miembros del flujo de trabajo de submittal, a los miembros de la lista de distribución y al gestor de submittals, haga clic en Crear
    O bien
  • Para guardar los cambios y enviar una notificación por correo electrónico para avisar a los miembros del flujo de trabajo de submittal y a los miembros de la lista de distribución, haga clic en Crear y enviar correos electrónicos.