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Procore

Creación de un submittal

Objetivo

Crear un submittal para un proyecto usando la herramienta Submittals del proyecto.

Contexto

En la industria de la construcción, un submittal es información escrita o física enviada por el subcontratista al contratista principal y después al equipo de diseño para la aprobación de la maquinaria, los materiales, etc., antes de que se fabriquen y se entreguen al proyecto. Los submittals se pueden presentar en varios formatos, como planos de taller, hojas sueltas sobre la maquinaria y muestras de material. Los submittals se requieren principalmente para que el arquitecto y el ingeniero verifiquen que se van a incluir los productos y las cantidades correctas en el proyecto, de acuerdo con los documentos de diseño/contrato. 

Aunque cada empresa y proyecto puede tener su proceso específico, es habitual que el director de proyectos o el ingeniero sea el responsable de actuar como gestor de submittals. Primero, el gestor de submittals crea el submittal; después, el subcontratista proporciona la documentación necesaria para el submittal. Una vez hecho esto, el submittal se envía a los miembros del equipo de diseño adecuados para su revisión y aprobación.

Temas a considerar

Vídeo

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Submittals del proyecto.
  2. Haga clic en + Crear > Submittal.
  3. Cree un nuevo submittal de la siguiente manera:

Adición de información general

  1. Complete la introducción de datos en la pestaña General de la siguiente manera:

    new-submittal-recvd-from.png
     
    • Número y revisión. El número de submittal y su número de revisión. Consulte ¿Cómo se numeran los submittals en Procore?

      Nota: Si intenta crear un submittal con un número duplicado, aparecerá este mensaje. Tiene dos opciones para responder a este mensaje:
      • (Recomendado) Para crear un submittal con un número único, haga clic en Cancelar y asígnele el siguiente número disponible.
        O bien
      • Para crear un submittal con un número duplicado, haga clic en Aceptar.

        duplicate-number-message.png
         


    • create-a-submittal2.2.png
       
    • Notas: Cuando llega la "Fecha límite final", el sistema envía una notificación automática por correo electrónico para notificar a los usuarios que el submittal está atrasado. Si su sistema está configurado para usar la aprobación secuencial, la notificación se envía al gestor de submittals y a la persona responsable en el flujo de trabajo de aprobación. Si su sistema está configurado para usar la aprobación paralela, la notificación se enviará al gestor de submittals y a los miembros del flujo de trabajo de aprobación.

    • submittal-manager.png
       

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Cálculo de información de planificación del submittal (si está habilitado)

Cálculos de planificación para submittals es una función opcional que puede habilitar. Consulte Cómo habilitar cálculos de planificación para submittals. Cuando esté habilitada, la herramienta Submittals analizará las entradas en los campos "Fecha en que se requiere en la obra", "Plazo de entrega", "Tiempo de revisión de equipo de diseño" y "Tiempo de revisión interna", para proporcionar sugerencias para la "fecha límite" del remitente y aprobador en el flujo de trabajo del submittal. También rellena automáticamente los campos "Fecha prevista de devolución", "Fecha prevista de finalización de revisión interna" y "Fecha límite prevista de presentación".

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Actualización de la información de entrega

delivery information1.1.png
 

  • Fecha de entrega esperada
    Consulte la fecha que se muestra en la fecha de entrega esperada. Esta es la fecha entre el "Plazo de entrega" y el momento en que se distribuyó el submittal, y no se rellenará en el momento de la creación del submittal. Procore calcula esta fecha una vez que se ha distribuido el submittal. Consulte Distribución de un submittal.​​
  • Tarea de planificación
    Si ha habilitado la herramienta de planificación en el proyecto y ha integrado una planificación de Asta PowerprojectMicrosoft Project o Oracle Primavera en Procore, podrá seleccionar una tarea de proyecto en la lista desplegable Tarea de planificación cuando disponga de una cuenta de usuario con permisos de nivel de "Solo lectura" o superiores en la herramienta Planificación. Esto es solo de referencia.
  • Fecha de entrega confirmada
    Seleccione la fecha en que el subcontratista o proveedor confirmó que llegaría el transporte utilizando el calendario Fecha de entrega confirmada. 
  • Fecha de entrega real
    Seleccione la fecha en que el material llegó a la obra utilizando el calendario Fecha de entrega real. Normalmente, el jefe de obra del proyecto actualiza este valor. 

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Creación de la lista de distribución

distribution-en.png
 

  • Seleccione una o más personas usando el menú desplegable Seleccionar persona.
    Los usuarios de esta lista recibirán actualizaciones por correo electrónico sobre el submittal. ​No son aprobadores y no están obligados a aprobar/rechazar un submittal. 
  • Si desea eliminar a alguien de la lista, haga clic en el botón rojo X junto a su nombre.

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Cómo aplicar una plantilla de flujo de trabajo de submittal

Un usuario con permisos de "Administrador" para la herramienta Submittals de su proyecto puede crear una (1) o más plantillas de flujo de trabajo de submittal que puede usar al crear nuevos submittals. Esto ahorra tiempo de introducción de datos porque evita que tenga que añadir un nuevo flujo de trabajo de submittal cada vez que cree un submittal. 

  1. En Flujo de trabajo de submittal, haga lo siguiente:

    apply-submittal-workflow.png
     
    1. Seleccione una plantilla. Seleccione una plantilla de flujo de trabajo en la lista desplegable. 
      Notas:
      • Esta lista desplegable solo está visible y disponible para los usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Submittals. 
      • Esta acción aplica las personas indicadas en la plantilla de flujo de trabajo de submittal a su submittal. 
      • Para saber cómo se crean las plantillas de flujo de trabajo de submittal, consulte Gestión de plantillas de flujo de trabajo de submittal.
  2. Continúe modificando los campos Nombre, Rol y Días para enviar/responder según sea necesario para el submittal. Sus cambios solo afectan al flujo de trabajo del submittal, sus cambios NO afectan a la plantilla de flujo de trabajo de submittal. 
  3. (Opcional) Continúe con los pasos de Adición de usuarios al flujo de trabajo de submittal

Adición de usuarios al flujo de trabajo de submittal

  1. En Flujo de trabajo de submittal, haga lo siguiente para cada partida deseada del submittal:
    • Nombre. Comience a escribir el nombre de un usuario del proyecto en el cuadro Buscar. A continuación, seleccione al usuario apropiado de la lista.
      • Si desea indicar que se requiere una respuesta por parte del usuario, marque la casilla de verificación junto al nombre de esa persona.
        O BIEN
      • Si NO desea solicitar una respuesta del usuario, elimine la marca de la casilla de verificación.
        Nota: Si está añadiendo más de un usuario a un grupo de flujo de trabajo de aprobación paralelo, la responsabilidad pasará al siguiente grupo de flujo de trabajo después de que todas las personas marcadas como obligatorias en el grupo envíen una respuesta al submittal. 
    • Rol. Seleccione AprobadorRemitente de la lista. Consulte ¿Cuál es la diferencia entre un remitente y un aprobador en submittals?
      Notas:
      • Para ser designada como aprobador, la persona debe existir en la herramienta Directorio de nivel de proyecto (consulte Adición de una cuenta de usuario al directorio de proyecto) y se le deben otorgar permisos de nivel de administrador o estándar para la herramienta Submittals (consulte Cómo establecer los permisos de usuario para la herramienta Submittals).
      • Si es un usuario con permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Submittals, solo puede añadir usuarios con permisos de nivel "Administrador" al flujo de trabajo.
      • Si piensa añadir un Remitente al submittal, se recomienda designar un gestor de submittals como primer responsable de aprobación en el flujo de trabajo de aprobación secuencial del submittal. Esto le da al gestor de submittals la posibilidad de asegurarse de que la parte interesada interna revise minuciosamente el submittal antes de enviarlo a los usuarios en el siguiente paso del flujo de trabajo de submittal. 
      • Si es un usuario con permisos de nivel "Administrador" para la herramienta submittals, puede añadir usuarios con permisos de nivel "Administrador" o "Estándar" al flujo de trabajo. 
        Nota: Si desea que el flujo de trabajo de submittal utilice la aprobación secuencial, añada solo un usuario a cada partida en el flujo de trabajo. Si desea que un paso del flujo de trabajo de submittal utilice la aprobación paralela, añada dos o más usuarios a una partida. 
    • Fecha límite. Seleccione en el calendario una fecha límite para la respuesta al submittal.
      Nota: El campo "Fecha límite" se rellena automáticamente según el número predeterminado de días especificado en la página Ajustes de configuración de la herramienta Submittals. Consulte Ajustes de configuración: herramienta Submittals. La fecha límite también tiene en cuenta qué días están definidos como días laborables para el proyecto. Consulte Configuración de días laborables de proyecto.
  2. Haga clic en Añadir paso. 
  3. Repita estos pasos para añadir otro usuario al flujo de trabajo. 
  4. Si desea cambiar el orden de los pasos del flujo de trabajo, haga lo siguiente:
    1. Agarre la partida por el vertical grip (⋮⋮).
    2. Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover la partida a la posición deseada. 

      change-workflow-order.png

Actualización y envío del submittal para su revisión

Cuando haya terminado con los pasos anteriores, elija una de estas opciones:

  • Para guardar los cambios sin enviar un correo electrónico a los miembros del flujo de trabajo de submittal, a los miembros de la lista de distribución y al gestor de submittals, haga clic en Crear
    O bien
  • Para guardar los cambios y enviar una notificación por correo electrónico para avisar a los miembros del flujo de trabajo de submittal y a los miembros de la lista de distribución, haga clic en Crear y enviar correos electrónicos.

Consulte también