Crear una factura de subcontratista para la liberación de retención

Objetivo

Contexto

El primer paso para liberar la retención en un proyecto es crear una factura de subcontratista. Hay dos formas de crear una factura en la herramienta Facturación progresiva: 

• El contratista cliente (la parte que paga por el trabajo) puede crear la factura y enviarla en nombre del contratista proveedor (la parte que recibe el pago por el trabajo). Consulte Crear una facturación progresiva en nombre de un contacto de la factura.
• El contratista cliente puede enviar al contratista proveedor una invitación para enviar un factura de subcontratista para el período de facturación (consulte Enviar una «invitación a facturar» a un contacto de la factura). A continuación, el contratista proveedor puede completar los pasos de Enviar nueva facturación progresiva como contacto de la factura.

Los pasos siguientes resumen cómo crear y enviar una facturación progresiva para liberar las retenciones.

Temas a considerar

• Permisos de usuario necesarios:
  • Para establecer y liberar las retenciones al editar una facturación progresiva antes, durante o después del período de facturación actual, permisos de nivel «Administrador» en la herramienta Pedidos del proyecto.
    O BIEN
  • Para liberar las retenciones al editar una facturación progresiva únicamente durante el período de facturación actual, los permisos de nivel «Estándar» en la herramienta Pedidos del proyecto y usted debe estar asignado como «contacto de la factura» en el pedido. Los contactos de la factura se añaden automáticamente a la lista desplegable «Privado» del pedido. Si tiene los permisos, consulte estos tutoriales: Enviar una «invitación a facturar» a un contacto de la factura y Enviar nueva facturación progresiva como contacto de la factura. 
    O BIEN
  • Lea sobre la opción de permisos alternativos: Mostrar/Ocultar
    • Algunos clientes de Procore optan por conceder a los usuarios externos permisos de acceso a la herramienta Pedidos del proyecto para permitirles crear facturas. Están disponibles las siguientes opciones, pero NO se recomiendan: 
      • Permiso de nivel «Solo lectura» en la herramienta Pedidos del proyecto y designado como «contacto de la factura» en la orden de compra o contrato de subcontratista. Si los usuarios tienen estos permisos, pueden modificar el importe de la retención para liberarlo en una factura antes de la «fecha límite» de un período de facturación. 
• Información adicional:
  • Solo se pueden crear facturaciones progresivas para pedidos (es decir, órdenes de compra y contratos de subcontratista).  
  • Si usted es el contacto de la factura de la «empresa contratista» en el pedido, tiene estas opciones para enviar una facturación progresiva:
    • Pídale a alguien con suficientes permisos de acceso a Procore que cree la factura en su nombre.
      O BIEN
    • Siga los pasos indicados en Enviar nueva facturación progresiva como contacto de la factura.
  • Si hay varias facturaciones progresivas para un mismo período de facturación, solo se pueden editar los importes facturados en la última facturación creada.
  • Si el contratista va a crear un calendario de pagos una vez aprobada la factura, introduzca los importes del trabajo que está solicitando este período en la columna "Importe propuesto" del detalle de facturación del progreso. Para que aparezca esta columna, la función de programación de pagos debe habilitarse en la página 'Configurar ajustes' de la herramienta Facturación en progreso. Consulte  Ajustes de configuración: progreso de facturación.  

Requisitos

Pasos

1. Acceda a la herramienta Facturación progresiva del proyecto. 
2. Haga clic en la pestaña Subcontratista.
3. Localice en la tabla la facturación progresiva que desea actualizar. Luego, haga clic en el vínculo Factura n.º para abrirla.
   Esto abre la facturación progresiva en la herramienta Pedidos del proyecto. 

    Nota

   Debe tener los permisos de usuario necesarios detallados anteriormente para ver una facturación progresiva en la herramienta Pedidos del proyecto. 
4. En la pestaña Resumen, verifique que la información es la deseada. 
5. Haga clic en la pestaña Detalle.
6. Haga clic en Editar.
7. Desplácese hasta las columnas Retención en la tabla.
8. En la sección Retención - Liberado en este período, introduzca un importe para mostrar la retención que se libera este período de facturación.
9. En la columna Retención - Actualmente retenido, el sistema actualiza automáticamente el importe de la retención que se está reteniendo.
10. Opcional. Si el contratista va a crear un calendario de pagos una vez que se apruebe la facturación del progreso, introduzca los importes del trabajo que está solicitando este período en la columna Importe propuesto .

     Nota

    Para que aparezca la columna "Importe propuesto", la función de programación de pagos debe estar habilitada en la página "Configuración de ajustes" de la herramienta Facturaciones en progreso. Consulte  Ajustes de configuración: facturación de progreso.
11. Haga clic en Guardar.
12. Opcional. Si el administrador de facturas requiere que incluya una copia firmada del PDF, complete los siguientes pasos:
    1. Elija Exportar > PDF.
    2. Firme el PDF.

        Sugerencia

       ¿Cómo se añade una firma a un PDF? Dependiendo de sus requisitos específicos, existen diferentes opciones que puede evaluar para determinar la mejor opción para usted:

       • Firma manuscrita. Puede imprimir el archivo PDF exportado y añadir una firma física. A continuación, utilice un escáner o una cámara para capturar el documento firmado y añadirlo a su factura como archivo adjunto. 
       • Firma electrónica. Puede añadir una firma digital o electrónica a la factura. Existe una variedad de proveedores de software de terceros, como DocuSign^© y Adobe® Acrobat™, que ofrecen funciones de firma para archivos PDF. Después de firmar el documento, añádalo a la factura como archivo adjunto.
13. Haga clic en la pestaña Resumen.
14. Haga clic en Editar.
15. En la sección Adjuntos, cargue la documentación de respaldo requerida, como exenciones de gravámenes y el PDF de exportación firmado.
16. Elija entre las siguientes opciones:
    • Si está listo para enviar la factura al contratista, haga clic en Enviar para revisión. Esto cambia el estado de la factura a En revisión.
    • Si NO está listo para enviar la factura, haga clic en Guardar. El estado de la factura se establece en Borrador.

       Importante

      Después de enviar una facturación progresiva, ya no podrá editarla a menos que su estado se cambie a Revisar y reenviar.

Consulte también

• Ajustes de configuración: facturación progresiva
• Crear una facturación progresiva en nombre de un contacto de la factura
• Crear una planificación de pagos