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Procore

Editar eventos de cambio

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Objetivo

Editar un evento de cambio existente utilizando la herramienta Eventos de cambio del proyecto.

Contexto

En un proyecto de construcción, un evento de cambio es cualquier cambio que afecta al alcance original de un proyecto de construcción. Puede tratarse de cualquier acontecimiento que afecte al alcance del trabajo a realizar, provoque un cambio en el calendario del proyecto o genere costes inesperados. Permite a los miembros del equipo del proyecto y a las partes interesadas prepararse para un cambio de coste antes de que se convierta en un coste real.

Ejemplo 1: Creación de un evento de cambio para establecer una orden de cambio

Un evento de cambio puede provenir de muchas fuentes y es un evento que establece el proceso de orden de cambio. Algunos ejemplos incluyen:

  • Atender una solicitud del promotor.
  • Justificar un error de diseño.
  • Solucionar un problema imprevisto causado por un documento o una especificación imprecisos.
Ejemplo 2: Crear un evento de cambio para documentar un cargo compensatorio

Un evento de cambio también se puede utilizar para documentar una condición del proyecto que produjo un cargo compensatorio. La intención de un cargo compensatorio es recuperar los gastos imprevistos incurridos al realizar acciones correctivas que una de las partes estaba obligada contractualmente a realizar. 

Para asegurarse de que ha completado la documentación de las condiciones que activaron la facturación interna, puede crear un evento de cambio. La facturación interna se suele documentar de este modo en casos como los siguientes:

  • Reparar algo dañado por el subcontratista.
  • Limpieza de un área que el subcontratista estaba obligado a limpiar. 
  • Reemplazo de materiales defectuosos que ha proporcionado por el subcontratista. 
  • Volver a realizar una instalación que el subcontratista había efectuado incorrectamente. 
  • Abordar un problema descuidado para restaurar el cumplimiento de las normas de seguridad. 
  • Prever gastos imprevistos de alquiler y uso de maquinaria.

Con la herramienta Eventos de cambio de Procore, puede crear un evento de cambio para registrar el motivo de un cambio en un proyecto de construcción. Esta herramienta también sirve para informar a los miembros del equipo de proyecto y a las partes interesadas acerca de los costes potenciales derivados del evento de cambio. Una vez que se ha creado un evento de cambio, puede enviar una solicitud de oferta (RFQ) a sus subcontratistas. A continuación, los subcontratistas pueden responder a las RFQ (o un contratista principal puede introducir una respuesta a una RFQ en nombre del subcontratista). En la respuesta a la RFQ se incluye toda la documentación necesaria relativa al coste potencial del evento de cambio y el impacto en la planificación. Una vez revisadas las respuestas a la RFQ del subcontratista, el equipo de proyecto dispone de la información que necesita para proseguir con la creación de una posible orden de cambio (POC).

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Para editar los eventos de cambio que creaste, permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Eventos de cambio del proyecto.
      OR
    • Para editar cualquier evento de cambio, permisos 'Administrador' en la herramienta Eventos de cambio del proyecto.
  • Formas alternativas de crear eventos de cambio:

Pasos

Editar un evento de cambio

  1. Vaya a la herramienta Eventos de cambio del proyecto.
  2. Localice el evento que desea editar en la tabla "Cambiar eventos". A continuación, haga clic en el botón Editar .
  3. En la página "Editar evento de cambio", actualice lo siguiente según sea necesario:
    • Número. Procore asigna automáticamente nuevos números a los eventos de cambio en orden secuencial ascendente.
       Notas
      • El esquema de numeración predeterminado es 001, 002, 003, etc.
      • Puede personalizar el esquema de numeración para los eventos de cambio del proyecto en cualquier momento sobrescribiendo el valor predeterminado con un esquema de numeración alfanumérico. Por ejemplo, CE001, CE1000, CE-1000, etc.
      • Tras personalizar el esquema de numeración, Procore lo utiliza para asignar nuevos números a los sucesivos eventos de cambio.
    • Título . Introduzca un título descriptivo para el evento de cambio.
    • Estado. Seleccione un estado para el evento de cambio en la lista desplegable. Para conocer los estados predeterminados de Procore, consulte ¿Cuáles son los estados predeterminados de los eventos de cambio en Procore? El administrador de Procore también puede personalizar las opciones de esta lista. Consulte Personalizar los estados de evento de cambio
    • Origen. Seleccione la herramienta Procore y el elemento desde el que se origina su evento de cambio.
    • Tipo. Seleccione Por determinar, Asignación, Contingencia, Cambio de promotor o Transferencia para indicar el tipo de coste para el que se está preparando. Consulte Establecer las configuraciones predeterminadas de gestión de cambios.
    • Motivo del cambio. Seleccione un motivo para el cambio en el menú desplegable. Consulte Establecer las configuraciones predeterminadas de gestión de cambios.
    • Descripción. Describa el evento que puede dar lugar a un cambio en los costes.
    • Archivos adjuntos. Adjunte cualquier archivo relevante al evento de cambio.
    • Contrato principal (para las estimaciones de recargo). Seleccione un contrato principal para indicar la configuración del recargo del contrato principal que debe utilizarse para calcular el recargo en los valores del orden de magnitud aproximado (ROM). Procore elegirá automáticamente el contrato principal con el número más bajo.
    • Alcance. Seleccione una de las opciones de ámbito disponibles en la lista: En el ámbito, Fuera del ámbito, o TBD. Véase ¿Cuáles son las opciones de alcance por defecto para los eventos de cambio en Procore?
    • Esperando Ingresos
      Seleccione  Sí  o  No.  Al seleccionar "No" se establecerá "Origen de ingresos de artículos de línea" en "No se esperan ingresos".
    • Fuente de ingresos de la partida
      Seleccione una de las opciones de la lista:  Relacionar los ingresos con el coste más reciente,  Introducir manualmente o Cantidad x coste unitario.
  4. Elija entre estas opciones:
    • Si desea añadir partidas a su evento de cambio ahora, continúe con los pasos en Añadir partidas de eventos de cambio.
      O
    • Si desea guardar el evento de cambio y añadir partidas más tarde, haga clic en Crear.

Añadir partidas de eventos de cambio

 Sugerencia
¿Sabía que un usuario con permisos de "Administrador" en la herramienta Eventos de cambio puede activar y desactivar la configuración "Visualización de columnas" de la herramienta Eventos de cambio? Para obtener los mejores resultados, la configuración de visualización de columnas de su proyecto debe determinarse al inicio de un proyecto. Para obtener más información, consulte ¿Cómo funciona la configuración de visualización de columnas de la herramienta Eventos de cambio?
  1. Vaya a la herramienta Eventos de cambio del proyecto.
  2. Elija entre estas opciones:
    • Haga clic en la pestaña Detalle. A continuación, busque el evento de cambio para actualizar y haga clic Editar.
      edit-change-event.png
      O
    • Siga los pasos descritos en Crear eventos de cambio.
  3. En la página "Editar evento de cambio", desplácese a la tarjeta "Partidas".
  4. Elija entre estas opciones:
    • Para añadir una (1) nueva partida, haga clic en Añadir línea
      O
    • Para añadir partidas de forma masiva utilizando partidas de todos los pedidos del proyecto cuyo estado sea "Aprobado", haga clic en Añadir partidas para todos los pedidos.
       
  5. Complete la introducción de datos de la partida de la siguiente manera:
     
  6. Haga clic en Actualizar 
 Nota

Si el código de presupuesto no se incluyó en el presupuesto original del proyecto, aparece un mensaje de confirmación para que confirme que desea que Procore añada estas partidas al presupuesto. Procore añade las nuevas partidas al presupuesto del proyecto y  aparece un signo icon-help.png de  interrogación  junto a cada partida presupuestaria parcial. Para obtener más información, consulte  ¿Qué es una partida presupuestaria parcial?   y  añada una partida presupuestaria parcial.

Importar partidas

Descargar la plantilla CSV de desglose de partidas

  1. Crear un evento de cambio nuevo o editar un evento de cambio existente.

  2. Haga clic en Importar partidas desde CSV en la parte inferior de la tarjeta "Partidas".
  3. Haga clic en para descargar la plantilla CSV en blanco.

Después de completar los pasos anteriores, continúe con Añadir partidas a la plantilla CSV.

Añadir partidas a la plantilla CSV

  1. Abra la plantilla CSV que ha descargado.
    Nota: Los campos Sub Job, Cost Code y Cost Type se rellenarán previamente con los segmentos de código de presupuesto que están actualmente en uso en su proyecto.
  2. Complete los siguientes campos en la plantilla de importación para cada línea que desee importar:
    Nota: Solo se importarán las líneas con valores introducidos en al menos una de las siguientes columnas. No hay campos obligatorios.

    Descripción. Introduzca una descripción para la partida.
    Proveedor. Introduzca el nombre de la empresa como aparece en el directorio del proyecto.
    Contrato.  Introduzca el número de contrato y el título.
    NOTA: El formato requerido para este campo es "#'Número de contrato': 'Título del contrato'". Por ejemplo, un contrato con un número de 'SC--001' y un título de 'Test Contract' se introduce como "#SC--001: Test Contract"
    Cant. Introduzca la cantidad de unidades para las partidas.
    UM. Introduzca la unidad de medida (UM) de las partidas(sensibles a mayúsculas y minúsculas).
    Coste unitario. Introduzca el valor del coste unitario.

Después de completar los pasos anteriores, continúe con Importar la plantilla CSV completada a Procore.

Importar la plantilla CSV completada a Procore

  1. Haga clic en Importar partidas desde CSV.
  2. Haga clic en Cargar archivo y seleccione su plantilla completada o arrastre y suelte el archivo en la casilla "Arrastrar & ".
    Nota: Si hay algún error en la plantilla, aparecerá un banner que le impedirá la importación. Para revisar los errores, haga clic en Mostrar errores y realice las correcciones necesarias en la plantilla.
  3. Haga clic en Importar.
    Nota: Al hacer clic en "Importar" se completará el proceso de creación del evento de cambio. La configuración del ROM de ingresos de las partidas del evento de cambio se aplicará en función del alcance que se haya elegido para el evento de cambio antes de la importación.

Actualizar cantidades de producción

Las cantidades de producción se relacionan con los contratos y el presupuesto a través de una combinación de subproyecto y código de coste. Los usuarios pueden editar estos campos al editar partidas de eventos de cambio en la página de edición de eventos de cambio. Sin embargo, si las cantidades de producción están asociadas con una orden de cambio potencial de Prime o un cambio de presupuesto, la cantidad de producción se bloqueará a menos que se desvincule de los objetos de cambio.

  1. Vaya a la herramienta Eventos de cambio del proyecto.  
  2. Busque y abra un evento de cambio existente en la pestaña Elementos de línea.
    O
    Crear un nuevo evento de cambio. Consulte Crear eventos de cambio.  
  3. Desplácese hasta la tarjeta Cantidades de producción.
  4. Haga clic en Añadir línea.
  5. Complete la introducción de datos de la partida de la siguiente manera:
  6. Haga clic en Guardar.