Saltar al contenido principal
Procore

Editar eventos de cambio

  1. Última actualización
  2. Guardar como PDF

Objetivo

Editar un evento de cambio existente utilizando la herramienta Eventos de cambio del proyecto.

Contexto

En un proyecto de construcción, un evento de cambio es cualquier cambio que afecta al alcance original de un proyecto de construcción. Puede tratarse de cualquier acontecimiento que afecte al alcance del trabajo a realizar, provoque un cambio en el calendario del proyecto o genere costes inesperados. Permite a los miembros del equipo del proyecto y a las partes interesadas prepararse para un cambio de coste antes de que se convierta en un coste real.

Ejemplo 1: Creación de un evento de cambio para establecer una orden de cambio

Un evento de cambio puede provenir de muchas fuentes y es un evento que establece el proceso de orden de cambio. Algunos ejemplos incluyen:

  • Atender una solicitud del promotor.
  • Justificar un error de diseño.
  • Solucionar un problema imprevisto causado por un documento o una especificación imprecisos.
Ejemplo 2: Crear un evento de cambio para documentar un cargo compensatorio

Un evento de cambio también se puede utilizar para documentar una condición del proyecto que produjo un cargo compensatorio. La intención de un cargo compensatorio es recuperar los gastos imprevistos incurridos al realizar acciones correctivas que una de las partes estaba obligada contractualmente a realizar. 

Para asegurarse de que ha completado la documentación de las condiciones que activaron la facturación interna, puede crear un evento de cambio. La facturación interna se suele documentar de este modo en casos como los siguientes:

  • Reparar algo dañado por el subcontratista.
  • Limpieza de un área que el subcontratista estaba obligado a limpiar. 
  • Reemplazo de materiales defectuosos que ha proporcionado por el subcontratista. 
  • Volver a realizar una instalación que el subcontratista había efectuado incorrectamente. 
  • Abordar un problema descuidado para restaurar el cumplimiento de las normas de seguridad. 
  • Prever gastos imprevistos de alquiler y uso de maquinaria.

Con la herramienta Eventos de cambio de Procore, puede crear un evento de cambio para registrar el motivo de un cambio en un proyecto de construcción. Esta herramienta también sirve para informar a los miembros del equipo de proyecto y a las partes interesadas acerca de los costes potenciales derivados del evento de cambio. Una vez que se ha creado un evento de cambio, puede enviar una solicitud de oferta (Solicidudes de oferta) a sus subcontratistas. A continuación, los subcontratistas pueden responder a las Solicidudes de oferta (o un contratista principal puede introducir una respuesta a una Solicidudes de oferta en nombre del subcontratista). En la respuesta a la Solicidudes de oferta se incluye toda la documentación necesaria relativa al coste potencial del evento de cambio y el impacto en la planificación. Una vez revisadas las respuestas a la Solicidud de oferta del subcontratista, el equipo de proyecto dispone de la información que necesita para proseguir con la creación de una posible orden de cambio (POC).

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Editar eventos de cambio creados por usted, permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Eventos de cambio del proyecto.
      O
    • Para editar cualquier evento de cambio, permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Eventos de cambio del proyecto.

  • Alternate ways to create change events:

Pasos

Editar un evento de cambio

  1. Vaya a la herramienta Eventos de cambio del proyecto.
  2. Busque el evento que desee editar en la tabla "Eventos de cambio" y haga clic en el número de CE con hipervínculo - Título para abrir el evento de cambio. 
  3. Haga clic en Editar.
  4. En la página "Editar evento de cambio", actualice lo siguiente según sea necesario:
    • Número. Procore asigna automáticamente nuevos números a los eventos de cambio en orden secuencial ascendente.
       Notas
      • El esquema de numeración predeterminado es 001, 002, 003, etc.
      • Puede personalizar el esquema de numeración para los eventos de cambio del proyecto en cualquier momento sobrescribiendo el valor predeterminado con un esquema de numeración alfanumérico. Por ejemplo, CE001, CE1000, CE-1000, etc.
      • Tras personalizar el esquema de numeración, Procore lo utiliza para asignar nuevos números a los sucesivos eventos de cambio.
    • Título . Introduzca un título descriptivo para el evento de cambio.
    • Estado. Seleccione un estado para el evento de cambio en la lista desplegable. Para conocer los estados predeterminados de Procore, consulte ¿Cuáles son los estados predeterminados de los eventos de cambio en Procore? El administrador de Procore también puede personalizar las opciones de esta lista. Consulte Personalizar los estados de evento de cambio. 
    • Origen. Seleccione la herramienta Procore y el elemento desde el que se origina su evento de cambio.
    • Tipo. Seleccione Por determinar, Asignación, Contingencia, Cambio de promotor o Transferencia para indicar el tipo de coste para el que se está preparando. Consulte Establecer las configuraciones predeterminadas de gestión de cambios.
    • Motivo del cambio. Seleccione un motivo para el cambio en el menú desplegable. Consulte Establecer las configuraciones predeterminadas de gestión de cambios.
    • Descripción. Describa el evento que puede dar lugar a un cambio en los costes.
    • Archivos adjuntos. Adjunte cualquier archivo relevante al evento de cambio.
    • Contrato principal para estimaciones de margen. Seleccione un contrato principal para indicar qué ajustes de margen del contrato principal se deben utilizar para calcular el margen en los valores aproximados del orden de magnitud (Rom). Procore elegirá automáticamente el contrato principal con el número más bajo.
    • Alcance. Seleccione una de las opciones de ámbito disponibles en la lista: En el ámbito, Fuera del ámbito, o TBD. Véase ¿Cuáles son las opciones de alcance por defecto para los eventos de cambio en Procore?
    • Esperando ingresos. Seleccione Sí o No. Si selecciona "No", la "Fuente de ingresos de la partida" se establecerá en "No se esperan ingresos".
    • Fuente de ingresos de la partida. Seleccione una de las opciones de la lista: Asociar ingresos con el último coste, Introducir manualmenteo Cantidad x coste unitario.
  5. Elija entre estas opciones:
    • Si desea añadir partidas a su evento de cambio ahora, continúe con los pasos que se describen en Añadir partidas de evento de cambio.
      O
    • Si desea guardar el evento de cambio y añadir partidas más tarde, haga clic en Guardar. 

Añadir partidas de eventos de cambio

 Sugerencia
¿Sabía que un usuario con permisos de "Administrador" en la herramienta Eventos de cambio puede activar y desactivar la configuración "Visualización de columnas" de la herramienta Eventos de cambio? Para obtener los mejores resultados, la configuración de visualización de columnas de su proyecto debe determinarse al inicio de un proyecto. Para obtener más información, consulte ¿Cómo funciona la configuración de visualización de columnas de la herramienta Eventos de cambio?
  1. Vaya a la herramienta Eventos de cambio del proyecto.
  2. Busque el evento que desee editar en la tabla "Eventos de cambio" y haga clic en el número de CE con hipervínculo - Título para abrir el evento de cambio. 
  3. Haga clic en Editar.
  4. En la página "Editar evento de cambio", desplácese hasta la sección "Partidas".
  5. Elija entre estas opciones:
    • Añadir línea. Seleccione esta opción para añadir una (1) nueva partida en el evento de cambio.
      O
    • Añadir líneas para todos los Pedidos. Seleccione esta opción para añadir partidas de forma masiva de todos los pedidos del proyecto con el estado "Aprobado".
  6. Complete la introducción de datos de la partida de la siguiente manera:
    • Código de presupuesto. Seleccione un código de presupuesto existente de la lista. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto?
       Nota
      Si la configuración de configuración de sincronización de código de presupuesto está habilitada, el código de presupuesto de cualquier elemento conectado a la partida de evento de cambio también se actualizará. Consulte Ajustes de configuración: Eventos de cambio.  
    • Descripción. Introduzca una descripción para la partida. 
    • Proveedor. Seleccione el nombre de la empresa del proveedor en el menú desplegable. Consulte Añadir empresa al directorio del proyecto.
    • contratoSeleccione la orden de compra o el contrato de subcontratista afectado en el menú desplegable. Consulte Crear una orden de compra o Crear un contrato de subcontratista.
    • Cant. Introduzca un valor numérico en este cuadro para indicar el número de unidades que corresponden a la unidad de medida que especifique.
    • UM Seleccione una Unidad de medida (UM) de la lista desplegable. Para obtener más información sobre las selecciones predeterminadas en esta lista, consulte ¿Qué unidades de medida se incluyen en la lista maestra de Procore? y Añadir una unidad de medida a la lista maestra de unidades de medida.
    • Coste unitario. Introduzca el coste monetario en este cuadro para indicar el coste por unidad de medida.
    • ROM de coste. Introduzca una estimación numérica de la estimación del orden de magnitud (ROM) aproximada del coste. Esta entrada NO tiene impacto financiero en los valores de otras herramientas de Procore. Puede añadir el ROM al presupuesto siguiendo los pasos que se describen en Añadir columnas de origen ROM de costes, RFQ y Coste no de pedido a una vista de presupuesto.
       Nota
      • Si utiliza las mejoras para las finanzas basadas en unidades, esta columna capturará los cambios de unidad en la UM tanto de ROM de ingresos como de ROM de costes.
      • Si sigue esos pasos para mostrar el valor de ROM en el presupuesto y la partida del evento de cambio termina sin tener ningún coste, deberá poner a cero la ROM para eliminarla del presupuesto.
  7. Haga clic en Actualizar 
 Nota

Si el código de presupuesto no se incluyó en el presupuesto original del proyecto, aparecerá un mensaje para que confirme que desea que Procore añada estas partidas al presupuesto. Procore añade las nuevas partida al presupuesto del proyecto y un signo de interrogación icon-help.png aparece junto a cada partida presupuestaria parcial. Para más información, consulte ¿Qué es una partida presupuestaria parcial? y Añadir una partida presupuestaria parcial.

Importar partidas

Download the Schedule of Values CSV Template

  1. Create a new change event or edit an existing change event.

  2. Click Import Line Items from CSV at the bottom of the 'Line Items' card.
  3. Click Download Blank CSV Template.

 After completing the steps above, continue with Add Line Items to the CSV Template. 

Add Line Items to the CSV Template

  1. Open the CSV template that you downloaded. 
    Note: The Sub Job, Cost Code, and Cost Type fields will be pre-populated with the budget code segments that are currently in use on your project. These fields are required.
  2. Complete the following fields on the import template for each line you want to import:
    Note: Only lines with amounts entered into at least one of the following columns will be imported. 
    • Description.  Enter a description for the line item(s).
    • Vendor. Enter the name of the company associated with the line item as it is entered in the project's Directory.
    • Contract.  Enter the contract number and title.
      Note: The required format for this field is "#'Contract Number': 'Contract Title'". For example, a contract with a number of 'SC--001' and a title of 'Test Contract' is entered as "#SC--001: Test Contract".
    • Revenue Quantity. Enter the unit quantity for the Revenue line item(s).
    • Revenue Unit Cost. Enter the unit quantity for the line item(s).
    • Revenue ROM. Enter the Revenue ROM amount for the line item(s).
    • Quantity. Enter the unit quantity for the line item(s).
    • Unit of Measure. Enter the unit of measure (UOM) for the line item(s) (Case Sensitive).
    • Unit Cost. Enter the unit cost value for the line item(s).

After completing the steps above, continue with Import the Completed CSV Template to Procore.

Import the Completed CSV Template to Procore

  1. Click Import Line Items from CSV.
  2. Click Upload File and select your completed template or drag and drop the file into the 'Drag & Drop' box.
    Note: If there are any errors in the template a banner will appear preventing you from importing. To review the errors, click Show Errors and make the necessary corrections to the template.
  3. Click Import. 
    Note: Clicking 'Import' will complete the creation process for the change event. The change event line items' revenue ROM setting will be applied based on the scope that is chosen for the change event before importing. 

Actualizar cantidades de producción

Production Quantities relate to contracts and the budget through a combination of sub job and cost code. Users may edit these fields when editing change events line items in the change events edit page. However, if the Production Quantities are associated with a Prime potential change order or Budget Change, the Production Quantity will be locked unless unlinked from the change objects.

  1. Navigate to the project's Change Events tool. 
  2. Locate and open an existing change event in the Line Items tab.
    OR
    Create a new change event. See Create Change Events. 
  3. Scroll to the Production Quantities card.
  4. Click Add Line.
  5. Complete the line item data entry as follows:
  6. Click Save. 

 

 

If you would like to learn more about Procore's change events management software and how it can help your business, please visit our construction change order product page icon-external-link.png.