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Procore

Flujos de trabajo heredados a nuevos Flujos de trabajo: Guía de transición

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Tabla de contenido

Resumen

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¿Listo para migrar su empresa a la nueva herramienta de Flujos de trabajo de nivel de empresa de Procore? Lea esta guía para ayudar a su empresa a cambiar de la experiencia de flujos de trabajo heredados de Procore a la herramienta mejorada Flujos de trabajo. 

Esta guía:

  • Compara y contrasta las diferencias clave entre la experiencia de flujo de trabajo nueva y la heredada.
  • Resalta consideraciones importantes antes de hacer el cambio.
  • Ofrece instrucciones fáciles de seguir para un proceso de transición sin problemas.
  • Proporciona recursos adicionales para obtener más información y soporte.

 

Comparación

A continuación, se muestran las diferencias entre las herramientas de Flujos de trabajo de Procore, se resumen las acciones del usuario y se enumeran las herramientas de Procore que admiten ambas experiencias. 

Diferencias principales

En esta tabla se resumen las diferencias clave entre la nueva herramienta Flujos de trabajo y la experiencia heredada en Procore.

Categoría de función Nueva herramienta de Flujos de trabajo Herramienta de Flujos de trabajo heredados
Creación y gestión Las empresas crean y gestionan sus plantillas de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo

Los usuarios autorizados crean y editan sus flujos de trabajo		 El equipo de soluciones personalizadas de Procore crea y gestiona flujos de trabajo para su empresa

Los usuarios de Procore no pueden crear ni editar Flujos de trabajo
Pasos del flujo de trabajo Ver el historial detallado del flujo de trabajo de un elemento

Respuestas personalizadas disponibles

Pasos de condición para flujos de trabajo

Devolver los flujos de trabajo a cualquier paso anterior

Añadir varias personas asignadas a un flujo de trabajo o paso de flujo de trabajo

Reiniciar manualmente un flujo de trabajo		 Tipos de decisión limitados para múltiples respondedores

Solo se puede volver a los pasos anteriores con la ayuda de Procore.
compatibilidad Compatible con las herramientas modernizadas de Pedidos, Contratos principales y Facturación No compatible con las herramientas modernizadas Pedidos, Contratos principales y Facturación
Soporte y acceso El servicio de atención al cliente de Procore puede sobrescribir el estado del flujo de trabajo.

Los usuarios Administrador pueden actuar en nombre de las personas asignadas

Acceso a la API ampliado		 El servicio de atención al cliente de Procore no puede sobrescribir el estado del flujo de trabajo

Los usuarios Administrador no pueden actuar en nombre de las personas asignadas 
Limitaciones Solo un (1) flujo de trabajo predeterminado por herramienta en cada proyecto de Procore Solo un (1) flujo de trabajo predeterminado por herramienta en cada proyecto de Procore

Soporte de herramientas

La herramienta Flujos de trabajo de Procore funciona con estas herramientas de Procore.

Herramientas de nivel de empresa

Los usuarios pueden crear y gestionar flujos de trabajo para estas herramientas de nivel de empresa. Para obtener instrucciones, consulte Crear una plantilla de flujo de trabajo.

Herramienta de la empresa Elementos del flujo de trabajo Notas
Pagos Pago  

Herramientas de nivel de proyecto

Los usuarios pueden crear y gestionar plantillas de flujo de trabajo para estas herramientas de Procore en la herramienta Flujos de trabajo de nivel de empresa. Para saber cómo hacerlo,consulte Crear una plantilla de flujo de trabajo.

 Nota
Los usuarios también pueden crear y gestionar plantillas de flujo de trabajo personalizadas para elementos en una herramienta de nivel de proyecto. Procore guarda estas plantillas en el nivel de proyecto, lo que las diferencia de las plantillas de flujo de trabajo de nivel de empresa. Para habilitar esta función, consulte Habilitar plantillas de flujo de trabajo de nivel de proyecto.
Herramienta de proyecto Elementos del flujo de trabajo Notas
Presupuesto Cambio en el presupuesto  

Pedidos   

 Contrato de subcontratista  
Orden de compra  
Orden de cambio de pedido - Nivel único  
Orden de cambio de pedido: dos o tres niveles Los flujos de trabajo de varios niveles no se admiten en Informes 360. 
posible orden de cambio de pedido  
Correspondencia/Herramientas personalizadas

 		 Correspondencia/Tipo de herramientas personalizadas Esta herramienta requiere que los usuarios seleccionen un tipo de herramientas personalizadas/correspondencia específico de una lista desplegable al añadir una plantilla de flujo de trabajo. 
Gestión de documentos Documento Esta herramienta de gestión de documentos solo está disponible en regiones seleccionadas y es visible como una selección en el menú Herramienta del Generador de flujos de trabajo cuando está habilitada en la cuenta de Procore de su empresa. 
Facturación Factura de subcontratista  
Contratos principales   

Factura de promotor

  
Contratos principales  

Orden de cambio de contrato principal: nivel único

  
Orden de cambio de contrato principal: dos o tres niveles Los flujos de trabajo de varios niveles no se admiten en Informes 360. 
Posible orden de cambio de contrato principal  

 

 

Consideraciones

Descubra la nueva herramienta Flujos de trabajo , que se conecta con varias herramientas de Procore y ofrece una automatización personalizable y permisos detallados. Antes de iniciar la transición de su equipo a la nueva experiencia de Flujos de trabajo , tome nota de las posibles diferencias de funciones y comportamientos específicos de la herramienta. 

Resumen de Flujos de trabajo

  • Los Flujos de trabajo se conectan con herramientas como Pedidos (órdenes de compra, contratos de subcontratistas y facturas de subcontratista), Contratos principales y Órdenes de cambio (órdenes de cambio de 1 nivel). Para obtener una lista completa, consulte ¿Qué herramientas de Procore son compatibles con los Flujos de trabajo?
  • Habilita las plantillas de flujo de trabajo automatizadas personalizadas. 

Paridad de funciones

La nueva herramienta Flujos de trabajo desbloquea nuevas y valiosas capacidades que no están disponibles en los Flujos de trabajo heredados, lo que permite que su equipo se beneficie directamente de estos avances. Si bien no es una combinación perfecta en todas las funciones en comparación con el legado, el enfoque de autoservicio de la nueva herramienta reduce significativamente los retrasos asociados con el antiguo proceso de solicitud, lo que le da a su empresa el control directo de sus flujos de trabajo.

Principales ventajas

  • Permisos pormenorizados: gestione el acceso de los usuarios y los roles con mayor precisión y obtenga una mayor flexibilidad y control sobre sus flujos de trabajo a través de permisos detallados, un paso adelante con respecto a los Flujos de trabajo heredados.
  • Acceso de administrador: los administradores de la herramienta obtienen automáticamente acceso completo a todos los permisos detallados dentro de los Flujos de trabajo. Si este nivel de acceso predeterminado no se ajusta a los protocolos de su organización, considere detenidamente su estrategia de actualización.

Nota importante

 Importante

Los flujos de trabajo heredados activos se reinician como "Borrador" en el nuevo sistema. Los proyectos sin flujos de trabajo configurados o predeterminados se detendrán para garantizar la coherencia de los datos, lo que evitará un mayor progreso. Revise la información siguiente para obtener más detalles. 

Impacto en el historial del flujo de trabajo

En esta tabla se detalla el comportamiento de la transición del flujo de trabajo heredado. Considere detenidamente las implicaciones de este comportamiento antes de proceder con la transición a la nueva herramienta Flujos de trabajo. 

Flujo de trabajo ¿Qué sucede con los flujos de trabajo en la transición... Impacto en el historial de flujos de trabajo heredados en la herramienta Nuevos Flujos de trabajo
Flujos de trabajo completados Los flujos de trabajo heredados con el estado "Aprobado", "Anulado"o"Terminado" no se ven afectados. Disponible
Flujos de trabajo incompletos Flujos de trabajo en curso en ejecución activa Los flujos de trabajo heredados pasan automáticamente al estado «Borrador», lo que permite a los equipos reiniciar los flujos de trabajo en la nueva experiencia.  Eliminado permanentemente
Si un proyecto no tiene un flujo de trabajo heredado configurado o carece de un flujo de trabajo predeterminado, el progreso se detiene para garantizar la coherencia con la estructura de datos de la nueva experiencia de flujo de trabajo. No se producen más avances ni en la experiencia de flujo de trabajo heredada ni en la nueva.  Permanece en su estado actual.

Pasos de la transición

Antes de enviar una solicitud de transición a la nueva herramienta Flujos de trabajo , revise estos pasos y lea el contenido de la sección Recursos para obtener vínculos que ayuden a facilitar la transición de su empresa. 

Pasos

Paso 1: Preparar y planificar la transición

¿Listo para pasar a la nueva herramienta Flujos de trabajo ? Estos pasos lo guían para comprender las diferencias clave con la herramienta heredada, revisar su configuración actual, planificar estratégicamente su calendario de transición e incluso ofrecer un entorno de sandbox seguro para probar antes de realizar el cambio final.

Haga clic aquí para ver los pasos.  

  1. Revise y comprenda las diferencias entre las dos experiencias: 
    • Comprenda las capacidades de cada uno: familiarícese con las diferencias entre la herramienta Flujos de trabajo heredados y los nuevos. Consulte la comparación para obtener más información.
    • Revise la configuración de sus flujos de trabajo heredados: explore la pestaña Flujos de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo heredados para comprender su configuración actual.
  2. Planifique cuidadosamente su transición y conozca su calendario: 
    • Evalúe el alcance de la transición de su flujo de trabajo : determine la cantidad de plantillas de flujo de trabajo y proyectos que deben transferirse. Planifique su tiempo en consecuencia.
    • Realice pruebas opcionales en su entorno de sandbox : aproveche el entorno de Sandbox mensual para simular la transición y probar sus flujos de trabajo configurados sin afectar a los proyectos en vivo. Consulte ¿Qué es el entorno de sandbox mensual? 

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Paso 2: Configurar los Flujos de trabajo heredados 

Con su plan de transición establecido, es hora de arremangarse. Para cada plantilla de flujo de trabajo y proyecto que haya identificado, tendrá la opción de replicar las plantillas existentes, crear otras nuevas adaptadas a la nueva experiencia, actualizar configuraciones como personas asignadas y establecer plantillas predeterminadas para sus proyectos de Procore dentro del entorno heredado. 

Haga clic aquí para ver los pasos.  

  1. (Opcional) Duplique las plantillas existentes, si es necesario. Utilice la pestaña Flujos de trabajo para replicar las plantillas existentes como desee.
  2. Cree nuevas plantillas de flujo de trabajo , si es necesario. Cree las nuevas plantillas de flujo de trabajo necesarias para la nueva experiencia.
  3. Actualizar configuraciones. Modifique la configuración y las asignaciones de nivel de proyecto para sus plantillas. Por ejemplo, añada personas asignadas a los pasos del flujo de trabajo. 
  4. Configure plantillas predeterminadas para sus proyectos de Procore. Configure un flujo de trabajo de proyecto predeterminado en la experiencia heredada para cualquier herramienta de Procore que requiera una plantilla predeterminada en la nueva experiencia. 

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Paso 3: Solicitar habilitar la nueva experiencia de la herramienta Flujos de trabajo

Antes de que pueda sumergirse en la nueva herramienta Flujos de trabajo , se necesita un rápido paso administrativo. Su administrador de Procore deberá ponerse en contacto con su Punto de contacto de Procore para solicitar la habilitación. Una vez que se otorga el acceso, se activa el botón "Configurar ajustes" en la herramienta Flujos de trabajo , lo que le permite enviar su solicitud de actualización y comenzar su transición.

Haga clic aquí para ver los pasos.  

  1. Solicitar habilitación:
    • Acción del administrador: Su administrador de Procore debe solicitar la habilitación de la nueva herramienta Flujos de trabajo a su Punto de contacto de Procore.
    • Esperar acceso: el botón Actualizar de la herramienta Flujos de trabajo aparecerá atenuado y deshabilitado hasta que Procore le proporcione acceso. 
  2. Enviar solicitud de actualización:
    • Ajustes de configuración: una vez que se conceda la habilitación, vaya a la herramienta Flujos de trabajo y haga clic en "Configurar ajustes" para enviar su solicitud de actualización.

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Paso 4: Verificar y validar el éxito de la transición

¡Felicitaciones, ya casi has llegado! Para garantizar un cambio exitoso a la nueva herramienta Flujos de trabajo , tómese un momento para verificar que todo funcione sin problemas. Esto implica iniciar nuevos flujos de trabajo, verificar los activos y validar las funcionalidades de informes integrados y exportación de PDF, teniendo en cuenta algunas actualizaciones clave en la forma en que se presentan los datos. Hagamos una última comprobación.

Haga clic aquí para ver los pasos.  

Realice estos pasos para cada plantilla de flujo de trabajo y proyecto que haya identificado en la fase de planificación:

  1. Verifique que la transición a la nueva experiencia de la herramienta Flujos de trabajo sea correcta:
    • Iniciar nuevos Flujos de trabajo: inicie nuevos flujos de trabajo para confirmar que funcionan como se espera en la nueva experiencia.
    • Comprobar Flujos de trabajo activos : revise los flujos de trabajo en curso en curso para garantizar una continuación sin problemas.
  2. Valide los flujos de trabajo en las funciones de informes 360 y exportación de PDF:
    • Informes de Verify 360: comprenda las diferencias entre los informes y los flujos de trabajo heredados (consulte Comparación). Tenga en cuenta la exclusión de las órdenes de cambio de varios niveles de los informes mejorados.
    • Verificar las exportaciones de PDF específicas de la herramienta: confirme que el historial del flujo de trabajo se incluye en las exportaciones de PDF estándar y en cualquier formulario personalizado creado por las soluciones personalizadas de Procore.
      Ejemplo

      Los clientes de Procore han colaborado con frecuencia con el equipo de soluciones personalizadas de Procore para desarrollar formularios personalizados y flujos de trabajo heredados personalizados para estas herramientas:

      • Pedidos (órdenes de compra, contratos de subcontratista y facturas de subcontratista)
      • Contratos principales (contratos principales)
      • Órdenes de cambio (órdenes de cambio de 1 nivel, 2 niveles y 3 niveles)

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Recursos

¿Busca aún más detalles? Explore estos recursos adicionales, incluida la documentación y la información sobre los entornos de desarrollo de Procore, para comprender mejor los flujos de trabajo de autoservicio. 

Recursos adicionales

  • Entornos de desarrollo icon-external-link.png  en Procore Developers (para obtener información sobre los entornos Sandbox de Procore)