Asignaciones de flujo de trabajo: guía de solución de problemas
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Tabla de contenido
Resumen
Las asignaciones de flujo de trabajo de Procore garantizan que las personas correctas participen en cada paso del proceso. Las interrupciones pueden ocurrir por diferentes motivos, ya sea que afecten a la configuración de la plantilla de flujo de trabajo , bloqueen el avance de los flujos de trabajo o envíen notificaciones de vencimiento.
Comprender y resolver desafíos de asignaciones de flujo de trabajo
En la siguiente tabla se detallan los desafíos comunes para la resolución de problemas.
| Escenario | causa | efecto | Solución |
|---|---|---|---|
| Personas asignadas no válidas o no aptas | Una persona asignada o un miembro del grupo de personas persona asignada se ha eliminado de la herramienta Directorio, o un cambio de permiso ha hecho que no sea elegible para la asignación a un paso del flujo de trabajo. | La configuración de la persona asignada en la plantilla de flujo de trabajo no es válida; No se pueden iniciar nuevos flujos de trabajo. | Elimine la persona asignada no válida del ajuste preestablecido y, a continuación, vuelva a configurar la plantilla. |
| Flujos de trabajo bloqueados | El sistema pasó al siguiente paso, pero no se asignó a nadie porque se eliminaron los permisos, se perdió el acceso al directorio o un rol dinámico no tenía miembros. | El flujo de trabajo se detiene debido a un error de "Asignación requerida", lo que alerta inmediatamente al gestor de flujo de trabajo y evita que se siga avanzando. | Reasigne el paso, elimine el requisito de asignación o haga clic en "Continuar" para volver a intentarlo. |
| Notificaciones de atrasos | La persona asignada para este paso ha perdido el acceso a la herramienta Directorio mientras el flujo de trabajo estaba activo. | El flujo de trabajo se para y se atrasa, lo que notifica al gestor de flujo de trabajo. | Reasigne el rol o elimine el requisito del rol. |
Personas asignadas no aptas o no válidas
Escenario
Una persona asignada al flujo de trabajo no se puede asignar a un paso del flujo de trabajo cuando su registro de usuario está inactivo en la herramienta Directorio, se le ha quitado el acceso a la herramienta o ha cambiado su nivel de permisos. Esto afecta a los miembros de los grupos de personas persona asignada en los flujos de trabajo que aún no se han iniciado.
Ejemplo
Cuando se asignan tres (3) personas a un paso del flujo de trabajo y la persona A pierde el acceso o los permisos de la herramienta Directorio, la persona asignada de la plantilla de flujo de trabajo (es decir, la persona A) deja de ser válida o no es apta para la asignación. Un gestor de flujo de trabajo debe actualizar la configuración de la persona asignada. Para obtener más información sobre estos roles, consulte ¿Cuáles son los diferentes roles asociados con la herramienta Flujos de trabajo ?Impacto
Los flujos de trabajo en ejecución no se ven afectados de inmediato. Según la configuración y la sincronización del acceso o los cambios de permiso , el sistema puede bloquear el acceso o enviar notificaciones de vencimiento. Los Flujos de trabajo que utilizan "El primero en responder decide" pueden continuar con normalidad. Sin embargo, debe corregir la configuración incorrecta de la persona asignada antes de iniciar nuevos flujos de trabajo.
Resolución
Para resolver este desafío, un gestor de flujo de trabajo puede:
- Edición masiva de personas asignadas: vaya a la configuración de persona asignada del flujo de trabajo y use la función de edición masiva para eliminar la persona asignada incorrecta y añadir una nueva persona asignada. Esto actualiza a la persona asignada sobre los flujos de trabajo en ejecución que no han llegado al paso del flujo de trabajo.
- Edición y reinicio manuales: vaya a la configuración de la persona asignada al flujo de trabajo , elimine las persona asignada no válidas y, a continuación, reinicie manualmente los flujos de trabajo activos afectados.
Flujos de trabajo bloqueados
Escenario
Un flujo de trabajo se detiene si un paso comienza sin personas asignadas disponibles o elegibles. Esto sucede si:
- Un administrador elimina el perfil de usuario de las personas persona asignada al flujo de trabajo de la herramienta Directorio o cambia el acceso o los permisos de la persona asignada antes de que el flujo de trabajo llegue al paso afectado.
- El paso del flujo de trabajo está asignado a un rol (como un contacto de la factura) en Procore, pero el campo "Contacto de la factura" está vacío en el contrato.
Ejemplo
Cuando se utiliza un flujo de trabajo para aprobar una factura, el rol "Contacto de la factura" debe asignarse a un usuario elegible en el contrato de la factura. Si no se asigna a nadie este rol cuando el flujo de trabajo de la factura llega a este paso, el flujo de trabajo se detiene.Impacto
- El flujo de trabajo se detiene inmediatamente.
- Aparece un mensaje de error de asignación requerida , acompañado de un botón Continuar.
- La plantilla de flujo de trabajo deja de estar disponible temporalmente hasta que se solucione el problema que provoca la instancia bloqueada.
Resolución
Para resolver este desafío, un gestor de flujo de trabajo puede:
- Reasignar persona asignada: use el panel lateral de la instancia de flujo de trabajo específica o edite con la función de asignación masiva para reasignar a una persona válida al paso requerido.
- Eliminar requisito de paso: si el paso ya no es necesario, el gestor de flujo de trabajo puede eliminar el requisito del paso afectado.
- Reintentar asignación: si alguien ha cambiado recientemente el acceso a la herramienta Directorio de una persona asignada o sus permisos, haga clic en Continuar para buscar las personas asignadas disponibles para ese paso.
Notificaciones de atrasos
Escenario
Un paso del flujo de trabajo está atrasado si la persona asignada no llega a la fecha límite o si se ha eliminado su acceso a la herramienta Directorio mientras el paso del flujo de trabajo estaba activo. Esto detiene inmediatamente el flujo de trabajo y el sistema envía una notificación de vencimiento.
Ejemplo
Dado que la persona A, un aprobador obligatorio, fue eliminada de la herramienta Directorio durante el paso de aprobación, el flujo de trabajo se ha atascado y pasará a estar vencido.
Impacto
- El flujo de trabajo permanece atascado hasta que se soluciona el problema de la asignación.
- Las notificaciones de atrasos alertan al gestor de flujo de trabajo , quien entonces toma medidas.
Sugerencia
¿Qué pasa con los flujos de trabajo futuros? Si una persona asignada no tiene los permisos adecuados o pierde el acceso a la herramienta Directorio cuando se está ejecutando un flujo de trabajo , la persona asignada de la plantilla de flujo de trabajo deja de ser válida o no es apta para la asignación. Si esto sucede después de que se inicie un flujo de trabajo , solo se verán afectados los flujos de trabajo en curso.
Resolución
Para resolver este desafío, un gestor de flujo de trabajo puede:
- Reasignar persona asignada: en el flujo de trabajo específico, use el panel lateral o la herramienta de edición masiva para asignar el paso a otra persona que tenga el acceso correcto.
- Eliminar requisito de rol: si la entrada de la persona asignada ya no es necesaria, el gestor de flujo de trabajo puede eliminar el requisito para ese rol.
- Personal de respuesta no requerido: si la persona asignada es un equipo de respuesta requerido para el paso (p. ej., el paso se configuró con "El primero en responder decide"), el flujo de trabajo continúa sin interrupción y no se envía ninguna notificación de atraso.