Guía del usuario de Flujos de trabajo

Primeros pasos

Esta guía de usuario proporciona a los usuarios de Procore información sobre cómo usar la herramienta Flujos de trabajo de Procore para crear y emplear flujos de trabajo de principio a fin.

Algunos de los conceptos incluidos en esta guía son:

¿Qué son los flujos de trabajo? Un flujo de trabajo es un proceso que define una ruta de aprobación única para un elemento en sus proyectos. Por ejemplo, un flujo de trabajo le permite crear pasos para «Aprobar» un elemento (como una factura de subcontratista o un contrato) en Procore. Una plantilla de flujo de trabajo definiría los roles responsables, los grupos y las condiciones para enrutar un elemento a través de ese proceso de aprobación, y ese proceso se adapta a las necesidades únicas y los requisitos específicos del entorno comercial de su empresa.
Cómo migrar de flujos de trabajo heredados a flujos de trabajo de autoservicio. Los flujos de trabajo de autoservicio están reemplazando a los flujos de trabajo heredados creados por el equipo de soluciones personalizadas de Procore. Si anteriormente ha utilizado flujos de trabajo heredados, su empresa deberá actualizar cada herramienta utilizando flujos de trabajo de autoservicio antes de que su empresa pueda crear nuevos flujos de trabajo.
Cómo crear y gestionar plantillas de flujo de trabajo. Aprenda a crear y gestionar sus propias plantillas de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo de la empresa.
Cómo asignar flujos de trabajo a proyectos. Después de crear plantillas de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo , deberá asignarlas a sus proyectos. Esto le brinda la flexibilidad de crear flujos de trabajo que se pueden usar en un solo proyecto o en todos los proyectos.
Cómo configurar flujos de trabajo para usarlos en proyectos. El paso final antes de que un flujo de trabajo esté activo en un elemento. Configure roles, responsabilidades y notificaciones para sus flujos de trabajo.
Cómo ver y responder a un flujo de trabajo. Utilice las plantillas de flujo de trabajo para facilitar el proceso de aprobación de sus elementos.

Flujos de trabajo

Bienvenido a la herramienta Flujos de trabajo empresa. Con los Flujos de trabajo, los usuarios pueden crear sus propias rutas de aprobación para los elementos de Procore.

¿Qué es un flujo de trabajo personalizado?

Ejemplo

La siguiente imagen muestra un ejemplo de cómo podría ser un flujo de trabajo personalizado publicado para facturas de subcontratistas. Los pasos y condiciones del flujo de trabajo de trabajo pueden ser diferentes en su entorno.

¿Qué herramientas de Procore son compatibles con la herramienta Flujos de trabajo?

Herramientas admitidas

Instalación y configuración

La transición del motor de flujo de trabajo heredado al motor de autoservicio no está completa hasta que se activa la actualización a través de la página de configuración de los Flujos de trabajo. Sin embargo, permite a los usuarios instalar y configurar sus propias plantillas de flujo de trabajo personalizadas antes de actualizar completamente su versión de flujo de trabajo. Las plantillas de flujo de trabajo no se pueden aplicar a los elementos (contratos y facturas) hasta que se actualice la versión del flujo de trabajo en los ajustes de configuración de Flujos de trabajo.

Consulte los pasos en la sección "Habilitar los Flujos de trabajo de autoservicio" cuando esté listo para actualizar.

Plantillas de flujo de trabajo de inicio rápido

¿Qué son las plantillas de flujo de trabajo de inicio rápido?

Las plantillas de flujo de trabajo de inicio rápido son plantillas de flujo de trabajo preconfiguradas para las herramientas financieras de Procore. Estas plantillas se diseñaron según las buenas prácticas del sector.

Puede personalizarlos para satisfacer las necesidades específicas de su empresa cambiando los estados, los nombres de los pasos y más. Consulte Editar una plantilla de flujo de trabajo.

¿Cómo obtengo plantillas de inicio rápido en la cuenta de mi empresa?

Las plantillas de flujo de trabajo de inicio rápido están disponibles automáticamente en la herramienta Flujos de trabajo de su empresa para todos los clientes de Estados Unidos, Australia, Nueva Zelanda, Canadá, Gran Bretaña e Irlanda.

Aparecen junto a cualquier flujo de trabajo personalizado que ya esté creado dentro de su cuenta, y están etiquetados con "Atención al cliente" para indicar que fueron creados por Procore.

¿Qué sucede si no deseo utilizar las plantillas de inicio rápido?

Puede archivar cualquier plantilla de inicio rápido que no desee utilizar haciendo clic en el botón "Archivar" junto a la plantilla. Consulte Archivar una plantilla de flujo de trabajo.

¿La adición de plantillas de inicio rápido afecta a mis plantillas de flujo de trabajo personalizadas existentes?

No, las plantillas personalizadas existentes no se ven afectadas.

Crear una plantilla de flujo de trabajo

Objetivo

Crear una plantilla de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo de trabajo de la empresa.

Temas a considerar

Permisos de usuario necesarios:
- Para ver, crear o editar una plantilla de flujo de trabajo:
  - Permisos 'Administrador' en la herramienta Flujos de trabajo de trabajo de la empresa.
    OR
  - Permisos de nivel "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Flujos de trabajo de trabajo de la empresa con los permisos permisos pormenorizados "Ver plantillas de flujo de trabajo" y "Crear y editar plantillas de flujo de trabajo" habilitados en su plantilla de permisos.
Los clientes que utilizan Procore en inglés también pueden elegir entre una selección de plantillas de flujo de trabajo de inicio rápido rellenadas previamente para herramientas financieras. Estas plantillas se pueden utilizar tal cual o se pueden editar para satisfacer las necesidades de su empresa. Las plantillas de flujos de trabajo de inicio rápido no están disponibles fuera de las regiones de habla inglesa en este momento.

Pasos

Añadir un flujo de trabajo

Vaya a la herramienta Flujos de trabajo de nivel de empresa.
Haga clic en Crear.
Esto abre el cuadro de diálogo "Añadir un flujo de trabajo".
Introduzca un Nombre para el flujo de trabajo.
Seleccione la herramienta para el flujo de trabajo en el menú Herramienta.

Nota
Algunas herramientas de Procore deben estar habilitadas para aparecer como una selección en esta lista. Para obtener una lista de las herramientas disponibles, consulte ¿Qué herramientas de Procore son compatibles con los Flujos de trabajo?
Haga clic en Crear.
Procore abre el generador de flujo de trabajo y crea un primer paso "Sin título" para usted.

Actualizar el primer paso en el flujo de trabajo

Comience seleccionando el tipo de paso (Paso de respuesta, Paso de condición) que utilizará al inicio del flujo de trabajo.
Siga las instrucciones para el tipo de paso seleccionado:

Añadir un paso de respuesta a un flujo de trabajo

Introduzca la siguiente información en la sección Información general :
- Nombre del paso. Introduzca un nombre para el paso.
- Tipo. Seleccione el paso de respuesta.
- Estado del artículo. Introduzca el estado del elemento que se asociará con este paso del flujo de trabajo.
- Días para finalizar. Introduzca el número de días que el «Grupo responsable» tiene para completar el paso del flujo de trabajo. A continuación, seleccione Días naturales o Días hábiles en la lista desplegable. Una vez que pasa el número de días establecido, Procore envía un correo electrónico de recordatorio hasta que se complete el paso.
- Opcional: Destinatarios de la notificación. Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automatizada cuando el paso del flujo de trabajo de trabajo NO se complete dentro del número de días especificado en Días para completar. Los destinatarios nombrados aquí también recibirán un correo electrónico cuando se complete el paso del flujo de trabajo de trabajo. Los grupos predeterminados incluyen:
  - Administrador de flujo de trabajo. Un administrador de flujo de trabajo es un usuario de Procore que debe designarse a un proyecto.
  - Creador de elementos. Un creador de elementos es un usuario de Procore que ha creado el elemento en un proyecto.
  - Grupo de distribución. Después de publicar este flujo de trabajo y asignarlo a un proyecto, puede definir diferentes miembros del grupo al configurar el flujo de trabajo en el nivel de proyecto.
  - Todos los usuarios del proyecto de la empresa. Todos los usuarios del proyecto de la empresa del creador del elemento que están asignados al proyecto reciben una notificación automáticamente cuando selecciona Empresa del creador del elemento en la lista de destinatario de la notificación.

Añadir personas asignadas

Complete la sección Asignados :
- Tipo de decisión. Seleccione uno de los tipos de decisión predeterminados para el paso. Esta configuración también determinará qué opciones de requisitos de respuesta están disponibles.
  - El primer interviniente decide.
  - El personal de respuesta múltiple decide.
    - Solo el personal de respuesta requerido decide. Marque esta casilla si desea que la decisión final sobre el paso sea determinada solo por el personal de respuesta en funciones con uno o todos los miembros obligados a responder.
Haga clic en Gestionar personas asignadas.
Puede gestionar las personas asignadas según el tipo de persona asignada al Rol de proyecto o al Rol personalizado . Según el método de configuración de persona asignada , siga las instrucciones pertinentes:
- Personas asignadas a roles de proyecto:
  No se requieren actualizaciones manuales para gestionar personas asignadas individuales.
  Las personas asignadas se rellenan automáticamente en cada paso del flujo de trabajo según los roles de proyecto asignados desde el directorio del proyecto.
  Importante: Asegúrese de que los roles de directorio del proyecto estén correctamente asignados y actualizados. Consulte ¿Cómo asignar automáticamente roles de proyecto a los pasos del flujo de trabajo ? para más detalles.
1. Crear roles de proyecto dentro de la herramienta Administrador de la empresa. Aprende cómo →
2. Asignar roles de proyecto en la herramienta Directorio del proyecto. Aprende cómo →
3. Configurar una plantilla de flujo de trabajo en el nivel de empresa. Al configurar cada paso del flujo de trabajo , seleccione los roles de proyecto relevantes que desea asignar a ese paso.
4. Para cualquier proyecto al que esté asignada la plantilla, las personas asociadas con esos roles de proyecto se completarán automáticamente en cada paso del flujo de trabajo de acuerdo con la configuración de la plantilla de flujo de trabajo a nivel de empresa.
5. Asegúrese de que todos los miembros enumerados en el directorio del proyecto tengan los permisos adecuados necesarios para los elementos dentro de cada herramienta y los permisos de flujo de trabajo correctos.
6. Para completar la configuración, sigue siendo necesario configurar manualmente Workflow Manager para cada plantilla de proyecto por herramienta. Este paso es necesario porque el directorio del proyecto se gestiona por proyecto y el gestor de flujo de trabajo puede variar según la herramienta.
- Personas asignadas a roles personalizados:
  1. Haga clic en Gestionar personas asignadas en los detalles del paso en la sección Personas asignadas.
  2. Haga clic en Editar miembros junto al rol personalizado.
  3. Seleccione usuarios de los miembros disponibles del directorio del proyecto.
    Nota: Cada rol personalizado en un paso del flujo de trabajo debe tener al menos un usuario asignado.
  4. (Opcional) Si el tipo de decisión es Decisión de múltiples respondedores, puede establecer el requisito de cada miembro utilizando el campo ¿Está obligado a responder? lista desplegable.
  5. Haga clic en Hecho para confirmar las actualizaciones de la persona asignada.
  6. Haga clic en Guardar para finalizar los cambios.
    Nota: Si falta información en algún campo obligatorio, aparecerá un banner en la parte superior del visor de flujo de trabajo. Haga clic en Mostrar detalles para ver qué paso necesita actualizarse.

Nota

También puede asignar roles de proyecto de forma masiva desde el directorio de empresa.

Añadir respuestas

Una vez que se han determinado los roles de las persona asignada para el paso, el siguiente paso es añadir respuestas. Las opciones disponibles al añadir respuestas están determinadas por el tipo de decisión del paso y si se requiere o no algún respondedor.

Los pasos para añadir respuestas están separados por tipo de decisión. Siga los pasos para el tipo de decisión seleccionado en el paso.

El personal de primera respuesta decide: Mostrar/Ocultar
- En la tarjeta Respuestas de la configuración del paso, haga lo siguiente:
  - Si la respuesta es. Seleccione una (1) o más respuestas en el menú desplegable.
  - Vaya al paso. Seleccione el siguiente paso en el flujo de trabajo si esta respuesta es la decisión final del paso.
- Opcional: Haga clic en Añadir respuesta para crear respuestas adicionales y completar la información anterior según sea necesario.

Varios respondedores deciden: mostrar/ocultar
- En la tarjeta Respuestas de la configuración del paso, haga lo siguiente:
- Si Solo los respondedores requeridos deciden ES marcado:
  - Si es necesario, el personal de respuesta decide. Seleccione una (1) o más respuestas en el menú desplegable.
  - Vaya al paso. Seleccione el siguiente paso en el flujo de trabajo si esta respuesta es la decisión final del paso.
- Si solo el personal de respuesta requerido decide que NO está marcado:
  - Si todos los respondedores deciden. Seleccione una (1) o más respuestas en el menú desplegable.
  - Vaya al paso. Seleccione el siguiente paso en el flujo de trabajo si esta respuesta es la decisión final del paso.
- Opcional: Haga clic en Añadir respuesta para crear respuestas adicionales y completar la información anterior según sea necesario.

Para añadir más tipos de pasos, consulte:

Añadir un paso de condición a un flujo de trabajo

Los pasos de condición permiten enrutar una ruta de flujo de trabajo de trabajo de manera diferente dependiendo de si se cumplen las condiciones del paso. Para crear un paso de condición, siga las instrucciones a continuación.

Introduzca la siguiente información en la sección Información general :
- Nombre del paso. Introduzca un nombre para el paso.
- Tipo. Seleccione Paso de condición.
- Cuándo. Seleccione la primera parte de la hipótesis en el enunciado condicional. Existen diferentes declaraciones condicionales para cada herramienta. Consulte Declaraciones condicionales por herramienta.
  - Mayor que. Si su organización requiere firmas adicionales para importes superiores o iguales a un importe especificado, deberá elegir esta opción e introducir un importe en el campo de la derecha.
    OR
  - Menor que. Si desea que el paso funcione cuando la hipótesis es menor que un número especificado.
  - Is. Si desea que el paso funcione cuando se selecciona un determinado campo para un campo personalizado.
  - Está comprobado. Si desea que el paso funcione cuando se marca la casilla de verificación de un campo personalizado.
  - Contiene cualquiera de. Si desea que el paso funcione cuando se eligen una o más opciones de selección múltiple para un campo personalizado.
- A continuación. Seleccione un paso de la lista desplegable o cree uno nuevo haciendo clic en el botón Añadir paso.
- De lo contrario. Seleccione un paso de la lista desplegable o cree uno nuevo haciendo clic en el botón Añadir paso . Este es el siguiente paso del flujo de trabajo si NO se cumplen las condiciones del paso actual.
Elija entre estas opciones:
- Cancelar. Haga clic en este botón para descartar cualquier cambio que haya realizado.
- Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión de flujo de trabajo "Borrador" numerada. Elija esta opción cuando aún esté trabajando en la creación de su flujo de trabajo.
  O
- Guardar y publicar. Haga clic en este botón para crear una versión recién publicada del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando esté listo para asignar su flujo de trabajo a un proyecto.

Declaraciones condicionales por herramienta

Cambios en el presupuesto... Mostrar/Ocultar

Condición	Definición
Importe de cambio de presupuesto	El total de todos los valores de las partida de ajuste del cambio de presupuesto "Para" y "De".
Importe de ajuste	La suma de los importes positivos de la partida de ajuste O el valor absoluto de los importes negativos de la partida de ajuste. El mayor valor absoluto se utilizará para determinar el resultado del paso de condición.

Pedidos... Mostrar/Ocultar

Condición	Definición	Ejemplo
Importe del contrato original	El importe total del SOV del contrato que se está aprobando.	Un flujo de trabajo debe seguir diferentes rutas de aprobación dependiendo de la cantidad del contrato que se está aprobando.
Cantidad total de objetos de coste aprobados	El importe total del SOV de los Pedidos "Aprobados", las Órdenes de Cambio de Compromiso y Costes directos del proyecto. La cantidad de SOV del elemento del flujo de trabajo de trabajo se incluye en el total. Fórmula... Mostrar/Ocultar Pedidos aprobados + CCO aprobados + Costes directos aprobados = Importe total de objetos de coste aprobados	Enrute la ruta de ruta de aprobación del flujo de trabajo cuando el importe total de otros contratos aprobados, órdenes de cambio y costes directos estén por encima o por debajo de un importe especificado.
Cantidad total de todos los objetos de coste	La cantidad total de SOV de todos los Pedidos 'Aprobados' y 'Pendientes', Órdenes de Cambio de Compromiso y Costes directos del proyecto. La cantidad de SOV del elemento del flujo de trabajo de trabajo se incluye en el total. Fórmula... Mostrar/Ocultar Pedidos Aprobados y Pendientes + CCOs Aprobados y Pendientes + Costes directos Aprobados y Pendientes = Importe Total de Todos los Objetos de Coste	Enrutar la ruta de ruta de aprobación del flujo de trabajo cuando el importe total de otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costes directos de cualquier estado están por encima o por debajo de un importe especificado
Importe por encima del presupuesto en objetos de coste aprobados	El importe total de la columna designada del proyecto restado del importe total combinado de todos los Pedidos, órdenes de cambio de pedido y Costes directos"aprobados". Fórmula... Mostrar/Ocultar Pedidos aprobados + CCO aprobados + Costes directos aprobados - Importe total del presupuesto = Importe por encima del presupuesto en objetos de coste aprobados	Enrute la ruta de ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que se está aprobando y otros contratos, órdenes de cambio y costos directos ya aprobados van a llevar su proyecto por encima del presupuesto por una cantidad específica.*
Importe por encima del presupuesto en todos los objetos de coste	El importe total del presupuesto del proyecto se resta del importe total combinado de todos los Pedidos "aprobados" y "pendientes", órdenes de cambio de compromiso y Costes directos. Fórmula... Mostrar/Ocultar Pedidos Aprobados y Pendientes + CCOs Aprobados y Pendientes + Costes directos Aprobados y Pendientes - Importe Total del Presupuesto = Importe por encima del Presupuesto en Todos los Objetos de Coste	Enrute la ruta de ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que se está aprobando y otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos directos van a llevar su proyecto por encima del presupuesto por una cantidad específica.*
% del presupuesto asignado a los objetos de coste aprobados	El porcentaje del importe total del presupuesto del proyecto utilizado por el importe total combinado de Pedidos "Aprobados", Órdenes de Cambio de Compromiso y Costes directos. Fórmula... Mostrar/Ocultar (Pedidos aprobados + CCO aprobados + Costes directos aprobados) ÷ Importe total del presupuesto = % del presupuesto asignado a los objetos de coste aprobados	Enrute la ruta de ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que se está aprobando y otros contratos, órdenes de cambio y costos directos ya aprobados van a llevar su proyecto por encima del presupuesto en un porcentaje específico. *
% del presupuesto asignado a todos los objetos de coste	El porcentaje del importe total del presupuesto del proyecto utilizado por el importe total combinado de todos los Pedidos 'Aprobados' y 'Pendientes', Órdenes de Cambio de Compromiso y Costes directos. Fórmula... Mostrar/Ocultar (Pedidos Aprobados y Pendientes + CCOs Aprobados y Pendientes + Costes directos Aprobados y Pendientes) ÷ Importe Total del Presupuesto = % del Presupuesto Asignado a Todos los Objetos de Coste	Enrute la ruta de ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que se está aprobando y otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos directos van a llevar su proyecto por encima del presupuesto en un porcentaje específico.*
Campos personalizados (selección única, selección múltiple o casilla de verificación) Nota: Los campos de selección única y selección múltiple deben estar marcados como Obligatorio* en la.* Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.	Mueva el flujo de trabajo en función del valor del campo personalizado configurado en el generador de plantillas de flujo de trabajo de trabajo.	Enrute la ruta de ruta de aprobación del flujo de trabajo de trabajo en función de un campo personalizado de "Tipo de contrato" o "Edificio #". Si el "Edificio #" es 2, dirija el flujo de trabajo a John. Si el "Edificio #" es 1, dirija el flujo de trabajo a Susan.
beta Valor de código de importe por encima del presupuesto para los objetos de coste aprobados	La diferencia entre los importes aprobados asociados (Pedidos, Órdenes de cambio de pedido, Costes directos) con cada uno de los códigos de presupuesto incluidos en el desglose de partidas del elemento y el importe presupuestado revisado del código de presupuesto.	El flujo de trabajo se enrutará dependiendo de si la aprobación del elemento hará que algún código de presupuesto asociado con el elemento supere el importe establecido.
beta Valor de código de importe por encima del presupuesto para todos los objetos de coste	La diferencia entre los importes aprobados, pendientes y revisados asociados (Pedidos, órdenes de cambio de pedido, Costes directos) con los códigos de presupuesto incluidos en el desglose de partidas del elemento y el importe presupuestado revisado del código de presupuesto.	El flujo de trabajo se enrutará dependiendo de si la aprobación del elemento hará que algún código de presupuesto asociado con el elemento supere el importe establecido.
beta Porcentaje de costes aprobados de los valores de código de presupuesto presupuestados	El porcentaje del importe presupuestado revisado para los importes de código de presupuesto incluidos en el desglose de partidas del elemento de flujo de trabajo en todos los elementos de coste aprobados.	El flujo de trabajo se enrutará en función de si los valores del código de presupuesto del desglose de partidas del elemento de flujo de trabajo en todos los elementos aprobados están por encima o por debajo de un porcentaje definido del importe presupuestado revisado de los códigos de presupuesto.
beta Porcentaje de todos los costes de los valores de código de presupuesto presupuestados	El porcentaje del importe presupuestado revisado para los importes de código de presupuesto incluidos en el desglose de partidas del elemento de flujo de trabajo en todos los elementos aprobados, pendientes y revisados.	El flujo de trabajo se enrutará en función de si los valores del código de presupuesto del desglose de partidas del elemento de flujo de trabajo en todos los elementos aprobados, pendientes y revisados están por encima o por debajo de un porcentaje definido del importe presupuestado revisado de los códigos de presupuesto.

Órdenes de cambio de pedido... Mostrar/Ocultar

Condición	Definición	Ejemplo
Importe	El importe total del SOV de la orden de cambio que se está aprobando.	Un flujo de trabajo debe seguir diferentes rutas de aprobación dependiendo de la cantidad del contrato que se está aprobando.
Cantidad total de objetos de coste aprobados	El importe total del SOV de los Pedidos "Aprobados", las Órdenes de Cambio de Compromiso y Costes directos del proyecto. La cantidad de SOV del elemento del flujo de trabajo de trabajo se incluye en el total. Fórmula... Mostrar/Ocultar Pedidos aprobados + CCO aprobados + Costes directos aprobados = Importe total de objetos de coste aprobados	Enrute la ruta de ruta de aprobación del flujo de trabajo cuando el importe total de otros contratos aprobados, órdenes de cambio y costes directos sea superior o inferior a un importe especificado.
Cantidad total de todos los objetos de coste	La cantidad total de SOV de todos los Pedidos 'Aprobados' y 'Pendientes', Órdenes de Cambio de Compromiso y Costes directos del proyecto. La cantidad de SOV del elemento del flujo de trabajo de trabajo se incluye en el total. Fórmula... Mostrar/Ocultar Pedidos Aprobados y Pendientes + CCOs Aprobados y Pendientes + Costes directos Aprobados y Pendientes = Importe Total de Todos los Objetos de Coste	Enrutar la ruta de ruta de aprobación del flujo de trabajo cuando el importe total de otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costes directos de cualquier estado están por encima o por debajo de un importe especificado
Importe por encima del presupuesto en objetos de coste aprobados	El importe total de la columna designada del proyecto restado del importe total combinado de todos los Pedidos, órdenes de cambio de pedido y Costes directos"aprobados". Fórmula... Mostrar/Ocultar Pedidos aprobados + CCO aprobados + Costes directos aprobados - Importe total del presupuesto = Importe por encima del presupuesto en objetos de coste aprobados	Enrute la ruta de ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que se está aprobando y otros contratos, órdenes de cambio y costos directos ya aprobados van a llevar su proyecto por encima del presupuesto por una cantidad específica.*
Importe por encima del presupuesto en todos los objetos de coste	El importe total del presupuesto del proyecto se resta del importe total combinado de todos los Pedidos "aprobados" y "pendientes", órdenes de cambio de compromiso y Costes directos. Fórmula... Mostrar/Ocultar Pedidos Aprobados y Pendientes + CCOs Aprobados y Pendientes + Costes directos Aprobados y Pendientes - Importe Total del Presupuesto = Importe por encima del Presupuesto en Todos los Objetos de Coste	Enrute la ruta de ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que se está aprobando y otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos directos van a llevar su proyecto por encima del presupuesto por una cantidad específica.*
% del presupuesto asignado a los objetos de coste aprobados	El porcentaje del importe total del presupuesto del proyecto utilizado por el importe total combinado de Pedidos "Aprobados", Órdenes de Cambio de Compromiso y Costes directos. Fórmula... Mostrar/Ocultar (Pedidos aprobados + CCO aprobados + Costes directos aprobados) ÷ Importe total del presupuesto = % del presupuesto asignado a los objetos de coste aprobados	Enrute la ruta de ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que se está aprobando y otros contratos, órdenes de cambio y costos directos ya aprobados van a llevar su proyecto por encima del presupuesto en un porcentaje específico. *
% del presupuesto asignado a todos los objetos de coste	El porcentaje del importe total del presupuesto del proyecto utilizado por el importe total combinado de todos los Pedidos 'Aprobados' y 'Pendientes', Órdenes de Cambio de Compromiso y Costes directos. Fórmula... Mostrar/Ocultar (Pedidos Aprobados y Pendientes + CCOs Aprobados y Pendientes + Costes directos Aprobados y Pendientes) ÷ Importe Total del Presupuesto = % del Presupuesto Asignado a Todos los Objetos de Coste	Enrute la ruta de ruta de aprobación del flujo de trabajo si el contrato que se está aprobando y otros contratos pendientes o aprobados, órdenes de cambio y costos directos van a llevar su proyecto por encima del presupuesto en un porcentaje específico.*
Campos personalizados (selección única, selección múltiple o casilla de verificación) Nota: Los campos de selección única y selección múltiple deben estar marcados como Obligatorio* en el conjunto de campos.* Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.	Mueva el flujo de trabajo en función del valor del campo personalizado configurado en el generador de plantillas de flujo de trabajo de trabajo.	Enrute la ruta de ruta de aprobación del flujo de trabajo de trabajo en función de un campo personalizado de "Tipo de contrato" o "Edificio #". Si el "Edificio #" es 2, dirija el flujo de trabajo a John. Si el "Edificio #" es 1, dirija el flujo de trabajo a Susan.
beta Valor de código de importe por encima del presupuesto para los objetos de coste aprobados	La diferencia entre los importes aprobados asociados (Pedidos, Órdenes de cambio de pedido, Costes directos) con cada uno de los códigos de presupuesto incluidos en el desglose de partidas del elemento y el importe presupuestado revisado del código de presupuesto.	El flujo de trabajo se enrutará dependiendo de si la aprobación del elemento hará que algún código de presupuesto asociado con el elemento supere el importe determinado en la plantilla de flujo de trabajo.
beta Valor de código de importe por encima del presupuesto para todos los objetos de coste	La diferencia entre los importes aprobados, pendientes y revisados asociados (Pedidos, órdenes de cambio de pedido, Costes directos) con los códigos de presupuesto incluidos en el desglose de partidas del elemento y el importe presupuestado revisado del código de presupuesto.	El flujo de trabajo se enrutará dependiendo de si la aprobación del elemento hará que algún código de presupuesto asociado con el elemento supere el importe establecido.
beta Porcentaje de costes aprobados de los valores de código de presupuesto presupuestados	El porcentaje del importe presupuestado revisado para los importes de código de presupuesto incluidos en el desglose de partidas del elemento de flujo de trabajo en todos los elementos de coste aprobados.	El flujo de trabajo se enrutará en función de si los valores del código de presupuesto del desglose de partidas del elemento de flujo de trabajo en todos los elementos aprobados están por encima o por debajo de un porcentaje definido del importe presupuestado revisado de los códigos de presupuesto.
beta Porcentaje de todos los costes de los valores de código de presupuesto presupuestados	El porcentaje del importe presupuestado revisado para los importes de código de presupuesto incluidos en el desglose de partidas del elemento de flujo de trabajo en todos los elementos aprobados, pendientes y revisados.	El flujo de trabajo se enrutará en función de si los valores del código de presupuesto del desglose de partidas del elemento de flujo de trabajo en todos los elementos aprobados, pendientes y revisados están por encima o por debajo de un porcentaje definido del importe presupuestado revisado de los códigos de presupuesto.

Correspondencia/Herramientas personalizadas... Mostrar/Ocultar

Condición	Definición
Valor de impacto en los costes	La cantidad introducida en el campo "Impacto de los costes" en el elemento de correspondencia.
Campos personalizados (selección única, selección múltiple o casilla de verificación) Nota: Los campos de selección única y selección múltiple deben estar marcados como Obligatorio* en el conjunto de campos.* Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.	Mueva el flujo de trabajo en función del valor del campo personalizado configurado en el generador de plantillas de flujo de trabajo de trabajo.

Facturas de propietario... Mostrar/Ocultar

Condición	Definición
Importe neto facturado en este período	El importe facturado antes de impuestos.
Importe bruto de la factura en este período	El importe facturado después de impuestos.

Contratos principales... Mostrar/Ocultar

Condición	Definición	Ejemplo
Importe del contrato original	El importe total del SOV del contrato que se está aprobando.	Un flujo de trabajo debe seguir diferentes rutas de aprobación dependiendo de la cantidad del contrato que se está aprobando.
Campos personalizados (selección única, selección múltiple o casilla de verificación) Nota: Los campos de selección única y selección múltiple deben estar marcados como Obligatorio* en el conjunto de campos.* Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.	Mueva el flujo de trabajo en función del valor del campo personalizado configurado en el generador de plantillas de flujo de trabajo de trabajo.	Enrute la ruta de ruta de aprobación del flujo de trabajo de trabajo en función de un campo personalizado de "Tipo de contrato" o "Edificio #". Si el "Edificio #" es 2, dirija el flujo de trabajo a John. Si el "Edificio #" es 1, dirija el flujo de trabajo a Susan.

Órdenes de cambio de contrato principal... Mostrar/Ocultar

Condición	Definición	Ejemplo
Importe	El importe total del SOV de la orden de cambio que se está aprobando.	Un flujo de trabajo debe seguir diferentes rutas de aprobación dependiendo de la cantidad del contrato que se está aprobando.
Campos personalizados (selección única, selección múltiple o casilla de verificación) Nota: Los campos de selección única y selección múltiple deben estar marcados como Obligatorio* en el conjunto de campos.* Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.	Mueva el flujo de trabajo en función del valor del campo personalizado configurado en el generador de plantillas de flujo de trabajo de trabajo.	Enrute la ruta de ruta de aprobación del flujo de trabajo de trabajo en función de un campo personalizado de "Tipo de contrato" o "Edificio #". Si el "Edificio #" es 2, dirija el flujo de trabajo a John. Si el "Edificio #" es 1, dirija el flujo de trabajo a Susan.

Facturas de subcontratista... Mostrar/Ocultar

Condición	Definición
Importe bruto	El importe bruto facturado en la factura con la retención aplicada.
Cantidad de materiales almacenados	El importe facturado por los materiales almacenados en la factura.
Importe neto	El importe neto facturado en la factura con la retención aplicada.
Valor de Compromiso Original	El importe original del contrato de pedido antes de cualquier cambio, ajuste o enmienda.
Importe liberado de retención	El importe de retención liberado en la factura.
Retención total liberada	El porcentaje de retención liberado hasta la fecha.
Total completado y almacenado a la fecha	El porcentaje de trabajo completado y los materiales almacenados hasta la fecha.
Campos personalizados (selección única, selección múltiple o casilla de verificación) Nota: Los campos de selección única y selección múltiple deben estar marcados como Obligatorio* en el conjunto de campos.* Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.	Mueva el flujo de trabajo en función del valor del campo personalizado configurado en el generador de plantillas de flujo de trabajo de trabajo.
Campos personalizados del pedido principal (Selección única, Selección múltiple o casilla de verificación) Nota: Los campos de selección única y selección múltiple deben marcarse como obligatorios* en ambos conjuntos de campos para órdenes de compra y contratos de subcontratista.* Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.	Mueva el flujo de trabajo según el valor del campo personalizado, en el pedido principal según lo configurado en el generador de plantillas de flujo de trabajo.

* Las declaraciones condicionales vinculadas al presupuesto del proyecto se basan en el importe total de la columna de presupuesto seleccionada en la vista de presupuesto de informes personalizados ubicada en la herramienta Administrador de nivel de empresa. Consulte Configurar una vista de presupuesto para informes personalizados.

Para obtener instrucciones sobre cómo añadir tipos de pasos adicionales:

Añadir un paso final (correcto) a un flujo de trabajo

Un paso de finalización define el final de un flujo de trabajo. Un paso de finalización indica que el flujo de trabajo se ha completado.

Haga clic en el icono adjunto a un paso existente en el generador flujo de trabajo de trabajo y elija Finalizar paso (Correcto).
Introduzca la siguiente información en la sección Información general :
- Nombre del paso. Introduzca un nombre para el paso.
- Estado del artículo. Seleccione el estado apropiado que indique que se completó con éxito. Las opciones de estado varían según la herramienta.
- Opcional: Destinatarios de la notificación. Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando se complete el paso del flujo de trabajo de trabajo. Los grupos predeterminados incluyen:
  - Administrador de flujo de trabajo. Un administrador de flujo de trabajo es un usuario de Procore que debe designarse a un proyecto.
  - Creador de elementos. Un creador de elementos es un usuario de Procore que ha creado el elemento en un proyecto.
  - Grupo de distribución. Después de publicar este flujo de trabajo y asignarlo a un proyecto, puede definir diferentes miembros del grupo al configurar el flujo de trabajo en el nivel de proyecto.

Elija entre estas opciones:
- Cancelar. Haga clic en este botón para descartar cualquier cambio que haya realizado.
- Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión 'Borrador' numerada del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando todavía esté trabajando en la creación de su flujo de trabajo.
  OR
- Guardar y publicar. Haga clic en este botón para crear una versión recién publicada del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando esté listo para asignar su flujo de trabajo a un proyecto.

Para obtener instrucciones sobre cómo añadir tipos de pasos adicionales:

Añadir un paso final (sin éxito) a un flujo de trabajo

Haga clic en el icono adjunto a un paso existente en el generador flujo de trabajo de trabajo y elija Finalizar paso (Sin éxito).
Introduzca la siguiente información en la sección Información general :
- Nombre del paso. Introduzca un nombre para el paso.
- Estado del artículo. Seleccione el estado apropiado que indique que no se completó correctamente. Las opciones de estado varían según la herramienta.
- Opcional: Destinatarios de la notificación. Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando se complete el paso del flujo de trabajo de trabajo. Los grupos predeterminados incluyen:
  - Administrador de flujo de trabajo. Un administrador de flujo de trabajo es un usuario de Procore que debe designarse a un proyecto.
  - Creador de elementos. Un creador de elementos es un usuario de Procore que ha creado el elemento en un proyecto.
  - Grupo de distribución. Después de publicar este flujo de trabajo y asignarlo a un proyecto, puede definir diferentes miembros del grupo al configurar el flujo de trabajo en el nivel de proyecto.

Para obtener instrucciones sobre cómo añadir tipos de pasos adicionales:

Guardar una plantilla de flujo de trabajo

Las siguientes opciones están disponibles para guardar la plantilla de flujo de trabajo:

Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión 'Borrador' numerada del flujo de trabajo. Al hacer clic en Guardar como borrador , no se cerrará el generador flujo de trabajo de trabajo, por lo que puede guardar su trabajo sobre la marcha. Los borradores flujo de trabajo de trabajo no se pueden utilizar en los proyectos.
OR
Guardar y publicar. Haga clic en este botón para crear una versión recién publicada del flujo de trabajo. Los flujos de trabajo publicados se pueden utilizar en proyectos.
OR
Cancelar. Haga clic en este botón para descartar cualquier cambio que haya realizado.

Consulte también

Asignar plantillas de flujo de trabajo a proyectos

Una vez que sus flujos de trabajo estén publicados, el siguiente paso es asignarlos a un proyecto para que puedan ser configurados. Los siguientes pasos le mostrarán cómo asignar plantillas de flujo de trabajo a proyectos en la herramienta Flujos de trabajo de la empresa.

Vaya a la herramienta Flujos de trabajo de trabajo de la empresa.
En la tabla «Flujos de trabajo», localice la versión que desea publicar.
Haga clic en el hipervínculo en la columna "Proyectos asignados".
En el cuadro de diálogo «Asignar proyectos», haga lo siguiente:
- Para seleccionar todos los proyectos activos en la cuenta de su empresa, marque la casilla de verificación Seleccionar todo.
- Para buscar proyectos individuales, comience a escribir el nombre del proyecto en el cuadro Buscar. A continuación, marque las casilla que correspondan a los proyectos deseados.
Haga clic en Actualizar.

Asignar una plantilla de flujo de trabajo a nuevos proyectos

Una plantilla flujo de trabajo de trabajo se puede asignar automáticamente a todos los proyectos nuevos, por lo que no será necesario hacerlo cada vez que se cree un proyecto nuevo.

Vaya a la herramienta Flujos de trabajo de trabajo de la empresa.
En la tabla «Flujos de trabajo», localice la versión que desea asignar a todos los nuevos proyectos.
Pase el ratón por encima del espacio en la columna «Asignar a nuevos proyectos».
Haga clic en Asignar.
Aparecerá una marca de marca de verificación que muestra que se ha asignado a todos los proyectos nuevos.
Nota: Haga clic en la marca de verificación para dejar de asignar la plantilla a nuevos proyectos automáticamente.

Configurar plantillas de flujo de trabajo en proyectos

Una vez que las plantillas de flujo de trabajo se asignan a los proyectos, deben configurarse con los ajustes de una herramienta individual. Este es el proceso en el que los pasos del flujo de trabajo se asignan a usuarios específicos y se establece la cantidad de días que tienen para responder. También será necesario establecer un flujo de trabajo predeterminado para la herramienta a la que está asociado antes de que pueda aplicarse y utilizarse para aprobar un elemento.

Objetivo

Para configurar una plantilla flujo de trabajo en una herramienta.

Contexto

Una vez que se publica una plantilla de flujo de trabajo de trabajo y se asigna a un proyecto, deberá configurarse en el proyecto antes de que pueda usarse. La configuración incluye asignar a una persona para que actúe como "Administrador del flujo de trabajo" y asignar los grupo de distribución y los asignados apropiados a su flujo de trabajo. También se debe establecer una plantilla específica como "Predeterminada" para la herramienta antes de que se pueda utilizar.

Temas a considerar

Permisos de usuario necesarios:
- Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta de proyecto que se está configurando.

Pasos

(Opcional) Puede habilitar plantillas de flujo de trabajo de nivel de proyecto para proporcionar a los equipos de proyecto la autonomía para crear y personalizar flujos de trabajo directamente dentro de su entorno de proyecto, sin depender de los permisos de nivel de empresa.
Vaya a la herramienta donde se está configurando el flujo de trabajo de trabajo.
Haga clic en el icono Ajustes de configuración .
Nota: Para la herramienta Correspondencia, seleccione los ajustes de configuración para el tipo de correspondencia específico de la plantilla de flujo de trabajo de trabajo.
(Opcional) Puede clonar una plantilla de flujo de trabajo de nivel de proyecto para crear una nueva plantilla de flujo de trabajo que sea igual o muy similar a una existente.

Nota
Las plantillas de flujo de trabajo de nivel de proyecto deben estar habilitadas para poder utilizar la funcionalidad de clonación.
Haga clic en "Configuración de flujo de trabajo" en el panel derecho.
Nota: Las herramientas Facturación y Correspondencia no tienen una página dedicada a "Configuración del flujo de trabajo". Desplácese hasta el final de los ajustes de configuración de la herramienta de facturación para acceder a las configuraciones del flujo de trabajo facturación.
Haga clic en el botón Configurar junto al flujo de trabajo que se está configurando para abrir el visor de flujo de trabajo.

Ejemplo
En la parte superior del visor de flujo de trabajo , asigne un gestor de flujos de trabajo seleccionando un usuario del proyecto en la lista desplegable.
Haga clic en Guardar.
Nota: Si falta información en algún campo obligatorio, aparecerá un banner en la parte superior del visor de flujo de trabajo de trabajo. Haga clic en Mostrar detalles para ver qué paso debe actualizarse.

Pasos opcionales. Completar según los requisitos del flujo de trabajo.

Asignar grupo de distribución. Seleccione un grupo de distribución de esta lista. Estos son los grupos de usuarios que recibirán correos electrónicos de notificación de Procore cuando se produzcan determinadas acciones en un flujo de trabajo.
Días para completar. Introduzca el número de días que tendrán las personas asignadas para enviar sus respuestas en el paso. En la sección "Información general" de los detalles del paso en Días hasta finalización, introduzca un número de días en el primer cuadro y, a continuación, seleccione Días naturales o Días laborables en la lista desplegable.
Nota: Si las personas asignadas no envían una respuesta dentro del plazo definido, recibirán recordatorios automáticos por correo electrónico.

Establecer un flujo de trabajo predeterminado

Se debe elegir un flujo de trabajo predeterminado antes de poder iniciar un flujo de trabajo de trabajo en un elemento.

Pase el ratón por encima de la columna «Flujo de trabajo predeterminado» en la tabla «Configuración del flujo de trabajo».
Haga clic en Establecer como predeterminado en la fila del flujo de trabajo que desea que sea el predeterminado.
Nota: Si ya se ha establecido un flujo de trabajo predeterminado, la misma acción revertirá la designación predeterminada del flujo de trabajo.
Una vez que se elige un flujo de trabajo predeterminado, aparecerá una marca de verificación en la columna "flujo de trabajo predeterminado" del flujo de trabajo.

Consulte también

Iniciar un flujo de trabajo

Si ha habilitado el motor de Flujos de trabajo de autoservicio en los ajustes de configuración de la herramienta Flujos de trabajo , ahora está listo para usar sus flujos de trabajo en elementos de nivel de proyecto. Después de crear y configurar una plantilla en un proyecto, el siguiente paso es crear un elemento que necesite un flujo de trabajo para su aprobación. Los Flujos de trabajo de las facturas de subcontratista se inician automáticamente, pero los flujos de trabajo de los contratos y otros elementos deben iniciarse manualmente. Las instrucciones siguientes le mostrarán cómo iniciar un flujo de trabajo.

Objetivo

Después de crear un nuevo compromiso, contrato principal o cambio de presupuesto en un proyecto, el siguiente paso será iniciar el flujo de trabajo de trabajo para que los responsables puedan responder.

Temas a considerar

Permisos de usuario necesarios:
- Permisos de nivel «Administrador» en la herramienta Directorio de la empresa
  O
- Usuarios con los permisos pormenorizados "Puede iniciar Flujos de trabajo " habilitados en su plantilla de permisos. Consulte Otorgar permisos pormenorizados en una plantilla de permisos de proyecto.
  OR
- Los usuarios con los permisos pormenorizados "Puede ser administrador de flujos de trabajo" habilitados en su plantilla de permisos. Consulte Otorgar permisos pormenorizados en una plantilla de permisos de proyecto.

Pasos

Vaya a la herramienta y al elemento que contiene el flujo de trabajo.
Haga clic en Iniciar flujo de trabajo en la esquina superior derecha del elemento.

Consulte también

Responder a un flujo de trabajo en un proyecto

Responder a un flujo de trabajo

Objetivo

Responder a un flujo de trabajo en un elemento de nivel de proyecto.

Contexto

Después de iniciar un flujo de trabajo de trabajo en un elemento de proyecto, los usuarios designados pueden responder al paso asignado.

Temas a considerar

Permisos de usuario necesarios:
- Para responder a un flujo de trabajo sobre un compromiso u orden de cambio de compromiso:
  - Permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta de Pedidos o Contratos Principales del proyecto.
  - Debe tener permiso para ver el elemento que contiene el flujo de trabajo. Si el elemento está marcado como "Privado", el respondedor debe tener permisos de nivel "Administrador" o debe añadirse a la lista "Acceso para usuarios no administradores" en la configuración de privacidad del elemento.
  - Debe ser la persona asignada del paso de flujo de trabajo actual del contrato.
- Para responder a un flujo de trabajo en un contrato principal o una orden de cambio de contrato principal:
  - Permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta de Pedidos o Contratos Principales del proyecto.
  - Debe tener permiso para ver el elemento que contiene el flujo de trabajo. Si el elemento está marcado como "Privado", el respondedor debe tener permisos de nivel "Administrador" o debe añadirse a la lista "Acceso para usuarios no administradores" en la configuración de privacidad del elemento.
  - Debe ser la persona asignada del paso de flujo de trabajo actual del contrato.
- Para responder a un flujo de trabajo en una factura de subcontratista:
  - Permisos de nivel 'Estándar' o superior en la herramienta Pedidos del proyecto.
  - Debe ser la persona asignada del paso de flujo de trabajo actual de la factura.
  - La factura debe estar asociada con un período de facturación abierto.
  - Debe tener permiso para ver el elemento que contiene el flujo de trabajo. Si el elemento está marcado como "Privado", el respondedor debe tener permisos de nivel "Administrador" o debe añadirse a la lista "Acceso para usuarios no administradores" en la configuración de privacidad del elemento.
- Responder a un flujo de trabajo sobre una modificación presupuestaria:
  - Permisos de nivel «Estándar» o superior en la herramienta Presupuesto del proyecto.
  - Debe ser la persona asignada del paso de flujo de trabajo actual en la modificación del presupuesto.
- Para responder a un flujo de trabajo en un elemento de correspondencia:
  - Permisos de nivel estándar o superior en el tipo de correspondencia del proyecto.
  - Debe ser la persona asignada del paso de flujo de trabajo actual del elemento de correspondencia.

Pasos

Vaya al elemento Proyecto que contiene el flujo de trabajo.
En el panel derecho del elemento, revise el paso "Actual" en el flujo de trabajo.
Nota: Haga clic en "Mostrar flujo de trabajo" si el panel lateral está contraído.
Seleccione su respuesta para el flujo de trabajo en la parte inferior del panel derecho.
Nota: Todavía tendrá la oportunidad de cancelar su respuesta en el siguiente paso.
Opcional: cargue o adjunte archivos al flujo de trabajo.
Opcional: introduzca un motivo para su respuesta.
Nota: Es posible que se requiera un motivo para su respuesta según la configuración de la plantilla de flujo de trabajo de trabajo.
Haga clic en Enviar para finalizar su respuesta o en Volver para volver a cambiar su respuesta.

Consulte también

Reiniciar un flujo de trabajo