Guía del usuario de Flujos de trabajo
Tabla de contenido
- Primeros pasos
- Flujos de trabajo
- Plantillas de flujo de trabajo
- Iniciar un flujo de trabajo
- Responder a un flujo de trabajo
Primeros pasos
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Esta guía de usuario proporciona a los usuarios de Procore información sobre cómo usar la herramienta Flujos de trabajo de Procore para crear y emplear flujos de trabajo de principio a fin. Algunos de los conceptos incluidos en esta guía son: |
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Flujos de trabajo
Welcome to the Company level Workflows tool. With Workflows, users have the ability to create their own approval paths for items in Procore.
What is a custom workflow?
Example
The image below shows you an example of what a published custom workflow for subcontractor invoices might look like. The workflow steps and conditions may be different in your environment.
Which Procore tools are supported by the Workflows Tool?
Supported Tools
Instalación y configuración
Plantillas de flujo de trabajo de inicio rápido
Crear una plantilla de flujo de trabajo
Temas a considerar
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Permisos de usuario necesarios:
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Para ver, crear o editar una plantilla de flujo de trabajo:
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Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Flujos de trabajo de la empresa.
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Permisos de nivel "Solo lectura"o"Estándar" en la herramienta Flujos de trabajo de la empresa con los permisos permisos pormenorizados "Ver plantillas de flujo de trabajo"y"Crear y editar plantillas de flujo de trabajo" habilitados en su plantilla de permisos.
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Los clientes que utilizan Procore en inglés también pueden elegir entre una selección de plantillas de flujo de trabajo de inicio rápido rellenadas previamente para herramientas financieras. Estas plantillas se pueden utilizar tal cual o se pueden editar para satisfacer las necesidades de su empresa. Las plantillas de flujos de trabajo de inicio rápido no están disponibles fuera de las regiones de habla inglesa en este momento.
Pasos
Añadir un flujo de trabajo
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Vaya a la herramienta Flujos de trabajo de nivel de empresa.
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Haga clic en Crear. Esto abre el cuadro de diálogo "Añadir un flujo de trabajo".
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Introduzca un Nombre para el flujo de trabajo.
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Seleccione la herramienta para el flujo de trabajo en el menú Herramienta.
Nota
Algunas herramientas de Procore deben estar habilitadas para aparecer como una selección en esta lista. Para obtener una lista de las herramientas disponibles, consulte ¿Qué herramientas de Procore son compatibles con los Flujos de trabajo? -
Haga clic en Crear. Procore abre el generador de flujo de trabajo y crea un primer paso "Sin título" para usted.
Actualizar el primer paso en el flujo de trabajo
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Comience seleccionando el tipo de paso (Paso de respuesta, Paso de condición) que utilizará al inicio del flujo de trabajo.
2. Siga las instrucciones para el tipo de paso seleccionado:
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Añadir un paso de respuesta a un flujo de trabajo
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Añadir un paso de condición a un flujo de trabajo
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Añadir un paso de acción a un flujo de trabajo
Añadir un paso de respuesta a un flujo de trabajo
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Introduzca la siguiente información en la sección Información general :
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Nombre del paso. Introduzca un nombre para el paso.
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Escriba Seleccione Paso de respuesta.
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Estado del elemento. Introduzca el estado del elemento que se asociará con este paso del flujo de trabajo.
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Días para completar. Introduzca el número de días que tiene el "Grupo responsable" para completar el paso del flujo de trabajo. A continuación, seleccione Días naturales o Días laborables en la lista desplegable. Una vez que pasa el número de días establecido, Procore envía un correo electrónico de recordatorio hasta que se completa el paso.
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Opcional: Destinatarios de notificaciones. Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando el paso del flujo de trabajo NO se completa en el número de días especificado en Días hasta finalización. Los destinatarios nombrados aquí también recibirán un correo electrónico cuando se complete el paso del flujo de trabajo. Los grupos predeterminado incluyen:
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Gestor de flujos de trabajo. Un gestor de flujo de trabajo es un usuario de Procore que debe designarse en un proyecto.
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Creador de elementos. Un creador de elemento es un usuario de Procore que ha creado el elemento en un proyecto.
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grupo de distribución. Después de publicar este flujo de trabajo y asignarlo a un proyecto, puede definir diferentes miembros del grupo al configurar el flujo de trabajo en el nivel de proyecto.
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Todos los usuarios del proyecto de la empresa. Todos los usuarios del proyecto de la empresa del creador del elemento que están asignados al proyecto reciben una notificación automáticamente cuando selecciona Empresa del creador del elemento en la lista de destinatario de la notificación.
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Añadir personas asignadas
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Complete la sección personas asignadas :
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Tipo de decisión. Seleccione uno de los tipos de decisión predeterminado para el paso. Esta configuración también determinará qué opciones de requisitos de respuesta están disponibles.
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El equipo de primeros auxilios decide.
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Los que responden múltiples deciden.
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Solo requeridos respondedores deciden. Marque esta casilla si desea que la decisión final sobre el paso por determinar solo por los respondedores con roles en los que uno o todos los miembros deben responder.
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Haga clic en Gestionar personas asignadas.
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Puede gestionar las personas asignadas según el tipo de persona asignada Rol de proyecto o Rol personalizado. Según el método de configuración de persona asignada , siga las instrucciones pertinentes:
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Personas asignadas a roles de proyecto:
No es necesario actualizar manualmente para gestionar personas asignadas individuales.
Las personas asignadas se rellenan automáticamente en cada paso del flujo de trabajo según los roles de proyecto asignados desde el -
Directorio de proyectos.
Importante: Asegúrese de que los roles de directorio del proyecto estén correctamente asignados y actualizados. Consulte ¿Cómo asignar automáticamente roles de proyecto a los pasos del flujo de trabajo ? para más detalles.-
Crear roles de proyecto dentro de la herramienta administrador de procore. Aprende cómo →
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Asigne personas a los roles del proyecto dentro de la herramienta Directorio del proyecto. Aprende cómo →
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Configurar una plantilla de flujo de trabajo en el nivel de empresa. Al configurar cada paso del flujo de trabajo , seleccione los roles de proyecto relevantes que desea asignar a ese paso.
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Para cualquier proyecto al que esté asignada la plantilla, las personas asociadas con esos roles de proyecto se completarán automáticamente en cada paso del flujo de trabajo de acuerdo con la configuración de la plantilla de flujo de trabajo a nivel de empresa.
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Asegúrese de que todos los miembros enumerados en el directorio del proyecto tengan los permisos adecuados necesarios para los elementos dentro de cada herramienta y los permisos de flujo de trabajo correctos.
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Para completar la configuración, sigue siendo necesario configurar manualmente Workflow Manager para cada plantilla de proyecto por herramienta. Este paso es necesario porque el directorio del proyecto se gestiona por proyecto y el gestor de flujo de trabajo puede variar según la herramienta.
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Personas asignadas a roles personalizados:
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Haga clic en Gestionar personas asignadas en los detalles del paso en la sección Personas asignadas.
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Haga clic en Editar miembros junto al rol personalizado.
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Seleccione usuarios de los miembros disponibles del directorio del proyecto. Nota: Cada rol personalizado en un paso del flujo de trabajo debe tener al menos un usuario asignado.
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(Opcional) Si el tipo de decisión es Múltiples respondedores deciden, puede establecer el requisito de cada miembro utilizando el campo ¿Está obligado a responder? lista desplegable.
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Haga clic en Hecho para confirmar las actualizaciones de la persona asignada.
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Haga clic en Guardar para finalizar los cambios. Nota: Si falta información en alguno de las obras obligatorias, aparecerá un banner en la parte superior del visor de flujo de trabajo. Haga clic en Mostrar detalles para ver qué paso necesita actualizarse.
Sugerencia
También puede asignar roles de proyecto de masivo desde el Directorio de empresa.
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Añadir respuestas
Una vez que se han determinado los roles de las persona asignada para el paso, el siguiente paso es añadir respuestas. Las opciones disponibles al añadir respuestas están determinadas por el tipo de decisión del paso y si se requiere o no algún respondedor.
Los pasos para añadir respuestas están separados por tipo de decisión. Siga los pasos para el tipo de decisión seleccionado en el paso.
Añadir un paso de condición a un flujo de trabajo
Los pasos de condición permiten enrutar una ruta de flujo de trabajo de manera diferente dependiendo de si se cumplen las condiciones del paso. Para crear un paso de condición, siga las instrucciones que se indican a continuación.
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Introduzca la siguiente información en la sección Información general :
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Nombre del paso. Introduzca un nombre para el paso.
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Escriba Seleccione Paso de condición.
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cuando Seleccione la primera parte de la hipótesis en el enunciado condicional. Existen diferentes declaraciones condicionales para cada herramienta. Consulte Instrucciones condicionales por herramienta.
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Mayor que. Si su organización requiere firmas adicionales para importes superiores o iguales a un importe especificado, elija esta opción e introduzca un importe en la obra de la derecha.
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Menos de. Si desea que el paso funcione cuando la hipótesis sea menor que un número especificado.
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es. Si desea que el paso funcione cuando se seleccione una obra determinada para una obra personalizada.
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está marcado. Si desea que el paso funcione cuando se marca una casilla de campo personalizado.
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Contiene cualquiera de. Si desea que el paso funcione cuando se elijan una o más opciones de selección múltiple para una obra personalizada.
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Entonces. Seleccione un paso de la lista desplegable o cree uno nuevo haciendo clic en el botón Añadir paso.
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De lo contrario. Seleccione un paso de la lista desplegable o cree uno nuevo haciendo clic en el botón Añadir paso. Este es el siguiente paso del flujo de trabajo si NO se cumplen las condiciones del paso actual.
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Elija entre estas opciones:
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Cancelar. Haga clic en este botón para descartar los cambios que haya realizado.
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Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión de flujo de trabajo "Borrador" numerada. Elija esta opción cuando aún esté trabajando en la creación de su flujo de trabajo.
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Guardar y publicar. Haga clic en este botón para crear una versión recién publicada del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando esté listo para asignar su flujo de trabajo a un proyecto.
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Declaraciones condicionales por herramienta
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* Las declaraciones condicionales vinculadas al presupuesto del proyecto se basan en el importe total de la columna de presupuesto seleccionada en la vista de Presupuesto de informes personalizados ubicada en la herramienta Administrador de nivel de empresa. Consulte Configurar una vista de Presupuesto para informes personalizados.
Añadir un paso de acción a un flujo de trabajo
Pasos de acción detalla las diversas acciones que puede realizar como el siguiente paso en un flujo de trabajo. Actualmente, los pasos de acción admitidos son Finalizar flujo de trabajo, Enviar webhook y Sincronizar datos externos de ERP.
Finalizar flujo de trabajo
Una acción de finalización del flujo de trabajo define el final de un flujo de trabajo y que el flujo de trabajo está completo.
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Haga clic en el botón
adjunto a un paso existente en el generador de flujo de trabajo. Seleccione Acción > Finalizar flujo de trabajo. -
Introduzca la siguiente información en la sección Información general :
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Nombre del paso. Introduzca un nombre para el paso.
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Tipo final. Elija Correcto O Incorrecto.
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Estado del elemento. Seleccione el estado apropiado. Las opciones de estado varían según la herramienta.
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Opcional: Destinatarios de notificaciones. Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando se complete el paso del flujo de trabajo. Los grupos predeterminado incluyen:
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Gestor de flujos de trabajo. Un gestor de flujo de trabajo es un usuario de Procore que debe designarse en un proyecto.
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Creador de elementos. Un creador de elemento es un usuario de Procore que ha creado el elemento en un proyecto.
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grupo de distribución. Después de publicar este flujo de trabajo y asignarlo a un proyecto, puede definir diferentes miembros del grupo al configurar el flujo de trabajo en el nivel de proyecto.
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Elija entre estas opciones:
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Cancelar. Haga clic en este botón para descartar los cambios que haya realizado.
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Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión de "borrador" numerada del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando aún esté trabajando en la creación de su flujo de trabajo.
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Guardar y publicar. Haga clic en este botón para crear una versión recién publicada del flujo de trabajo. Elija esta opción cuando esté listo para asignar su flujo de trabajo a un proyecto.
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Enviar webhook
Una acción Enviar webhook envía datos de flujo de trabajo a un sistema externo cuando el flujo de trabajo alcanza una etapa específica. Esta acción funciona con todos los tipos de flujo de trabajo.
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En la sección Respuesta del generador de flujo de trabajo , vaya a Ir al paso.
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Haga clic en el signo más (+) Crear nuevo paso y seleccione Acción > Enviar webhook.
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Introduzca la siguiente información en la sección Información general:
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Nombre del paso: introduzca un nombre para el paso.
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Tipo: de predeterminado, está configurado como "Paso de acción".
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Opcional: Destinatarios de notificaciones. Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando se complete el paso del flujo de trabajo. Los grupos predeterminado son: Gestor de flujo de trabajo, Creador de elementos y Grupo de distribución.
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Opcional: En la sección Enviar webhook - Detalles, introduzca Datos personalizados.
Nota: Estos datos se incluirán en la carga útil del webhook junto con la información estándar del flujo de trabajo. Ejemplo: datos JSON, mensajes simples y números de referencia.
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En la sección Ir al paso , seleccione el siguiente paso relevante o seleccione Finalizar flujo de trabajo.
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Haga clic en Guardar y publicar. La acción de envío de enlace web se ha añadido correctamente al flujo de trabajo.
Cree un nuevo webhook:
Una vez que haya añadido la acción a su flujo de trabajo, configure un webhook en el proyecto para recibir los datos de Procore:
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Seleccione su proyecto y vaya a la herramienta Administrador del proyecto.
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En Configuración del proyecto en el panel izquierdo, haga clic en Webhooks. Esto abre la ventana Webhooks del proyecto.
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Haga clic en + Crear enlace en la esquina superior derecha. Esto abre la ventana Nuevo espionaje.
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Introduzca la siguiente información en la sección Configuración de punto final:
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URL de extremo: introduzca la URL para recibir la carga de la solicitud cuando se produzca un evento.
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Encabezado de autorización: introduzca el token que se colocará en el encabezado de una solicitud POST de Procore.
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Formato de carga útil: seleccione la versión de carga útil de la API REST que desea recibir. Nota: Una vez creado el enlace, no se puede cambiar la versión de la carga útil.
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Desplácese hasta la sección Seleccionar eventos para enviar.
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En Herramientas > Core > Flujos de trabajo, seleccione Instancia de flujo de trabajo.Personalizado.
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Después de completar las obras obligatorias, haga clic en + Crear enlace.
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El enlace aparece en la página Webhooks del proyecto con el ID del enlace, Estado, Suscrito a y URL de extremo. También está disponible un icono de edición.
Nota: Cuando el flujo de trabajo alcanza el paso configurado, el webhook se envía automáticamente a la URL del extremo para la acción seleccionada.
Sincronizar datos externos de ERP
Una acción de sincronización de datos externos de ERP sincroniza los datos del elemento de flujo de trabajo con una integración de ERP cuando el flujo de trabajo alcanza una etapa específica. Esto permite que su sistema de contabilidad identifique los registros que están listos para ser extraídos de Procore automáticamente. Esta acción no requiere configuración y se admite en los siguientes tipos de flujo de trabajo : Costes directos de la empresa, Facturas, Aplicaciones de pago, Contratos principales, Contratos de la orden de compra, Contratos de orden de trabajo, Cambios en el presupuesto , Órdenes de cambio de contrato principal (todos los tipos) y Órdenes de cambio de pedido ( todos los tipos).
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En la sección Respuesta del generador de flujo de trabajo , vaya a Ir al paso.
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Haga clic en el signo más (+) Crear nuevo paso y seleccione Acción > Sincronizar datos externos de ERP.
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Introduzca la siguiente información en la sección Información general:
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Nombre del paso: introduzca un nombre para el paso.
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Tipo: de predeterminado, está configurado como "Paso de acción".
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Opcional: Destinatarios de notificaciones. Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando se complete el paso del flujo de trabajo. Los grupos predeterminado son: Gestor de flujo de trabajo, Creador de elementos y Grupo de distribución.
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En la sección Ir al paso , seleccione el siguiente paso relevante o seleccione Finalizar flujo de trabajo.
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Haga clic en Guardar y publicar. La acción Sincronizar datos externos de ERP se ha añadido correctamente al flujo de trabajo.
Guardar una plantilla de flujo de trabajo
Las siguientes opciones están disponibles para guardar la plantilla de flujo de trabajo:
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Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión de "borrador" numerada del flujo de trabajo. Al hacer clic en Guardar como borrador no se cerrará el generador de flujo de trabajo para que pueda guardar su trabajo sobre la marcha. Las plantillas de flujo de trabajo de borrador no se pueden utilizar en proyectos.
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Guardar y publicar. Haga clic en este botón para crear una versión recién publicada del flujo de trabajo. Los flujos de trabajo publicados se pueden utilizar en proyectos.
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Cancelar. Haga clic en este botón para descartar los cambios que haya realizado.
Consulte también
- Configurar una plantilla de flujo de trabajo en un proyecto
- ¿Qué herramientas de Procore admiten Flujos de trabajo?
- Crear una plantilla de flujo de trabajo personalizada para los elementos de correspondencia (beta)
Asignar plantillas de flujo de trabajo a proyectos
Una vez que sus flujos de trabajo estén publicados, el siguiente paso es asignarlos a un proyecto para que puedan ser configurados. Los siguientes pasos le mostrarán cómo asignar plantillas de flujo de trabajo a proyectos en la herramienta Flujos de trabajo de la empresa.
- Navigate to the Company Workflows tool.
- In the 'Workflows' table, locate the version that you want to publish.
- Click the hyperlink in the 'Assigned Projects' column.
- In the 'Assign Projects' dialog box, do the following:
- To select all of the active projects in your company's account, place a mark in the Select All check box.
- To search for individual projects, start typing the project name in the Search box. Then place a mark in the checkbox(es) that corresponds to the desired project(s).
- To select all of the active projects in your company's account, place a mark in the Select All check box.
- Click Update.
Assign a Workflow Template to New Projects
A workflow template can be assigned automatically to all new projects so it won't need to be done each time a new project is created.
- Navigate to the Company Workflows tool.
- In the 'Workflows' table, locate the version that you want to assign to all new projects.
- Hover over the space in the 'Assign to New Projects' column.
- Click Assign.
- A checkmark will appear showing that it has been assigned to all new projects.
Note: Click the checkmark to stop assigning the template to new projects automatically.
Configurar plantillas de flujo de trabajo en proyectos
Una vez que las plantillas de flujo de trabajo se asignan a los proyectos, deben configurarse con los ajustes de una herramienta individual. Este es el proceso en el que los pasos del flujo de trabajo se asignan a usuarios específicos y se establece la cantidad de días que tienen para responder. También será necesario establecer un flujo de trabajo predeterminado para la herramienta a la que está asociado antes de que pueda aplicarse y utilizarse para aprobar un elemento.
Objetivo
Para configurar una plantilla flujo de trabajo en una herramienta.
Contexto
Una vez que se publica una plantilla de flujo de trabajo de trabajo y se asigna a un proyecto, deberá configurarse en el proyecto antes de que pueda usarse. La configuración incluye asignar a una persona para que actúe como "Administrador del flujo de trabajo" y asignar los grupo de distribución y los asignados apropiados a su flujo de trabajo. También se debe establecer una plantilla específica como "Predeterminada" para la herramienta antes de que se pueda utilizar.
Temas a considerar
- Permisos de usuario necesarios:
- Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta de proyecto que se está configurando.
Pasos
- (Opcional) Puede habilitar plantillas de flujo de trabajo de nivel de proyecto para proporcionar a los equipos de proyecto la autonomía para crear y personalizar flujos de trabajo directamente dentro de su entorno de proyecto, sin depender de los permisos de nivel de empresa.
- Vaya a la herramienta donde se está configurando el flujo de trabajo de trabajo.
- Haga clic en Ajustes de configuración
icono
Nota: Para la herramienta Correspondencia, seleccione los ajustes de configuración para el tipo de correspondencia específico de la plantilla de flujo de trabajo. - (Opcional) Puede clonar una plantilla de flujo de trabajo de nivel de proyecto para crear una nueva plantilla de flujo de trabajo que sea igual o muy similar a una existente.
Nota
Las plantillas de flujo de trabajo de nivel de proyecto deben estar habilitadas para poder utilizar la funcionalidad de clonación. - Haga clic en "Configuración de flujo de trabajo" en el panel derecho.
Nota: Las herramientas Facturación y Correspondencia no tienen una página dedicada a "Configuración del flujo de trabajo". Desplácese hasta el final de los ajustes de configuración de la herramienta de facturación para acceder a las configuraciones del flujo de trabajo facturación. - Haga clic en el botón Configurar junto al flujo de trabajo que se está configurando para abrir el visor de flujo de trabajo.
Ejemplo
- En la parte superior del visor de flujo de trabajo , asigne un gestor de flujos de trabajo seleccionando un usuario del proyecto en la lista desplegable.
- Haga clic en Guardar.
Nota: Si falta información en algún campo obligatorio, aparecerá un banner en la parte superior del visor de flujo de trabajo de trabajo. Haga clic en Mostrar detalles para ver qué paso debe actualizarse.
Pasos opcionales. Completar según los requisitos del flujo de trabajo.
- Asignar grupo de distribución. Seleccione un grupo de distribución de esta lista. Estos son los grupos de usuarios que recibirán correos electrónicos de notificación de Procore cuando se produzcan determinadas acciones en un flujo de trabajo.
- Días para completar. Introduzca el número de días que tendrán las personas asignadas para enviar sus respuestas en el paso. En la sección "Información general" de los detalles del paso en Días hasta finalización, introduzca un número de días en el primer cuadro y, a continuación, seleccione Días naturales o Días laborables en la lista desplegable.
Nota: Si las personas asignadas no envían una respuesta dentro del plazo definido, recibirán recordatorios automáticos por correo electrónico.
Establecer un flujo de trabajo predeterminado
Se debe elegir un flujo de trabajo predeterminado antes de poder iniciar un flujo de trabajo de trabajo en un elemento.
- Pase el ratón por encima de la columna «Flujo de trabajo predeterminado» en la tabla «Configuración del flujo de trabajo».
- Haga clic en Establecer como predeterminado en la fila del flujo de trabajo que desea que sea el predeterminado.
Nota: Si ya se ha establecido un flujo de trabajo predeterminado, la misma acción revertirá la designación predeterminada del flujo de trabajo. - Una vez que se elige un flujo de trabajo predeterminado, aparecerá una marca de verificación en la columna "flujo de trabajo predeterminado" del flujo de trabajo.
Iniciar un flujo de trabajo
Si ha habilitado el motor de Flujos de trabajo de autoservicio en los ajustes de configuración de la herramienta Flujos de trabajo , ahora está listo para usar sus flujos de trabajo en elementos de nivel de proyecto. Después de crear y configurar una plantilla en un proyecto, el siguiente paso es crear un elemento que necesite un flujo de trabajo para su aprobación. Los Flujos de trabajo de las facturas de subcontratista se inician automáticamente, pero los flujos de trabajo de los contratos y otros elementos deben iniciarse manualmente. Las instrucciones siguientes le mostrarán cómo iniciar un flujo de trabajo.
Objective
After creating a new Commitment, Prime Contract or Budget Change on a project, the next step will be to start the workflow so assignees can respond.
Things to Consider
- Required User Permissions:
- 'Admin' level permissions on the company's Directory tool.
OR - Users with the 'Can Start Workflows' granular permission enabled on their permissions template. See Grant Granular Permissions in a Project Permissions Template.
OR - Users with the 'Can be Workflow Manager' granular permission enabled on their permissions template. See Grant Granular Permissions in a Project Permissions Template.
- 'Admin' level permissions on the company's Directory tool.
Steps
- Navigate to the tool and item containing the workflow.
- Click Start Workflow at the top right corner of the item.
Responder a un flujo de trabajo
Objective
To respond to a workflow on a project level item.
Background
After a workflow has been started on a project item, designated users can respond to their assigned step.
Things to Consider
- Required User Permissions:
- To respond to a workflow on a commitment, or commitment change order:
- 'Standard' level permissions or higher on the project's Commitments or Prime Contracts tool.
- Must have permission to view the item containing the workflow. If the item is marked ‘Private’, the responder must have ‘Admin’ level permissions or be added to the ‘Access for Non-Admin Users’ list in the item’s privacy settings.
- Must be the assignee of the contract's current workflow step.
- To respond to a workflow on a prime contract, or prime contract change order:
- 'Standard' level permissions or higher on the project's Commitments or Prime Contracts tool.
- Must have permission to view the item containing the workflow. If the item is marked ‘Private’, the responder must have ‘Admin’ level permissions or be added to the ‘Access for Non-Admin Users’ list in the item’s privacy settings.
- Must be the assignee of the contract's current workflow step.
- To respond to a workflow on a subcontractor invoice:
- 'Standard' level permissions or higher on the project's Commitments tool.
- Must be the assignee of the invoice's current workflow step.
- The invoice must be associated with an open billing period.
- Must have permission to view the item containing the workflow. If the item is marked ‘Private’, the responder must have ‘Admin’ level permissions or be added to the ‘Access for Non-Admin Users’ list in the item’s privacy settings.
- To respond to a workflow on a budget change:
- 'Standard' level permissions or higher on the project's Budget tool.
- Must be the assignee of the current workflow step on the budget change.
- To respond to a workflow on a correspondence item:
- 'Standard' level permissions or higher on the project's Correspondence type.
- Must be the assignee of the correspondence item's current workflow step.
- To respond to a workflow on a commitment, or commitment change order:
Steps
- Navigate to the Project item containing the workflow.
- In the right pane of the item, review the 'Current' step in the workflow.
Note: Click 'Show Workflow' if the side panel is collapsed. - Select your response for the workflow at the bottom of the right pane.
Note: You will still have an opportunity to cancel your response in the next step. - Optional: Upload or attach files to the workflow.
- Optional: Enter a reason for your response.
Note: A reason for your response may be required based on the configuration of the workflow template. - Click Submit to finalize your response or Back to return to change your response.
See Also