Guía del usuario de Flujos de trabajo

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Tabla de contenido

Primeros pasos

Esta guía de usuario proporciona a los usuarios de Procore información sobre cómo usar la herramienta Flujos de trabajo de Procore para crear y emplear flujos de trabajo de principio a fin.

Algunos de los conceptos incluidos en esta guía son:

¿Qué son los flujos de trabajo? Un flujo de trabajo es un proceso que define una ruta de aprobación única para un elemento en sus proyectos. Por ejemplo, un flujo de trabajo le permite crear pasos para «Aprobar» un elemento (como una factura de subcontratista o un contrato) en Procore. Una plantilla de flujo de trabajo definiría los roles responsables, los grupos y las condiciones para enrutar un elemento a través de ese proceso de aprobación, y ese proceso se adapta a las necesidades únicas y los requisitos específicos del entorno comercial de su empresa.
Cómo migrar de flujos de trabajo heredados a flujos de trabajo de autoservicio. Los flujos de trabajo de autoservicio están reemplazando a los flujos de trabajo heredados creados por el equipo de soluciones personalizadas de Procore. Si anteriormente ha utilizado flujos de trabajo heredados, su empresa deberá actualizar cada herramienta utilizando flujos de trabajo de autoservicio antes de que su empresa pueda crear nuevos flujos de trabajo.
Cómo crear y gestionar plantillas de flujo de trabajo. Aprenda a crear y gestionar sus propias plantillas de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo de la empresa.
Cómo asignar flujos de trabajo a proyectos. Después de crear plantillas de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo , deberá asignarlas a sus proyectos. Esto le brinda la flexibilidad de crear flujos de trabajo que se pueden usar en un solo proyecto o en todos los proyectos.
Cómo configurar flujos de trabajo para usarlos en proyectos. El paso final antes de que un flujo de trabajo esté activo en un elemento. Configure roles, responsabilidades y notificaciones para sus flujos de trabajo.
Cómo ver y responder a un flujo de trabajo. Utilice las plantillas de flujo de trabajo para facilitar el proceso de aprobación de sus elementos.

Flujos de trabajo

Bienvenido a la herramienta Flujos de trabajo empresa. Con los Flujos de trabajo, los usuarios pueden crear sus propias rutas de aprobación para los elementos de Procore.

¿Qué es un flujo de trabajo personalizado?

Ejemplo

La siguiente imagen muestra un ejemplo de cómo podría ser un flujo de trabajo personalizado publicado para facturas de subcontratistas. Los pasos y condiciones del flujo de trabajo de trabajo pueden ser diferentes en su entorno.

¿Qué herramientas de Procore son compatibles con la herramienta Flujos de trabajo?

Herramientas admitidas

Instalación y configuración

La transición del motor de flujo de trabajo heredado al motor de autoservicio no está completa hasta que se activa la actualización a través de la página de configuración de los Flujos de trabajo. Sin embargo, permite a los usuarios instalar y configurar sus propias plantillas de flujo de trabajo personalizadas antes de actualizar completamente su versión de flujo de trabajo. Las plantillas de flujo de trabajo no se pueden aplicar a los elementos (contratos y facturas) hasta que se actualice la versión del flujo de trabajo en los ajustes de configuración de Flujos de trabajo.

Consulte los pasos en la sección "Habilitar los Flujos de trabajo de autoservicio" cuando esté listo para actualizar.

Plantillas de flujo de trabajo de inicio rápido

¿Qué son las plantillas de flujo de trabajo de inicio rápido?

Las plantillas de flujo de trabajo de inicio rápido son plantillas de flujo de trabajo preconfiguradas para las herramientas financieras de Procore. Estas plantillas se diseñaron según las buenas prácticas del sector.

Puede personalizarlos para satisfacer las necesidades específicas de su empresa cambiando los estados, los nombres de los pasos y más. Consulte Editar una plantilla de flujo de trabajo.

¿Cómo obtengo plantillas de inicio rápido en la cuenta de mi empresa?

Las plantillas de flujo de trabajo de inicio rápido están disponibles automáticamente en la herramienta Flujos de trabajo de su empresa para todos los clientes de Estados Unidos, Australia, Nueva Zelanda, Canadá, Gran Bretaña e Irlanda.

Aparecen junto a cualquier flujo de trabajo personalizado que ya esté creado dentro de su cuenta, y están etiquetados con "Atención al cliente" para indicar que fueron creados por Procore.

¿Qué sucede si no deseo utilizar las plantillas de inicio rápido?

Puede archivar cualquier plantilla de inicio rápido que no desee utilizar haciendo clic en el botón "Archivar" junto a la plantilla. Consulte Archivar una plantilla de flujo de trabajo.

¿La adición de plantillas de inicio rápido afecta a mis plantillas de flujo de trabajo personalizadas existentes?

No, las plantillas personalizadas existentes no se ven afectadas.

Crear plantillas de flujo de trabajo

Asignar plantillas de flujo de trabajo a proyectos

Una vez que sus flujos de trabajo estén publicados, el siguiente paso es asignarlos a un proyecto para que puedan ser configurados. Los siguientes pasos le mostrarán cómo asignar plantillas de flujo de trabajo a proyectos en la herramienta Flujos de trabajo de la empresa.

Vaya a la herramienta Flujos de trabajo de trabajo de la empresa.
En la tabla «Flujos de trabajo», localice la versión que desea publicar.
Haga clic en el hipervínculo en la columna "Proyectos asignados".
En el cuadro de diálogo «Asignar proyectos», haga lo siguiente:
- Para seleccionar todos los proyectos activos en la cuenta de su empresa, marque la casilla de verificación Seleccionar todo.
- Para buscar proyectos individuales, comience a escribir el nombre del proyecto en el cuadro Buscar. A continuación, marque las casilla que correspondan a los proyectos deseados.
Haga clic en Actualizar.

Asignar una plantilla de flujo de trabajo a nuevos proyectos

Una plantilla flujo de trabajo de trabajo se puede asignar automáticamente a todos los proyectos nuevos, por lo que no será necesario hacerlo cada vez que se cree un proyecto nuevo.

Vaya a la herramienta Flujos de trabajo de trabajo de la empresa.
En la tabla «Flujos de trabajo», localice la versión que desea asignar a todos los nuevos proyectos.
Pase el ratón por encima del espacio en la columna «Asignar a nuevos proyectos».
Haga clic en Asignar.
Aparecerá una marca de marca de verificación que muestra que se ha asignado a todos los proyectos nuevos.
Nota: Haga clic en la marca de verificación para dejar de asignar la plantilla a nuevos proyectos automáticamente.

Configurar plantillas de flujo de trabajo en proyectos

Una vez que las plantillas de flujo de trabajo se asignan a los proyectos, deben configurarse con los ajustes de una herramienta individual. Este es el proceso en el que los pasos del flujo de trabajo se asignan a usuarios específicos y se establece la cantidad de días que tienen para responder. También será necesario establecer un flujo de trabajo predeterminado para la herramienta a la que está asociado antes de que pueda aplicarse y utilizarse para aprobar un elemento.

Objetivo

Para configurar una plantilla flujo de trabajo en una herramienta.

Contexto

Una vez que se publica una plantilla de flujo de trabajo de trabajo y se asigna a un proyecto, deberá configurarse en el proyecto antes de que pueda usarse. La configuración incluye asignar a una persona para que actúe como "Administrador del flujo de trabajo" y asignar los grupo de distribución y los asignados apropiados a su flujo de trabajo. También se debe establecer una plantilla específica como "Predeterminada" para la herramienta antes de que se pueda utilizar.

Temas a considerar

Permisos de usuario necesarios:
- Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta de proyecto que se está configurando.

Pasos

Vaya a la herramienta donde se está configurando el flujo de trabajo de trabajo.
Haga clic en el icono Ajustes de configuración .
Nota: Para la herramienta Correspondencia, seleccione los ajustes de configuración para el tipo de correspondencia específico de la plantilla de flujo de trabajo de trabajo.
Haga clic en "Configuración de flujo de trabajo" en el panel derecho.
Nota: Las herramientas Facturación y Correspondencia no tienen una página dedicada a "Configuración del flujo de trabajo". Desplácese hasta el final de los ajustes de configuración de la herramienta de facturación para acceder a las configuraciones del flujo de trabajo facturación.
Haga clic en el botón Configurar junto al flujo de trabajo que se está configurando para abrir el visor de flujo de trabajo.

Ejemplo
En la parte superior del visor de flujo de trabajo de trabajo, complete los siguientes pasos:
- Asignar administrador de flujo de trabajo. Seleccione el usuario del proyecto que desea asignar a este rol en la lista desplegable de la parte superior de la página.
- Asignar grupo de distribución. Seleccione un grupo de distribución de esta lista. Estos son los grupos de usuarios que recibirán correos electrónicos de notificación de Procore cuando se produzcan ciertas acciones en un flujo de trabajo
Haga clic en un paso de 'Respuesta' en el visor flujo de trabajo de trabajo para ver los detalles del paso.
Introduzca el número de días que los responsables tendrán para enviar sus respuestas en el paso. En la sección "Información general" de los detalles del paso en Días para completar, introduzca un número de días en el primer cuadro y, a continuación, seleccione Días naturales o Días hábiles en la lista desplegable. Si los Asignados no envían una respuesta dentro del número definido de "Días para completar", recibirán una notificación automática por correo electrónico como recordatorio para enviar su respuesta.
Haga clic en Gestionar personas asignadas en la sección "Personas asignadas" de los detalles del paso para ver las personas asignadas y editar los miembros de los roles de plantilla asignados desde el flujo de trabajo de trabajo de la empresa.
Haga clic en Editar miembros junto a los roles de plantilla.
Seleccione los miembros que desea añadir en la lista de usuarios asignables en el directorio del proyecto.
Nota: Se debe asignar al menos un miembro a cada rol de plantilla en el paso.
Opcional: Si el tipo de decisión del paso es "Múltiples respondedores deciden", puede modificar el requisito de respuesta de cada miembro utilizando el menú desplegable junto a su nombre en la columna denominada ¿ Necesario para responder?
Haga clic en Hecho cuando haya terminado de añadir responsables al paso.
Repita los pasos del seis (6) al once (11) para cada paso de respuesta adicional en el flujo de trabajo.
Haga clic en Guardar.
Nota: Si falta información en algún campo obligatorio, aparecerá un banner en la parte superior del visor de flujo de trabajo de trabajo. Haga clic en Mostrar detalles para ver qué paso debe actualizarse.

Establecer un flujo de trabajo predeterminado

Se debe elegir un flujo de trabajo predeterminado antes de poder iniciar un flujo de trabajo de trabajo en un elemento.

Pase el ratón por encima de la columna «Flujo de trabajo predeterminado» en la tabla «Configuración del flujo de trabajo».
Haga clic en Establecer como predeterminado en la fila del flujo de trabajo que desea que sea el predeterminado.
Nota: Si ya se ha establecido un flujo de trabajo predeterminado, la misma acción revertirá la designación predeterminada del flujo de trabajo.
Una vez que se elige un flujo de trabajo predeterminado, aparecerá una marca de verificación en la columna "flujo de trabajo predeterminado" del flujo de trabajo.

Consulte también

Iniciar un flujo de trabajo

Si ha habilitado el motor de Flujos de trabajo de autoservicio en los ajustes de configuración de la herramienta Flujos de trabajo , ahora está listo para usar sus flujos de trabajo en elementos de nivel de proyecto. Después de crear y configurar una plantilla en un proyecto, el siguiente paso es crear un elemento que necesite un flujo de trabajo para su aprobación. Los Flujos de trabajo de las facturas de subcontratista se inician automáticamente, pero los flujos de trabajo de los contratos y otros elementos deben iniciarse manualmente. Las instrucciones siguientes le mostrarán cómo iniciar un flujo de trabajo.

Objetivo

Después de crear un nuevo compromiso, contrato principal o cambio de presupuesto en un proyecto, el siguiente paso será iniciar el flujo de trabajo de trabajo para que los responsables puedan responder.

Temas a considerar

Permisos de usuario necesarios:
- Permisos de nivel «Administrador» en la herramienta Directorio de la empresa
  O
- Usuarios con los permisos pormenorizados "Puede iniciar Flujos de trabajo " habilitados en su plantilla de permisos. Consulte Otorgar permisos pormenorizados en una plantilla de permisos de proyecto.
  OR
- Los usuarios con los permisos pormenorizados "Puede ser administrador de flujos de trabajo" habilitados en su plantilla de permisos. Consulte Otorgar permisos pormenorizados en una plantilla de permisos de proyecto.

Pasos

Vaya a la herramienta y al elemento que contiene el flujo de trabajo.
Haga clic en Iniciar flujo de trabajo en la esquina superior derecha del elemento.

Consulte también

Responder a un flujo de trabajo en un proyecto

Responder a un flujo de trabajo

Objetivo

Responder a un flujo de trabajo en un elemento de nivel de proyecto.

Contexto

Después de iniciar un flujo de trabajo de trabajo en un elemento de proyecto, los usuarios designados pueden responder al paso asignado.

Temas a considerar

Permisos de usuario necesarios:
- Para responder a un flujo de trabajo sobre un compromiso u orden de cambio de compromiso:
  - Permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta de Pedidos o Contratos Principales del proyecto.
  - Debe tener permiso para ver el elemento que contiene el flujo de trabajo. Si el elemento está marcado como "Privado", el respondedor debe tener permisos de nivel "Administrador" o debe añadirse a la lista "Acceso para usuarios no administradores" en la configuración de privacidad del elemento.
  - Debe ser la persona asignada del paso de flujo de trabajo actual del contrato.
- Para responder a un flujo de trabajo en un contrato principal o una orden de cambio de contrato principal:
  - Permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta de Pedidos o Contratos Principales del proyecto.
  - Debe tener permiso para ver el elemento que contiene el flujo de trabajo. Si el elemento está marcado como "Privado", el respondedor debe tener permisos de nivel "Administrador" o debe añadirse a la lista "Acceso para usuarios no administradores" en la configuración de privacidad del elemento.
  - Debe ser la persona asignada del paso de flujo de trabajo actual del contrato.
- Para responder a un flujo de trabajo en una factura de subcontratista:
  - Permisos de nivel 'Estándar' o superior en la herramienta Pedidos del proyecto.
  - Debe ser la persona asignada del paso de flujo de trabajo actual de la factura.
  - La factura debe estar asociada con un período de facturación abierto.
  - Debe tener permiso para ver el elemento que contiene el flujo de trabajo. Si el elemento está marcado como "Privado", el respondedor debe tener permisos de nivel "Administrador" o debe añadirse a la lista "Acceso para usuarios no administradores" en la configuración de privacidad del elemento.
- Responder a un flujo de trabajo sobre una modificación presupuestaria:
  - Permisos de nivel «Estándar» o superior en la herramienta Presupuesto del proyecto.
  - Debe ser la persona asignada del paso de flujo de trabajo actual en la modificación del presupuesto.
- Para responder a un flujo de trabajo en un elemento de correspondencia:
  - Permisos de nivel estándar o superior en el tipo de correspondencia del proyecto.
  - Debe ser la persona asignada del paso de flujo de trabajo actual del elemento de correspondencia.

Pasos

Vaya al elemento Proyecto que contiene el flujo de trabajo.
En el panel derecho del elemento, revise el paso "Actual" en el flujo de trabajo.
Nota: Haga clic en "Mostrar flujo de trabajo" si el panel lateral está contraído.
Seleccione su respuesta para el flujo de trabajo en la parte inferior del panel derecho.
Nota: Todavía tendrá la oportunidad de cancelar su respuesta en el siguiente paso.
Opcional: cargue o adjunte archivos al flujo de trabajo.
Opcional: introduzca un motivo para su respuesta.
Nota: Es posible que se requiera un motivo para su respuesta según la configuración de la plantilla de flujo de trabajo de trabajo.
Haga clic en Enviar para finalizar su respuesta o en Volver para volver a cambiar su respuesta.

Consulte también

Reiniciar un flujo de trabajo