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Procore

Crear una nueva factura como contacto de factura

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 Nota
Si tiene la versión heredada de facturas de subcontratistas, siga los pasos de Enviar nueva factura como contacto de factura  en lugar de los que aparecen a continuación.

Objetivo

Para crear una nueva  factura de subcontratista  como  contacto de la factura  después de aceptar una "Invitación a facturar".  

Contexto

Si usted es el contacto de la factura designado para una orden de compra o contrato de subcontratista, la empresa para la que está realizando el trabajo crea un período de facturación para definir la "Fecha de facturación" para enviar la factura. Una vez creado el período de facturación, el administrador de facturas tiene la opción de enviarle un mensaje de correo electrónico con el asunto "Nombre de proyecto: nombre de usuario le ha invitado a facturar". La invitación es un recordatorio de cortesía para ayudar a garantizar que se cree y envíe una factura antes de la fecha límite.

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Para crear una nueva factura de subcontratista en respuesta a una "Invitación a facturar" antes de la fecha límite del período de facturación,permisos de nivel "Solo lectura" en la herramienta Pedidos del proyecto. Además, usted debe ser el "Contacto de la factura" designado en la orden de compra o contrato de subcontratista.
       Notas
      • Añadir un contacto de factura a una orden de compra o contrato de subcontratista también añade la persona a la lista "Privada".
      • Si usted es el contacto de factura designado y desea enviar una factura después de la "Fecha límite", debe ponerse en contacto con la empresa para la que haya realizado el trabajo para solicitar que creen la factura en su nombre. Consulte  Crear una factura en nombre de un contacto de la factura. Los contactos de factura no pueden enviar facturas en Procore después de la fecha límite. 
      • Si usted es el contacto designado para la factura y no puede encontrar la "Invitación a facturar" que le enviaron, NO necesita el mensaje de correo electrónico para crear una nueva factura. Siempre que sea antes de la "Fecha límite", puede iniciar sesión en Procore e ir a la herramienta Pedidos para crear la nueva factura para la orden de compra o contrato de subcontratista.

Requisitos

Pasos

Paso 1: Introducir un número de factura

  1. En la página «Nueva factura para», en «Información general», haga lo siguiente:
    • Introduzca el número de factura del colaborador proveedor en la casilla Número de factura.
       Nota
      • El número de factura NO es un campo obligatorio, puede dejar este campo en blanco.
      • Por lo general, los usuarios de Procore utilizan este campo de formulario libre para introducir un número de referencia correspondiente al número de factura del colaborador posterior. Si introduce un 'Invoice #', debe ser único de todas las demás facturas creadas para el contrato de compromiso correspondiente. Si intenta introducir un número duplicado, aparecerá un banner de advertencia ROJO en la parte superior de la página para recordarle que debe introducir un número único. 
      • Procore NO completa automáticamente el "Número de factura" introducido aquí en las facturas anteriores asociadas. Para saber qué campos se completan automáticamente, consulte ¿Cómo completa automáticamente Procore los importes en una factura ascendente?
    • Verifique la información en los siguientes campos. Procore completa automáticamente las siguientes fechas para usted.
       Nota

      El administrador de facturas establece las fechas del periodo de facturación. Si utiliza un periodo de facturación diferente, puede cambiar los valores de estos campos según sea necesario. Todos estos campos son obligatorios.

      • Fecha de facturación
        Indica la fecha límite del periodo de facturación. 
      • Inicio del periodo
        Indica la fecha de inicio del periodo de facturación. 
      • Fin del periodo
        Indica la fecha de finalización del periodo de facturación. 
  2. Continúe con el siguiente paso. 

Paso 2: Actualizar el desglose de partidas

  1. En la sección Desglose de partidas, haga clic en una (1) o ambas flechas AZULES junto a «Partidas de pedido» u «Órdenes de cambio». Esto expande la fila seleccionada en la tabla.
     Notas
    • La sección «Órdenes de cambio» sólo es visible y está disponible cuando el Administrador de Procore de la empresa ha habilitado la configuración de órdenes de cambio de dos (2) o tres (3) niveles en el pedido. Consulte Configurar el número de niveles de órdenes de cambio del pedido.
    • Después de ampliar una línea en la sección «Órdenes de cambio», haga clic en las líneas de orden de cambio de pedidos y en las líneas de posible orden de cambio para ampliarlas hasta llegar a las partidas de entrada de datos. 
  2. Determinar qué método de contabilidad se estableció para el contrato. Esto determina qué formulario de entrada de datos utiliza para actualizar la Lista de valores:

Método de contabilidad basado en importe

Utilice este método para facturar importes de suma global para las partidas de la factura en Desglose de partidas. Procore calcula y ajusta automáticamente las otras entradas en la partida. Si desea liberar la retención, introduzca un importe según sea necesario. Dependiendo del pedido específico, también puede tener la opción de facturar por los materiales almacenados (en la imagen a continuación). Para obtener detalles sobre las columnas adicionales que aparecen cuando se facturan los materiales almacenados, consulte ¿Cómo facturo los materiales almacenados en una factura de subcontratista?

Haga clic aquí para obtener información más detallada sobre el método de contabilidad basado en importe. 

El método de contabilidad basado en importe requiere que se introduzcan los importes de suma global en cada partida del programa de valores. Con este método, Procore utiliza automáticamente sus entradas para calcular y actualizar los valores en otras columnas. 

 Nota
  • Un asterisco (*) en la siguiente lista indica que puede editar el valor de la partida de la lista de valores de la factura. 
  1. Revise los datos de cada partidade la lista de valores de la factura: 
    • Número de artículo. Muestra el número de partida en la lista de valores de la factura. 
    • Código de presupuesto. Muestra el código de presupuesto asignado a la partida de la factura en la lista de valores.
    • Descripción del trabajo. Muestra la descripción introducida en el contrato de compromiso de la partida de la factura. 
    • Valor planificado. Muestra el valor programado de la partida en el contrato de compromiso. Este es el valor contratado de la partida. 
    • Trabajo completado de la solicitud anterior (%). Si se han creado facturas anteriores para el contrato de compromiso, esta celda muestra un valor porcentual que representa el trabajo completado durante los períodos de facturación anteriores para la partida en el Programa de valores. 
  2. Si va a enviar una factura por el trabajo completado durante el período de facturación actual, tiene esta opción: 
    • Trabajo completado este período. Introduzca un importe para representar el trabajo completado para el período de facturación actual. Por ejemplo, si completó la mitad del trabajo de la partida, puede introducir el importe de la moneda aquí (en lugar de un valor porcentual en la columna "Total completado y almacenado hasta la fecha (%)". Por ejemplo, puede introducir 250,00 $ en la columna (en lugar del 50% en la columna "Total completado y almacenado hasta la fecha (%)"). Si introduce un valor aquí, Procore calcula automáticamente los datos de la partida de la siguiente manera:
      • La cantidad de moneda en la columna Total completado y almacenado a la fecha ($).  Si la partida tiene un valor programado de $ 500.00, Procore añadir $ 250.00, que es el 50% del trabajo al valor. Recuerde que el valor de esta columna representa el trabajo total en la factura actual y cualquier factura de períodos de facturación anteriores. 
      • El porcentaje en la columna Total completado y almacenado hasta la fecha (%). Si la partida tiene un valor programado de $ 500.00, Procore añadir $ 250.00, que es el 50% del trabajo al valor. Recuerde que el valor de esta columna representa el trabajo total en la factura actual y cualquier factura de períodos de facturación anteriores. 
  3. Si ha recibido materiales durante este período de facturación y los almacena en el lugar de trabajo (o en una instalación de almacenamiento), tiene esta opción:
    • Condicional: Nuevos materiales almacenados. Ingrese una cantidad de moneda de cualquier material nuevo que se almacene en el sitio de trabajo (o en una instalación de almacenamiento) para el período de facturación actual. El importe que introduzca debe excluir los costes introducidos en la columna "Trabajo completado este período". 
       Nota
      Si el administrador de facturas activó la configuración "Habilitar facturación por separado para materiales almacenados" para el compromiso, introduzca un importe para los materiales para este período de facturación. Su entrada calcula automáticamente los valores de los documentos "Total completado & almacenado hasta la fecha ($) %" y "Total completado & almacenado hasta la fecha (%)". 
    • Materiales anteriores almacenados. Si esta es la primera factura, este valor es de 0,00 $. Si se han creado facturas anteriores, este valor muestra los importes acumulados ingresados en Nuevos materiales de facturas anteriores. Para obtener más información, consulte ¿Cómo facturo los materiales almacenados en una factura de subcontratista?  Como contacto de la factura, no puede modificar este parámetro.
    • Materiales almacenados actualmente. Muestra la cantidad de moneda de los materiales que se almacenan durante el período de facturación actual. 
    • Total completado y almacenado a la fecha ($). Muestra la cantidad de moneda del trabajo completado y los materiales almacenados en el sitio de trabajo para la factura actual y en las facturas de períodosde facturación anteriores.  
  4. Si está enviando una factura que solicita liberar una cantidad de retención: 
    • Retención total liberada.  Introduzca el importe de retención que solicita que se libere en este período de facturación. Es importante tener en cuenta que puede solicitar la liberación del importe, pero NO se le permite cambiar el porcentaje de retención. 
    • Total de retención. Muestra la cantidad acumulada de retención liberada para la partida. 
  5. Continúe con los pasos anteriores para cada partida. 

Método de contabilidad basado en unidades

Utilice este método cuando facture materiales que haya pedido en cantidad. Con este método, puede introducir un valor porcentual en la columna «Progreso total» o un valor monetario en la columna «Progreso del trabajo». Procore calcula y ajusta automáticamente las demás entradas de la partida. Si desea liberar retenciones, puede introducir un importe en dólares en la columna «Retención liberada» necesaria. 

Haga clic aquí para obtener información más detallada sobre el método de contabilidad por unidades.  

El método de contabilidad basado en unidades requiere que introduzca una cantidad y un precio unitario para cada partida en el desglose de partidas. Con este método, Procore calcula automáticamente los totales de las partidas. 

 Nota
Un asterisco (*) en la lista a continuación indica que puede editar el valor de la partida del desglose de partidas en su factura. 
  • Cantidad
    Muestra el número total de unidades de la partida. 
  • Precio unitario
    Muestra el gasto en que se incurre por cada unidad de la partida. 
  • Valor
    Muestra el importe total de la partida. Se trata de la suma de los valores de Precio unitario + Cantidad. 
  • Cantidad anterior
    Muestra el número total de unidades facturadas en períodos de facturación anteriores. 
  • Valor anterior
    Muestra el importe total facturado en períodos de facturación anteriores.
  • % total de avance.*
    Introduzca un importe porcentual que refleje el total de avance. Su entrada debe reflejar el avance acumulativo de cualquier período de facturación anterior y el período de facturación actual. 
  • Nueva cantidad.*
    Introduzca una nueva cantidad para reflejar la cantidad que se factura en este período en la nueva factura. 
  • Nuevo valor.*
    Introduzca un nuevo valor para reflejar el valor de la partida que se factura en este período en la nueva factura. 
  • Retención liberada.*
    Introduzca un importe de retención que se liberará en este período de facturación. 
  • Retención total
    Muestra el importe total de retención que se liberará para la partida. 

 

Paso 3: añadir adjuntos

Si tiene algún archivo para añadir como adjunto a la factura, puede añadirlo ahora. Por ejemplo, puede añadir una exención de gravamen o una copia en PDF firmada de la factura. 

  1. Desplácese hasta la sección Adjuntos.
  2. Haga clic en  Adjuntar archivos o utilice la función de arrastrar y soltar para mover los archivos del ordenador o la red a la zona GRIS de la página.  
    attachments-attach-files.png
  3. Cargue cualquier archivo que pueda ser necesario desde el ordenador.
     Notas
    • Los colaboradores y usuarios con permisos de nivel «Estándar» en la herramienta Pedidos del proyecto pueden utilizar la opción Adjuntar archivos después de que una factura sea «Aprobada».
  4. Continúe con el siguiente paso.

Paso 4: guardar como borrador o enviar para revisión

Si está listo para enviar la factura para revisión, puede hacerlo ahora. Si desea enviar la factura en otro momento, tiene la opción de guardar la factura. Elija una (1) de estas opciones:
save-as-draft-or-send-buttons.png

  • Si NO está listo para enviar la factura, haga clic en Guardar como borrador. Esto establece el estado de la factura en Borrador.
     Sugerencia
    Si desea enviar por correo electrónico una copia de la factura a otras personas antes de enviarla para su revisión, Procore recomienda seguir los pasos en Exportar una factura de subcontratista. A continuación, puede añadir la factura como archivo adjunto a un mensaje con el sistema de correo electrónico de la empresa. 
    O bien
  • Si está listo para enviar la factura, haga clic en Enviar. Esto establece automáticamente el estado de la factura a En revisión.
     Importante