Crear una nueva factura como contacto de factura
Nota
Si tiene la versión heredada de facturas de subcontratistas, siga los pasos de Enviar nueva factura como contacto de factura en lugar de los que aparecen a continuación.Objetivo
Para crear una nueva factura de subcontratista como contacto de la factura después de aceptar una "Invitación a facturar".
Contexto
Si usted es el contacto de la factura designado para una orden de compra o contrato de subcontratista, la empresa para la que está realizando el trabajo crea un período de facturación para definir la "Fecha de facturación" para enviar la factura. Una vez creado el período de facturación, el administrador de facturas tiene la opción de enviarle un mensaje de correo electrónico con el asunto "Nombre de proyecto: nombre de usuario le ha invitado a facturar". La invitación es un recordatorio de cortesía para ayudar a garantizar que se cree y envíe una factura antes de la fecha límite.
- Si recibe y acepta la «Invitación a facturar» (consulte Aceptar o rechazar una «Invitación a facturar» como contacto de la factura), puede seguir los siguientes pasos.
- Si no ha recibido una "Invitación a facturar", la empresa para la que realiza el trabajo puede optar por enviar la factura en su nombre. Si este es el caso, confirme el proceso que utilizará para enviar sus facturas. La empresa completará los pasos para Crear una factura en nombre de un contacto de la factura.
Temas a considerar
- Permisos de usuario necesarios:
- Para crear una nueva factura de subcontratista en respuesta a una "Invitación a facturar" antes de la fecha límite del período de facturación,permisos de nivel "Solo lectura" en la herramienta Pedidos del proyecto. Además, usted debe ser el "Contacto de la factura" designado en la orden de compra o contrato de subcontratista.
Notas
- Añadir un contacto de factura a una orden de compra o contrato de subcontratista también añade la persona a la lista "Privada".
- Si usted es el contacto de factura designado y desea enviar una factura después de la "Fecha límite", debe ponerse en contacto con la empresa para la que haya realizado el trabajo para solicitar que creen la factura en su nombre. Consulte Crear una factura en nombre de un contacto de la factura. Los contactos de factura no pueden enviar facturas en Procore después de la fecha límite.
- Si usted es el contacto designado para la factura y no puede encontrar la "Invitación a facturar" que le enviaron, NO necesita el mensaje de correo electrónico para crear una nueva factura. Siempre que sea antes de la "Fecha límite", puede iniciar sesión en Procore e ir a la herramienta Pedidos para crear la nueva factura para la orden de compra o contrato de subcontratista.
- Para crear una nueva factura de subcontratista en respuesta a una "Invitación a facturar" antes de la fecha límite del período de facturación,permisos de nivel "Solo lectura" en la herramienta Pedidos del proyecto. Además, usted debe ser el "Contacto de la factura" designado en la orden de compra o contrato de subcontratista.
Requisitos
- Acepte la "Invitación a facturar". Consulte Aceptar o rechazar una "Invitación a facturar" como contacto de la factura.
- Si ha extraviado o eliminado inadvertidamente su "Invitación a facturar", consulte ¿Un contacto de factura necesita una "Invitación a facturar" para enviar una factura?
Pasos
- Paso 1: Introducir un número de factura
- Paso 2: Actualizar el desglose de partidas
- Paso 3: añadir adjuntos
- Paso 4: guardar o enviar una factura
Paso 1: Introducir un número de factura
- En la página «Nueva factura para», en «Información general», haga lo siguiente:
- Introduzca el número de factura del colaborador proveedor en la casilla Número de factura.
- Verifique la información en los siguientes campos. Procore completa automáticamente las siguientes fechas para usted.
Nota
El administrador de facturas establece las fechas del periodo de facturación. Si utiliza un periodo de facturación diferente, puede cambiar los valores de estos campos según sea necesario. Todos estos campos son obligatorios.
- Fecha de facturación
Indica la fecha límite del periodo de facturación. - Inicio del periodo
Indica la fecha de inicio del periodo de facturación. - Fin del periodo
Indica la fecha de finalización del periodo de facturación.
- Fecha de facturación
- Continúe con el siguiente paso.
Paso 2: Actualizar el desglose de partidas
- En la sección Desglose de partidas, haga clic en una (1) o ambas flechas AZULES junto a «Partidas de pedido» u «Órdenes de cambio». Esto expande la fila seleccionada en la tabla.
Notas
- La sección «Órdenes de cambio» sólo es visible y está disponible cuando el Administrador de Procore de la empresa ha habilitado la configuración de órdenes de cambio de dos (2) o tres (3) niveles en el pedido. Consulte Configurar el número de niveles de órdenes de cambio del pedido.
- Después de ampliar una línea en la sección «Órdenes de cambio», haga clic en las líneas de orden de cambio de pedidos y en las líneas de posible orden de cambio para ampliarlas hasta llegar a las partidas de entrada de datos.
- Determinar qué método de contabilidad se estableció para el contrato. Esto determina qué formulario de entrada de datos utiliza para actualizar la Lista de valores:
- Método de contabilidad basado en importe
- Método de contabilidad basado en unidades
Sugerencia
¿Cómo configura un administrador de facturas el método de contabilidad de un contrato? Para obtener instrucciones paso a paso, consulte ¿Cómo configuro el método de contabilidad para un contrato o financiamiento?
Método de contabilidad basado en importe
Utilice este método para facturar importes de suma global para las partidas de la factura en Desglose de partidas. Procore calcula y ajusta automáticamente las otras entradas en la partida. Si desea liberar la retención, introduzca un importe según sea necesario. Dependiendo del pedido específico, también puede tener la opción de facturar por los materiales almacenados (en la imagen a continuación). Para obtener detalles sobre las columnas adicionales que aparecen cuando se facturan los materiales almacenados, consulte ¿Cómo facturo los materiales almacenados en una factura de subcontratista?
Haga clic aquí para obtener información más detallada sobre el método de contabilidad basado en importe.
Método de contabilidad basado en unidades
Utilice este método cuando facture materiales que haya pedido en cantidad. Con este método, puede introducir un valor porcentual en la columna «Progreso total» o un valor monetario en la columna «Progreso del trabajo». Procore calcula y ajusta automáticamente las demás entradas de la partida. Si desea liberar retenciones, puede introducir un importe en dólares en la columna «Retención liberada» necesaria.
Haga clic aquí para obtener información más detallada sobre el método de contabilidad por unidades.
Paso 3: añadir adjuntos
Si tiene algún archivo para añadir como adjunto a la factura, puede añadirlo ahora. Por ejemplo, puede añadir una exención de gravamen o una copia en PDF firmada de la factura.
- Desplácese hasta la sección Adjuntos.
- Haga clic en Adjuntar archivos o utilice la función de arrastrar y soltar para mover los archivos del ordenador o la red a la zona GRIS de la página.
- Cargue cualquier archivo que pueda ser necesario desde el ordenador.
Notas
- Los colaboradores y usuarios con permisos de nivel «Estándar» en la herramienta Pedidos del proyecto pueden utilizar la opción Adjuntar archivos después de que una factura sea «Aprobada».
- Continúe con el siguiente paso.
Paso 4: guardar como borrador o enviar para revisión
Si está listo para enviar la factura para revisión, puede hacerlo ahora. Si desea enviar la factura en otro momento, tiene la opción de guardar la factura. Elija una (1) de estas opciones:
- Si NO está listo para enviar la factura, haga clic en Guardar como borrador. Esto establece el estado de la factura en Borrador.
Sugerencia
Si desea enviar por correo electrónico una copia de la factura a otras personas antes de enviarla para su revisión, Procore recomienda seguir los pasos en Exportar una factura de subcontratista. A continuación, puede añadir la factura como archivo adjunto a un mensaje con el sistema de correo electrónico de la empresa. - Si está listo para enviar la factura, haga clic en Enviar. Esto establece automáticamente el estado de la factura a En revisión.
Importante
- NO podrá editar la factura después de enviarla, a menos que un administrador de facturas cambie el estado de la factura a "Revisar y reenviar". Para obtener más detalles, consulte Revisar factura de subcontratista como administrador.
- Para obtener más información sobre los estados, consulte ¿Cuáles son los estados predeterminados de las facturas de Procore?