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Procore

Crear una factura en nombre de un contacto de la factura

Objetivo

Crear una factura de subcontratista en nombre de un contacto de factura.

Contexto

En Procore, los usuarios finales pueden crear dos tipos de contratos de pedido: (1) una orden de compra, que es una solicitud legal para pedir un bien o un servicio a un comprador, y (2) un contrato de subcontratista, que define la tarificación acordada legalmente y las condiciones de compra. En relación con la compra, está la factura, que es una declaración legal emitida por un vendedor a un comprador. La factura enumera los tipos y cantidades de los bienes (por ejemplo, maquinaria, materiales, etc.) o servicios (por ejemplo, inspecciones, instalaciones, etc.) que se proporcionaron. A menudo acompaña a un recibo, que especifica el importe total adeudado a cambio de los bienes suministrados o servicios prestados. En muchas organizaciones, se suele iniciar una orden de compra por importes más pequeños y se inicia un pedido cuando el valor de los bienes o servicios es mayor.

En un proyecto de Procore, las facturas tanto de las órdenes de compra como de los contratos de subcontratista pueden crearse en la herramienta Pedidos de nivel de proyecto. También tienen el formato típico de facturación progresiva con una portada y una página de detalle de partidas.  

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
  • Información adicional:
    • Se pueden crear facturas de subcontratista para órdenes de compra o contratos de subcontratista.
    • Los subcontratistas pueden (1) pedirle a alguien con suficientes permisos de acceso que cree la factura en su nombre o (2) seguir los pasos descritos en Enviar una factura como contacto de la factura.
    • Solo puede editar los importes facturados en la factura más reciente.
    • Si el contratista va a crear una planificación de pagos una vez aprobada la factura, introduzca los importes del trabajo para el período que está solicitando en la columna "El subcontratista solicitó este período" del detalle de la factura. Para que aparezca esta columna, la función de planificación de pagos debe habilitarse en los ajustes de configuración de la herramienta Pedidos. Consulte Ajustes de configuración: Pedidos.

Vídeo de formación

 

El contenido del video puede no reflejar con precisión el estado actual del sistema o puede estar desactualizado.

 

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Pedidos del proyecto.
  2. En la pestaña Contratos, busque la orden de compra o el contrato de subcontratista. A continuación, haga clic en Editar.
  3. Haga clic en Crear factura
     Notas
    • Los valores de Inicio de período, Fin de período y Fecha de facturación del período de facturación que ha creado se introducen automáticamente.
    • Los usuarios con permisos de "Administrador" en la herramienta Pedidos pueden seleccionar los períodos de facturación que se han creado. Solo se pueden seleccionar períodos de facturación que aún no estén vinculados a una factura. 
  4. Introduzca el Número de factura, si corresponde.
  5. Seleccione uno de los siguientes estados:
    Nota: Debe ser un usuario con permisos de "Administrador" en la herramienta Pedidos para cambiar el estado.
    • Borrador. Indica que la factura debe ser aprobada. Los costes no se reflejan en el presupuesto del proyecto.
    • En revisión. Indica que la factura está siendo revisada por un aprobador. Los costes NO se reflejan en el presupuesto del proyecto.
    • Revisar y reenviar. Indica que las facturas deben revisarse y reenviarse. Los costes NO se reflejan en el presupuesto del proyecto.
    • Aprobación pendiente del promotor. Indica que la factura está esperando a ser aprobada por el promotor. Los costes NO se reflejan en el presupuesto del proyecto.
    • Aprobado con anotaciones. Indica que la factura está aprobada con anotaciones incluidas en la respuesta. Los costes NO se reflejan en el presupuesto del proyecto.
    • Aprobado. Indica que la factura está aprobada. Los costes se reflejan en la columna "Costes de proyecto hasta la fecha" en el presupuesto del proyecto.
       Notas
      • Cuando la empresa del pedido crea la factura (o cuando la crea usted en su nombre), puede cambiar el estado a "En revisión" cuando esté lista para la revisión. Entonces el revisor puede marcarla como "Aprobado" o como "Revisar y reenviar", según corresponda.
      • Los contactos de la factura solo pueden editar facturas cuando el estado de la factura sea "Borrador" o "Revisar y reenviar" durante el período de facturación abierto. Solo los usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto pueden editar una factura que tenga otros estados.
  6. Adjunte cualquier documentación de respaldo necesaria. Por ejemplo, renuncias o exoneraciones de gravamen. 
  7. Haga clic en Guardar.
  8. Según el método de contabilidad del pedido (consulte¿Cómo configuro el método de contabilidad de un pedido o contrato principal?), realice una de las siguientes acciones:

Añadir detalle de factura para un pedido basado en unidad/cantidad

  1. En la factura, haga clic en la pestaña Detalles.
  2. Cumplimente los campos siguientes para cada partida que se vaya a pagar en la factura:
    • Este período (cant.). Introduzca una cantidad para cada partida. Procore calcula el importe total automáticamente. 
    • Retenido este período (%) (solo administrador). Introduzca la retención como un importe porcentual para el período de facturación actual. 
      Nota: Alternativamente, puede establecer la retención para todas las partidas en la factura introduciendo valores en Establecer retención en todas las partidas y haciendo clic en Establecer
    • Liberado en este período. Introduzca la retención como un importe para el período de facturación actual.
  3. Opcional: Para añadir una orden de cambio de pedido aprobada a la factura, haga clic en Añadir a factura.
    Notas:
    • La introducción y la edición de las órdenes de cambio siempre se producirán en el nivel de detalle de partida.
    • Puede seleccionar un nivel diferente de detalle sobre cómo se mostrarán las órdenes de cambio en la página de detalles de la factura cuando se visualice o se exporte desde Procore. Consulte Editar la configuración avanzada de un pedido.
  4. Haga clic en Guardar para guardar los cambios. 

Añadir detalle de factura para un pedido basado en importe

  1. En la factura, haga clic en la pestaña Detalles.
  2. Cumplimente los campos siguientes para cada partida que se vaya a pagar en la factura:
    • Trabajo completado (este período). Introduzca el importe del trabajo completado en el período de pago de la factura. Si prefiere introducir un valor porcentual del trabajo completado, haga clic en el icono de la calculadora, introduzca el porcentaje y haga clic en "Guardar". Procore convertirá automáticamente el porcentaje de trabajo en el importe equivalente. 
    • Materiales almacenados actualmente. Introduzca el importe de los materiales almacenados actualmente en la obra o en las instalaciones de almacenamiento cercanas que no se incluyeron en los costes de las columnas "Trabajo completado" (D y E). Tenga en cuenta que los valores introducidos aquí permanecerán en esta columna en facturas futuras hasta que se muevan manualmente a "Trabajo completado". Consulte ¿Cómo facturo los materiales almacenados? para obtener más información.
    • Retención de trabajo (%) Retenido este período (solo Administrador). Introduzca un porcentaje del trabajo retenido para este período de pago. (Nota: También puede configurar la retención de todas las partidas introduciendo un valor en la barra lateral derecha y haciendo clic en "Establecer").
    • Retención de materiales (%) Retenido este período (solo Administrador). Introduzca el porcentaje de materiales retenidos durante este período. (Nota: También puede establecer la retención en todas las partidas introduciendo un valor en la barra lateral derecha y haciendo clic en "Establecer").
    • Retención de trabajo (€) Liberado en este período. Introduzca el importe de retención de trabajo que se liberará en este período. 
    • Liberado en este período: Retención de materiales. Introduzca el importe de retención de materiales que se liberará en este período.
  3. Si el contratista va a crear una planificación de pagos una vez aprobada la factura, introduzca los importes del trabajo para el período que está solicitando en la columna "El subcontratista solicitó este período". Para que aparezca esta columna, la función de planificación de pagos debe habilitarse en los ajustes de configuración de la herramienta Pedidos. Consulte Ajustes de configuración: Pedidos.
  4. Si desea añadir una orden de cambio de pedido aprobada a la factura, haga clic en Añadir a factura junto a la orden de cambio en la sección "Órdenes de cambio de pedido aprobadas para añadir a esta factura".
    La entrada y edición de las órdenes de cambio siempre se producirá en el nivel de detalle de la partida. Puede seleccionar un nivel diferente de detalle sobre cómo se mostrarán las órdenes de cambio en la página de detalles de la factura cuando se visualice o se exporte desde Procore. Consulte Editar la configuración avanzada de un pedido.
  5. Haga clic en Guardar.

 

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