Saltar al contenido principal
Procore

Crear una factura en nombre de un contacto de la factura (heredado)

  1. Última actualización
  2. Guardar como PDF
 Contenido antiguo

Esta página detalla la experiencia heredada de factura de subcontratista. Una experiencia modernizada también está disponible. 

Objetivo

Crear una factura de subcontratista en nombre de un contacto de factura.

Contexto

En Procore, los usuarios finales pueden crear dos tipos de contratos de pedido: (1) una orden de compra, que es una solicitud legal para pedir un bien o un servicio a un comprador, y (2) un contrato de subcontratista, que define la tarificación acordada legalmente y las condiciones de compra. En relación con la compra, está la factura, que es una declaración legal emitida por un vendedor a un comprador. La factura enumera los tipos y cantidades de los bienes (por ejemplo, maquinaria, materiales, etc.) o servicios (por ejemplo, inspecciones, instalaciones, etc.) que se proporcionaron. A menudo acompaña a un recibo, que especifica el importe total adeudado a cambio de los bienes suministrados o servicios prestados. En muchas organizaciones, se suele iniciar una orden de compra por importes más pequeños y se inicia un pedido cuando el valor de los bienes o servicios es mayor.

En un proyecto de Procore, las facturas tanto de las órdenes de compra como de los contratos de subcontratista pueden crearse en la herramienta Pedidos de nivel de proyecto. También tienen el formato típico de facturación progresiva con una portada y una página de detalle de partidas.  

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
  • Información adicional:
    • Se pueden crear facturas de subcontratista para órdenes de compra o contratos de subcontratista.
    • Los subcontratistas pueden (1) pedirle a alguien con suficientes permisos de acceso que cree la factura en su nombre o (2) seguir los pasos descritos en Enviar una factura como contacto de la factura.
    • Solo puede editar los importes facturados en la factura más reciente.
    • Si el contratista va a crear una planificación de pagos una vez aprobada la factura, introduzca los importes del trabajo para el que está solicitando este período en la columna "Importe propuesto" del detalle de la factura. Para que aparezca esta columna, la función de planificación de pagos debe habilitarse en la herramienta Compromiso del proyecto. Consulte Ajustes de configuración: Pedidos.

Vídeo de formación

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Pedidos del proyecto.
  2. En la pestaña Contratos, busque la orden de compra o el contrato de subcontratista. A continuación, haga clic en Editar.
  3. Haga clic en Crear factura. 
     Notas
    • Los valores de Inicio de período, Fin de período y Fecha de facturación del período de facturación que ha creado se introducen automáticamente.
    • Los usuarios con permisos de "Administrador" en la herramienta Pedidos pueden seleccionar los períodos de facturación que se han creado. Solo se pueden seleccionar períodos de facturación que aún no estén vinculados a una factura. 
  4. Introduzca el número de factura del colaborador proveedor en la casilla Número de factura.
     Nota

    Aspectos importantes a tener en cuenta sobre el obra Factura #:

    • NO se requiere un número de factura para guardar una factura. Puede dejar este campo en blanco.
    • Un número de factura es un obra de entrada de formato libre que permite a los contactos de facturas introducir un número de referencia que se corresponde con su propio sistema de numeración de facturas.
    • NO se permite un número de factura duplicado en un pedido. En un pedido, cada factura debe tener un número de factura único. 
    • Un número de factura  NO se rellena automáticamente en las facturas de promotor. Consulte  ¿Cómo completa de manera automática Procore los importes en una factura de cliente?
  5. Seleccione uno de los siguientes estados:
    Nota: Debe ser un usuario con permisos de "Administrador" en la herramienta Pedidos para cambiar el estado.
    • Borrador. Indica que la factura debe ser aprobada. Los costes no se reflejan en el presupuesto del proyecto.
    • En revisión. Indica que la factura está siendo revisada por un aprobador. Los costes NO se reflejan en el presupuesto del proyecto.
    • Revisar y reenviar. Indica que las facturas deben revisarse y reenviarse. Los costes NO se reflejan en el presupuesto del proyecto.
    • Aprobación pendiente del promotor. Indica que la factura está esperando a ser aprobada por el promotor. Los costes NO se reflejan en el presupuesto del proyecto.
    • Aprobado con anotaciones. Indica que la factura está aprobada con anotaciones incluidas en la respuesta. Los costes NO se reflejan en el presupuesto del proyecto.
    • Aprobado. Indica que la factura está aprobada. Los costes se reflejan en la columna "Costes de proyecto hasta la fecha" en el presupuesto del proyecto.
       Notas
      • Cuando la empresa del pedido crea la factura (o cuando la crea usted en su nombre), puede cambiar el estado a "En revisión" cuando esté lista para la revisión. Entonces el revisor puede marcarla como "Aprobado" o como "Revisar y reenviar", según corresponda.
      • Los contactos de la factura solo pueden editar facturas cuando el estado de la factura sea "Borrador" o "Revisar y reenviar" durante el período de facturación abierto. Solo los usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto pueden editar una factura que tenga otros estados.
  6. Adjunte cualquier documentación de respaldo necesaria. Por ejemplo, renuncias o exoneraciones de gravamen. 
  7. Haga clic en Guardar.
  8. Según el método de contabilidad del pedido (consulte ¿Cómo configuro el método de contabilidad de un contrato o financiación?), realice una de las siguientes acciones:

Añadir detalle de factura para un pedido basado en unidad/cantidad

  1. En la factura, haga clic en la pestaña Detalles.
  2. Cumplimente los campos siguientes para cada partida que se vaya a pagar en la factura:
    • Este período (cant.). Introduzca una cantidad para cada partida. Procore calcula el importe total automáticamente. 
    • Retenido este período (%) (solo administrador). Introduzca la retención como un importe porcentual para el período de facturación actual. 
      Nota: Alternativamente, puede establecer la retención para todas las partidas en la factura introduciendo valores en Establecer retención en todas las partidas y haciendo clic en Establecer. 
    • Liberado en este período. Introduzca la retención como un importe para el período de facturación actual.
  3. Opcional: Para añadir una orden de cambio de pedido aprobada a la factura, haga clic en Añadir a factura.
    Notas:
    • La introducción y la edición de las órdenes de cambio siempre se producirán en el nivel de detalle de partida.
    • Puede seleccionar un nivel diferente de detalle sobre cómo se mostrarán las órdenes de cambio en la página de detalles de la factura cuando se visualice o se exporte desde Procore. Consulte Editar la configuración avanzada de un pedido.
  4. Haga clic en Guardar para guardar los cambios. 

Añadir detalle de factura para un pedido basado en importe

  1. En la factura, haga clic en la pestaña Detalles.
  2. Cumplimente los campos siguientes para cada partida que se vaya a pagar en la factura:
    • Trabajo completado (este período). Introduzca el importe del trabajo completado en el período de pago de la factura. Si prefiere introducir un valor porcentual del trabajo completado, haga clic en el icono de la calculadora, introduzca el porcentaje y haga clic en "Guardar". Procore convertirá automáticamente el porcentaje de trabajo en el importe equivalente. 
    • Materiales almacenados actualmente. Introduzca la cantidad de dinero de los materiales almacenados actualmente en el sitio de trabajo o en la instalación de almacenamiento cercana que no se incluyeron en los costos de las columnas " Trabajo completado" (D y E ). Tenga en cuenta que los valores introducidos aquí permanecerán en esta columna en facturas futuras hasta que se mueva manualmente al Trabajo completado. Consulte ¿Cómo se facturan los materiales almacenados en Procore? (Legado)  para obtener más información.
  3. Fijar las retenciones según sea necesario:
     Sugerencia
    ¿Desea fijar la retención en todas las partidas? Si es así, introduzca un valor en la barra lateral derecha y haga clic en Establecer.
    • Retención de trabajo (%) retenido este periodo (permisos de nivel 'Admin'). Introduzca un porcentaje para el trabajo retenido para este período de pago.
    • Retención de materiales (%) retenidos este periodo (permisos de nivel 'Admin'). Introduzca el porcentaje de materiales retenidos este periodo.
  4. Libere las retenciones según sea necesario:
    • Retención de trabajo ($) liberada este período. Ingrese el monto de la retención de trabajo que se liberará en este período.
    • Retención de materiales ($) liberada este período. Ingrese el monto de la retención de materiales a liberar en este período.
  5. Opcional: Si la función de calendario de pagos está activada (véase Configurar ajustes: Compromisos) y el contratista creará un calendario de pagos después de que la factura sea "Aprobada":
    • Importe Propuesto. Indique el importe reclamado por el trabajo en este periodo.
  6. Opcional: Añadir a la factura cualquier orden de cambio de compromiso "aprobada":
    • Añadir a la factura. Junto a la(s) orden(es) de cambio en la sección "Órdenes de cambio de compromiso aprobadas", haga clic en este botón.
      Nota: La entrada y edición de las órdenes de cambio siempre se producirá en el nivel de detalle de la partida. Puede seleccionar un nivel de detalle diferente para que las órdenes de cambio se muestren en la página de detalles de la factura cuando se visualicen o exporten desde Procore. Consulte Editar la configuración avanzada de un compromiso.
  7. Haga clic en Guardar.