Actualizar la plantilla de importación de empresas o usuarios
Objetivo
Actualizar la plantilla de importación de empresas o usuarios de la herramienta Directorio en el nivel de empresa o en el nivel de proyecto.
Contexto
Debido a su cargo en su empresa de Administrador de Procore o de Administrador del directorio de su proyecto, se le han otorgado permisos de nivel de "Administrador" para el directorio de empresa, el directorio del proyecto o ambos. Si es responsable de configurar la cuenta de Procore de su empresa completa o responsable de configurar un proyecto nuevo, uno de los pasos de configuración necesario es rellenar la herramienta Directorio de Procore con su información de usuario (los usuarios son las personas, como los empleados, que iniciarán sesión en Procore). También puede ser responsable de añadir cualquier registro de proveedor al directorio (empresas de subcontratación, proveedores o vendedores). Para un resumen sobre el proceso de importación, consulte Solicitar importaciones de empresas y personas.
Nota: Al importar usuarios a Procore, puede elegir que se importen en el de nivel de empresa o de proyecto. Si decide importar usuarios a un proyecto, esos registros se añadirán automáticamente al directorio de empresa de Procore.
Antes de completar los pasos a continuación, siga los pasos de Descargar la plantilla de importación de empresas o usuarios. Después de obtener su copia de la plantilla de importación, siga los pasos a continuación para recopilar y formatear sus datos de importación. Luego, cuando esté listo para enviar su solicitud, continúe con Envíe una plantilla de importación de empresa o usuario a Procore o agilice el proceso de importación realizando su propia importación con la aplicación Procore Imports. Consulte Importar usuarios y proveedores en la herramienta Directorio de nivel de empresa (Procore Imports) para obtener más información.
Temas a considerar
- Permisos de usuario necesarios:
- Para actualizar la plantilla de importación: Ninguno. Esta tarea se realiza en Microsoft Excel.
- Requisitos de la plantilla de importación de empresas:
Para obtener consideraciones generales sobre la actualización de una plantilla de importación, consulte ¿Cómo preparo mis datos para importarlos a Procore?- Datos requeridos de la fila:
¡Importante! No hay límite para la cantidad de filas que puede importar. Sin embargo, las filas no pueden estar en blanco.- Cada fila requiere un valor en la columna Nombre para crear el registro de la empresa. Otros valores de la misma fila pueden estar en blanco.
- Cada fila de la tabla corresponde a un proveedor individual.
- El proceso de importación fallará si se cambia el orden del encabezado de la columna en la plantilla.
- El proceso de importación fallará si se insertan, mueven o eliminan columnas de la plantilla.
- El proceso de importación fallará si se modifican los valores de los encabezados de columna.
- Datos de columna obligatorios:
- La primera línea de la tabla debe incluir el encabezado, que define los campos en la tabla de Excel y la base de datos de proveedores de su empresa en Procore.
- Si su cuenta de empresa ha habilitado la herramienta Integraciones ERP de nivel de empresa, su plantilla está configurada para añadir automáticamente uno (1) de estos encabezados de columna: Códigos de coste Sage 300 CRE®, Códigos de coste QuickBooks® o timberline_vendor_id (Este campo solo se incluye para clientes con la integración heredada de Sage Timberline Office (STO)).
- El proceso de importación fallará si se modifican los valores de los encabezados de columna.
- El proceso de importación fallará si se insertan, mueven o eliminan columnas de la plantilla.
- El proceso de importación fallará si se cambia el orden del encabezado de la columna en la plantilla.
- La primera línea de la tabla debe incluir el encabezado, que define los campos en la tabla de Excel y la base de datos de proveedores de su empresa en Procore.
- Datos requeridos de la fila:
- Requisitos de la plantilla de importación de usuarios:
Para obtener consideraciones generales sobre la actualización de una plantilla de importación, consulte ¿Cómo preparo mis datos para importarlos a Procore?- El archivo XLSX debe estar formateado como una tabla.
¡Importante! Para evitar fallas de importación:- NO elimine la fila del encabezado de la columna en la plantilla.
- NO cambie las etiquetas en la fila del encabezado de la columna en la plantilla.
- NO añada nuevas columnas a la plantilla.
- NO añada columnas en blanco a la plantilla.
- NO añada filas vacías a la plantilla (es decir, no omita filas).
- Datos de fila requeridos:
- ¡Importante! No hay límite para la cantidad de filas que puede importar. Sin embargo, las filas no pueden estar en blanco.
- Cada fila de la tabla corresponde a un usuario individual.
- Cada fila de la tabla corresponde a un registro de contacto (también conocido como un usuario). Como mínimo, cada registro requiere un valor para el nombre, el apellido, la dirección de correo electrónico y la plantilla de permisos del contacto. Los encabezados de las columnas de los campos obligatorios tienen un fondo ROJO. Todas las demás columnas y celdas de una sola fila pueden dejarse en blanco.
- Datos obligatorios de la columna:
La primera línea de la tabla debe incluir el encabezado, que define los campos en la tabla de Excel y la base de datos de los contactos de su empresa en Procore.- El proceso de importación fallará si se modifican los valores de los encabezados de columna.
- El proceso de importación fallará si se insertan, mueven o eliminan columnas de la plantilla.
- El proceso de importación fallará si se cambia el orden del encabezado de la columna en la plantilla.
- El archivo XLSX debe estar formateado como una tabla.
Requisitos
- Más información sobre el proceso de importación. Consulte Solicitar importaciones de empresas y personas.
- Completar los pasos de Descargar la plantilla de importación de empresa o usuario.
- Configurar la estructura de desglose de trabajo de la empresa. Consulte Crear la estructura de desglose de trabajo predeterminada de la empresa.
Pasos
- Actualizar la plantilla de importación de la empresa
- Actualizar la plantilla de importación de usuarios
Actualizar la plantilla de importación de la empresa
- Descargue la plantilla de importación de usuarios desde la aplicación web de Procore. Consulte Descargar la plantilla de importación de empresa o usuario.
- Abra la plantilla XLSX en Microsoft Excel.
- Complete la introducción de datos de la siguiente manera:
Nota: Un asterisco (*) indica un campo obligatorio.- * Nombre: introduzca el nombre del proveedor/la empresa exactamente como desea que aparezca en la herramienta Directorio. Los nombres de las empresas distinguen entre mayúsculas y minúsculas y la puntuación. Si su empresa ha habilitado la herramienta Integraciones ERP de nivel de empresa, tenga en cuenta que su entrada está sincronizada con un sistema ERP integrado que impone límites de caracteres a los nombres de proyectos importados. Para obtener más información, consulte ¿Cuál es la longitud máxima de caracteres para un "Nombre de empresa" en la herramienta Directorio?
¡Importante! Para evitar crear una entrada duplicada al importar entradas a un directorio con registros existentes:- Si su empresa está importando datos usando la columna ID (en lugar de la columna Nombre), Procore sobrescribirá cualquier dato existente para ese proveedor en el Directorio.
- Si tiene datos existentes en el directorio, introduzca el nombre exactamente como aparece en el directorio.
- Tipo de entidad: seleccione ABN (Número comercial australiano) o EIN (ID de la empresa) de la lista desplegable. A continuación, introduzca el número de identificación de la entidad en el campo ID de entidad.
- ID de entidad: si selecciona una opción de la lista Tipo de entidad, debe introducir el número correspondiente aquí. Consulte Número comercial australiano o ID de la empresa.
- Dirección: Introduzca la calle o la dirección postal del proveedor/la empresa.
- Ciudad: introduzca el nombre completo de la ciudad (por ejemplo, San Diego, Seattle, Westchester).
- Estado: Introduzca la abreviatura de dos letras del estado o territorio (por ejemplo, CA, WA, NY). Véase Abreviaturas de estados de EE.UU..
- Código postal: Introduzca el código postal de la empresa.
Consejo. Si un código postal contiene un cero a la izquierda (por ejemplo, 92129, 98122, 10503), existe un problema conocido en Microsoft Excel relacionado con la visualización de números. Consulte el sitio web de Microsoft Office para obtener más detalles: Visualización de números como códigos postales. - País: introduzca el nombre completo del país de la dirección de la empresa (p. ej., Estados Unidos o Canadá).
- Teléfono del trabajo: introduzca el número de teléfono comercial del proveedor/la empresa utilizando el formato de número NANP (por ejemplo, 805-555-0100). No use ESPACIOS ni paréntesis como delineadores.
- Número de fax: introduzca el número de fax comercial del proveedor/la empresa utilizando el formato de número NANP (p. ej., 805-555-0101). No use ESPACIOS ni paréntesis como delineadores.
- Dirección de correo electrónico de la empresa: Introduzca una (1) dirección de correo electrónico completa del proveedor/empresa. Normalmente, se trata de una dirección de correo electrónico comercial general (por ejemplo, info@example.com ). Este campo no admite la introducción de varias direcciones de correo electrónico.
- Dirección de correo electrónico del contacto principal. Introduzca una (1) dirección de correo electrónico completa para el contacto principal del proveedor/empresa. Normalmente, esta es la dirección de correo electrónico de una persona (p. ej.,jsmith@example.com). Este campo no admite la entrada de varias direcciones de correo electrónico.
¡Importante! El contacto principal debe ser una dirección de correo electrónico y el usuario asociado con la dirección de correo electrónico debe tener un registro en la herramienta Directorio. - Dirección de correo electrónico del licitador por defecto: Introduzca la dirección de correo electrónico del invitado a licitar por defecto para esa empresa. Si hay varios invitados, utilice el símbolo de la pipa (|) como separador e incluya un solo ESPACIO a cada lado del símbolo de la pipa (por ejemplo, jsmith@example.com | mjones@example.com ).
- Nombre de DBA: introduzca el nombre con el que opera la empresa (Doing Business As, DBA).
- Sitio web: introduzca el sitio web del proveedor/la empresa.
- Especialidades: introduzca la especialidad del proveedor/la empresa (p. ej., hormigón o mampostería). Si hay varias especialidades, use el símbolo de la barra vertical (|) como separador e incluya un solo ESPACIO a cada lado del símbolo de la barra vertical (p. ej., Hormigón | Mampostería).
Notas:- Para escribir el símbolo de barra vertical (|), mantenga pulsada la tecla MAYÚS del teclado y pulse la tecla de la barra invertida (\). En la mayoría de los teclados españoles, la tecla \ está encima de la tecla tabulador. Sin embargo, su teclado puede ser diferente.
- Las operaciones le permiten filtrar registros en el directorio del proyecto. Consulte Añadir o eliminar operaciones. Ellos y también le permiten crear rápidamente listas de licitación con la herramienta Licitación de Procore. Consulte Exportar la lista de licitaciones de un paquete de licitación a PDF o CSV).
- Consideraciones sobre el tipo de empresa:
Nota: Si las regulaciones locales, federales o estatales restringen la recopilación de estos datos para su organización, debe dejar esta celda en blanco.- Licitante autorizado: seleccione "Sí" para indicar que el proveedor está autorizado a ofertar en todos los proyectos de su empresa (si está importando en el nivel de empresa) o un proyecto específico (si está importando en el nivel de proyecto). Seleccione "No" para indicar que el proveedor no es un licitante autorizado.
- Miembro del sindicato: seleccione "Sí" o "No" para indicar si el proveedor es miembro de un sindicato.
- Salario prevalente: seleccione "Sí" para indicar que la empresa está sujeta a determinaciones generales de salario prevalente. Seleccione "No" para indicar que la empresa no está sujeta a estas determinaciones.
- Pequeña empresa: seleccione "Sí" para indicar que la empresa está certificada por la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. como pequeña empresa. Seleccione "No" para indicar que la empresa no está certificada como pequeña empresa. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No".
- Empresa propiedad de afroamericanos: seleccione "Sí" para indicar que la empresa está certificada por la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. como un negocio propiedad de minorías (p. ej., una empresa comercial afroamericana). Seleccione "No" para indicar que la empresa no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No".
- Empresa propiedad de asiáticos americanos: seleccione "Sí" para indicar que la empresa está certificada por la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. como un negocio propiedad de minorías (p. ej., una empresa comercial asiático-americana). Seleccione "No" para indicar que la empresa no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No".
- Empresa propiedad de hispanos: seleccione "Sí" para indicar que la empresa está certificada por la Administración de Pequeñas empresas de EE. UU. como un negocio de propiedad de minorías (por ejemplo, una empresa comercial hispana). Seleccione "No" para indicar que la empresa no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No".
- Empresa propiedad de nativos americanos: seleccione "Sí" para indicar que la empresa está certificada por la Administración de Pequeñas empresas de EE. UU. como un negocio propiedad de minorías (p. ej., empresa comercial de nativos americanos). Seleccione "No" para indicar que la empresa no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No".
- Empresa propiedad de mujeres: seleccione "Sí" para indicar que la empresa está certificada por la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. como un negocio de propiedad de minorías (por ejemplo, una empresa comercial propiedad de mujeres). Seleccione "No" para indicar que la empresa no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No".
- Empresa propiedad de colectivos discriminados: seleccione "Sí" para indicar que la empresa está certificada por la Administración de Pequeñas empresas de EE. UU. Como un negocio propiedad de minorías (p. ej., empresa comercial de colectivos discriminados). Seleccione "No" para indicar que la empresa no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No".
- Empresa históricamente infrautilizada: seleccione "Sí" para indicar que la empresa está certificada por la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. Como una empresa propiedad de minorías (por ejemplo, empresa históricamente infrautilizada). Seleccione 'No' para indicar que la empresa no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No".
- Empresa propiedad de minorías: seleccione "Sí" para indicar que la empresa está certificada por la Administración de Pequeñas empresas de EE. UU. como empresa comercial propiedad de minorías. Seleccione "No" para indicar que la empresa no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No".
- Pequeña empresa propiedad de veteranos discapacitados en servicio: seleccione "Sí" para indicar que la empresa está certificada por la Administración de Pequeñas empresas de EE. UU. como un negocio propiedad de minorías (por ejemplo, un pequeño negocio propiedad de veteranos discapacitados para el servicio). Seleccione "No" para indicar que la empresa no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No".
- 8a Empresa comercial: seleccione "Sí" para indicar que la empresa está certificada por la Administración de Pequeñas empresas de EE. UU. como un negocio propiedad de minorías (por ejemplo, un negocio en desventaja social o económica según el programa 8a). Seleccione "No" para indicar que la empresa no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No".
- Acción afirmativa: seleccione "Sí" para indicar que la empresa está sujeta a una acción afirmativa al realizar una oferta. Seleccione "No" para indicar que el proveedor no está sujeto a una acción afirmativa. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No".
- Empresa certificada: seleccione "Sí" para indicar que la empresa se registró en el Programa de empresas comerciales certificadas (CBE) del Departamento de desarrollo de pequeños negocios locales (DSLBD). Seleccione "No" para indicar que la empresa no es una empresa de distrito (es decir, Washington D. C.).
- Precalificados: seleccione "Sí" si el contratista está en la Lista de Contratistas Precalificados correspondiente al estado en el que realizará sus actividades comerciales. Seleccione "No" si el contratista no está en la lista. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No".
- Número de licencia: introduzca la licencia de contratistas estatales de la empresa.
- Etiquetas/Palabras clave: introduzca aquí cualquier etiqueta de palabra clave para el proveedor. Separe las entradas con una coma (,). Puede introducir hasta 255 caracteres en este campo.
- Códigos de coste:
- Lista de códigos de coste de las integraciones ERP
- Integración/Ninguno: seleccione esta opción si su empresa NO ha habilitado la herramienta Integraciones ERP. Nota: También seleccionará esta opción si está utilizando Procore + Viewpoint® Spectrum® o Procore + Integration de Ryvit. Actualmente, estas integraciones NO le permiten importar códigos de coste (es decir, códigos de fase en Integración de Ryvit con un registro de proveedor.
- Sage 300 CRE: seleccione esta opción si está utilizando Procore + Sage 300 CRE® y desea asociar códigos de coste con un registro de proveedor específico. Consulte Sage 300 CRE® .
- QuickBooks: seleccione esta opción si está utilizando Procore + QuickBooks® y desea asociar sus códigos de costes de QuickBooks con un proveedor específico. Consulte QuickBooks®.
- timberline_vendor_id: seleccione esta opción si está utilizando la versión heredada de la integración Procore + Sage Timberline Office (STO). Esto NO es habitual y NO está relacionado con la integración actual de Procore + Sage 300 CRE®.
Nota: Aunque no se usa habitualmente, también puede añadir datos de importación a esta columna si está almacenando el ID de proveedor de Timberline (también conocido como ID de proveedor de contabilidad) en sus registros de proveedores. - Lista de códigos de coste de integraciones ERP
Si su empresa ha habilitado la herramienta Integraciones ERP de nivel de empresa para un sistema ERP compatible, este encabezado de columna corresponde a su sistema ERP específico. Para cambiar el encabezado de la columna, haga clic en la pestaña Instrucciones. A continuación, desplácese a la sección "Para completar esta plantilla". Después, junto al paso 2, seleccione una de estas opciones:
- ID. Este campo es para el ID único de Procore previamente designado de un proveedor que solo se completará cuando exporte la lista de proveedores de su directorio.
- * Nombre: introduzca el nombre del proveedor/la empresa exactamente como desea que aparezca en la herramienta Directorio. Los nombres de las empresas distinguen entre mayúsculas y minúsculas y la puntuación. Si su empresa ha habilitado la herramienta Integraciones ERP de nivel de empresa, tenga en cuenta que su entrada está sincronizada con un sistema ERP integrado que impone límites de caracteres a los nombres de proyectos importados. Para obtener más información, consulte ¿Cuál es la longitud máxima de caracteres para un "Nombre de empresa" en la herramienta Directorio?
- Guarde sus actualizaciones haciendo clic en Archivo y, a continuación, en Guardar.
- Cuando se complete la introducción de datos, continúe con Enviar una plantilla de importación de empresa o usuario a Procore.
Actualizar la plantilla de importación de usuarios
- Descargue la plantilla de importación de usuarios desde la aplicación web de Procore. Consulte Descargar la plantilla de importación de empresa o usuario.
- Abra la plantilla XLSX en Microsoft Excel.
- Complete la introducción de datos de la siguiente manera:
Notas:- Un asterisco (*) indica un campo obligatorio.
- Si está extrayendo los datos de origen del usuario de una hoja de cálculo diferente, DEBE separar siempre el nombre y el apellido del usuario en celdas distintas. Para aprender a hacer esto antes de añadir los datos a la plantilla, visite este artículo en el sitio de soporte de Microsoft Office para obtener ayuda: Dividir el texto en diferentes celdas
- Cuando inicie la introducción de datos, la validación de datos incorporada de la plantilla resaltará las celdas obligatorias con errores (es decir, los datos que faltan) en ROJO claro hasta que no haya errores detectables.
- *Nombre: introduzca el nombre del usuario exactamente como desea que aparezca en la herramienta Directorio (p. ej., John).
¡Importante! Los nombres de pila distinguen entre mayúsculas y minúsculas y la puntuación. - *Apellido: Introduzca el apellido del usuario exactamente como desea que aparezca en la herramienta Directorio (p. ej., Smith).
¡Importante! Los apellidos distinguen entre mayúsculas y minúsculas y la puntuación. - *Dirección de correo electrónico: Introduzca la dirección de correo electrónico completa del usuario (por ejemplo, jsmith@example.com )
¡Importante! La dirección de correo electrónico debe ser única para cada persona. También se utiliza como identificador único Glosario de términos para el perfil del usuario. - *Plantilla de permisos: introduzca el nombre de la plantilla de permisos del proyecto que se aplicará a cada registro de usuario. Debe introducir el nombre exactamente como aparece en Procore. Consulte Gestionar plantillas de permisos de proyecto.
- Empresa: introduzca el nombre del proveedor/la empresa exactamente como desea que aparezca en la herramienta Directorio. Los nombres de las empresas distinguen entre mayúsculas y minúsculas y la puntuación en Procore.
¡Importante! Si el proveedor/la empresa ya existe en la herramienta Directorio, introduzca el nombre exactamente como aparece en el directorio para evitar crear un duplicado. Consulte Añadir una empresa al directorio de empresas. - Es empleado: si el usuario es un empleado de su empresa, seleccione Sí en el cuadro de lista. Si el usuario está afiliado a un subcontratista, proveedor o vendedor, seleccione No en el cuadro de lista.
- ID de empleado: si ha seleccionado Sí en el campo Es empleado, tiene la opción de introducir un ID de empleado. Si ha seleccionado No en el campo Es empleado, deje este campo en blanco.
Nota: Si intenta introducir un ID de empleado sin seleccionar Sí en el campo Es empleado, la validación de datos en la hoja de trabajo resaltará el error en ROJO claro. - Cargo: introduzca el cargo profesional del usuario exactamente como desea que aparezca en la herramienta Directorio. Puede introducir hasta 255 caracteres alfanuméricos.
- Dirección: introduzca la dirección del usuario (p. ej., la dirección de la empresa o de correo) exactamente como desea que aparezca en la herramienta Directorio.
- Ciudad: introduzca el nombre completo de la ciudad para la dirección del usuario (p. ej., La Jolla).
- Estado: Introduzca la abreviatura de dos letras del estado o territorio (por ejemplo, CA). Consulte Abreviaturas de estados de EE.UU.. Si introduce una abreviatura de estado, se le pedirá que introduzca un Nombre del país.
- Código postal: Introduzca el código postal.
Consejo. Si Microsoft Excel corta los ceros a la izquierda del código, haz clic con el botón derecho del ratón en la celda (o rango de celdas) y elige "Formato de celdas" en el menú contextual. A continuación, en "Número", haz clic en "Especial". A continuación, aplica el formato "Código postal" o "Código postal + 4". Para más detalles, visita el sitio web de Microsoft Office para ver las instrucciones: Visualización de números como códigos postales. - País: escriba el nombre completo del país.
¡Importante! NO utilice abreviaturas (por ejemplo, Estados Unidos o Canadá). Siempre DEBE deletrear el nombre completo del país. - Teléfono del trabajo: introduzca el número de teléfono del trabajo del usuario con el formato de número NANP (p. ej., 805-555-0100). La forma como introduzca el número de teléfono aquí determina cómo aparecerá en Procore.
- Extensión de teléfono del trabajo: introduzca la extensión del número de teléfono del trabajo del usuario.
- Número de fax: introduzca el número de fax del trabajo del usuario con el formato de número NANP (p. ej., 805-555-0106). La forma como introduzca el número de teléfono aquí determina cómo aparecerá en Procore.
- Teléfono móvil: introduzca el número de teléfono móvil del usuario con el formato de número NANP (p. ej., 805-555-0107). La forma como introduzca el número de teléfono aquí determina cómo aparecerá en Procore.
- Notas: Añada hasta 255 caracteres alfanuméricos.
Nota: Las notas que introduce aquí completan el campo "Etiquetas/Palabras clave" en el perfil de la persona. Posteriormente, los usuarios pueden buscar coincidencias en el campo de notas utilizando diferentes herramientas de Procore: Buscar y filtrar el directorio de empresa, Buscar y filtrar el directorio del proyecto y Buscar e invitar a licitantes. - Clasificación de trabajo: introduzca la clasificación de trabajo del usuario. Para saber qué herramientas de Procore interactúan con las clasificaciones, consulte ¿Qué herramientas de Procore son compatibles con las "Clasificaciones"?
- Plantilla de permisos de la empresa: Introduzca el nombre de la plantilla de permisos de la empresa que se aplicará a cada registro de usuario. Debe introducir el nombre exactamente como aparece en Procore. Consulte Crear una plantilla de permisos de la empresa.
- *Nombre: introduzca el nombre del usuario exactamente como desea que aparezca en la herramienta Directorio (p. ej., John).
- Guarde sus actualizaciones haciendo clic en Archivo y, a continuación, en Guardar.
- Cuando se complete la introducción de datos, continúe con Enviar una plantilla de importación de empresa o usuario a Procore.