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Procore

Editar contratos principales (beta)

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 En versión beta
Este contenido es para los participantes del programa Finanzas del proyecto: Modernized Experience for Contratos principales beta. 

Objetivo

Editar un contrato principal. 

Contexto

Puede editar un contrato en cualquier momento. Para proteger los datos financieros de su contrato frente a adiciones, actualizaciones o eliminaciones inadvertidas, solo los usuarios con los permisos de usuario necesarios pueden editar un contrato. Además, el ajuste predeterminado de Procore es limitar a los usuarios la edición del desglose de partidas cuando el contrato tiene el estado «Aprobado». 

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos principales del proyecto.
  • Información adicional:
    • El ajuste predeterminado de Procore es limitar a todos los usuarios la edición del desglose de partidas de un contrato principal cuando este tiene el estado «Aprobado». Por ejemplo, no se puede editar un desglose de partidas de un contrato principal con el estado «Aprobado». Sucede lo mismo cuando el desglose de partidas de la orden de cambio de contrato principal (OCCP) o la factura de promotor tienen el estado «Aprobado».
    • Aunque es un ajuste poco común de activar, puede configurar un contrato para que los usuarios con los permisos de usuario necesarios puedan editar el contrato en cualquier estado. Para obtener más información, consulte ¿Qué es el ajuste «Habilitar el desglose de partidas editable»?

Pasos

Editar un contrato principal

  1. Vaya a la herramienta Contratos principales del proyecto. 
  2. Localice en la lista el contrato que desea actualizar. 
  3. Haga clic en el vínculo con su número para abrirlo. 
  4. Haga clic en el botón Editar contrato. 
  5. Elija entre estas opciones:

Editar la información básica

Actualice la información básica del contrato de la siguiente manera:

create-prime-contract-basic.png

 Notas
  • No hay campos obligatorios al añadir la información básica del contrato. 
  • Si hace clic en el botón Crear sin introducir datos, Procore guarda el contrato principal, indica que usted es el creador y le asigna automáticamente el estado Borrador.
  • Número
    Para numerar sus contratos, elija entre estas opciones:
    • Si numera sus contratos utilizando un sistema de numeración secuencial, puede introducir cualquier combinación de caracteres alfanuméricos en esta casilla. Para los contratos posteriores, Procore aplica automáticamente la numeración consecutiva en orden ascendente.
      Ejemplo

      Los siguientes ejemplos muestran cómo funciona la numeración consecutiva en orden ascendente de Procore:

      • Si el contrato anterior era 1, los siguientes contratos son 2, 3 y así sucesivamente.
      • Si el contrato anterior era PC-0001, los siguientes contratos son PC-0002, PC-0003 y así sucesivamente.
      • Si el contrato anterior era DCA00010-12-G-0001, los siguientes contratos son DCA00010-12-G-0002, DCA00010-12-G-0003 y así sucesivamente.
    • Si NO numera sus contratos utilizando la numeración secuencial, puede introducir manualmente un número único para cada contrato principal. Para ello, escriba sobre la entrada existente en la casilla Número. NO está permitido duplicar los números de los contratos.
  • Empresa contratada
    Seleccione el nombre de la empresa que realiza el trabajo o suministra los materiales para este contrato. Para que aparezca como opción de lista, consulte Añadir una empresa al directorio del proyecto.  
  • Título
    Escriba un nombre descriptivo para el contrato.

Editar la información general

Actualice el contrato con información más general:

create-prime-contract-general-information.png

  • Estado
    Procore asigna automáticamente a los contratos el estado «Predeterminado». Para seleccionar un estado diferente, elija una de las etiquetas de estado de la lista desplegable. Las opciones son: Borrador, En licitación, Enviado para firma, Aprobado, Completado o Terminado.
     Nota
    Para crear órdenes de cambio de contrato principal (OCCP) y facturas de promotor, el estado del contrato principal debe ser Aprobado o Completado.
  • Ejecutado
    Marque esta casilla si el contrato está completamente ejecutado. Un contrato completamente ejecutado es un acuerdo legalmente efectivo que han firmado los representantes autorizados de cada parte.
  • Retención predeterminada
    Introduzca un número que represente el porcentaje que se retendrá como retención en las partidas del desglose de partidas del contrato. Por ejemplo, si tiene previsto retener el diez (10) por ciento del valor de la partida, introduzca 10 %.
  • Contratista
    Seleccione el «Contratista» en esta lista desplegable. Esta es la empresa que su equipo contrató para realizar el trabajo. Para que aparezca como una opción de la lista, añada una empresa al directorio del proyecto. 
  • Arquitecto/ingeniero
    Seleccione el arquitecto o ingeniero líder del proyecto en esta lista desplegable. Para que aparezca como una opción de la lista, la empresa debe tener un registro en el directorio del proyecto. 
  • Descripción
    Introduzca una descripción más detallada del contrato principal. Puede aplicar al texto las opciones de la barra de herramientas de formato. 

Editar los privilegios de acceso

De forma predeterminada, los contratos principales son visibles para todos los usuarios con permisos de nivel «Solo lectura» o superior en la herramienta Contrato principal del proyecto. Para cambiar sus permisos de acceso, haga lo siguiente en la tarjeta «Acceso a contrato»:

  1. Opcional: Mueva el botón Restrinja la visibilidad de este contrato solo a los administradores del proyecto y seleccione usuarios no administradores a la izquierda o a la derecha para desactivar y activar la restricción. Procore activa este ajuste de forma predeterminada. 
     Notas
    • El botón es AZUL cuando las restricciones están activadas.
    • El botón es GRIS cuando las restricciones están desactivadas.
  2. Opcional: Para proporcionar a los usuarios con permisos de nivel «Solo lectura» o «Estándar» acceso al contrato en la herramienta Contrato principal del proyecto, seleccione el nombre de la persona en la lista desplegable Acceso a usuarios no administradores. Para que aparezca como una opción de la lista, un usuario debe tener un perfil en el directorio del proyecto.

    create-prime-contract-contract-access.png
     
  3. Opcional: Para proporcionar a los usuarios de la lista «Acceso a usuarios no administradores» acceso para ver el desglose de partidas, marque la casilla Permitir a estos usuarios no administradores ver los elementos de desglose de partidas. 

Editar las fechas

Para actualizar el contrato principal con fechas importantes, haga lo siguiente:

prime-contract-contract-dates.png

 Nota
El administrador de Procore de su empresa gestiona las fechas que aparecen en la sección «Fechas del contrato» mediante la función de conjuntos de campos configurables. Para obtener más información, consulte ¿Qué campos de la herramienta Contratos principales pueden configurarse como obligatorios, opcionales u ocultos?
  • Fecha de inicio
    Seleccione la fecha de inicio oficial del proyecto de construcción.
  • Fecha estimada de finalización
    Seleccione la fecha estimada de finalización del proyecto de construcción en el control de calendario. 
  • Fecha de finalización sustancial
    Seleccione la fecha de finalización sustancial del proyecto de construcción desde el control de calendario. 
     Sugerencia
    Si el campo "Fecha de finalización sustancial" está disponible en el proyecto, tenga en cuenta que Procore actualiza automáticamente la "Fecha de finalización sustancial" para que coincida con la fecha "Fecha de finalización sustancial revisada" de cada Orden de cambio de contrato principal (OCCP) cuando se aprueba cada una de las órdenes de trabajo.
  • Fecha de finalización real
    Seleccione la fecha de finalización real del proyecto de construcción.
  • Fecha del contrato
    Seleccione la fecha del contrato en el control de calendario. 
  • Fecha de recepción del contrato firmado
    Seleccione la fecha en el control de calendario. La recepción del contrato firmado representa la fecha en que se recibió el contrato ejecutado.
  • Fecha de ejecución
    Seleccione la fecha en el control de calendario. La fecha de ejecución representa la fecha en que los representantes autorizados de todas las partes del contrato firmaron el acuerdo. 
  • Fecha de emisión
    Seleccione la fecha en el control de calendario. La fecha de emisión representa la fecha en la que se emitió el acuerdo contractual para ambas partes.
  • Fecha de devolución
    Seleccione la fecha en el control de calendario. La fecha de devolución es la fecha en que se devolvió el contrato.
  • Fecha de carta de intención
    Seleccione la fecha de la carta de intención en el control de calendario. 
  • Fecha de carta de aprobación
    Seleccione la fecha de la carta de aprobación en el control de calendario.
  • Fecha de terminación del contrato
    Seleccione la fecha en el control de calendario. Una fecha de terminación del contrato es una fecha descrita en el primer lugar donde todas las partes han cumplido con todas las obligaciones y términos contractuales.
  • Fecha de entrega
    Seleccione la fecha en el control de calendario. 

Editar las inclusiones y exclusiones

Las inclusiones y exclusiones del contrato varían de un proyecto a otro. Sin embargo, la intención es definir exactamente lo que se incluye y lo que NO en el precio y en el alcance de trabajo del contrato. Para actualizar la tarjeta «Inclusiones y exclusiones» del contrato, haga lo siguiente:
create-prime-contract-inclusions-exclusions.png

  • Inclusiones
    Añada las inclusiones del contrato en esta casilla. Puede aplicar al texto las opciones de la barra de herramientas de formato. 
  • Exclusiones
    Añada las exclusiones del contrato en esta casilla. Puede aplicar al texto las opciones de la barra de herramientas de formato. 

Editar el método de contabilidad

Editar el desglose de partidas

Tiene estas opciones cuando edita un desglose de partidas:

Editar una partida

Puede editar una partida existente utilizando la función de edición en línea. Basta con hacer clic en una de las celdas de datos y sustituir el contenido existente. 

Añadir y eliminar partidas
  1. Acceda al contrato.
  2. Haga clic en la pestaña Desglose de partidas.
  3. Haga clic en puntos suspensivos verticales (⋮). A continuación, elija una de estas opciones:
    • Añadir arriba. Seleccione esta opción para añadir una partida por encima de la partida actual. Las partidas añadidas se registran en la pestaña «Historial de cambios» del contrato.
    • Añadir a continuación. Seleccione esta opción para añadir una partida debajo de la partida actual. Las partidas añadidas se registran en la pestaña «Historial de cambios» del contrato.
    • Eliminar. Seleccione esta opción para eliminar la partida actual. Las partidas eliminadas se registran en la pestaña «Historial de cambios» del contrato. 
  4. Haga clic en Guardar.
Reorganizar partidas

Para mover una partida al principio de la lista, haga clic en la celda que quiera mover. A continuación, escriba «1» en la lista. Esto mueve la línea seleccionada al principio de la lista y ajusta todas las partidas existentes en orden consecutivo ascendente. 

Editar los archivos adjuntos

Puede añadir o eliminar archivos adjuntos de un contrato principal. Puede añadir y eliminar archivos adjuntos cuando el contrato tiene cualquier estado. 

Añadir adjuntos

Para añadir archivos adjuntos a un contrato principal:

  1. En la tarjeta «Adjuntos», haga clic en Editar.
  2. Haga clic en Adjuntar archivos. 
  3. En el cuadro de diálogo «Adjuntar archivos», seleccione la ubicación donde se almacenan los archivos que se van a cargar. Las opciones son:
    • Mi ordenador. Haga clic en Cargar archivos para abrir el buscador de su ordenador. Seleccione los archivos que desea cargar y haga clic en Abrir. 
    • Fotos. Si la herramienta Fotos está activa en el proyecto, elija la ubicación en la lista Seleccionar álbum y, luego, busque los archivos que desea cargar. 
    • Planos. Si la herramienta Planos está activa en el proyecto, elija el área en la lista Seleccionar área y, luego, busque los archivos que desea cargar. 
    • Formularios. Si la herramienta Formularios está activa en el proyecto, elija la plantilla en la lista Seleccionar plantilla y, luego, busque los archivos que desea cargar. 
    • Documentos. Si la herramienta Documentos está activa en el proyecto, acceda a la carpeta que almacena los archivos que desea cargar y, luego, selecciónelos. 
  4. Haga clic en Adjuntar.

    create-prime-contract-attach-files.png

    Un indicador de progreso le muestra el estado de la carga. 
  5. Haga clic en el icono Cerrar (X) en el cuadro de diálogo Adjuntar archivos.
Eliminar adjuntos

Para eliminar un archivo adjunto:

  1. En la tarjeta «Adjuntos», haga clic en Editar.
  2. Haga clic en la (x) sobre el archivo que desea eliminar.
    prime-contract-delete-attachment.png
  3. Haga clic en Guardar en la tarjeta «Adjuntos».