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Procore

Vincular archivos de SharePoint a la herramienta de Control documental

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 En versión beta

Ahora está disponible una integración nativa de SharePoint para la herramienta de Control documental , lo que permite a los usuarios elegibles vincular y cargar archivos directamente en Procore. Obtenga más información sobre esta versión beta abierta y cómo su punto de contacto de Procore puede ayudar a su equipo a habilitarla. 

Contexto

Esta integración permite a los empleados elegibles de la empresa del proyecto autenticar de forma segura su cuenta de SharePoint y vincular documentos externos del proyecto de forma nativa en la Control documental. Los archivos se procesan de forma asíncrona y reflejan los comportamientos de carga manual estándar una vez cargados.

Temas a considerar

  • Permisos necesarios: debe ser un empleado de la empresa del proyecto con permisos personalizado que le otorguen acciones de carga en la herramienta Control documental.

  • Limitaciones:

    • Máximo de 500 archivos por acción de vinculación.

    • Tamaño máximo de archivo de 1 GB por archivo.

    • Los archivos vacíos (0 bytes) están bloqueados y generarán un mensaje de error.

  • Información adicional:

    • Esta es una transferencia de archivos única. No se admite la sincronización manual o automática continua de archivos previamente vinculados.

    • No se admite seleccionar/importar una carpeta de SharePoint completa a la vez; se requiere la selección de un archivo individual.

    • Actualmente, esta función no se admite en dispositivos móvil y está restringida a los empleados de la empresa del proyecto (los colaboradores/proveedores externos no pueden vincular sitios de SharePoint actualmente).

Pasos

Configuración administrativa por primera vez

Antes de que los miembros del equipo de proyecto puedan vincular archivos desde SharePoint, un administrador de Microsoft 365/SharePoint debe completar un flujo de autorización único.

Otorgar el consentimiento del Administrador de arrendatarios de Microsoft: el Administrador de Microsoft 365 de la empresa debe otorgar el consentimiento requerido para el registro de la aplicación de integración de Procore durante la conexión inicial.
Nota: El administrador de TI/SharePoint que realiza estos pasos suele ser una persona diferente a las personas que cargan los proyectos a diario.

Autenticar y conectarse a su sitio de SharePoint

Una vez que se completa el consentimiento del administrador , los empleados del proyecto pueden iniciar sesión, acceder y examinar archivos de SharePoint directamente desde la herramienta Control documental.

  1. Vaya a la herramienta Gestión de documentos del proyecto.

  2. Vaya a la pestaña Documentos o a la pestaña Cargas.

  3. Haga clic en el botón Añadir en la esquina superior derecha y seleccione Vincular desde SharePoint.

  4. En el modal Vincular desde SharePoint , introduzca el prefijo de subdominio de SharePoint de su empresa en el campo de texto Sitio de SharePoint. Por ejemplo, https://[your-subdomain].sharepoint.com.

  5. Haga clic en Iniciar sesión en SharePoint.

  6. Proporcione sus credenciales de Microsoft 365 cuando se le solicite.
    Nota:

    • Si recibe un error aquí, verifique con su administrador de TI que se hayan completado los pasos de consentimiento del administrador de inquilinos por primera vez.

    • Si puede iniciar sesión correctamente pero la sincronización/importación falla, verifique con su administrador de TI que los pasos de autorización de la aplicación se hayan completado por completo.

Seleccionar y vincular archivos

Después de una autenticación rápida y única, puede navegar y acceder a sus directorios de archivos sin salir de Control documental.

  1. Navegue por los directorios y bibliotecas de sitios de SharePoint accesibles directamente dentro del modal de exploración de archivos.

  2. Seleccione los archivos específicos que desee transferir.
    Nota:

    • No se admite la selección o importación de una carpeta de SharePoint completa a la vez. Se requiere la selección de archivos individuales.

    • Puede seleccionar hasta 500 archivos por acción, con un límite de tamaño máximo de 1 GB por archivo. Los archivos vacíos (0 bytes) están bloqueados y generarán un mensaje de error.

  3. Haga clic en Vincular elementos.

     Nota
    Todos los archivos vinculados comenzarán a procesarse de forma asíncrona y aparecerán en breve en la pestaña Todas las cargas de documentos. Una vez que aparecen, requieren exactamente la misma revisión de metadatos, configuración de atributos y pasos de procesamiento que las cargas manuales estándar antes del envío final.