Guía de configuración Planificación de mano de obra de la fuerza laboral

Planificación de mano de obra es una poderosa herramienta que le brinda información en tiempo real sobre la disponibilidad y el conjunto de habilidades de su fuerza laboral con un centro de programación y comunicación centralizado para contratistas especializados y contratistas generales.

Esta guía lo guía a través de las configuraciones principales para configurar Planificación de mano de obra para su organización. 

Los grupos son la forma en que todos los proyectos y las personas se organizan para Planificación de mano de obra. Al utilizar la herramienta Planificación de mano de obra, toda la información sobre personas, proyectos, tareas y solicitudes se muestra en el contexto del grupo. 

• Permisos de usuario necesarios
• Todas las personas y proyectos deben estar asociados con al menos un grupo. 
• Si una persona es 'Asignable' y pertenece a más de un grupo, se le pueden glossary-of-terms#Workforce_Assignment en cualquier grupo del que forme parte.
• Todas las personas activas, proyectos, títulos de trabajo y etiquetas deben eliminarse de un grupo antes de poder eliminarlo.
  Nota: Es posible que Procore necesite ayuda si hay un administrador activo que pertenece a un grupo, ya que actualmente no se puede eliminar a los administradores de un grupo en Procore.

1. Vaya a la herramienta Planificación de la fuerza de trabajo de nivel de empresa.
2. Haga clic en el icono Ajustes de configuración.
3. Haga clic en Grupos.
4. Haga clic en Nuevo.
5. Configure su grupo con las siguientes propiedades:
   Nota: Los campos obligatorios están marcados con un asterisco (*).
   1. Nombre del grupo. Introduzca el nombre del grupo.
   2. Zona horaria. Seleccione la zona horaria del grupo.
   3. Dirección del grupo. Introduzca la dirección del grupo.
   4. Dirección del grupo 2. Introduzca la dirección del grupo, continúe.
   5. Ciudad/Población. Introduzca la ciudad o pueblo del grupo.
   6. Estado/Provincia. Introduzca el estado o provincia del grupo.
   7. Código postal. Introduzca el código postal del grupo.
   8. País. Introduzca el país del proyecto.
   9. Nombre de contacto. Introduzca el nombre de contacto del grupo.
   10. Teléfono de contacto. Introduzca el número de teléfono de contacto del grupo.
   11. Correo electrónico de contacto. Introduzca la dirección de correo electrónico de contacto del grupo.
   12. Color. Seleccione el color del grupo.
   13. Imagen. Añadir la imagen del grupo.
   14. Icono. Seleccione el icono del grupo.
6. Haga clic en Guardar.

Los cargos lo ayudan a organizar su fuerza laboral. Dependiendo de la tarea que esté realizando, puede encontrar y filtrar personas por cargo. También puede usar títulos de trabajo para asignar personas a roles de proyecto para proyectos específicos.

• Permisos de usuario necesarios
• Los títulos de trabajo se pueden pedir utilizando el    icono de reordenar . Esto determinará los títulos de los trabajos de pedido que se mostrarán en todos los menús de este campo.
  Nota: Procore recomienda organizar el pedido para reflejar sus niveles de antigüedad o cadena de mando.

1. Vaya a la herramienta Planificación de la fuerza de trabajo de nivel de empresa.
2. Haga clic en el icono Ajustes de configuración  .
3. Haga clic en Títulos de trabajo.
4. Haga clic en Nuevo.
5. Configure sus títulos de trabajo con las siguientes propiedades:
   Nota: Los campos obligatorios tienen un asterisco (*).
   1. Nombre*. Introduzca el nombre de los títulos de trabajo.
   2. Color. Introduzca el color de los títulos de trabajo.
   3. Tipo. Seleccione si el trabajo se paga por hora o asalariado.
   4. Accesible a todos los grupos a nivel mundial. Marque esta casilla de verificación si desea que este título de trabajo esté disponible en todos los grupos. Consulte Configurar grupos para la planificación de la fuerza de trabajo.
   5. Grupos*. Si eligió limitar la etiqueta para que no esté disponible en todos los grupos, seleccione qué grupos deben tener acceso al título del trabajo.
   6. Tarifa por hora. Introduzca la tarifa por hora predeterminada o media para ese cargo.
      Nota: Esta es típicamente la tasa general para el título del trabajo y se utiliza para pronosticar o estimar.  
6. Haga clic en Guardar.

Las etiquetas son criterios específicos que se pueden añadir tanto a personas como a proyectos en Planificación de mano de obra. Las etiquetas se pueden filtrar para ayudarlo a organizar y encontrar rápidamente personas y proyectos que coincidan con ese criterio. 

• Permisos de usuario necesarios
• Las etiquetas se pueden categorizar.
• Las etiquetas se pueden asignar a personas, proyectos o ambos.
• Las etiquetas para personas y proyectos pueden aparecer cuando se escanean sus códigos QR. Consulte Configurar códigos QR para la Planificación de mano de obra.
• Las fechas de caducidad y las advertencias para las próximas fechas de caducidad se pueden configurar con etiquetas para alertar cuando elementos como las certificaciones pueden estar caducando. Consulte ¿Cómo uso las etiquetas con fechas de vencimiento en Planificación de la fuerza laboral?
  Notas: 
  • Las fechas de vencimiento solo se rastrean para personas, no para proyectos.
  • Para que los usuarios reciban alertas sobre etiquetas que caducan, debe configurar un perfil de notificación y asignar el perfil al usuario. 

1. Vaya a la herramienta Planificación de la fuerza de trabajo de nivel de empresa.
2. Haga clic en el icono Ajustes de configuración.
3. Haga clic en Etiquetas.
4. Opcional: Para agrupar las etiquetas en las categorías, haga clic en las etiquetas de grupo en las categorías? alternar a ON.
   1. Para crear una nueva categoría de etiqueta, haga clic en Nuevo en la sección "Categorías".
   2. Introduzca el nombre de la categoría.
   3. Haga clic en Guardar.
5. En la sección Etiquetas, haga clic en Nuevo.
6. Configure la etiqueta con las siguientes propiedades:
   1. Nombre*. Introduzca el nombre de la etiqueta.
   2. Color. Introduzca el color de la etiqueta.
   3. Fecha de vencimiento requerida. Marque esta casilla si la etiqueta requiere una fecha de caducidad.
      Nota: Si se requiere una fecha de vencimiento, la fecha de vencimiento debe añadirse al añadir la etiqueta al perfil de una persona. Esto se usa comúnmente para rastrear las certificaciones de una persona. Para obtener más información, consulte ¿Cómo utilizo etiquetas con fechas de vencimiento?
   4. Advertencia de días antes de la expiración. Introduzca el número de días de antelación a la persona será notificado cuando su etiqueta está caducando.
   5. Accesible a todos los grupos a nivel mundial. Marque esta casilla de verificación si desea que esta etiqueta esté disponible en todos los grupos. Consulte Configurar grupos para la planificación de la fuerza de trabajo.
   6. Grupos*. Si elige no poner la etiqueta a disposición de todos los grupos, seleccione qué grupos deben tener acceso a la etiqueta.
   7. Abreviaturas (5 caracteres). Introduzca la abreviatura de la etiqueta.
   8. Categorías. Si elige categorizar sus etiquetas, seleccione las categorías en las que debe aparecer la etiqueta.
7. Haga clic en Guardar.

C"Los campos personalizados se utilizan generalmente para segmentar personas, proyectos, tareas y solicitudes dentro de los grupos que ha creado. Los campos personalizados pueden ser visibles para todos los usuarios o "sensibles", y solo se muestran a los usuarios con acceso específico. Puede habilitar el filtrado para un campo personalizado para que pueda ver los segmentos en la herramienta y guardar su vista para facilitar el acceso. Consulte Crear vistas guardadas en la Planificación de mano de obra.

• Permisos de usuario necesarios
• Los campos personalizados aplicados en Planificación de mano de obra no se actualizan en la herramienta Directorio de nivel de proyecto.
• Dependiendo del campo personalizado, los valores de los campos personalizados se añaden en "Información de personas", "Información del proyecto", "Detalles de asignación" o "Detalles de solicitud".
• Solo se pueden filtrar ciertos "tipos de campo".
• Para filtrar en un campo personalizado, la casilla Habilitar el uso como filtro debe estar marcada.

1. Vaya a la herramienta Planificación de la fuerza de trabajo de nivel de empresa.
2. Haga clic en el icono Ajustes de configuración.
3. Haga clic en Campos personalizados.
4. Haga clic en Nuevo.
5. Configure su campo personalizado con las siguientes propiedades:
   Nota: Un asterisco (*) indica un campo obligatorio.
   1. Nombre del campo *. Introduzca el nombre del campo personalizado.
   2. Tipo de campo *.  Introduzca el tipo de campo que está configurando. Notas S
      :  
      Una daga (†) indica que también puede filtrar datos por este campo en la 'Lista de personas', 'Lista de proyectos', 'Lista de tareas' y 'Lista de solicitudes'.
      • Texto †: introduzca palabras o una frase corta como valor para el campo personalizado.
      • Número †: introduzca números como valor para el campo personalizado.
      • Desplegable †: Cree una lista de selección única para introducir el valor para el campo personalizado.
        • Ordenar por opciones desplegables. Elija si desea ordenar el menú desplegable por Alfanumérico o el Pedido Listado en sus Opciones de Campo.
        • Opciones de campo. Introduzca las opciones del menú desplegable.
      • Desplegable de selección múltiple †:  Cree una lista de selección única para introducir el valor para el campo personalizado.
        • Ordenar por opciones desplegables. Elija si desea ordenar el menú desplegable de selección múltiple por Alfanumérico o el Pedido Listado en sus Opciones de Campo.
        • Opciones de campo. Introduzca las opciones del menú desplegable Multi-Select.
      • Fecha †: seleccione una fecha como valor para el campo personalizado.
      • Casilla de verificación †: Marque una casilla de verificación como un valor para el campo personalizado.
      • Color: Añada un color distintivo como valor para el campo personalizado.
      • Texto de párrafo: introduzca un gran conjunto de palabras como valor para el campo personalizado.
        Nota: El texto del párrafo no está disponible para usarlo como columna en la lista de proyectos o en la lista de personas.
      • Moneda †: introduzca un importe de moneda como valor para el campo personalizado.
   3. Habilitar el uso como filtro.  Para campos personalizados filtrables con tipos de campo, marque la casilla de verificación para que el campo personalizado sea un filtro en la 'Lista de personas', 'Lista de proyectos', 'Lista de asignaciones' y 'Lista de solicitudes' relevantes.
   4. Nombre de la propiedad de integración. Refleja el nombre de la propiedad a la que se puede asignar el sistema de integración.
   5. Solo se puede editar la integración. Marque esta casilla si el campo solo se puede editar en el sistema de origen.
   6. Hacer disponible para*. Marque las casillas de verificación donde se añadirá el campo personalizado. Puede añadir campos personalizados a Proyectos, Personas, Asignaciones y Solicitudes.
   7. Descripción del campo.  Introduzca una descripción del campo personalizado.
6. Haga clic en Guardar.

En Procore, permisos basados en roles se utilizan para gestionar el acceso de los usuarios a diferentes herramientas de Procore. Para acceder a la herramienta Planificación de mano de obra, los usuarios deben tener dos plantillas de permisos diferentes aplicadas:

1. Una plantilla de permisos de empresa configurada en la herramienta Permisos de Procore que otorga permisos de "Solo lectura" o superiores a la herramienta Planificación de mano de obra. Esto añade Planificación de mano de obra a la lista de herramientas a las que el usuario puede acceder dentro de Procore.
2. Una plantilla de permisos configurada en la herramienta Planificación de mano de obra, que da acceso a acciones específicas dentro de la herramienta Planificación de mano de obra.

• Permisos de usuario necesarios
• A las personas que son "Usuarios" o "Ambos" se les debe asignar una plantilla de permisos.
• A los usuarios solo se les puede asignar una plantilla de permisos a la vez en Workforce Planning.
• Puede hacer clic en el  icono Info junto a cada permiso granular para ver los detalles.
• La plantilla 'Administrador' tiene todos los permisos pormenorizados habilitados y no se puede editar ni eliminar.

1. Vaya a la herramienta Planificación de la fuerza de trabajo de nivel de empresa.
2. Haga clic en el icono Ajustes de configuración.
3. Haga clic en Permisos.
4. Haga clic en Nuevo.
5. Introduzca el nombre de la plantilla de permisos.
6. Marque la casilla de verificación casilla granular que desee habilitar en la plantilla de permisos.
7. Haga clic en Guardar.

Ha configurado las configuraciones principales para utilizar la herramienta Planificación de mano de obra.

Mientras sus datos se cargan en la herramienta Planificación de mano de obra, le recomendamos que configure estas configuraciones adicionales:

• Alertas de asignación (predeterminado)
• Cálculo de costes
• Códigos QR
• Estados de Asignaciones y Solicitudes

Ahora que sus datos se han cargado en Procore, hay algunos pasos adicionales que debe seguir dentro de Procore y la herramienta de Planificación de mano de obra, ya que parte de la información clave no se puede configurar en la carga de datos única. Deberá iniciar sesión en Procore y actualizar la siguiente información sobre sus usuarios:

• Tipo de usuario
• Permisos

También puede realizar cambios adicionales si observa que se ha cargado información inexacta desde su hoja de cálculo. Consulte Editar personas en la Planificación de mano de obra.  

1. Vaya a la herramienta Planificación de mano de obra nivel de empresa.
2. Haga clic en Personas y seleccione Lista de personas.
3. Busque el registro de usuario a modificar. A continuación, haga clic en su nombre.
4. Localice la sección "Información" y haga clic en Editar.
5. Busque la sección "Tipo" del usuario. 
6. Seleccione si la persona debe ser un usuario, asignable o ambos.  
7. Haga clic en Guardar.

1. Vaya a la herramienta Planificación de la fuerza de trabajo de nivel de empresa.
2. Haga clic en Personas y seleccione Lista de personas.
3. Localice el registro de usuario que desea modificar. A continuación, haga clic en su nombre.
4. Localice la sección «Información» y haga clic en Editar.
5. Localice 'Permiso' y seleccione el nivel de permiso de la persona.
6. Haga clic en Guardar.

¡Felicidades! Su empresa ya está lista para utilizar la herramienta de Planificación de mano de obra:

• Aplicar etiquetas a personas y proyectos
• Aplicar campos personalizados a personas y proyectos
• Cree proyectos en Procore  o Workforce Planning, según la forma en que elija sincronizar los datos.
• Crear solicitudes de personal
• Crear asignaciones de personal