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Enviar alertas de asignación en la planificación de la fuerza de trabajo

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Objetivo

Enviar alertas para asignaciones de fuerza de trabajo en la planificación de la fuerza de trabajo.

Contexto

Las asignaciones le permiten gestionar su fuerza de trabajo mediante la asignación de recursos a los proyectos.

Puede enviar alertas de asignación para notificar a los cesionarios y compartir información clave sobre su asignación, como cuando tienen una nueva asignación o cuando hay actualizaciones de fechas, horas, proyectos o ubicaciones.  Consulte ¿Qué es una alerta de asignación en la planificación de la fuerza de trabajo?  

Este tutorial muestra cómo enviar alertas de inmediato, crear borradores o programarlos para más adelante.

Temas a considerar

Pasos

Puede enviar alertas de asignación de fuerza de trabajo desde tres (3) lugares en Planificación de la fuerza de trabajo:

  • Lista de tareas    
    • Enviar alertas a personas asignadas individuales o múltiples.
  • Tableros de asignaciones
    • Envíe alertas a todos los asignados para un proyecto para una fecha determinada o dentro de un rango de fechas.
  • Tareas Gantt
    • Envíe alertas a todos los asignados para un proyecto para una fecha determinada o dentro de un rango de fechas.

Enviar alertas de asignación desde la lista de asignaciones

Desde la Lista de tareas, puede enviar alertas de tareas para tareas individuales o varias tareas.

  1. Vaya a la herramienta Planificación de la fuerza de trabajo de nivel de empresa.
  2. Haga clic en Asignaciones y seleccione Lista de asignaciones.
  3. Marque las casillas de verificación de las asignaciones para las que desee enviar la alerta de asignación.
  4. Haga clic en Acciones por lotes.
    clipboard_e92920b6b32bbe43c7503a17b942bf944.png
  5. Haga clic en Enviar alertas y elija:
    • Enviar inmediatamente. Seleccione esto para enviar la alerta inmediatamente, luego haga clic en Enviar.
      Nota: Esto enviará la alerta inmediatamente en función de la configuración predeterminada o de la alerta de asignación de proyecto.
    • Planificación. Seleccione esto para programar la alerta que se enviará en el futuro.
      Nota: Puede editar o enviar la alerta programada más adelante.  Consulte Gestionar alertas de asignación programadas.
      1. Seleccione la fecha y hora para enviar la alerta.
      2. Haga clic en Guardar.
    • Guardar borrador. Seleccione esta opción para guardar la alerta como borrador. A continuación, haga clic en Guardar.
      Nota: Puede editar o enviar el borrador más adelante.  Consulte Gestionar alertas de asignación de borradores.

Enviar alertas de asignación desde los tableros de asignaciones

Desde los tableros de asignaciones, puede enviar alertas de asignación para todas las asignaciones para el proyecto en una fecha determinada o dentro de un intervalo de fechas determinado.

  1. Vaya a la herramienta Planificación de la fuerza de trabajo de nivel de empresa.
  2. Haga clic en Asignaciones y seleccione Tableros de asignaciones.
  3. Haga clic en icon-ellipsis-wfp.png los puntos suspensivos del proyecto para el que desee enviar la alerta de asignación.
  4. Seleccione Enviar alertas de asignación.
  5. Seleccione Día de visualización actual para enviar la alerta a todos los asignados con una asignación en la fecha seleccionada.
    O
    seleccione Rango de fechas para enviar la alerta a todos los asignados con una asignación dentro del rango de fechas seleccionado.
    1. Fecha de inicio. Seleccione la fecha de inicio del rango de fechas.
    2. Fin. Seleccione la fecha de finalización del intervalo de fechas.
      • Seleccione Fecha y seleccione la Fecha de finalización para elegir una fecha de finalización específica para el intervalo.
        O bien 
      • Seleccione Semanas e introduzca el número de semanas para el intervalo de fechas.
  6. Seleccione cuándo enviar la alerta:
    • Enviar inmediatamente. Seleccione esto para enviar la alerta inmediatamente, luego haga clic en Enviar.
      Nota: Esto enviará la alerta inmediatamente en función de la configuración predeterminada o de la alerta de asignación de proyecto.
    • Planificación. Seleccione esto para programar la alerta que se enviará en el futuro.
      Nota: Puede editar o enviar la alerta programada más adelante.  Consulte Gestionar alertas de asignación programadas.
      1. Seleccione la fecha y hora para enviar la alerta.
      2. Haga clic en Guardar.
    • Guardar borrador. Seleccione esta opción para guardar la alerta como borrador. A continuación, haga clic en Guardar.
      Nota: Puede editar o enviar el borrador más adelante.  Consulte Gestionar alertas de asignación de borradores.
    Haga clic en Editar plantilla de alerta para editar la alerta de asignación.
    1. Para la Alerta que elija, introduzca la información que desee incluir en el Asunto y el Mensaje.
    2. Agregue los tokens dinámicos que desee que aparezcan en sus alertas para personalizar la información de la persona que recibe la alerta:
      • Nombre del cesionario.  Los nombres y apellidos del cesionario.
      • Correo electrónico del cesionario. Dirección de correo electrónico del cesionario.
      • Teléfono del cesionario. El número de teléfono del cesionario.
      • Cargo de la persona asignada. Cargo del cesionario.
      • Fecha de inicio de la asignación. Fecha de inicio de la asignación.
      • Fecha de finalización de la asignación. Fecha de finalización de la asignación.
      • Hora de inicio de la asignación. La hora de inicio de la tarea.
      • Hora de finalización de la asignación. La hora de finalización de la asignación.
      • Días de trabajo de asignación. Los días de trabajo de la asignación.
      • Nombre del proyecto. El nombre del proyecto.
      • Dirección del proyecto. La dirección del proyecto.
      • Project City. La ciudad del proyecto.
      • Estado del proyecto. Estado del proyecto.
      • Código postal del proyecto. Código postal del proyecto.
      • País del proyecto. El país del proyecto.
      • Número de proyecto. El número del proyecto.
      • Estado del proyecto. El estado del proyecto.
    3. Seleccione el "Tipo de mensaje"
  7. Haga clic en Revisar destinatarios.
  8. Haga clic en Enviar.

Enviar alertas de asignación desde el Gantt de asignaciones

Desde el Gantt de asignaciones, puede enviar alertas para todas las asignaciones para el proyecto en una fecha determinada o dentro de un intervalo de fechas determinado.

  1. Vaya a la herramienta Planificación de la fuerza de trabajo de nivel de empresa.
  2. Haga clic en Asignaciones y seleccione Asignaciones Gantt.
  3. Seleccione Proyectos.
    clipboard_ed866d13205e3cd61fb36714149345880.png
  4. Haga clic en icon-ellipsis-wfp.png los puntos suspensivos del proyecto para el que desee enviar la alerta de asignación.
  5. Seleccione Enviar alertas de asignación.
  6. Seleccione Día de visualización actual para enviar la alerta a todos los asignados con una asignación en la fecha seleccionada.
    O
    seleccione Rango de fechas para enviar la alerta a todos los asignados con una asignación dentro del rango de fechas seleccionado.
    1. Fecha de inicio. Seleccione la fecha de inicio del rango de fechas.
    2. Fin. Seleccione la fecha de finalización del intervalo de fechas.
      • Seleccione Fecha y seleccione la Fecha de finalización para elegir una fecha de finalización específica para el intervalo.
        O bien 
      • Seleccione Semanas e introduzca el número de semanas para el intervalo de fechas.
  7. Seleccione cuándo enviar la alerta:
    • Enviar inmediatamente. Seleccione esto para enviar la alerta inmediatamente, luego haga clic en Enviar.
      Nota: Esto enviará la alerta inmediatamente en función de la configuración predeterminada o de la alerta de asignación de proyecto.
    • Planificación. Seleccione esto para programar la alerta que se enviará en el futuro.
      Nota: Puede editar o enviar la alerta programada más adelante.  Consulte Gestionar alertas de asignación programadas.
      1. Seleccione la fecha y hora para enviar la alerta.
      2. Haga clic en Guardar.
    • Guardar borrador. Seleccione esta opción para guardar la alerta como borrador. A continuación, haga clic en Guardar.
      Nota: Puede editar o enviar el borrador más adelante.  Consulte Gestionar alertas de asignación de borradores.
  8. Haga clic en Editar plantilla de alerta para editar la alerta de asignación.
    1. Para la Alerta que elija, introduzca la información que desee incluir en el Asunto y el Mensaje.
    2. Agregue los tokens dinámicos que desee que aparezcan en sus alertas para personalizar la información de la persona que recibe la alerta:
      • Nombre del cesionario.  Los nombres y apellidos del cesionario.
      • Correo electrónico del cesionario. Dirección de correo electrónico del cesionario.
      • Teléfono del cesionario. El número de teléfono del cesionario.
      • Cargo de la persona asignada. Cargo del cesionario.
      • Fecha de inicio de la asignación. Fecha de inicio de la asignación.
      • Fecha de finalización de la asignación. Fecha de finalización de la asignación.
      • Hora de inicio de la asignación. La hora de inicio de la tarea.
      • Hora de finalización de la asignación. La hora de finalización de la asignación.
      • Días de trabajo de asignación. Los días de trabajo de la asignación.
      • Nombre del proyecto. El nombre del proyecto.
      • Dirección del proyecto. La dirección del proyecto.
      • Project City. La ciudad del proyecto.
      • Estado del proyecto. Estado del proyecto.
      • Código postal del proyecto. Código postal del proyecto.
      • País del proyecto. El país del proyecto.
      • Número de proyecto. El número del proyecto.
      • Estado del proyecto. El estado del proyecto.
  9. Haga clic en Revisar destinatarios.
  10. Haga clic en Enviar.