Enviar un mensaje para la planificación de la fuerza laboral

Objetivo

Enviar por correo electrónico y mensajes de servicio de mensajes cortos (SMS) a las personas para la planificación de la fuerza laboral.

Contexto

Al administrar su fuerza de trabajo, puede enviar mensajes para proporcionar información útil, como actualizaciones del clima, horarios o información sobre ciertos puestos de trabajo.

Este tutorial muestra cómo enviar mensajes, crear borradores o programar mensajes para enviarlos más tarde.

Temas a considerar

Permisos de usuario necesarios:
- Para enviar mensajes, permisos de nivel "Solo lectura" o superior en la herramienta Planificación de la fuerza laboral y permisos de nivel "Administrador" dentro de la herramienta Planificación de la fuerza laboral. Consulte Crear plantillas de permisos para la planificación de la fuerza de trabajo.
  Permisos de nivel de
  "Solo lectura" o superior en la herramienta Planificación de la fuerza laboral con los permisos pormenorizados "Crear mensajes" en la herramienta Planificación de la fuerza laboral. Consulte Crear plantillas de permisos para la planificación de la fuerza de trabajo.
- Para recibir mensajes por correo electrónico, los destinatarios deben tener la casilla de verificación "Habilitar correo electrónico" seleccionada y una "Dirección de correo electrónico" ingresada en su perfil de Planificación de la fuerza laboral. Consulte Editar personas en la planificación de la fuerza de trabajo.
- Para recibir mensajes por SMS, los destinatarios deben tener la casilla de verificación "Habilitar SMS" seleccionada y un "Número de teléfono" ingresado en su perfil de planificación de la fuerza laboral. Consulte Editar personas en la planificación de la fuerza de trabajo.
- Para recibir mensajes a través de la aplicación móvil Workforce Planning/LaborChart, los destinatarios deben tener la casilla de verificación "Habilitar notificaciones móviles" marcada en su perfil de Workforce Planning. Consulte Editar personas en la planificación de la fuerza laboral.
Información adicional:
- Los mensajes enviados en Workforce Planning NO aparecerán en los correos electrónicos en Procore.
- De forma predeterminada, solo puede ver el mensaje que cree. Para permitir que otros usuarios vean su mensaje, marque la casilla "Todos los usuarios pueden ver este mensaje" al crear un mensaje.
- Los mensajes se pueden enviar individualmente o a un grupo.
  - Individual.
    - El mensaje se envía a cada destinatario por separado.
    - Los destinatarios no ven que el mensaje se ha enviado a varias personas.
    - La respuesta del destinatario es solo para el remitente del mensaje original.
  - Grupo.
    - El mensaje se envía como un mensaje a todo el grupo.
    - Cada destinatario puede ver a todos a los que se envió el mensaje.
    - Cuando un destinatario responde, cada destinatario del grupo recibe la respuesta en una cadena de mensajes.
    - Los mensajes de grupo se utilizan idealmente para discusiones entre varias personas.
- Destinatarios:
  - No se puede responder por SMS. Consulte ¿A qué mensajes y alertas pueden responder las personas en Planificación de la fuerza laboral?
    Nota: Es posible que se apliquen tarifas de mensajes y datos al recibir mensajes SMS.
  - Puede responder desde su propio cliente de correo electrónico. Las respuestas enviadas por correo electrónico aparecen en su bandeja de entrada. Consulte Gestionar la bandeja de entrada para la planificación de la fuerza de trabajo.
  - Puede responder usando la aplicación Workforce Planning/LaborChart. Consulte ¿Qué es la aplicación Workforce Planning/LaborChart?
- Desde la herramienta Mensajes, puede:
  - Enviar mensajes a individuos o a varias personas.
- Desde los tableros de asignaciones o desde Gantt, puede:
  - Envíe mensajes a todas las personas asignadas a un proyecto en una fecha determinada o dentro de un intervalo de fechas determinado.
- Al programar un mensaje que se enviará en el futuro o crear un borrador para múltiples destinatarios, se crean mensajes individuales y se administran de forma independiente para cada destinatario. Consulte Gestionar mensajes programados para la planificación de la fuerza laboral y Gestionar borradores de mensajes para la planificación de la fuerza laboral.

Requisitos

Añadir personas a la planificación de la fuerza de trabajo

Pasos

Puede enviar mensajes desde tres (3) lugares en Workforce Planning:

Herramienta Mensajes
Tableros de asignaciones
Tareas Gantt

Enviar mensajes desde la herramienta Mensajes

Utilice Mensajes para enviar mensajes a cualquier persona de su lista de Personas cuyo perfil esté configurado para recibir mensajes por correo electrónico, SMS o a través de la aplicación Workforce Planning/LaborChart.

Vaya a la herramienta Planificación de la fuerza de trabajo de nivel de empresa.
Haga clic en Comunicaciones y seleccione Mensajes.
Haga clic en Nuevo.
Opcional: introduzca un asunto.
Introduzca el mensaje que desea enviar.
Seleccione el "Tipo de mensaje":
- Mensaje individual. Seleccione enviar el mismo mensaje a varios destinatarios, como mensajes individuales.
- Mensaje de grupo. Seleccione para enviar el mensaje a varios destinatarios.
Haga clic en Añadir destinatarios y seleccione destinatarios adicionales.
Notas:
- Puede repetir este paso para añadir destinatarios adicionales.
- Si necesita eliminar un destinatario, haga clic en el icono de eliminar junto a su nombre.
Marque la casilla de verificación "Todos los usuarios pueden ver este mensaje" para permitir que otros usuarios accedan al mensaje en la herramienta Mensajes.
Seleccione cuándo enviar el mensaje:
- Enviar ahora. Seleccione esta opción para enviar el mensaje inmediatamente.
- Planificación. Mueva el interruptor para 'Programar entrega' a la posición ON para programar el mensaje.
  1. Introduzca la fecha y hora de envío del mensaje programado.
  2. Haga clic en Programar.
- Guardar borrador. Seleccione esta opción para guardar el mensaje como borrador.
  Nota: Puede enviar el borrador en un momento posterior desde sus mensajes de borrador.

Enviar mensajes desde los tableros de tareas

Desde los tableros de asignaciones, puede enviar mensajes a todas las personas con asignaciones para el proyecto en una fecha determinada o dentro de un intervalo de fechas determinado.

Vaya a la herramienta Planificación de la fuerza de trabajo de nivel de empresa.
Haga clic en Asignaciones y seleccione Tableros de asignaciones.
Haga clic en los puntos suspensivos del proyecto para el que desee enviar el mensaje.
Seleccione Enviar mensaje a las personas.
Seleccione a quién enviar el mensaje en función de quién tiene una tarea ese día.
- Día de visualización actual. Personas que tienen una tarea en el día actual que se muestra en los tableros de tareas.
- Rango de fechas. Personas con una asignación dentro de un cierto rango de fechas.
  1. Seleccione la fecha de inicio del rango de fechas.
  2. Seleccione una fecha de finalización o el número de semanas a partir de la fecha de inicio.
Haga clic en Crear mensaje.
Opcional: introduzca un asunto.
Introduzca el mensaje que desea enviar.
Seleccione el "Tipo de mensaje":
- Mensaje individual. Seleccione enviar el mismo mensaje a varios destinatarios, como mensajes individuales.
- Mensaje de grupo. Seleccione para enviar el mensaje a varios destinatarios.
Opcional: Haga clic en Añadir destinatarios y seleccione destinatarios adicionales.
Notas:
- Puede repetir este paso para añadir destinatarios adicionales.
- Si necesita eliminar un destinatario, haga clic en el icono Eliminar junto a su nombre.
Marque la casilla de verificación "Todos los usuarios pueden ver este mensaje" para permitir que otros usuarios accedan al mensaje en la herramienta Mensajes.
Seleccione cuándo enviar el mensaje:
- Enviar ahora. Seleccione esta opción para enviar el mensaje inmediatamente.
- Planificación. Mueva el interruptor para 'Programar entrega' a la posición ON para programar el mensaje.
  1. Introduzca la fecha y hora de envío del mensaje programado.
  2. Haga clic en Programar.
- Guardar borrador. Seleccione esta opción para guardar el mensaje como borrador.
  Nota: Puede enviar el borrador en un momento posterior desde sus mensajes de borrador.

Enviar mensajes desde las asignaciones Gantt

Desde el Gantt de asignaciones, puede enviar mensajes a todos los asignados del proyecto en una fecha determinada o dentro de un intervalo de fechas determinado.

Vaya a la herramienta Planificación de la fuerza de trabajo de nivel de empresa.
Haga clic en Asignaciones y seleccione Asignaciones Gantt.
Seleccione Proyectos.
Haga clic en los puntos suspensivos del proyecto para el que desee enviar el mensaje.
Seleccione Enviar mensaje a las personas.
Seleccione un destinatario en función de quién tiene una tarea ese día.
- Día de visualización actual. Personas que tienen una asignación el día específico seleccionado.
- Rango de fechas. Personas con una asignación dentro de un cierto rango de fechas.
  1. Seleccione la fecha de inicio del rango de fechas.
  2. Seleccione una fecha de finalización o el número de semanas a partir de la fecha de inicio.
Haga clic en Crear mensaje.
Opcional: introduzca un asunto.
Introduzca el mensaje a enviar.
Seleccione el "Tipo de mensaje":
- Mensaje individual. Seleccione enviar el mismo mensaje a varios destinatarios, como mensajes individuales.
- Mensaje de grupo. Seleccione para enviar el mensaje a varios destinatarios.
Opcional: Haga clic en Añadir destinatarios y seleccione destinatarios adicionales.
Notas:
- Puede repetir este paso para añadir destinatarios adicionales.
- Si necesita eliminar un destinatario, haga clic en el icono de eliminar junto a su nombre.
Marque la casilla de verificación "Todos los usuarios pueden ver este mensaje" para permitir que otros usuarios accedan al mensaje en la herramienta Mensajes.
Seleccione cuándo enviar el mensaje:
- Enviar ahora. Seleccione esta opción para enviar el mensaje inmediatamente.
- Planificación. Mueva el interruptor para 'Programar entrega' a la posición ON para programar el mensaje.
  1. Introduzca la fecha y hora de envío del mensaje programado.
  2. Haga clic en Programar.
- Guardar borrador. Seleccione esta opción para guardar el mensaje como borrador.
  Nota: Puede enviar el borrador en un momento posterior desde sus mensajes de borrador.