Prácticas recomendadas: Configuraciones del proyecto de presentación

Introducción

Para aprovechar al máximo la herramienta de presentación, asegúrese de tener todas las configuraciones de nivel de proyecto en su lugar antes de crear presentaciones. Este artículo repasará las prácticas recomendadas para los entornos más notables. ¿Está listo?

Numerar submittals por sección de especificaciones

Esta configuración habilita una opción para prefijar el número de envío y la revisión con la sección de especificaciones vinculada. Por ejemplo, si se identifica una sección de especificaciones #03 30 00 en el campo Sección de especificaciones de una presentación, el número de presentación (como #007) y el número de revisión (como #01) se formatearán como #03 30 00-007.01 cuando la configuración esté habilitada. Si la configuración no está habilitada, el número de envío y el número de revisión se formatearán como #007.01.

Además, las presentaciones en cada sección de especificaciones se numerarán secuencialmente e independientemente de las presentaciones en otra sección de especificaciones cuando este ajuste esté habilitado. Por ejemplo:

• Sección de especificaciones: 03 30 00
  • #03 30 00-001: Diseño de mezcla de hormigón
  • #03 30 00-002: Datos del producto
  • #03 30 00-003: Diseño de la junta de expansión
• Sección de especificaciones: 07 45 00
  • #07 45 00-001: Datos del producto
  • #07 45 00-002: Muestras

Fechas límite dinámicas

Las fechas de vencimiento dinámicas son una configuración opcional pero recomendada que define las duraciones de los pasos del flujo de trabajo en lugar de las fechas de vencimiento fijas. Esto garantiza que cada paso y rol del flujo de trabajo tenga su marco de tiempo contractualmente obligado para revisar y responder a cada elemento de la presentación. A medida que se completan los pasos del flujo de trabajo, la fecha de vencimiento del siguiente paso se ajusta automáticamente hacia adelante (si el paso anterior se retrasó) o hacia atrás (si el paso anterior fue temprano) para cumplir siempre con las duraciones definidas. Las reglas atrasadas aún se aplican si los pasos del flujo de trabajo no responden antes de la fecha de vencimiento. ¿Qué son las fechas límite de aprobador dinámicas?

Cálculos de planificación para submittals

Los cálculos del cronograma de presentaciones son una característica opcional pero altamente recomendable que muestra las fechas de hito relevantes para un elemento de presentación. Estos campos consisten en lo siguiente:

• Fecha requerida en el sitio: un campo de entrada de usuario para la fecha en que el submittal se instalará o utilizará en el sitio.  
• Plazo de entrega: un campo de entrada de usuario para la cantidad de días naturales que requiere la presentación para el procesamiento, la fabricación y el envío.  
• Tiempo de revisión del equipo de diseño: un campo de entrada de usuario para los días calendario asignados para que los equipos externos revisen y aprueben la presentación.
• Tiempo de revisión interna: un campo de entrada de usuario para los días calendario asignados para que los equipos internos revisen la presentación.
• Fecha de devolución planificada: un campo generado por el sistema para mostrar la fecha del hito en la que se requiere una presentación aprobada de sus revisores externos para cumplir con el hito de la fecha requerida en el sitio, también conocida comúnmente como la "fecha límite".
  • El cálculo utilizado para determinar esto es: Fecha requerida en el sitio - Plazo de entrega
• Fecha prevista de finalización de revisión interna: un campo generado por el sistema para mostrar la fecha límite de cuando requiere una presentación revisada de sus revisores internos para cumplir con el hito requerido de fecha in situ.
  • El cálculo utilizado para determinar esto es: Fecha requerida en el sitio - Tiempo de entrega - Tiempo de revisión del equipo de diseño
• Fecha límite prevista de presentación: un campo generado por el sistema para mostrar la fecha límite en la que se requiere que se envíe una presentación desde su rol de remitente para cumplir con el hito requerido de fecha in situ.
  • El cálculo utilizado para determinar esto es: Fecha requerida en el sitio - Plazo de entrega - Tiempo de revisión del equipo de diseño - Tiempo de revisión interna

Estos campos admiten la capacidad de calcular las fechas de vencimiento planificadas para cada miembro del proceso de flujo de trabajo en función de las fechas específicas requeridas en el sitio, los plazos de entrega y los tiempos de revisión asignados. Esta configuración facilita informar sobre el progreso de una presentación para determinar si está en camino.

Cuando la opción "Cálculos del cronograma de presentación" está activada:

• En primer lugar, introduzca una fecha en el campo Fecha en el sitio requerida .  
• A continuación, introduzca los días en el campo Plazo  de ejecución. Por ejemplo, si introduce 10 días, el sistema añadirá automáticamente la Fecha prevista de devolución  restando el plazo de ejecución de 10 días de la Fecha in situ requerida.
• Lo mismo es cierto para las fechas introducidas en el campo Tiempo de revisión del equipo de diseño . Por ejemplo, si introduce 7  días, el sistema resta 7 días de la Fecha prevista de devolución  para calcular la entrada automática para la Fecha prevista de finalización de revisión interna.  
• Por último, introduzca los días en el campo Tiempo de revisión interna . Por ejemplo, si ingresa 5  días, el sistema restará 5 días de la fecha de Hora de revisión interna  para calcular automáticamente la Fecha de presentación planificada.

Correos electrónicos de envío

Esta configuración regula qué roles de envío se copiarán en las notificaciones por correo electrónico resultantes de una acción de envío específica. Estas notificaciones se pueden configurar según sea necesario para cambiar el número de notificaciones que se envían. ¿ Cuándo envía la herramienta Submittals notificaciones por correo electrónico a los usuarios de Procore?

Definición de roles de remitente, aprobador y revisor

Estos roles identifican las acciones específicas requeridas del Asignado en un elemento de presentación. Los roles y sus acciones específicas incluyen:

• Remitente: Como un primer paso opcional pero recomendado en el flujo de trabajo, el rol de remitente es responsable de enviar la documentación solicitada. Se pueden añadir varios usuarios al rol "Remitente", pero solo puede haber un paso de Remitente en un flujo de trabajo. 
• Aprobador: estos usuarios son responsables de responder al elemento de submittal. Las opciones de respuesta se pueden configurar dentro de las configuraciones de la herramienta Submittals del proyecto. Consulte  Gestionar respuestas de submittal personalizadas.
• Revisor: este rol se usa comúnmente para proporcionar la flexibilidad del rol de Aprobador para enviar un elemento para su revisión a otro usuario que no se haya agregado previamente al mismo paso del flujo de trabajo. Un Aprobador solo puede hacer esto cuando el elemento está en su bola en la cancha. Una vez que se les reenvía el elemento, el revisor puede tomar medidas de respuesta similares a las de un aprobador. La bola en la cancha regresa al Aprobador para su respuesta final. Vea  Reenviar un submittal para revisión.

Consulte  Presentaciones - Diagramas de flujo de trabajo  para obtener una imagen de cómo estos roles trabajan juntos en el ciclo de vida de una presentación.

Respuestas de submittals

Esta configuración le permite personalizar las respuestas que pueden utilizar los revisores y los aprobadores. Por ejemplo, puede añadir " Revisado" como la respuesta preferida de su proyecto en lugar de "Aprobado". Los administradores de envíos pueden crear hasta 12 respuestas personalizadas para cada respuesta predeterminada, excepto para " Pendiente"y " Enviado", cada una de las cuales permite una respuesta personalizada. Las respuestas personalizadas no se pueden eliminar si se están utilizando en una presentación. Se pueden editar, pero tenga en cuenta que la respuesta editada reemplazará la respuesta anterior en todos los lugares donde se utilizó la respuesta anterior. Consulte  Gestionar respuestas de submittal personalizadas.

Plantillas de flujo de trabajo

A lo largo del curso de un proyecto, los equipos reutilizan constantemente el mismo flujo de trabajo en varios Envíos. Los equipos deben poder definir estos flujos de trabajo como plantillas y aplicarlos cuando sea necesario, en lugar de tener que recrear manualmente el mismo flujo de trabajo para múltiples presentaciones. Si un ingeniero de proyectos va a construir el mismo flujo de trabajo a través de 10 elementos diferentes, eso es mucho tiempo extra dedicado a realizar una acción repetitiva. Con esta función, las plantillas se pueden crear y reutilizar según sea necesario. 

Siguientes pasos

Ahora que las configuraciones de presentación de su proyecto están implementadas, puede comenzar a crear presentaciones. Los métodos más rápidos para crear un registro de submittal son utilizando Submittal Builder o Submittal Imports de Procore. Consulte  Mejores prácticas: Generador de   presentaciones y Mejores prácticas: Importaciones de presentaciones para obtener más información y recomendaciones sobre el uso de estos métodos.