Mejores Prácticas: Importaciones de Presentación

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Nota

Esta página describe las prácticas recomendadas para importar presentaciones a Procore. Haga clic aquí para ver tutoriales, videos y más sobre la herramienta Submittals del proyecto.

Introducción

Las importaciones de presentaciones son el método más eficiente para generar un registro de presentaciones con datos detallados para las presentaciones y los paquetes de su proyecto. Esta guía le mostrará las mejores prácticas para ayudarlo a maximizar la eficiencia al usar Importaciones de Presentación. ¿Está listo?

¿Por qué debo utilizar Importaciones de Presentación?

Puede agregar muchos detalles a los elementos de envío en el momento de la creación utilizando una hoja de cálculo XLSX o CSV y la aplicación Procore Imports. Duplicar datos a través de múltiples elementos es mucho más eficiente de hacer dentro de una hoja de cálculo en comparación con añadir los datos individualmente para cada elemento de submittal.

Sugerencia

Las importaciones de presentación se realizan utilizando Procore Imports, que solo está disponible para equipos con Windows 7 o superior. Consulte Importar submittals en la herramienta Submittals de nivel de proyecto (Procore Imports) . Para los usuarios de Mac, nuestro equipo de soporte al cliente está disponible para ayudar con estas importaciones. Consulte Enviar una plantilla de importación de envíos completados a Procore .

Antes de comenzar

Asegúrese de que el usuario o los usuarios asignados como Submittal Manager se han añadido a la herramienta Directorio del proyecto. Consulte Añadir cuenta de usuario al directorio del proyecto.
Si va a asignar otra empresa como "Contratista responsable" para una o más presentaciones, asegúrese de que cada empresa se haya añadido a la herramienta Directorio del proyecto. Consulte Añadir una empresa al directorio del proyecto.
Si el proyecto utiliza ubicaciones y desea añadir información de ubicación a sus presentaciones, los niveles de ubicación ya deben existir en Procore. Consulte Añadir ubicaciones de varios niveles a un proyecto.
Si la empresa utiliza la herramienta Especificaciones del proyecto para administrar las especificaciones, cargue las especificaciones del proyecto en Procore (consulte Cargar especificaciones) o agréguelas manualmente a Procore.
Si va a utilizar la función Cálculos de programación de envíos, asegúrese de habilitarla dentro de los ajustes de configuración de envíos del proyecto antes de la importación. Consulte Cómo habilitar cálculos de planificación para submittals.

Usar plantilla de importación

Primero, descargue la plantilla de importación de submittals directamente desde la aplicación Procore Imports o desde nuestro sitio de soporte aquí: Descargue la plantilla de importación de submittals .

Prácticas recomendadas

NO elimine ni mueva ninguna columna de la plantilla. Si lo hace, fallará la importación. Sin embargo, puede ocultar las columnas no utilizadas.
Las importaciones de presentaciones solo se pueden utilizar para crear nuevas presentaciones, no para actualizar las existentes.
Todas las fechas se deben introducir usando el formato de fecha DD/MM/AAAA, independientemente de la configuración del proyecto. Otros campos, como Número de sección de especificación, se pueden formatear según sea necesario.
Para la mayoría de los campos que hacen referencia a datos existentes en Procore, los datos introducidos en la importación deben coincidir exactamente con lo que está en Procore. De lo contrario, la importación mostrará un mensaje de error o creará nuevos registros no deseados.
Si prefiere numerar los envíos a medida que los recibe, puede dejar las celdas de Número de envío en blanco o añadir el número 0 a todas ellas.
No es necesario que las plantillas de importación completadas sean únicas para cada proyecto. Si crea constantemente los mismos elementos de presentación o similares para cada proyecto, puede crear una plantilla maestra para duplicar y editar según sea necesario para cada nuevo proyecto. Esto puede actuar como un registro de presentación de plantillas y le ahorrará un tiempo considerable en proyectos futuros.
No hay límites en el número de importaciones de envío que puede realizar en un proyecto. Podría ser útil separar las importaciones por prioridad para los grandes proyectos.
Los paquetes de envío (columnas A-D en la plantilla) no son obligatorios, pero se recomiendan encarecidamente. Consulte Mejores prácticas: Presentación de paquetes - Introducción para obtener más información.
Los campos de cálculo de programación de envíos (columnas R-U en la plantilla) son muy recomendables para ayudarlo a comprender si sus envíos están en el objetivo. Consulte Mejores prácticas: Configuraciones del proyecto de presentación para obtener más información.

Consulte Preparar submittals para importarlos a la aplicación Procore Imports para obtener información adicional.

Importaciones de la Hoja de datos en comparación con el Generador de Hojas de Datos

Procore 's Submittal Imports y Submittal Builder son los dos métodos más eficientes para crear un Registro de Presentación, pero no deben usarse en conjunto. Las listas a continuación muestran las ventajas y desventajas de cada opción para ayudarlo a determinar cuál es la mejor opción para sus proyectos.

Generador de submittals

Ventajas

Submittal Builder puede minimizar drásticamente el tiempo para generar un registro de Submittal.
El generador de presentaciones utiliza OCR para identificar y añadir el texto de la presentación de la sección de especificaciones en la descripción de la presentación.

Desventajas

Submittal Builder crea presentaciones con detalles muy limitados, por lo que es probable que se requiera más trabajo para agregar los datos faltantes (ya sea manualmente o mediante edición masiva)
El generador de presentaciones solo se puede ejecutar una vez por revisión de la sección de especificaciones
El generador de submittals solo está disponible en inglés para los Estados Unidos, Canadá y Australia.
Hay requisitos estrictos con respecto al formato del libro de especificaciones para usar Submittal Builder de manera efectiva.

Considere el uso si:

Necesita un registro de presentación simple y rápido sin mucha información detallada.

Importaciones de la presentación

Ventajas

Las importaciones son significativamente más detalladas en la cantidad de datos que se pueden incluir en la creación inicial.
Las presentaciones importadas requieren menos edición manual o masiva para sus datos, como:
- Paquetes de submittals
- Fechas de hito de adquisición de materiales
- Ubicaciones
Puede importar tantas plantillas completadas como sea necesario

Desventajas

La creación del registro en la plantilla de importación es manual y no extrae automáticamente ningún dato de Procore (como Secciones de especificaciones u otro texto)
Las importaciones requieren que un programa de terceros edite un archivo XLSX o CSV, como Excel o Google Sheets

Considere el uso si:

Usted decide utilizar Paquetes de Presentación
Desea utilizar los campos de Cálculo del cronograma de presentación de Procore para determinar las fechas de "Fecha límite de presentación prevista".
Tiene un proyecto complejo, como múltiples fases, en el que requiere presentaciones separadas para cada fase

Sugerencia

Para obtener más información y recomendaciones sobre cómo crear un Registro de Presentaciones utilizando el Generador de Presentaciones, consulte Mejores prácticas: Generador de Presentaciones.

Siguientes pasos

Ahora que se ha creado el registro de presentaciones a partir de la importación, se recomienda utilizar la función Enviar paquetes de Procore para iniciar un flujo de trabajo para varios elementos de presentación. Ver Mejores prácticas: Paquetes de presentaciones - Creación y revisión.

Alternativamente, la función de acciones masivas de Procore puede añadir un flujo de trabajo a varios elementos de envío desde la vista de lista. Consulte Mejores prácticas: Configuraciones del proyecto de presentación.