Prácticas recomendadas: gestión del flujo de trabajo de la presentación
Nota
Esta página describe las prácticas recomendadas para editar los flujos de trabajo de presentación. Haga clic aquí para ver tutoriales, videos y más sobre la herramienta Submittals del proyecto.Introducción
La sección de flujo de trabajo habilita los componentes de notificación y seguimiento de bola en pista de la herramienta Submittals. Los flujos de trabajo proporcionan el beneficio de la progresión automatizada del flujo de trabajo y las notificaciones de acción/vencidas. En este artículo se analizarán las prácticas recomendadas para editar los flujos de trabajo de la presentación. ¿Está listo?
Acciones masivas > Aplicar flujo de trabajo
Esta función permite a los usuarios del Administrador seleccionar varios elementos de envío de forma masiva y aplicar un nuevo flujo de trabajo o una plantilla de flujo de trabajo creada previamente. Para aplicar un flujo de trabajo en bloque, todos los elementos de envío deben estar en estado de borrador Y no tener un flujo de trabajo aplicado previamente. Las dos opciones para agregar flujos de trabajo en masa a las presentaciones se describen a continuación.
¿Por qué debo utilizar acciones masivas?
Los flujos de trabajo de aplicación masiva ahorran tiempo al añadir el mismo flujo de trabajo a varios envíos simultáneamente. Esta función se puede utilizar con plantillas de flujo de trabajo para ahorrar aún más tiempo.
Opción 1: Acciones masivas de paquetes de presentación
Recomendamos el uso de paquetes de presentación (consulte Mejores prácticas: Paquetes de presentación - Introducción), ya que también puede aplicar flujos de trabajo a granel a través de la Edición a granel del paquete de presentación. El principal beneficio de esta opción es que también puede iniciar correos electrónicos de flujo de trabajo en masa como parte del proceso en lugar de requerir acciones separadas para enviar cada elemento de envío por separado. Consulte Edición masiva de submittals en un paquete.
Opción 2: Acciones masivas desde la vista de lista
Es probable que esta sea la opción que consuma más tiempo, pero también puede aplicar flujos de trabajo en bloque desde la vista de lista si opta por no usar los paquetes de presentación. Consulte Usar acciones masivas > Aplicar flujo de trabajo en la herramienta Submittals. Sin embargo, a diferencia de los flujos de trabajo de aplicación masiva a través del paquete de envío, esta opción requerirá que envíe correos electrónicos para cada elemento individualmente.
Consideraciones
No se envían notificaciones cuando se aplica el flujo de trabajo, ya que los elementos aún están en estado Borrador . Para completar este proceso, debe editar cada elemento de envío, actualizar el estado y hacer clic en Actualizar y enviar correos electrónicos. Si hace clic en Actualizar en su lugar, no se envían correos electrónicos (además de las notificaciones atrasadas cuando pasan las fechas de vencimiento).
Reemplazar a granel a un usuario
Las personas entran y salen regularmente de los proyectos, por lo que debe haber una forma de reemplazar fácilmente a un usuario de flujo de trabajo con otro usuario. Si necesita reemplazar un aprobador, remitente o revisor en muchos submittals, un usuario con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Submittals del proyecto puede enviar una solicitud de reemplazo a support@procore.com. Para mantener la integridad de los datos, los usuarios solo serán reemplazados en los flujos de trabajo a los que aún no hayan respondido. Incluya la siguiente información en la solicitud:
- Nombre de la empresa: el nombre de la cuenta de Procore de su empresa.
- ID de proyecto: el número de ID de uno o más proyectos en los que se debe reemplazar al usuario. Consulte ¿Cómo encuentro el ID del proyecto?
- Aprobador actual: el nombre del usuario que debe reemplazarse.
- Nuevo aprobador: el nombre del usuario sustituto. Este usuario también debe tener permisos de nivel estándar o superiores en la herramienta Submittals.
Revertir Ball-in-Court a un paso anterior
En muchos escenarios, un administrador podría necesitar revertir la pelota en la cancha en una presentación a un paso de flujo de trabajo anterior. Algunos escenarios de ejemplo incluyen:
- Un usuario de flujo de trabajo olvida cargar un archivo adjunto o carga el archivo adjunto incorrecto a su respuesta
- Un usuario de flujo de trabajo proporcionó la respuesta incorrecta
- La presentación se ha enviado a aprobadores incorrectos
Consideraciones
No se recomienda utilizar esta funcionalidad para gestionar las revisiones de submittal. Cuando vuelve a un paso de flujo de trabajo anterior y se introducen nuevos datos, los datos grabados anteriormente (fechas (fechas de envío, devolución y vencimiento), comentarios, respuestas y archivos adjuntos) se sobrescriben. Los cambios aún están documentados en el historial de cambios del elemento, pero no son obvios de inmediato. Además, los informes en Procore solo muestran los datos más actuales, por lo que no puede obtener una verdadera idea de las duraciones reales de la pelota en la cancha si vuelve a cambiar el flujo de trabajo en lugar de crear revisiones de presentación.
Consulte Cambiar la pelota en la cancha en una presentación para obtener información e instrucciones adicionales.
Revisión de la Hoja de Presentación
La funcionalidad "Crear revisión" crea una copia de los detalles del elemento original (bajo un número de revisión), excluyendo cualquier dato introducido anteriormente dentro del flujo de trabajo. Los pasos del flujo de trabajo se copiarán, pero el pedido se reiniciará desde el primer paso para que pueda solicitar una nueva presentación desde el rol de remitente. Esta funcionalidad garantiza que todos los datos históricos se mantengan dentro del elemento de presentación original, al tiempo que permite que se añadan nuevos datos a la revisión.
Mejores prácticas
El proceso recomendado es crear inmediatamente una revisión cuando sea necesario después de cerrar y distribuir el elemento de submittal original. Esto comunica la información rechazada al remitente en la presentación original y proporciona un nuevo elemento para que envíen. Consulte Crear una revisión de submittal.