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Procore

Revisar una factura de subcontratista como administrador desde la herramienta Facturación progresiva (beta)

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 Lanzamiento por fases: Nuevo Administrador y Vistas de los colaboradores para las facturas de los subcontratistas
El 23 de marzo de 2022, la experiencia de factura de subcontratista modernizada se activó en todos los proyectos de Procore que utilizan las herramientas de gestión de facturas de Procore. Para darle tiempo a previsualizar los cambios de diseño, Procore ofrece a los usuarios la opción de cambiar entre la experiencia modernizada y la heredada hasta septiembre de 2023. Después de septiembre de 2023, se eliminará la posibilidad de salir de la nueva experiencia y la experiencia heredada ya no estará disponible en Procore. Para obtener más información, consulte Administración financiera: nuevas vistas de administrador y colaborador para la facturación de subcontratista.
 Nota
Si dispone de la versión de facturas de subcontratistas disponible de forma general, siga los pasos indicados en Revisar una factura de subcontratista como administrador en lugar de los especificados a continuación.
 Lanzamiento limitado
flag-us.png   flag-canada.png  La herramienta Progress Billings solo está disponible para los clientes de Procore en los Estados Unidos y Canadá que han implementado el diccionario de puntos de vista Procore for Specialty Contractors. Para obtener más información, consulte (Liberación limitada) Propietarios y contratistas especializados Opciones de diccionario de punto de vista.  

Objetivo

Para aprobar o rechazar las partidas en una factura de proveedor como administrador de facturas.

Contexto

Si es un administrador de facturas para su proyecto, es importante asegurarse de que las facturas enviadas por sus colaboradores posteriores sean precisas. Para respaldarlo, Procore le ofrece la posibilidad de aprobar o rechazar partidas individuales en la tarjeta Schedule of Values de una factura. Para aprobar o rechazar artículos de línea, su cuenta de usuario de Procore debe tener asignados los permisos de usuario requeridos que se detallan a continuación. Una vez que se le hayan otorgado los permisos adecuados, puede seguir los pasos a continuación para revisar las facturas enviadas a su equipo para su pago. 

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Para revisar una factura de subcontratista como administrador desde la herramienta Facturación, permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto.
       Notas
      • Los permisos de acceso a las herramientas Facturación y Facturación de progreso se rigen por los permisos establecidos en la herramienta Pedidos y/o Contratos de clientes, Financiación o Contratos principales. Los nombres de las herramientas de Procore varían según el idioma o el diccionario de punto de vista configurado en Procore. Consulte ¿Qué diccionarios e idiomas están disponibles en la aplicación web de Procore?
      • Si usted es un colaborador (por ejemplo, un contacto de la factura empleado por una empresa que realiza trabajos en un proyecto gestionado en Procore, su capacidad para realizar tareas relacionadas con la factura está determinada por el titular de la cuenta de la empresa Procore. Los ajustes que el titular de la cuenta puede elegir para proporcionarle incluyen:
        • Una cuenta de usuario de Procore.
        • Permisos de acceso a la herramienta Pedidos y/o Contratos de clientes, Financiación o Contratos principales del proyecto.
        • Pertenencia a la lista de «Privados» de un contrato o financiación específicos.
        • Asignarlo como «Contacto de la factura» en el contrato o la financiación.
  • Información adicional:
    • Los administradores de facturas pueden revisar las partidas de cualquier factura y NO están limitados a revisar solo la factura más reciente. Sin embargo, es importante tener en cuenta que rechazar una partida NO cambiará el valor de la factura. 
    • Para saber cómo revisar la factura de un proyecto con la herramienta Pedidos del proyecto, consulte Revisar una factura de subcontratista como administrador.

Pasos

  1. Acceda a la herramienta Facturación progresiva del proyecto. 
  2. Haga clic en la pestaña Subcontratista.
  3. Localice la factura que desea revisar. A continuación, haga clic en el vínculo Factura n.º. 
  4. Desplácese hacia abajo hasta la tarjeta Desglose de partidas.  
  5. Haga clic en el botón Editar en la tarjeta.  
  6. En la columna Aprobación de partidas , apruebe o rechace cada partida de la factura de la manera siguiente:
     Notas

    Al revisar cada partida, tenga en cuenta lo siguiente:

    • Los administradores de facturas pueden revisar las partidas de cualquier factura y NO están limitados a revisar solo la factura más reciente. Sin embargo, es importante tener en cuenta que rechazar una partida NO cambiará el valor de la factura. 
    • Si ha activado la opción Habilitar importe propuesto por el contratista en Configuración de pedido, aparecerá la columna "Importe propuesto". Para obtener más información, consulte Crear una planificación de pagos.
    • La columna "Importe propuesto" puede reflejar lo que ha enviado un contacto de la factura; un usuario con permisos de nivel administrador puede ajustar las columnas "Trabajo completado este período" y "Materiales almacenados actualmente" por separado para establecer los importes adecuados.
    • Para obtener más información sobre la Lista de valores en una factura de subcontratista, consulte  Crear una factura en nombre de un contacto de la factura.
    • Para aprobar una partida, haga clic en la marca de verificación GRIS para aprobarla. Una marca de verificación VERDE indica que ha aprobado la partida.
          sub-invoice-sov-line-item-approval-green-checkmark.png
    • Para rechazar una partida:
      sub-invoice-sov-line-item-reject-reason.png
      1. Haga clic en la "x" GRIS para rechazarla. Una "x" ROJA indica que ha rechazado la partida. 
        Esto abre el cuadro Motivo (opcional). 
      2. Introduzca un motivo en el recuadro Motivo (opcional).
      3. Haga clic en Añadir.
         Importante
        • Los comentarios introducidos en el recuadro «Motivo (opcional)» NO se incluyen en el correo electrónico automático que se envía al contacto de la factura. Sin embargo, puede exportar un PDF que incluya una tabla «Motivos de la diferencia» que muestre los comentarios introducidos. Consulte Exportar una factura de subcontratista.
  7. Haga clic en Guardar. 
  8. Desplácese hasta la tarjeta de información general .
  9. Haga clic en el botón Editar. 
  10. Cambie el estado de la factura según sea necesario:
    • Si rechaza alguna de las partidas, Procore recomienda establecer el estado de la factura en "Revisar y reenviar". 
    • Si ha aprobado todas las partidas, Procore recomienda establecer el estado en "Aprobado", "Aprobado según lo indicado" o "Pendiente de aprobación del propietario" (según su situación).