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Procore

Revisar una factura de subcontratista como administrador

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 Lanzamiento por fases: Nuevo Administrador y Vistas de los colaboradores para las facturas de los subcontratistas
El 23 de marzo de 2022, la experiencia de factura de subcontratista modernizada se activó en todos los proyectos de Procore que utilizan las herramientas de gestión de facturas de Procore. Para darle tiempo a previsualizar los cambios de diseño, Procore ofrece a los usuarios la opción de cambiar entre la experiencia modernizada y la heredada hasta septiembre de 2023. Después de septiembre de 2023, se eliminará la posibilidad de salir de la nueva experiencia y la experiencia heredada ya no estará disponible en Procore. Para obtener más información, consulte Administración financiera: nuevas vistas de administrador y colaborador para la facturación de subcontratista.
 Nota
Si ha vuelto a la versión heredada de las facturas de subcontratista, siga los pasos de Revisar una factura de subcontratista como Administrador en lugar de los siguientes.

Objetivo

Para aprobar o rechazar las partidas en una factura de proveedor como administrador de facturas.

Contexto

Si es un administrador de facturas para su proyecto, es importante asegurarse de que las facturas enviadas por sus colaboradores posteriores sean precisas. Para respaldarlo, Procore le ofrece la posibilidad de aprobar o rechazar partidas individuales en la tarjeta Schedule of Values de una factura. Para aprobar o rechazar artículos de línea, su cuenta de usuario de Procore debe tener asignados los permisos de usuario requeridos que se detallan a continuación. Una vez que se le hayan otorgado los permisos adecuados, puede seguir los pasos a continuación para revisar las facturas enviadas a su equipo para su pago. 

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Para revisar una factura de subcontratista como administrador desde la herramienta Facturación, permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto.
       Notas
      • Los permisos de acceso a las herramientas Facturación y Facturación de progreso se rigen por los permisos establecidos en la herramienta Pedidos y/o Contratos de clientes, Financiación o Contratos principales. Los nombres de las herramientas de Procore varían según el idioma o el diccionario de punto de vista configurado en Procore. Consulte ¿Qué diccionarios e idiomas están disponibles en la aplicación web de Procore?
      • Si usted es un colaborador (por ejemplo, un contacto de la factura empleado por una empresa que realiza trabajos en un proyecto gestionado en Procore, su capacidad para realizar tareas relacionadas con la factura está determinada por el titular de la cuenta de la empresa Procore. Los ajustes que el titular de la cuenta puede elegir para proporcionarle incluyen:
        • Una cuenta de usuario de Procore.
        • Permisos de acceso a la herramienta Pedidos y/o Contratos de clientes, Financiación o Contratos principales del proyecto.
        • Pertenencia a la lista de «Privados» de un contrato o financiación específicos.
        • Asignarlo como «Contacto de la factura» en el contrato o la financiación.
  • Información adicional:
    • Los administradores de facturas pueden revisar las partidas de cualquier factura y NO están limitados a revisar solo la factura más reciente. Sin embargo, es importante tener en cuenta que rechazar una partida NO cambiará el valor de la factura. 
    • Para saber cómo revisar una factura de proyecto utilizando la herramienta Pedidos del proyecto, consulte Revisar facturas de subcontratistas como administrador.

Requisitos

La factura debe tener el estado "En revisión". En función de quién esté creando la factura, consulte los siguientes tutoriales. 

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Facturación del proyecto.
  2. Haga clic en la pestaña Subcontratista.
  3. Busque la factura para revisar y haga clic en el vínculo Factura.  
  4. Desplácese hasta la tarjeta Desglose de partidas.
  5. Haga clic en el botón Editar.  
  6. En la columna Aprobación de partidas, apruebe o rechace cada partida de la factura de la manera siguiente:
     Notas

    Al revisar cada partida, tenga en cuenta:

    • Los administradores de facturas pueden revisar partidas en cualquier factura:
      • NO se limita a revisar solo la factura más reciente.
      • Rechazar partidas NO cambia los importes de las partidas. Un administrador de facturas o un contacto de facturas debe actualizar los importes.
      • Los contactos de facturas posteriores solo pueden actualizar INVOICES cuando se les otorgan los permisos de usuario necesarios para enviar facturas. Consulte Revisar y reenviar una factura como contacto de la factura.
    • Si ha activado la opción "Mostrar importes solicitados por subcontratistas" en la herramienta Facturación, aparecerá la columna "Importe propuesto".
    • La columna "Cantidad propuesta" puede reflejar lo que ha enviado un contacto de la factura; un usuario con permisos de nivel administrador puede ajustar las columnas "Trabajo completado este período" y "Materiales almacenados actualmente" por separado para establecer los importes adecuados.
    • Para obtener más información sobre la programación de valores en una factura de un subcontratista, consulte Crear una factura en nombre de un contacto de la factura o Enviar una nueva factura como contacto de la factura.
    • Para aprobar una partida, haga clic en la marca de verificación GRIS para aprobarla. Una marca de verificación VERDE indica que ha aprobado la partida.
       sub-invoice-sov-line-item-approval-green-checkmark.png
    • Para rechazar una partida:
      sub-invoice-sov-line-item-reject-reason.png
      1. Haga clic en la "x" GRIS para rechazarla. Una "x" ROJA indica que ha rechazado la partida. 
        Esto abre el cuadro Motivo (opcional). 
      2. Introduzca una razón en la casilla Razón (opcional).
      3. Haga clic en Añadir.
         Importante

        Los comentarios introducidos en la casilla «Razón (opcional)» NO se incluyen en el correo electrónico automático que se envía al contacto de la factura. Sin embargo, puede exportar un PDF que incluya una tabla de «Razones de la diferencia» que muestre los comentarios introducidos. Consulte Exportar una factura de subcontratista.

  7. Haga clic en una (1) de las opciones de guardar:
    • Guardar. Haga clic en este botón para guardar la factura y mantenerla en el estado "En revisión". 
      O
    • Guardar y cambiar estado. Haga clic en este botón para abrir la ventana "Guardar ediciones y cambiar estado". A continuación, seleccione el estado deseado e introduzca la información que desee transmitir al contacto de la factura en el cuadro Comentarios generales. A continuación, haga clic en Guardar y cambiar estado.
       Sugerencias
      ¿A qué estado cambio la factura?  Para obtener más información sobre los estados disponibles, consulte ¿Cuáles son los estados predeterminados de las facturas de Procore?