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Procore

(Beta) Crear contratos de clientes

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 Lanzamiento limitado
flag-us.png  La herramienta Contratos de cliente está disponible como versión limitada para los clientes de Procore en Estados Unidos que hayan implementado el diccionario de puntos de vista de Procore para contratistas especializados. Para más información, consulte ¿Qué nombres y términos de herramientas son diferentes en Procore para contratistas principales, promotores y contratistas especializados?

Objetivo

Para crear un único contrato principal o varios contratos de cliente para un proyecto Procore.

Contexto

Un contrato de cliente de es un acuerdo formal y legal entre un CG del proyecto de construcción y un contratista. En esta relación, la CG del proyecto suele ser la autoridad contratante que inicia el acuerdo, posee los derechos para desarrollar una propiedad y financia el proyecto. El contratista (también llamado contratista del cliente, contratista principal o contratista general) es contratado por el CG del proyecto y acepta la responsabilidad de completar el proyecto de construcción. El contratista también celebra otros acuerdos con los subcontratistas, llamados compromisos en Procore, para completar el trabajo del proyecto.

Si su empresa ha adquirido Procore para gestionar sus proyectos de construcción, puede crear uno (1) o más contratos de cliente para cada nuevo proyecto de construcción.

Ejemplos

Cuándo crear un contrato de cliente único

La mayoría de los clientes de Procore que gestionan sus proyectos de construcción en Procore crean un contrato de cliente único para un solo proyecto de construcción. Si usted es un contratista general, la creación de un contrato de cliente único es la forma más sencilla de gestionar un proyecto de construcción cuando tiene un solo proyecto GC y una sola fuente de financiación.

Cuándo crear contratos de clientes múltiples

Si un proyecto tiene múltiples CGs, múltiples fuentes de financiación, y/o múltiples métodos de entrega de proyectos, también puede elegir crear múltiples contratos de cliente para un solo proyecto. Si decide crear varios contratos con clientes en un solo proyecto de Procore, existen algunas limitaciones. Para más detalles, consulte ¿Existen limitaciones del sistema cuando los proyectos tienen varios contratos de cliente? Las razones para elegir crear múltiples contratos de cliente incluyen:

  • Múltiples fuentes de financiación. Un proyecto puede tener varias CG, cada una de las cuales aporta una cantidad de la financiación del proyecto. Por ejemplo, una persona, una empresa, una autoridad pública o una combinación de todos estos ejemplos. Véase Configurar ajustes: Contratos de clientes.
  • Etapas múltiples. Un proyecto puede dividirse en etapas. Por ejemplo, puede requerir contratos separados con el cliente para la pre-construcción, el curso de la construcción y el cuidado posterior/mantenimiento.
  • Fases múltiples. Un proyecto puede dividirse en fases. Por ejemplo, puede exigir al cliente contratos separados para los cimientos, la fontanería, la climatización, etc.

Después de crear un contrato de cliente, puede actualizar su desglose de partidas (DDP). Para más detalles, véase Actualizar la escala de valores de un contrato de cliente.

 Sugerencia

¿Es el SOV del contrato con el cliente de su proyecto similar a las partidas del presupuesto del proyecto? Si es así, Procore recomienda crear el presupuesto del proyecto antes que el contrato de cliente. Esto le permite utilizar las funciones de importación de la herramienta de Contratos de Clientes para actualizar rápidamente la Lista de Valores en un Contrato de Cliente lo que elimina la entrada de datos repetitiva.

Temas a considerar

Requisitos

Pasos

En Procore, tiene la opción de crear un único contrato de cliente o varios contratos de cliente como se describe a continuación:

Crear un contrato de cliente único

  1. Acceda a la herramienta Client Contracts del proyecto.
  2. Elija entre estas opciones:
    • Si se trata del primer contrato del proyecto, haga clic en Crear contrato de cliente en la página "Crear un contrato de cliente para empezar".
      O
    • Si ya ha creado al menos un (1) contrato de cliente, haga clic en Crear en la parte superior derecha de la página.
      create-a-single-prime-contract.png
  3. Continúe con los siguientes pasos:

Añadir la información básica del contrato

Actualice la información básica del contrato como sigue:

create-prime-contract-basic.png

 Notas
  • No hay campos obligatorios al añadir la información básica del contrato.
  • Si hace clic en el botón Create sin completar ninguna entrada de datos, Procore guarda el contrato del cliente, le incluye como creador y lo coloca automáticamente en el estado Draft .
  • Número
    Para numerar su(s) contrato(s), elija entre estas opciones:
    • Si numera sus contratos utilizando un sistema de numeración secuencial, puede introducir cualquier combinación de caracteres alfanuméricos en esta casilla. Para los contratos posteriores, Procore aplica automáticamente la numeración consecutiva en orden ascendente.
      Ejemplo

      Los siguientes ejemplos muestran cómo funciona la numeración consecutiva ascendente de Procore:

      • Si el contrato anterior era 1, los siguientes contratos son 2, 3 , y así sucesivamente.
      • Si el contrato anterior era PC-0001, los siguientes contratos son PC-0002, PC-0003 , y así sucesivamente.
      • Si el contrato anterior era DCA00010-12-G-0001, los siguientes contratos son DCA00010-12-G-0002, DCA00010-12-G-0003 , y así sucesivamente.
    • Si NO numera sus contratos utilizando la numeración secuencial, puede introducir manualmente un número único para cada contrato de cliente. Para ello, escriba sobre la entrada existente en la casilla Número . NO está permitido duplicar los números de los contratos.
  • Empresa contratista
    Seleccione el nombre de la empresa del CP o del cliente del proyecto en la lista desplegable. Esta es la empresa propietaria del proyecto de construcción o el cliente que ha contratado a su empresa para supervisar el trabajo del proyecto. Para que aparezca como una opción de la lista, añada una empresa al directorio del proyecto. 
  • Título
    Escriba un nombre descriptivo para el contrato.

Actualizar la información general del contrato de cliente

Actualizar el contrato con información más general:

create-prime-contract-general-information.png

  • Estado
    Procore asigna automáticamente a los contratos el estado "Por defecto". Para seleccionar un estado diferente, elija una de las etiquetas de estado de la lista desplegable. Las opciones son: Borrador , Fuera de Licitación , Fuera de Firma , Aprobado , Completo , o Terminado.
     Nota
    Para crear órdenes de cambio de contrato de cliente (CCCO) y facturas GC, el estado de su contrato de cliente debe estar configurado como Aprobado o Completo .
  • Ejecutado
    Marque esta casilla si el contrato está totalmente ejecutado. Un contrato totalmente ejecutado es un acuerdo legalmente efectivo que ha sido firmado por los representantes autorizados de cada parte.
  • Retención por defecto
    Introduzca un número que represente el porcentaje que se retendrá como retención sobre las partidas del contrato Lista de valores. Por ejemplo, si tiene previsto retener el diez (10) por ciento del valor de la partida, introduzca 10%.
  • Contratista
    Seleccione el «Contratista» en esta lista desplegable. Esta es la empresa que su equipo contrató para realizar el trabajo. Para que aparezca como una opción de la lista, añada una empresa al directorio del proyecto. 
  • Arquitecto/Ingeniero
    Seleccione el arquitecto o ingeniero principal del proyecto en esta lista desplegable. Para aparecer como opción en esta lista, la empresa debe tener un registro en el Directorio de Proyectos.
  • Descripción
    Introduzca una descripción más detallada del contrato del cliente. Puede aplicar al texto las opciones de la barra de herramientas de formato.

Actualizar el "acceso al contrato" para el contrato del cliente

Por defecto, los contratos de clientes son visibles para todos los usuarios con permisos de nivel 'Sólo lectura' o superior en la herramienta de Contratos de Clientes del proyecto. Para cambiar sus permisos de acceso, haga lo siguiente en la tarjeta 'Acceso a los contratos':

  1. Opcional: Mueva el conmutador Restringir la visibilidad de este contrato sólo a los administradores del proyecto y seleccionar a los usuarios que no son administradores a la izquierda o a la derecha para desactivar y activar la restricción. Procore activa esta configuración por defecto.
     Notas
    • El conmutador es AZUL cuando las restricciones están activadas.
    • El conmutador es GRIS cuando las restricciones están desactivadas.
  2. Opcional: Para proporcionar a los usuarios con permisos de nivel "Sólo lectura" o "Estándar" en la herramienta de Contratos de Clientes del proyecto acceso al contrato, seleccione el nombre de la persona en la lista desplegable Acceso para usuarios no administradores . Para aparecer como opción en esta lista, un usuario debe tener un perfil en el Directorio del Proyecto.

    create-prime-contract-contract-access.png
  3. Opcional: Para proporcionar a los usuarios de la lista "Acceso para usuarios no administradores" acceso para ver la Lista de Valores, marque la casilla Permitir a estos usuarios no administradores ver los elementos SOV .

Actualizar las fechas del contrato del cliente

Para actualizar el contrato del cliente con fechas importantes, haga lo siguiente:

prime-contract-contract-dates.png

 Nota
El administrador de Procore de su empresa gestiona las fechas que aparecen en la sección "Fechas del contrato" utilizando la función de conjuntos de campos configurables. Para obtener más detalles, consulte ¿Qué campos de la herramienta Contratos de clientes pueden configurarse como obligatorios, opcionales u ocultos?
  • Fecha de inicio
    Seleccione la fecha de inicio oficial del proyecto de construcción.
  • Fecha estimada de finalización
    Seleccione la fecha estimada de finalización del proyecto de construcción en el control de calendario. 
  • Fecha de finalización sustancial
    Seleccione la fecha de finalización sustancial del proyecto de construcción glossary-of-terms#Substantial_Completion desde el control del calendario.
     Sugerencia
    Si el campo "Fecha de finalización sustancial" está disponible en su proyecto, tenga en cuenta que Procore actualiza automáticamente la "Fecha de finalización sustancial" para que coincida con la "Fecha de finalización sustancial revisada" de cada Client Contract Orden de cambio (CCCO) cuando cada orden de cambio es "Aprobada".
  • Fecha de finalización real
    Seleccione la fecha de finalización real del proyecto de construcción.
  • Fecha del contrato
    Seleccione la fecha del contrato en el control del calendario.
  • Fecha de recepción del contrato firmado
    Seleccione la fecha en el control de calendario. El contrato firmado recibido representa la fecha en que se recibió el contrato ejecutado.
  • Fecha de ejecución
    Seleccione la fecha en el control de calendario. La fecha de ejecución representa la fecha en que el acuerdo fue firmado por los representantes autorizados de todas las partes del contrato.
  • Fecha de emisión
    Seleccione la fecha en el control de calendario. La fecha emitida en representa la fecha en la que se emitió el acuerdo contractual para ambas partes.
  • Fecha de devolución
    Seleccione la fecha en el control de calendario. La fecha de devolución es la fecha de devolución del contrato.
  • Fecha de carta de intención
    Seleccione la fecha de la carta de intención en el control de calendario. 
  • Fecha de la carta de aprobación
    Seleccione la fecha de la carta de aprobación (LOA) glossary-of-terms#Letter_of_Approval en el control del calendario.
  • Fecha de terminación del contrato
    Seleccione la fecha en el control de calendario. Una fecha de terminación del contrato es una fecha descrita en el primer lugar donde todas las partes han cumplido con todas las obligaciones y términos contractuales.
  • Fecha de entrega
    Seleccione la fecha en el control del calendario.

Añadir inclusiones y exclusiones al contrato del cliente

Las inclusiones y exclusiones del contrato varían de un proyecto a otro. Sin embargo, la intención es definir exactamente lo que se incluye y lo que NO se incluye en el precio del contrato y en el alcance del trabajo. Para actualizar la tarjeta de "inclusiones y exclusiones" del contrato, haga lo siguiente:
create-prime-contract-inclusions-exclusions.png

  • Inclusiones
    Añada las inclusiones del contrato en esta casilla. Puede aplicar al texto las opciones de la barra de herramientas de formato.
  • Exclusiones
    Añada las exclusiones del contrato en esta casilla. Puede aplicar al texto las opciones de la barra de herramientas de formato.

Establecer el método de contabilidad para el contrato de cliente

El primer paso a la hora de actualizar una tabla de valores es definir el método de contabilidad para el contrato. El método que elija también se aplica a todas las órdenes de cambio y/o facturas de ese contrato. El método de contabilización sólo puede cambiarse ANTES de añadir partidas a un SOV. Procore NO permite cambiar el método contable de un contrato después de añadir partidas.

 Sugerencia
¿Cuál es la diferencia entre el contrato basado en la cantidad y el contrato basado en la unidad/cantidad? Para más detalles, consulte ¿Cómo puedo establecer el método de contabilidad para un contrato o financiación?
  • Para cambiar el método contable a Unidad/Cantidad, haga clic en el botón Cambiar a Unidad/Cantidad .
  • Para volver a cambiar el método contable a Basado en el Importe, haga clic en el botón Cambiar a Basado en el Importe .

Actualizar la tabla de valores del contrato del cliente

Por defecto, se pueden introducir partidas en el SOV del contrato en cualquier momento, siempre que el contrato NO esté en estado "Aprobado".

 Nota
Su equipo de proyecto puede optar por habilitar un ajuste de contrato, que permite a los usuarios con permisos de edición de la SOV hacer cambios en la SOV en cualquier momento. Para saber más sobre esta configuración, consulte ¿Qué es la configuración "Habilitar la programación de valores siempre editables"?
Añadir partidas a la tabla de valores del contrato del cliente

Para añadir manualmente partidas al SOV del contrato del cliente:

  1. Elija entre estas opciones:
    • Si el SOV está en blanco, haga clic en Añadir línea en "Todavía no tiene partidas".
      O
    • Si tiene partidas existentes, haga clic en Add Line.
      Procore crea nuevas partidas que comienzan con el número "1". Las líneas subsiguientes se crean en orden numérico.
  2. Designe un código presupuestario glossary-of-terms#Budget_Code para la nueva partida. Tiene estas opciones:
    • Para asignar un código presupuestario existente a la partida, comience a escribir un código en la casilla Search y seleccione el código correspondiente de la lista.
      O
    • Para crear un nuevo código de presupuesto para la partida, haga clic en el botón Create Budget Code . A continuación, seleccione los elementos de segmento apropiados de la(s) lista(s) desplegable(s) para satisfacer los requisitos del patrón de código presupuestario de su proyecto. A continuación, haga clic en Crear.
  3. Dependiendo del método contable que esté utilizando, seleccione los pasos adecuados para añadir una partida:
    • Para un contrato basado en la cantidad:
      Un SOV basado en la cantidad requiere esta entrada de datos:
      • Código de presupuesto
        Seleccione un código de presupuesto o haga clic en Crear código presupuestario. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
      • Descripción
        Introduzca una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba Cuota mensual de servicio
      • Importe
        Introduzca el importe total de la partida.
      • Facturado hasta la fecha
        Más adelante, al crear facturas, esta columna mostrará automáticamente el importe que ya se ha facturado hasta la fecha.
      • Importe restante
        Más adelante, al crear facturas, esta columna mostrará automáticamente el importe que aún NO se ha facturado hasta la fecha.
    • Para un contrato basado en unidades/cantidades:
      Un SOV basado en unidades/cantidades requiere esta entrada de datos:
      • Código de presupuesto
        Seleccione un código de presupuesto o haga clic en Crear código presupuestario. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
      • Descripción
        Introduzca una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba Cuota mensual de servicio
      • Cantidad
        Introduzca el número de unidades.
      • UM
        Seleccione la Unidad de medida (UM) de la lista. Consulte ¿Qué unidades de medida se incluyen en la lista maestra de Procore? y Añadir una unidad de medida a la lista maestra de unidades de medida.
      • Coste unitario
        Introduzca el coste unitario en esta casilla. Notará que el valor de esta columna contiene cuatro (4) puntos decimales (por ejemplo, $0.0000) para permitirle ingresar el valor específico requerido para calcular el precio exacto.
        Ejemplo
        Si va a comprar 50.000 unidades por 1.006.625,00 $, introduciría un precio unitario de 20,1325 $. 
      • Importe
        El sistema calcula automáticamente el subtotal, según las entradas de Cant., UM y Coste unitario. 
      • Facturado hasta la fecha
        Más adelante, al crear facturas, esta columna mostrará automáticamente el importe que ya se ha facturado hasta la fecha.
      • Importe restante
        Más adelante, al crear facturas, esta columna mostrará automáticamente el importe que aún NO se ha facturado hasta la fecha.
  4. Opcional: Repita los pasos anteriores para añadir tantas partidas como necesite.
  5. Haga clic en Guardar.
    Procore guarda las partidas en el SOV del contrato.
Importar partidas al programa de valores del contrato de cliente desde un archivo CSV
  1. En la tarjeta "Desglose de partidas", haga clic en el botón Importar DDP desde CSV.
    import-sov-from-csv.png
  2. Haga clic en el botón Descargar plantilla CSV y elija una de estas opciones:
    • Plantilla en blanco. Haga clic en esta opción para descargar una plantilla en blanco.
      O
    • Plantilla con partidas existentes. Haga clic en esta opción para descargar una plantilla que incluya los datos de las partidas existentes del presupuesto de su proyecto.
       Nota
      • Procore descarga un archivo de plantilla CSV en la ubicación de descarga de archivos de su navegador web.
      • El nombre del archivo es: Client Contract SOV Template.csv
  3. Abra la plantilla que ha descargado en su ordenador.
  4. Introduzca los datos que desea cargar directamente en la plantilla.
     Importante
    NO cambie ni reorganice los encabezados de las columnas en el archivo de la plantilla.
  5. Después de introducir los datos de la partida, asegúrese de guardar las actualizaciones del archivo en el formato de archivo "Valores separados por comas".
  6. Navegue de nuevo a Procore. A continuación, en la sección "Archivo CSV", elija una de estas opciones:
    • Haga clic en Subir archivo.
      O
    • Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover la plantilla que acaba de actualizar a la sección "Archivo CSV".
  7. Elija una de estas opciones:
    • Añadir partidas adicionales. Elija esta opción si desea crear nuevas partidas utilizando los datos de su plantilla.
      O
    • Reemplazar partidas existentes. Elija esta opción si desea borrar cualquier partida existente del contrato del cliente y sustituirla por los datos de su plantilla.
  8. Haga clic en Importar. 

Adjuntar archivos al contrato del cliente

Para añadir archivos adjuntos a un contrato de cliente:

  1. En la tarjeta de "Anexos", haga clic en Editar.
  2. Haga clic en Adjuntar archivos.
  3. En el cuadro de diálogo "Adjuntar archivos", resalte la ubicación donde se almacenan los archivos que se van a cargar. Las opciones son:
    • Mi ordenador. Haga clic en Cargar archivos para abrir el buscador de su ordenador. Seleccione los archivos que desea cargar y haga clic en Abrir.
    • Fotos. Si la herramienta Fotos está activa en el proyecto, elija la ubicación en la lista Seleccionar Álbum y luego busque el/los archivo(s) a cargar.
    • Dibujos. Si la herramienta Dibujos está activa en el proyecto, elija el área de la lista Seleccionar área y luego busque el/los archivo(s) a cargar.
    • Formularios. Si la herramienta Formularios está activa en el proyecto, elija la plantilla de la lista Seleccionar plantilla y luego busque el/los archivo(s) a cargar.
    • Documentos. Si la herramienta Documentos está activa en el proyecto, navegue hasta la carpeta que almacena el/los archivo/s a cargar y luego resáltelos.
  4. Haga clic en Adjuntar.

    create-prime-contract-attach-files.png

    Un indicador de progreso le muestra el estado de la carga.
  5. Haga clic en el icono Cerrar (X) en el cuadro de diálogo Adjuntar archivos.

Crear contratos de clientes múltiples

Repita los pasos en Crear un contrato de cliente único arriba para cada nuevo contrato de cliente.

 Precaución
Hay algunas limitaciones importantes que debe conocer antes de que sus equipos comiencen a crear contratos de clientes múltiples en un proyecto de Procore. Para más detalles, se aconseja revisar ¿Existen limitaciones del sistema cuando los proyectos tienen múltiples contratos de clientes?