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Procore

Editar facturas de propietario (beta)

   En Beta  

El contenido de esta página detalla la experiencia modernizada para las facturas de los propietarios. Está disponible para los usuarios de Project Financials que participan en el programa Beta.

Objetivo

Para editar una factura de propietario para un contrato principal.

Contexto

Después de crear una factura de propietario, puede abrirla utilizando la herramienta Contratos principales de nivel de proyecto o Facturación para editarla según sea necesario. Los pasos a continuación le muestran cómo editar una factura de propietario utilizando la herramienta Contratos principales. 

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel administrador en la herramienta Contratos principales del proyecto.

Pasos

Abrir una factura

  1. Vaya a la herramienta Contratos principales del proyecto.
  2. En la tabla, busque el contrato que desea editar.
     Sugerencia
    • ¿Busca una factura específica? Para encontrar rápidamente una coincidencia en una larga lista de facturas, comience a escribir en el cuadro Buscar. Procore reduce la lista para mostrar solo las facturas que coinciden con sus palabras clave. 
    • ¿Desea organizar las facturas en la lista de Propietarios? Para organizar la tabla de facturas, utilice las opciones de los menús Añadir grupo y Añadir filtro. Para obtener más información, consulte Buscar, filtrar y agrupar facturas.
  3. Haga clic en el vínculo con el  número  del contrato para abrirlo.  
  4. Haga clic en la pestaña Facturas
  5. Busque la factura en la pestaña Facturas (Aplicaciones de pago) .  
  6. Haga clic en el vínculo Posición de la factura o Nº de factura para abrirlo.  

Procore abre la factura. Tiene diferentes opciones de edición en cada tarjeta en la factura. 

Actualizar la información general

Para actualizar la información general de la factura:

  1. Desplácese hasta Información general.  
  2. Haga clic en Editar
  3. Actualice estos campos según sea necesario:
     Nota
    Un asterisco (*) a continuación indica que el campo es obligatorio. 
    edit-invoice-general-information.png
     
    • Estado
      Elija un estado en la lista desplegable. El estado predeterminado de una nueva factura es Borrador.  Consulte ¿Cuáles son los estados predeterminados de las facturas de Procore?
    • Factura n .º  
      Cambie el número de la factura, si corresponde.  
    • Período de facturación.* 
      Procore rellena automáticamente el menú desplegable con el período de facturación abierto del proyecto. Si no hay un período de facturación abierto, Procore selecciona el período de facturación más reciente.
       Sugerencias
      ¿No ve una opción de menú para el período de facturación actual? Para obtener información sobre cómo crear un período de facturación, consulte <a rel="custom" title="{ph:Create Billing Periods}" href="/products/online/user-guide/project-level/invoicing/create-billing-periods">Create Billing Periods.
    • Inicio del período
      Procore muestra automáticamente la fecha de inicio del período de facturación seleccionado.
    • Fin del período
      Procore muestra automáticamente la fecha de finalización del período de facturación seleccionado.
  4. Haga clic en Guardar.  

Ver una vista previa de resumen

Para obtener una vista previa de la factura en su diseño terminado:

  1. Desplácese hasta la sección Resumen de vista previa.  
  2. Haga clic en la flecha para expandirla.
    expand-summary-preview.png

Haga clic aquí para ver un ejemplo de la vista preliminar del resumen.  

Vista previa de resumen: Factura ascendente

La vista previa del resumen le permite ver el diseño terminado de su factura ascendente.  

Ejemplo

A continuación, se muestra un ejemplo de una factura de propietario creada con la herramienta Contratos principales.  Notará ligeras diferencias en el etiquetado de los campos si está viendo una factura original creada con una de estas herramientas de proyecto:

El diseño de una vista previa de resumen siempre coincide con el siguiente ejemplo.

summary-preview.png

Vista previa de resumen - Información general

En la tabla siguiente se detalla cada campo del área Información general de una factura de propietario. 

Ámbito Descripción Herramienta de proyecto Campo(s) de origen
Al Propietario/Cliente o GC/Cliente Muestra el nombre del Propietario/Cliente o GC/Cliente como se especifica en el contrato o financiamiento.  Directorio, Contratos Prime Propietario/Cliente o GC/Cliente
Proyecto Muestra el nombre del proyecto como se especifica en el campo Número de proyecto en el área Información del proyecto de la página Detalles del proyecto. Cartera Número de proyecto
N.º de solicitud Muestra el número de factura especificado en la factura. Facturación N.º de factura
Periodo Muestra el periodo de facturación de la factura.  Facturación Período de facturación
N.º de proyecto Mostrar los números de proyecto de Procore.  Cartera  
De contratista Muestra el nombre del contratista principal que gestiona el proyecto Contratos principales Contratista
A través de Arquitecto/Ingeniero Muestra el nombre del Arquitecto/Ingeniero como se especifica en el contrato.  Contratos principales Arquitecto/ingeniero
Fecha de contrato Muestra la fecha de vigencia del contrato. Esta es la fecha en que el contrato entró en vigor. Contratos principales  
Contrato de Muestra el nombre del proyecto como se especifica en el campo Número de proyecto en el área Información del proyecto de la página Detalles del proyecto. Contratos principales  

Vista previa del resumen - solicitud de pago del contratista

La siguiente tabla proporciona detalles sobre cada campo en el área Solicitud de pago del contratista de una factura del propietario. 

Línea   Ámbito Descripción Herramienta de proyecto Campo(s) de origen
1 Importe del contrato original Mostrar el importe registrado en el campo "Importe original del contrato" en el contrato.  Contratos principales Importe del contrato original
2 Cambio neto por órdenes de cambio Muestra el importe total de las órdenes de cambio en estado Aprobado que afectan a esta factura.   Contratos principales, órdenes de cambio  
3 Suma del contrato hasta la fecha (línea 1 ± 2) Muestra la suma o diferencia de la suma del contrato original (línea 1) combinada con el importe de cambio neto por órdenes de cambio (línea 2). Esto muestra el coste positivo o negativo resultante de las órdenes de cambio aprobadas. Consulte la vista previa del resumen - Resumen de la orden de cambio.   Contratos principales, órdenes de cambio  
4 Total completado y almacenado a la fecha (columna G en la hoja de detalle) Procore agrega los valores Trabajo completado y Materiales actualmente almacenados para mostrar la suma acumulada del costo de cada partida en la factura. Facturación  
5 Retención Muestra el porcentaje del pago que se retiene hasta que se completa el trabajo. Este valor se especifica en el contrato. Por lo general, el valor está entre el 5% y el 10% para cada pago progresivo. 

Debido a que algunas regiones requieren una retención variable, el importe de "Retención" solo puede reducirse una vez que se haya completado un cierto porcentaje del contrato. 
Contratos principales  
5a % de trabajo completado Muestra el porcentaje de trabajo completado de las solicitudes de pago anteriores más el trabajo completado para este período de facturación.  Facturación  
5b % de materiales almacenados Muestra el porcentaje de materiales que se almacenan en el sitio. Esto refleja el valor de los materiales que se compraron para el proyecto, pero no se utilizaron en él, hasta el final del período de facturación de la factura.  Facturación  
- Retención Total (Línea 5a + 5b o Total en Columna I en Hoja de Detalle) Muestra la tasa de retención variable. Una tasa de retención variable puede representar una de dos tasas: (1) La cantidad de retención que se reduce después de que se completa un cierto porcentaje de trabajo, o (2) la cantidad de retención que la retención se aplica solo a la mano de obra y NO a los materiales. 

Nota: Si está reteniendo un porcentaje fijo durante todo el proyecto, no utilizará este campo.  
Facturación  
6 Total devengado menos retención (línea 4 menos línea 5 total) Muestra el trabajo completado y la cantidad de materiales almacenados Facturación  
7 Menos certificaciones anteriores para el pago (línea 6 del certificado anterior) Muestra todos los pagos anteriores del contrato. En la primera factura, este número es cero (0). En facturas posteriores, el importe coincide con la línea 6 de la factura anterior.  Facturación Total devengado menos retención (de la factura anterior)
8 Vencimiento del pago actual Muestra el pago actual adeudado por el período de facturación de la factura. Este cálculo toma el valor "Total completado y almacenado a la fecha" en la factura menos "Retención" y cualquier pago completado de facturas anteriores.  Facturación Calculado
9 Saldo a Finalizar, Incluyendo Retención Muestra el importe que queda por pagar en el contrato, incluido el importe de retención.  Facturación Calculado

Vista previa del resumen: Resumen de la orden de cambio

La siguiente tabla proporciona detalles sobre cada campo en el área Resumen de la orden de cambio de una factura de propietario. 

Ámbito Descripción Herramienta de proyecto Campo(s) de origen
Total de Cambios Aprobados en Meses Anteriores por Propietario/Cliente Muestra el importe total de las órdenes de cambio aprobadas durante períodos de facturación anteriores.  Contratos principales, Contratos de clientes, Financiamiento, Órdenes de cambio, Facturación, Facturación de progreso Calculado
Total aprobado este mes Muestra el importe total de las órdenes de cambio que se aprobaron durante el período de facturación actual.  Contratos principales, Contratos de clientes, Financiamiento, Órdenes de cambio, Facturación, Facturación de progreso Calculado
Totales Muestra el importe total de todas las órdenes de cambio aprobadas.  Facturación Calculado
Cambios netos por orden de cambio Muestra el cambio neto en el importe total de esta factura. Contratos principales, contratos de clientes, financiación, órdenes de cambio Calculado

Actualizar el desglose de partidas

Antes de actualizar las partidas, es útil comprender los métodos de edición disponibles. También es importante saber que el método de contabilidad establecido en el contrato principal impacta en las columnas que están disponibles para la entrada de datos en la Lista de valores. 

Para actualizar un programa de valores:

Elija su método de edición

Antes de editar partidas en un desglose de partidas, es útil conocer los dos (2) métodos de entrada de datos. Puede utilizar ambos métodos en cualquier sesión de edición. Elija el método más adecuado para usted.

  • Para editar partidas de forma masiva Mostrar/Ocultar  
    • Seleccione varias partidas colocando marcas en las casillas de verificación en el extremo izquierdo de la tabla.

      • Para seleccionar todas las partidas, marque la casilla en la columna Número de posición (véase 1).

      • Para seleccionar todas las partidas de un grupo, marque la casilla en un grupo de partidas (consulte 2).

      • Para seleccionar partidas individuales, marque las casillas deseadas junto a partidas individuales (consulte 3).

      • Cuando termine, haga clic en el botón Editar valores (consulte 4).  Esto abre el panel Editar valores a la derecha (consulte 5). En el campo de entrada, puede introducir nuevos valores para actualizar las partidas seleccionadas de forma masiva. Después de introducir valores, siempre haga clic en Aplicar (consulte 6).
        owner-invoice-edit-values-panel.png

  • Para editar partidas individuales en línea Mostrar/Ocultar  
    • Edite las líneas de artículos en línea escribiendo en los cuadros de texto que aparecen en las celdas editables.

      owner-invoice-sov-inline-item-entry.png

Actualizar las partidas utilizando el método de contabilidad del contrato

Los requisitos de entrada de datos para partidas en una Lista de valores se determinan mediante el método contable establecido en el contrato principal de la factura. En Procore, un contrato principal puede configurarse para usar uno (1) de dos (2) métodos de contabilidad: Basado en importe o  Basado en unidad/cantidad.  El método contable establecido en el contrato principal afecta a las columnas disponibles para la entrada de datos en la Lista de valores. Una vez que se crean partidas en un contrato, todas las facturas de ese contrato utilizan el mismo método de contabilidad. Para obtener más información, consulte  ¿Cómo configuro el método de contabilidad de un contrato o de una financiación?

 Sugerencias

¿Cómo sabe qué método de contabilidad se está utilizando?  Un contrato basado en la cantidad incluye columnas para introducir cantidades en dólares y porcentajes. Un contrato Basado en unidad/cantidad incluye columnas para introducir cantidades y porcentajes.  Simplemente compare las columnas de la lista de valores de su factura con las de los ejemplos siguientes.

  • Para actualizar partidas con el método de contabilidad basado en la cantidad Mostrar/Ocultar  
    • Para actualizar las partidas de la lista de valores de una factura de propietario cuando el contrato principal utiliza el método contable basado en el importe:

      1. Desplácese hasta el Desglose de partidas de partidas.  
  • Para actualizar partidas con el método de contabilidad basado en unidad/cantidad, mostrar/ocultar  
    • Actualizar las partidas en el programa de valores de una factura de propietario cuando el contrato principal utiliza el método de contabilidad Basado en unidad/cantidad:

      1. Desplácese hasta el Desglose de partidas de partidas.  

Cargar archivos adjuntos

Al crear una factura, los usuarios tienen la opción de colocar una marca en el cuadro  Incluir copia de seguridad de los costos directos y las facturas en el período de facturación seleccionado . La experiencia que veas dependerá de si la configuración está activada o DESACTIVADA. 

incluir copias de seguridad de costes directos y facturas en el Período de facturación seleccionado

Si la configuración  Incluir copia de seguridad de costes directos y facturas en el período de facturación seleccionado  está activada.  

  1. Desplácese hasta Adjuntos.  
  2. Haga clic en Editar.  
    Desplácese hasta la tarjeta Adjuntos. 
     Nota
    Cuando se activa la configuración Incluir copia de seguridad de costos directos y facturas en el período de facturación seleccionado , la tarjeta de archivos adjuntos contiene estas secciones: archivos adjuntos cargados, archivos adjuntos de facturas de subcontratistas y archivos adjuntos de costos directos.  

    attachments-with-prefill.png
  3. En la sección Archivos adjuntos cargados, haga clic en el botón Cargar archivos adjuntos.  
  4. Cargue los archivos adjuntos deseados. 

Cargar archivos adjuntos

Si la configuración  Incluir copia de seguridad de costos directos y facturas en el período de facturación seleccionado  está desactivada en la factura.  

  1. Desplácese hasta Adjuntos.  
  2. Haga clic en Cargar archivos adjuntos.
    upload-attachments.png

       
  3. Cargue los archivos adjuntos deseados. 

Consulte también