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Procore

Editar facturas de propietario (beta)

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 En versión beta
Esta página detalla la experiencia modernizada de la factura de promotor.

Objetivo

Para editar una factura de propietario para un contrato principal.

Contexto

Después de crear una factura de propietario, puede abrirla utilizando la herramienta Contratos principales de nivel de proyecto o Facturación para editarla según sea necesario. Los pasos a continuación le muestran cómo editar una factura de propietario utilizando la herramienta Contratos principales. 

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel administrador en la herramienta Contratos principales del proyecto.
  • Información adicional:

Pasos

Abrir una factura

  1. Vaya a la herramienta Contratos principales del proyecto.
  2. En la tabla, busque el contrato que desea editar.
     Sugerencia
    • ¿Busca una factura específica? Para encontrar rápidamente una coincidencia en una larga lista de facturas, comience a escribir en el cuadro Buscar. Procore reduce la lista para mostrar solo las facturas que coinciden con sus palabras clave. 
    • ¿Desea organizar las facturas en la lista de Propietarios? Para organizar la tabla de facturas, utilice las opciones de los menús Añadir grupo y Añadir filtro. Para obtener más información, consulte Buscar, filtrar y agrupar facturas.
  3. Haga clic en el vínculo con el  número  del contrato para abrirlo.  
  4. Haga clic en la pestaña Facturas. 
  5. Busque la factura en la pestaña Facturas (Aplicaciones de pago) .  
  6. Haga clic en el vínculo Posición de la factura o Nº de factura para abrirlo.  

Procore abre la factura. Tiene diferentes opciones de edición en cada tarjeta en la factura. 

Actualizar la información general

Para actualizar la información general de la factura:

  1. Desplácese hasta Información general.  
  2. Haga clic en Editar. 
  3. Actualice estos campos según sea necesario:
     Nota
    Un asterisco (*) a continuación indica que el campo es obligatorio. 
    edit-invoice-general-information.png
     
    • Estado
      Elija un estado en la lista desplegable. El estado predeterminado de una nueva factura es Borrador.  Consulte ¿Cuáles son los estados predeterminados de las facturas de Procore?
    • Factura n .º  
      Cambie el número de la factura, si corresponde.  
    • Período de facturación.* 
      Procore rellena automáticamente el menú desplegable con el período de facturación abierto del proyecto. Si no hay un período de facturación abierto, Procore selecciona el período de facturación más reciente.
       Sugerencias
      ¿No ve una opción de menú para el período de facturación actual? Para obtener información sobre cómo crear un período de facturación, consulte <a rel="custom" title="{ph:Create Billing Periods}" href="/products/online/user-guide/project-level/invoicing/create-billing-periods">Create Billing Periods.
    • Inicio del período
      Procore muestra automáticamente la fecha de inicio del período de facturación seleccionado.
    • Fin del período
      Procore muestra automáticamente la fecha de finalización del período de facturación seleccionado.
  4. Haga clic en Guardar.  

Ver una vista previa de resumen

Para obtener una vista previa de la factura en su diseño terminado:

  1. Desplácese hasta la sección Resumen de vista previa.  
  2. Haga clic en la flecha para expandirla.
    expand-summary-preview.png

Haga clic aquí para ver un ejemplo de la vista preliminar del resumen.  

Vista previa de resumen: Factura ascendente

La vista previa del resumen le permite ver el diseño terminado de su factura ascendente.  

Ejemplo

A continuación, se muestra un ejemplo de una factura de propietario creada con la herramienta Contratos principales.  Notará ligeras diferencias en el etiquetado de los campos si está viendo una factura original creada con una de estas herramientas de proyecto:

El diseño de una vista previa de resumen siempre coincide con el siguiente ejemplo.

summary-preview.png

Vista previa de resumen - Información general

En la tabla siguiente se detalla cada campo del área Información general de una factura de propietario. 

Ámbito Descripción Herramienta de proyecto Campo(s) de origen
Al Propietario/Cliente o GC/Cliente Muestra el nombre del Propietario/Cliente o GC/Cliente como se especifica en el contrato o financiamiento.  Directorio, Contratos Prime Propietario/Cliente o GC/Cliente
Proyecto Muestra el nombre del proyecto como se especifica en el campo Número de proyecto en el área Información del proyecto de la página Detalles del proyecto. Cartera Número de proyecto
N.º de solicitud Muestra el número de factura especificado en la factura. Facturación N.º de factura
Periodo Muestra el periodo de facturación de la factura.  Facturación Período de facturación
N.º de proyecto Mostrar los números de proyecto de Procore.  Cartera  
De contratista Muestra el nombre del contratista principal que gestiona el proyecto Contratos principales Contratista
A través de Arquitecto/Ingeniero Muestra el nombre del Arquitecto/Ingeniero como se especifica en el contrato.  Contratos principales Arquitecto/ingeniero
Fecha de contrato Muestra la fecha de vigencia del contrato. Esta es la fecha en que el contrato entró en vigor. Contratos principales  
Contrato de Muestra el nombre del proyecto como se especifica en el campo Número de proyecto en el área Información del proyecto de la página Detalles del proyecto. Contratos principales  

Vista previa del resumen - solicitud de pago del contratista

La siguiente tabla proporciona detalles sobre cada campo en el área Solicitud de pago del contratista de una factura del propietario. 

Línea   Ámbito Descripción Herramienta de proyecto Campo(s) de origen
1 Importe del contrato original Mostrar el importe registrado en el campo "Importe original del contrato" en el contrato.  Contratos principales Importe del contrato original
2 Cambio neto por órdenes de cambio Muestra el importe total de las órdenes de cambio en estado Aprobado que afectan a esta factura.   Contratos principales, órdenes de cambio  
3 Suma del contrato hasta la fecha (línea 1 ± 2) Muestra la suma o diferencia de la suma del contrato original (línea 1) combinada con el importe de cambio neto por órdenes de cambio (línea 2). Esto muestra el coste positivo o negativo resultante de las órdenes de cambio aprobadas. Consulte la vista previa del resumen - Resumen de la orden de cambio.   Contratos principales, órdenes de cambio  
4 Total completado y almacenado a la fecha (columna G en la hoja de detalle) Procore agrega los valores Trabajo completado y Materiales actualmente almacenados para mostrar la suma acumulada del costo de cada partida en la factura. Facturación  
5 Retención Muestra el porcentaje del pago que se retiene hasta que se completa el trabajo. Este valor se especifica en el contrato. Por lo general, el valor está entre el 5% y el 10% para cada pago progresivo. 

Debido a que algunas regiones requieren una retención variable, el importe de "Retención" solo puede reducirse una vez que se haya completado un cierto porcentaje del contrato. 		 Contratos principales  
5a % de trabajo completado Muestra el porcentaje de trabajo completado de las solicitudes de pago anteriores más el trabajo completado para este período de facturación.  Facturación  
5b % de materiales almacenados Muestra el porcentaje de materiales que se almacenan en el sitio. Esto refleja el valor de los materiales que se compraron para el proyecto, pero no se utilizaron en él, hasta el final del período de facturación de la factura.  Facturación  
- Retención Total (Línea 5a + 5b o Total en Columna I en Hoja de Detalle) Muestra la tasa de retención variable. Una tasa de retención variable puede representar una de dos tasas: (1) La cantidad de retención que se reduce después de que se completa un cierto porcentaje de trabajo, o (2) la cantidad de retención que la retención se aplica solo a la mano de obra y NO a los materiales. 

Nota: Si está reteniendo un porcentaje fijo durante todo el proyecto, no utilizará este campo.  		 Facturación  
6 Total devengado menos retención (línea 4 menos línea 5 total) Muestra el trabajo completado y la cantidad de materiales almacenados Facturación  
7 Menos certificaciones anteriores para el pago (línea 6 del certificado anterior) Muestra todos los pagos anteriores del contrato. En la primera factura, este número es cero (0). En facturas posteriores, el importe coincide con la línea 6 de la factura anterior.  Facturación Total devengado menos retención (de la factura anterior)
8 Vencimiento del pago actual Muestra el pago actual adeudado por el período de facturación de la factura. Este cálculo toma el valor "Total completado y almacenado a la fecha" en la factura menos "Retención" y cualquier pago completado de facturas anteriores.  Facturación Calculado
9 Saldo a Finalizar, Incluyendo Retención Muestra el importe que queda por pagar en el contrato, incluido el importe de retención.  Facturación Calculado

Vista previa del resumen: Resumen de la orden de cambio

La siguiente tabla proporciona detalles sobre cada campo en el área Resumen de la orden de cambio de una factura de propietario. 

Ámbito Descripción Herramienta de proyecto Campo(s) de origen
Total de Cambios Aprobados en Meses Anteriores por Propietario/Cliente Muestra el importe total de las órdenes de cambio aprobadas durante períodos de facturación anteriores.  Contratos principales, Contratos de clientes, Financiamiento, Órdenes de cambio, Facturación, Facturación de progreso Calculado
Total aprobado este mes Muestra el importe total de las órdenes de cambio que se aprobaron durante el período de facturación actual.  Contratos principales, Contratos de clientes, Financiamiento, Órdenes de cambio, Facturación, Facturación de progreso Calculado
Totales Muestra el importe total de todas las órdenes de cambio aprobadas.  Facturación Calculado
Cambios netos por orden de cambio Muestra el cambio neto en el importe total de esta factura. Contratos principales, contratos de clientes, financiación, órdenes de cambio Calculado

Revisar & Añadir cambios aprobados

Si su equipo aprueba nuevos presupuesto u contrato principal  después de crear una factura de promotor, aparecerá un banner de notificación en la parte superior de la Tabla de valores de la factura.

Si desea añadir algún cambio recientemente aprobado a la factura de propietario más reciente de , siga estos pasos:

  1. En la parte superior de la Lista de valores, haga clic en Revisar y añadir  el banner de notificación.  
    banner-review-and-add-active.png
     Sugerencias
    • ¿No ve un banner de notificación?    O bien (1) no hay cambios aprobados para añadir a la factura, o bien (2) los ajustes requeridos de "Cambios de presupuesto" no están configurados. Consulte  Ajustes de configuración: Presupuesto.  
    • ¿No puedes hacer clic en el botón Revisar y añadir? Los cambios aprobados solo se pueden añadir a la factura más reciente de un contrato principal. Si va a editar una factura anterior, no puede hacer clic en el botón Revisar & Añadir.
    • ¿Los cambios aprobados se añaden automáticamente a las nuevas facturas de propietario? Sí. Los cambios aprobados se añaden automáticamente a la Lista de Valores en una nueva factura. NO es necesario añadir cambios aprobados a las nuevas facturas de propietario. 
  2. En la ventana Revisar y añadir cambios aprobados, revise los detalles del ajuste.
  3. Marque las casillas de verificación junto a los cambios que desee añadir.  
     Importante
    Añadir cambios aprobados es una acción permanente. Una vez añadidos, no se pueden eliminar. 

    review-and-add-budget-change.png
  4. Elija entre las opciones:
    • Para añadir los cambios seleccionados, marque las casillas de verificación que correspondan al cambio y, a continuación, haga clic en Añadir.  
      Aparece un banner VERDE cuando el cambio se añade correctamente.
      OR
    • Para omitir la adición de los cambios, haga clic en Cancelar.  

Actualizar el desglose de partidas

Antes de actualizar las partidas, es útil comprender los métodos de edición disponibles. También es importante saber que el método de contabilidad establecido en el contrato principal impacta en las columnas que están disponibles para la entrada de datos en la Lista de valores. 

Para actualizar un programa de valores:

Ver el desglose de partidas en pantalla completa

Puede ver el Programa de Valores en pantalla completa y cerrarlo cuando termine sus actualizaciones. 

open-fullscreen.png
close-fullscreen.png

Para abrir o cerrar la vista de pantalla completa de la Tabla de Valores:

  • Haga clic en el enlace Abrir pantalla completa  en la esquina superior derecha del Desglose de partidas.  
    O
  • Haga clic en el botón Cerrar pantalla completa para volver a la vista de tarjeta.    

Establecer la vista de columnas para exportaciones de PDF

Puede configurar la vista de columna del SOV antes de Exportar facturas de propietario .

column-view-when-exported.png

Elija una opción de la lista desplegable :

  • Estándar de la industria. Esto exporta el diseño de columna predeterminado de Procore, que es compatible con la mayoría de los formularios estándar de la industria. 
  • Configuración actual. Esto exporta la vista de columna actual de su SOV. 

Buscar partidas coincidentes

Puede buscar las partidas coincidentes que desee editar.  

search-schedule-of-values.png
Acerca del ámbito de búsqueda

El alcance de una búsqueda incluye:

  • Código de presupuesto
  • Descripción del trabajo
Buscar partidas

Para buscar líneas de artículos coincidentes:

  1. En el obra Buscar, escriba una palabra clave o frase.  
  2. Pulse la tecla TAB o haga clic en el icono de la lupa. 

Gestionar grupos personalizados

Puedes crear, editar o eliminar opciones de agrupación personalizadas. Una vez que haya creado sus grupos, puede aplicarlos utilizando el menú desplegable a la izquierda del botón "Gestionar grupos personalizados".

manage-custom-groups.png
Añadir, editar o eliminar grupos personalizados
  1. En el Desglose de partidas, haga clic en Editar.
  2. Haga clic en Gestionar grupos personalizados.
  3. En el panel "Gestionar grupos personalizados", haga clic en Añadir nuevo grupo.  
  4. En el cuadro Nombre del grupo, escriba un nombre para el grupo.
  5. Opcional. Elija entre estas opciones:  
    • Para añadir grupos adicionales, haga clic en Añadir nuevo grupo. Puede crear uno o más grupos.
    • Para añadir un subgrupo, escriba un nombre en el cuadro Introducir nombre del subgrupo. Debe crear al menos un (1) subgrupo para cada grupo.  
    • Para cambiar el nombre de un grupo o subgrupo, escriba el nombre existente según sea necesario.  
    • Para eliminar un grupo o subgrupo, haga clic en el icono Eliminar.  
  6. Haga clic en Guardar.
assign-to-custom-groups.png
Asignar partidas a grupos personalizados
  1. En el Desglose de partidas, haga clic en Editar.
  2. Seleccione las casillas de verificación que correspondan a las partidas para añadir a un grupo personalizado.  
  3. Haga clic en Asignar a grupos personalizados.  
    Se abrirá el panel Asignar a grupos personalizados en el lado derecho de la página.  
  4. Seleccione el subgrupo que desee en la lista desplegable Grupo.  
apply-custom-groups.png
Aplicar grupos personalizados

Aplique los grupos a la tabla utilizando el menú desplegable a la izquierda del botón "Gestionar grupos personalizados". Tiene estas opciones:

  • Para aplicar un grupo a la tabla, selecciónelo en el menú desplegable.  
  • Para mover un grupo activo, haga clic y mantenga presionada la doble elipsis y use un movimiento de arrastrar y soltar para moverlo a la posición que desee.  
  • Para eliminar un grupo activo, haga clic en la X a la derecha. Eliminar un grupo también elimina cualquier subgrupo en él. No puede recuperar un grupo eliminado, debe volver a crearlo.  
  • Para eliminar las personalizaciones de la tabla, haga clic en Restablecer predeterminado.

Gestionar la configuración de tablas

Puede cambiar la altura de la fila para el Programa de Valores. También puede mostrar u ocultar las columnas que aparecen. 

owner-invoice-table-settings.png
Establecer altura de fila
  1. Haga clic en el botón Configuración de la tabla.
    Esto abre el panel Configuración de la tabla. 
  2. En Altura de la fila, haga clic en una (1) opción:  
    • Pequeño 
    • Media
    • Grande
Configurar columnas
  1. Haga clic en el botón Configuración de la tabla.  
    Esto abre el panel Configuración de la tabla. 
  2. En Configurar columnas, elija entre estas opciones:
    • Para mostrar una columna, mueva el conmutador de alternancia a la derecha. 
    • Para ocultar una columna, mueva el conmutador de alternancia a la izquierda. 
    • Para mostrar todas las columnas, haga clic en Mostrar todo. Esta es la configuración predeterminada. 

Elija su método de edición

Es útil comprender las diferencias entre los dos (2) métodos disponibles de introducción de datos para contratos. Consulte ¿Cómo configuro el método de contabilidad de un contrato?   Una vez que conozca el método de contabilidad en su lugar, haga clic en el botón Editar para colocar el Programa de Valores en modo de edición. Solo puede editar la factura más reciente. Si hay una factura más reciente, aparece un mensaje informativo en la parte superior de la Lista de valores. 

  • Para editar artículos de línea individuales en  Mostrar/Ocultar   

    • Edite las líneas de artículos en línea escribiendo en los cuadros de texto que aparecen en las celdas editables.

      owner-invoice-sov-inline-item-entry.png

  • Para editar partidas en  Mostrar /Ocultar  

    • Para editar partidas de partidas de SOV de forma masiva:

      1. Haga clic en Editar  en la esquina superior derecha de la tarjeta SOV.  
        Esto pone el SOV en modo de edición .
      2. Coloque marcas de verificación en las casillas a la izquierda de cada partida. Tiene estas opciones:
        • Para seleccionar todas las partidas de SOV, marque la casilla en la columna Número de artículo (consulte 1).
        • Para seleccionar todas las partidas de un grupo, marque la casilla en un grupo de partidas (consulte 2).
        • Para seleccionar partidas individuales, marque las casillas deseadas junto a cada partida (consulte 3).

          owner-invoice-edit-values-panel.png
      3. Haga clic en el botón Editar valores (consulte 4).  
      4. En el panel Editar valores a la derecha (consulte 5), introduzca los valores porcentuales según sea necesario.
        Los campos de introducción de datos en el panel Editar valor en el SOV de la factura son diferentes, dependiendo de si el contrato se configuró para usar el método de contabilidad basado en importe o basado en unidad . Para más información, consulte ¿Cómo configuro el método de contabilidad de un contrato?
      5. Haga clic en Aplicar (consulte 6).

Actualizar las partidas utilizando el método de contabilidad del contrato

Los requisitos de entrada de datos para partidas en una Lista de valores se determinan mediante el método contable establecido en el contrato principal de la factura. En Procore, un contrato principal puede configurarse para usar uno (1) de dos (2) métodos de contabilidad: Basado en importe o  Basado en unidad/cantidad.  El método contable establecido en el contrato principal afecta a las columnas disponibles para la entrada de datos en la Lista de valores. Una vez que se crean partidas en un contrato, todas las facturas de ese contrato utilizan el mismo método de contabilidad. Para obtener más información, consulte  ¿Cómo configuro el método de contabilidad de un contrato o de una financiación?

 Sugerencias

¿Cómo sabe qué método de contabilidad se está utilizando?  Un contrato basado en la cantidad incluye columnas para introducir cantidades en dólares y porcentajes. Un contrato Basado en unidad/cantidad incluye columnas para introducir cantidades y porcentajes.  Simplemente compare las columnas de la lista de valores de su factura con las de los ejemplos siguientes.

  • Para actualizar partidas con el método de contabilidad basado en la cantidad Mostrar/Ocultar  

    • Para actualizar las partidas de una lista de partidas de una factura de promotor cuando el contrato principal está utilizando el método de contabilidad basado en importe:

      1. Desplácese hasta el Desglose de partidas.  
        Cada partida en un SOV de factura de promotor corresponde a un partida del contrato. 
      2. Haga clic en Editar.
        Esto pone la programación de valores en modo de edición. 
      3. Introduzca los valores en estos campos según sea necesario:
        Las columnas de su SOV pueden ser diferentes. Para mostrar y ocultar columnas, haga clic  icon-ag-grid-table-filter.png en el . Para más información, consulte Manage Table Settings.
        • Trabajo completado en este período (%)
          Introduzca un porcentaje para representar el valor monetario del trabajo completado para este período de facturación.  
          Nota: Si el usuario que creó la factura marcó la casilla de verificación "Rellenar la lista de valores con costes del período de facturación seleccionado", Procore rellena automáticamente la entrada en la columna oculta "Trabajo completado este período ($)" con valores de facturas de subcontratista, costes directos y órdenes de cambio de pedido.
        • Trabajo total completado (%)
          Introduzca un porcentaje para representar el trabajo completado hasta la fecha a través de este período de facturación. Procore utiliza esta entrada para mostrar el "% de trabajo completado" (línea 5a) en la vista previa del resumen. 
          Nota:  Este número representa la cantidad acumulada de trabajo completado desde la primera factura del contrato hasta el período de facturación actual para esta factura.
        • Retención de trabajo en este período (%)
          Introduzca un porcentaje para representar la retención de trabajo para liberar este período de facturación.  
          Nota: Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor de la moneda en la columna "Retención de trabajo este período ($)" de la Lista de valores.  
        • Retención de materiales (%)
          Introduzca un porcentaje para representar la retención de materiales para este período de facturación.  
          Nota:    Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor de la moneda en la columna "Retención de materiales este período ($)".  
        • Retención de trabajo liberada (%)
          Introduzca un porcentaje para representar la retención de materiales que solicita que se libere por el trabajo completado en este período de facturación.  
  • Para actualizar partidas con el método de contabilidad basado en unidad/cantidad, mostrar/ocultar  

    • Actualizar las partidas en el programa de valores de una factura de propietario cuando el contrato principal utiliza el método de contabilidad Basado en unidad/cantidad:

      1. Desplácese hasta el Desglose de partidas.  
        Cada partida de la factura. 
      2. Haga clic en Editar.
        Esto pone la programación de valores en modo de edición. 
      3. Introduzca valores en estas celdas según sea necesario:
        • Trabajo completado: este período (cantidad).  
          Introduzca un importe de cantidad para representar el trabajo completado para este período de facturación. Esto actualiza automáticamente la cantidad en la celda "Trabajo completado: este período (%)". 
        • Trabajo completado: este período (%).  
          Esta celda se actualiza automáticamente cuando se introduce un valor en la celda "Trabajo completado: este período (cantidad)". Puede escribir sobre este valor para cambiar las otras entradas de esta fila. 
        • Total completado y almacenado hasta la fecha: Total hasta la fecha (%).  
          Esto se actualiza automáticamente cuando introduce un valor en las celdas "Trabajo completado: este período (cantidad)" o "Trabajo completado: este período (%)". Puede escribir sobre este valor para cambiar las otras entradas de esta fila.

Cargar archivos adjuntos

Al crear una factura, los usuarios tienen la opción de colocar una marca en el cuadro  Incluir copia de seguridad de los costos directos y las facturas en el período de facturación seleccionado . La experiencia que veas dependerá de si la configuración está activada o DESACTIVADA. 

incluir copias de seguridad de costes directos y facturas en el Período de facturación seleccionado

Si la configuración  Incluir copia de seguridad de costes directos y facturas en el período de facturación seleccionado  está activada.  

  1. Desplácese hasta Adjuntos.  
  2. Haga clic en Editar.  
    Desplácese hasta la tarjeta Adjuntos. 
     Nota
    Cuando se activa la configuración Incluir copia de seguridad de costos directos y facturas en el período de facturación seleccionado , la tarjeta de archivos adjuntos contiene estas secciones: archivos adjuntos cargados, archivos adjuntos de facturas de subcontratistas y archivos adjuntos de costos directos.  

    attachments-with-prefill.png
  3. En la sección Archivos adjuntos cargados, haga clic en el botón Cargar archivos adjuntos.  
  4. Cargue los archivos adjuntos deseados. 

Cargar archivos adjuntos

Si la configuración  Incluir copia de seguridad de costos directos y facturas en el período de facturación seleccionado  está desactivada en la factura.  

  1. Desplácese hasta Adjuntos.  
  2. Haga clic en Cargar archivos adjuntos.
    upload-attachments.png

       
  3. Cargue los archivos adjuntos deseados. 

Consulte también