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Procore

Completar una orden de cambio de contrato principal con DocuSign®

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Objetivo

Para crear una orden de cambio de contrato principal con DocuSign®.

Contexto

Si tiene una cuenta de DocuSign®, puede conectar su orden de cambio de contrato principal de Procore a DocuSign® para administrar el proceso de firma. Esto proporciona a las partes en el cambio de contrato una forma de recibir, revisar y devolver sus firmas en línea, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo que tenga conexión a Internet. 

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos principales del proyecto.
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Órdenes de cambio del proyecto.
  • Información adicional:
  • Para las empresas que utilizan la herramienta Integraciones ERP icon-erp-synced2.png: Mostrar/Ocultar  
    • Integración de Procore: Viewpoint® Spectrum®
      •  Esta funcionalidad estará disponible próximamente. Para sincronizar datos:
        • El campo Fecha en una OCCP es obligatorio.
        • El código de elemento de facturación en una OCCP debe tener 10 caracteres o menos.
    • Integración de Ryvit: Viewpoint® Vista™
      • Esta funcionalidad estará disponible próximamente.
    • QuickBooks® Desktop: 
      • NO se admiten las exportaciones de OCCP.
    • Sage 100 Contractor®
      • No se admiten las exportaciones de OCCP.
    • Sage 300 CRE®:
      • Título El título de la OCCP debe tener 30 caracteres o menos. 
      • Número (N.º). El número de OCCP debe tener cinco (5) caracteres o menos. 
      • Estado. El contrato principal debe tener el estado Aprobado.
      • Partida asociada. Para cada partida que se añada al desglose de partidas de orden de cambio, se puede designar una (1) partida asociada para cada partida de la orden de cambio o la misma partida asociada a todas las partidas de orden de cambio. Nota: La lista Partida asociada solo es visible y está disponible cuando la herramienta Integraciones ERP se ha configurado para trabajar con Sage 300 CRE® y la función de exportación de órdenes de cambio de contrato principales ha sido activada en Procore por su especialista en implementación de integración.

Pasos

Abrir la orden de cambio

Los pasos que se siguen para abrir la orden de cambio dependen de los ajustes de configuración y de si la herramienta Eventos de cambio se ha añadido al proyecto. Consulte Añadir y eliminar herramientas de proyecto.

 Sugerencia
¿No está seguro de si debe añadir la herramienta Eventos de cambio a un proyecto? Su administrador de Procore puede activar o desactivar la herramienta. Sin embargo, es importante que primero conozca mejor este proceso. Para obtener más información, consulte ¿Puedo habilitar la herramienta Eventos de cambio en mi proyecto? y ¿Puedo deshabilitar la herramienta Eventos de cambio?

Para los contratos que utilizan la configuración de órdenes de cambio de 1 nivel y para los proyectos que utilizan la herramienta Eventos de cambio

  1. Vaya a la herramienta Eventos de cambio del proyecto. 
  2. En la pestaña Partidas, haga clic en el vínculo con el número del evento de cambio. 
  3. En el evento de cambio, haga clic en Editar. 
  4. Vaya a la sección Orden de cambio de contrato principal. 
  5. Localice la orden de cambio que desea enviar para su firma y haga clic en Ver.
  6. En la orden de cambio, haga clic en Editar.
  7. Marque la casilla Firmar con DocuSign.
  8. En la orden de cambio, haga clic en Editar e introduzca los datos. 
  9. Haga clic en el botón Completar con DocuSign en la parte inferior de la página.

    pcco-complete-with-docusign.png
     

Para los contratos que utilizan la configuración de órdenes de cambio de 2 o 3 niveles y para los proyectos que no utilizan la herramienta Eventos de cambio

Si la herramienta Contrato principal de su proyecto está configurada para usar la configuración de órdenes de cambio de dos (2) o tres (3) niveles o si la herramienta Eventos de cambio NO está activa en su proyecto, siga estos pasos para abrir la orden de cambio. 

  1. Vaya a la herramienta Contratos principales del proyecto.
  2. Localice el contrato principal con la orden de cambio. Haga clic en el vínculo con el número.
  3. En la tarjeta Información general, haga clic en Editar. 
  4.  Marque la casilla Firmar con DocuSign. 

    prime-contract-sign-with-docusign.png
  5. En la tarjeta Información general, haga clic en Guardar. 
  6. Haga clic en la pestaña Órdenes de cambio. 
  7. En la tabla Órdenes de cambio de contrato principal, haga clic en el vínculo con el número. 
  8. En la orden de cambio, haga clic en Editar e introduzca los datos. 
  9. Haga clic en el botón Completar con DocuSign en la parte inferior de la página. 


    pcco-complete-with-docusign.png

Iniciar sesión en DocuSign® 

Preparar el sobre de DocuSign®

Una vez que haya iniciado sesión en DocuSign®, aparecerá la página «Cargar un documento y añadir un destinatario del sobre». Siga estos pasos:

Añadir documentos al sobre

La siguiente información de Procore rellena automáticamente el sobre de DocuSign®:

  • Una copia de la orden de cambio en PDF se añade automáticamente a la sección «Añadir documentos al sobre». 
  • Las casillas de firma necesarias para cada «Rol» en el contrato. Por ejemplo, el contratista principal o el subcontratista que son partes en la orden de cambio. Esto incluye el «Nombre» y la «Dirección de correo electrónico» de cada usuario. Para obtener más información, consulte Añadir destinatarios al sobre, a continuación.
  1. Opcional: Si desea añadir documentos adicionales al sobre, elija una de las opciones disponibles en la sección «Añadir documentos al sobre»:

    docusign-add-documents-to-envelope.png
     Nota
    Las opciones disponibles en la sección «Añadir documentos al sobre» las desarrolla y gestiona DocuSign®. Para aprender a utilizar DocuSign®, Procore recomienda consultar el contenido recogido en support.docusign.com. 
    1. Cargar
    2. Utilizar una plantilla
    3. Obtener de la nube

Añadir destinatarios al sobre

  1. En «Añadir destinatarios al sobre», mantenga las casillas de firma predeterminadas. 
     Nota

    Como se ilustra a continuación, la siguiente información de Procore, si está disponible, se rellena automáticamente en DocuSign®:

    • Si los datos están en la aplicación de Procore, los cuadros de firma muestran el «Rol» del destinatario en el proceso de contratación. En la siguiente ilustración, los roles son contratista principal o subcontratista. Si su empresa ha implementado uno de los diccionarios de idiomas o puntos de vista de Procore en su entorno, los roles que aparecen en dicho entorno pueden ser distintos. Para conocer los diccionarios de Procore, consulte ¿Qué diccionarios e idiomas están disponibles en la aplicación web de Procore?
    • Cada cuadro de firma también muestra el Nombre y la Dirección de correo electrónico del usuario de Procore. 
    • Las demás opciones de la sección «Añadir destinatarios al sobre» las desarrolla y gestiona DocuSign®. Para aprender a utilizar DocuSign®, Procore recomienda consultar el contenido recogido en support.docusign.com. 
    docusign-add-recipients-to-the-envelope.png

Añadir un mensaje para todos los destinatarios

  1. En la sección «Message to All Recipients» (Mensaje para todos los destinatarios), haga lo siguiente:
    • Asunto del correo electrónico
      Introduzca un asunto para el mensaje de correo electrónico que se va a enviar. 
    • Mensaje del correo electrónico
      Introduzca el texto del cuerpo del mensaje de correo electrónico que se va a enviar. 
  2. Haga clic en Siguiente. 

Comprobar la vista previa de los campos de firma y enviar el sobre

El siguiente paso es obtener una vista previa de los campos de firma en el PDF. Los campos de firma corresponden a los roles de Procore. Por ejemplo, el contratista principal y el subcontratista que son partes de la orden de cambio. Estos campos se añaden automáticamente al sobre de DocuSign® mediante la integración de Procore + DocuSign®. 

  1. Desplácese hasta la parte inferior del PDF para ver los campos de firma. A continuación, se muestra un ejemplo. 

    docusign-signature-fields-send.png
     
  2. Mantenga los campos de firma existentes. Procore rellena automáticamente estos campos y mantenerlos en sus posiciones predeterminadas asegura que el flujo de trabajo de firma de la aplicación de Procore funcione según lo previsto. 
  3. Opcional: Añada cualesquiera «Campos estándar» al formulario que desee.
     Nota
    Las opciones del área «Campos estándar» las desarrolla y gestiona DocuSign®. Para aprender a utilizar DocuSign®, Procore recomienda consultar el contenido recogido en support.docusign.com. 
  4. Cuando esté listo para recoger las firmas especificadas, haga clic en Enviar.
    DocuSign® envía el sobre a los destinatarios especificados, que pueden continuar con el paso siguiente. Una vez que se han recogido todas las firmas y se han aplicado al documento, Procore cambia el estado de la orden de cambio a «Aprobado». También tiene la opción de actualizar el estado de la orden de cambio manualmente. 

Consulte también