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Procore

Crear una orden de cambio de contrato principal a partir de un evento de cambio

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Objetivo

Para crear una orden de cambio de contrato principal a partir de un evento de cambio.

Contexto

Si la herramienta Eventos de cambio está habilitada en su proyecto, la configuración del nivel de orden de cambio de su proyecto (consulte ¿Cuáles son los diferentes ajustes del nivel de una orden de cambio en Finanzas del proyecto?) determina el número de pasos que conducen a la creación de una orden de cambio de contrato principal:

Sugerencias

¿Está invitando a los subcontratistas a presentar ofertas de bienes y servicios mediante Solicidudes de oferta formales?

Si su equipo de proyecto ha optado por utilizar el proceso de solicitud de oferta (Solicidudes de oferta) (consulte Crear Solicidudes de oferta a partir de un evento de cambio), no tiene que esperar hasta que se complete la Solicidud de oferta para crear sus órdenes de cambio de contrato principal. Sin embargo, después de que los subcontratistas y proveedores invitados responden a las solicitudes de oferta y su estado se establece en "Pendiente de aprobación final", Procore no actualiza automáticamente el cronograma de valores de la orden de cambio (SOV) con los montos apropiados de la solicitud de oferta.

Para obtener más información sobre cómo el proceso de solicitud de oferta afecta a las órdenes de cambio, consulte ¿Cuáles son los diferentes estados de solicitud de oferta y cómo afectan a los importes de las órdenes de costo y de cambio?

¿Está usando la función de estimación de orden de magnitud de ingresos?

Si su equipo de proyecto ha optado por utilizar la función de Rom de ingresos, el SOV en sus órdenes de cambio de contrato principal también se actualiza automáticamente. Si ha ocultado la función de Rom de ingresos, las actualizaciones automáticas dependen del alcance del evento de cambio:

  • Cuando los eventos de cambio son "En el alcance" o "Por determinar", el SOV en la orden de cambio del contrato principal se actualiza automáticamente con un valor de $ 0.
  • Cuando los eventos de cambio están "Fuera del alcance", el desglose de partidas en la orden de cambio del contrato principal se actualiza automáticamente con los datos de la Solicidud de oferta cuando el estado de la Solicidud de oferta es "Pendiente de aprobación final".
  • Cuando los eventos de cambio no se encuentran en uno de los estados anteriores, el SOV se actualiza automáticamente con Cost ROM.

Temas a considerar

SOLO PARA USO INTERNO

Es importante tener en cuenta la casilla "Permitir a usuarios de nivel estándar crear OCCP" en la página "Ajustes de configuración" de la herramienta Contratos principales. Esta casilla se habilita mediante una configuración de superuser en la página "Configuración general" de la herramienta Administrador de la empresa denominada "Habilitar configuración para permitir que las normas creen SOC, OCCP y OCP".

Dado que este ajuste proporciona a los usuarios con permisos de nivel «Estándar» la capacidad de aprobar sus propias órdenes de cambio (por ejemplo, cuando el flujo de trabajo está habilitado) tanto en Contratos principales como en la herramienta Pedidos , es un ajuste poco común de implementar para los clientes de Procore. De forma predeterminada, esta configuración de superuser está desactivada en todas las nuevas cuentas de empresa de Procore.

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel 'Estándar' o 'Admin' en la herramienta de Eventos de Cambio del proyecto.
      Y
    • Permisos de nivel estándar o administrador en la herramienta Contratos principales del proyecto.
      Notas
      Para que los usuarios con permisos de nivel "Estándar" en la herramienta de Contratos Principales del proyecto puedan realizar esta tarea, también debe ser cierto lo siguiente:
  • Ajuste de configuración requerido:
  • Información adicional:
    • Después de crear un evento de cambio, también puede crear una Solicidudes de oferta para enviar a los subcontratistas afectados. Consulte Crear Solicidudes de oferta.
  • Si su empresa ha habilitado la herramienta Integraciones ERP, tenga en cuenta estos elementos:
    • QuickBooks® para escritorio:
      • No se admiten las exportaciones de órdenes de cambio de contrato principal.
    • Sage 100 Contractor®:
      • No se admiten las exportaciones de órdenes de cambio de contrato principal.
    • Sage 300 CRE®:
      • Título. El título de la orden de cambio debe tener 30 caracteres o menos.
      • Número (N.º). El número de la orden de cambio debe tener cinco (5) caracteres o menos.
      • Estado. El contrato principal debe tener el estado Aprobado.
      • Partida asociada. Por cada partida que añada al desglose de partidas de la orden de cambio, puede designar una (1) partida asociada para cada partida de la orden de cambio o la misma partida asociada para todas las partidas de la orden de cambio. Nota: La lista Partida asociada solo es visible y está disponible cuando la herramienta Integraciones ERP se ha configurado para trabajar con Sage 300 CRE® y el especialista en implementación de integraciones ha activado la capacidad de exportar órdenes de cambio de contrato principal en Procore.
    • Integración de Procore:
      • No se admiten las exportaciones de órdenes de cambio de contrato principal.
    • vista:
      • No se admiten las exportaciones de órdenes de cambio de contrato principal.

Requisitos

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Eventos de cambio del proyecto.
  2. Seleccione una o más partidas de eventos de cambio que desee incluir en la nueva orden de cambio.
    Nota
    Procore utiliza las partidas seleccionadas para rellenar el SOV de la orden de cambio.
  3. En el menú desplegable Bulk Actions :
    • Para órdenes de cambio de un (1) nivel, elija Create Prime CO.
      O
    • Para dos (2) o tres (3) órdenes de cambio de nivel, elija Crear POC principal.
  4. Complete lo siguiente:

    • Sign with DocuSign®
      If you have enabled the Procore + DocuSign® integration (see Enable or Disable the DocuSign® Integration on a Procore Project), a checkmark appears in this box by default. If you do NOT want to collect signatures with DocuSign®, remove the mark.

    • #
      Accept the default number, enter a new number, or create a custom numbering scheme for this change order and future ones. 

    • Revision
      If you revise a change order later, you can enter the revision number here.

    • Title
      Enter a descriptive name here. 

    • Status
      Select the current status of the change order. Procore automatically places the change order in the 'Draft' status. To learn more, see What are the default statuses for change orders in Procore?

    • Private
      Mark this checkbox if you want the item to be private. This means it is only visible to users with 'Admin' level permissions on the contract (or funding). 

    • Due Date
      Select a due date to indicate the date by which the 'Designated Reviewer' must approve or reject the change order. 

    • Invoiced Date
      Select the date when the change order was invoiced. 

    • Designated Reviewer

      Select the Procore user at your organization who is responsible for approving or rejecting the change order. To appear as a selection in this list, the designated reviewer's Procore user account must be added to the Project Directory and have 'Standard' level permissions or higher to the contract or funding tool. See Add a User Account to the Project Directory. 

    • Paid Date
      Select the date that payment was received for the change order.

    • Reviewer
      This field is blank on a new change order. After the 'Designated Reviewer' approves or rejects the change order, that person's name appears here. 

    • Review Date
      This field is blank on a new change order. After the 'Designated Reviewer' approves or rejects the change order, the date the person submits their response appears here. 

    • Description
      Enter a more detailed description of the change order. 

    • Schedule Impact
      If this change order is expected to impact the construction project's schedule, enter the estimated number of additional days this would add to the schedule. 

    • Executed
      Mark this checkbox after the change order is fully executed.

    • Potential Change Orders
      If the tool is configured for two (2)-tier change orders, select any potential change orders related to this change order from this drop-down list.  See Configure the Number of Change Order Tiers on a Project Financials Tool.

    • Attachments
      Add any relevant document or image as a file attachment. You can attach multiple files using these methods:

      • Click Attach File(s) and select the files to add from your computer or another Procore tool.
        OR
      • Use a drag-and-drop operation on your computer to add the file attachments to Procore. 
  5. Haga clic en Crear. Procore crea la orden de cambio.

 

If you would like to learn more about Procore's change events management software and how it can help your business, please visit our construction change order product page icon-external-link.png.