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Procore

Crear una OCCP a partir de un evento de cambio

Objetivo

Crear una orden de cambio de contrato principal (OCCP) a partir un evento de cambio.

Contexto

Si la herramienta Eventos de cambio está habilitada en su proyecto, la configuración del nivel de orden de cambio de su proyecto (consulte ¿Cuáles son los diferentes niveles de una orden de cambio?) determina el número de pasos que conducen a la creación de una OCCP:

 Sugerencias

¿Está invitando a los subcontratistas a presentar ofertas de bienes y servicios mediante RFQ formales? 

Si su equipo de proyecto ha optado por utilizar el proceso de solicitud de oferta (RFQ) de Procore (consulte Crear RFQ a partir de un evento de cambio), NO tiene que esperar hasta que se complete el proceso de RFQ para crear sus OCCP. Sin embargo, después de que los subcontratistas y proveedores invitados respondan a las RFQ y su estado se establezca en "Pendiente de aprobación final", Procore actualiza automáticamente el desglose de partidas (SOV) de la OCCP con los importes adecuados de la RFQ.

Para obtener más información sobre cómo el proceso de RFQ afecta a las OCCP, consulte ¿Cuáles son los diferentes estados de RFQ y cómo afectan al coste y los importes de las órdenes de cambio?

¿Está usando la función de estimación de orden de magnitud de ingresos?

Si su equipo de proyecto ha optado por utilizar la función de estimación de orden de magnitud de ingresos (consulte Crear un evento de cambio con estimación de orden de magnitud de ingresos), el desglose de partidas de sus OCCP también se actualiza automáticamente. Si ha ocultado la función de estimación de orden de magnitud de ingresos, las actualizaciones automáticas dependen del alcance del evento de cambio:

  • Cuando los eventos de cambio son "Dentro del alcance" o "Por determinar", el desglose de partidas de la OCCP se actualiza automáticamente con un valor de 0 €. 
  • Cuando los eventos de cambio están "Fuera del alcance", el desglose de partidas den la OCCP se actualiza automáticamente con los datos de la RFQ cuando el estado de la RFQ es "Pendiente de aprobación final". 
  • Cuando los eventos de cambio no tienen uno de los estados anteriores, el desglose de partidas se actualiza automáticamente con la estimación de orden de magnitud de costes. 

 

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel "Estándar" o "Administrador" en la herramienta Contratos principales de los proyectos.
      Y
    • Permisos de nivel "Estándar" o "Administrador" en la herramienta Eventos de cambio del proyecto.
      Nota: Si su proyecto utiliza la configuración de orden de cambio de 2 o 3 niveles y tiene los permisos "Estándar" en la herramienta Contratos principales, también deberá habilitar la opción "Permitir a usuarios de nivel estándar crear POC". Consulte Ajustes de configuración: Contratos principales.
  • Ajuste de configuración necesario:
  • Información adicional:
    • Después de crear un evento de cambio, también puede crear una RFQ para enviar a los subcontratistas afectados. Consulte Crear RFQ.
  • Si su empresa ha habilitado la herramienta Integraciones ERP, tenga en cuenta estos elementos:
    • QuickBooks®
      • NO se admiten las exportaciones de OCCP.
    • Sage 100 Contractor®
      • NO se admiten las exportaciones de OCCP.
    • Sage 300 CRE®
      • Título El título de la OCCP debe tener 30 caracteres o menos. 
      • Número (N.º). El número de OCCP debe tener cinco (5) caracteres o menos.
      • Estado. El contrato principal debe tener el estado Aprobado.
      • Partida asociada. Para cada partida que añada al desglose de partidas de la orden de cambio, puede designar una (1) partida asociada para cada partida de orden de cambio o la misma partida asociada para todas las partidas de orden de cambio. Nota: La lista Partida asociada solo está visible y disponible cuando la herramienta Integraciones ERP se ha configurado para trabajar con Sage 300 CRE® y la capacidad de exportación de órdenes de cambio de contrato principal ha sido activada en Procore por su especialista en implementación de integración.
    • Integration by Procore:
      • No se admiten las exportaciones de OCCP.
    • Viewpoint® Vista™:
      • Se admiten las exportaciones de OCCP.

Requisitos

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Eventos de cambio del proyecto.
  2. Seleccione una o más partidas de eventos de cambio que desee incluir en la OCCP.
    Nota: Puede seleccionar partidas en varios eventos de cambio.
  3. Desde el menú desplegable "Acciones masivas", haga clic en Crear POC de contrato principal.
    Nota: Los desgloses de partidas se crearán a partir de las partidas de evento de cambio.
  4. Rellene la siguiente información:
    • N.º. Este campo se rellena automáticamente según el número de órdenes de cambio de contrato principal que ya haya creado. De manera predeterminada, el número se incrementará automáticamente en uno. Sin embargo, puede introducir manualmente un número diferente, si lo desea. (Nota: Si introduce manualmente un número, la siguiente POC que se cree se incrementará automáticamente en uno, a partir de este valor especificado).
    • Revisión. Si se trata de una revisión, puede introducir el número de la revisión.
    • Título. El sistema asigna automáticamente a la orden de cambio el mismo nombre que el evento de cambio asociado. Puede cambiar el título como desee.
    • Estado. De manera predeterminada, el estado se establece automáticamente en "Borrador". Puede cambiarlo a cualquiera de los estados siguientes:
      • Aprobado. Indica que la OCCP ha sido aprobada y que sus costes se reflejan como "OC aprobadas" en el presupuesto del proyecto.
      • Borrador. Indica que se ha creado la orden de cambio, pero actualmente se encuentra en estado "Borrador".
      • Pendiente - En revisión. Indica que la OCCP está siendo revisada por el aprobador y sus costes se reflejan actualmente como "Cambios pendientes" en el presupuesto del proyecto.
      • Pendiente - No tarificación. Indica que la OCCP está pendiente de aprobación, las RFQ no se han enviado a los contratistas/subcontratistas para tarificación y sus costes se reflejan actualmente como "Cambios pendientes" en el presupuesto del proyecto.
      • Pendiente - No en curso. Indica que la OCCP está pendiente de aprobación, el trabajo asociado a la orden de cambio se ha detenido y sus costes se reflejan actualmente como "Cambios pendientes" en el presupuesto del proyecto.
      • Pendiente - Tarificación. Indica que la OCCP está pendiente de aprobación, las RFQ asociadas se han enviado a los contratistas/subcontratistas para tarificación y sus costes se reflejan actualmente como "Cambios pendientes" en el presupuesto del proyecto.
      • Pendiente - En curso. Indica que la OCCP está pendiente de aprobación, el trabajo asociado a ella está en curso y sus costes están actualmente reflejados como "Cambios pendientes" en el presupuesto del proyecto.
      • Pendiente - Revisado. Indica que la OCCP está pendiente de aprobación, que ha sido revisada desde que se presentó inicialmente para su aprobación y que sus costes se reflejan actualmente como "Cambios pendientes" en el presupuesto del proyecto.
      • Sin cargo. Indica que no se deriva ningún cargo de la OCCP.
      • Rechazado. Indica que la OCCP ha sido rechazada y los costes NO se reflejan en el presupuesto.
    • Privado. Marque esta casilla si solo desea que la OCCP sea visible para los usuarios con permisos de "Administrador" en la herramienta Contratos principales.
    • Fecha límite. Seleccione una fecha límite para la aprobación de la OCCP. 
    • Fecha de facturación. Seleccione la fecha en la que se facturó la OCCP. 
    • Revisor designado. Seleccione un revisor designado para aprobar la OCCP. Consulte Revisar y aprobar/rechazar órdenes de cambio de contrato principal (OCCP).
    • Fecha de pago. Seleccione la fecha en que se recibió el pago para la OCCP.
    • Revisor. Este campo se completa automáticamente después de que el revisor designado revisa o aprueba la OCCP. 
    • Fecha de revisión. La fecha en que se revisó la OCCP. 
    • Descripción. Introduzca una descripción más detallada de la OCCP. 
    • Impacto en la planificación Si lo sabe, puede proporcionar una estimación del número de días adicionales que se añadirían potencialmente a la planificación de proyecto actual si se aprobara la OCCP.
    • Ejecutado. Marque esta casilla si la OCCP ya se ha ejecutado. 
    • Posibles órdenes de cambio.  
      • Seleccione las solicitudes de órdenes de cambio en el menú desplegable para incluirlas en la OCCP si está utilizando órdenes de cambio de 3 niveles.
      • Posibles órdenes de cambio: seleccione las posibles órdenes de cambio en la lista desplegable para incluirlas en la OCCP si está usando órdenes de cambio de 2 niveles.
    • Archivos adjuntos. Seleccione y añada cualquier documento relevante. 
  5. Haga clic en Crear. El desglose de partidas se creará a partir de las partidas de evento de cambio. 

 

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