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Procore

Completar una posible orden de cambio para un contrato principal con DocuSign®

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Objetivo

Completar una posible orden de cambio (POC) para un contrato principal con DocuSign®.

Contexto

Si tiene una cuenta de DocuSign®, puede conectar las posibles órdenes de cambio de su proyecto para un contrato principal a DocuSign® para gestionar el proceso de firma. Esto proporciona a las partes del contrato una forma de recibir, revisar y devolver sus firmas para la orden de cambio en línea, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo con acceso a Internet. 

Si no tiene DocuSign® habilitado, consulte Habilitar la integración de DocuSign® en un proyecto.

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos principales del proyecto.
  • Información adicional:
    • Una vez que inicie sesión en su cuenta de DocuSign® desde Procore, NO tendrá que volver a iniciar sesión hasta que el token de inicio de sesión caduque. Una vez que haya caducado, aparecerá en Procore el banner de «Se requiere una nueva autenticación». Para obtener más información, consulte ¿Qué significan los distintos banners de DocuSign® en Procore?

Pasos

Abrir la posible orden de cambio para el contrato principal en Procore

Los pasos que se siguen para abrir la posible orden de cambio dependen de si la herramienta Eventos de cambio se ha añadido al proyecto. Consulte Añadir y eliminar herramientas de proyecto. 

Utilizando la herramienta Órdenes de cambio

  1. Vaya a la herramienta Órdenes de cambio del proyecto.
  2. En la pestaña Contrato principal, localice el contrato principal con la posible orden de cambio.
  3. Haga clic en el vínculo Contrato para abrirlo. 
  4. Haga clic en la pestaña Órdenes de cambio. 
  5. Desplácese a la tabla Posibles órdenes de cambio. 
  6. Localice la posible orden de cambio que desea enviar para su firma. 
  7. Haga clic en el vínculo con el número de la orden de cambio. 
  8. Haga clic en Editar.

    prime-pco-sign-with-docusign-checkbox.png
     
  9. Haga clic en Completar con DocuSign® en la parte inferior de la página.

    pco-complete-with-docusign.png

Utilizando la herramienta Contrato principal

  1. Vaya a la herramienta Contratos principales del proyecto.
  2. Localice el contrato principal con el que va a trabajar. A continuación, amplíe el vínculo con su número.
  3. En Posible orden de cambio, haga clic en el vínculo para abrirlo.

    prime-pco-sign-with-docusign-checkbox.png
     
  4. Haga clic en Completar con DocuSign® en la parte inferior de la página.

    pco-complete-with-docusign.png
     

Iniciar sesión en DocuSign®

Preparar el sobre de DocuSign®

Una vez que haya iniciado sesión, aparecerá la página «Cargar un documento y añadir un destinatario del sobre». Complete estos pasos:

Añadir documentos al sobre

La siguiente información de Procore rellena automáticamente el sobre de DocuSign®:

  • Una copia de la posible orden de cambio en PDF se añade automáticamente a la sección «Añadir documentos al sobre». 
  • Las casillas de firma necesarias para cada «Rol» en el contrato asociado a la posible orden de cambio. Por ejemplo, el arquitecto, el contratista principal y el promotor que son partes en el contrato principal. Esto incluye el «Nombre» y la «Dirección de correo electrónico» de cada usuario. Para obtener más información, consulte Añadir destinatarios al sobre, a continuación.

Tiene la opción de añadir otros documentos de la siguiente manera:

  1. Opcional: Si desea añadir documentos adicionales al sobre, elija una de las opciones disponibles en la sección «Añadir documentos al sobre»:

    ppco-add-documents-to-envelope.png
     Nota
    Las opciones disponibles en la sección «Añadir documentos al sobre» las desarrolla y gestiona DocuSign®. Para aprender a utilizar DocuSign®, Procore recomienda consultar el contenido recogido en support.docusign.com. 
    1. Cargar
    2. Utilizar una plantilla
    3. Obtener de la nube

Añadir destinatarios al sobre

Para añadir destinatarios al sobre:

  1. En «Añadir destinatarios al sobre», mantenga los bloques de destinatarios predeterminados, sus nombres y sus direcciones de correo electrónico. La integración de Procore + DocuSign® añade automáticamente estos datos al sobre. Si los datos se especificaron en Procore, los valores de los campos «Nombre» y «Dirección de correo electrónico» de los bloques de destinatarios se corresponden con estos campos en Procore:
  • Arquitecto. Es la persona designada en el campo «Arquitecto/ingeniero» del contrato principal. 
  • Contratista principal. Es la persona designada en el campo «Contacto principal» del directorio del proyecto para la empresa designada en el campo «Contratista» del contrato principal. 
  • Promotor. Es la persona designada como «Promotor/cliente» en el contrato principal. 
     Sugerencias

ppco-add-recipients-to-envelope.png 

 Sugerencia

¿Desea añadir, cambiar o eliminar destinatarios en DocuSign®? Las opciones de la sección «Añadir destinatarios al sobre» las desarrolla y gestiona DocuSign®. Si cambia la información del destinatario en DocuSign®, tenga en cuenta que cualquier cambio realizado en DocuSign® NO se actualiza en Procore y puede provocar resultados no deseados. Para garantizar que la integración funcione como se ha diseñado, Procore recomienda mantener los campos de destinatarios añadidos por la integración. Para aprender a utilizar DocuSign®, Procore recomienda consultar el contenido recogido en support.docusign.com. 

Añadir un mensaje para todos los destinatarios

  1. En la sección «Message to All Recipients» (Mensaje para todos los destinatarios), haga lo siguiente:
    • Asunto del correo electrónico
      Introduzca un asunto para el mensaje de correo electrónico que se va a enviar. 
    • Mensaje del correo electrónico
      Introduzca el texto del cuerpo del mensaje de correo electrónico que se va a enviar. 
  2. Haga clic en Siguiente. 

Comprobar la vista previa de los campos de firma y enviar el sobre

A continuación, observe la vista previa de los campos de firma del PDF. Cada campo de firma corresponde al titular de la firma autorizada, tal y como se designa en el contrato principal de Procore. Estos campos también se corresponden con los destinatarios en el sobre de DocuSign®:

  • Arquitecto. Es la persona designada como «Arquitecto/ingeniero» del contrato principal de Procore. 
  • Contratista principal. Es la persona designada como «Contacto principal» del directorio del proyecto para la empresa designada como «Contratista» del contrato principal de Procore. 
  • Promotor. Es la persona designada como «Promotor/cliente» en el contrato principal de Procore. 
 Sugerencia
¿No ve los campos de firma anteriores?   Si su empresa ha contratado al equipo de Soluciones personalizadas de Procore para agregar campos personalizados para usar con la herramienta Prime Contracts o si su empresa ha implementado uno de los diccionarios de idiomas o puntos de vista de Procore, los destinatarios que aparecen en su entorno pueden ser diferentes. Para más información, consulte ¿Qué idiomas están disponibles en Procore?  y ¿Qué nombres y términos de herramientas son diferentes en Procore para contratistas generales, propietarios y contratistas especializados?
  1. Desplácese hasta la parte inferior del PDF para ver los campos de firma. A continuación, se muestra un ejemplo. 

    ppco-signature-fields.png
     
  2. Mantenga los campos de firma existentes. Procore rellena automáticamente estos campos y mantenerlos en sus posiciones predeterminadas asegura que el flujo de trabajo de firma de la aplicación de Procore funcione según lo previsto. 
  3. Opcional: Añada cualesquiera «Campos estándar» al formulario que desee.
     Nota
    Las opciones del área «Campos estándar» las desarrolla y gestiona DocuSign®. Para aprender a utilizar DocuSign®, Procore recomienda consultar el contenido recogido en support.docusign.com. 
  4. Cuando esté listo para recoger las firmas especificadas, haga clic en Enviar.
    DocuSign® envía el sobre a los destinatarios especificados, que pueden continuar con el paso siguiente. Una vez que se han recogido todas las firmas y se han aplicado al documento, Procore cambia el estado de la posible orden de cambio a «Aprobado». También tiene la opción de actualizar el estado manualmente. 

 

Consulte también