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Procore

(Beta) Crear financiación

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Objetivo

Para crear una única financiación o financiaciones múltiples para un proyecto Procore. 

Contexto

Una financiación es un acuerdo formal y legal entre una fuente de financiación y un promotor. En esta relación, la fuente de financiación financia el proyecto. El promotor es contratado por la fuente de financiación y acepta la responsabilidad de completar el proyecto de construcción. El promotor también se involucra en otros acuerdos con fuentes de financiación denominados pedidos en Procore, con el fin de completar las obras del proyecto. 

Si su empresa ha adquirido Procore para gestionar sus proyectos de construcción, puede crear una (1) o más financiaciones para cada nuevo proyecto de construcción. 

Ejemplos

Cuándo crear una financiación única

La mayoría de los clientes de Procore que gestionan sus proyectos de construcción en Procore crean una única financiación para un único proyecto de construcción. Si usted es promotor, la creación de una única financiación es la forma más sencilla de gestionar un proyecto de construcción cuando tiene un único promotor del proyecto y una única fuente de financiación. 

Cuándo crear financiaciones múltiples

Si un proyecto tiene varios promotores, múltiples fuentes de financiación y/o varios métodos de entrega de proyectos, también puede optar por crear financiaciones múltiples para un solo proyecto. Si decide crear varias financiaciones en un solo proyecto de Procore, existen algunas limitaciones. Para más detalles, consulte ¿Existen limitaciones del sistema al crear financiaciones múltiples?

  • Fuentes de financiación múltiples. Un proyecto puede tener múltiples promotores, cada uno de los cuales aporta una cantidad de la financiación del proyecto. Por ejemplo, una persona, una empresa, una autoridad pública o una combinación de todos estos ejemplos. Véase Configurar ajustes: Financiación. 
  • Etapas múltiples. Un proyecto puede dividirse en etapas. Por ejemplo, podría requerir fondos separados para el ante proyecto, el curso de la construcción y el cuidado posterior o mantenimiento.
  • Fases múltiples. Un proyecto puede dividirse en fases. Por ejemplo, puede requerir fondos separados para los cimientos, la fontanería, la climatización, etc.
  • Financiación de precio máximo garantizado. Un proyecto puede ser por vía rápida o un trabajo por fases de precio máximo garantizado. Por ejemplo, puede requerir múltiples financiaciones para cada paquete de alcance de trabajo establecido.
  • Métodos de entrega del gestor de construcción como asesor. Un promotor que opere como gestor de construcción como asesor puede tener que gestionar financiaciones múltiples entre un promotor y varias fuentes de financiación.

Después de crear una financiación, puede actualizar su Desglose de partidas. Para más detalles, consulte Actualizar el desglose de partidas de una financiación.

 Sugerencia

¿Es el desglose de partidas de la financiación de su proyecto similar a las partidas del presupuesto del proyecto? Si es así, Procore recomienda crear el presupuesto del proyecto antes de la financiación. Esto le permite utilizar las funciones de importación de la herramienta Financiación para Crear el desglose de partidas de financiación desde el presupuesto del proyecto, lo que elimina la introducción repetitiva de datos. 

Temas a considerar

Requisitos

Pasos

En Procore, tiene la opción de crear una sola financiación o varias, como se describe a continuación:

Crear una financiación única

  1. Acceda a la herramienta Financiación del proyecto.
  2. Elija entre estas opciones:
    • Si se trata del primer contrato del proyecto, haga clic en Crear financiación en la página «Crear una financiación para empezar». 
      O
    • Si ya ha creado al menos una (1) financiación, haga clic en Crear en la parte superior derecha de la página.
      create-a-single-prime-contract.png
  3. Continúe con los siguientes pasos:

Añadir la información básica de financiación

Actualice la información básica del contrato con los siguientes pasos:

clipboard_eb5ac63876d803e00842701feb7151fcb.png

 Notas
  • No hay campos obligatorios al añadir la información básica del contrato. 
  • Si hace clic en el botón Crear sin completar ninguna entrada de datos, Procore guarda la financiación, le incluye a usted como creador y la coloca automáticamente en el estado Borrador.
  • Número
    Para numerar sus financiaciones, elija entre estas opciones:
    • Si numera sus contratos utilizando un sistema de numeración secuencial, puede introducir cualquier combinación de caracteres alfanuméricos en esta casilla. Para los contratos posteriores, Procore aplica automáticamente la numeración consecutiva en orden ascendente.
      Ejemplo

      Los siguientes ejemplos muestran cómo funciona la numeración consecutiva ascendente de Procore:

      • Si el contrato anterior era 1, los siguientes contratos son 2, 3, y así sucesivamente.
      • Si el contrato anterior era PC-0001, los siguientes contratos son PC-0002, PC-0003, y así sucesivamente.
      • Si el contrato anterior era DCA00010-12-G-0001, los siguientes contratos son DCA00010-12-G-0002, DCA00010-12-G-0003, y así sucesivamente.
    • Si NO numera sus contratos utilizando la numeración secuencial, puede introducir manualmente un número único para cada financiación. Para ello, escriba sobre la entrada existente en la casilla Número. NO está permitido duplicar los números de los contratos.
  • Empresa de financiación
    Seleccione el nombre de la empresa promotora del proyecto o del cliente del proyecto en la lista desplegable. Se trata de la empresa promotora del proyecto de construcción o del cliente que ha contratado a su empresa para supervisar los trabajos del proyecto. Para que aparezca como una opción de la lista, Añadir una empresa al Directorio del proyecto. 
  • Título
    Escriba un nombre descriptivo para el contrato.

Actualizar la información general sobre la financiación

Actualizar el contrato con información más general:clipboard_e4ff8c1cb4f2238d8af6ed474621b0449.png

  • Estado
    Procore asigna automáticamente a los contratos el estado «Predeterminado». Para seleccionar un estado diferente, elija una de las etiquetas de estado de la lista desplegable. Las opciones son: Borrador, Pendiente de licitación, Pendiente de firma, Aprobado, Completado o Terminado. 
     Nota
    Para crear Órdenes de cambio de financiación y facturas de financiación, el estado de su financiación debe ser Aprobado o Completado.
  • Formalizado
    Marque esta casilla si el contrato está completamente formalizado. Un contrato completamente formalizado es un acuerdo legalmente efectivo que ha sido firmado por los representantes autorizados de cada parte.
  • Retención predeterminada
    Introduzca un número que represente el porcentaje que se retendrá como retención en las partidas del desglose de partidas del contrato. Por ejemplo, si tiene previsto retener el diez (10) por ciento del valor de la partida, introduzca 10 %.
  • Fuente de financiación
    Seleccione la «Fuente de financiación» de esta lista desplegable. Esta es la empresa que su equipo contrató para realizar el trabajo. Para que aparezca como una opción de la lista, debe Añadir una empresa al Directorio del proyecto. 
  • Arquitecto/Ingeniero
    Seleccione el arquitecto o ingeniero principal del proyecto en esta lista desplegable. Para aparecer como opción en esta lista, la empresa debe tener un registro en el Directorio del proyecto. 
  • Descripción
    Introduzca una descripción más detallada de la financiación. Puede aplicar las opciones de la barra de herramientas de formato al texto. 

Actualizar el «Acceso a la financiación» para la financiación

Por defecto, los fondos son visibles para todos los usuarios con permisos de nivel «Solo lectura» o superior en la herramienta Financiación del proyecto. Para cambiar sus permisos de acceso, haga lo siguiente en la ficha «Acceso a la financiación»:

  1. Opcional: Mueva el botón Restringir la visibilidad de esta financiación sólo a los administradores del proyecto y seleccione los usuarios que no son administradores a la izquierda o a la derecha para desactivar o activar la restricción. Procore activa esta opción por defecto. 
     Notas
    • El conmutador es AZUL cuando las restricciones están activadas.
    • El conmutador es GRIS cuando las restricciones están desactivadas.
  2. Opcional: Para proporcionar a los usuarios con permisos de nivel «Solo lectura» o «Estándar» acceso al contrato en la herramienta Financiación del proyecto, seleccione el nombre de la persona en la lista desplegable Acceso para usuarios no administradores. Para que aparezca como opción en esta lista, un usuario debe tener un perfil en el Directorio del proyecto.

    clipboard_eed9ba4947696f827dce7428e9d125788.png
     
  3. Opcional: Para proporcionar acceso para ver el desglose de partidas a los usuarios de la lista «Acceso para usuarios no administradores», marque la casilla Permitir a estos usuarios no administradores ver los elementos desglose de partidas. 

Actualizar las fechas de financiación

Para actualizar la financiación con fechas importantes, haga lo siguiente:

clipboard_e28617d4b3c24d452967a3df05d83b0d1.png

 Nota
El administrador de Procore de su empresa gestiona las fechas que aparecen en la sección «Fechas de financiación» utilizando la función de conjuntos de campos configurables. Para más detalles, consulte ¿Qué campos de la herramienta Financiación pueden configurarse como obligatorios, opcionales u ocultos?
  • Fecha de inicio
    Seleccione la fecha de inicio oficial del proyecto de construcción.
  • Fecha estimada de finalización
    Seleccione la fecha estimada de finalización del proyecto de construcción en el control de calendario. 
  • Fecha de finalización sustancial
    Seleccione la fecha de finalización sustancial del proyecto de construcción desde el control de calendario. 
     Sugerencia
    Si el campo «Fecha de finalización sustancial» está disponible en su proyecto, tenga en cuenta que Procore actualiza automáticamente la «Fecha de finalización sustancial» para que coincida con la «Fecha de finalización sustancial revisada» de cada orden de cambio de financiación cuando cada orden de cambio es «Aprobada».
  • Fecha de finalización real
    Seleccione la fecha de finalización real del proyecto de construcción.
  • Fecha de financiación
    Seleccione la fecha del contrato en el control del calendario. 
  • Fecha de recepción de la financiación firmada
    Seleccione la fecha en el control de calendario. El contrato firmado recibido representa la fecha en que se recibió el contrato formalizado.
  • Fecha de formalización
    Seleccione la fecha en el control de calendario. La fecha de formalización representa la fecha en que el acuerdo fue firmado por los representantes autorizados de todas las partes del contrato. 
  • Fecha de emisión
    Seleccione la fecha en el control de calendario. La fecha de emisión representa la fecha en la que se emitió el acuerdo contractual para ambas partes.
  • Fecha de devolución
    Seleccione la fecha en el control de calendario. La fecha de devolución es la fecha de devolución del contrato.
  • Fecha de carta de intención
    Seleccione la fecha de la carta de intención en el control de calendario. 
  • Fecha de la carta de aprobación
    Seleccione la fecha de la carta de aprobación en el control del calendario.
  • Fecha de finalización de la financiación
    Seleccione la fecha en el control del calendario. Una fecha de finalización del contrato es una fecha señalada en el principal cuando todas las partes han cumplido con todas las obligaciones y términos contractuales.
  • Fecha de entrega
    Seleccione la fecha en el control del calendario. 

Añadir inclusiones y exclusiones a la financiación

Las inclusiones y exclusiones de la financiación varían de un proyecto a otro. Sin embargo, la intención es definir exactamente lo que se incluye y lo que NO se incluye en el precio del contrato y en el alcance del trabajo. Para actualizar la ficha «Inclusiones y exclusiones» del contrato, haga lo siguiente:
create-prime-contract-inclusions-exclusions.png

  • Inclusiones
    Añada las inclusiones del contrato en esta casilla. Puede aplicar al texto las opciones de la barra de herramientas Formato.
  • Exclusiones
    Añada las exclusiones del contrato en esta casilla. Puede aplicar al texto las opciones de la barra de herramientas Formato. 

Establecer el método de contabilidad para la financiación

El primer paso a la hora de actualizar un desglose de partidas es definir el método de contabilidad del contrato. El método que elija también se aplica a todas las órdenes de cambio y/o facturas de ese contrato. El método de contabilidad sólo puede cambiarse ANTES de añadir partidas a un desglose de partidas. Procore NO permite cambiar el método de contabilidad de un contrato después de añadir partidas. 

 Sugerencia
¿Cuál es la diferencia entre el contrato basado en la cantidad y el contrato basado en la unidad/cantidad? Para más detalles, consulte ¿Cómo puedo establecer el método de contabilidad para un contrato o financiación?
  • Para cambiar el método de contabilidad a Unidad/Cantidad, haga clic en el botón Cambiar a Unidad/Cantidad. 
  • Para volver a cambiar el método de contabilidad a Basado en el importe, haga clic en el botón Cambiar a Basado en el importe. 

Actualizar el desglose de partidas de la financiación

Por defecto, se pueden introducir partidas en el desglose de partidas del contrato en cualquier momento, siempre que el contrato NO esté en estado «Aprobado».

 Nota
Su equipo de proyecto puede optar por habilitar un ajuste de contrato, que permite a los usuarios con permisos de edición del desglose de partidas hacer cambios en el desglose en cualquier momento. Para saber más sobre esta configuración, consulte ¿Qué es el ajuste «Habilitar el desglose de partidas editable»?
Añadir partidas al desglose de partidas de financiación

Para añadir manualmente partidas al desglose de partidas de la financiación:

  1. Elija entre estas opciones:
    • Si el desglose de partidas está en blanco, haga clic en Añadir línea en «Todavía no tiene partidas».
      O
    • Si tiene partidas existentes, haga clic en Añadir línea.
      Procore crea nuevas partidas que comienzan con el número «1». Las líneas subsiguientes se crean en orden numérico. 
  2. Designe un código de presupuesto para la nueva partida. Tiene estas opciones:
    • Para asignar un código de presupuesto existente a la partida, comience a escribir un código en la casilla Buscar y seleccione el código correspondiente de la lista.
      O
    • Para crear un nuevo código de presupuesto para la partida, haga clic en el botón Crear código de presupuesto. A continuación, seleccione los elementos de segmento apropiados de la lista desplegable para cumplir los requisitos del patrón de código de presupuesto de su proyecto. A continuación, haga clic en Crear.
  3. Dependiendo del método de contabilidad que esté utilizando, seleccione los pasos adecuados para añadir una partida:
    • Para un contrato basado en la cantidad:
      Un desglose de partidas basado en la cantidad requiere esta introducción de datos:
      • Código de presupuesto
        Seleccione un código de presupuesto o haga clic en Crear código de presupuesto. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
      • Descripción
        Introduzca una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba Cuota mensual de servicio
      • Importe
        Introduzca el importe total de la partida.
      • Facturado hasta la fecha
        Más adelante, al crear facturas, esta columna mostrará automáticamente el importe que ya se ha facturado hasta la fecha. 
      • Importe restante
        Más adelante, al crear facturas, esta columna mostrará automáticamente el importe que aún NO se ha facturado hasta la fecha.
    • Para un contrato basado en unidades/cantidades:
      Un desglose de partidas basado en unidades/cantidades requiere esta entrada de datos: 
      • Código de presupuesto
        Seleccione un código de presupuesto o haga clic en Crear código de presupuesto. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
      • Descripción
        Introduzca una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba Cuota mensual de servicio
      • Cantidad
        Introduzca el número de unidades.
      • UM
        Seleccione la Unidad de medida (UM) de la lista. Consulte ¿Qué unidades de medida se incluyen en la lista maestra de Procore? y Añadir una unidad de medida a la lista maestra de unidades de medida.
      • Coste unitario
        Introduzca en esta casilla el coste unitario. Se dará cuenta de que el valor de esta columna contiene cuatro (4) puntos decimales (por ejemplo, $0.0000) para permitirle ingresar el valor específico requerido para calcular el precio exacto. 
        Ejemplo
        Si va a comprar 50.000 unidades por 1.006.625,00 $, introduciría un precio unitario de 20,1325 $. 
      • Importe
        El sistema calcula automáticamente el subtotal, según las entradas de Cant., UM y Coste unitario. 
      • Facturado hasta la fecha
        Más adelante, al crear facturas, esta columna mostrará automáticamente el importe que ya se ha facturado hasta la fecha. 
      • Importe restante
        Más adelante, al crear facturas, esta columna mostrará automáticamente el importe que aún NO se ha facturado hasta la fecha.
  4. Opcional: Repita los pasos anteriores para añadir tantas partidas como necesite. 
  5. Haga clic en Guardar.
    Procore guarda las partidas en el desglose de partidas del contrato. 
Importar partidas al desglose de partidas de financiación desde un archivo CSV
  1. En la ficha «Desglose de partidas», haga clic en el botón Importar desglose de partidas desde CSV .
    import-sov-from-csv.png
  2. Haga clic en el botón Descargar plantilla CSV y elija una de estas opciones:
    • Plantilla en blanco. Haga clic en esta opción para descargar una plantilla en blanco.
      O
    • Plantilla con partidas existentes. Haga clic en esta opción para descargar una plantilla que incluya los datos de las partidas existentes del presupuesto de su proyecto. 
       Nota
      • Procore descarga un archivo de plantilla CSV en la ubicación de descarga de archivos de su navegador web.
      • El nombre del archivo es: Funding SOV Template.csv
  3. Abra la plantilla que ha descargado en su ordenador. 
  4. Introduzca los datos que desea cargar directamente en la plantilla. 
     Importante
    NO cambie ni reorganice los encabezados de las columnas en el archivo de la plantilla. 
  5. Después de introducir los datos de la partida, asegúrese de guardar las actualizaciones del archivo en el formato de archivo «Valores separados por comas». 
  6. Acceda de nuevo a Procore. A continuación, en la sección «Archivo CSV», elija una de estas opciones:
    • Haga clic en Subir archivo.
      O
    • Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover la plantilla que acaba de actualizar a la sección «Archivo CSV». 
  7. Elija una de estas opciones:
    • Añadir partidas adicionales. Elija esta opción si desea crear nuevas partidas utilizando los datos de su plantilla.
      O
    • Reemplazar partidas existentes. Elija esta opción si desea borrar cualquier partida existente de la financiación y sustituirla por los datos de su plantilla. 
  8. Haga clic en Importar. 

Adjuntar archivos a la financiación

Para añadir archivos adjuntos a una financiación:

  1. En la ficha «Adjuntos», haga clic en Editar.
  2. Haga clic en Adjuntar archivos. 
  3. En el cuadro de diálogo «Adjuntar archivos», seleccione la ubicación donde se almacenan los archivos que se van a cargar. Las opciones son:
    • Mi ordenador. Haga clic en Cargar archivos para abrir el buscador de su ordenador. Seleccione los archivos que desea cargar y haga clic en Abrir. 
    • Fotos. Si la herramienta Fotos está activa en el proyecto, elija la ubicación en la lista Seleccionar álbum y luego busque los archivos que desea cargar. 
    • Dibujos. Si la herramienta Dibujos está activa en el proyecto, elija el área de la lista Seleccionar área y luego busque los archivos que desea cargar. 
    • Formularios. Si la herramienta Formularios está activa en el proyecto, elija la plantilla de la lista Seleccionar plantilla y luego busque los archivos que desea cargar. 
    • Documentos. Si la herramienta Documentos está activa en el proyecto, acceda a la carpeta que almacena los archivos que desea cargar y luego selecciónelos. 
  4. Haga clic en Adjuntar.

    create-prime-contract-attach-files.png

    Un indicador de progreso le muestra el estado de la carga. 
  5. Haga clic en el icono Cerrar (X) en el cuadro de diálogo Adjuntar archivos.

Crear financiaciones múltiples

Repita los pasos en Crear una única financiación arriba para cada nueva financiación.

 Precaución
Hay algunas limitaciones importantes que debe conocer antes de que sus equipos empiecen a crear financiaciones múltiples en un proyecto Procore. Para más detalles, se aconseja revisar ¿Cuáles son las limitaciones al crear financiaciones múltiples?