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Procore

¿Qué son los campos de DocuSign? ¿Puedo personalizarlos?

Respuesta

Cuando se envía un contrato o una orden de cambio de Procore a DocuSign, los siguientes destinatarios predeterminados aparecen en DocuSign:

  • Para pedidos y órdenes de cambio de pedido: 
    • Contratista principal
    • Subcontratista
  • Para contratos principales y órdenes de cambio de contrato principal:
    • Arquitecto
    • Contratista principal
    • Promotor
  • Para facturas de subcontratista:
    • Subcontratista
  • Para facturas de promotor:
    • Contratista principal

A continuación se muestra un ejemplo de un pedido o una orden de cambio de pedido:

docusign-fields.png

Estos roles son parte de la integración de Procore con DocuSign y no pueden ser modificados ni eliminados por Procore ni Docusign. Sin embargo, después de enviar cada contrato de Procore u orden de cambio a DocuSign a través de la integración, puede eliminar estos roles predeterminados y aplicar su propia plantilla de DocuSign personalizada en su lugar. Consulte Crear una plantilla en DocuSign. La eliminación de estos roles eliminará los campos asociados en el PDF.

Crear campos de DocuSign personalizados

Al enviar un elemento (contrato, orden de cambio, etc.) de Procore a DocuSign, debe añadirse un campo de DocuSign en la ubicación donde se muestra la firma, inicial, etc. en el PDF. Este campo de DocuSign indica al firmante dónde firmar, poner sus iniciales, etc. en el PDF.

Se recomienda que cree una plantilla de DocuSign por cada elemento (contrato, orden de cambio, etc.) para añadir estos campos. Cada vez que se envía un nuevo elemento de Procore a DocuSign, se puede aplicar la plantilla de DocuSign al sobre de DocuSign, por lo que no es necesario añadir manualmente esos campos por cada sobre.

Debido a las diferentes longitudes de los elementos, las ubicaciones de los campos en el PDF pueden variar de un contrato a otro o de una orden de cambio a otra. DocuSign tiene una función de AutoPlace que utiliza una cadena de texto definida por el usuario para colocar los campos en la ubicación adecuada del PDF, aunque la ubicación del sobre de DocuSign sea diferente de la plantilla de DocuSign.

Procore Custom Solutions puede añadir texto oculto AutoPlace al PDF personalizado de un elemento para usarlo en su función AutoPlace. Por ejemplo, si el subcontratista tiene que introducir su firma, nombre, cargo y fecha en una ubicación determinada de un contrato, las soluciones Procore Custom Solutions puede añadir el texto AutoPlace oculto siguiente (se muestra a continuación en rojo) al PDF personalizado del contrato:

 

customfields.png

 

Para utilizar este proceso, siga estos pasos:

  1. Póngase en contacto con Procore Custom Solutions (customforms@procore.com) para solicitar que se añada este texto oculto a su formulario. Se requerirá una copia de muestra del elemento que identifique/resalte con claridad todas las áreas que se deben cumplimentar a través de DocuSign.
  2. Una vez que el equipo de soluciones personalizadas de Procore haya finalizado el PDF personalizado, recibirá una lista de los campos y las cadenas de texto de AutoPlace correspondientes (por ejemplo, el campo "Firma del subcontratista" utiliza la cadena de texto de AutoPlace de "subfirma".
  3. Dentro de DocuSign, cree una plantilla para cada tipo de elemento (p. ej., contrato de subcontratista, POC de contrato principal, OCCP, etc.):
    1. En Procore, exporte y guarde un PDF personalizado de muestra de un elemento utilizando su formulario personalizado.
    2. En la primera página de la plantilla de Docusign, rellene lo siguiente:
      1. Cargue el PDF personalizado de muestra con AutoPlace Text.
      2. Añada los destinatarios predeterminados, el mensaje, etc.
      3. Haga clic en Siguiente
    3. En la segunda página de la plantilla de DocuSign, rellene lo siguiente:
      1. Añadir campos. Después de añadir cada campo, use la función AutoPlace para introducir el texto de AutoPlace pertinente que le ha proporcionado el equipo de soluciones personalizadas de Procore.
      2. Cuando termine, haga clic en Guardar y cerrar
  4. Cuando envíe un elemento de Procore a DocuSign, aplique la plantilla
    1. Si la plantilla no aparece, seleccione los tres puntos, haga clic en Aplicar plantilla y Examinar para marcar la plantilla adecuada.
    2. Si los destinatarios de la plantilla de DocuSign son diferentes de los destinatarios predeterminados de Procore (consulte la sección Respuesta anterior), elimine los destinatarios predeterminados de Procore antes de aplicar la plantilla.
    3. Continúe con el proceso de DocuSign para enviar el sobre. 

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